RV2021-056 Bijlage 1 Jaarverslag en Jaarrekening RAR 2020.pdf

T* 1it1EM W

W1211e 1~ m 1-91,

Regionaal Archief 7

Regionaal Archief Rivierenland J.S. de Jongplein 3 4001 WG Tiel Telefoon: 0344 -612 230 E-mail: info(regionaalarchiefrivierenland nl

DOR WAARMERK J VERKLARING D.D.

05

12O21

FSV

ACCOUNTANTS+ ADVISEURS

JAARVERSLAG & JAARREKENING 2020 Het Algemeen Bestuur; Gelet op: - artikel 24 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland, besluit: 1. het jaarverslag en jaarrekening 2020 in concept vast te stellen en 2. voor te leggen aan het Algemeen Bestuur en de deelnemende gemeenten; 3. met inachtneming hiervan het positief resultaat 2020 van € 116.877,-- als volgt te bestemmen:  een bedrag van € 51.718 toe te voegen aan de reserve bedrijfsvoering ten behoeve van de inzet in 2021 voor de achterstand ten aanzien inventarisatie en behoud ontstaan door Covid 19;  een bedrag van € 10.000 toe te voegen aan de reserve bedrijfsvoering/digitalisering om deze op peil te houden gezien de toenemende digitalisering;  een bedrag van € 15.000 toe te voegen aan de algemene reserve waardoor versneld (vanaf ultimo 2025) tegemoet gekomen wordt aan de eis die gesteld is met betrekking tot het weerstandsvermogen;  een bedrag van € 40.159 totaal ofwel € 0,18 per inwoner uit te keren aan de deelnemende gemeenten na rato van het aantal inwoners overeenkomstig de opstelling van de begroting 2020:

Buren Culemborg Maasdriel Neder Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel

Inwoners

Teruggave

26.578 28.544 24.703 24.039 41.995 50.661 28.441

4.745 5.096 4.410 4.291 7.497 9.043 5.077 ---------40.159

Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 7 juli 2021. De secretaris,

De voorzitter,

2

INHOUDSOPGAVE INLEIDING LEESWIJZER KADERS DEELNEMENDE GEMEENTEN SAMENSTELLING BESTUUR JAARVERSLAG 2020 1. PROGRAMMAVERANTWOORDING PROGRAMMA ARCHIEFBELEID 1.1. 1.1.1. Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland 1.1.2. Realisatie archiefprogramma 1.1.3. Wat heeft het in 2020 gekost? ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN EN ONVOORZIEN 1.2. OVERZICHT VAN DE KOSTEN VAN OVERHEAD 1.3. VENNOOTSCHAPSBELASTING 1.4. WET NORMERING BEZOLDIGING TOPFUNCTIONARISSEN 1.5. (SEMI)PUBLIEKE SECTOR (WNT) OVERIGE VERPLICHTE TOELICHTING 1.6. CONTROLEVERKLARING 1.7. 2. PARAGRAFEN WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING 2.1. ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN 2.2. FINANCIERING 2.3. BEDRIJFSVOERING 2.4. JAARREKENING 2020 3. OVERZICHT VAN BATEN & LASTEN 2020 TOELICHTING BATEN EN LASTEN OVER 2020 3.1. 4. BALANS PER 31 DECEMBER 2020 TOELICHTING BALANS 31 DECEMBER 2020 4.1. 4.1.1. Vaste activa 4.1.2. Vlottende activa 4.1.3. Vaste passiva 4.1.4. Vlottende passiva GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING 4.2. BIJLAGEN BIJLAGE 1: Overzicht gerealiseerde overhead 2020 BIJLAGE 2: Staat van geldleningen BIJLAGE 3: Controleverklaring BIJLAGE 4: Format voor de jaarrekening van de deelnemende gemeenten

VOOR4A ARMERK BIJ VERKLARING D.D.

05 P4RI 2021

FSV

ACCOUNTANTS ADVISEURS

Inleiding Voor u ligt het jaarverslag en de jaarrekening 2020 van het Regionaal Archief Rivierenland. Deze jaarstukken hebben dezelfde vorm als het voorgaande jaar. In 2020 hebben zich geen wijzigingen voorgedaan als gevolg van de gewijzigde regelgeving voor gemeenschappelijke regelingen. In het verslagjaar 2020 heeft wel een begrotingswijziging plaatsgevonden. De effecten van de toetreding van de gemeente Lingewaal tot West Betuwe en de opname van de reguliere kosten met betrekking tot arbeid en gezondheid zijn in de 1e begrotingswijzing en daarmee ook in het jaarverslag en de jaarrekening verwerkt.

LEESWIJZER Hoofdstuk 1 omvat het Jaarverslag 2020, onderbouwd met relevante financiële informatie. Daarmee wordt verantwoording afgelegd over het uitgevoerde Programma Archiefbeleid 2020, zoals vastgesteld in de begroting 2020. Daarbij wordt uitgebreid toegelicht: 1) wat doelstellingen zijn, 2) wat er is gerealiseerd en 3) wat de kosten daarvan waren. Daarbij komen alle taakgebieden van het Regionaal Archief Rivierenland aan de orde. Vervolgens beschrijven wij in hoofdstuk 2 de relevante verplichte paragrafen: Weerstandsvermogen en risicobeheersing, Onderhoud kapitaalgoederen, Financiering en Bedrijfsvoering. Hoofdstuk 3 en 4 omvatten de Jaarrekening 2020. Daarin zijn het overzicht van Baten & Lasten over 2020, de Balans per 31 december 2020 en de toelichtingen opgenomen. KADERS Beleidskader Het jaarverslag en de jaarrekening zijn opgesteld op basis van: de begroting van het Regionaal Archief Rivierenland 2020; de geldende wet- en regelgeving waaronder de Gemeentewet (GW) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland; de BTW wetgeving. -

-

-

-

T4_ hi I k:t

OOR WAARMERK D 11 VERKLARING D.D.

O5RJ2O21

FSV

-

ACCOUNTANTSt ADVISEURS

DEELNEMENDE GEMEENTEN De deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland per 1 januari 2020 zijn: Buren, Culemborg, Geldermalsen, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel. SAMENSTELLING BESTUUR Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland bestaat op 31 december 2020 uit: Dagelijks Bestuur J. de Boer A. van Maanen H. van Kooten E. Kok-Majewska

gemeente Buren, voorzitter gemeente West Betuwe, vice-voorzitter gemeente Maasdriel directeur/streekarchivaris, secretaris

Algemeen bestuur J. de Boer A. van Maanen H. van Kooten M.A. Klein F. Groen Mevr. M. Wichgers C.A. H. Zondag E. Kok-Majewska

gemeente Buren, voorzitter gemeente West Betuwe gemeente Maasdriel gemeente Neder-Betuwe gemeente Tiel gemeente Culemborg gemeente Zaltbommel directeur/streekarchivaris, secretaris

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

ái 2021 FSV

05

ACCOUNTANTS+ ADVISEURS

Jaarverslag 2020

In dit deel: • Hoofdstuk 1: Programmaverantwoording • Hoofdstuk 2: Paragrafen

VOOR WAARMERK EIJ ':ERKLARING D.D.

t) 5 MAART 2021 . ,

F-SV

AC QLJNTANTS# ADVISEURS

1 PROGRAMMAVERANTWOORDING 1.1

Programma Archiefbeleid

Het Besluit Begroting en Verantwoording geeft aan dat verslag wordt gedaan van de bereikte resultaten, alsmede de wijze waarop dit is gebeurd en er is een verantwoording van de baten en lasten opgenomen. Doelstellingen en missie Realisatie programma Wat heeft het gekost? 1.1.1 Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland Doelstellingen Art. 3 GR RAR: Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers. b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht. c) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend. d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

Missie Het Regionaal Archief Rivierenland is een professionele, toekomstgerichte archiefdienstverlener voor het Rivierengebied, die klantgerichtheid en zorgvuldigheid in de dienstverlening aan de burger en de overheid voorop heeft staan, die de meerwaarde van samenwerkingsverbanden onderkent en die op actieve wijze gebruik van bronnen en informatie daaruit stimuleert. De kerntaken van het RAR zijn: Het aanbieden van historische informatie en/of belevingskansen aan een zo breed mogelijk publiek op de voor hen meest geschikte manier. Als professionele collectiebeheerder archieven en collecties verwerven, bewaren, toegankelijk maken en gebruik ervan stimuleren. Om deze collecties op optimale wijze te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het RAR volgens drie kernwaarden: Betrouwbaar, Betrokken en Bekwaam.

