Opzet raadsvoorstel regionale samenwerking.pdf

Raadsvoorstel Plan van Aanpak Regionale Samenwerking Regio Rivierland Van: Griffierskring Regio Rivierenland Aan: gemeenteraden van Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe, West Maas en Waal en Zaltbommel Datum: versie 14 oktober 2022

Voorstel 1) De Griffierskring Rivierenland opdracht te geven om in samenwerking met betrokken partners (raadsvoorzitters, colleges, regiocoördinatoren, gemeenschappelijke regelingen en ambtelijke organisaties) uitvoering te geven aan het Plan van Aanpak en dit na een jaar gezamenlijk te evalueren 2) In te stemmen met het gepresenteerde Plan van Aanpak met daarin actiepunten op de volgende drie onderwerpen: a) Overlegstructuur GR-en en regionale afstemming i) Benoemen van een adoptiegriffier en raadsrapporteurs per GR; ii) Invulling geven aan de regionale vergaderavond; iii) Opstellen taken en werkwijze voor raadsrapporteurs; iv) Opstellen lange termijnagenda voor beleidsmatige plannen vanuit GR-en. b) Informatievoorziening GR-en i) Ontwikkelen van lokale bestuurlijke oplegger voor GR-en; ii) Gezamenlijk werken aan actuele nota’s verbonden partijen; iii) Organiseren van een plenaire consultatiebijeenkomst met GR-en en raadsleden over de nieuwe nota verbonden partijen en de invloed van de Wgr.

c) Samenwerking met GR-en i) Opstellen heldere rolverdeling tussen GR-en, AB/DB, Colleges en Gemeenteraden; ii) Nader invulling geven aan het implementeren van het instrumentarium van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr); iii) In samenwerking opstellen van een ‘jaarkalender’ met de belangrijkste data van informatievoorziening per GR; iv) Bij het aangaan van een samenwerking m.b.t. een nieuw onderwerp de raden een rol geven in de kaderstelling, bijvoorbeeld door een regionaal debat of een startnotitie op hoofdlijnen. 3) De beoogde dekking (á 5.000 euro per gemeente) voor dit plan van aanpak vrij te maken

Kernboodschap Het afgelopen jaar heeft de Griffierskring Rivierenland gewerkt aan een Plan van Aanpak voor de versteviging van de regionale samenwerking. Met dit raadsvoorstel biedt de Griffierskring dit Plan van Aanpak aan en geeft de betrokken gemeenteraden de mogelijkheid om hierover het gesprek te voeren.

Waarom regionaal samenwerken? Binnen de regio Rivierenland staan de acht gemeenten samenwerkende gemeenten Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe, West Maas en Waal en Zaltbommel voor

een groot aantal gemeenschappelijke uitdagingen. Bijvoorbeeld op het gebied van de inrichting van de openbare ruimte, de energietransitie, circulaire economie en de arbeidsmarkt. Voor een deel van deze uitdagingen is gekozen om hier samen uitvoering aan te geven binnen de gemeenschappelijke regelingen en als gemeenten hierin samen op te trekken. Vanuit veel gemeente is het besef dat je alleen sneller gaat, maar samen verder komt. Deze samenwerking betekent ook iets voor de samenwerking tussen de verschillende raden, daarom is het van belang om hierop verder in te zetten met dit plan van aanpak.

Samenwerkingspartners bij de uitvoering van het plan van aanpak De Griffierskring heeft gewerkt aan een plan van aanpak en binnen dit proces geprobeerd zorgvuldig af te stemmen met de verschillende samenwerkingspartners. De uitvoering van het plan van aanpak zal een gezamenlijk proces zijn. De gepresenteerde acties zullen in samenwerking met de betrokken partijen opgepakt worden. Hierbij zal afstemming plaatsvinden met de burgemeesters vanuit hun rol als raadsvoorzitter, de colleges vanuit hun rol als AB/DB-leden, de GR-en in hun uitvoerende rol, de regiocoördinatoren in hun coördinerende rol en de ambtelijke organisaties in hun beleidsmatige rol. Aanvullend is er in de uitvoering van het plan van aanpak samenwerking met de Provincie Gelderland en de Gelderland Academie, zij hebben expertise op het gebied van regionale samenwerking en het bevorderen van kennisdeling.

