RV2021-015 Onderzoek AVRI Regio Rivierenland.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering Zaaknummer Voorstelnummer Portefeuillehouder Bijlage(n) Onderwerp

: 26 januari 2021 :: 2021/015 ::: Raadsvoorstel onderzoek AVRI Regio Rivierenland

Onderwerp Regionaal onderzoek overdracht Avri-stortplaats Beslispunten 1. samen met de gemeenten Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Maas en Waal en Zaltbommel onderzoek te laten verrichten naar de overdracht van de Avri-stortplaats aan de provincie Gelderland en de communicatie daarover naar de raden; 2. dit onderzoek te laten verrichten door een extern bureau; 3. in te stemmen met de onderzoeksopdracht en vraagstelling zoals verwoord in voorliggend raadsvoorstel; 4. in te stemmen met de instelling van een tijdelijke begeleidingscommissie binnen de kaders zoals verwoord in voorliggend raadsvoorstel; 5. aan te wijzen als vertegenwoordiger van de raad in de begeleidingsgroep NAAM RAADSLID (NAAM PLAATSVERVANGER als diens plaatsvervanger); 6. bij voorgaande besluiten het voorbehoud te stellen dat dit besluit definitief wordt indien en nadat alle onder punt 1 genoemde raden een dergelijk besluit hebben genomen Inleiding De acht in Avri deelnemende gemeenten spraken in het laatste kwartaal van 2020 per motie de wens uit voor een onderzoek naar de gang van zaken rondom (het ontstaan van) een financieel tekort bij de gemeenschappelijke regeling Avri, samenhangende met de overdracht van de stortplaats naar de provincie Gelderland, alsmede de communicatie daarover naar de raden.

Omdat de moties inhoudelijk van elkaar verschilden als het gaat om de beoogde wijze van onderzoek, maar elke raad liefst een regionaal onderzoek wilde, hebben de griffiers in een notitie van 2 december jl. de opties op een rij gezet. Hun conclusie en advies is dat het laten verrichten van een onderzoek door een extern bureau, onder begeleiding van afgevaardigden uit de acht raden en enkele griffiers, om juridische en praktische redenen de beste oplossing is. In de notitie van de griffiers kwamen tevens de vraagstelling en financiering van een dergelijk onderzoek aan bod. De reacties uit de acht raden op deze notitie waren positief. Daarom is de inhoud van de notitie vertaald in dit raadsvoorstel, dat aan de acht raden wordt voorgelegd. Besluitgeschiedenis In november/december 2020 is in alle 8 gemeenteraden een motie aangenomen die oproept tot een onderzoek in regionaal verband. Naar aanleiding daarvan hebben de griffiers het verzoek gekregen de mogelijkheden van een gezamenlijk regionaal onderzoek nader te bekijken. Zeven van de acht griffiers hebben in een notitie aangegeven dat een dergelijk onderzoek mogelijk en wenselijk is.

26 januari 2021 Kenmerk 2021/015 Pagina 2 van 7

Alle gemeenteraden hebben deze notitie onderschreven. Vervolgens heeft ook de gemeenteraad van Zaltbommel besloten zich alsnog bij de overige gemeenten aan te sluiten Beoogd effect Invulling geven aan het verrichten van een regionaal onderzoek naar de feiten, omstandigheden en communicatie rondom de overdracht van de Avri-stortplaats. Argumenten 1.1 Een gezamenlijk onderzoek past bij de aard van de problematiek Het vraagstuk van de overdracht van de Avri-stortplaats en de communicatie hierover is een bovenlokaal probleem. Het gaat om een vraagstuk dat speelt op het regionale en provinciale niveau waarbij de raden op afstand stonden. De financiële consequenties van de handelwijze van Avri en provincie zijn eveneens regionaal, in die zin dat deze voor elke gemeente een vergelijkbare omvang hebben. 1.2 Een gezamenlijk onderzoek is efficiënter en helpt bij het ophalen van informatie bij derden Voor het verzamelen van de door de raden gewenste informatie wordt niet alleen in de eigen gemeenten en de ‘eigen’ gemeenschappelijke regeling informatie opgehaald, maar ook bij de provincie als sleutelspeler in dit dossier. Het uitvoeren van één regionaal onderzoek in plaats van meerdere lokale onderzoeken bevordert de communicatie met de provincie. De Avri heeft reeds toegezegd mee te werken aan een onderzoek door de raden.

