Document · PDF

RV2022-081 Bijlage 4 Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026.pdf

Gemeenteraad 21 juni 2022, gemeente West BetuweBij agendapunt: 5: Voorstel tot het indienen van een zienswijze op de Jaarrekening 2021 en de Programmabegroting 2023 RAR10.456 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Programmabegroting 2023 en

Meerjarenraming 2024 -2026

Regionaal Archief Rivierenland J.S. de Jongplein 3 4001 WG Tiel Telefoon: 0344 – 612230 e-mail: info@rarivierenland.nl Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 1 van 33

BESLUIT PROGRAMMABEGROTING 2023 EN MEERJARENRAMING 2024-2026 Het Algemeen Bestuur; Gelet op artikel 24 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland, Besluit: 1. Programmabegroting 2023 vast te stellen en 2. de Meerjarenraming 2024-2026 ter kennisgeving aan te nemen.

Aldus besloten in de vergadering van het Algemene Bestuur van 7-7-2022.

T. van Maanen Voorzitter

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

E. Kok-Majewska Secretaris

Pagina 2 van 33

MANAGEMENTSAMENVATTING De begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 geven inzicht in onze opgave voor de komende jaren voor zowel ons programmaplan als ook financieel. Onderstaand een kort resume. Het nieuwe beleidsplan 2022-2025 van het Regionaal Archief Rivierenland is leidend geweest voor het opstellen van het programmaplan evenals de financiële begroting. Het thema van het beleidsplan is DATA. En wel DATA in al haar facetten: duurzaamheid data, ketendata, metadata, gebruik van data en presentatie van data. Met al deze facetten van DATA komen wij dagelijks in aanraking in ons werk en het is belangrijk hierin steeds toekomstbestendige keuzes te maken. De speerpunten en prioriteiten hierin voor 2023 zijn verwoord in het programma plan. Afgelopen 2 jaar hebben we op een aantal zaken aanzienlijke achterstanden opgelopen als gevolg van corona. Dit vooral op het gebied van materiele verzorging en inventarisatie, maar ook in de doorontwikkeling van het e-depot (casus Bommelewaard). Een inhaalslag op deze vlakken is zeker noodzakelijk. Hiervoor hebben we ook in ons programma een aantal digitaliseringsprojecten opgenomen die hier een grote bijdrage aan leveren. Natuurlijk blijft de realisatie van deze projecten voor een deel afhankelijk van de ontwikkelingen op het gebied van corona.

De vertaling van dit programma naar onze baten en lasten blijven, ondanks de diverse lastenverzwaringen die we voorzien, in evenwicht met elkaar. Zo zijn in deze begroting en meerjarenraming voor de komende jaren zaken opgenomen die zorgen voor een structurele verzwaring in de lasten, dit zijn met name energieprijsstijgingen, stijging van de rentelasten en investeringen op het gebied van automatisering ICT. Deze veelal structurele verhogingen worden door ons opgevangen door het doorvoeren van structurele verlagingen in de lasten dan wel verhoging in de inkomsten van onze dienstverlening. Door deze balans in lasten en baten weten wij structurele verhogingen en noodzakelijke investeringen op te vangen zonder de bijdrage per inwoner extra te verhogen. De bijdrage per inwoner voor 2023 is zelfs 4 cent lager dan de prognose meerjarenraming 2023-2025. Tot slot onderbouwen de cijfers uit de (verplichte) paragraven en financiële begroting de gezonde financiële positie en bedrijfsvoering van het RAR.

Foto RAR: de Studiezaal

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 3 van 33

Inhoudsopgave BESLUIT PROGRAMMABEGROTING 2023 EN MEERJARENRAMING 2024-2026 ..................................... 2 MANAGEMENTSAMENVATTING ............................................................................................................. 3 Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 4 1

Inleiding ........................................................................................................................................... 5 1.1

Leeswijzer ................................................................................................................................ 5

1.2

Kaders ...................................................................................................................................... 5

1.3

Deelnemende Gemeenten ...................................................................................................... 7

1.4

Samenstelling Bestuur ............................................................................................................. 7

Programmaplan ............................................................................................................................... 9 2.1

2.1.1

Doelstelling ...................................................................................................................... 9

2.1.2

Missie............................................................................................................................... 9

2.1.3

Beleidsplan 2022-2025 .................................................................................................... 9

2.2

Wat gaan we ervoor doen? ................................................................................................... 10

2.2.1

Taakgebieden ................................................................................................................ 10

2.2.2

Taakgebieden en prioriteiten begroting 2023............................................................... 11

2.3

Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland .......................................... 9

Wat mag het kosten? ............................................................................................................ 15

2.3.1

Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien ............................................................... 16

2.3.2

Overzicht van de kosten van Overhead......................................................................... 17

2.3.3

Het bedrag van de Vennootschapsbelasting ................................................................. 18

2.3.4

Overige toelichting ........................................................................................................ 18

Paragrafen ..................................................................................................................................... 20 3.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing........................................................................... 20

3.2

Onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................................... 21

3.3

Financiering ........................................................................................................................... 22

3.4

Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 24

Financiële begroting ...................................................................................................................... 27 5.1

Overzicht van de baten en lasten en de toelichting .............................................................. 27

5.2

Uiteenzetting financiële positie en de toelichting ................................................................ 28

BIJLAGEN ............................................................................................................................................... 29 Bijlage 1: Overzicht geraamde Overhead 2023-2026............................................................................ 29 Bijlage 2: Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2023-2026 ........................................................... 30 Bijlage 3: Overzicht van incidentele baten en lasten 2023-2026 .......................................................... 31 Bijlage 4: Overzicht van reserves en voorzieningen 2023-2026............................................................ 32 Bijlage 5: Format voor de begroting van de deelnemende gemeenten ............................................... 33 Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 4 van 33

1 Inleiding Voor u ligt de programmabegroting 2023 en de meerjarenraming 2024-2026 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland (RAR). De begroting is een instrument/document dat wordt opgesteld op basis van art. 24 lid 4 van de gemeenschappelijke regeling. Hierin staat: Het dagelijks bestuur overlegt aan de gemeenteraden voor 1 april van elk jaar de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het volgende jaar. Eind 2021 is door het Algemeen Bestuur het nieuwe beleidsplan 2022-2025 vastgesteld. Dit beleidsplan is bij de opstelling van de begroting 2023 leidend geweest voor het archiefprogramma evenals in de Meerjarenraming 2024-2026. Hieronder wordt in het kort toegelicht hoe het document is opgebouwd en waar u welke informatie kunt vinden. Daarna zijn opgenomen de kaders waarbinnen deze begroting en meerjarenraming zijn opgesteld, de deelnemende gemeentes en de samenstelling van het bestuur.