Aanleiding De wens om de samenwerking tussen de gemeenteraden in Rivierenland heeft meervoudige aanleiding. Zo is er vanuit een aantal raadsleden op 20 mei 2019 vanuit de initiatiefgroep Kracht van de Raden de initiatief-raadskring Rivierenland ontstaan. Deze raadskring heeft als doel om de onderlinge samenwerking te versterken en de positie van de gemeenteraden binnen de regionale samenwerking te verstevigen. Door deze raadskring zijn een aantal bijeenkomsten georganiseerd, bijvoorbeeld: - Debat voor de gemeenteraden in Rivierenland over grip op gemeenschappelijke regelingen - Bijeenkomsten in verschillende gemeenteraden om doel van de raadskring te bespreken - Regionale bijeenkomsten om moties/amendementen over gemeenschappelijke regelingen af te stemmen. Op 24 juni 2021 is er een bijeenkomst belegd met griffiers, directeuren van gemeenschappelijke regelingen en een vertegenwoordiging van de provincie. In deze bijeenkomst is de wens uitgesproken om verder te werken aan een plan van aanpak. Dit heeft de griffierskring Rivierenland opgepakt en is hierbij door de Provincie Gelderland en de Regio Rivierenland ondersteund, zowel met inhoudelijk expertise als een financiële bijdrage. Aanvullend het uitvoeren van een gezamenlijk raadsonderzoek naar de stortplaats Avri en de hieruit voorkomende aanbevelingen en geleerde lessen het traject in een stroomversnelling gebracht.

De geleerde lessen uit het Avri-rapport zijn meegenomen in dit plan van aanpak. Om verder uitvoering te geven en de geleerde lessen om te zetten in een plan van aanpak zijn een aantal bijeenkomsten georganiseerd en is er gewerkt aan de afspraken over regionale afstemming en ontmoeting in bijgevoegd plan van aanpak. Concreet zijn in het afgelopen jaar 2022 de volgende bijeenkomsten voor gemeenteraden georganiseerd:

2

-

-

Regionale bijeenkomst over gemeenschappelijke regelingen en samenwerking gemeenteraden Regio Rivierenland (n.a.v. geleerde lessen uit het Avri-rapport) - 10 januari 2022 (online) Ontmoeting Gemeenschappelijke Regelingen Rivierenland - 19 april 2022 Zienswijzenmarkt Regio Rivierenland - 2 juni 2022

Ten slotte biedt recente de wetswijziging van de wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) een logisch punt om in samenwerking met betrokken partners te werken aan de implementatie van deze wet. Voor deze wet geldt een implementatietermijn van een aantal jaren. Op deze bijeenkomsten heeft de griffierskring op verschillende manieren uitgevraagd wat de wensen en behoeften zijn van de raadsleden op het gebied van regionale samenwerking en is hierover het gesprek gevoerd. Deze wensen en behoeften zijn uitgewerkt in dit plan van aanpak. Het proces van samenwerking is een doorgaand proces en zal uitwerking moeten krijgen in de komende jaren. Het tijdspad van de samenwerking kan als volgt omschreven worden: -

2021: de raadskring legt het fundament voor de samenwerking 2022: de griffierskring bouwt aan gezamenlijk plan van aanpak 2023 en verder: de griffierskring voert uit en verstevigt de samenwerking.

Doel Het doel van dit raadsvoorstel is om de raden beter te faciliteren in hun kaderstellende en controlerende rol binnen de regionale samenwerking in de Regio Rivierenland.