-

-

1.1.2 Realisatie archiefprogramma Het RAR loopt al enkele jaren voorop in het Nederlandse landschap van regionale archiefdiensten. Het RAR is ook de enige zelfstandige archiefdienst in Nederland die een vervangingsbesluit heeft (eigen dienstarchief vervangen door digitaal). Het kwaliteitsniveau van de ruim 25 medewerkers van het RAR is goed. Bovendien wordt er jaarlijks door het RAR geïnvesteerd in het bijhouden, verdiepen en verbeteren van de kennis, met name op digitaal gebied. VOOR WAARMERK EIJ VERKLARING D.D.

5T 2021

FSV

ACCOUNTANrS. .APVISELJRS

Het RAR biedt brede dienstverlening aan, waarvan de burgers de vruchten plukken: Professioneel archiefbeheer Studiezaaldienstverlening Uitstekende depotfaciliteiten Inspectie Advisering, kennisoverdracht en begeleiding bij procesverbetering, e-Depot, TMLO, WHO, WOO, webarchivering. Digitale dienstverlening, beeldbank en SOD (Scanning on Demand) Educatieprogramma's en tentoonstellingen Promotie van de regionale historie op internet (o.a. via Google Grants programma, You Tube en social media) en in de (landelijke)media Vergaderfaciliteiten voor overheden en gelieerde organisaties Extra projecten en ondersteuning -

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Om het beleid te kunnen opstellen en uitvoeren is de organisatie van het Regionaal Archief Rivierenland ingedeeld in de volgende taakgebieden: 1. 2. 3. 4.

Ontsluiting papieren erfgoed Digitale ontwikkeling Inspectie Dienstverlening

Taakgebieden

Hoofdprocessen

Beleidsplan 2019-2021

Gemeenschappelijke Regeling RAR, artikel 3

1.

Ontsluiting papieren

Verwerven

erfgoed

Bewerken

Ontsluiting

Inventariseren

• • •

Beheer Zorg en beheer Stimuleren regionale geschiedbeoefening

Conserveren

•

Acquisitie

Aanleggen, beheer en bewaren van relevante bronmateriaal

2.

Digitale ontwikkeling

Digitaliseren en

Digitalisering Collectie

•

Adviseren

E-depot

•

Zorg en beheer

•

Stimuleren regionale

Beheer

geschiedbeoefening 3.

Inspectie

4.

Dienstverlening

Inspecteren

Inspectie

Gebruiken

Erfgoedgebruik

Leren en beleven

•

Toezicht op het beheer

•

Stimuleren regionale

geschiedbeoefening

Tabel 1 Beleidsuitgangspunten

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D. 05 ÜRT 2021

FSV

ACCOUNTANTS ADVISEURS

Resultaten per taakgebied voor 2020 1. Ontsluiting Papieren Erfgoed Onder dit cluster valt zowel de verwerving, de materiële verzorging, archief- en collectiebeheer als het systematisch beschrijven van de historische bronnen. Dit om ervoor te zorgen dat ze publiekelijk beschikbaar zijn en de documenten voor minimaal 100 jaar gegarandeerd behouden blijven. Qua materiële verzorging zijn de volgende producten en prioriteiten in 2020 gerealiseerd: • Preventie en controle • Verpakken en conserveren • Schade-inventarisatie • Restauratie-uitvoering en -begeleiding In 2020 is 126 meter archiefmateriaal herverpakt voor duurzame opslag en van nieuwe etiketten voorzien. Daarnaast zijn er vele meters herverpakt tijdens (her)inventarisatie. Van 30 meter archief is de materiële staat en de eventuele schade in kaart gebracht door het uitvoeren van schadeinventarisaties. Van de archieven met schade werd bijna 18 meter geconserveerd en gerestaureerd; dat zijn zo'n 670 inventarisnummers.

/

Liefdu s trooie mild J»ar bloeman1

j

-

•

1

Op uw 'ffcn levenapad, en gezondheid blijva Mee >p aard iw leveneehat. Uw Teegengenr...... Vo'uep

L. Door papiervisjes aangevreten aanzichtkaart uit het archief van RKVarik

Qua archiefontsluiting zijn de volgende producten in 2020 gerealiseerd: • 66 strekkende meters archief is voorzien van primaire ontsluiting. Daarnaast zijn in 2020 9 archieven zonder enige vorm van toegang (nultoegangen) ontsloten, waarmee in totaal nu 112 van de 196 nultoegangen zijn weggewerkt. Voorbeelden van (verbeterde)inventarisaties zijn: o Gemeentebestuur Buren 1946-1977, 1978-1993 o Hervormde gemeente Zoelen o Gemeentebestuur Culemborg 1811-1930 o Zangvereniging de Korenbloem te Culemborg o Politievergunningen Tiel o Bouwvergunningen Tiel o Stichting Onderwijs Woonwagencentrum Gelders Rivierengebied o Dorpspolder Hellouw o Technische dienst Neerijnen o Gemeentebesturen Varik, Beesd, Ophemert, Deil, Asperen, Herwijnen, Heukelum o St. Maarten Cantorij te Zaltbommel De bibliotheek en documentatiecollecties zijn verder geschoond en ontdubbeld en nieuwe aanwinsten zijn verwerkt. In totaal zijn ca 1600 bibliotheek en 4350 Atlas objecten ingevoerd/verwerkt. Tijdschriften zijn verder ontsloten op artikelniveau. In 2020 hadden we 38 vrijwilligers. Er zijn meer en vaker vrijwilligers ingezet (secundaire ontsluiting). Mede dankzij vrijwilligers zijn in 2020 ca. 214.000 namen uit diverse registers van rechterlijke archieven en doop-, trouw- en begraafboeken geïndexeerd. Ook zijn circa 400 charters etc. getranscribeerd binnen de beschikbare transcriptiemodule.

Deze werkzaamheden zijn enkel mogelijk door de intensieve vrijwilligersbegeleiding. VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

O5Rr 2021

FSV

ACCOUNTAft.':

Af WSEURS

Sinds januari 2019 wordt het aantal (nieuw of verbeterd) ontsloten bouwvergunningen bijgehouden. In 2020 zijn meer dan 16.500 bouwvergunningen van diverse gemeenten ontsloten, waarvan 7800 nieuwe beschrijvingen. Er is hard gewerkt aan het beter doorzoekbaar maken van de Politievergunningen van Tiel over de periode 1912-1945. Hierin zit een behoorlijk aantal bouwdossiers, onder meer van de voor de Tielse geschiedenis belangrijke fabrieken (Daalderop, Glucose- en Caramelfabriek e.a.). Deze worden vervolgens als bouwdossier beschreven waardoor ze doorzoekbaar worden in de database bouwvergunningen. De beschrijving van 4195 politievergunningen werd aldus verbeterd. De aanpassing van de beschrijving in het systeem werd in 2020 afgerond, een deel van de fysieke aanpassing moet in 2021 nog plaatsvinden. De straatnaamgeschiedenis van Culemborg, verwerkt in toegang 5000, werd vrijwel afgerond. Dit jaar werd ook een deel van de straatnaamgeschiedenis van Beesd toegevoegd. De omnummeringslijst van wijknummers naar straatgewijze huisnummers in Culemborg in 1920 werd afgerond en met een toelichting over de geschiedenis van de huisnummering online geplaatst Er zijn diverse (aanvullingen van) archieven, collecties en Atlas-objecten verworven en/of overgebracht. In totaal is het totale bestand met 557 meter gegroeid.