1.1

Leeswijzer

Beleidsbegroting Hoofdstuk 2 en 3 omvatten samen de beleidsbegroting. Hierin komen aan de orde: - in hoofdstuk 2 het Programmaplan met onze doelstellingen ons programmaplan voor 2023. - in hoofdstuk 3 de Paragraven, hier is de begroting onderbouwd met relevante financiële informatie en de verplichte paragrafen volgens de begrotingsregels (BBV). Financiële begroting Hoofdstuk 4 omvat de financiële begroting. Dit deel van de begroting bestaat uit: - Het overzicht van baten en lasten en de toelichting - De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting

1.2

Kaders

De begroting 2023 is opgesteld op basis van onderstaande financiële- en beleidskaders. Deze zijn in overeenstemming met de kaders uit onze kaderbrief van 30 november 2021. Beleidskaders De begroting is opgesteld op basis van: - De gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland; - Het “Beleidsplan Regionaal Archief Rivierenland 2022-2025”; - De wet- en regelgeving waaronder de Gemeentewet (GW) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Wet open overheid (Woo) Op 26 januari 2021 heeft de Tweede Kamer de Wet open overheid (Woo) aangenomen. Op 5 oktober 2021 heeft ook de Eerste Kamer ingestemd met het initiatiefvoorstel Wet open overheid (Woo). Het doel van de nieuwe wet is om de gehele overheid transparanter en toegankelijker te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Op dit moment is er nog onvoldoende duidelijk wat de consequenties zijn van de Woo voor het Regionaal Archief Rivierenland en haar dienstverlening. Zodra hier meer inzicht in is verkregen gaan we in overleg met de gemeenten over doorbetaling van de door het Rijk via de algemene uitkering voor gemeenschappelijke regelingen beschikbaar gestelde budgetten voor implementatie en Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 5 van 33

uitvoering van de Wet open overheid (Woo). Dit doen we in gezamenlijkheid en samenwerking met alle Gemeenschappelijke Regelingen in Rivierenland. Vooralsnog zijn hier in de begroting en in de meerjarenraming geen zaken voor opgenomen. Financieel kader programmabegroting en meerjarenraming Voor het opstellen van de programmabegroting 2023 en de meerjarenraming 2024-2026 zijn de volgende uitgangspunten van de Kaderbrief Programmabegroting 2023 van de Regio Rivierenland gevolgd: - Een stijging van 2,75% per jaar over de formatie/salariskosten (inclusief pensioenlasten) van peildatum maart 2022; - Een prijsstijging van de kosten budgetten van 1,5% per jaar; - De inwoneraantallen van het CBS per 1 januari 2022. Het uitgangspunt van het Algemeen Bestuur is een structureel en reëel sluitende begroting en incidentele tekorten te dekken vanuit de algemene reserve. De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur vastgesteld op minimaal 1,0. Dit betekent voor het RAR een minimaal niveau van weerstandscapaciteit van € 211.000. Het RAR hanteert op basis van de in 2009 aangetrokken financieringsmiddelen voor investeringen een (gemiddeld) rentepercentage van 4,75%. Dit betreffen annuïtaire leningen welke zijn afgesloten voor de financiering van de bouw met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Btw Het Regionaal Archief Rivierenland is Btw-plichtig.

Het bedrag per inwoner wordt als gevolg hiervan met 21% Btw belast. De betaalde Btw kan door de deelnemende gemeenten en het waterschap via de zogenaamde compensabele Btw worden verhaald.

Foto RAR: Collage aan bronnen

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 6 van 33

1.3

Deelnemende Gemeenten

De deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland per 1 januari 2022 zijn: Buren, Culemborg, Geldermalsen, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel.

1.4

Samenstelling Bestuur

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland bestaat op 1 januari 2022 uit: Dagelijks Bestuur A. van Maanen H. van Kooten M. Wichgers E. Kok-Majewska

gemeente West Betuwe, voorzitter gemeente Maasdriel gemeente Culemborg directeur/streekarchivaris, secretaris

Algemeen bestuur A. van Maanen H. van Kooten M. Wichgers J. Meijers M.A. Klein F. Groen C.A.H. Zondag E. Kok-Majewska

gemeente West Betuwe, voorzitter gemeente Maasdriel gemeente Culemborg gemeente Buren gemeente Neder-Betuwe gemeente Tiel gemeente Zaltbommel directeur/streekarchivaris, secretaris

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 7 van 33

Beleidsbegroting

In dit deel: -

Hoofdstuk 2: Programmaplan Hoofdstuk 3: Paragrafen

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 8 van 33

2 Programmaplan In dit hoofdstuk wordt conform de Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) omschreven: - wat de beoogde maatschappelijke effecten zijn van het programmaplan: Doelstelling en missie; - op welke wijze de maatschappelijke effecten worden nagestreefd: Wat gaan we er voor doen?; - wat de raming is van de baten en lasten: Wat mag het kosten?

2.1

Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland

2.1.1 Doelstelling Art. 3 GR RAR: Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers. b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht. c) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend. d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. 2.1.2 Missie Het Regionaal Archief Rivierenland is een professionele, toekomstgerichte archiefdienstverlener voor het Rivierengebied, die klantgerichtheid en zorgvuldigheid in de dienstverlening aan de burger en de overheid voorop heeft staan, die de meerwaarde van samenwerkingsverbanden onderkent en die op actieve wijze gebruik van bronnen en informatie daaruit stimuleert.

De kerntaken van het RAR zijn: - Het aanbieden van historische informatie en/of belevingskansen aan een zo breed mogelijk publiek op de voor hen meest geschikte manier. - Als professionele collectiebeheerder archieven en collecties verwerven, bewaren, toegankelijk maken en gebruik ervan stimuleren. Om deze collecties op optimale wijze te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het RAR volgens drie kernwaarden: Betrouwbaar, Betrokken en Bekwaam. 2.1.3 Beleidsplan 2022-2025 Eind 2021 is door het Algemeen Bestuur het beleidsplan RAR 2022-2025 vastgesteld. Het thema van het beleidsplan is DATA. En omvat al haar facetten, zoals:  Duurzaamheid data (en daarin) o digitale duurzaamheid o algoritmes o beheer en behoud o archiveren bij de bron  Ketendata (en daarin) o common Ground principes o acquisitie particulier materiaal Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 9 van 33

o impact netwerksamenleving o uitplaatsing archieven  Metadata (en daarin) o digitaliseren van archieven en collecties o beeldbank o inzet vrijwilligers o ontsluiting van archieven  Gebruik van data (en daarin) o publiek o onderzoek o educatie  Presentatie van data (en daarin) o doelgroepen o website o sociale media o open data Het beleidsplan is net als het vorige in vragende vorm opgesteld. Koersvast en met de meeste mogelijke flexibiliteit voor de komende jaren. De vragen die op antwoord wachten, stellen ons in staat om open te staan voor en snel te participeren op technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. Het volledige beleidsplan kunt u vinden via onderstaande QR-code.

2.2

Wat gaan we ervoor doen?

