IN072 Bijlage Jaarverslag archieftoezicht 2020 gemeente West Betuwe definitief.pdf
Tekst van het document
Jaarverslag archieftoezicht 2020 gemeente West Betuwe
Teun de Reijke, archiefinspecteur RAR Marco Aartsen, adviseur digitale ontwikkelingen RAR Léon Masselink, adviseur digitale ontwikkelingen RAR Ons kenmerk: 1628-15773
Managementsamenvatting Op grond van artikel 30, lid 1 van de Archiefwet 1995 draagt het college van burgemeester en wethouders zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Op grond van artikel 32, lid 2 van diezelfde wet houdt de gemeentearchivaris toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Daarnaast beheert de gemeentearchivaris de archiefbescheiden van de (rechtsvoorgangers van de) gemeente West Betuwe, voor zover zij zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het voorliggende verslag behelst zowel het in 2020 uitgeoefende toezicht als het beheer. Dit op grond van artikel 2, lid 1 van de archiefverordening 2019 van de gemeente West Betuwe. Het jaar 2020 stond grotendeels in het teken van de coronacrisis. Het verplichte zo veel mogelijk thuis werken, afstand houden en andere maatregelen ter voorkoming van de verdere verspreiding van het virus, hebben ontegenzeggelijk hun weerslag gehad op het archieftoezicht in 2020. Op basis van het inspectiedossier dat in 2020 is opgebouwd, en mede op basis van toezichtsinformatie die het RAR eerder heeft verzameld, kan geconcludeerd worden dat de gemeente West Betuwe zich nader heeft georiënteerd op de manier waarop ze haar informatiehuishouding wil inrichten.
In een eerder stadium is vanuit de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BvoWB) de zogenaamde recordsmanagementapplicatie (RMA) ontwikkeld, die zou gaan dienen als centrale archiefapplicatie voor de drie BvoWB-gemeenten. Eind 2020 is echter besloten om de betreffende applicatie uit te faseren, en het zaaksysteem Djuma als archiefapplicatie in te gaan richten. In verband met ontwikkelingen in wet- en regelgeving waardoor de overheidsinformatiehuishouding wordt behelsd, heeft de VNG in april 2020 een nieuwe reeks KPI’s gepubliceerd ten behoeve van de horizontale verantwoording richting de gemeenteraad. Dit jaarverslag is het eerste dat conform deze nieuwe KPI’s is ingericht. KPI’s die reeds door uw college zijn ingevuld, worden hieronder slechts op hoofdlijnen ter bevestiging behandeld.
2
Inhoud 1.
2.
3.
4.
5.
Lokale regelingen............................................................................................................................. 5 1.1.
Archiefverordening.................................................................................................................. 5
1.2.
Beheerregeling informatiebeheer ........................................................................................... 5
1.3.
Strategisch informatieoverleg ................................................................................................. 5
1.4.
Wijziging overheidstaken ........................................................................................................ 5
1.5.
Gemeenschappelijke regelingen ............................................................................................. 5
1.6.
Mandaatregeling archiefzorg .................................................................................................. 5
1.7.
Uitbesteden archiefbeheerstaken........................................................................................... 6
Middelen en mensen....................................................................................................................... 7 2.1.
Middelen ................................................................................................................................. 7
2.2.
Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer ...................................................................... 7
2.3.
Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer ........................................................................ 7
2.4.
Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht .................................................................... 7
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ....................................................... 8 3.1.
Archiefruimte(n) en applicaties ............................................................................................... 8
3.2.
Archiefbewaarplaats voor analoge archiefbescheiden ........................................................... 8
3.3.
E-depot .................................................................................................................................... 9
3.4.
Onderdeel gemeentelijk rampenplan ..................................................................................... 9
3.5.
Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming............................................................................ 9
Interne kwaliteitszorg en toezicht ................................................................................................. 10 4.1.
Kwaliteitssysteem archiefbeheer .......................................................................................... 10
4.2.
Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark...................................................................... 10
4.3.
Gekwalificeerde gemeentearchivaris .................................................................................... 10
4.4.
Verslag toezicht archiefbeheer ............................................................................................. 10
4.5.
Verslag beheer archiefbewaarplaats..................................................................................... 10
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ......... 11 5.1.
Geordend overzicht, analoog en digitaal .............................................................................. 11
5.2.
Authenticiteit en context, analoog en digitaal ...................................................................... 11
5.3.
Systeem voor duurzame toegankelijkheid, analoog en digitaal............................................ 12
5.4.
Duurzame analoge materialen en gegevensdragers ............................................................. 13
5.5.
Duurzame verpakkingsmaterialen voor analoge opslag ....................................................... 13
5.6.
Systeem voor analoge duurzaamheid ................................................................................... 13
5.7.
Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer...................................................................... 13
5.8.
Aanvullende metagegevens ten behoeve van digitale archiefbescheiden ........................... 13 3
6.
7.
8.
5.9.
Opslagformaten ..................................................................................................................... 13
5.10.
Functionele eisen .............................................................................................................. 13
5.11.
Voorzieningen compressie en encryptie ........................................................................... 13
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 14 6.1.
Vervanging, besluiten en verklaringen .................................................................................. 14
6.2.
Converteren en migreren ...................................................................................................... 14
6.3.
Archiefselectielijst en hotspotmonitor.................................................................................. 14
6.4.
Vernietiging en verklaringen ................................................................................................. 15
6.5.
Vervreemding, besluiten en verklaringen ............................................................................. 15
Overbrenging van archiefbescheiden ........................................................................................... 16 7.1.
Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn ...................................................................... 16
7.2.
Verklaring van overbrenging ................................................................................................. 16
7.3.
Niet-overbrengen vanwege de bedrijfsvoering .................................................................... 16
Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ..................................................... 17 8.1.
Beschikbaarheid originelen en dubbelen .............................................................................. 17
8.2.