Argumenten 1. Het plan van aanpak is een goede basis om de regionale samenwerking met de gemeenteraden op te pakken De afgelopen jaren bleek dat de regionale samenwerking een ingewikkeld proces is, waarin gemeenten verschillende belangen kunnen hebben. Met dit plan van aanpak wordt bereikt dat gemeenteraden goed zijn aangesloten en tijdig hun inbreng kunnen leveren, met elkaar van gedachten kunnen wisselen en regionaal af kunnen stemmen over besluitvorming. Ook worden besluitvormingsprocessen in de verschillende raden beter op elkaar afgestemd door te werken met vaste ontmoetingsmomenten. 2. Bestuurlijke verhoudingen en rollen blijven ongewijzigd De afzonderlijke gemeenteraden blijven verantwoordelijk voor de besluitvorming: er worden geen bevoegdheden overgedragen. Voor de regionale samenwerking wordt voortgebouwd op de bestuurlijke samenwerking zoals deze in de regio in de afgelopen jaren gegroeid is en ondersteund wordt door de gemeenschappelijke regelingen. Dit betekent dat wordt uitgegaan van de huidige structuur waarin een aantal nieuwe voorstellen toegevoegd worden binnen de bestaande bestuurlijke bevoegdheden van GR-en, colleges en de gemeenteraden.

3

3. Binnen de formele besluitvorming blijft ruimte voor lokale invulling Om de huidige samenwerking in te vullen worden verschillende regionale stukken opgesteld, zoals regionale agenda’s, visiedocumenten en programmabegrotingen van GR-en. Uitgangspunt binnen de Regio Rivierenland is om deze vraagstukken zoveel mogelijk regionaal op te pakken. Hierbij is echter ruimte voor lokale invulling. Gezamenlijk overleg is het uitgangspunt maar gemeenteraden gaan over hun eigen afwegingen en besluitvorming, bijvoorbeeld bij het indienen van zienswijzen. 4. Voor een goede invulling van regionale samenwerking tussen de gemeenteraden is betrokkenheid van de griffiers en andere samenwerkingspartners wenselijk Vanuit de gemeenteraden komt naar voren dat er behoefte is aan meer grip op regionale samenwerking. Het is begrijpelijk dat raadsleden en griffiers hun handen vol hebben aan de lokale vergaderingen en besluitvorming. Zodoende is het wenselijk dat er vanuit de Griffierskring Rivierenland in samenwerking met betrokken partners afstemming plaatsvindt over de uitvoering van het plan van aanpak. Financiële en ambtelijke ondersteuning is voor een goede uitwerking gewenst. 5.

Het beleggen van vaste bijeenkomsten en overlegmomenten vermindert de vergaderdruk Door vaste momenten vooraf in te plannen en parallelle sessies te organiseren wordt de vergaderdruk op het gebied van regionale samenwerking verminderd. Aanvullend biedt het werken met adoptiegriffiers en -raadsleden de mogelijkheid voor raadsleden om zich te focussen en makkelijker te prioriteren. Zo kan er efficiënter gewerkt worden en zullen gemeenteraden minder het gevoel hebben dat er zaken dubbel gedaan worden.

Kanttekeningen en risico’s 1. Wensen en belangen van de gemeenten kunnen verschillen Gemeenten kunnen binnen samenwerkingsverbanden of regionale opgaven verschillende wensen en belangen hebben. Dit kan onderlinge afstemming of samenwerking in de weg staan. Aanvullend biedt het ‘over de gemeentegrens’ heen kijken voor zowel ambtelijke organisaties als raadsleden soms uitdagingen. De eerste verantwoordelijkheid ligt immers in de eigen gemeente. 2. Wisselingen van griffiers en raadsleden kunnen continuïteit belemmeren In de afgelopen jaren is gebleken dat de inzet van regionale samenwerking deel persoonsafhankelijk is. Enkele vooruitgeschoven pionnen nemen initiatief maar soms verdwijnen initiatieven weer na verloop van tijd. In een politieke context waarin actuele kwesties vaak voorrang krijgen kan het uitdagend zijn om langdurige onderlinge samenwerking vorm te geven.

Financiën Om uitvoering te geven aan de gestelde ambities is inzet nodig. In het jaar 2022 is door financiële ondersteuning vanuit de provincie Gelderland en de Regio Rivierenland ingezet in ondersteunende 4

capaciteit van de griffierskring. Deze uitvraag is voor het jaar 2023 ook gedaan en de provincie heeft toegezegd hieraan mee te willen werken. Aanvullend hebben zij de wens tot een deel cofinanciering vanuit de deelnemende gemeenten. Concreet wordt onderstaand voorstel gedaan: -

Bijdrage Provincie Gelderland: 60.000 euro Bijdrage deelnemende gemeenten: 40.000 euro (5.000 euro per gemeente)

Dit betreft een investering welke de mogelijkheid geeft om de ingezette stappen en de positieve ervaringen vanuit het jaar 2022 voort te zetten. Aanvullend wordt met de Provincie en de Regio Rivierenland het gesprek gevoerd over het continu borgen van deze incidentele middelen.

