IN072 Inspectiejaarverslag gemeentearchivaris 2020 gemeente West Betuwe.pdf

Informatienota Datum vergadering Registratienummer Portefeuillehouder Bijlage(n) Onderwerp

: 29 juni 2021 : GZDGWB167863/167895 IN/072 : Ed Goossens : 1. Jaarverslag archieftoezicht 2020 (167863/169337) : Inspectiejaarverslag gemeentearchivaris 2020 gemeente West Betuwe

Onderwerp Inspectiejaarverslag gemeentearchivaris 2020 gemeente West Betuwe. Kennisnemen van Het inspectiejaarverslag van de gemeentearchivaris over het jaar 2020 en de wijze waarop opvolging wordt gegeven aan de aanbevelingen van de gemeentearchivaris. Inleiding Op basis van de archiefverordening brengt het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) jaarlijks verslag uit over het toezicht op de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente alsmede het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening geeft verder aan dat het college van burgemeester en wethouders verantwoording dient af te leggen aan de gemeenteraad over het toezicht en beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden. Dit kan onder overlegging van het jaarverslag van het RAR. Met deze notitie willen wij u informeren over het inspectiejaarverslag. Kernboodschap De volgende aanbevelingen vanuit het vorige verslagjaar zijn opgevolgd:  2018-1 en 2017-3 (G) en 2018-10 (G). Het verhuizen en (vervroegd) overdragen van het bouwen milieuarchief en de gemeentebestuur archieven heeft in het voorjaar van 2021 plaatsgevonden. Een gedeelte van de akten burgerlijke stand is uitgeplaatst bij het RAR.  2018-4 (N) en 2018-2 (G). Er is een begin gemaakt om het beherend personeel kwantitatief en kwalitatief op niveau te brengen.

Gezien de wijziging van rollen, taken en strategie op het gebied van informatie- en archiefbeheer dient in de nabije toekomst gekeken te worden naar de juiste verdere invulling van personeel.  2018-4 (N) en 2018-2 (G). De Kritische Prestatie Indicatoren zijn begin 2021 ingevuld voor de gemeente West Betuwe.  2017-1 (G). Nadere informatie over de activiteiten die voortvloeien uit het project



harmonisatie. Hieronder valt onder andere de inzet van het zaaksysteem Djuma als centrale archiefapplicatie. 2016-8 (G). De jaarplanning voor 2021 en 2022 heeft het RAR van BWB voor de informatieen archiefactiviteiten ontvangen.

7 mei 2021 Kenmerk GZDGWB167863/167895 Pagina 2 van 5









2018-6. Gemeente West Betuwe heeft aangegeven dat de voormalige gemeente Geldermalsen geen archiefbescheiden heeft vervangen die overgedragen dienen te worden naar het e-depot. Wel zijn er in het kader van migratie van archieven uit de documentmanagementsystemen van de voormalige gemeenten Geldermalsen, Neerijnen en Lingewaal gesprekken gaande om het digitale archief over te brengen naar het e-depot. 2019-7. Er is besloten door de gemeente West Betuwe om het bouwarchief niet te gaan vervangen of digitaliseren. In plaats daarvan is het archief overgebracht en zal per opvraag worden gedigitaliseerd. 2019-8. De archiefinspecteur wil graag betrokken blijven bij de nieuw te bouwen archiefruimte. Indien nodig zal een inspectie volgen. De lijst van eisen ten aanzien van een archiefruimte zijn verstrekt aan de projectleider verbouwing van het gemeentehuis. 2019-9. De aanbeveling voor een calamiteitenplan voor archieven van de gemeente West Betuwe is niet meer relevant omdat het gemeentehuis volledig wordt ontruimd en verbouwd.

Eén aanbeveling is als urgent aangemerkt. Het betreft punt 2018-10 over het vastleggen van overdracht van archiefinformatie vanuit de AVRI naar de gemeente West Betuwe. Dit punt is met spoed opgepakt. De inventarislijst wordt verder aangevuld en de verklaring zal zo snel mogelijk ondertekend worden. Een afschrift hiervan gaat naar het RAR. Aanbevelingen en reactie De archiefinspecteur doet namens het RAR in het inspectiejaarverslag verschillende aanbevelingen aan de gemeente. Deze aanbevelingen worden hieronder weergegeven, met daarbij opgenomen de manier waarop dit punt wordt uitgevoerd. 