Hoewel het mooie uitkomsten zijn, moet er helaas gezegd worden dat de verplicht thuiswerk situatie rondom de Corona maatregelen grote gevolgen heeft gehad op bovenstaande resultaten. Vooral het inventariseren en de materiele verzorging hebben achterstanden opgelopen, omdat er nu eenmaal niet met de archieven thuis gewerkt mag worden. Ook het werk van vrijwilligers werd anders vormgegeven en deels helaas on-hold gezet. Voormalige gemeente Lingewaal Medio 2019 zijn officieel de archieven van de voormalige gemeente Lingewaal overgebracht naar het RAR als onderdeel van de per 01.01.2019 heringedeelde gemeente West Betuwe. Dat bracht ook het nodige archiefwerk met zich mee, met name inlopen van de achterstanden in inventariseren, indexeren, digitaliseren en (digitaal) beschikbaar stellen. Werk dat in 2019 is begonnen en in jaren daarna vervolg gaat krijgen. In 2020 zijn circa 80.000 namen uit de Burgerlijk stand en bevolkingsregisters van de voormalige gemeente Lingewaal geïndexeerd en ook de notulen van het stadsbestuur en de gemeenteraad zijn gedigitaliseerd: 4 meter en 23.000 opnamen. Ook zijn de oudste stadsresoluties van Asperen 1617-1794 gescand. Alles is nu online raadpleegbaar.

2. Digitale ontwikkeling Onder dit taakgebied valt zowel digitalisering als advisering. Digitalisering omvat alle werkzaamheden die nodig zijn om de bronnen digitaal op de juiste wijze permanent beschikbaar te maken. Advisering heeft tot doel te ondersteunen bij de verbetering van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer bij de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied digitale ontwikkeling in 2020 gerealiseerd: In 2020 is er met twee Bommelerwaardse gemeenten begonnen met het implementeren van het e-depot en het inrichten van een digitale werkplaats voor de vooropname van over te brengen digitale bestanden. Dat aan de hand van het gebruikte systeem Verseon. Het project zal in 2021 afgerond worden.

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

05

2021

FSV

ACCOUNTANTS+ ADVISEURS

10

• •

• o

In het kader van AVG werd er gewerkt om de archieven met terugwerkende kracht door te nemen en de openbaarheid indien nodig aan te passen Er is begonnen met de Coronacollectie, die het beeld van ons Rivierenlandse gemeenschap in de crisis tijd uit moet beelden. Het Regionaal Archief Rivierenland heeft ook in 2020 vol ingezet op verdere digitalisering: digitale archivering (e-Depot), digitale dienstverlening (website), digitale zichtbaarheid (via app en social media) en digitalisering papieren erfgoed, voornamelijk via scanning on demand. In januari zijn twee nieuwe digitaliseringunits in gebruik genomen. Intern kunnen daarmee archivalia tot A3 met een dikte van ca. 10 cm. gedigitaliseerd worden.

•

Eind 2019 is ook een nieuwe dubbelzijdige A3 doorvoerscanner besteld ter vervanging van de 10 jaar oude unit.

•

Helaas hebben onze zeven trouwe vrijwilligers die helpen bij digitalisering door de coronamaatregelen in 2020 maar een paar maanden kunnen helpen.

•

Er zijn diverse adviezen uitgebracht: aan Aquon over het inrichten van de wettelijke verantwoorde archieffunctie, o aan Waterschap Rivierenland over de kwaliteit van archiefmateriaal in een aantal o • •

•

WSRL-systemen aan BWB over mapping van RMA (record management applicatie) aan diverse gemeenten en GR en over bijvoorbeeld AVG beleid en allerlei lopende

zaken over acquisitie van digitaal particulier materiaal • De conservering en digitalisering van het gehele archief van Maatschappij De Betuwe (Flipje), in het kader van de toegekende Metamorfoze subsidie ligt ondanks de corona nog op schema. De conservering en verpakking van totaal 30 meter is afgerond. GMS gaat in 2021 beginnen met de digitalisering van de ca. 30 meter archief.

o

In oktober zijn we gestart met het project om op het internet platform Vele Handen met behulp van vrijwilligers alle repertoria (indexen) van notarissen op alle opgestelde akten in ons werkgebied te ontsluiten. De eerste stappen zijn gezeten er is iemand tijdelijk aangenomen om actief als begeleider alle vrijwilligers op het platform te ondersteunen. Eind 2020 waren al 130 vrijwilligers actief. Het streven is 200 vrijwilligers die helpen met de invoer van gegevens.

•

In oktober 2020 is gestart met de service voor Digitalisering op Verzoek voor particulieren. Het RAR kan een beperkte service verlenen. Daar was direct animo voor. Verscherpte maatregelen rondom de coronabestrijding maakte het noodzakelijk om de service medio december tijdelijk te stoppen.

•

In 2020 is een projectplan opgesteld voor de aanpak van het dienstarchief van het RAR, waaronder de digitalisering van de beheerdossiers van de archieven (moederdossiers) en de dossiers betreffende de bouw van het huidige onderkomen aan J.S. de Jongplein 3. Uitvoering

o

zal starten in 2021. Het RAR heeft voor de gemeente Buren de akten van de Burgerlijke Stand uit de periode 1913

-

1998 gedigitaliseerd: 14.745 opnamen. Een zelfde project staat in 2021 op stapel voor de gemeente West Betuwe. o o

Het RAR heeft voor het Bedrijvenpark Medel 72 dossiers gedigitaliseerd. Op basis van uitgangspunten die het RAR heeft vastgesteld voor digitalisering is gestaag verder gegaan met de digitalisering van de 'kerncollectie'. In 2020 zijn met de nieuwe units iets meer dan 300.000 opnamen gemaakt, waaronder: o

Alle bouwdossiers van Bommelerwaardse gemeenten tot en met 1955

o

De stadsrekeningen voor 1811 van Buren en Culemborg

•

De gemeenteverslagen over de periode 1851-1935

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

05 ItART 2021

FSV

11

ACCOUNTANTS. ADVISEURS

o

Door extern bedrijf GMS zijn 90.000 opnamen gemaakt van 1625 opgevraagde dossiers in het kader van de Digitalisering-op-Verzoek service voor de gemeenten die deelnemen aan het RAR.

•

Door GMS zijn de stadsrekeningen van Tiel tot 1810 gedigitaliseerd (bijna 9.000 opnamen)

•

Jansen Film & Audioservices heeft 100 spoelen uit de Audio-Visuele collectie van het RAR gedigitaliseerd. Daarmee is nu bijna de gehele AV-collectie gedigitaliseerd. De films komen in de loop van 2021 beschikbaar voor zover auteursrecht dat toelaat. Deze flinke klus was mogelijk dankzij een bijdrage van de Stichting Vrienden van het RAR.

•

II

Het RAR stelt haar gedigitaliseerde bestanden voor zover mogelijk als Open Data beschikbaar. Verder werkt de dienst mee aan de platforms: •

Collectie Gelderland (beeldmateriaal)

• Netwerk Oorlogsbronnen • Archives Portal Europe e

Het RAR heeft aan diverse initiatieven beelden ter beschikking gesteld, met name ten behoeve van publicaties. Eerste lezing tijdens Corona-maatregelen

3. Inspectie Onder dit taakgebied valt toezicht en inspectie. Inspectie en toezicht heeft tot doel de toetsing van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer aan wettelijke eisen en de veiligstelling van in de toekomst over te dragen wettelijk te bewaren archiefbescheiden. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied inspectie in 2020 gerealiseerd: Inspecties en jaargesprekken zijn uitgevoerd bij alle 8 aangesloten gemeenten, en een deel van de gemeenschappelijke regelingen (Werkzaak, Regio Rivierenland, ODR, AVRI en BSR), en het Waterschap Rivierenland. • Het invulling geven aan SIO (Strategisch Informatie Overleg) van de gemeenten is een aandachtpunt voor de komende jaren • Vernietigingslijsten zijn beoordeeld. • De dienstverleningsovereenkomst met het Waterschap Rivierenland werd voortgezet. Inspectiebezoeken, inclusief jaarlijkse inspectierapporten, werden uitgevoerd • •

Er is een verwerkingsregister AVG voor het RAR ontwikkeld Archiefblokken van gemeenten Buren, Culemborg en Neder-Betuwe zijn overgebracht

•

Het ORA (Oud Rechterlijk Archief) Tuil is wettelijk overgebracht van het Gelders Archief naar het RAR (vervreemding) Voorbereidingen en audits vervanging zijn uitgevoerd.

