Memo accountantscontrole 2020AC.pdf

Interne memo Aan Van Datum Onderwerp Djuma-kenmerk

De leden van de auditcommissie Monique Moedt 3 juni 2021 Vertraging accountantscontrole jaarstukken 2020 GZDGWB/

Op 17 mei is de accountant gestart met de controle van de jaarstukken 2020. Volgens planning was de doorlooptijd van ca 4 weken en zou het college de definitieve versie van de jaarstukken (na verwerken evt correcties) op 15 juni bespreken en aanbieden aan de raad. Op 17 juni zouden deze worden aangeboden aan de auditcommissie voor de vergadering van 21 juni. Op dezelfde avond is de technische toelichting voor de raad gepland. Op 8 juli is de raadsvergadering over vaststellen jaarstukken gepland. Al vrij vroeg in het proces constateerde Deloitte dat niet alle stukken goed waren aangeleverd. Deloitte wilde een pas op de plaats maken met de controle, mede gelet op de ervaringen met de controle van de jaarstukken 2019. Zij zijn op ons verzoek wel doorgegaan met andere onderdelen van de controle en gaven het team Financieel beheer hiermee gelegenheid om de gebreken te herstellen. Omdat Deloitte merkte dat het herstel moeizaam ging, vond er op 21 mei een gesprek gehad met Deloitte, medewerkers Financieel beheer en Financieel advies waar ik vanuit mijn control-rol op aansloot. Doel van dit gesprek was opnieuw kijken hoe we de pas op de plaats in de controle konden voorkomen. Deloitte heeft toen duidelijk aangegeven wat er ontbrak en met name BWB de tijd gegeven om afgelopen week de dossiers compleet te maken. Hierover vond doorlopend onderlinge afstemming plaats.

Vandaag bleek dat er nog steeds de goede onderbouwing van veel balansposten ontbrak en stond Deloitte opnieuw voor hetzelfde dilemma dat de controle niet kan worden uitgevoerd. Ook zijn er vragen over het sociaal domein aan onze eigen organisatie die eerst moeten worden beantwoord. Concreet betekent dit dat de controle 2 weken wordt opgeschort. Doordat zij andere delen van de controle al wel hebben uitgevoerd, heeft Deloitte na goede aanlevering van de stukken nog 2 weken nodig om de controle af te ronden. Wij zullen hen hierin dan optimaal faciliteren. Hierdoor moeten we helaas ook de bestuurlijke planning aanpassen. Deze wordt nu, onder voorbehoud van het hiervoor genoemde, als volgt: - technische toelichting jaarstukken 21 juni - definitieve stukken (met wijzigingen bijhouden) collegevergadering 29 juni - bespreken bevindingen accountantscontrole in auditcommissie 28 juni - vaststellen jaarstukken door de gemeenteraad 8 juli Met BWB en onze eigen organisatie maken we afspraken voor verbetering in 2021. Tijdens de themasessie op 1 juni kunnen we desgewenst een nadere toelichting geven.