IN095 Voortgangsrapportage programma (T)huisvesting.pdf

Informatienota Datum vergadering Registratienummer Portefeuillehouder Bijlage(n) Onderwerp

: 28 september 2021 : GZDGWB/228127 IN/095 : Ed Goossens :: Voortgangsrapportage programma (T)huisvesting

Onderwerp Voortgangsrapportage programma (T)huisvesting Inleiding In onze voortgangsrapportage Programma (T)huisvesting met peildatum april 2021 (raadsagenda 25 mei 2021) hebben wij u geïnformeerd over de afronding van het Technisch ontwerp en de voorgenomen planning van de selectie van de aannemer. Deze planning voorzag in een voorlopige gunning van de aannemer in juli en de definitieve gunning begin augustus 2021. In deze Informatienota informeren wij u over de stand van zaken. Kernboodschap Zoals u weet hebben wij voor de selectie van de aannemer een (niet openbare) Europese aanbestedingsprocedure gevolgd. Na de selectiefase bleven 5 kandidaten over die wij hebben uitgenodigd om een officiële inschrijving te doen. Wij hebben deze partijen in de gelegenheid gesteld om een zogeheten schouw te doen in en rond het gemeentehuis en aanvullende informatie aan ons te vragen. Van beide mogelijkheden is gebruik gemaakt. Op verzoek hebben wij hen één week extra de tijd gegeven om hun inschrijving te doen. Alle partijen hebben aangegeven dat de huidige marktomstandigheden, mede als gevolg van de coronapandemie, grillig zijn. Pal voor de inschrijvingsdatum waren er nog twee partijen overgebleven, die ook een inschrijving hebben gedaan.

Drie partijen hebben zich voortijdig teruggetrokken, met als belangrijkste argument: niet tijdige levering van gegevens door onderaannemers, te volle orderportefeuille en het niet kunnen voldoen aan de door ons afgegeven plafondprijs. De twee inschrijvingen voldeden aan alle formele vereisten maar de beide biedingen lagen helaas ruimschoots boven het taakstellende budget / de plafondprijs van € 7,6 miljoen. U zult begrijpen dat dit voor het college van B&W een teleurstellend resultaat is.

28 september 2021 Kenmerk GZDGWB/228127 Pagina 2 van 3

Wij hebben moeten vaststellen dat bij beide biedingen op formeel-juridische gronden sprake is van een zogeheten ongeldige inschrijving. Wij hebben ons op de ontstane situatie beraden en ons uitgebreid juridisch laten adviseren door een aanbestedingsjurist en de landsadvocaat. Beide adviseurs hebben ons geadviseerd om als eerstvolgende stap de inschrijvende partijen uit te nodigen om met hen de inschrijving te evalueren. Wij hebben dit advies opgevolgd en zijn met de inschrijvende partijen in gesprek gegaan. Wij kijken terug op constructieve gesprekken. Wij hebben met hen het volgende afgesproken: • Wij leggen als aanbestedende dienst een aantal vragen voor ter verklaring van de grootste verschilpunten tussen hun inschrijving en onze kostenbegroting. Wij hebben onze kostenbegroting recent gevalideerd, mede op basis van de gegevens van de leveranciers en de informatie van het ontwerpteam, en zijn van mening dat onze kostenbegroting realistisch is. • Wij hebben beide partijen uitgenodigd om met een top-10 van optimalisaties te komen, voorzien van een korte omschrijving en het bijbehorend budget. Wij hebben aan hen duidelijk gemaakt, dat wij op basis van hun reactie op de genoemde punten een nader besluit zullen nemen, of wij de aanbestedingsprocedure zullen stoppen dan wel zullen vervolgen met een zogeheten op concurrentiegerichte dialoog.

Op 2 augustus jongstleden hebben wij van beide partijen hun reactie ontvangen. Opnieuw was er sprake van een teleurstellend resultaat. Weliswaar werden realistische en aanvaardbare optimalisaties ingediend, maar ‘het gat’ bleef onoverbrugbaar groot. Wij hebben moeten besluiten dat wij geen perspectief zien om met partijen een nieuwe fase van op concurrentiegerichte dialoog aan te gaan, en hebben dan ook op 4 augustus jongstleden besloten de lopende aanbestedingsprocedure te beëindigen. Wij hebben beide partijen over ons besluit geïnformeerd. Zij waren teleurgesteld maar hadden begrip voor ons besluit. Consequenties Uiteraard zitten aan dit besluit consequenties vast. Wij zijn ons bewust van het effect hiervan op de planning. Wij zoeken uit welke programmatische en financiële gevolgen er verder nog aan de orde zijn. Deze hangen uiteraard ook samen met de inhoud van de (aan te passen) uitvraag, in samenhang met het moment van herstart van de nieuwe ronde in de aanbesteding. Wij zullen uw raad zo spoedig mogelijk hierover nader informeren, zo mogelijk bij de eerstvolgende uitgebreide voortgangsrapportage met peildatum 1 september 2021 (conform onze toezegging). Financiën Zie hiervoor.

28 september 2021 Kenmerk GZDGWB/228127 Pagina 3 van 3

Risicoparagraaf Zie hiervoor. Communicatie N.v.t. Uitvoering/Planning N.v.t. Planning Zie hiervoor Bijlage(n) Geen. Suggestie ter afhandeling Voor kennisgeving aannemen.

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe, de secretaris, de burgemeester, Karen Coesmans Servaas Stoop