RV2022-009 Bijlage 2 Beleidsplan.pdf

Mission statement Presentatie van data

Gebruik van data Metadata Ketendata

Duurzame data

Data

Data DATA is het meervoud van het Latijnse woord datum. Het betekent ‘wat bekend is of wat je weet.’ Sinds 1946 ­betekent data ook ‘eenheden die in computers verwerkt kunnen worden’. En beide betekenissen van DATA staan centraal in dit beleidsplan. Als maatschappij hebben we te maken met een enorme groei aan data. Wist je dat 90% van die data maar twee jaar oud is? Al die data zorgen voor nieuwe uitdagingen. ­Overheden moeten beslissingen nemen op basis van data. Ze moeten zich beschermen tegen cyberaanvallen en letten op de bescherming van gegevens. En er zijn nog meer belangrijke ontwikkelingen: • De VNG wil dat gemeenten hun informatievoorziening zo aanpassen dat gegevens eenvoudiger, sneller en slimmer kunnen worden uitgewisseld. Hoe dat zou moeten, staat in de Common Ground strategie. • Binnenkort gaat de nieuwe Archiefwet in. Deze zorgt ­ervoor dat gemeenten na 10 jaar hun stukken bij het ­archief moeten onderbrengen in plaats van na 20 jaar. • En dan is er nog ‘Archiving by design’: ervoor zorgen dat informatie die voortkomt uit werkprocessen duurzaam ­toegankelijk is. Dus eigenlijk: al bij het maken van informatie bedenken dat je het voor altijd wilt bewaren en kunnen ­inzien en ervoor zorgen dat dat ook kan.

Het doel van al deze dingen is, dat we met zijn allen willen zorgen voor informatie die voor iedereen en voor altijd ­toegankelijk is en voor een informatieproces dat goed werkt. Een andere belangrijke ontwikkeling is hernieuwde ­aandacht voor ons erfgoed. Erfgoed is een deel van ­ieders identiteit. En we bekijken het vanuit andere en meer diverse ­invalshoeken. Onderwerpen als inclusie, diversiteit, meerstemmigheid, de positie van vrouwen en vrijheid/onvrijheid zijn belangrijk bij het ‘herontdekken’ van de geschiedenis van je familie, stad en streek. A ­ rchiefbronnen zijn daarvan een onmisbaar onderdeel. Al deze uitdagingen die de komende tijd op ons afkomen, hebben het thema voor de komende beleidsperiode 2022-2025 gevormd. In dit beleidsplan stellen we heel veel vragen rondom data. En de komende jaren gaan we daar ­antwoorden op vinden.

Duurzame data Het RAR als beheerder van digitale data. We willen óók digitale informatie - nu en in de toekomst - goed, geordend en toegankelijk bewaren. DIGITALE DUURZAAMHEID. Op welke punten moeten we het huidige e-Depot doorontwikkelen om zo goed mogelijk de beheer- en raadpleegplek te zijn voor (mede)ambtenaren en burgers? Hoe geven we vorm aan onze rol in het strategisch informatieoverleg van de gemeenten, om nog beter en preventief van dienst te zijn? Hebben we genoeg zicht op informatie-uitwisseling (en de neerslag ervan) buiten de formele informatiesystemen? Moeten we hier iets mee, en zo ja: wat en hoe? Wat betekent datagedreven werken voor onze wettelijke toezichttaak?Wat betekent het beschermen tegen cyberaanvallen voor de functionaliteiten op het gebied van inrichting en raadplegen van ons archiefbeheersysteem? ARCHIVEREN BIJ DE BRON. De ICT-infrastructuur van de gemeentelijke overheden wordt steeds complexer. Dit heeft gevolgen voor de digitale bestanden die worden bewaard. Hoe helpen we gemeenten bij het onderzoek naar efficiënt databeheer? Wat kunnen de gevolgen van archiveren bij de bron zijn voor het raadplegen en beheren van archieven,