2.2.1 Taakgebieden Het RAR biedt brede dienstverlening aan, waarvan de burgers de vruchten plukken: - Professioneel archiefbeheer - Studiezaaldienstverlening - Uitstekende depotfaciliteiten - Inspectie - Advisering, kennisoverdracht en begeleiding bij procesverbetering, e-Depot, TMLO, WHO, WOO, webarchivering - Digitale dienstverlening, beeldbank en SOD (Scanning on Demand) - Educatieprogramma’s en tentoonstellingen(ruimte) - Promotie van de regionale historie op internet (o.a. via Google Grants programma, You Tube en social media) en in de (landelijke)media - Vergaderfaciliteiten voor overheden en gelieerde organisaties - Extra projecten en ondersteuning

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 10 van 33

Om het deze brede dienstverlening binnen het opgestelde beleid ten uitvoer te kunnen brengen is de organisatie van het Regionaal Archief Rivierenland ingedeeld in de volgende taakgebieden: 1. Ontsluiting papieren erfgoed 2. Digitale ontwikkeling 3. Inspectie 4. Dienstverlening Taakgebieden

Hoofdprocessen

Beleidsplan 2019-2021

Ontsluiting papieren erfgoed

Verwerven Bewerken Inventariseren Conserveren Acquisitie

Ontsluiting

Digitale ontwikkeling

Digitaliseren en Adviseren

Digitalisering Collectie E-depot

Inspectie

Inspecteren

Inspectie

Gemeenschappelijke Regeling RAR, artikel 3 • Beheer • Zorg en beheer • Stimuleren regionale geschiedbeoefening • Aanleggen, beheer en bewaren van relevante bronmateriaal • Beheer • Zorg en beheer • Stimuleren regionale geschiedbeoefening • Toezicht op het beheer

Dienstverlening

Gebruiken Leren en beleven

Erfgoedgebruik

•

Stimuleren regionale geschiedbeoefening

Tabel 1 Taakgebieden RAR

2.2.2 Taakgebieden en prioriteiten begroting 2023 Hieronder per taakgebied de prioriteiten voor 2023. 1. Ontsluiting Papieren Erfgoed Onder dit cluster valt zowel de verwerving, de materiële verzorging en conservering, het archief- en collectiebeheer als het systematisch beschrijven van de historische bronnen. Dit zodat ze voor het publiek beschikbaar zijn en de documenten optimaal behouden kunnen blijven. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied Ontsluiting Papieren Erfgoed voor 2023 gepland:  Preventie en controle  Depotbeheer  Verpakken (duurzaam verpakken in zuurvrij omslagen en dozen, etikettering en standplaatsregistratie voorkomt niet alleen schade aan de archiefstukken, maar draagt ook bij aan het snel kunnen vinden van de stukken voor studiezaal of scanning-on-demand)  Conserveren van archiefstukken, zodat deze erfgoedveilig kunnen worden geraadpleegd op de studiezaal of gedigitaliseerd  Schade-inventarisatie  Doorloop van enkele projecten van 2022 naar 2023, zoals het verpakken en bergen van groot formaten en het afronden project militieregisters

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 11 van 33

 Inventarisatie: beschrijven van niet geïnventariseerde aanvullingen van gemeentearchieven, vooral van recenter verworven archieven van na 1978  Inventariseren van tekeningen en kaarten van Tiel, project gestart in 2022, loopt door in 2023  Inventariseren van ten minste twee kerkarchieven  Verder ontsluiten van bouwvergunningen ten behoeve van de database op de website  Voor Buren, Culemborg, Neder-Betuwe, Tiel en West-Betuwe bovendien: ieder jaar worden tussen 10 en 20 archieven zonder toegang ontsloten (onder andere het archief van Muziekvereniging Ad Astra in Asperen wordt ontsloten)  Indexering: afronding voor alle gemeenten worden dtb-registers geïndexeerd (MD en ZB alleen lidmaten, overige gemeenten alle soorten registers)  Indexering: voor alle gemeenten worden notariële akten geïndexeerd  Indexering: voor meerdere gemeenten worden testamenten en boedels geïndexeerd  Indexering: na afronding van de indexering van de akten van de Burgerlijke stand van Lingewaal, worden ook de akten van alle andere gemeenten geïndexeerd  Voor ca 10 kernen wordt de straatnaamgeschiedenis uitgezocht en verwerkt in een daarvoor bestemde toegang  Direct beschrijven van nieuwe aanwinsten, toegangen online beschikbaar stellen  Verdere ontsluiting van bibliotheek- en atlascollecties.

In het bijzonder de documentatiecollecties  Uit de beschreven atlascollecties keuzes maken voor de beeldbank  Materiële en inhoudelijke ondersteuning bij digitalisering en SOD voor gemeenten en particulieren  Uitbouwen van het projectmatig werken bij ontsluiting en vrijwilligersbegeleiding  Versterken van de inzet en begeleiding van vrijwilligers voor secundaire ontsluiting  Het constant zowel actief als passief verwerven van archieven, publicaties en beeldmateriaal Hiervoor is voortdurend overleg nodig met de aanbieders/uitgevers van materiaal. Deze verwerving zorgt ervoor dat interessant materiaal niet verloren gaat 2. Digitale ontwikkeling Onder dit taakgebied valt zowel digitalisering als advisering. Digitalisering omvat alle werkzaamheden die nodig zijn om de bronnen digitaal op de juiste wijze permanent beschikbaar te maken. ‘Advisering’ heeft tot doel de gemeenten, het waterschap en de gemeenschappelijke regelingen te ondersteunen bij de verbetering van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer.

De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied digitalisering en advisering voor 2023 gepland: Digitalisering:  S-o-D gemeenten  S-o-D particulieren uitbreiden naar particuliere archieven  Verdere digitalisering van het kernbestand ( Overheidsarchieven, kwetsbare stukken, veel geraadpleegde stukken)  Als de rijkssubsidie voor Metamorfoze eind 2022 wordt gehonoreerd digitalisering gehele archief Chamotte Unie N.V. te Geldermalsen  Verdere digitalisering atlas (kaarten, tekeningen, prenten etc.) en fotocollecties gehele werkgebied. (Delen van verschillende collecties zijn gedaan. Plan opstellen en uitvoeren voor verdere verwerking en afronding van collecties) Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 12 van 33

Projecten:  Afronding verbeterplan MAIS-Flexis  Vervolg project Vele Handen notariële repertoria 1811 – 1935  Vervolg project AVG in MAIS-Flexis  Vervolg project DMS Corsa ( gebruik, opschonen, reguleren en koppeling met e-Depot)  Het vervangen/vernieuwen van alle draagbare werkstations (laptops)  Voorbereiding vernieuwing website Advisering:  Het ontwikkelen van uiteenlopende kennisproducten voor klantorganisaties inzake de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden  Het uitdragen van het principe van archiving by design in advies en indien van toepassing participatie naar deelnemers RAR  Het door-ontwikkelen van beleid inzake beheer en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden in ons e-Depot  Het verwerken van MDTO in advieslijn richting gemeenten inzake digitale overbrenging.  Het werven en inwerken van een nieuwe adviseur digitale ontwikkeling  Het afronden van overbrenging van digitaal archief BVEB naar ons e-Depot  Het verkennen van overbrenging van digitaal archief rechtsvoorgangers West Betuwe i.s.m. BvoWB  Het afronden van e-depottoetsen over documentmanagementsystemen deelnemers RAR.