1.3 Er is draagvlak voor een regionaal onderzoek De griffiers hebben geconstateerd dat de wijze waarop de discussies zich in de verschillende gemeenteraden hebben voorgedaan en de oproepen in de verschillende moties, voldoende aanknopingspunten bieden om een regionale aanpak van een onderzoek verder uit te werken. Dit is gedaan in de in de inleiding genoemde notitie waarop uit alle raden positieve reacties kwamen. 2.1 Uit het advies van de griffiers blijkt dat een onderzoek door een extern bureau in dit geval het best past In de memo van 2 december jl. zijn diverse opties waarop een onderzoek kan worden gehouden vergeleken. Daarbij kwamen onder meer de instelling van een onderzoekscommissie o.g.v. artikel 155a Gemeentewet en het laten uitvoeren van een rekenkameronderzoek aan bod. Uit alle alternatieven bleek het inhuren van een extern bureau dat onder eigen verantwoordelijkheid onderzoek verricht de beste optie. 2.2 Het is wenselijk meerdere bureaus om een offerte te vragen Het extern bureau moet het gevraagde onderzoek binnen een vrij korte termijn opleveren, waarbij de kwaliteit van het onderzoek buiten kijf staat. Er dient daarom een zorgvuldige selectieprocedure gevolgd te worden, waarbij ten minste drie bureaus gevraagd worden een offerte in te dienen. Uiteraard worden hierbij de aanbestedingsregels in acht genomen.

3.1 De raden hebben aangegeven dat een onderzoek zich moet richten op de inhoud én de communicatie De discussie in de acht raden verliep langs twee sporen:  de waarheidsvinding: wat is er nu precies gebeurd tussen de Avri en de provincie Gelderland; dit zowel volgordelijk in de tijd, maar ook naar inhoud;  de communicatie: hoe is de communicatie tussen Avri en provincie verlopen en hoe is dit met de raden gecommuniceerd in het licht van de actieve informatieplicht? Voorgesteld wordt deze twee sporen in het onderzoek centraal te laten stellen.

2

26 januari 2021 Kenmerk 2021/015 Pagina 3 van 7

3.2 Het is wenselijk de onderzoeksvragen vooraf vast te leggen Voorgesteld wordt de vraagstelling zoals die is verwoord in de memo van 2 december jl. te hanteren. Het spoor ‘waarheidsvinding’ is gericht op het feitelijke tijdpad waarin de discussie zich heeft ontwikkeld. Deze vragen betreffen zowel het perspectief vanuit de Avri, als het perspectief vanuit de provincie Gelderland. De onderzoeksvragen die passen bij dit spoor luiden: 1. Wanneer werd voor het eerst duidelijk dat er aanleiding was voor bijstelling van de rente van het nazorgfonds? 2. Wat is met deze informatie gedaan? 3. Wanneer bereikte deze informatie het algemeen bestuur van de Avri? 4. Wanneer en op welke wijze is de discussie over de rente van het nazorgfonds vervolgens inhoudelijk gevoerd tussen de Avri en de provincie Gelderland (zowel ambtelijk als bestuurlijk)? 5. Wanneer en op welke wijze zijn de financiële consequenties van de voorgenomen besluiten van de provincie voor de Avri en deelnemende gemeenten (colleges en raden) duidelijk geworden? Bij het spoor ‘communicatie’ passen de volgende onderzoeksvragen: 6. Wanneer en hoe zijn de gemeenteraden ingelicht over de consequenties van de (voorgenomen) provinciale besluitvorming voor de gemeentelijke financiën? 7. In hoeverre is dit regionaal gebeurd en in hoeverre hebben afzonderlijke colleges dit gedaan? 8.

Wanneer hadden de gemeenteraden hierover ingelicht kunnen c.q. moeten worden? 9. Op welke wijze zijn de gemeenteraden c.q. de gemeenteraadsleden hierover ingelicht? 10. Hoe is de communicatie naar de gemeenteraden te duiden in het licht van de actieve informatieplicht van de colleges? 3.3 Het is wenselijk de mogelijkheid open te laten tot verfijning van de vragen en de afbakening Voor de precieze formulering van de definitieve hoofdvragen en deelvragen wordt enige ruimte gelaten voor de onderzoekers omdat de formulering van onderzoeksvragen nauw luistert. Het onderzoeksbureau mag bovenstaande vragen dus om (louter) onderzoekstechnische redenen wijzigen, na accordering door de begeleidingsgroep. Het uitgangspunt daarbij is dat dichtbij de kern en bedoeling zoals genoemd in dit voorstel wordt gebleven. Ook over de verdere onderzoeksafbakening, bijv. de precieze periode waarop het onderzoek zich richt, kunnen in overleg tussen onderzoeksbureau en begeleidingsgroep nadere afspraken worden gemaakt. Mogelijk dat in één of meerdere raden bij de behandeling van dit voorstel aanvullende vragen of aandachtspunten worden genoemd. Deze kunt u meegeven aan uw vertegenwoordiger in de begeleidingsgroep. In onderling overleg tussen begeleidingsgroep en het onderzoeksbureau kan besproken worden in hoeverre deze vragen/aandachtspunten in het onderzoek kunnen worden meegenomen.

