RV2021-056 RAR jaarstukken 2020 en begroting 2022.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering

: 24 juni 2021

Registratie nummer Voorstelnummer

: GZDGWB145715/145748 : RV2021/056

Portefeuillehouder

: Ton van Maanen

Bijlage(n)

: 1 Jaarrekening 2020 2 Begroting 2022 3 Uitgaande brief RAR 4 Memo jaarrekening inzake inwonersbijdrage

Onderwerp

: Jaarrekening 2020 en begroting 2022 Regionaal Archief Rivierenland

Onderwerp Jaarrekening 2020 en begroting 2022 Regionaal Archief Rivierenland Beslispunten 1. Voorliggende de jaarstukken 2020 geen zienswijze aan het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) kenbaar te maken 2. Voorliggende de begroting 2022 geen zienswijze aan het dagelijks bestuur van het RAR kenbaar te maken. Inleiding Het Regionaal Archief Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling die de volgende doelstellingen heeft:  Zorg voor en beheer van de in de archiefbewaarplaats aanwezige archiefbescheiden van deelnemers.  Toezicht op het beheer van archiefbescheiden door deelnemers.  Zorg voor archiefstukken van derden die zijn ondergebracht bij het RAR.  Het stimuleren van lokale en regionale geschiedbeoefening door het beheren en bewaren van collecties van relevant bronnenmateriaal. Taakgebieden van het RAR zijn dan ook de ontsluiting van papieren erfgoed, digitale ontwikkeling, inspectie en dienstverlening. Het beleidsplan 2019-2021 staat in het teken van e-depot, erfgoed, externe dienstverlening, expertise en efficiëntie. Dit beleidsplan is bij de opstelling van de begroting 2022 nog leidend voor het archiefprogramma. In de loop van 2021 zal een nieuw beleidsprogramma worden opgesteld.

De jaarrekening 2020 en de begroting 2022 van het Regionaal Archief Rivierenland is door het Dagelijks Bestuur (DB) voorlopig vastgesteld in de vergadering van 29 maart 2021. Beide financiële stukken worden vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur (AB) van 7 juli 2021. Door een zienswijze in te dienen kunt u het AB laten weten wat u van de conceptjaarrekening en conceptbegroting vindt. Het AB betrekt uw zienswijze bij het besluit om de financiële stukken vast te stellen.

12 maart 2021 Kenmerk GZDGWB145715/145748 Pagina 2 van 5

Samenvatting jaarrekening: De jaarrekening 2020 van het RAR laat een totale last van 2.650.525 euro zien. Aan baten is een bedrag van 398.819 euro gerealiseerd en een inwonersbijdrage van 2.368.583 euro. Per saldo is er sprake van een batig resultaat van 116.877 euro. Voorgesteld wordt om van deze 116.877 euro een bedrag van 51.718 euro toe te voegen aan de reserve Bedrijfsvoering voor het wegwerken van achterstanden in inventarisatie en behoud, 10.000 euro aan de reserve Bedrijfsvoering voor digitaliseringsprojecten, 15.000 euro aan de algemene reserve en 40.159 euro aan de deelnemende gemeenten uit te keren. Het incidentele voordeel voor West Betuwe bedraagt 9.043 euro. Ten aanzien van de risico’s en het weerstandsvermogen wordt opgemerkt dat de ratio tussen weerstandscapaciteit en risico’s 1,81 is. De risico’s worden dus volledig afgedekt. Ondanks dat de ratio groter is dan 1,0 wordt bij de resultaatbestemming toch voorgesteld om 15.000 euro aan de algemene reserve toe te voegen. Dit is omdat vanaf 2025 een ratio onder de 1,0 wordt verwacht zonder extra dotaties aan de algemene reserve. Bij de bepaling van de weerstandscapaciteit wordt namelijk naast de stand van de algemene reserves ook de standen van de bestemmingsreserves betrokken. Vanuit de bestemmingsreserves zullen nog onttrekkingen plaatsvinden en zullen deze reserves als gevolg daarvan dalen.

Daartoe is in het verleden besloten om de algemene reserve te doteren zodat deze uiteindelijk op het benodigde normbedrag (stand 2021) van de weerstandscapaciteit ad 211.000 euro komt en de bestemmingsreserves afgebouwd kunnen worden in lijn met de bestemming waarvoor ze gevormd zijn zonder dat dit negatieve consequenties heeft voor de weerstandscapaciteit. Bij het gereedkomen van de jaarrekening 2020 is geconstateerd dat de 1ste begrotingswijziging voor het dienstjaar 2020 gebaseerd is op de inwonersaantallen van 1-1-2018. Dat had 1-1-2019 moeten zijn. Hierop is vervolgens ook de bevoorschotting 2020 berekend. In de oorspronkelijke begroting 2020 was de inwonerbijdrage wel zoals gebruikelijk berekend op basis van het inwoneraantal van het jaar daarvoor en in de jaarrekening 2020 is dit ook zo meegenomen. Deze verschillen zullen richting de gemeenten gecorrigeerd worden. Het heeft geen invloed op de totale lasten, deze blijven ongewijzigd. Voor de gemeente West Betuwe gaat het om een positief bedrag van 3.073 euro. Samenvatting Begroting: In de Programmabegroting 2022 en in de Meerjarenraming 2023-2025 is geen nieuw beleid opgenomen. Het RAR zet dan ook vol in op digitalisering en op digitale toegankelijkheid van cultureel erfgoed. De inrichting van het e-depot en dienstverlening vormen hier een belangrijke component van. Ook voor de komende jaren.

