Notitie afhandeling diverse lijsten_02.pdf

Notitie Datum Aan Van Onderwerp

15 oktober 2025 Agendacommissie Griffier Afhandeling diverse lijsten

Inleiding In de agendacommissie van 1 september jl -en aansluitend in het Presidium- is er vanuit de griffie een voorstel beloofd hoe in de toekomst om te gaan met de afhandeling de lijst afhandeling ingekomen stukken, de lijst afhandeling aangenomen moties, de lijst afdoening toezeggingen en de lijst vragen van de raad. Deze notitie voorziet daarin. In de agendacommissie van 15 september jl is deze notitie in eerste aanleg besproken. Afgesproken is deze notitie aan te vullen met een duidelijke procesomschrijving hoe de diverse lijsten aan de gemeenteraad kunnen worden aangeboden en hoe raadsleden deze verder (inhoudelijk) kunnen behandelen. Deze aangevulde notitie, tezamen met een aantal voorbeeld-lijsten, worden tevens aan het Presidium gestuurd voor reactie.

Aanleiding De afgelopen tijd is er in de Agendacommissie, en ook in het Presidium, veel discussie over de hierboven genoemde lijsten. Deze discussie richt zich zowel op de inhoud van de lijsten, als op de wijze en plaats van afhandeling. Inhoudelijk staat de kwaliteit en de accuraatheid van de lijsten ter discussie, de discussie over de wijze van afhandeling en de plaats van afhandeling is meer procedureel. Inhoudelijk is de lijst een product van zowel de griffie als de afdeling bestuur ondersteuning. Voor de agendering van de lijsten in de agendacommissie worden de lijsten van de maand ervoor, inclusief de aanvullingen vanuit de griffie, naar de afdeling bestuursondersteuning gestuurd met het verzoek deze te actualiseren (aanvulling/stand van zaken afhandeling/motivatie/afdoening). De retour ontvangen lijsten worden vervolgens geagendeerd voor de agendacommissie. Dit proces loopt in de praktijk niet optimaal De discussie over de procedure en de plaats van behandeling is pas echt gaan spelen bij het uit elkaar halen van de Agendacommissie en het Presidium. Voorheen werden de lijsten geagendeerd voor het Presidium, dat tevens de agenda’s voor de diverse gremia van de raad opstelde. Het voordeel daarvan was dat zowel de inhoudelijke als de procedurele discussie over de afhandeling van de diverse lijsten integraal kon worden gedaan.

Bij het uiteen gaan van het Presidium en de Agendacommissie werd feitelijk de inhoudelijke bespreking en de procedurele bespreking ook gescheiden. Dit heeft tot veel onduidelijkheid geleid, zowel bij het Presidium als bij de Agendacommissie

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 2 van 3

Daarbij komt de principiële discussie wie uiteindelijk het oordeel moet geven of zaken zijn afgehandeld of niet. Immers dat oordeel bevat niet zelden ook een politieke afweging.

Voorstel Om de geconstateerde problemen op kwaliteit en accuraatheid op te lossen, wordt het volgende voorgesteld:  Er wordt kritisch gekeken naar de procedure waarlangs de lijsten worden opgesteld en geactualiseerd. De griffie zal daarover afspraken maken met de afdeling bestuursondersteuning.  Ook het format van de lijsten zal daarbij nadrukkelijk worden betrokken. Niet alleen in de verschijningsvorm, maar ook of de opgenomen informatie accuraat is en ook op elkaar aansluit. Om de geconstateerde problemen op de procedure op te lossen, wordt het volgende voorgesteld:  De vier in de inleiding genoemde lijsten worden ter afdoening en/of ter kennisname geagendeerd voor de raadsvergadering  Voor de lijst afhandeling ingekomen stukken, de lijst afhandeling aangenomen moties en de lijst afdoening toezeggingen wordt een afdoeningsvoorstel geformuleerd, die door de raad wordt vastgesteld.  De procedure van vaststelling volgt de wijze waarop dat nu wordt gedaan met de lijst van ingekomen stukken.  Voor de onderwerpen waarvoor (nog) geen afdoeningsvoorstel kan worden geformuleerd én de lijst van vragen van de raad, worden ter kennisname aan de raad aangeboden. Zo kan ook vinger aan de pols worden gehouden over de voortgang. Vanzelfsprekend kan deze voortgang ook worden geagendeerd voor een eerstvolgende oordeelsvormende voorronde.

 Voorgestelde procedure geeft ruimte aan de (eventuele) politieke afwegingen die een rol kunnen spelen bij de weging van de afdoening. De discussie daarover vindt dan plaats daar waar het hoort; de politieke setting van de gemeenteraad of de voorronde  De vier genoemde lijsten zullen niet meer voor de agendacommissie, noch voor het presidium worden geagendeerd.

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 3 van 3

Proces beschrijving De voorgestelde werkwijze volgt die van de lijst van Ingekomen stukken, zoals die ter behandeling aan de gemeenteraad worden aangeboden. Uitzondering is de lijst ‘overzicht vragen van de raad 2025’. Deze zal alleen ter kennisname aan de raad worden gestuurd. In artikel 38, lid 5 van het Reglement van Orde is al voorzien in het behandelen van deze vragen in de raadsvergadering Voor de overige drie lijsten (lijst van afdoening moties, lijst van afdoening toezeggingen en de lijst afhandeling B1/B2 stukken) wordt het volgende proces voorgesteld: Lijst van afhandeling moties/lijst van afhandeling B1/B2 stukken: -

De moties en de vragen worden door de gemeenteraad/griffie op een lijst geplaatst (Chronologisch) In overleg met het college/ambtelijke ondersteuning wordt maandelijks een stand van zaken besproken; Afhankelijk van deze informatie zal de lijst worden ingedeeld in ‘ter afdoening’ en ‘openstaand’ Het besluit van de raad over deze lijst heeft alleen betrekking op de onderwerpen die ‘ter afdoening’ op de lijst staan. De raadsleden hebben de mogelijkheid om onderwerpen van beide categorieën te agenderen voor een oordeelsvormende voorronde (via de agendacommissie).

N.B. er is een voorbeeld lijst bijgevoegd van de ‘lijst afdoening moties’; de lijst afdoening B1/B2 stukken die is bijgevoegd is nog niet bijgewerkt naar dit nieuwe format. Lijst afdoening toezeggingen: -

De toezeggingen worden door het college/ambtelijke ondersteuning op een lijst geplaatst (Chronologisch) In overleg met de gemeenteraad/griffie wordt maandelijks een stand van zaken besproken Afhankelijk van deze informatie zal de lijst worden ingedeeld in ‘ter afdoening’ en ‘openstaand’ Het besluit van de raad over deze lijst heeft alleen betrekking op de onderwerpen die ‘ter afdoening’ op de lijst staan. De raadsleden hebben de mogelijkheid om onderwerpen van beide categorieën te agenderen voor een oordeelsvormende voorronde (via de agendacommissie).

Tot zover…