 Het technisch en functioneel inrichten van uitplaatsing voor digitale archiefbescheiden in ons eDepot in samenwerking met betrokken partijen  Het opzetten van een digitale ontvangstruimte bij een overbrengingstraject van digitale archiefbescheiden voor het e-depot  Het optimaliseren van onze e-Depot workflows in samenwerking met gemeenten o.b.v. de eerste ervaringen met het overbrengen van digitaal archief van Bommelerwaardse gemeenten naar het e-Depot  Het effectueren van onze e-Depot workflow “opname van digitaal particulier archief” 3. Inspectie Onder dit taakgebied valt toezicht en inspectie. Inspectie en toezicht heeft tot doel de toetsing van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer aan wettelijke eisen en de veiligstelling van in de toekomst over te dragen wettelijk te bewaren archiefbescheiden. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied inspectie voor 2023 gepland:  Inspecties bij alle aangesloten gemeenten, bij gemeenschappelijke regelingen en het Waterschap Rivierenland, ten aanzien van basisvereisten duurzame toegankelijkheid  Vertalen uitgangspunten nieuwe Archiefwet, nieuw Archiefbesluit en nieuwe Archiefregeling naar inspectiebeleid voor de komende jaren  Audits bij gemeenten die een vervangingsbesluit hebben, voor zover dat niet in 2022 is gebeurd.

 Vervolg Strategisch Informatie Overleg (SIO) voor gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, waaronder bedrijfsvoeringsorganisaties  Beoordelen van de vernietigingslijsten  Implementeren van toezichtaanpak aan en archieftoezicht op de verbonden partijen.  Jaarlijkse update van het RAR collectiehulpverleningsplan

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 13 van 33

 Uitvoeren van twee relevante thema onderzoeken inclusief een kennisnotitie/handreiking naar de klantorganisaties 4. Dienstverlening en educatie Onder dit taakgebied valt de dienstverlening aan het publiek (studiezaal, beeldbank, SOD en online diensten). Daarnaast omvat dit taakgebied het organiseren van educatieve activiteiten, tentoonstellingen en in samenwerking met partners het erfgoed onder de aandacht brengen. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied dienstverlening voor 2023 gepland:  Verbeteren digitale dienstverlening: zoals het uitbreiden gebruik social media en andere digitale platforms  Onderzoekers faciliteren in hun onderzoek: actief begeleiden in de beschikbare bronnen en in het zoeken op onze website  Faciliteren en stimuleren samenwerking historische verenigingen uit het werkgebied van het RAR  Activiteiten rondom de Maand van de Geschiedenis  Intensievere samenwerking met cultuurcoördinatoren en ICC’ers basisonderwijs  Contacten onderhouden en uitbreiden met relevante vakgroepen in middelbaar onderwijs en aanbieden van projecten op maat voor voortgezet onderwijs  Zichtbaarheid in lokale en landelijke media vergoten  Aanbieden van Maatschappelijke Stages aan middelbare scholieren  Aanbieden van rondleidingen en lezingen  Faciliteren van bijeenkomsten van verbonden culturele of overheidsinstellingen  Ontwikkelen van nieuwe

educatieve programma’s voor in de klas in samenwerking met de cultuurcoaches Buren en West Betuwe, dit les programma zal modulair opgebouwd worden. Met een algemeen deel over de regio, om daarna het programma toe te spitsen op de verschillende kernen. Voor deze ontwikkelkosten wordt subsidie aangevraagd bij de erfgoededucatiesubsidie van het Fond Cultuurparticipatie  Coördinatie van Erfgoedpact en Regioplan uitvoering  Uitvoeren voor de Gemeente Tiel, Buren, Culemborg en Neder Betuwe afspraken uit het nieuwe Cultuur en Erfgoedpact met o.a. een oral history project, waarbij ook de vertelvoorstellingen horen  Vormgeven van de afspraken uit de Regioplan met o.a. het historische stripboek voor de regio  Verkennen van de mogelijkheden van regiobreed toepassing van MET (Mobile Erfgoed Tentoonstelling) en/of Interactieve regiokaart COVID-19 Voor alle taakgebieden is het wenselijk om enige voorbehoud te noemen. De globaal geplande speerpunten en prioritieten zijn afhankelijk van de verdere Corona maatregelen in 2022 en 2023 en de consequenties die deze maatregelen op langere termijn kunnen hebben.

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 14 van 33

2.3

Wat mag het kosten?

Het overzicht van de begrote baten en lasten 2023-2026 is opgenomen in onderstaande tabel: Begroting 2021

Rekening 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Omschrijving programma

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Progra mma Archi efbel ei d

2.441.189

149.242

-2.291.947

2.419.660

151.037

-2.268.623

2.669.620

213.842

-2.455.778

2.629.110

114.742

-2.514.368

2.709.140

150.212

-2.558.928

2.736.160

130.692

-2.605.468

2.794.720

136.182

-2.658.538

Totaal programma's

2.441.189

149.242

-2.291.947

2.419.660

151.037

-2.268.623

2.669.620

213.842

-2.455.778

2.629.110

114.742

-2.514.368

2.709.140

150.212

-2.558.928

2.736.160

130.692

-2.605.468

2.794.720

136.182

-2.658.538

2.568.047

2.628.629

2.718.738

2.784.448

2.836.388

2.890.508

2.951.358

271.000

-271.000

237.228

-237.228

257.500

-257.500

264.580

-264.580

271.860

-271.860

279.340

-279.340

287.020

-287.020

Heffi ng VPB

Onvoorzi en

5.100

-5.100

487

-487

5.460

-5.460

5.500

-5.500

5.600

-5.600

5.700

-5.700

5.800

-5.800

2.717.289

2.657.375

2.779.666

122.291

2.932.580

2.899.190

2.986.600

3.021.200

3.087.540

Weers tandvermogen

Res erve E-depot

Res erve i nforma tis eri ng/bedri jfs voeri ng

50.929

30.000

40.000

Res erve Inventari s a tie a chters tanden

Res erve Webs i te

25.000

Subtotaal mutaties reserves

50.929

30.000

40.000

65.000

40.000

Al gemene dekki ngs mi ddel en Overhea d

Geraamde totaal saldo van baten en lasten Toevoeging/onttrekking aan reserves:

Geraamde resultaat

122.291

(In de saldokolommen geldt: - = nadelig en + = voordelig)

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 15 van 33

2.3.1 Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de bijdrage per inwoner van de aangesloten gemeenten en de bijdrage van het Waterschap (dienstverleningsovereenkomst). Gemeentelijke bijdragen Voor het begrotingsjaar 2023 geldt de datum van 1 januari 2022 als peildatum voor het aantal inwoners. Het aantal inwoners van de deelnemende gemeenten bedroeg op de peildatum 231.289 (begroting 2022: 229.085). Ten opzichte van het begrotingsjaar 2022 is het aantal inwoners met 0,96% gestegen. De totale lasten voor de deelnemende gemeenten voor het jaar 2023 worden begroot op € 2.584.448. Inwonerbijdrage 2023 De bijdrage voor de begroting 2023 bedraagt € 11,17 per inwoner (Lasten € 2.584.448 : 231.289 inwoners = € 11,17 afgerond). In 2022 bedroeg deze bijdrage € 10,99. De stijging ten opzichte van 2022 bedraagt afgerond 1,63%. Hieronder het overzicht van de bijdrage per gemeente op basis van het aantal inwoners. Gemeente Inwoneraantal Inwoner1-1-2022 bijdrage 2023 Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel Totaal