2018-4 (N) en 2018-2 (G). Het RAR adviseert de brede informatie-beheeromgeving duurzaam te beheren door o.a. eigenaarschap te beleggen voor cruciale systemen en de archieven in deze systemen. Daarnaast adviseert zij om het informatie- en archiefmanagement beleidsmatig vorm te geen. Het is goed dat het RAR dit benadrukt, maar aandacht voor deze aanbeveling is er altijd. Team informatiebeheer is sinds eind 2020 eigenaar geworden van het centrale zaaksysteem Djuma. Voor het beleidsmatig vorm geven van informatie- en archiefmanagement zullen het RAR en BWB gezamenlijk optrekken. 2018-2 (N). Het eigenaarsschap van gegevens op de website dient goed geregeld te zijn. Na afloop van het contract moeten de gegevens van de website teruggeleverd en opgeslagen te worden in een digitaal duurzame omgeving. De informatiemanager zal contact opnemen met de leverancier van de website, Archiefweb.eu, om vast te laten leggen dat de gemeente eigenaar blijft van zijn gegevens en dat deze teruggeleverd dienen te worden bij ontbinding van de overeenkomst. De archiefinspecteur wil ook graag weten hoe de afsluiting is geregeld na de gemeentelijke herindeling. Zie ook hieronder. 2018-3 (N). De audiotulen dienen duurzaam gearchiveerd te worden De oude websites en raadsinformatiesystemen worden in een duurzaam bestandsformaat overgezet.

Er is al contact geweest met de projectleider e-depot van het RAR om deze zogenaamde WARC-bestanden (website) en audiotulen over te brengen.

7 mei 2021 Kenmerk GZDGWB167863/167895 Pagina 3 van 5













2018-8 (N). Bij overbrenging van archieven van de gemeente Neerijnen moet ook het digital born materiaal worden overgebracht. De content uit de documentmanagementsystemen van de voormalige gemeenten worden via een conversie/migratie gemigreerd naar een archiefsysteem, zodat deze duurzaam toegankelijk blijven. Het RAR is op de hoogte van dit conversie/migratie project en wordt voor positief advies geconsulteerd. Het RAR zal in de tweede helft van 2021 samen met BWB starten met voorbereidingen op migratie van de te bewaren archieven richting het e-depot bij het RAR. Dit conversie- en migratieproject staat gepland voor 2021-2022. 2018-10. Er dienen goede afspraken gemaakt te worden over de overdracht van archiefinformatie behorende bij de IBOR-taken aan gemeente West Betuwe en aan de eerder aan AVRI vervreemde personeelsdossiers. De verklaring van overdracht en over te dragen inventaris met archiefinformatie is onder de aandacht gebracht bij het betreffende team binnen West Betuwe. De verklaring zal nog vóór de zomervakantie getekend worden. Uit navraag bij team Personeel en Organisatie is naar voren gekomen dat de personeelsdossiers niet zijn overgekomen vanuit de AVRI naar de gemeente West Betuwe. Zij geven aan dat een personeelslid die start bij een andere organisatie een nieuw personeelsdossier opbouwt.

Een afschrift van de verklaring van overdracht van personeelsgegevens vanuit Neerijnen naar de AVRI is in 2015 reeds naar de archiefinspecteur gestuurd. 2019-1. De archiefinspecteur ontvangt graag de dienstverleningsovereenkomst met 1. BWB, 2. Archiefweb.eu, 3. Cloudopslag van diverse applicaties, 4. Overeenkomst met karmac voor archiefopslag. De overeenkomsten met Archiefweb.eu en Karmac zijn vorig jaar reeds toegestuurd. De dienstverleningsovereenkomst met BWB zal worden toegezonden. Indien aanwezig zullen ook de overeenkomsten met andere cloud-oplossingen worden toegestuurd.. 2019-2. Gemeente West Betuwe dient te beschikken over een volledig uitgewerkt en geïmplementeerd zaaksysteem. Eind 2020 is besloten tot een andere positionering van team Informatiebeheer. Dit heeft een strategiewijziging als consequentie rondom het informatie- en archiefbeheer. Team informatiebeheer is nu eigenaar geworden van het zaaksysteem Djuma dat gebruikt wordt door de gemeente West Betuwe. Ook in 2021 wordt hard verder gewerkt om het zaaksysteem verder in te richten als volwaardig zaaksysteem en tevens archiefsysteem voor alle content opgenomen in deze applicatie. In projectvorm wordt het systeem verder ingebed in de organisatie. 2019-3. De archiefinspecteur verzoekt om een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden.

Er is een start gemaakt met het opstellen en up-to-date houden van een compleet en logisch samenhangend overzicht van de archieven bij de gemeente West Betuwe. Dit is echter een overzicht dat constant aan veranderingen onderhevig is en daarom ook nooit klaar zal zijn. 2019-4. De archiefinspecteur ontvangt graag alle meldingen die te maken hebben met wijzigingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer bij de gemeente West Betuwe. Daarnaast raadt hij aan om betrokken te worden bij de plannen tot aanschaf van nieuwe applicaties. Ieder kwartaal wordt de speciale website / meldingentool van het RAR met dit doel doorlopen. Wijzigingen in het informatie- en archiefbeheer worden hierin doorgegeven. Input hiervoor komt mede vanuit het periodieke overleg tussen de verschillende informatieprofessionals. Dit neemt niet weg dat BWB altijd wordt betrokken bij de aanschaf van