Uitvoering en evaluatie Zoals eerder omschreven hebben de verschillende raden de Griffierskring de opdracht gegeven om een plan van aanpak te ontwikkelen. De uitvoering van het plan van aanpak zal inzet vragen van alle betroken actoren. Omdat het plan van aanpak gericht is op de rol van de raden is het passend om de regie op de uitvoering van het plan aanpak bij de Griffierskring te leggen. Zij zullen in samenwerking met de ambtelijke organisaties en de gemeenschappelijke regeling in overleg treden om gezamenlijk uitvoering te geven aan de beoogde ambities. Om goed te kunnen sturen zal het plan van aanpak na een jaar geëvalueerd worden en zal besproken worden hoe de uitvoering verloopt en worden er mogelijk nadere accenten gelegd.

5

Bijlage 1- Plan van Aanpak Opbouw Plan van Aanpak Dit plan van aanpak is gebaseerd op de opbrengsten van de bijeenkomsten van het afgelopen jaar en inzichten vanuit andere regionale samenwerkingsverbanden. Het plan van aanpak is opgebouwd aan de hand van onderstaand voorstel om de betrokkenheid van de raden op de gemeenschappelijke regelingen te vergroten. De basis hierbij ligt in meer afstemming tussen de deelnemende gemeenten en een gecoördineerde werkwijze voor het afstemmen van zienswijzen, moties en amendementen. Als overkoepelend doel geldt voor dit plan van aanpak: Het doel is om de raden beter te faciliteren in hun kaderstellende en controlerende rol binnen de regionale samenwerking in de Regio Rivierenland. Dit doel komt tot uiting in twee concrete eindproducten: - Herziene nota’s verbonden partijen voor de gemeenten; - Regionale ontmoetingstructuur ter bespreking van GR-gerelateerde onderwerpen. Daarnaast stellen we acties voor om de informatievoorziening verder te ontwikkelen en rapportagemogelijkheden vanuit de GR-en te standaardiseren. Dit zal uiteindelijk een plek krijgen in de nieuwe nota’s verbonden partijen van de verschillende gemeenten. In dit plan van aanpak maken we onderscheid tussen de onderwerpen: 1. Overlegstructuur GR-en en regionale afstemming (onderlinge verbinding) 2.

Informatievoorziening GR-en (tijdige en kwalitatief goede informatievoorziening) 3. Samenwerking met GR-en (heldere structuur) Per onderwerp worden de actiepunten toegelicht. Dit plan van aanpak is gericht op het jaar 2023, daarnaast staan we graag stil bij mogelijke denkrichtingen voor de toekomst.

1. Overlegstructuur GR-en en regionale afstemming (onderlinge verbinding) Doel: faciliteren van heldere regionale overlegstructuur. Voor veel raadsleden geldt een grote behoefte om een duidelijk overlegstructuur waarin zij elkaar en/of de GR-en kunnen ontmoeten om de beleidsmatige plannen te bespreken of een zienswijze af te stemmen. Om dit verder te ontwikkelen willen we inzetten op onderstaande acties: - Griffiers verdelen de GR-en onderling en benoemen per GR een adoptiegriffier, deze griffier ‘adopteert’ een specifieke GR en coördineert de afstemming. Hierbij kan gedacht worden aan het actief wijzen van raadsleden op mogelijke ontwikkelingen binnen de GR en een faciliterende rol rondom het afstemmen van zienswijzen, moties en amendementen. - De afzonderlijke griffiers inventariseren per relevante GR een raadsrapporteur/vertegenwoordiger vanuit de raad. Dit raadslid fungeert als 6

-

vooruitgeschoven post vanuit de raad en is benaderbaar voor eventuele regionale afstemming. Opzetten overlegstructuur voor afstemming en ontmoeting op het gebied van GR-en (zie uitwerking in tekstblok 1). Verder ontwikkelen van structuur voor regionale vergaderavond (zie uitwerking in tekstblok 2). Opstellen taken en werkwijze voor raadsrapporteurs. Opstellen lange termijnagenda voor beleidsmatige plannen vanuit GR-en.