27.165 29.387 25.511 25.033 42.271 51.968 29.954 231.289

303.545 328.373 285.063 279.721 472.341 580.696 334.709 2.584.448

Meerjarenraming 2024-2026 De verwachte ontwikkeling voor de komende jaren van de totale lasten is, op basis van de huidige inzichten, hieronder opgenomen voor de jaren 2024-2026. Lasten Te verdelen in €

2022 2.518.738

2023 2.584.448

2024 2.636.388

2025 2.690.508

2026 2.751.358

De meerjarenraming 2024-2026 laat de ontwikkeling zien in de totale lasten. Uitgaande van de inwonersaantallen per 1-1-2022 is hiermee tevens een raming af te geven van de verwachte bijdrage per inwoner vanaf 2023. Inwonerbijdrage Per inwoner in €

2022 10,99

2023 11,17

2024 11,40

2025 11,63

2026 11,90

stijging t.o.v. voorgaand jaar

2,92%

1,63%

2,01%

2,05%

2,26%

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 16 van 33

In deze begroting en meerjarenraming zijn voor de komende jaren zaken opgenomen die zorgen voor een structurele wijzigingen in de lasten, dit zijn met name energieprijsstijgingen, toename in rentelasten en investeringen op het gebied van automatisering ICT. Deze veelal structurele verhogingen worden door ons opgevangen door het doorvoeren van structurele verlagingen in de lasten dan wel verhoging in de inkomsten van onze dienstverlening. Voorbeelden hiervan zijn verlaging in de lasten over gebouwexploitatiekosten door btw-teruggave mogelijk te maken (hiervoor zijn met VvE administratieve aanpassing doorgevoerd). Maar ook het verhogen van onze baten door het structureel doorbalasten van de kosten van onze dienstverlenging, mede door een verdere professionalisering van deze dienstverlening. Hiermee blijft er een balans in onze lasten en baten en weten wij een structurele verhogingen en noodzakelijke investeringen op te vangen zonder de bijdrage per inwoner extra te verhogen. Wij voorzien met deze begroting en meerjarenraming zelfs een lichte verlaging in de bijdrage per inwoner in vergelijking met de eerder vastgestelde begroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025. Ofwel voor 2023 is deze € 0,04 lager en in 2024 en 2025 € 0,03 lager dan de prognose in de meerjarenraming 2022-2025, zie hieronder de vergelijking.

Inwonerbijdrage - vergelijking Begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

2023 11,21 11,17

2024 11,43 11,40

2025 11,66 11,63

daling tov meerjarenraming uit 2022

0,04

0,03

Vastgestelde begroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025

Dienstverleningsovereenkomst Waterschap Rivierenland (WSRL) Met het Waterschap Rivierenland is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. In deze overeenkomst is bepaald dat het Regionaal Archief Rivierenland de archieven van de voormalige Waterschappen beheert. In juni 2014 is i.v.m. de aansluiting SAB een nieuwe 10-jarige overeenkomst met het WSRL afgesloten met stilzwijgende jaarlijkse verlenging. De kosten van het toezicht zijn in de nieuwe overeenkomst met het waterschap niet in de prijs per m2 opgenomen. Dit onderdeel van de dienstverlening wordt apart per jaar afgerekend met het waterschap. Onvoorzien De post onvoorziene uitgaven is voor 2023 geraamd op € 5.500 (2022: € 5.460). Op basis van de ervaring in de afgelopen jaren wordt dit vooralsnog toereikend geacht voor het begrotingsjaar 2023. 2.3.2 Overzicht van de kosten van Overhead Met ingang van 2019 is het taakveld Overhead in de begroting een verplicht onderdeel en moeten de kosten van Overhead afzonderlijk in het Programmaplan worden gepresenteerd. In de Notitie Verbonden Partijen van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt onder meer op de toepassing van overhead bij Gemeenschappelijke Regelingen ingegaan. In de begroting is taakveld Overhead opgenomen. Dit taakveld is nader onderverdeeld in: - lasten gemeentelijke overheadfuncties (i.c.

programma archiefbeleid) - lasten ‘eigen overhead’ (personeelskosten directie, management en ondersteuning)

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 17 van 33

Taakveld Overhead Lasten gemeentelijke overhead functie ‘Eigen overhead’ Totaal lasten

2022 2.675.080 257.500 2.932.580

2023 2.634.610 264.580 2.899.190

2024 2.714.740 271.860 2.986.600

2025 2.741.860 279.340 3.021.200

2026 2.800.520 287.020 3.087.540

Bijdragen overhead Totaal baten

2.932.580 2.932.580

2.899.190 2.899.190

2.986.600 2.986.600

3.021.200 3.021.200

3.087.540 3.087.540

2.3.3 Het bedrag van de Vennootschapsbelasting Vanaf 2016 is de vennootschapsbelasting ook van toepassing voor decentrale overheden. Het RAR staat op het standpunt dat er geen VpB-plicht geldt voor het RAR. De belastingdienst geeft per brief, d.d. 4 juli 2019 aan dat het RAR niet belastingplichtig is voor de VpB. Voor de jaren 2016, 2017 en 2018 zal de belastingdienst geen aanslagen VpB opleggen. Vanaf het jaar 2019 e.v. wordt door het RAR geen uitnodiging tot het doen van aangifte VpB gedaan. Het is onze verwachting is dat er in de nabije toekomst geen verandering zal zijn die wel leidt tot VpB-plicht voor het RAR. Indien er onverhoopt wel belastingplicht volgt, vloeien hieruit geen nadelige financiële consequenties voor het RAR voort, aangezien er bij eventuele belaste activiteiten geen winstpotentie is. In de begroting en meerjarenraming is daarom een nihilpost inzake de vennootschapsbelasting opgenomen. 2.3.4 Overige toelichting RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij Voor de gemeente is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. Het RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij. In bijlage 5 is een format opgenomen, dat door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten kan worden gebruikt voor het opstellen van hun eigen begroting.

Beleidsindicatoren en effecten van de betrokkenheid van de Verbonden Partij In artikel 8b van het Besluit Begroting en Verantwoording staat dat het programma de volgende aspecten moeten bevatten: a) de doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten, ten minste moeten worden toegelicht aan de hand van de bij ministeriele regeling vastgestelde beleidsindicatoren; Dit is niet van toepassing voor het RAR omdat er voor de maatschappelijke effecten van het RAR geen verplichte indicatoren zijn voorgeschreven. b) de wijze waarop men die effecten streeft te bereiken en de betrokkenheid hierbij van de Verbonden Partij. Hiervoor wordt verwezen naar de eerdergenoemde doelstellingen en het beleidsplan van het RAR. Overzicht van incidentele baten en lasten 2023-2026 In de programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 zijn voor een bedrag van € 160.000 (zijnde elk jaar een bedrag van € 40.000) aan lasten opgenomen voor digitaliseringsprojecten. Deze lasten worden gedekt door de onttrekking aan de bestemmingsreserve informatisering/ digitalisering/ bedrijfsvoering. Deze projecten dragen bij aan het wegwerken van de achterstanden die de afgelopen 2 jaar zijn ontstaan als gevolg van corona en het veelal verplicht thuiswerken.