Beperking openbaarheid na overbrenging............................................................................ 17
8.3.
Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar ......................................................................... 17
8.4.
Afwijzing raadpleging of gebruik ........................................................................................... 17
8.5.
Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling ................................................. 17
8.6.
Regulering fysiek bezoek en gebruik ..................................................................................... 17
8.7.
Regulering digitaal bezoek en gebruik .................................................................................. 17
Bijlage 1: toezicht archiefbeheer gemeenschappelijke regelingen....................................................... 18 Bijlage 2: aanbevelingen van vorige jaarverslagen ............................................................................... 20 Bijlage 3: verslag beheer archiefbewaarplaats ..................................................................................... 25
4
1. Lokale regelingen 1.1.
Archiefverordening
De gemeenteraad van West Betuwe heeft in 2019 een archiefverordening vastgesteld. Deze is archiefwettelijk gezien nog steeds volledig actueel. Houdt u er wel rekening mee dat in de nabije toekomst de Archiefwet 1995 zal worden ingetrokken en vervangen door een nieuwe. Waarschijnlijk zal de archiefverordening dan moeten worden herzien. Het RAR zal u te zijner tijd ondersteunen bij het ontwikkelen van een nieuw concept.
1.2.
Beheerregeling informatiebeheer
Uw college heeft in 2019 een besluit informatiebeheer vastgesteld. Dit is archiefwettelijk gezien nog steeds volledig actueel. Ook deze regeling zal waarschijnlijk op termijn moeten worden herzien vanwege de verwachte nieuwe Archiefwet.
1.3.
Strategisch informatieoverleg
Op grond van het Archiefbesluit 1995 is uw college verplicht een Strategisch Informatieoverleg (SIO) in te stellen. Dit hebt u ook gedaan in intergemeentelijk verband. Er kan echter niet gesteld worden dat dit overleg ook daadwerkelijk functioneert. Archiefwettelijk gezien heeft het SIO een zeer beperkte taak, namelijk het ontwerpen van een selectielijst en het bepalen van uitzondering daarop. In de praktijk is het echter wenselijk en aangeraden om ook bredere, strategische informatievraagstukken periodiek te agenderen in dit overleg. 2020-1
1.4.
De gemeentearchivaris vraagt uw aandacht voor het continueren van het SIO.
Wijziging overheidstaken
Op grond van artikel 6 van het besluit informatiebeheer 2019 van de gemeente West Betuwe dient de archivaris tijdig melding te ontvangen van het voornemen tot ‘opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon.’ Een dergelijke melding bereikte het RAR niet in 2020. Hieruit leid ik af dat er ook daadwerkelijk geen wijziging van één of meerdere overheidstaken heeft plaatsgevonden.
1.5.
Gemeenschappelijke regelingen
De gemeente West Betuwe neemt deel aan een aantal gemeenschappelijke regelingen dat overheidstaken uitvoert. Dit betekent dat op die organisaties ook de Archiefwet van toepassing is. In bijlage 1 bij dit verslag breng ik verslag uit op hoofdlijnen per gemeenschappelijke regeling voor wat betreft de Archiefwet. Overigens meld ik graag voor de goede orde dat het RAR tot dusverre feitelijk op informele basis archiefdiensten heeft verleend aan diverse gemeenschappelijke regelingen in de regio. Op dergelijke dienstverlening is het (Europese) aanbestedingsrecht van toepassing. In de toekomst zal de samenwerking met de gemeenschappelijke regelingen verder geformaliseerd moeten worden. Het RAR bereidt daar momenteel een notitie over voor, die in 2021 zal worden vastgesteld door het bestuur van het RAR.
1.6.
Mandaatregeling archiefzorg
Uw college heeft mandaat verleend aan de volgende organen/functionarissen om namens u de Archiefwet 1995 uit te voeren: bestuur Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe; 5
gemeentesecretaris; directeur Bedrijfsvoeringorganisatie West-Betuwe; MT-leden; teamcoaches; strategisch managers Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe, en teammanagers Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe.
1.7.
Uitbesteden archiefbeheerstaken
U hebt een aantal archiefbeheerstaken uitbesteed aan diverse partijen. In het jaarverslag over het archieftoezicht in 2019 verzocht de toenmalige archiefinspecteur om archiefdienstverleningsovereenkomsten met de volgende partijen: -
de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BvoWB); GW Cross Media (archiefweb.eu); leveranciers diverse applicaties die fungeren middels cloudopslag; Karmac te Lelystad voor archiefopslag.
De archiefinspecteur ontving uw overeenkomst met GW Cross Media betreffende de archivering van de gemeentelijke website, alsmede met Karmac te Lelystad, waarvoor dank.
6
2. Middelen en mensen 2.1.
Middelen
Volledigheidshalve adviseren we u te allen tijde voldoende middelen te reserveren voor informatieen archiefbeheer. Hierbij kunt u denken aan analoge materialen, maar ook aan (jaarlijkse) licentiekosten voor informatieverwerkende software en dergelijke. Het RAR kan u desgewenst adviseren hierover.
2.2.
Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer
Er is een achterstand in het klasseren van de records in de RMA. In samenspraak met de archiefinspecteur is begin 2021 besloten, dat de moeite van het inlopen van deze achterstand niet opweegt tegen de beperkte baten. Voorts dient er nog 36 meter fysiek archief van de voormalige gemeente Geldermalsen te worden verwerkt, en ongeveer tien meter aan West Betuws archief.
2.3.
Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer
Vanuit de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe wordt momenteel geïnvesteerd in het aantrekken van kwalitatief hoogwaardig personeel. Zo is onlangs een adviseur informatiebeheer aangenomen. Op het moment van schrijven van dit verslag stonden er nog vacatures open voor nog een adviseur informatiebeheer, alsmede een kwaliteitsmedewerker informatie- en archiefbeheer. De uitkomst van deze wervingsprocedures is de archiefinspecteur vooralsnog onbekend.