zowel voor de gemeentelijke collega’s als voor de burger? Zijn onze gemeenten en wij er klaar voor met onze kennis, expertise en technische infrastructuur? Wat is onze rol bij databescherming binnen de informatiehuishouding van de aangesloten partijen? ALGORITMES. Hoe krijgen we voldoende zicht op het ­gebruik van algoritmes door gemeenten? Kunnen we deze (feitelijk) wiskundige formules voor het verwerken van ­gegevens controleren? En hoe zijn ze (als momentopname, mede door inzet van kunstmatige intelligentie) nog herleidbaar om de democratische besluitvorming te reconstrueren? Hoe kunnen we inzichtelijk maken of deze algoritmes gemeentelijke processen beïnvloeden? BEHEER EN BEHOUD. Meer digitaliseren zorgt voor een uitdaging op het gebied van inventarisatie en materiële ­verzorging. Hoe stemmen we de plannen voor schade-­ inventarisatie, ontsluiting en digitalisering zo optimaal ­mogelijk op elkaar af? Hoe zorgen we ervoor dat er zo min mogelijk beperkingen zijn in toegankelijkheid van stukken door slechte materiële staat? Opslagafdeling voor blikken bij Maatschappij de Betuwe in Tiel, ca. 1930 (RAR 0670/M 11336)

Ketendata Het RAR als ketenpartner van particulier en overheid. De beschikbaarheid van digitale data is steeds meer ­vanzelfsprekend geworden en vraagt om verdere ­digitalisering van archieven en collecties. UITPLAATSING. De ’laatste’ papieren archieven worden sneller uitgeplaatst bij het RAR. Hoe gaan we daar financieel, organisatorisch en beheersmatig mee om? Wat betekent dit voor de bewerking van de archieven en toegankelijkheid van de informatie voor de burger? Wat wordt er van ons verwacht als de overbrengingstermijn in de nieuwe Archiefwet 10 jaar wordt? Welke nieuwe eisen stelt uitplaatsing van ­digitaal archief aan onze metadata? ACQUISITIE PARTICULIER MATERIAAL. De samenleving neemt steeds meer taken over van de overheid. Hoe leggen we dit vast en hoe bewaren we het voor toekomstige generaties? Wat is onze rol in het bewustmaken van anderen van het historische belang van deze materialen? Hoe bepalen we de hotspot (een gebeurtenis die tot intensieve interactie tussen burger en overheid of tussen burgers onderling leidt) voor onze regio en hoe documenteren we dit? Hoe bevorderen we diversiteit in archiefacquisitie als weerspiegeling van ­diversiteit van de samenleving?

NETWERKSAMENLEVING. Particuliere initiatieven, dwarsverbanden tussen burgers, instellingen en organisaties, maatschappelijke geluiden via social media: hebben we in onze regio voldoende zicht op welke informatie we zouden moeten bewaren? Welke gevolgen heeft het ‘vernetwerken’ voor het documenteren van de samenleving. En hoe spelen we daarop in? COMMON GROUND. Bij Common Ground komt data uit verschillende bronnen (databases) via open standaarden beschikbaar. Hoe kunnen we hieraan bijdragen en hierop aansluiten als we archieven en collecties digitaliseren? Wat is onze rol in de balans tussen een open en transparante overheid? En hoe houden we hierbij rekening met de privacy­ regels en het steeds sneller uitwisselen van gegevens? Hoe ondersteunen we onze gemeenten met de stapsgewijze modernisering van de ICT-infrastructuur? Hoe houden we onze eigen ICT-infrastructuur up-to-date? Welke gevolgen hebben de Common Ground principes voor de inrichting van ons e-Depot?