•

4. Dienstverlening en educatie Onder dit taakgebied vallen de dienstverlening aan het publiek (studiezaal, beeldbank, SOD en online diensten). Daarnaast omvat dit taakgebied het organiseren van educatieve activiteiten, tentoonstellingen en in samenwerking met partners het erfgoed onder de aandacht brengen.

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

05

RT 2021

ACCOL/NTANrs+ ADVISEURS

12

De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied dienstverlening in 2020 gerealiseerd: De landelijke tweejaarlijkse Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven heeft ons een mooie 7,9 opgeleverd (vorige keer 7,8). Studiezaal: begeleiding van onderzoekers live en online gedurende 4 werkdagen per week, mits niet verplicht gesloten of beperkt. De sluitingen en beperkingen wegens corona: sluiting 13.0312.05 en 05.11-31.12, beperkte openstelling 12.05-05.11 • Ingezet op sociaal media. Bereik op alle kanalen (twitter, Facebook, You Tube) vergroot. •

Ook in 2020 hebben de middelbare scholieren hun maatschappelijke stage kunnen doen bij het RAR. Twee leerlingen vanuit KWC Culemborg en Lingecollege Tiel hebben ons in totaal 40 uur geholpen met verschillende werkzaamheden.

•

Op educatiegebied zijn door middel van analoge lesprogramma's totaal 162 leerlingen van primair onderwijs, 240 leerlingen van middelbaar onderwijs bereikt. Een kleiner aantal dan 2019 door Coronasluiting (maar wel hoger dan 2017 en 2018)

•

Deels van de bestaande lessen zijn omgezet naar digitale lessen, om zo in te spelen op de vraag vanuit primair(thuis)onderwijs: Familie Van Boort Zaltbommel, Oorlogscodes, Je straat in het archief (Tiel), Je straat in het archief (Buren), Joden in Tiel, Vanitas, Portret. Deze lessen zijn in totaal 236 keer gedownload. O.a. zijn de volgende programma's uitgevoerd: maatschappelijke stages, Oorlogcodes, Valse Papieren, Flipje en zijn reclamevriendjes, Weeshuis Tiel, Carrousel WOII, Kunst en cultuurroutes, en Markante vrouwen uit de Betuwe.

111 -

-'*

—1

--.- ''-'.

Paulien Cornellissen onderzoek bij het RAR

•

Omdat er geen rondleidingen en tentoonstellingen van stukken gegeven konden worden werd in plaats daarvan besloten om de stukken digitaal naar de geïnteresseerden te brengen middels laagdrempelige vlogs. Er zijn 12 vlogs gemaakt met uiteenlopende onderwerpen, die zo veel mogelijk op de actualiteit aanhaken: wolven, heksen, Fiep Westendorp, Movember, fotografie, paardenmarkt, winters, Bevrijding, onderduikers, Vaderdag, leermonumenten en nieuwjaarswensen.

o

In het kader van de Maand van de geschiedenis met het thema Oost West is als onderdeel van Erfgoed Festival Gelderland samen gewerkt met Flipje en Streekmuseum Tiel. Opzet was "Artist in Residence" die geïnspireerd door lokale bronnen een kunstzinnige uiting gaat geven

o

aan zijn/haar inspiratie. Het RAR mocht de schrijfster Paulien Cornelissen ontvangen. Dit resulteerde in boekje : 'De inspecteur en de gouden kersenpit' en in een vergulde kersenpit door Paulien verstopt op een onbekende plek in een van de 8 depots. De Mystery Game was het online alternatief voor de Nacht van het Archief. Deelnemers moesten aan de hand van archiefstukken rampen uit het verleden onderzoeken om te ontdekken welke ramp er nu bij het RAR dreigt. Bijna 400 mensen hebben de Mystery game bekeken, 30 mensen hebben het laatste filmpje gekeken en hebben de gam gespeeld. De reacties die we kregen waren heel positief. Overleggen met historische verenigingen uit de regio gevoerd (spil en

D.D.

05 MRÏ 2021 13 »CCO'JNTANTS+ ADV(SEUFS

o

Programma Met Rijn de Reus is gelanceerd: een spannende, gratis smartphone-speurtocht voor scholieren en particulieren, die via de app izi-travel gevolgd kan worden. Voorlopig twee routes uitgewerkt: Tiel en Zaltbommel, in 2021 in het kader van erfgoedpact worden meerdere plaatsten uitgewerkt. In 2020 is gewerkt aan de nieuwe Cultuur en Erfgoedpact 21/23 van de Provincie. In 2021 is gebleken dat alle bij het RAR aangesloten gemeenten mee gaan doen aan dit pact met mooie kansen om ons lokale erfgoed in het brede netwerk van culturele instellingen bekend te maken.

5. COVID-19 Algemeen de consequenties van Corona maatregelen voor archiefprogramma bij het Regionaal Archief Rivierenland Inhoudelijk: Door het gehoor te geven aan het oproep om massaal thuis te werken, heeft het RAR haar werkplannen anders moeten inrichten. Zo zijn een aantal digitaliseringstrajecten naar voren gehaald, om het thuiswerken beter te faciliteren, maar ook om onze bezoekers een optie te bieden ipv een bezoek aan de studiezaal. Tevens is bijvoorbeeld versneld de Scanning on Demand service voor particulieren uitgerold. Helaas moest dit tijdens de tweede golf alweer beperkt worden, door minder personeel op kantoor. Van de andere kant hebben we wel aanzienlijke achterstanden opgelopen op het gebied van materiele verzorging en inventarisatie. De archieven mogen nou eenmaal niet naar huis meegenomen worden ter bewerking. Hopelijk kunnen we de middelen die daarvoor beschikbaar waren naar 2021 mee nemen en het werk alsnog in halen. Een en ander is verder in dit financiële jaarverslag toegelicht. Ook de doorontwikkeling van het e-depot (casus Bommelerwaard) heeft enige vertraging opgelopen.

Financieel: In het verslagjaar 2020 hebben zich geen incidentele baten en lasten voorgedaan, anders dan de kosten inzake Corona. Het voornemen is om deze kosten op te nemen onder de post onvoorzien voor zover als het budget hiertoe reikt. Het relatief geringe restant is verwerkt onder de reguliere lasten. Een aantal posten is onder besteed (te denken valt aan bijvoorbeeld opleidingsbudget, reiskosten en uitgaven tbv vrijwilligers), maar er zijn ook minder inkomsten gegenereerd (te denken valt aan educatie inkomsten en geringe inkomsten uit zaalboekingen). Al met al zijn hierdoor geen overschrijdingen ontstaan, zoals verder uitgewerkt.

Covid-19: Met betrekking tot de huidige Covid-19 crisis is het RAR begonnen met een notitie voor het opzetten van een coronacollectie. Provincie Gelderland: Van de Provincie Gelderland in het kader van het Interbestuurlijk toezicht bij de toezending van de vastgestelde jaarrekening 2019 en begroting 2021 kwam de volgende opmerking: COVID-19 We merken dat de door u vastgestelde en door ons beoordeelde begroting redelijkerwijsnog geen rekening heeft gehouden met de mogelijke lange(re) termijneffecten van de COVID-19 pandemie. Wij raden u aan om deze effecten zo goed mogelijk in beeld te brengen en uw begroting 2021 en de meerjarenraming zo nodig bij te stellen. Zoals boven al vermeld zodra er meer duidelijk -

wordt.

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARiNG D.D.