2.4.
Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht
Momenteel wordt namens de gemeentearchivaris, die tevens secretaris-directeur van het RAR is, het toezicht uitgeoefend door één archiefinspecteur (1 FTE) en twee adviseurs digitale ontwikkelingen (1,8 FTE). Deze bezetting richt zich formeel op zeven gemeenten en het waterschap Rivierenland. Op vooralsnog informele basis worden er ook toezichtdiensten verleend aan een aantal gemeenschappelijke regelingen. Zoals eerder aangegeven zal dit laatste in 2021 nader geformaliseerd worden.
7
3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot 3.1.
Archiefruimte(n) en applicaties
Advies Twee adviseurs digitale ontwikkelingen van het RAR (waarvan er één inmiddels met pensioen is) hebben in samenspraak met de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe een brainstormsessie gehad over de toepassing van het formulier quickscan archieflabels (a, b, c, d, e). Dit project heeft als doel om bij de aangesloten gemeenten te achterhalen in welke applicaties de archivering plaatsvindt, en of deze applicaties voldoen aan NEN 2082 en/of NEN-ISO 15489. Het formulier zou hiermee fungeren als een soort vragenlijst, waarmee de gewenste informatie kon worden uitgevraagd bij de betreffende informatiebeheerders. Tijdens de laatste sessie werd besloten om akkoord te gaan met een geredigeerde versie. Tot op heden heeft de adviseur digitale ontwikkelingen niets meer van dit project vernomen. Graag hoort hij hier nu de status van is. Inspectie Het gemeentehuis aan het Kuipershof te Geldermalsen wordt in 2021 grootscheeps verbouwd. Hierbij wordt ook geïnvesteerd in de archiefruimte. U ontving een overzicht van te stellen eisen aan archiefruimten op basis van de Archiefregeling. De nieuw in te richten archiefruimte zal uitsluitend worden benut voor de opslag van akten van de burgerlijke stand. Het semi-statische analoge bestand dat nu nog in de archiefruimte staat, zal in maart 2021 worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RAR.
In 2020 is besloten dat de RMA uitgefaseerd gaat worden als centrale archiefapplicatie van de gemeente West Betuwe en haar bestuurlijke partners in de BvoWB. In plaats daarvan wordt het zaaksysteem Djuma ingericht als archiefapplicatie. Afgesproken is dat de archiefinspecteur in 2021 de conceptinrichting van de archieffunctionaliteit gaat auditen. Dit dus vóór de feitelijke start in de praktijk. 2020-2 De archiefinspecteur verzoekt (volledigheidshalve) om medewerking aan de audit van de archieffunctionaliteit van Djuma. Vanuit de BvoWB is de vergaderapplicatie iBabs aangeschaft voor alle drie de BvoWB-gemeenten. De archiefinspecteur heeft hierover nadrukkelijk vragen gesteld en documentatie opgevraagd. De hamvraag daarbij was en is: waar vindt de archivering van de informatie plaats? Een en ander is echter slechts gedeeltelijk beantwoord. Vooralsnog gaat het RAR ervan uit dat iBabs zal worden gebruikt als een soort toegangsportaal: een ‘laag’ over het zaaksysteem. 2020-3 De archiefinspecteur verzoekt om uitsluitsel over de status van iBabs als potentiële archiefapplicatie. Mocht iBabs niet worden benut voor archivering, dan ontvangt de archiefinspecteur graag nadere informatie over de interface tussen de voornoemde applicatie en Djuma, met name ten aanzien van de metagegevens.
3.2.
Archiefbewaarplaats voor analoge archiefbescheiden
De archiefbewaarplaats van de gemeente West Betuwe is ondergebracht bij het RAR, gevestigd aan het J.S. de Jongplein 3 te Tiel. De depots voldoen aan de vereisten van de Archiefregeling.
8
3.3.
E-depot
Het RAR beschikt eveneens over een e-depot voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden. Dit e-depot is in 2019 ED3-gecertificeerd door een onafhankelijke auditor. Hieruit blijkt dat het e-depot voldoet aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden. Vanuit een exporttraject van het documentmanagementsysteem Verseon van de gemeenten Zaltbommel en Maasdriel, zijn waardevolle inzichten opgedaan over digitale archiefoverdrachten vanuit documentmanagementsystemen. Hierdoor is het RAR wendbaarder geworden voor toekomstige overbrengingstrajecten. Dit is tastbaar geworden in een aantal notities. Zo is er een eerste protocol digitale uitplaatsing opgesteld, gevolgd door een eerste notitie ten behoeve van metadatawaardering. Ten derde is er een informatieve exportinstructie opgesteld voor toekomstige exporteurs van digitaal archief. Deze notities worden definitief gemaakt wanneer het Verseonexporttraject wordt afgerond. Om de inzetbaarheid van het e-depot te vergroten is een test gedaan met de ingest van een webarchiefbestand (WARC) in het e-depot, om te kijken of deze tot aan beschikbaarstelling kan worden verwerkt. De test is succesvol afgerond. Hierdoor kan het RAR in de toekomst websites archiveren voor haar klantorganisaties.
3.4.
Onderdeel gemeentelijk rampenplan
Het borgen van archiefbescheiden maakt deel uit van het gemeentelijk rampenplan. Voor dat rampenplan wordt het model van de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid gevolgd.
3.5.
Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
Voor de voormalige gemeente Geldermalsen is in het verleden een calamiteitenplan opgesteld, ten behoeve van de borging van de analoge archiefbescheiden. Voor zover bekend is er nog geen sprake van een calamiteitenplan voor de gemeente West Betuwe. In ieder geval na de verbouwing van het gemeentehuis dient een dergelijk plan opgesteld te worden. De archiefinspecteur treedt hierover graag met u in overleg.
