Keuzemodellen werkgroep verbouwing 17 juni v5 2021.pdf
Tekst van het document
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Media Services
West Betuwe Inrichting Raadzaal Ambitieniveau & Varianten 17 juni 2021
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Vernieuwing audiovisuele installatie. Wat ging er aan vooraf?
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Wat ging eraan vooraf? ✓ 2018 opmaak PvE raadzaal & voorrondezaal ✓ 2019 PvE Huisvesting gemeente west Betuwe incl. AV ✓ 2021 advies Epos Media audiovisuele informatisering
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Wat gaan we doen? o Ambitieniveau bepalen o Uitwerken 3 varianten
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Oplossing dient te voldoen aan: ✓ Voldoen aan de wetgeving ✓ Transparant ✓ Werkbaar ✓ Toekomst vast
✓ Veiligheid ✓ Professioneel
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Vertaling Ambitieniveau naar West Betuwe Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Ambitieniveau. Transparant o
Doorzoekbaar
o
Vindbaar
o
Zichtbaar
o
Toegankelijk
o
Koppelen RIS
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Ambitieniveau. Werkbaar a)
AV passend in het werkproces van de gemeente
b)
Aanmelden raadslid d.m.v. pasjes of druppel
AV inzetbaar voor ook andere toepassingen: a)
Trouwerij,
b)
Huldigingen
c)
Presentatie en informatieavonden
d)
Andere evenementen
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Ambitieniveau. Toekomstvast o Modulair model, solide basis o Koppelbaar met o.a. RIS o Uitbreidbaar en gemakkelijk te wijzigen o Hybride vergaderen
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Ambitieniveau. Veiligheid o Off-the-shelf producten o Proven concept
o Niet hack baar o Back up
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Ambitieniveau. Professioneel o A merken o Duurzaam o Betrouwbaar
Media Services
De drie varianten:
1. Eénvoudig 2. Adequaat 3. Toekomst vast
Media Services
1. Eenvoudig/ losse elementen
3. Toekomst vast/ Transparant 2. Adequaat/ semi transparant
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Wat zit er sowieso in iedere variant In alle varianten zijn de volgende functionaliteiten (op hoofdlijnen) voorzien: ✓ Microfoonmanagement ✓ Presentatiemogelijkheden ✓ Backup oplossing bij uitval ✓ Meekijkvoorzieningen in gebouw ✓ Hybride vergaderen (kan verschillen per variant)
Media Services
De drie varianten: In alle varianten zijn de volgende functionaliteiten (op hoofdlijnen) voorzien: 1. Eénvoudig 2. Adequaat 3. Toekomst vast Zonder markering van agendapunten en sprekers; dus niet zichtbaar in de zaal en op de live stream (eventueel wel via RIS leverancier tegen meer prijs)
Met markeringen van agendapunten en sprekers; zichtbaar in de zaal en op de live stream. Niet in het RIS
Media Services
= Adequaat + Volledige koppeling met RIS, alle markeergegevens worden live gesynchroniseerd met het RIS en zijn doorzoekbaar (Hybride vergaderen wordt onderdeel van AV installatie) Vraag: welke variant past het beste bij welk type vergadering?
De drie varianten: In alle varianten zijn de volgende functionaliteiten (op hoofdlijnen) voorzien: 1. Eénvoudig 2. Adequaat 3. Toekomst vast Zonder markering van agendapunten en sprekers; dus niet zichtbaar in de zaal en op de live stream (eventueel wel via RIS leverancier tegen meer prijs)
Met markeringen van agendapunten en sprekers; zichtbaar in de zaal en op de live stream. Niet in het RIS
Media Services
= Adequaat + Volledige koppeling met RIS, alle markeergegevens worden live gesynchroniseerd met het RIS en zijn doorzoekbaar (Hybride vergaderen wordt onderdeel van AV installatie) Vraag: welke variant past het beste bij welk type vergadering?
De drie varianten: In alle varianten zijn de volgende functionaliteiten (op hoofdlijnen) voorzien: 1. Eénvoudig 2. Adequaat 3. Toekomst vast Zonder markering van agendapunten en sprekers; dus niet zichtbaar in de zaal en op de live stream (eventueel wel via RIS leverancier tegen meer prijs)
Met markeringen van agendapunten en sprekers; zichtbaar in de zaal en op de live stream. Niet in het RIS
Media Services
= Adequaat + volledige koppeling met RIS, alle markeergegevens worden live gesynchroniseerd met het RIS en zijn doorzoekbaar (Hybride vergaderen wordt onderdeel van AV installatie) Vraag: welke variant past het beste bij welk type vergadering?