05 MMRI 2021

FSV

ACCOUNTANTS+ ADVISEURS

14

1.1.3 Wat heeft het in 2020 gekost? Hieronder is de programmaverantwoording 2020 in euro's weergegeven. Het volledige overzicht van de Baten en Lasten over 2020 is opgenomen in hoofdstuk 3. Baten en lasten over 2020

Rekening 2020 Omschrijving programma Programma Archiefbeleid Totaal programma's Algemene dekkingsmiddelen Overhead HeflingVPB Onvoorzien Geraamde totaal saldo van baten en lasten

Lasteni 1 2.394.1501 1 2.394.1501

Baten 1

1 Saldol

Begroting 2020 Lasten 1

198.819 -2.195.3311 2.441.1891 198.819 -2.195.3311 2.441.1891

1 Saldol

Rekening 2019 Lasten 1

Bateni

Saldo

149.242 -2.291.9471 2.289.0771 149.242 -2.291. 471 2.289.0771

187.909 187.909

-2.101.168 -2.101.168

Baten1

0

2.568.583

2.568.583

0

2.568.047

2.568.047

0

2.469.149

2.469.149

251.274

0

-251.274

271.000

0

-271.000

230.039

0

-230.039

0

0

0

0

0

0

0

0

0

5.100 2.650.525

0 2.767.402

-5.100 116.877

5.100 2.717.289

0 2.717.289

-5.100 01

523 2.519.639

0 2.657.058

-523 137.419

Over 2020 resteert er een positief saldo van € 116.877,-- ten opzichte van de begroting 2020. Dit betekent dat de realisatie van het programma archiefbeleid binnen de gestelde middelen is uitgevoerd. In het op dit concept jaarverslag betrekking hebbende besluit is een voorstel opgenomen tot bestemming van dit resultaat.

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D. 05 ál 2021

FSV

is

ACCOUNTANTSI. ADVISEURS

1.2 Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien Gemeentelijke bijdragen

Aantal inwoners per peildatum Voor het verslagjaar 2020 geldt zoals gebruikelijk de datum van 1januari 2019 als peildatum voor het aantal inwoners. Het aantal inwoners van de deelnemende gemeenten bedroeg op peildatum 224.961. (1-12018: 222.347). Ten opzichte van 2018 is het aantal inwoners met 2.614 toegenomen ofwel met 1,18% gestegen. De toename is relatief gelijk verdeeld over alle deelnemende gemeenten. Lasten 2020 voor de deelnemende gemeenten In de begroting van 2020 is de bijdrage per inwoner van alle deelnemende gemeenten vastgesteld op € 10,53. De totale lasten voor de deelnemende gemeenten voor het jaar 2020 bedragen € 2.368.583,--. Inwonerbijdrage 2020 De inwonerbijdragen voor 2020 waren als volgt: Inwoneraantal 1-1-2019

Inwonerbijdrage 2020 in euro

Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel

26.578 28.544 24.703 24.039 41.995 50.661 28.441

279.836 300.536 260.094 253.103 442.159 533.403 299.451

Totaal

224.961

2.368.583

Gemeente

Dienstverleningsovereenkomst Waterschap Rivierenland (WSRL)

Met het Waterschap Rivierenland is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. In deze overeenkomst is bepaald dat het Regionaal Archief Rivierenland de archieven van de voormalige Waterschappen beheert. In juni 2014 is i.v.m. de aansluiting SAB een nieuwe 10 jarige overeenkomst met het WSRL afgesloten met stilzwijgende jaarlijkse verlenging. De kosten van het toezicht zijn in de nieuwe overeenkomst met het waterschap niet in de prijs per m2 opgenomen. Dit onderdeel van de dienstverlening wordt apart per jaar afgerekend met het waterschap. Onvoorzien

Er zijn voor 2020 onvoorziene uitgaven geweest als gevolg van de Corona pandemie.

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

O5MJ 2021

FSV

16

ACCOUNTANTS* ADVISEURS

1.3 Overzicht van de kosten van Overhead Met ingang van 2018 is het taakveld Overhead een verplicht onderdeel en moeten de kosten van Overhead afzonderlijk in de Programmaverantwoording worden gepresenteerd. Het taakveld Overhead is nader onderverdeeld in: lasten gemeentelijke overheadfuncties (i.c. programma archiefbeleid) lasten 'eigen overhead' (personeelskosten directie, management en ondersteuning) -

-

Realisatie 2020

Begroting 2020

Lasten gemeentelijke overhead functie "Eigen overhead"

2.399.251 251.274

2.446.289 271.000

Totaal lasten

2.650.525

2.717.289

Bijdragen overhead

2.767.402

2.717.289

Totaal baten

2.767.402

2.717.289

Taakveld overhead

1.4 Vennootschapsbelasting

Vanaf 2016 is de vennootschapsbelasting ook van toepassing voor decentrale overheden. Het RAR staat op het standpunt dat er geen VpB-plicht geldt voor het RAR. De belastingdienst geeft per brief, d.d. 4 juli 2019 aan dat het RAR niet belastingplichtig is voor de VpB. Voor de jaren 2016, 2017 en 2018 zal de belastingdienst geen aanslagen VpB opleggen. Vanaf het jaar 2019 e.v. wordt door het RAR geen uitnodiging tot het doen van aangifte VpB gedaan. Het is onze verwachting is dat er in de nabije toekomst geen verandering zal zijn die wel leidt tot VpB-plicht voor het RAR. 1.5 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT)

De WNT is van toepassing op Regionaal Archief Rivierenland. De Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT) schrijft voor dat voor topfunctionarissen de bezoldigingsgegevens openbaar worden gemaakt in de jaarrekening. In de overzichten hieronder zijn de openbaar te maken bezoldigingsgegevens opgenomen. Het voor Regionaal Archief Rivierenland toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 € 201.000,00 het algemeen bezoldigingsmaximum.

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

9 05 MAART 2021

FSV

ACCOUNTANTS+ ADVISEURS

17

Gegevensp2402I Lamers Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?

Directeur Streekarchivaris 01/01 31/12

Adjunct Directeur

1,0

1,0

ja

ja

€ 93.587

€ 52.124

€16.145 €109.733

€61.772

€ 201.000

€ 159.811

N.v.t.

N.v.t.

€ 109.733

€61.772

-

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 4- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Gegevens 2019

N.v.t.

N.v.t. N.v.t.

-

31/12

€9.648

N.v.t

N.v.t

N.v.t.

.v.t.

y_fljewska 1

16/03

Dhr. R.C.W. van der

Directeur Streekarchivaris

Schee Adjunct Directeur

1/1 - 31/12

1/1 - 31112

1,0

1,0

ja

ja

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€ 94.782

€ 79.348

Beloningen betaalbaar op termijn

€ 14.579

Subtotaal

€ 109.361

€ 12.271 € 86.431

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

€ 194.000

€ 194.000

Bezoldiging

€ 109.361

€ 86.431

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2019 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

05 ál 2021

FSV

18

ACCOUNTANTS, ADVISEURS

Naam J. de Boer A. van Maanen H. van Kooten J. Kottelenberg M.A. Klein F. Groen C.A.H. Zondag M. Wichgers

Functie DB- en AB-lid DB- en AB-lid OB- en AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid

Periode 01-01-2020 t/m 31-12-2020 01-01-2020 t/m 31-12-2020 01-01-2020 t/m 31-12-2020 01-01-2020 t/m 03-03-2020 03-03-2020 t/m 31-12-2020 01-01-2020 t/m 31-12-2020 01-01-2020 t/m 31-12-2020 01-01-2020 t/m 31-12-2020

Bezoldiging Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd

1.6 Overige verplichte toelichting RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij. Voor de gemeente is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. Het RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij. Beleidsindicatoren en effecten van de betrokkenheid van de Verbonden Partij In artikel 8b van het Besluit Begroting en Verantwoording staat dat het programma en de verantwoording de volgende aspecten moeten bevatten: "De doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten, ten minste moeten worden toegelicht aan de hand van de bij ministeriele regeling vastgestelde beleidsindicatoren." Dit is niet van toepassing voor het RAR omdat er voor de maatschappelijke effecten van het RAR geen verplichte indicatoren zijn voorgeschreven. Overzicht van incidentele baten en lasten 2020 In het verslagjaar 2020 hebben zich geen incidentele baten en lasten voorgedaan, anders dan de kosten inzake Corona. Deze kosten zijn grotendeels opgenomen onder de post onvoorzien voor zover als het budget hiertoe reikt. Het relatief geringe restant is verwerkt onder de reguliere lasten. Er zijn hierdoor geen overschrijdingen ontstaan. 1.7 Controleverklaring De controleverklaring is bijgevoegd in bijlage 3.