9
4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 4.1.
Kwaliteitssysteem archiefbeheer
Een overheidsorganisatie dient ingevolge artikel 16 van de Archiefregeling een kwaliteitssysteem voor haar (informatie-) en archiefbeheer toe te passen. Een kwaliteitssysteem houdt in dat regelmatig intern wordt getoetst en geëvalueerd of vastgestelde kwaliteitseisen worden gehaald, nog voldoen of moeten worden bijgesteld. Gangbaar is om hierbij de PDCA-cyclus toe te passen. Voor het opzetten van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer is een handreiking van de VNG beschikbaar. In 2019 werd het ontwerp-vervangingsproces van de gemeente West Betuwe ge-audit door Van Bussel Document Services. Hierbij ontving u het advies om, in aanvulling op de reeds gerealiseerde operationele kwaliteitscontrole, een volledig kwaliteitssysteem te ontwikkelen. De toenmalige adviseur digitale ontwikkelingen van het RAR adviseerde over de afstemming en terugkoppeling van kwaliteitsmetingen tussen operationeel, tactisch en strategisch niveau. De conclusie van het RAR was dat de gemeente West Betuwe in 2019 nog niet beschikte over een volledig kwaliteitssysteem. Hierover ontvingen we in 2020 geen nader bericht. Wel hebt u in het KPI-formulier over 2020 aangegeven dat er sprake is van een kwaliteitssysteem, maar dat het herijkt gaat worden rond de implementatie van het zaaksysteem Djuma als centrale archiefapplicatie.
Het is van belang dat de gemeente West Betuwe en het RAR hierover met elkaar in gesprek blijven.
4.2.
Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark
Het Regionaal Archief Rivierenland werkt op basis van een kwaliteitshandvest dienstverlening. Sinds 2020 werkt het RAR aan een kwaliteitssysteem voor zijn archiefbeheer.
4.3.
Gekwalificeerde gemeentearchivaris
Zowel de gemeentearchivaris, die tevens secretaris-directeur van het RAR is, als de archiefinspecteur is in het bezit van een diploma in de archivistiek. Met de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren per 1 januari 2020, dient de benoeming van de gemeentearchivaris te worden omgezet in een aanwijzing. Uw college besloot daartoe op 24 maart 2020.
4.4.
Verslag toezicht archiefbeheer
Dit verslag dient daartoe. Bijlage 2 bij dit verslag bevat aanbevelingen uit voorgaande jaarverslagen, alsmede of, en zo ja, in welke mate ze in het verslagjaar 2020 zijn ingevuld.
4.5.
Verslag beheer archiefbewaarplaats
Bijlage 3 bij dit verslag dient daartoe.
10
5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Centraal initiatief voor gemeenten In september 2020 publiceerde de VNG een handreiking betreffende de archivering van tekstberichten, zoals sms. Op basis hiervan heeft het RAR een adviesnotitie ontwikkeld, die als doel heeft om praktische handvatten te geven bij het archiveren van tekstberichten. De praktijk leert ons namelijk dat niet alle overheidsdienaren er van bewust zijn dat ambtshalve opgemaakte tekstberichten onder de reikwijdte van de archiefwet vallen. Daarnaast spelen er beperkingen, risico’s en wet- en regelgeving een rol, waar de functionarissen zich van bewust moeten zijn als zij tekstberichten gaan archiveren. Deze komen gezamenlijk met een stappenplan in de notitie aan bod.
5.1.
Geordend overzicht, analoog en digitaal
Archiefbescheiden komen niet alleen in zaak- en documentmanagementsystemen voor. Binnen de gemeente zijn verschillende applicaties in gebruik waarin archiefwaardige informatie wordt ontvangen, gecreëerd en beheerd. Art. 18 van de Archiefregeling schrijft voor dat een ‘compleet actueel en logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur’ moet worden bijgehouden. Dit betekent dat er een overzicht moet zijn van alle informatie, geordend per werkproces en informatiesysteem. Aan de hand van zo’n overzicht is bekend waar archiefbescheiden worden gevormd en bewaard. In het KPI-formulier over 2020 geeft u aan gedeeltelijk over een dergelijk overzicht te beschikken. Een dergelijk overzicht bestaat wel van de archiefbescheiden die zijn opgenomen in het documentmanagementsysteem / de RMA, maar niet van de netwerkschijven, mailboxen en de meeste procesapplicaties. Dit is een veelvoorkomend euvel, dat hoe dan ook in de nabije toekomst opgelost dient te worden. Een overzicht van procesapplicaties is in een eerder stadium door de BvoWB voor uw gemeente opgesteld. Dat overzicht dient voortdurend te worden bijgehouden.
5.2.