Voor de daadwerkelijke realisatie van deze projecten geldt dat deze afhankelijk zijn van de mogelijke Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 18 van 33

Coronamaatregelen in de komende jaren. Mogelijk dat deze projecten hierdoor naar achteren kunnen verschuiven. In de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 zijn, op basis van de inzichten van afgelopen jaren, geen incidentele lasten voorzien voor gevolgen van corona (zoals de coronamaatregelen). Indien deze zich voordoen zal getracht worden dit binnen de begroting op te lossen dan wel via onttrekkingen aan de reserve bedrijfsvoering. In de programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 is tevens in het jaar 2024 een bedrag van € 25.000 aan lasten opgenomen voor het vernieuwen van de website. Deze lasten worden gedekt door de onttrekking aan de bestemmingsreserve website. We voorzien ook voor de komende jaren dat er weer projecten worden opgepakt waarvoor een financiële overheidsbijdrage word ontvangen. Hiervoor zal net als bij de eerdere projecten (zoals Metamorfoze) een voorziening worden getroffen vanuit waar we de lasten zullen dekken. Omdat deze projecten op dit moment van begroten nog niet voldoende concreet zijn, kunnen we deze nog niet benoemen. Overzicht van beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Dit overzicht is terug te vinden in bijlage 4.

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 19 van 33

3 Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) stelt regels aan welke paragrafen er in de begroting moeten zijn en wat daarin aan de orde komt. De paragrafen in de begroting geven een dwarsdoorsnede van een aantal aspecten. Ze gaan over onderwerpen die in de gehele begroting terug te vinden zijn en waaraan politieke of financiële risico’s verbonden zijn. De paragrafen geven het algemeen bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten op een andere manier dan het begrotingsprogramma inzicht in de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling RAR. In deze programmabegroting zijn de volgende paragrafen opgenomen:  Weerstandsvermogen en risicobeheersing  Onderhoud kapitaalgoederen  Financiering  Bedrijfsvoering

3.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. Alle risico’s waarvoor geen directe maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Doelen van het RAR met betrekking tot het weerstandsvermogen en risicobeheersing De doelen van het RAR zijn als volgt geformuleerd: • We zorgen voor een solide financieel beleid met een transparant inzicht in de kosten en geldstromen; • We zorgen voor een structureel en reëel evenwicht in de begroting en de meerjarenraming; • Onze planning- en control cyclus is zo ingericht dat het DB en het AB de sturings- en verantwoordingsinformatie krijgen die ze nodig hebben. Beleid Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: • Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; • Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten. De hoogte van de ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur in 2014 vastgesteld op minimaal 1,0.

Medio 2017 heeft het Algemeen Bestuur de Update 2017 Risicomanagement & Weerstandsvermogen vastgesteld, dat in 2019 en 2020 een vervolg heeft gekregen en waarbij de minimale norm van 1,0 is gehandhaafd. In 2022 zal er een update plaatsvinden van op deze ratio. Op basis van de actuele cijfers bedraagt het normbedrag van de weerstandscapaciteit € 211.000. Bij de bepaling van de weerstandscapaciteit werd voorgaande jaren naast de stand van het weerstandsvermogen (voorheen: algemene reserve) ook de standen van de bestemmingsreserves Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 20 van 33

betrokken. Doordat er echter ook op termijn onttrekkingen uit de bestemmingsreserves zullen plaatsvinden (zie het overzicht incidentele baten en lasten), is besloten dat het weerstandvermogen te laten groeien tot het normbedrag van de weerstandscapaciteit ad. € 211.000. Hiervoor zijn jaarlijks dotaties gedaan aan het weerstandsvermogen, waarmee het weerstandvermogen per 1-12022 de omvang heeft bereikt van € 211.000. De ratio is in de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 altijd >1,0. De ratio is hierbij als volgt berekend:

weerstandvermogen risico’s

€ 211.000 = 1,0 € 211.000

De verwachte stand van het weerstandsvermogen is opgenomen in onderstaand overzicht: Stand 31-12-2021

Mutaties 2022

Weerstandsvermogen 211.000 Reserve E-depot 58.021 Reserve Bedrijfsvoering 235.280 Reserve Inventarisatie achterstanden 5.263 Reserve Website 25.000

0 0 -30.000 0 0

211.000 58.021 205.280 5.263 25.000

0 0 -40.000 0 0

211.000 58.021 165.280 5.263 25.000

0 0 -40.000 0 -25.000

211.000 58.021 125.280 5.263 0

0 0 -40.000 0 0

211.000 58.021 85.280 5.263 0

0 0 -40.000 0 0

211.000 58.021 45.280 5.263 0

Totaal reserves

-30.000

504.564

-40.000

464.564

-65.000

399.564

-40.000

359.564

-40.000

319.564

534.564

Stand Mutaties Stand Mutaties Stand Mutaties Stand Mutaties Stand 31-12-2022 2023 31-12-2023 2024 31-12-2024 2025 31-12-2025 2026 31-12-2026

Kengetallen De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft de volgende kengetallen in de begroting verplicht gesteld. De kengetallen van het RAR staan in onderstaande tabel: Kengetallen 1A Netto schuldquote 1B Netto schuldquote gecorr. alle verstrekte leningen 2 Solvabiliteitsratio 3 Grondexploitatie 4 Structurele exploitatieruimte 5 Belastingcapaciteit

R 2020 193

R 2021 183

B 2022 159

B 2023 154

B 2024 145

B 2025 136

B 2026 122

193 5,5 n.v.t. 6 n.v.t.

183 6,7 n.v.t. 4 n.v.t.

159 5,7 n.v.t. 1 n.v.t.

154 5,4 n.v.t. 1 n.v.t.

145 4,9 n.v.t. 1 n.v.t.

136 4,6 n.v.t. 1 n.v.t.

122 4,2 n.v.t. 1 n.v.t.

Voor het RAR zijn inmiddels (meerjarige) ervaringscijfers beschikbaar. Zichtbaar is de dalende trend van de netto schuldquote van 193 in 2020 naar 154 in 2023. Dit is een positieve ontwikkeling, immers hoe lager dit kengetal des te minder is de afhankelijkheid van vreemd vermogen. De schuldquote geeft namelijk aan de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. De solvabiliteit laat na 2021 een licht dalende trend zien: van 6,7 in 2021 naar 5,4 in 2023. Dit duidt op een licht ongunstige ontwikkeling qua financiële weerbaarheid. In dit kader is het van belang het eigen vermogen stabiel te houden (zie ook de paragraaf weerstandsvermogen). De structurele exploitatieruimte geeft aan in hoeverre de het RAR in staat is structureel de eigen lasten te dragen. Dit kengetal moet neutraal of positief zijn. De trend laat zien dat er sprake is van een stabiele exploitatieruimte: 2023 is 1.