3.4 Bij de onderzoeksopdracht hoort het opstellen van aanbevelingen Op basis van de bevindingen uit het onderzoek dient het onderzoeksbureau aanbevelingen op te stellen. 4.1 In de begeleidingsgroep zijn alle raden vertegenwoordigd Voorgesteld wordt dat elke raad één raadslid als deelnemer afvaardigt naar de begeleidingsgroep. Voorts kunnen enkele griffiers aan de begeleidingsgroep deelnemen om advies en ondersteuning te bieden.

3

26 januari 2021 Kenmerk 2021/015 Pagina 4 van 7

4.2 De begeleidingsgroep richt zich op het proces van het onderzoekstraject Het werk voor de begeleidingsgroep start bij de selectie van een onderzoeksbureau. Tijdens het onderzoeksproces begeleidt de groep het bureau. Het ligt voor de hand dat na oplevering van het (concept-)rapport de begeleidingsgroep beoordeelt of dit voldoet aan de uitgangspunten zoals deze in dit raadsvoorstel zijn verwoord. Tussentijds kunnen de leden van de begeleidingsgroep terugkoppelen naar hun eigen raad. De griffiers in de begeleidingsgroep informeren hun collega’s in de griffierskring. 4.3 Het is wenselijk afspraken te maken over de werkwijze van de begeleidingsgroep Wat betreft de werkwijze van de begeleidingsgroep gelden de volgende uitgangspunten: Vergaderingen en bijeenkomsten kunnen digitaal of fysiek worden gehouden (of een combinatie daarvan). De leden kiezen onderling een voorzitter en diens plaatsvervanger. De voorzitter en een griffier verzorgen de vergaderplanning. Indien een lid niet aanwezig kan zijn, laat hij zich vervangen door zijn plaatsvervanger. De begeleidingsgroep vergadert zo vaak als de voorzitter of tenminste drie leden dit wenselijk vinden. Van elke vergadering wordt door een griffier een beknopt verslag gemaakt en binnen drie werkdagen ter kennisname van elke raad gebracht. De vergaderingen van de begeleidingsgroep zijn openbaar.

De groep bepaalt zelf de plaats en vorm van de vergadering. De gesprekken in de selectiefase met onderzoeksbureaus zoals genoemd onder punt 4.4 en de besprekingen over de keuze voor een onderzoeksbureau zijn niet openbaar. Bij de totstandkoming van keuzes door de begeleidingsgroep wordt gestreefd naar consensus. Indien dit niet haalbaar blijkt wordt gestemd, waarbij elk raadslid één stem heeft. Voorafgaand aan een stemming brengen de aanwezige griffiers advies uit. 4.4 De begeleidingsgroep verzorgt de selectie van een onderzoeksbureau De begeleidingsgroep stelt de offerte-uitvraag vast en bepaalt welke bureaus worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Vervolgens spreekt de begeleidingsgroep met geïnteresseerde bureaus. Op basis van criteria die in de offerte-uitvraag worden opgenomen (waaronder de kosten) maakt de begeleidingsgroep een keuze voor een onderzoeksbureau. De formele opdrachtverstrekking wordt gedaan door een griffier, die ook voor betaling van de facturen zorgt. 4.5 De begeleidingsgroep staat het onderzoeksbureau bij In de periode dat het onderzoeksbureau het onderzoek uitvoert, kan de begeleidingsgroep de volgende procestaken op zich nemen: Het voeren van een startgesprek met het onderzoeksbureau. Het accorderen van wijzigingen in de vraagstelling, waarbij die wijzigingen alleen om onderzoekstechnische redenen kunnen worden doorgevoerd.

Het vormen van een klankbord voor de onderzoekers als het gaat om de onderzoeksmethodiek en de uitvoering van het onderzoek. Het aandragen van specifieke zaken bij het onderzoeksbureau die voor een individuele gemeente van belang zijn. Het reageren op één of meerdere conceptversies van het onderzoek. Het sturen op de kaders en afspraken zoals die zijn opgenomen in dit raadsvoorstel en in de offerte-uitvraag. Afstemming met het onderzoeksbureau over de planning.