Authenticiteit en context, analoog en digitaal
Advies Mappingstraject RMA conform TMLO De adviseurs digitale ontwikkelingen van het RAR en twee medewerkers van de BvoWB hebben een TMLO-mapping uitgevoerd op de recordsmanagementapplicatie (RMA), ten behoeve van toekomstige overbrenging naar het e-Depot en de uitfasering van legacy-systemen (Lingewaal, Neerijnen Geldermalsen). Tijdens diverse sparringsessies zijn de adviseurs steeds meer te weten gekomen over de structuur van de RMA en de aanwezigen metadata. Daarbij is ook geconstateerd dat alleen TMLO niet afdoende is voor opname in het e-depot. TMLO volstaat voor duurzame toegankelijkheid, maar niet voor controle, uitvoering en verantwoording van een werkproces. Dit zijn domeinspecifieke metagegevens, waarover meer hieronder. Rapportage mapping RMA naar TMLO Op basis van het mappingstraject hebben de adviseurs digitale ontwikkelingen een evaluatierapport geschreven, waarin enerzijds de sterkten en aandachtspunten van de RMA werden besproken, en anderzijds de resultaten van de TMLO-mapping. Hoewel de RMA wordt uitgefaseerd, biedt het verslag nuttige inzichten over de uitvoering van een TMLO-mapping in het algemeen en de vervolgstappen voor de BvoWB in het bijzonder. De aanbevelingen en vervolgstappen uit het rapport zijn als volgt: 11
-
-
-
TMLO is het beginpunt en niet het eindpunt. De metadatastandaard volstaat voor duurzame toegankelijkheid. Hierbij ligt de nadruk op het bewaren van archiefbescheiden in de vorm waarin het is ontstaan, zodat toekomstige raadpleging mogelijk blijft. Er worden echter ook veel metagegevens niet door TMLO afgevangen. Dit zijn zogenaamde domeinspecifieke metagegevens, die de nadruk leggen op procescontrole. o Domeinspecifieke metadata zijn (bijvoorbeeld) cliëntendossiers, NAW-gegevens en boekingsregels. Daaronder vallen ook werkprocessen, die steeds meer digitaal worden ingericht, zoals parafenrondes binnen het bestuurlijke besluitvormingsproces. Het advies is om bij de migratie vanuit de huidige bronsystemen en legacysystemen naar Djuma goed na te denken over welke metadata relevant zijn om naderhand te kunnen raadplegen. Identificeer de ‘key users’ die momenteel gebruik maken van de bronapplicaties en onderzoek welke metagegevens zij vastleggen. Genereer overzichten van metadatamodellen1 en map deze naar de structuur van Djuma. Zorg er te allen tijde voor dat gemaakte keuzen worden genoteerd.
Inspectie De voornaamste manier om hieraan invulling te geven is de ontwikkeling en implementatie van een metagegevensschema. Uw organisatie beschikt over een dergelijk schema voor wat betreft het documentmanagementsysteem / de RMA. Een TMLO- dan wel MDTO-conform metagegevensschema zal echter nog geïmplementeerd moeten worden in het zaaksysteem Djuma. In dit verband vraagt de archiefinspecteur ook om de eventuele metadatering van bestanden in iBabs. Worden de archiefbestanden daar verrijkt met metagegevens, om vervolgens te worden gearchiveerd in Djuma? De authenticiteit en de context van de archiefbescheiden in de mailboxen, de netwerkschijven en in de procesapplicatie staan onder druk. Met name e-mailapplicaties en netwerkschijven staan erom bekend dat ze in de regel niet voorzien in een adequate metadatering. We zullen dus intensief met elkaar in contact moeten blijven over deze materie. Dit ook vanwege de compliancy van de gemeente West Betuwe aan de AVG, die onder druk komt te staan vanwege de gebrekkige metadatering van de ongestructureerde bestanden. Een gebrekkige metadatering van archiefbestanden maakt het namelijk erg gecompliceerd om rechtmatig beheer erop toe te passen. 2020-4 De archiefinspecteur ontvangt graag overzichten van de ongestructureerde bestanden van de gemeente West Betuwe die zijn opgeslagen op netwerkschijven, in mailboxen en in procesapplicaties.2
5.3.
Systeem voor duurzame toegankelijkheid, analoog en digitaal
De gemeente West Betuwe gaat gebruik maken van de vergaderapplicatie iBabs. Deze zal ook ingezet worden voor het audiovisueel streamen van raadsvergaderingen. Hiermee gaat de applicatie een belangrijke rol vervullen in de publieke informatievoorziening van de gemeente West Betuwe. 1
Metadatamodellen zijn sjablonen met specifieke invulvelden. Voorbeelden hiervan zijn: zaaktype (serieniveau), BBV (dossierniveau), zaak (dossierniveau), werkproces (dossierniveau), factuur (dossierniveau), contract (dossierniveau), document (documentniveau), vergaderdocument (documentniveau), bericht (documentniveau) en document werk, inkomen en zorg (documentniveau). 2 Dit is een erg omvangrijke aanbeveling waaraan u niet zomaar kunt voldoen. U kunt meerdere jaren de tijd nemen om deze aanbeveling in te vullen, in aanvulling op uw andere werkzaamheden.
12
De raad als hoogste bestuursorgaan vormt het metaforisch kloppend hart van de lokale democratie. Het is dan ook van essentieel belang dat de audiovisuele verslagen, inclusief vergaderstukken, duurzaam toegankelijk worden gearchiveerd. 2020-4 De archiefinspecteur ontvangt verzoekt om uw medewerking aan een audit van het archiveringsproces in dan wel via iBabs. U ontvangt in een later stadium hierover nadere informatie.
5.4.
Duurzame analoge materialen en gegevensdragers
Voor zover bekend zijn de bestanddelen waaruit uw analoge archiefbescheiden worden vervaardigd geschikt voor duurzame toegankelijkheid.
5.5.
Duurzame verpakkingsmaterialen voor analoge opslag
Het RAR heeft geen signalen ontvangen dat er ongeschikte verpakkingsmaterialen worden gebruikt voor de opslag van analoge archiefbescheiden.
5.6.
Systeem voor analoge duurzaamheid
Deze KPI heeft hoofdzakelijk betrekking op de archiefruimten van de gemeente West Betuwe. Het gemeentehuis te Geldermalsen wordt in 2021 grootscheeps verbouwd. In het verbouwde gemeentehuis zal een nieuwe archiefruimte worden ingericht voor akten van de burgerlijke stand. U ontving daartoe van de archiefinspecteur een lijst met eisen op basis van de Archiefregeling.
5.7.
Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer
Het handboek vervanging van de gemeente West Betuwe/de BvoWB is geënt op de eisen van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN).
5.8.
Aanvullende metagegevens ten behoeve van digitale archiefbescheiden
Hierover is in het KPI-formulier over 2020 geen nadere informatie opgenomen.
