RV2021-117 Krediet raadsvoorzieningen (t)huisvesting WB_gewijzigd besluit.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering Voorstelnummer Portefeuillehouder Bijlage(n)

: 30 november 2021 : 2021-117 : Servaas Stoop : Presentatie inrichting raadzaal; ambitieniveau & varianten (17 juni 2021) en Notitie inrichting vergadercentrum (2 juli 2021)

Onderwerp

: Raads- en vergadervoorzieningen (t)huisvesting

Onderwerp Kredietvoorstel raads- en vergadervoorzieningen huisvesting West Betuwe Beslispunten 1. Te kiezen voor de variant “toekomst vast” m.b.t. de AV-middelen en daarvoor benodigde technische voorziening voor de inrichting van de nieuwe raadzaal en de voorrondezalen. 2. Voor deze investering een krediet beschikbaar te stellen van € 700.000,= ten laste van de Algemene Reserve. Inleiding Bij de bespreking van de inrichting van de nieuwe raadszaal (en de voorrondezalen) in de klankbordgroep, die in het leven is geroepen door het college, is gebleken dat in het programma van eisen slechts zeer beperkt rekening is gehouden met een adequate inrichting van een modern vergadercentrum. Feitelijk is alleen rekening gehouden met de fysieke inrichting (de tafels en stoelen); over de gewenste audiovisuele-apparatuur wordt slechts richtinggevend uitspraken gedaan; de technische installatie en de eisen die daaraan worden gesteld ontbreekt helemaal. De in het totaal van het project (T)huisvesting berekende kosten voor de inrichting van de raadszaal, is daarvan ook een afgeleide: er is een bedrag van €160.000,- gereserveerd voor de inrichting van de nieuwe raadszaal.

Omdat de discussie over de keuze voor de AV-apparatuur, over de eisen die gesteld moeten en/of kunnen worden aan de technische installatie, over de toenemende eisen die de Wet open overheid (Woo) en de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) stellen aan de toegankelijkheid en openbaarheid van (overheids)informatie zo ingewikkeld werd is besloten hiervoor een aparte raadswerkgroep in te richten. Deze werkgroep heeft uiteraard ook de ervaringen met anderhalf jaar digitaal vergaderen als gevolg van de Covid-19 pandemie meegenomen. De werkgroep is een aantal keren bijeen geweest. In een tweetal bijeenkomsten is, met ondersteuning van de externe-adviseur van Epos Media, een inventarisatie gemaakt van het ambitieniveau van de gemeenteraad als het gaat om de (technische) inrichting van de raadszaal en de verbindingen met de (werk)systemen van de gemeenteraad en de griffie. Epos Media heeft op basis van de informatie die in deze bijeenkomsten is verzameld, een drietal scenario’s gemaakt. Voor de uitwerking verwijzen wij u naar de bijlagen. Op basis hiervan kan nu een keuze worden gemaakt die in een (hernieuwd) Programma van Eisen voor de raadszaal en de voorrondezalen wordt vertaald.

18 oktober 2021 Pagina 2 van 5

Besluitgeschiedenis Beoogd effect Optimaal tegemoet komen aan de openbaarheid en daarmee transparantie van de (voorbereidende) raadsvergaderingen. Het bevorderen van de efficiency, de effectiviteit en toegankelijkheid van de besluitvorming voor zowel de gemeenteraad, zijn ondersteuning, de inwoners en belangstellenden. Argumenten De te kiezen oplossing (variant) dient te voldoen aan de wetgeving, transparant te zijn, werkbaar, toekomst vast, veilig en een professionele uitstraling hebben. Met transparant wordt bedoeld dat het doorzoekbaar, vindbaar, zichtbaar, toegankelijk en is te koppelen aan het Raadsinformatie Systeem (RIS). Met werkbaar wordt bedoeld dat het AV-systeem passend is in het werkproces van de gemeente maar ook inzetbaar is voor andere toepassingen in de zaal, denk aan trouwerijen, huldigingen, presentatie- en informatieavonden van de gemeente en/of andere te organiseren evenementen. Toekomst vast wil zeggen dat het een modulair opgebouwd systeem dient te zijn, dat koppelbaar is aan het RIS, dat is uit te breiden (bijvoorbeeld voor hybride vergaderen) en gemakkelijk is te wijzigen. Kiezen voor de variant “eenvoudig” is weliswaar nu de goedkoopste oplossing maar is voor het gemeentebestuur van West Betuwe een stap terug in de tijd. De huidige voorzieningen die we gebruiken bieden ons nu al meer faciliteiten en mogelijkheden dan genoemd in deze variant.