3.2

Onderhoud kapitaalgoederen

De paragraaf kapitaalgoederen betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen bevat tenminste de kapitaalgoederen gebouwen. Van deze kapitaalgoederen wordt het volgende aangegeven: a. het beleidskader b. de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties c. de vertaling van de financiële consequenties in de begroting Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 21 van 33

Afschrijving In de staat van activa zijn de investeringen van de gebouwen van het RAR opgenomen. Het betreft de investeringen nieuwbouw en de investering uitbreiding archiefdepot. De investeringen worden op basis van annuïteiten afgeschreven. Onderhoudsplan en kosten van onderhoud Groot onderhoud gebeurt door de VvE op basis van het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) van de VvE. Jaarlijks wordt door het RAR een bedrag betaald aan de VvE t.b.v. de uitvoering van het MJOP. In 2020 en 2021 is de begroting: de Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) herijkt. Op basis hiervan is het jaarlijkse bedrag geactualiseerd naar de huidige stand van zaken. Daarin is rekening gehouden met een index van 2,0% en een looptijd van 40 jaar. De Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) wordt 2 jaarlijks geactualiseerd. Hierin worden uiteraard nieuwe technologische ontwikkelingen meegenomen. Investeringen bedrijfsmiddelen In de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 zijn tevens opgenomen de lasten, in de vorm van afschrijvingen, van de benodigde ICT-investeringen ad € 110.000 (€ 10.000 in 2023, € 24.000 in 2023, €33.000 in 2025 en €43.000 in 2026). Komende jaren zijn er investeringen voorzien op ICTgebied, zijnde de periodiek terugkerende vervanging en benodigde vernieuwing van aanwezige apparatuur en infrastructuur.

Aangezien dit een onlosmakelijk deel is van de bedrijfsvoering van het RAR zijn deze investeringen op de balans voorzien als activa en zullen jaarlijkse afschrijvingen in de exploitatie begroting terugkomen. Hiermee wordt voorzien in een gezonde financiële bedrijfsvoering voor ICT-investeringen.

3.3

Financiering

In de paragraaf financiering komen zoals de naam al aangeeft de aspecten rond de financiering aan de orde. In dit kader is het verplicht onder meer te voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Geldleningen De geldmiddelen bestaan uit middelen in rekening-courant en corresponderende depositorekeningen. In 2008 zijn twee vaste geldleningen voor de toenmalige nieuwbouw afgesloten. Deze zijn in 2009 opgenomen. Omdat de investeringskosten voor de nieuwbouw lager uit zijn gevallen, is de depotuitbreiding met een deel van de overblijvende financiële middelen gefinancierd. Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente De aan het programma toe te rekenen rente wordt bepaald door de externe rente die bestaat uit de rente die betaald wordt over afgesloten leningen. Beide leningen zijn annuïteiten leningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van € 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73%. Lening B heeft een hoofdsom van € 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,78%. In de toerekening van rente aan de investeringen wordt uitgegaan van 4,75%. Kapitaallasten De looptijd en de aflossing van de beide leningen lopen gelijk aan de kapitaallastenberekening voor de investering van de nieuwbouw. Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 22 van 33

Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26, lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten. Berekening van het EMU1 -saldo Berekening EMU saldo Exploitatie saldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, art 17c) Afschrijvingen ten laste van exploitatie Uitgaven aan investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd Betalingen ten laste van de voorzieningen Berekend EMU saldo

2022

2023

2024

2025

2026

-30.000 267.428

-40.000 281.794

-65.000 301.986

-40.000 319.213

-40.000 342.379

-20.550 248.992 465.870

-28.950 -15.743 197.101

-81.000 -15.743 140.243

-48.300 -14.243 216.670

-48.000 -14.243 240.136

Schuldigerkenning door Energie BV Dit betreft de rentevergoeding aan het RAR op basis van een schuldigerkenning door de Energie BV. Dit is in verband met een akte “recht van opstal t.b.v. WKO-installatie” (Warmte Koude Opslag) aan de Energie B.V. De jaarlijkse rentevergoeding aan het RAR bedraagt € 14.242 (4,5% over € 316.510). Energie BV is in 2019 gefuseerd met Thius, waarmee het juridisch eigendom van de WKO bij Thius is komen te liggen. Gezamenlijk met Thius is besloten dat het fiscaal gezien het beste is de WKO bij Thius in eigendom te houden. Waarbij er tussen Thius en RAR (die beide exploitatienut hebben van de WKO) aanvullend afspraken worden gemaakt over belangrijke besluitvormingsaspecten van de WKO en de gezamenlijke zeggenschap hierin. Daarnaast heeft het Dagelijks Bestuur van het RAR ingestemd met het voorstel om de lening aan Thius ad. € 316.510,- in 2022 af lossen. Aangezien hiermee de jaarlijkse rentevergoeding aan het RAR ad. € 14.242 zou komen te vervallen, is hier in overleg met de accountant een voorziening voor getroffen. Uit deze voorziening wordt jaarlijks eenzelfde bedrag onttrokken, zodat de financiële effecten hiervan over een lagere periode vereffend worden. Financieringspositie Financieringsbehoefte

2022

2023

2024

2025

2026

A. Investeringen netto B. Afschrijvingen -/C. Aflossingen leningen Niew op te nemen leningen Vaste schuld 31-12

-20.550 -267.428 235.133 0 7.601.696

-28.950 -281.794 246.518 0 7.355.178

-81.000 -301.986 257.705 0 7.097.472

-48.300 -319.213 270.932 0 6.826.540

-48.000 -342.379 284.051 0 6.542.490

Kasgeldlimiet Het kasgeldlimiet wordt berekend op basis van 8,5% van het begrotingstotaal. De ontwikkeling van de kasgeldlimiet voor de komende jaren is als volgt:

EMU saldo is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking, uitgedrukt in geld, van een overheid die lid is van de Europese Monetaire Unie (EMU).

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 23 van 33

Berekening kasgeld

2022

2023

2024

2025

2026

Totale lasten c.q. begrotingstotaal Percentage regeling Kasgeldlimiet

2.932.580 8,5% 249.269

2.899.190 8,5% 246.431

2.986.600 8,5% 253.861

3.021.200 8,5% 256.802

3.087.540 8,5% 262.441

Het RAR zal hier gelet op liquiditeitspositie geen gebruik hoeven te maken van de kasgeldlimiet. Renterisiconorm Om de (rente) risico’s op de leningen portefeuille te beheren is de renterisiconorm van toepassing. Deze norm heeft als uitgangspunt dat de aflossingen en/of renteherziening in enig jaar nooit meer mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Deze norm is gebaseerd op de Wet Financiering Decentrale Overheden. In de tabel is onder regel 5a is te zien dat het RAR voor de jaren 2023-2026 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft. 2022

Renterisico 1 Renteherzieningen op vast schuld 2 Aflossingen 3 Renterisico (1+2) 4 Renterisiconorm 5a Ruimte onder renterisiconorm (4<3) 5b Overschrijding renterisiconomr (3>4)