Het RAR adviseert gemeenten op het gebied van digitale vraagstukken en draagt hiermee bij aan de gemeentelijke ontwikkelingen. De begroting 2022 van het RAR laat een totale last van 2.932.580 euro zien. In de begroting 2021 is ditzelfde bedrag (totale last) 2.756.800 euro, een stijging van 175.580 euro. Aan baten wordt een bedrag van 413.842 euro verwacht, zodat van de deelnemers een bijdrage wordt gevraagd van 2.518.738 euro. In de begroting zijn geen bezuinigingen of taakstellingen opgenomen. De begroting 2022 laat voor de gemeente West Betuwe structureel een voordeel van 1.100 euro zien. Beoogd effect Invloed en grip op de gemeenschappelijke regeling, door uw gemeenteraad uw controlerende rol uit te laten voeren.

12 maart 2021 Kenmerk GZDGWB145715/145748 Pagina 3 van 5

Argumenten 1.1 Het toevoegen van 76.718 euro aan de reserves draagt bij aan de financiering van een tweetal doelstellingen en aan het op peil houden van het weerstandsvermogen. Door het aanvullen van de reserves kunnen opgelopen achterstanden door Covid-19 in het inventariseren en behouden van archieven ingehaald worden in 2021 alsmede de bekostiging van de digitalisering van de bedrijfsvoering van het RAR. Door het aanvullen van de algemene reserve kan het weerstandsvermogen op peil gehouden worden. Het restantbedrag van het batig saldo zal worden uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten na rato van het aantal inwoners waardoor de gemeente West Betuwe en bedrag ontvangt van 9.043 euro welke ten goede komt aan het boekjaar 2021. 1.2 De jaarrekening heeft een goedkeurende accountantsverklaring gekregen door accountantskantoor FSV. Dit wil zeggen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van het vermogen van het RAR per 31 december 2020 en het resultaat over 2020. Voor de rechtmatigheid is door de accountant tevens een goedkeurend oordeel gegeven.

2.1 Het RAR voldoet bij het opstellen van haar begroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025 aan de uitgangspunten van de kaderbrief Programmabegroting 2022 van Regio Rivierenland, betreffende:  Een stijging in formatie- en salariskosten van 3% per jaar  Een stijging van de kosten van de budgetten van 1,4% per jaar.  De indexering van de kosten waardoor de inwonerbijdrage stijgt van 10,80 euro (2021) naar 10,99 euro (2022). De bijdrage voor 2022 voor gemeente West Betuwe komt uit op een bedrag van 566,154 euro. Kanttekeningen Niet van toepassing Financiën Jaarrekening 2020 Wat is begroot voor West Betuwe € 537.903

Wat is bevoorschot aan West Betuwe

Wat is het resultaat voor West Betuwe

€ 533.403

€ 524.360.

Wat is het verschil voor West Betuwe € 9.043

Het voordelig resultaat van de jaarrekening 2020 zal, na vaststelling door het algemeen bestuur van BSR, meegenomen worden in de tweede bestuursrapportage 2021. Begroting 2022

Wat hebben we nu geraamd Wat wordt geraamd voor West Betuwe Wat wordt er meer gevraagd Ten laste van stelpost prijsstijgingen Financieel effect voor West Betuwe

2022 € 547.003 € 566.154 - € 19.151 € 20.251 € 1.100

2023 € 547.003 € 566.154 - € 19.151 € 20.251 € 1.100

2024 € 547.003 € 566.154 - € 19.151 € 20.251 € 1.100

2025 € 547.003 € 566.154 - € 19.151 € 20.251 € 1.100

12 maart 2021 Kenmerk GZDGWB145715/145748 Pagina 4 van 5

De financiële gevolgen van de begroting 2022 zullen, na vaststelling door het algemeen bestuur van het RAR, meegenomen worden in onze begroting 2022. Communicatie Wanneer u instemt met de bijgevoegde conceptbrief, wordt uw besluit kenbaar gemaakt aan het dagelijks bestuur. Uitvoering/Planning Na besluitvorming door uw gemeenteraad zal een brief naar het dagelijks bestuur van het RAR worden gezonden. De reacties van de verschillende gemeenten worden tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur op 7 juli 2021 besproken. Evaluatie Terugkoppeling van de besluitvorming op de jaarstukken en concept Begroting wordt via de kwartaalrapportage verbonden partijen aan uw gemeenteraad teruggekoppeld. Risicoparagraaf Risico omschrijving

Soort risico

Kans

Effect

Beheersingsmaatregel

Algemeen Bestuur gaat niet akkoord met de jaarrekening en de begroting

Bestuurlijk

Laag

Vertraging besluitvorming financiële stukken waardoor de deadline niet gehaald wordt

Conceptstukken helder en accuraat ter beschikking stellen aan het Algemeen Bestuur

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe De secretaris, Karen Coesmans

de burgemeester, Servaas Stoop

12 maart 2021 Kenmerk GZDGWB145715/145748 Pagina 5 van 5

Raadsbesluit De raad van de gemeente West Betuwe; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 4 mei 2021; Gelet op artikel 34b en 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; besluit: 1. Voorliggende de jaarstukken 2020 geen zienswijze aan het dagelijks bestuur van het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) kenbaar te maken. 2. Voorliggende de begroting 2022 geen zienswijze aan het dagelijks bestuur van het RAR kenbaar te maken. Aldus besloten in de openbare vergadering van 24 juni 2021, nummer 2021/056, de griffier, Hans van der Graaff

de voorzitter, Servaas Stoop