Aan het werk op een proefveld voor suikerbieten van de Vereniging Theorie en Praktijk in Ammerzoden (RAR 3500/ 4-880)

Metadata Het RAR als beheerder van kwalitatieve erfgoeddata. Het is belangrijk om onze (oude en nieuwe) archieven te beschrijven en (met vrijwilligers) te indexeren. DIGITALISEREN. Welke nieuwe maatschappelijke en technologische ontwikkelingen hebben impact op ons digitaliseringsplan? Hoe kunnen we ons archiefbeheersysteem verder ontwikkelen, zodat het nog beter past bij onze werkwijze en de behoeften van de diverse gebruikers? BEELDBANK. Welke beeldcollecties moeten we beschrijven en digitaliseren om context aan ons archiefmateriaal toe te voegen? Welke mogelijkheden biedt een grotere digitale beeldbank? Hoe brengen we zo goed mogelijk de consequenties van relevante wet- en regelgeving in kaart om het gebruik van de collectie te vergroten?

VRIJWILLIGERS. We willen en kunnen niet zonder vrijwilligers. Ze zijn onmisbaar voor het nader ontsluiten van archieven en het invoeren van (meta)data. Hoe houden we vrijwilligers betrokken bij het RAR? Hoe bereiken we een optimale balans tussen tevreden vrijwilligers en meerwaarde van de werkzaamheden voor het RAR? Hoe krijgen we meer vrijwilligers met diversere achtergronden? ONTSLUITING ARCHIEVEN. Welke technologische innovaties kunnen we gebruiken om de archieven nog sneller en/of beter te ontsluiten? Hoe is de meerstemmigheid van de samenleving nu zichtbaar in de ontsluiting van de archieven? Hoe kunnen we algoritmes of andere vormen van technologische innovaties gebruiken om het indexeren van gegevens uit archieven te versnellen/te v­ erbeteren? Hoe gaan we om met de gevolgen van de privacywet voor archiefmateriaal dat al is ontsloten?

Echtpaar De Wit-Verbeek op de bank voor het huis op de Meent in Erichem, waarschijnlijk in 1941 (RAR 0690/2689, fotograaf: G. de Kruijff)

Gebruik van data Het RAR als facilitator bij het gebruik van data. We bewaren archieven zo goed om ze te kunnen gebruiken: voor het brede publiek en educatieve doeleinden. PUBLIEK. Diverse archiefgebruikers willen op diverse­ ­manieren en via diverse kanalen geholpen worden. Hoe helpen we op verschillende niveaus en via verschillende platforms bij archiefonderzoek? Wat is er nodig voor laagdrempelige toegang en snelle vragen aan ’de archivaris’? Hoe versterken we ons regionale historische netwerk samen met historische verenigingen?

EDUCATIE. Het RAR is een van de weinige erfgoedinstellingen in het rivierengebied met regionale dekking. Daarom zijn we een graag geziene partner bij allerlei erfgoedinitiatieven. Hoe kunnen we zowel aan deze brede vraag voldoen als onze primaire doelstelling ‘zorg voor archieven’ optimaal uitvoeren? Hoe benutten we (financiële) kansen van een bredere uitrol van educatieve activiteiten voor jong en oud? Wat zijn de consequenties van de rol als ‘spin in het erfgoedweb’ voor kennis, inrichting van de organisatie en verantwoordelijkheden naar ­landelijke, provinciale en lokale ­partners?

ONDERZOEK. Welke tools moeten we ontwikkelen om onderzoekers te helpen bij de steeds verder groeiende vragen over locatiegeschiedenis? Welke archieven willen we eerder inventariseren als gevolg van de vraag om meerstemmigheid in de samenleving? Hoe zorgen we ervoor dat de recent overgebrachte gemeentelijke ­archiefblokken snel toegankelijk zijn voor onderzoek? Wat hebben onze (digitale en­ ­fysieke) bezoekers nodig om zo zelfstandig mogelijk ­archiefonderzoek te kunnen doen?