5.9.
Opslagformaten
De gemeente West Betuwe maakt gebruik van het duurzame opslagformaat PDF-A.
5.10. Functionele eisen Functionele eisen zijn vastgesteld en geïmplementeerd. Er is echter geen overzicht van systemen met daarin informatieobjecten, waarvan het digitale ‘gedrag’ een rol speelt.
5.11. Voorzieningen compressie en encryptie Voor zover bekend worden er binnen uw organisatie momenteel geen digitale archiefbescheiden onderworpen aan compressie en/of encryptie. Dit is ook niet wettelijk verplicht, maar kan mogelijkerwijs in de toekomst wel gaan gebeuren. Graag ontvang ik nadere informatie over eventueel bestaand beleid.
13
6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6.1.
Vervanging, besluiten en verklaringen
In 2020 ontving de BvoWB een advies van de archiefinspecteur betreffende de voorgenomen majeure wijzigingen op het handboek vervanging van (onder andere) de gemeente West Betuwe. Het advies was positief van aard. Verklaringen van vervanging zijn echter tot dusverre niet opgesteld dan wel toegezonden aan het RAR. Het opstellen van een verklaring van vervanging is wel een verplichting, ingevolge artikel 8 van het Archiefbesluit 1995. 2020-5 U dient ingevolge artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 verklaringen van vervanging op te stellen. Mocht u dat reeds doen, dan is het verzoek om die toe te zenden aan de archiefinspecteur.
6.2.
Converteren en migreren
Soms is het noodzakelijk dat er conversie en migratie van digitale archiefbescheiden moet plaatsvinden, zoals bij het in onbruik raken van besturings- of toepassingsprogrammatuur en/of ingebruikname van nieuwe systemen. Dit speelt ook in de nabije toekomst van de gemeente West Betuwe, zodra de inhoud van de RMA alsmede het oude documentmanagementsysteem wordt gemigreerd naar Djuma. Met het oog op authenticiteit, betrouwbaarheid en volledigheid moet van iedere migratie of conversie van digitale archiefbescheiden een verklaring opgemaakt worden, waar onder andere documentatie over het traject deel van uitmaakt. Het RAR stelde hiervoor in 2018 een notitie op. Ik verzoek u die te volgen.
6.3.
Archiefselectielijst en hotspotmonitor
Alle Nederlandse gemeenten hebben de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gemachtigd om namens hen een generieke selectielijst op te stellen. De recentste versie betreft een actualisatie uit 2020 van de procesgerichte selectielijst uit 2017. Uw organisatie volgt de recentste selectielijst voor archiefbescheiden die op of na 1 januari 2020 zijn opgemaakt, ontvangen en verzonden. Een formele hotspotmonitor, die uitgevoerd zou moeten worden door het SIO, ontbreekt echter bij de gemeente West Betuwe. Zonder meer kan de coronacrisis als een hotspot worden gekwalificeerd. Het betreft namelijk een gebeurtenis die leidt tot een bijzondere interactie tussen overheid en samenleving, of die de samenleving ernstig beroert. Omwille van de toekomstige geschiedschrijving, is het van urgent belang dat u zoveel mogelijk archiefbescheiden over het coronabeleid van de gemeente West Betuwe, bewaart. In een later stadium kan eventueel een schifting worden gemaakt tussen permanent te bewaren en alsnog te vernietigen archiefbescheiden. 2020-6 De archiefinspecteur verzoekt u bij absentie van een functionerend SIO zoveel mogelijk archiefinformatie over het coronabeleid van uw gemeente te bewaren. In een later stadium kan een schifting worden gemaakt tussen eventueel te vernietigen en permanent te bewaren stukken.
Op eigen initiatief is het RAR ook begonnen met het opzetten van een coronacollectie. Op deze webpagina3 is het mogelijk voor eenieder om stukken te uploaden.
3
www.regionaalarchiefrivierenland.nl/coronacollectie
14
6.4.
Vernietiging en verklaringen
De archiefinspecteur ontving in 2020 vernietigingslijsten van de rechtsvoorgangers van de gemeente West Betuwe. Een gedeelte van deze lijsten is inmiddels goedgekeurd. Op het moment van schrijven van dit verslag is voor een aantal andere lijsten het beoordelingsproces nog gaande. U ontvangt een machtiging van de streekarchivaris zodra het beoordelingsproces is voltooid. Overigens hecht ik eraan om volledigheidshalve te vermelden dat de coronacrisis de vernietigingsprocedure heeft vertraagd.
6.5.
Vervreemding, besluiten en verklaringen
De archiefinspecteur ontving in 2020 geen bericht dat er vanuit de gemeente West Betuwe archiefbescheiden zijn vervreemd aan een andere overheidsorganisatie dan wel een privaatrechtelijke organisatie. Aangezien een dergelijk besluit positief advies vooraf vereist van de gemeentearchivaris (zie artikel 7, onder c van het besluit informatiebeheer 2019 van de gemeente West Betuwe), gaat het RAR ervan uit dat er ook daadwerkelijk geen vervreemding heeft plaatsgevonden. Wel is in 2020 een vervreemdingsproces richting de gemeente West Betuwe voltooid. De Rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland, het Gelders Archief te Arnhem, heeft het Oud Rechterlijk Archief (ORA) van het dorp Tuil aan de gemeente vervreemd. In november 2020 vond de succesvolle verhuizing naar de archiefbewaarplaats te Tiel plaats.
15
7. Overbrenging van archiefbescheiden 7.1.
Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn
In maart 2021 zijn de archiefbescheiden van de voormalige gemeente Geldermalsen overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De archiefinspecteur formuleert momenteel op basis van de toegangen een advies ten aanzien van openbaarheidsbeperkingen.
7.2.