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

05 41 2021

FSV

ACCOUNTANTS ADVISEURS

19

2 PARAGRAFEN Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) stelt regels aan welke paragrafen er in het jaarverslag moeten zijn en wat daarin aan de orde komt. De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van een aantal beheeraspecten. Ze gaan over onderwerpen die in de jaarrekening terug te vinden zijn en waaraan politieke of financiële risico's verbonden zijn. De paragrafen geven het algemeen bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten nader inzicht in de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling RAR. De volgende paragrafen zijn opgenomen: 1. 2. 3. 4.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering

VOOR WAARMERK BIJ VERKLRING D.D.

05

2021

FSV

ACCOUNTANTS., ADVISEURS

20

2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen directe maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Doelen van het RAR met betrekking tot het weerstandsvermogen en risicobeheersing De doelen van het RAR zijn als volgt geformuleerd: • We zorgen voor een solide financieel beleid met een transparant inzicht in de kosten en geldstromen; • We zorgen voor een structureel en reëel evenwicht in de begroting en de meerjarenraming; • Onze planning- en control cyclus is zo ingericht dat het DB en het AB de sturings- en verantwoordingsinformatie krijgen die ze nodig hebben. Beleid Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: • Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; • Het RAR wil actief haar risico's beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten; • Tegelijkertijd streeft het RAR naar het zo laag mogelijk houden van de algemene reserve.

De hoogte van de ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur in 2014 vastgesteld op minimaal 1,0. Medio 2017 heeft het Algemeen Bestuurde Update 2017 Risicomanagement & Weerstandsvermogen vastgesteld, dat in 2019 en 2020 een vervolg heeft gekregen en waarbij de minimale norm van 1,0 is gehandhaafd. Op basis van de actuele cijfers bedraagt het normbedrag van de weerstandscapaciteit € 211.000,--. De ratio 2020 is als volgt berekend: weerstandscapaciteit € 381.909 = 1,81 € 211.000 risico's De stand van de reserve weerstandsvermogen is opgenomen in onderstaand overzicht: Stand 1-1-2020

Mutaties

Stand 31-12-2020

Algemene reserve Reserve E-depot Reserve automatiseringsfonds oud SAB Reserve bedrijfsvoering Reserve inventarisatie achterstanden

135.063 58.021 5.666 217.548 5.263

10.000 0 -5.666 -43.986 0

145.063 58.021 0 173.562 5.263

Totaal reserves

421.560

-39.652

381.909

3R ARtrjK BIJ VERKLARING D.D.

05 Hiï 2021

FSV

ACCOUNTANTS+ ADVISEURS

21

Kengetallen

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft de volgende kengetallen in de begroting verplicht gesteld. De kengetallen van het RAR staan in onderstaande tabel: Kengetallen IA Netto schuldquote 1 B Netto schuldquote gecorr. alle verstrekte leningen

2 Solvabiliteitsratio 3 Grondexploitatie 4 Structurele exploitatieruimte 5 Belastingcapaciteit

Realisatie 2019 Realisatie 2020 Begroting 2020 212 212 6 n.v.t. 5 n.v.t.

200 200 4 n.v.t. 2 n.v.t.

193 193 6 n.v.t. 6 n.v.t.

De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Dit kengetal is dalende, hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR. De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin het RAR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Dit kengetal is stabiel hoog, hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR. De structurele exploitatiecapaciteit helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte het RAR heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Dit kengetal is neutraal dus het RAR is stabiel in het dragen van de eigen lasten. 2.2 Onderhoud kapitaalgoederen

De paragraaf kapitaalgoederen betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen bevat tenminste de goederen gebouwen. Van deze kapitaalgoederen wordt het volgende aangegeven: a. het beleidskader; b. de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties; c. de vertaling van de financiële consequenties in de begroting Afschrijving In de staat van activa zijn de investeringen van de gebouwen van het RAR opgenomen. Het

betreft de investeringen nieuwbouw en de investering uitbreiding archiefdepot. De investeringen worden op basis van annuïteiten afgeschreven. Onderhoudsplan en kosten van onderhoud

Groot onderhoud gebeurt door de VvE op basis van het Meerjarenonderhoudsplan van de VvE. Jaarlijks wordt er door het RAR een bedrag van € 30.900 betaald aan de VvE t.b.v. het Meerjarenonderhoudsplan. Het reguliere onderhoud vindt onder verantwoording van de VvE VOOR WAARMERK plaats EIJ VERKLARING D.D.

~-ART 2021 05~A~ ACCOUNTANTS, ADVISEURS

22

2.3 Financiering In de paragraaf financiering komen zoals de naam al aangeeft de aspecten rond de financiering aan de orde. In dit kader is het verplicht onder meer te voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (Fl00). Geldleningen De geldmiddelen bestaan uit middelen in rekening-courant en corresponderende depositorekeningen. In 2008 zijn twee vaste geldleningen voor de toenmalige nieuwbouw afgesloten. Deze zijn in 2009 opgenomen. Omdat de investeringskosten voor de nieuwbouw lager uit zijn gevallen, is de depotuitbreiding met een deel van de overblijvende financiële middelen gefinancierd. Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente De aan het programma toe te rekenen rente wordt bepaald door de externe rente die bestaat uit de rente die betaald wordt over afgesloten leningen. Beide leningen zijn annuïteiten leningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van € 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73%. Lening B heeft een hoofdsom van € 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,78%. In de toerekening van rente aan de investeringen wordt uitgegaan van 4,75%. Kapitaallasten De looptijd en de aflossing van de beide leningen lopen gelijk aan de kapitaallastenberekening voor de investering van de nieuwbouw.

Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26, lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten. Berekening van het EMU1-saldo Berekening EMU saldo Exploitatie saldo v66r toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, art 17c) Afschrijvingen ten laste van exploitatie Uitgaven aan investeringen in (im)materiele vaste actviva die op de balans worden geactiveerd Betalingen ten laste van de voorzieningen Berekend EMU saldo

Realisatie 2020 Begroting 2020

77.225 253.886

-55.000 247.166

0 -4.535 326.577

0 0 192.166 VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D. Ji

05MAART2021

FSV

CCOTA\T 4T)/SE'RS 1 Emu saldo is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking,

uitgedrukt in geld, van een overheid die lid is van de Europese Monetaire Unie (EMU).

23

Schuldigerkenning door Energie BV Betreft de rentevergoeding aan het RAR op basis van een schuldigerkenning door de Energie BV. Dit is in verband met een akte "recht van opstal t.b.v. WKO-installatie" aan de Energie B.V. De jaarlijkse rentevergoeding aan het RAR bedraagt € 14.242 (4,5% over € 316.510). Financieringspositie Financieringsbehoefte

Realisatie 2020 Begroting 2020

A. Investeringen netto B. Afschrijvingen -tC. Aflossingen leningen Nieuw op te nemen leningen Vaste schuld 31-12

1

0 253.886 213.113 0 8.061.104

0 247.166 213.113 0 8.061.104

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet wordt berekend op basis van 8,5% van het begrotingstotaal. De ontwikkelinçi van de kasQeldlimiet is als volcjt: Realisatie 2020 Begroting 2020 Berekening kasgeld -