7 mei 2021 Kenmerk GZDGWB167863/167895 Pagina 4 van 5













 

nieuwe applicaties door de gemeente en daardoor het RAR niet tijdig kan informeren/ raadplegen. 2019-6. Aandacht wordt gevraagd voor de aanbevelingen die het RAR heeft gedaan ten aanzien van vervanging in de nieuwe archiefomgeving. Er is geen opvolging gegeven aan de aanbevelingen, vanwege het vertrek van diverse adviseurs en informatiebeheerders het afgelopen jaar (dit is gedeeltelijk in 2021 weer ingevuld). Daarnaast heeft eind 2020 een strategiewijziging plaats gevonden op het informatie- en archiefbeheer. Dit heeft als gevolg dat dit jaar een nieuw vervangingsbesluit zal worden opgesteld rondom het zaaksysteem Djuma. De uitvoering van de aanbevelingen van het RAR rondom het huidige vervangingsbesluit dienen daarmee geen doel meer. 2020-1. De gemeentearchivaris vraagt uw aandacht voor het continueren van een Strategisch Informatieoverleg (SIO). In overleg met de archiefinspecteur en de adviseurs digitale ontwikkelingen van het RAR is afgesproken om 2-maandelijks een tactisch beleidsoverleg te organiseren. Dit overleg zal bestaan uit bovenstaande functionarissen met de adviseurs informatiebeheer en teammanager informatiebeheer van BWB. In het jaargesprek met de directeuren/gemeentesecretaris en de gemeentearchivaris zal vervolgens terugkoppeling worden gegeven over de stand van zaken en de gekozen route. 2020-2.

Gevraagd wordt om medewerking voor het auditen van het nieuwe zaaksysteem Djuma. Reden hiervoor is dat archiefinspectie verwacht dat veel archiefwaardige documenten in Djuma zullen worden opgeslagen. Vanwege de coronacrisis heeft deze audit niet in 2020 plaatsgevonden. BWB maakt een afspraak met de archiefinspecteur om gezamenlijk de inrichting van het zaaksysteem te doorlopen en een nulmeting op te stellen. Deze aanbevelingen zullen verwerkt worden, zodat het systeem daarna geaudit kan worden. 2020-3. De archiefinspecteur vraagt uitsluitsel over de status van iBabs als potentiële archiefapplicatie. Tijdens het jaargesprek, 4 mei 2021, is reeds aangegeven dat iBabs fungeert als publicatie-portal. De archiefdocumenten zijn opgenomen in het zaaksysteem, Djuma. Informatie over de koppeling tussen iBabs en Djuma zal worden toegestuurd. 2020-4. De archiefinspecteur ontvangt graag overzichten van de ongestructureerde bestanden van de gemeente West Betuwe die zijn opgeslagen op netwerkschijven, mailboxen en procesapplicaties. Dit is een zeer omvangrijke aanbeveling, waarbij met name de uitdaging zit op inzicht krijgen op content op netwerkschijven en in mailboxen. Er dient beleid ontwikkeld te worden over het gebruik en het opruimen van netwerkschijven. Daarnaast zou een onderzoek naar mogelijke tools om inzicht te krijgen in de bestanden onderdeel kunnen zijn van de oplossing.

Deze aanbeveling wordt op de agenda van het tactisch beleidsoverleg geplaatst. 2020-4. De archiefinspecteur verzoekt om medewerking aan een audit van het archiveringsproces van de audiovisuele raadsverslagen inclusief vergaderstukken. Er wordt een afspraak gemaakt met de archiefinspecteur. 2020-5. Toesturen van verklaringen van vervanging. De verklaringen zullen in het 3e kwartaal voor kennisgeving richting het RAR worden gestuurd. 2020-6. De archiefinspecteur verzoekt om zoveel mogelijk archiefinformatie over het coronabeleid van de gemeente te bewaren. Al het materiaal dat gevormd is als gevolg van de coronacrisis behoort tot cultuur-historisch archief en weerspiegelt een bepaalde tijdsgeest. Dit archief is zeer interessant voor historisch

7 mei 2021 Kenmerk GZDGWB167863/167895 Pagina 5 van 5

onderzoek en zal dan ook zeker worden bewaard, ongeacht de mogelijk genoemde bewaartermijnen in de selectielijst. Consequenties Door de aanbevelingen van het RAR en de provincie ter harte te nemen, wordt een goede toegankelijkheid van de papieren en digitale archieven bevorderd. Financiën Niet van toepassing Communicatie Niet van toepassing Vervolg In de komende periode zal uitvoering worden gegeven aan de aanbevelingen van het RAR. Rondom het volgende jaarverslag zal de gemeenteraad weer geïnformeerd worden over de wijze waarop de aanbevelingen zijn verwerkt en over de status van het archiefbeheer. Bijlage(n) Jaarverslag archieftoezicht 2020 gemeente West Betuwe Suggestie ter afhandeling Voor kennisgeving aannemen

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe, de secretaris, de burgemeester, Karen Coesmans Servaas Stoop