IN116 Verbeterplan controleproces jaarrekening accountant.pdf

Informatienota Datum vergadering Registratienummer Portefeuillehouder Bijlage(n) Onderwerp

: 30 november 2021 : GZDGWB/ IN/116 : Govert van Bezooijen : : Verbeterplan controleproces jaarrekening accountant

Onderwerp Verbeterplan controleproces jaarrekening accountant Kennisnemen van De genomen en te nemen maatregelen van het verbeterplan controleproces jaarrekening accountant Inleiding In juli 2021 heeft u de jaarstukken over het jaar 2020 vastgesteld. We hebben tijdens het controleproces in de aanloop daar naartoe helaas vertraging opgelopen; de accountantscontrole duurde langer dan beoogd. Ondanks dat zijn we er in geslaagd om de jaarstukken 2020 tijdig te laten vaststellen door uw raad met uiteindelijk een goedkeurende accountantsverklaring. Onze accountant heeft aangegeven dat er inhoudelijk een goede jaarrekening ligt en dat dit voor een fusiegemeente voor een 2 e jaar op rij een knappe prestatie is. Het controleproces bleek echter wel voor verdere verbetering vatbaar. Om het controle proces van de jaarrekening over boekjaar 2021 beter te laten verlopen, hebben de teams van financieel beleid & advies West Betuwe en financieel beheer BWB, in samenwerking een verbeterplan opgesteld. In dit plan is weergegeven wat de reeds genomen en nog te nemen maatregelen zijn. Het gaat daarbij vooral om het interne boekhoudkundige proces door het jaar heen en de levering van de juiste informatie ten behoeve van de controle. Met deze raadsinformatienota beogen we u op hoofdlijnen op de hoogte te stellen van de maatregelen waarmee we onze processen verder verbeteren. Verbeterplan 1.

Optimaal gebruik maken van de mogelijkheden die het financieel pakket biedt Het boekhoudsysteem Key2Financien (van Centric) kunnen we nog beter benutten. Samen met de software leverancier bekijken we in het vierde kwartaal 2021 de mogelijkheden tot optimalisatie van het financiële pakket waarbij verregaande digitalisering het uitgangspunt is. 2. Maandelijks tussenrekeningen specificeren en analyseren Maandelijks specificeren en analyseren we de tussenrekeningen en borgen de volledige onderbouwing. Dit hebben we inmiddels al geïmplementeerd.

10 september 2021 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 2 van 2

3. De financiële administratie maandelijks afsluiten Maandelijks gaan we alle onderdelen van de administratie (openstaande debiteuren, openstaande crediteuren, openstaande creditnota’s, boeken bankafschriften en dergelijke) op tijdigheid en volledigheid checken. Dit implementeren we in het vierde kwartaal 2021 en eerste kwartaal 2022. 4. Verhogen van de boekhoudkundige kennis en vaardigheden We gaan een boost geven aan het kennis en vaardigheidsniveau van de medewerkers door opleiding en training, werkinstructies en leren van andere gemeentelijke organisaties. We starten hiermee in het vierde kwartaal 2021 en zetten het door in eerste kwartaal 2022. 5. Aanscherpen van de rol- en taakverdeling tussen de teams beleid en beheer We hebben gemerkt dat het verstandig is om de rol- en taakverdeling tussen teams financieel beleid en advies WB en financieel beheer BWB rondom de jaarstukken aan te scherpen. Dat komt de afstemming tussen beide teams en de afstemming met Deloitte ten goede. Vanaf de accountantscontrole over 2021 gaan we werken met één aanspreekpunt die de centrale regierol heeft en de kwaliteitsbewaker is over de aanlevering van de documentatie voor de accountantscontrole. 6. Intensiveren contact met de vakafdelingen Het contact tussen de vakafdelingen en team financieel beheer BWB kan beter.

Financieel beheer BWB gaat het contact met de vakafdeling intensiveren door aan te schuiven bij teamoverleggen en ook periodiek fysiek aanwezig te zijn op de locatie Geldermalsen. 7. Heldere afspraak met accountant over escalatie De accountant en de directeur West Betuwe hebben heldere afspraken gemaakt over sneller escaleren als het controleproces dreigt mis te lopen. Samen werken we dan aan vroegtijdig bijsturing om afspraken echt na te komen. Gezien de nauwe samenwerking met en de deelverantwoordelijkheid van BWB zijn hier ook afspraken over gemaakt met de directeur BWB. Financiën n.v.t. Communicatie n.v.t Vervolg N.v.t. Bijlage(n) n.v.t. Suggestie ter afhandeling Voor kennisgeving aannemen Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe, de secretaris, de burgemeester, Karen Coesmans Servaas Stoop