Voor- en nadelen: 1. Eénvoudig 2. Adequaat 3. Toekomst vast ✓ Goedkoopste model ❖ Veel handwerk Griffie ❖ Erg afhankelijk van RIS leverancier ivm markeringen van agendapunten en sprekers. ❖ Extra blijvende kosten RIS ❖ Extra kosten Hybride vergaderen
Media Services
Vraag: welke variant past het beste bij welk type vergadering?
Voor- en nadelen: 1. Eénvoudig 2. Adequaat 3. Toekomst vast ✓ Iedereen in de zaal en via de livestream weet welk punt er aan de orde is en wie spreekt ✓ Digitaal stemmen in de zaal is mogelijk ✓ Geautomatiseerd spreektijden bijhouden is mogelijk ❖ Duurder ❖ Enig extra werk voor de griffie ❖ Digitaal stemmen met AV systeem kan alleen in de zaal ❖ Beperkt doorzoekbaar op het RIS ❖ Extra kosten Hybride vergaderen
Media Services
Vraag: welke variant past het beste bij welk type vergadering?
Voor- en nadelen: 1. Eénvoudig 2. Adequaat 3. Toekomst vast ✓ Iedereen in de zaal en via de livestream weet welk punt er aan de orde is en wie spreekt ✓ Digitaal stemmen in de zaal is mogelijk ✓ Geautomatiseerd spreektijden bijhouden is mogelijk ✓ Bespaart veel werk voor griffie; informatievoorziening via RIS gaat sneller ✓ Onmiddellijk doorzoekbaar op naam, agendapunt, onderwerp en stemming ✓ Volledig geïntegreerd in het werkproces ✓ Hybride vergaderen (ook beeldvormende vergadering op locatie mogelijk) ❖ Duurste variant ❖ Digitaal stemmen met AV systeem kan alleen in de zaal (anders stemmen via RIS oplossing) Media Services
Vraag: welke variant past het beste bij welk type vergadering?
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Kosten NB’s: o Dit is een raming; aanbiedingen kunnen afwijken van de ramingen (indicatief +/- 20%) o Niet opgenomen zijn de kosten voor: inkoop, uitvoeringsbegeleiding, meubel-aanpassingen, kosten ICT, et cetera.
Variant
Raadzaal
Voorrondezaal (per zaal)
Eénvoudig
150.000
100.000
Adequaat
250.000
150.000
Toekomst vast
300.000
200.000
o Jaarlijkse kosten (service onderhoud) zijn ca. 10% van de aanschaf
NB: welke variant past het beste bij welk type vergadering en in welke zaal?
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Variant Keuze Eénvoudig
voldoet
Adequaat
voldoet
Toekomst vast
Ondersteunt RIS mbt wetgeving
Ondersteunt RIS mbt wetgeving
Ondersteunt RIS mbt wetgeving
Transparant
Transparant
Transparant
Werkbaar
Werkbaar
Werkbaar
Toekomst vast
Toekomst vast
Toekomst vast
Veiligheid
Veiligheid
Veiligheid
Professioneel
Professioneel
Professioneel
Media Services
voldoet
Keuze van West Betuwe?
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Aan de slag ▪ Ambitieniveau - bepalen & Keuze ▪ Vergaderopstelling vaststellen
Media Services
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Randvoorwaarden vernieuwing o Procesbeschrijvingen opstellen o Vernieuwing van ▪ Audiovideo in zalen (per zaal verschillend) ▪ Zaal opstelling toetsen op ambitieniveau
Media Services
Vertalen naar Technische Toetsenoplossing technische Toetsen uitwerken oplossing
Technisch Technisch Toetsen Bouwen Bouwen testen testen
Functioneel testen
Gereed
In kaart brengen functionele behoefte
Gereed
op basis van procesbeschrijvingen
Keuzemogelijkheden– Informatisering van de Raad
Ambitieniveau. Voldoen aan de wetgeving WCAG 2.0/ 2.1 (23 september 2020) o Als audio te horen zijn;
o Als tekst te volgen kunnen zijn (transcriptie of ondertitels) Voldoen aan de wetgeving Woo. (2022) o Actief openbaar en toegankelijkheid maken van overheidsinformatie en zorgen dat deze informatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.
Media Services
Dank u! Media Services Media Services