Verklaring van overbrenging
Deze zal worden opgesteld en ondertekend door de betrokken partijen na de feitelijke verplaatsing van het archief naar de archiefbewaarplaats.
7.3.
Niet-overbrengen vanwege de bedrijfsvoering
Niet van toepassing.
16
8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden 8.1.
Beschikbaarheid originelen en dubbelen
Alle naar het RAR overgebrachte archiefbescheiden van (de rechtsvoorgangers van) de gemeente West Betuwe zijn daar beschikbaar gesteld voor publieke raadpleging, met uitzondering van archiefbescheiden waaraan openbaarheidsbeperkingen zijn gesteld. De raadpleging en de reproductie van archiefbescheiden zijn gereglementeerd.
8.2.
Beperking openbaarheid na overbrenging
Waar dat nodig werd geacht, zijn beperkingen aan de openbaarheid gesteld van specifieke archiefbescheiden. Dit op grond van artikel 15, lid 1 van de Archiefwet 1995.
8.3.
Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar
Niet van toepassing in 2020 bij de gemeente West Betuwe.
8.4.
Afwijzing raadpleging of gebruik
Er kunnen grondslagen zijn om de raadpleging of het gebruik van overgebrachte archiefbescheiden af te wijzen. Ook dit is door het RAR in het kader van zijn beheertaak gereglementeerd.
8.5.
Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling
Als er archiefbescheiden worden uitgeleend aan een overheidsorgaan dan wel een deskundige instelling, dan worden daarover (schriftelijke) afspraken gemaakt.
8.6.
Regulering fysiek bezoek en gebruik
Het RAR beschikt over een studiezaalreglement.
8.7.
Regulering digitaal bezoek en gebruik
--.
17
Bijlage 1: toezicht archiefbeheer gemeenschappelijke regelingen Inleiding Het Regionaal Archief Rivierenland heeft tot dusverre op een betrekkelijk informele basis diensten verleend aan diverse andere gemeenschappelijke regelingen in het Rivierenland. Op dienstverlening tussen overheidsorganen onderling is echter het Nederlandse en Europese aanbestedingsrecht van toepassing. Het RAR heeft hierover een extern advies ingewonnen en met een aantal betrokken regionale partijen gesproken. Op basis van dit traject is momenteel een beleidsnotitie in ontwikkeling om de toekomstige samenwerking met de gemeenschappelijke regelingen te formaliseren, zoals in het GR-directeurenoverleg aangekondigd. U ontvang daarover in een later stadium nadere berichtgeving. Hieronder staan de gemeenschappelijke regelingen vermeld waarmee het RAR in 2020 actief contact heeft gehad. Er zijn meer gemeenschappelijke regelingen in het werkgebied van het RAR. Verdere samenwerking met deze regeling wordt opgestart zodra de voornoemde notitie is vastgesteld. Afvalverwerking Rivierenland – AVRI Het openbaar lichaam AVRI voert voor diverse gemeenten taken uit op het gebied van de Wet milieubeheer. In 2020 ontving de archiefinspecteur van het RAR een lijst van per 2019 vernietigbare archiefbescheiden. Na controle zijn deze goedgekeurd.
Een machtiging tot vernietiging van deze archiefbescheiden werd eind 2020 verleend. Verder heeft in 2020 frequent overleg plaatsgevonden tussen de archiefinspecteur en de toenmalige adviseur informatiebeheer van de AVRI. In het kader van dit overleg ontving de archiefinspecteur ook een ingevuld formulier op grond van de archief-KPI’s van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Hiermee werd schematisch duidelijk in hoeverre de AVRI voldoet aan de vereisten van de Archiefwet en daarvan afgeleide wetgeving. Hieruit is gebleken dat de AVRI nog niet beschikt over een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer, en dat er achterstanden zijn in de overbrenging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Personele continuïteit is eveneens een punt van aandacht bij de AVRI, o.a. aangezien de betreffende adviseur informatiebeheer de organisatie per januari 2021 heeft verlaten. Op dat moment was nog niet voorzien in een permanente opvolging. De functioneel beheerder van de archiefapplicatie Decos JOIN neemt zijn functie momenteel waar. Tot slot dient vermeld te worden dat de AVRI per 2019 een aantal wettelijke taken, die zij voorheen uitvoerde voor de toenmalige gemeente Neerijnen, heeft teruggegeven aan de nieuwe gemeente West Betuwe. Dit betekent ook dat een aantal archiefbescheiden moet worden vervreemd aan West Betuwe.
Sinds 2019 lopen hierover besprekingen met de gemeente, onder andere ten aanzien van de administratieve formaliteiten. De formaliteiten dienen nog afgerond te worden. Belastingsamenwerking Rivierenland Het openbaar lichaam Belastingsamenwerking Rivierenland int namens het waterschap Rivierenland alsmede een aantal gemeenten belastingen. De archiefinspecteur van het RAR heeft in 2020 de gerenoveerde archiefruimte geïnspecteerd en goedgekeurd. Verder is medio 2020 een brief verstuurd aan de directie van de BSR, waarin een advies werd uitgebracht op het gebied van vervanging van analoge archiefbescheiden. Op basis van 18
deze brief heeft de BSR haar reeds bestaande samenwerking met Data B verder uitgebreid. In een eerder stadium heeft het dagelijks bestuur van de BSR een vervangingsbesluit ten aanzien van de personeelsdossiers vastgesteld. De intentie is om dat te realiseren voor de volledige informatiehuishouding van de BSR. Archiefwettelijke vervanging helpt de informatiehuishouding van een overheidsorganisatie te uniformeren. Hiermee wordt een belangrijke stap gezet richting de archiefwettelijke vereiste van de goede, geordende en toegankelijke staat. Tevens heeft in 2020 de adviseur digitale ontwikkelingen van het RAR een adviesnotitie voor de BSR opgesteld. Hierin werd ingegaan op het verplichte kwaliteitssysteem voor archiefbeheer. Een dergelijk systeem ontbreekt tot dusverre bij de BSR. De adviesnotitie fungeert als vertrekpunt voor de verdere ontwikkeling van een dergelijk systeem. Regio Rivierenland Het openbaar lichaam Regio Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling op het gebied van sociale recherche (bijstandsuitkeringen), sociaal recreatief vervoer in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning, en fungeert tevens als gemeenschappelijk inkoopbureau. Aanvankelijk was het de bedoeling dat een aantal permanent te bewaren archiefbescheiden in 2020 zou worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Vanwege de coronacrisis heeft dit echter geen doorgang kunnen vinden.