2.717.289 2.650.525 Totale lasten c.q. begrotingstotaal 8,5% 8,5% Percentage regeling 230.970 225.295 Kasgeldlimiet 1 Het RAR zal hier gelet op de goede liquiditeitspositie geen gebruik hoeven te maken van de kasgeldlimiet. Renterisico leningen Om de (rente) risico's op de leningen portefeuille te beheren is de renterisiconorm van toepassing. Deze norm heeft als uitgangspunt dat de aflossingen en/of renteherziening in enig jaar nooit meer mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Deze norm is gebaseerd op de Wet Financiering Decentrale Overheden. In de tabel is te zien dat het RAR over 2019 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft: Renterisico 1 Renteherzieningen op vaste schuld 2 Aflossingen 3 Renterisico (1+2) 4 Renterisiconorm 5a Ruimte onder renterisiconorm (4<3) 5b Overschrijding renterisiconorm (3>4) Berekening renterisiconorm 4a Totale lasten 4b Norm 4 Renterisiconorm

Realisatie 2020 Begroting 2020 0 213.113 213.113 530.105 316.992 0

0 213.113 213.113 543.458 330.345 0

Realisatie 2020 Begroting 2020 2.650.525 20% 530.105

2.717.289 20% 543.458 VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

35

RI 2021

tsv

ACCOUNT4NTS,. ADVISEURS

24

2.4 Bedrijfsvoering Ontwikkelingen formatie en personeelskosten De formatie van het RAR bestond op 31 december 2020 uit de volgende fte's: Functie

Rekening 2019 Begroting 2020 Rekening 2020

Directeur/streekarchivaris Adjunct-directeur Ondersteuning Medewerkers

1,00 1,00 0,56 14,43

1,00 1,00 0,56 17,75

1,00 1,00 0,56 15,94

Totaal

16,99

20,31

18,50

Ziekteverzuim

In de afgelopen jaren zijn inspanningen verricht om het ziekteverzuim terug te dringen. Het verzuimcijfer voor 2020 exclusief het langdurige ziekteverzuim was 2,53 (2019 : 2,20). Het langdurig en extra langdurig ziekteverzuimpercentage 2020 was 1,15 (2019 : 5,58). Het ziekteverzuimpercentage overall over 2020 is daardoor ten opzichte van 2019 gedaald naar 3,68 (2019: 7,78). Een en ander is het gevolg van het feit dat in de loop van 2020 langdurig zieken volledig zijn hersteld. Ziektevervanging Verzuim werd in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie. Er was voor 2020 voor een bedrag van € 19.613 (2019: € 17.654) rekening gehouden met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom) welke ook is besteed. Inhuur personeel

Inhuur van personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2020 een bedrag van € 37.300 opgenomen voor inhuur van tijdelijk personeel. In 2020 zijn geen extra uren aan hulpkrachten ingezet ten behoeve van ziektevervanging. Wel zijn extra uren ingezet ter vervanging van vacatures. Echter de vervanging heeft geen overschrijding van de begrote totale personeelskosten tot gevolg gehad. Werkzaak

Voor het jaar 2020 was 1,78 fte aan medewerkers door het RAR ingezet via Werkzaak. Dit is 9,02% van de totale formatie. Deze inhuur is voor 14.127 opgenomen in de jaarcijfers. Dit is 9,02% van de totale formatie. Jaarlijks terugkerende arbeidskosten

Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

05 MWI2021

FSV

ACCOUNTANTS+ ADVISEURS

25

Jaarrekening 2020

In dit deel: • Hoofdstuk 3: Baten en Lasten 2020 • Hoofdstuk 4: Balans 31-12-2020 • Bijlagen

\IOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

0 5 MÂRJ 2021

FSV

26

ACCOUNTANTS* ADVISEURS

3 OVERZICHT VAN BATEN & LASTEN 2020

Omschrijving programma

1

Programma Archiefbeleid Programma Archiefbeleid

-74.000

127.788

0 -1.121.600 -44.400 0 -838.847 14.242 -41.100 0 -174.100 40.000 2.100 3.000 149.242 -2.291.947

1.059.593 49.616 843.311 43.237 164.810 722 2.289.077

2.568.047

2.568.047

0

2.469.149

2.469.149

0

-271.000

230.039

0

-230.039

0 0 523 0 230.5621 2.469.149

0 -523 2.238.587

1

1374191

-71.104

166.000

0 -1.081.791 -23.656 0 -836.362 14.242 -35.405 0 -146.506 36.967 -508 0 198.819 -2.195.331

1.121.600 44.400 853.089 41.100 214.100 900 2.441.189

0F2.568.583

2.568.583

0

0

-251.274

271.000

1.081.791 23.656 850.604 35.405 183.473 508 2.394.150

Algemene dekkingsmiddelen

Rekening 2019 Batent Lasteni

Begroting 2020 Bateni Lasteni

218.714

Personeelskosten - programma Overige personeelskosten Huisvestingskosten Organisatie, beheor& administratie Automatiseringskosten Rente-en financiering Totaal programma's

Saldol

1 Saldo

Rekening 2020 Lasteni Bateni

147.610

92.000

Saldo

-33.935

93.853

23.633 -1.035.960 -49.616 0 -793.074 50.237 -43.237 0 -144.624 20.186 -722 0 187.909 -2.101.168

Overhead

Personeelskosten - overhead

251.274 0 5.100 256.374

l-leffingVPB Onvoorzien Totaal overigen Saldo van baten en lasten

1

1

0 0 -5.100 0 2.568.5831 2.312.2091

1

116.8771

0 0 0 -5.100 0 5.100 276.1001 2.568.0471 2.291.947 1

1

01

1

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D. 05

2021

FSV

27

ACCOUNTANTS+ ADVISEURS

3.1 Toelichting BATEN EN LASTEN OVER 2020 Realisatie 2020 Begroting 2020 saldo saldo

Omschrijving programma

Programma

Verschil

archiefbeleid

Directe archiefbeheerkosten Personeelskosten

71.104

74.000

-2.896

1.081.791

1.121.600

-39.809

Overige personeelskosten

23.656

44.400

-20.744

Huisvestingskosten

836.362

838.847

-2.485

Organisatie, beheer en administratie

35.405

41.100

-5.695

Automatiseringskosten

146.506

174.100

-27.594

508

-2.100

Totaal programma

2.195.331

2.291.947

2.608 -96.616

Algemene dekkingsmiddelen

2.568.583

2.568.047

536

-251.274

-271.000

19.726

0

0

0

Rente en financiering

Overhead

Personeelskosten overhead Heffing VPB Onvoorzien Totaal baten I Saldo van baten en lasten

1

-5.100

-5.100

0

2.312.209

2.291.947

20.262

116.8771

01

116.8771

Over 2020 is een batig saldo gerealiseerd van € 116.877. Ten opzichte van de begroting een voordelig verschil van € 116.877. Dit is voor als volg te verklaren: + +

+

+

+

536 € Algemene dekkingsmiddelen 0 € Onvoorzien Onder de post onvoorzien zijn voor zover als het budget hiertoe reikt de (met name materiele) kosten inzake Corona opgenomen. Het relatief geringe restant is verwerkt onder de reguliere lasten. + Huisvestingskosten Per saldo een relatief gering verschil op het totaal door 2.485 € een kleiner voordeel op diverse posten 90.025 € Directe archiefbeheerkosten en personeelskosten Per saldo is er op deze post een voordeel mede door inzet van hiervoor bestemde reserves en voorzieningen en de besparingen als gevolg van later/niet invullen van vacatures en vertraging bij de implementatie van E-depot 23.831 € Overig De overige posten laten per saldo een voordelig verschil zien, met namen door niet inzetten van opleidingsmiddelen en vrijwilligers als gevolg van Covid-19, waardoor het negatieve effect door de lagere rentebaten gecompenseerd wordt

€ 116.877

VOOR VAAAMERK

BIJ VERKLARING D.D.