Denkrichting voor de toekomst -

Afwegen of een regionale auditcommissie of rekenkamer binnen de Regio Rivierenland wenselijk is en de raden daarover in deze bestuursperiode een advies over te geven. De griffierskring zal in overleg met de GR-directeuren nagaan in hoeverre het werken met rapporteurs past in de nieuwe mogelijkheden van het werken met een regionale afvaardiging van raadsleden binnen besluitvormingstrajecten, bijvoorbeeld een regionale raadstafel.

Tekstblok 1: overlegstructuur voor afstemming en ontmoeting op het gebied van GR-en Per GR binnen de regio Rivierenland is één adoptiegriffier verantwoordelijk voor een specifieke GR en stemt met de GR en de raadsrapporteurs af wanneer zij elkaar ontmoeten. Het voorstel is om dit halfjaarlijks vorm te geven. 1. Bij de eerste bijeenkomst na het zomerreces informeert de GR de raadsrapporteurs en overige geïnteresseerde raadsleden over de plannen van het volgende jaar en geven zij de aanwezigen de mogelijkheid om aandachtspunten mee te geven voor de begroting. Ook kunnen nieuwe beleidsvoornemens of beleidsplannen gedeeld worden, de rol van de raad in deze trajecten wordt dan ook besproken. Deze bijeenkomst kan een kaderstellende vorm krijgen indien een GR nieuwe beleidsvoornemens heeft. Van deze bijeenkomst wordt verslaglegging verzorgd die gedeeld wordt met de verschillende gemeenteraden. 2. De tweede bijeenkomst in de eerste week van juni betreft een bijeenkomst zonder aanwezigheid van de GR waarin de raadsrapporteurs de zienswijzen af kunnen stemmen. De adoptiegriffier bereidt deze bijeenkomst voor. Praktisch: De adoptiegriffier zet avonden op, eventueel in combinatie met onderstaand voorstel voor een ‘vaste regionale avond Rivierenland’.

7

Tekstblok 2: beleggen ‘vaste regionale avond Rivierenland’ in de agenda’s van de gemeenteraden De deelnemende gemeenten vergaderen op verschillende avonden en zodoende kunnen niet alle raadsleden aanwezig zijn bij de regionale bijeenkomsten die momenteel georganiseerd worden. Het voorstel is om binnen de reguliere vergaderstructuur een ‘vaste regionale avond Rivierenland’ toe te voegen. Uit inventarisatie is gebleken dat alle raden behalve Tiel vergaderen op dinsdag en donderdag, aanvullend hebben de meeste fracties op maandag hun fractievergaderingen. Het voorstel is om voor de regionale avond bij voorkeur op woensdag te beleggen. Op deze avonden kunnen naast bijeenkomsten over GR-en ook de bijeenkomsten belegd worden die niet direct raken aan GR-en maar wel een regionaal karakter hebben, zodoende krijgt de regionale afstemming een gestructureerd karakter. Indien er verscheidene onderwerpen zijn kunnen er parallelle sessies gepland worden. Praktisch: - De regionale avond Rivierenland vindt bij voorkeur op woensdag plaats, het rooster wordt aan de raden en GR-en voorgelegd. - Griffiers bepalen de inhoud van de avonden en stemmen de behoefte van de verschillende raden af. - GR-en doen ruim van tevoren een aanvraag om een tijdslot te vullen. - De Griffierskring Rivierenland is de organisator van de avonden.

2. Informatievoorziening GR-en (tijdige en kwalitatief goede informatievoorziening) Doel: raadsleden hebben behoefte aan gestructureerde informatievoorziening over GR-en. Daarbij gaat het zowel om het proces als de inhoud van de informatievoorziening. Kortom, iedereen op diezelfde vlieghoogte. Om dit verder te ontwikkelen willen we inzetten op onderstaande acties: - Ontwikkelen van lokale bestuurlijke oplegger (zie bijlage voor opzet) voor GR-en waarin zij een toelichting kunnen geven op de begroting en jaarrekening, hierin kunnen de gemeenten specifieke onderwerpen waarover zij geïnformeerd wensen te worden opnemen; - Ontwikkelen van een ‘model nota verbonden partijen’, waarbij het in de vorige bestuursperiode opgestelde informatieprotocol het uitgangspunt vormt; - De wijzigingen van de nieuwe wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) op het gebied van informatievoorziening in samenwerking met de GR-en implementeren.