Tevens voldoet deze variant niet aan de huidige wetgeving voor de toegankelijkheid en openbaarheid van de (overheids)informatie. Ook levert deze variant veel nawerk per vergadering op voor de griffiemedewerkers. Wij ontraden u daarom de keus voor deze variant. Blijven over de varianten “adequaat” en “toekomst vast”. De variant “adequaat” is vergelijkbaar met onze huidige voorziening met een stapje voorwaarts. Naast geluid is er ook de mogelijkheid voor beeld. Zowel in de vergaderzaal als via de livestream weet men wie er spreekt en welk agendapunt er aan de orde is. Het geautomatiseerd bijhouden van spreektijden behoort tot de mogelijkheden. Er zullen nog wel extra kosten moeten worden gemaakt voor hybride vergaderen. Ook is de mogelijkheid besproken om gebruik te maken van beide varianten om daarmee kosten te besparen. Echter gaan we daarmee voorbij aan het feit dat er dan twee koppelingen nodig zullen zijn om de beschikbaar komende informatie goed geautomatiseerd verwerkt te krijgen via ons RIS. Zoals wellicht bekend is het maken van een koppeling een dure aangelegenheid en daardoor zal de besparing niet zo groot zijn als het verschil in prijs tussen deze beide varianten. Ook zal extra inzet vanuit de griffie nodig blijven om de aangeboden informatie in het RIS goed ontsloten aan te bieden bij de 2e variant.

De 3e variant “toekomst vast” is volledig geïntegreerd in het werkproces en maakt hybride vergaderen bij beeldvormende bijeenkomsten op locatie mogelijk. Deze variant bespaart de griffie werk doordat de informatievoorziening (metadata) vanuit het systeem rechtstreeks naar het RIS gaat, de

18 oktober 2021 Pagina 3 van 5

microfoons zijn gekoppeld aan de gebruiker. De bestanden zijn daardoor direct doorzoekbaar op naam, agendapunt, onderwerp en stemming. Ook leidt deze variant tot een kostenbesparing op het RIS, doordat de metadata die door het systeem naar het RIS wordt geleid geen bewerking meer hoeft te ondergaan. Deze variant geniet dan ook de voorkeur. Kanttekeningen De varianten en de kosten die in dit raadsvoorstel en in de bijgaande notitie worden benoemd en ingeschat voor de inrichting van het vergadercentrum van West Betuwe zouden ook voor de bestaande raadzaal en voorrondezaal gemaakt moeten worden, als er geen verbouwing plaats zou hebben gevonden. Dit vooral door de eisen die de voortschrijdende wetgeving stellen. Anderzijds ook zonder verbouwing hadden we moeten nadenken over de ‘lessons learned’ van de afgelopen anderhalf jaar digitaal vergaderen. Voor de volledigheid kan nog worden vermeld dat de installaties zoals die nu zijn aangegeven, ook ten dienste staan van het multifunctionele gebruik van de vergaderzalen. Duurzaamheid Bij de inrichting van de raadzaal en de voorrondezalen zal duurzaamheid als selectiecriterium bij de aanbesteding mede worden toegepast. Financiën Onderstaand treft u een raming van de kosten aan voor de realisatie van de raadsvoorzieningen. Variant Eenvoudig Adequaat Toekomst vast

Raadzaal € 150.000,= € 250.000,= € 300.000,=

Voorrondezaal (per zaal) € 100.000,= € 150.000,= € 200.000,=

Totaal € 350.000,= € 550.000,= € 700.000,=

Hierin zijn niet opgenomen kosten voor inkoop, uitvoeringsbegeleiding, meubelaanpassingen, ICT, alsmede de jaarlijkse kosten voor service en onderhoud. Die kosten worden nog nader berekend en daarvoor zal naar dekking worden gezocht binnen de beschikbare budgetten en zo nodig via de bestuursrapportage in 2022 teruggelegd worden bij uw raad. Uitvoering Door nu voor een variant te kiezen en daarvoor de benodigde middelen beschikbaar te stellen, kan het inkoop en aanbestedingstraject parallel lopen aan de inkoop en aanbesteding voor technische voorzieningen en benodigdheden voor de rest van de (t)huisvesting. Planning De planning is erop gericht dat de hele verbouw en oplevering van zowel de raadzaal als de voorrondezalen en voorzieningen voor (raads-)vergaderingen gelijktijdig kunnen plaatsvinden. Evaluatie -

18 oktober 2021 Pagina 4 van 5

Communicatie Tussentijds zal uw raad periodiek op de hoogte worden gehouden van de voortgang.

Het Presidium, de griffier, Koen Steenbergen

de voorzitter, Jos van Maanen

18 oktober 2021 Pagina 5 van 5

Gewijzigd raadsbesluit De raad van de gemeente West Betuwe; gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, artikel 23; gelet op het Reglement van Orde, artikel 14, 22 en 34; gelet op de voorschriften uit de Wet open overheid en de WCAG; gelezen het voorstel van het Presidium van 18 oktober 2021; besluit: 1) Te kiezen voor de variant toekomst vast met betrekking tot de AV middelen en daarvoor benodigde technische voorziening voor de inrichting van de nieuwe raadszaal en 1 voorrondezaal 2) Voor deze investering een krediet beschikbaar te stellen van 400.000 euro ten laste van de Algemene Reserve 3) 100.000 euro vanuit het reeds gebudgetteerde bedrag voor AV ook hiervoor te bestemmen 4) Bestemmingsreserve voor deze 500.000 euro aanleggen Aldus besloten in de openbare vergadering Van 30 november 2021, nummer 117, de griffier, Koen Steenbergen

de voorzitter, Servaas Stoop