Openbare school III op het St. Janskerkhof in Culemborg, ca. 1910 (RAR 1236/5103)

Presentatie van data Het RAR als gids in het aanbieden van data. De enorme hoeveelheid beschikbare data vraagt om de juiste presentatie om makkelijk en snel de juiste bron te kunnen vinden. DOELGROEPEN. Welke doelgroepen willen we beter bereiken met onze informatie? Wat is de optimale manier om ze aan te spreken? Hoe willen we ze archiefonderzoek laten beleven? WEBSITE. Technologische ontwikkelingen staan niet stil. Is onze website nog steeds optimaal ingericht voor de veranderende vaardigheden en het kennisniveau van onderzoekers? Hoe helpen we onze collega-ambtenaren onze website ­optimaal te gebruiken, nu ze er vaker gebruik van maken (archieven worden meer uitgeplaatst en het e-Depot wordt meer gebruikt). Welke innovaties kunnen we gebruiken om data op internet te presenteren en zo goed mogelijk aan te sluiten bij de belevingswereld en verwachtingen van internetgebruikers?

SOCIALE MEDIA. Op welke sociale platforms moeten we aanwezig zijn om onze naamsbekendheid bij het brede ­publiek te vergroten? En op welke sociale platforms om onze zichtbaarheid en het gebruik van de bronnen bij ­specifieke doelgroepen te vergroten? OPEN DATA. Wat betekent het meer of minder gebruiken van standaarden voor open data voor de data die we ­presenteren op diverse platforms (Collectie Gelderland, ­Netwerk Oorlogsbronnen, Europeana, et cetera)? Welke meerwaarde biedt Linked Data bij het beschikbaar stellen van onze archief- en collectiegegevens?

Etalage van Fotolux in Zaltbommel met twee meisjes die naar binnen kijken, 1960 (RAR 3507/889.6, fotograaf: Fotolux)

Mission statement Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is een professionele, toekomstgerichte archiefbeheerder voor het rivierengebied, die klantgerichtheid en zorgvuldigheid in de dienstverlening aan de burger en de overheid voorop heeft staan, die de meerwaarde van samenwerkingsverbanden onderkent en die op actieve wijze gebruik van de bronnen en informatie daaruit stimuleert. De kerntaken van het RAR zijn: • Het aanbieden van historische informatie en/of belevingskansen aan een zo breed mogelijk publiek op de voor hen meest geschikte manier. • Als professionele collectiebeheerder archieven en collecties verwerven, bewaren, toegankelijk maken en gebruik ervan stimuleren.

Om deze collecties op optimale wijze te beheren en ­beschikbaar te stellen, werkt het RAR volgens drie kernwaarden: • Betrouwbaar • Betrokken • Bekwaam Deze kerntaken en kernwaarden zijn bepalend voor het vormgeven van het beleid van het RAR. De ‘klanten van het RAR (zowel de aangesloten gemeenten, het waterschap, culturele en onderwijsinstellingen, als de particulieren) verwachten betrouwbare data van het RAR. En zij willen die geleverd krijgen op een manier die hen het beste uitkomt. Dat kan fysiek zijn via een onderzoek in de studiezaal, digitaal via de website, als vraag/antwoord via e-mail, twitter of in een brief, via exposities, educatieprojecten of ‘op maat’ gemaakte producten. Bij alle vormen van data die in dit beleidsplan genoemd zijn en bij al deze vragen die op antwoord wachten, is en zal er altijd één hoofduitgangspunt zijn: de mens moet in beeld blijven!

Voetbalwedstrijd Wadenoijen - Ophemert, jaren ‘80 (RAR 0670/ M 6129)

Schaatsen bij IJsvereniging Eendracht ’68 in Eldik, 1993 (RAR, 1563/20040, fotograaf: Jan Bouwhuis)

Bezoekadres: J.S. de Jongplein 3 4001 WG Tiel 0344 61 22 30 info@regionaalarchiefrivierenland.nl www.regionaalarchiefrivierenland.nl @RARivierenland @RARivierenland