0 235.133 235.133 586.516 351.383 0

Berekening renterisiconorm 4a Totale lasten 4b Norm 4 Renterisiconorm

3.4

2023 0 246.518 246.518 579.838 333.320 0

2024 0 257.705 257.705 597.320 339.615 0

2025

2026

0 270.932 270.932 604.240 333.308 0

0 284.051 284.051 617.508 333.457 0

2022

2023

2024

2025

2026

2.932.580 20% 586.516

2.899.190 20% 579.838

2.986.600 20% 597.320

3.021.200 20% 604.240

3.087.540 20% 617.508

Bedrijfsvoering

Uitgangspunt formatie en personeelskosten De personele formatie en de bijbehorende salariskosten voor de begroting 2023 worden geraamd op basis van de actuele personele formatie en personeelsplanning van peildatum maart 2022 (ten tijde van het opstellen van de begroting). Sinds meerdere jaren maakt het RAR gebruik van de diensten van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BvoWB) inzake de personeels- en salarisadministratie via een dienstverleningsovereenkomst. Deze overeenkomst is in 2021 herzien, hierdoor stijgen de jaarlijkse kosten middels een ingroeimodel van twee jaar uiteindelijk met 7.000 euro. Ontwikkelingen formatie en personeelskosten Het aantal fte op 01-03-2022 is 21,20. Voor de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 van het RAR is de verwachte formatie ontwikkeling als volgt: Functie Directeur/streekarchivaris Adjunct-directeur Ondersteuning Medewerkers Totaal

2021 1,00 1,00 0,56 18,64 21,20

2022 1,00 1,00 0,56 19,64 22,20

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

2023 1,00 1,00 0,56 19,64 22,20

2024 1,00 1,00 0,56 19,64 22,20

2025

2026

1,00 1,00 0,56 19,64 22,20

Pagina 24 van 33

Ziektevervanging Verzuim wordt in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie. In de begroting 2023 is voor een bedrag van € 21.431 rekening gehouden met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom). Inhuur tijdelijk personeel Inhuur van tijdelijk personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2023 voor de inhuur van tijdelijk personeel een bedrag van € 40.210 opgenomen. Werkzaak Voor het jaar 2023 zijn de kosten van inhuur via Werkzaak van 1,7 fte in de begroting opgenomen. Deze bedragen € 26.140. Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de zogenaamde jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 25 van 33

Financiële begroting

In dit deel: -

Het overzicht van baten en lasten en de toelichting De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 26 van 33

5 Financiële begroting 5.1

Overzicht van de baten en lasten en de toelichting Rekening 2021

Omschrijving programma

Begroting 2023

Begroting 2022

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

218.173

99.647

-118.526

311.110

159.600

-151.510

205.970

69.000

-136.970

208.880

79.000

-129.880

211.860

84.000

-127.860

214.890

89.000

-125.890 -1.262.860

Progra mma Archi efbel ei d Programma Archiefbeleid Personeelskosten - programma

1.046.159

13.626

-1.032.532

1.133.000

-1.133.000

1.164.160

-1.164.160

1.196.170

-1.196.170

1.229.060

-1.229.060

1.262.860

Overige personeelskosten

40.643

-40.643

46.780

-46.780

47.600

-47.600

48.910

-48.910

50.240

-50.240

51.620

-51.620

Huisvestingskosten

874.054

14.242

-859.812

909.100

14.242

-894.858

918.240

14.242

-903.998

956.830

39.242

-917.588

941.950

14.242

-927.708

957.550

14.242

-943.308

Organisatie, beheer & administratie

30.569

-30.569

47.350

-47.350

48.760

-48.760

50.300

-50.300

51.270

-51.270

52.250

-52.250

Automatiseringskosten

195.324

23.521

-171.802

221.250

40.000

-181.250

228.110

31.500

-196.610

231.540

31.970

-199.570

235.020

32.450

-202.570

238.540

32.940

-205.600

Rente- en financiering

14.738

-14.738

1.030

-1.030

16.270

-16.270

16.510

-16.510

16.760

-16.760

17.010

-17.010

2.419.660

151.037

-2.268.623

2.669.620

213.842

-2.455.778

2.629.110

114.742

-2.514.368

2.709.140

150.212

-2.558.928

2.736.160

130.692

-2.605.468

2.794.720

136.182

-2.658.538

2.628.629

2.718.738

2.784.448

2.836.388

2.890.508

2.951.358

237.228

-237.228

257.500

-257.500

264.580

-264.580

271.860

-271.860

279.340

-279.340

287.020

-287.020

Heffi ng VPB

Onvoorzi en

487

-487

5.460

-5.460

5.500

-5.500

5.600

-5.600

5.700

-5.700

5.800

-5.800

2.657.375

2.779.666

122.291

2.932.580

2.899.190

2.986.600

3.021.200

3.087.540

Weers tands vermogen

Res erve E-depot

Res erve Informa tis eri ng/bedri jfs voeri ng

30.000

40.000

Res erve i nventari s a tie a chters tanden

Subtotaal mutaties reserves

30.000

40.000

Totaal programma's Al gemene dekki ngs mi ddel en Overhea d Personeelskosten - overhead

Geraamde totaal saldo van baten en lasten Toevoeging/onttrekking aan reserves:

Geraamde resultaat

122.291

(In de saldokolommen geldt: - = nadelig en + = voordelig)

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 27 van 33

5.2

Uiteenzetting financiële positie en de toelichting

De uiteenzetting van de financiële positie bevat informatie over de balansposten in de begroting. Deze uiteenzetting moet op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording de volgende onderdelen bevatten: a. een raming voor het begrotingsjaar van de financiële gevolgen van het bestaande en het nieuwe beleid dat in het programma is opgenomen; b. een geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar, die ten minste de posten bevat om een het EMU-saldo te kunnen berekenen; c. het EMU-saldo over het vorig begrotingsjaar en de berekening van het geraamde bedrag over het begrotingsjaar alsmede het jaar volgend op het begrotingsjaar. Afzonderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan: d. de jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume; e. de investeringen, onderscheiden in investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut; f. de financiering; g. de stand en het verloop van de reserves; h. de stand en het verloop van de voorzieningen. Ad a. Bestaande en nieuwe beleid In de begroting 2023 is nieuw beleid opgenomen. De toelichting hierop is opgenomen in Hoofdstuk 1, programma archiefbeleid. Ad b en c. Geprognosticeerde begin- en eindbalans Deze balans is opgenomen in bijlage 2. Ad d.

Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Deze informatie is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Ad e. Investeringen In de programmabegroting 2023 en de meerjarenraming 2024-2026 zijn investeringen opgenomen met betrekking tot ICT. Deze informatie is opgenomen in de paragraaf Wat mag het kosten Ad f. Financiering Deze informatie is opgenomen in de paragraaf financiering. Ad g en h. Reserves en voorzieningen Het overzicht van reserves en voorzieningen voor de jaren 2023-2026 is opgenomen in bijlage 4.

Programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

Pagina 28 van 33

BIJLAGEN Bijlage 1: Overzicht geraamde Overhead 2023-2026 Overzicht van geraamde baten en lasten van het taakveld Overhead2: Taakveld Overhead Lasten gemeentelijke overhead functie ‘Eigen overhead’ Totaal lasten

2022 2.675.080 257.500 2.932.580

2023 2.634.610 264.580 2.899.190

2024 2.714.740 271.860 2.986.600

2025 2.741.860 279.340 3.021.200

2026 2.800.520 287.020 3.087.540

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.westbetuwe.nl/api/v1/meetings/458/documents/10259