4

26 januari 2021 Kenmerk 2021/015 Pagina 5 van 7

4.6 De begeleidingsgroep beoordeelt of het onderzoek gereed is Zodra het bureau zijn onderzoek heeft afgerond, kan de begeleidingsgroep beoordelen of voldaan is aan de opdracht. Is dat het geval, dan zitten de taken van de begeleidingsgroep er op. Uiteraard kunnen de betreffende raadsleden in de eigen raad desgewenst nog een rol spelen, bijvoorbeeld door een toelichting te geven op het proces. Voorts is het denkbaar dat na publicatie van het rapport een regionale informatieavond wordt georganiseerd waar de voorzitter van de begeleidingsgroep en de onderzoekers van het onderzoeksbureau een toelichting geven op het proces respectievelijk de bevindingen en aanbevelingen van het onderzoek. 5.1 Elke raad wijst één van zijn leden aan als afgevaardigde in de begeleidingsgroep. Voorgesteld wordt hiervoor NAAM RAADSLID aan te wijzen. 5.2 Het is wenselijk een plaatsvervanger aan te wijzen. Voorgesteld wordt hiervoor NAAM RAADSLID aan te wijzen. 6.1 Na besluitvorming door de acht raden kan het onderzoekstraject van start. Om tot een regionaal onderzoek te komen is het essentieel dat de raden dezelfde keuzes maken als het gaat om wie het onderzoek uitvoert, hoe dit gebeurt en hoe de betrokkenheid van de raden wordt vormgeven. Zodra er acht raden hebben ingestemd met dit voorstel, kan het vervolgtraject van start gaan.

Kanttekeningen Indien één of meerdere raden dit voorstel niet of gewijzigd accorderen, is de kans reëel dat een regionaal onderzoek niet of met vertraging van de grond komt. In een dergelijke situatie zal de griffier de besluitvorming in de andere raden inventariseren en u over het vervolg adviseren. Duurzaamheid Financiën De uitvoering van een onderzoek door een extern bureau brengt kosten met zich mee. De inschatting is dat indien (bijna) alle raden opdrachtgever van het onderzoek zijn, de kosten per gemeente gering zijn. De hoogte van de kosten vormt één van de criteria in de aanbesteding van het onderzoek. Na opdrachtverlening zal uw raad door de griffier op de hoogte worden gebracht van de financiële afspraken met het onderzoeksbureau. De uiteindelijke kosten voor onze gemeente worden betaald uit BUDGET. Uitvoering Planning Momenteel werken de griffiers aan de voorbereiding van het vervolgtraject (o.a. opstellen offerteuitvraag), zodat snel na besluitvorming aan de slag kan worden gegaan. Onderstaand een globale planning/stappenplan voor het vervolgtraject, die er op is gericht dat de raden voor behandeling van de Avri-jaarstukken 2020 over het onderzoeksrapport beschikken. De planning is evenwel krap.

5

26 januari 2021 Kenmerk 2021/015 Pagina 6 van 7

Globale planning: Startgesprek begeleidingsgroep en besluit over offerte-uitvraag (februari 2021) Offerte-uitvraag verzenden (februari 2021) Selectiegesprekken met bureaus (week van 8 maart 2021) Startgesprek begeleidingsgroep met bureau (week van 15 maart 2021) Onderzoeksperiode (medio maart-medio april 2021) Oplevering concept-rapport en bespreking met begeleidingsgroep (week van 12 april 2021) Vervolg onderzoeksperiode (eind april 2021) Oplevering definitieve rapport aan begeleidingsgroep (week van 19 april 2021) Verzending rapport naar raden (week van 26 april 2021) Regionale bijeenkomst waarin onderzoeksbureau een toelichting op het rapport geeft en vragen van raadsleden beantwoordt (week van 10 mei) Eén griffier zal voor het onderzoeksbureau het aanspreekpunt zijn voor administratieve zaken. De opdrachtverstrekking en betalingen zullen vanuit diens gemeente plaatsvinden, waarbij de kosten worden doorberekend naar de andere deelnemende gemeenten. Evaluatie Communicatie De griffie zal uw besluit melden bij de griffies van de andere in Avri deelnemende gemeenten De gemeenteraad van West Betuwe, De griffier, Hans van der Graaff

de burgemeester, Servaas Stoop

6

26 januari 2021 Kenmerk 2021/015 Pagina 7 van 7

Raadsbesluit De raad van de gemeente West Betuwe; gelezen het voorstel van de griffier; besluit: 1. samen met de gemeenten Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Maas en Waal en Zaltbommel onderzoek te laten verrichten naar de overdracht van de Avri-stortplaats aan de provincie Gelderland en de communicatie daarover naar de raden; 2. dit onderzoek te laten verrichten door een extern bureau; 3. in te stemmen met de onderzoeksopdracht en vraagstelling zoals verwoord in voorliggend raadsvoorstel; 4. in te stemmen met de instelling van een tijdelijke begeleidingscommissie binnen de kaders zoals verwoord in voorliggend raadsvoorstel; 5. aan te wijzen als vertegenwoordiger van de raad in de begeleidingsgroep NAAM RAADSLID (NAAM PLAATSVERVANGER als diens plaatsvervanger); 6. bij voorgaande besluiten het voorbehoud te stellen dat dit besluit definitief wordt indien en nadat alle onder punt 1 genoemde raden een dergelijk besluit hebben genomen Aldus besloten in de openbare vergadering van 26 januari 2021, nummer 2021/015 de griffier, Hans van der Graaff

de voorzitter, Servaas Stoop

7