05 Mi 2021

FSV

ACCO!JNTA,\

-\r)v!SEL/RS

28

4 BALANS PER 31 DECEMBER 2020 (na winstbestemming) 31-dec-19

31-dec-20 ACTIVA Materiele vaste activa Gebouwen en terreinen ICT Frictiekosten aansluiting SAB bij RAR

6.185.012 73.224 16.990

5.956.335 54.516 8.490 6.021.341

6.275.226

6.291

8.665

Vlottende activa Voorraden Vorderingen Debiteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende activa

60.131

17.734 -

-

12.038

7.442 25.176

72.169

Liquide middelen

2.958.331

2.966.775

Totaal activa

9.011.139

9.322.835

PASSIVA Eigen Vermogen Reserves Resultaat boekjaar

397.436 137.419

381.909 116.877

Vreemd vermogen Langlopende schulden

498.786

534.855

177.141

115.604

7.836.830

8.061.104

Kortlopende schulden Aflossingsverplichtingen langlopende schulder Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende passiva Totaal passiva

213.113 51.585 103.961 242.613

224.274 25.439 120.028 128.642 498.383

611.272

9.011.139

9.322.835

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

05 01 2021

FSV

29

ACCOLJNTANTS+ ADVISEURS

4.1.

TOELICHTING BALANS 31 DECEMBER 2019

4.1.1. VASTE ACTIVA Cum.

Boekwaarde

Afschrijving

Boekwaarde

Afschrijvings-

waarde

Afschrijving

1-1-2020

2020

31-12-2020

termijnen

1-1-2020

t/m 2019

Annuïtair 4,75%

Aanschaf-

Omschrijving

Nieuwbouw Frictiekosten aansluiting SAB bij RAR Uitbreiding 2017

1cr 2018 icr 2019 TOTAAL

Mutaties 2020

5.139.679

6.688.513

1.345.801

5.342.712

203.033

12,5%

67.990

51.000

16.990

8.500

8.490

Annuïtair4,75%

888.143

45.842 r

842.300

23.644

818.656 34.356

20%

65.327

18.983

46.344

11.989

20%

33.600

6.720

26.880

6.720

20.160

1.468.346

6.275.226

253.886

6.021.341

7.743,573

-

De annuïtaire afschrijvingen hebben een looptijd van 40 jaar (gebouwen), 20 jaar (installaties) en 10 jaar (inventaris).

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

05 MRI 2021 ACC:ULJNTAN rs~ .-\ÛtiISE LF?S

30

4.1.2. VLOTTENDE ACTIVA 31-12-2019

31-12-2020

Voorraden Boeken Totaal voorraden

6.291 6.291

8.665 8.665

Vorderingen Debiteuren Totaal vorderingen

17.734 17.734

60.131 60.131

Overlopende activa Rente Diversen Totaal overlopende activa

0 7.442 7.442

1.118 10.920 12.038

Liquide middelen ABN AMRO Ondernemersrekening ABN AMRO Zakelijk Flexibel Deposito ABN AMRO Zakelijke Kwartaal Deposito ABN AMRO Zakelijke Wachtijd Deposito 31 dagen Kas

294.755 835.621 1.827.314 0 641

697.681 20.869 19.751 2.227.314 1.160

Totaal liquide middelen

2.958.331

2.966.775

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

-p

05 ÂÂRT 2021

FSV

ACCQUNTANTS+ ADVISEURS

31

4.1.3 VASTE PASSIVA Toelichting reserves en voorzieningen Stand 1-1-2020

Stand 31-12-2020

Mutaties

Algemene reserve Reserve E- depot Reserve automatiseringsfonds oud SAB Reserve bedrijfsvoering Reserve inventarisatie achterstanden

135.063 58.021 5.666 217.548 5.263

10.000 0 -5.666 -43.986 0

145.063 58.021 0 173.562 5.263

Totaal reserves

421.560

-39.652

381.909

Project Metamorfoze Publicatiefonds

75.043 40.561

63.911 -2.374

138.954 38.187

Totaal voorzieningen

115.6041

61.537

177.141

Toelichting langlopende schulden Schulden aan kredietinstellingen

31-12-2020

31-12-2019

Leningen

7.836.830

8.061.104

Lening BNG 661 Stand per 1 januari Aflossing Stand per 31 december Aflossingsverplichting komend boekjaar Langlopend deel per 31 december

7.091.849 -112.126 6.979.723 -118.306 6.861.417

7.199.461 -107.613 7.091 .849 -112.126 6.979.723

Lening BNG 660 Stand per 1januari Aflossing Stand per 31 december Aflossingsverplichting komend boekjaar Langlopend deel per 31 december

1.182.369 -100.987 1.081.381 -105.968 975.413

1.278.831 -96.462 1.182.369 -100.987 1.081.381

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D. J

05 ÂÂI 2021

FSV32

ACCOUTVTANTS ADVISEURS

4.1.4. VLOTTENDE PASSIVA 31-12-2020

Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen BNG Totaal aflossingsverplichtingen langlopende

31-12-2019

224.274

213.113

224.274

213.113

Crediteuren Totaal crediteuren

25.439 25.439

51.585 51.585

Belastingen en premies sociale verzekeringen Omzetbelasting Totaal belastingen en premies sociale verzekeringen

120.028 120.028

103.961 103.961

Overlopende passiva Vooruitontvangen bedragen Nog te ontvangen facturen Totaal overlopende passiva

19.653 108.989 128.642

0 242.613 242.613

schulden

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

05 ál 2021

FSV

ACCOUNTANTS+ ADVISEURS

33

4.2. GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Op terreinen wordt niet afgeschreven. Subsidies op investeringen worden in mindering gebracht op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van de activa waarop de subsidies betrekking hebben. Voor verplichtingen tot herstel na afloop van het gebruik van het actief (ontmantelingskosten) wordt een voorziening getroffen voor het verwachte bedrag op het moment van activering. Dit bedrag wordt verwerkt als onderdeel van de boekwaarde van het actief waartegenover voor het gehele bedrag een voorziening wordt gevormd. Voor de toekomstige kosten van groot onderhoud aan de bedrijfsgebouwen is een voorziening voor groot onderhoud gevormd. De toevoeging aan de voorziening wordt bepaald op basis van het geschatte bedrag van het onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden van groot onderhoud verloopt. Voorraden De voorraad betreft boeken.

De boeken worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs waarvan jaarlijks een afwaardering plaats vindt ten laste van het publicatiefonds. Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. De reële waarde en geamortiseerde kostprijs zijn gelijk aan de nominale waarde. Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid worden in mindering gebracht. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen. Liquide middelen Liquide middelen bestaan uit kas, banktegoeden en deposito's met een looptijd korter dan twaalf maanden. Rekening-courantschulden bij banken zijn opgenomen onder schulden aan kredietinstellingen onder kortlopende schulden. Liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Langlopende schulden Langlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Langlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs, zijnde het ontvangen bedrag rekening houdend met agio of disagio en onder aftrek van transactiekosten.

Het verschil tussen de bepaalde boekwaarde en de uiteindelijke aflossingswaarde wordt op basis van de effectieve rente gedurende de geschatte looptijd van de langlopende schulden in de winst-en-verliesrekening als interestlast verwerkt. Kortlopende schulden Kortlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Kortlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs. Daar waar geen sprake is van (dis)agio en transactiekosten is de geamortiseerde kostprijs gelijk aan de nominale waarde. JC!ORVAAPMERK BIJ VERKLAAING D.D.

05

2021

FSV

34

ACCOUNTANTS, ADVISEURS

BIJLAGEN Bijlage 1: Overzicht gerealiseerde Overhead 2020 Overzicht van de baten en lasten van het taakveld Overhead 2:

Taakveld overhead

Realisatie 2020

Begroting 2020

Lasten gemeentelijke overhead functie "Eigen overhead" Totaal lasten

2.399.251 251.274 2.650.525

2.446.289 271.000 2.717.289

Bijdragen overhead Totaal baten

2.767.402 2.767.402

2.717.289 2.717.289

VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.

05

2021

FSV

ACCOUNTANTS+ ADVISEURS

2 Elke GR is verplicht de baten en lasten te splitsen in de voorgeschreven taakvelden, in zowel de begroting als

de jaarrekening. Art. 58a Wgr 1id2 sub bepaalt dat de Informatie voor derden (lV-3) indeling en dus de taakveldindeling conform de gemeentelijke indeling geldt bij een gemeenschappelijke regeling van gemeente en provincie. Het overzicht van geraamde baten en lasten van de taakvelden is een verplichte bijlage. Voor het RAR is het Overzicht van geraamde baten en lasten van het taakveld Overhead 0.4 verplicht