Het instrumentarium van de nieuwe Wgr sluit goed aan bij de verbeterpunten van dit plan van aanpak, de implementatie van de nieuwe Wgr wordt daarom in dit plan meegenomen; - Inventariseren mogelijkheid platform informatievoorziening over GR-en op basis van eerdere website1 (zie uitwerking in tekstblok 3); - Vaststellen nieuwe nota verbonden partijen in de verschillende gemeenten, waarin aandacht is voor: o Gewenste frequentie informatievoorziening; o Normen informatievoorziening (waarover wenst een gemeente geïnformeerd te worden en op welk detailniveau); 1

https://www.zienswijzengelderlandzuid.nl/

8

o

-

Toelichting taken en rollen van GR, raad, raadsrapporteurs, college, AB-leden en DBleden en griffie. Organiseren van een plenaire consultatiebijeenkomst met GR-en en raadsleden over de nieuwe nota verbonden partijen en de invloed van de Wgr.

Denkrichting voor de toekomst Tekstblok 3: inventariseren mogelijkheid platform informatievoorziening over GR-en Veel raadsleden hebben de behoefte aan een platform waarop ze informatievoorziening over de GR-en kunnen inzien. Hierbij gaat het om zowel informatie vanuit GR-en zoals jaarrekeningen en begrotingen als ‘stukken van de raad’ zoals zienswijzen, moties, amendementen en schriftelijke vragen. Hierbij moet aandacht zijn voor de afweging van implementatiekosten, arbeidsinzet die nodig is om de website/het platform te beheren en de nut en noodzaak van dit instrument. Wanneer de gemeenten binnen de regio Rivierenland werken met éénzelfde raadsinformatiesysteem kunnen deze gekoppeld worden om informatie integraal te delen.2

3. Samenwerking met GR-en (heldere structuur) Doel: heldere rolverdeling, wie doet wat en wie gaat waarover? Een goede onderlinge afstemming en samenwerking tussen de GR-en, colleges (portefeuillehouders) en de diverse gemeenteraden kan bijdragen aan vertrouwen in de uitvoering van de taken die bij de GR-en belegd zijn. Zodoende willen we binnen dit plan van aanpak ook aandachtspunten meegeven om deze samenwerking te versterken. Om dit verder te ontwikkelen willen we inzetten op onderstaande acties: - Het bieden van inzicht in de taken en verantwoordelijkheden binnen de GR-en: bijvoorbeeld de rolverdeling tussen AB/DB en de raad - Implementeren van het instrumentarium van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en inzicht geven in de mogelijke kansen en uitdagingen voor GR-en en gemeenten die deze wet biedt - Nadere afstemming over de aansluiting van de P&C-cyclus van de gemeente en GR-en.3 - Inzetten op het vergroten van de politiek-bestuurlijke sensitiviteit binnen ambtelijke organisaties en gemeenschappelijke regelingen. Dit biedt mogelijkheden om de raden beter bij belangrijke ontwikkelingen te betrekken. - In samenwerking met de GR-en opstellen van een ‘jaarkalender’ met de belangrijkste data van informatievoorziening per GR. Dit is een aanvulling op de lange termijnplanning waarin de beleidsvoornemens weergegeven worden.

- Bij het aangaan van een samenwerking m.b.t. een nieuw onderwerp is er de wens om de raden een rol geven in de kaderstelling. Bijvoorbeeld d.m.v. een regionaal debat of een startnotitie op hoofdlijnen. 2

Voorbeeld: Regionaal raadsinformatiesysteem in regio Noordoost Brabant Zie een uitgewerkt voorbeeld op pagina 4&5: https://ruddrenthe.nl/wp-content/uploads/2021/12/15b.bijlage-Samen-werken-voor-Drenthe.pdf 3

9

Bijlage 2: bestuurlijke oplegger (los document)

10