Het streven is om dit in 2021 alsnog te realiseren. Dit blijft echter afhankelijk van de landelijke ontwikkelingen ten aanzien van het virus. Eind 2020 ontving het RAR een lijst van vernietigbare archiefbescheiden. Deze is na controle door de archiefinspecteur goedgekeurd. Een machtiging tot vernietiging van deze archiefbescheiden werd verleend in januari 2021. Werkzaak Rivierenland Het openbaar lichaam Werkzaak Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling in het sociaal domein, en voert gemeentelijke taken uit op grond van onder meer de Participatiewet. De informatiehuishouding van Werkzaak Rivierenland dient nog verder te worden opgebouwd/ingericht. Zo ontbreekt het aan een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer, en zijn er aanmerkelijke archiveringsachterstanden. In dit verband heeft het RAR met een aantal archiefambtenaren van Werkzaak besprekingen gevoerd. Hieraan ten grondslag lag een toezichtsbrief die medio 2020 werd verstuurd aan de directie van Werkzaak Rivierenland. Hierin werd onder meer melding gedaan van aanmerkelijke archiveringsachterstanden en het ontbreken van een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer. Mede op basis van deze brief is Werkzaak het integrale verbeteringstraject gestart, bijvoorbeeld door nieuw personeel te werven zodat de archiveringsachterstand kan worden ingelopen.
19
Bijlage 2: aanbevelingen van vorige jaarverslagen Deze bijlage beschrijft de mate van invulling gedurende het verslagjaar 2020 van openstaande aanbevelingen uit de jaarverslagen over 2016 - 2019. Hierin staan ook aanbevelingen die golden voor de voormalige gemeenten, omdat de gemeente West Betuwe als rechtsopvolger ook zorgdrager is voor de oude archiefbescheiden. Omwille van de leesbaarheid is hier gekozen voor een kleurcodering: groen is ingevuld (komt niet meer terug in volgende jaarverslagen), oranje is niet ingevuld (blijft aan de orde) en rood betekent dat u nog niet heeft voldaan aan de eerdere oranje aanbevelingen en dat de situatie toch echt urgent is. Zaken die rood kleuren zullen ook worden gecommuniceerd aan de interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Gelderland. NEERIJNEN en GELDERMALSEN 2018-1
Regel in overleg met de archiefinspecteur in het eerste halfjaar van 2019 de overbrenging, dan wel het uitplaatsen van de archieven van gemeenten Neerijnen en Geldermalsen tot en met 2018. Maak afspraken en leg deze vast.
Ingevuld ➔ Deze aanbeveling is inmiddels ingevuld. 2018-4 (N) en 2018-2 (G) Het RAR adviseert daarom de brede informatie-beheeromgeving duurzaam te beheren door: - het beherend personeel kwantitatief als kwalitatief op niveau te brengen en te houden (met geactualiseerde functieprofielen en opleidingseisen) - het eigenaarschap te beleggen voor cruciale systemen en systeeminformatie voor zover dit nog niet is gerealiseerd - het informatie- en archiefmanagement beleidsmatig vorm te geven als bedoeld in de norm NENISO 15489-1, hoofdstukken 6 en 7.1 - BWB verplichten om een periodieke verantwoording aan het college te laten afleggen middels de Kritische Prestatie Indicatoren voor archiefinformatie, welke indicatoren daarvoor namens de VNG juist zijn opgesteld. Deels ingevuld ➔ Deze aanbeveling is ook niet direct een concrete waaraan u zomaar kunt voldoen. U bent momenteel actief bezig met het werven van competent personeel. Eén vacature is inmiddels ingevuld, de andere staat (nog) open. De archiefinspecteur heeft vernomen dat het team Informatiebeheer nog niet altijd grip heeft op het aanschaffen van applicaties buiten het team om. Wel vult u ieder kwartaal de meldingstool in.
20
2018-5 (N) en 2018-3 (G) De archiefinspecteur beveelt aan het compleet actueel en logisch samenhangend overzicht van de bij gemeente Neerijnen berustende archiefbescheiden te gebruiken bij het overdragen naar een (digitaal) duurzame omgeving (archiefbewaarplaats / E-depot van het RAR of nieuwe systemen van gemeente West Betuwe). Deels ingevuld ➔ In plaats van de RMA wordt Djuma ingericht en in de toekomst ingezet als centrale archiefapplicatie voor de gemeente West Betuwe. De archiefinspecteur gaat er dan ook van uit dat er nog een aanmerkelijk migratietraject richting Djuma op de planning staat. Feitelijk is deze oude aanbeveling dus deels ingevuld, maar vanwege het werken eraan blijft de kleur op groen staan.
NEERIJNEN 2018-2
Aangeraden wordt het eigenaarschap van uw website bij archiefweb.eu goed te regelen. Ook dient na afloop van het contract uw content terug te worden geleverd en te worden opgeslagen in een digitaal duurzame omgeving.
Deels ingevuld ➔ In het jaarverslag over 2019 werd u verzocht om uw overeenkomst met archiefweb.eu ter inzage te geven. Dit hebt u ook gedaan. Hierin staan echter geen bepalingen over de eigendom en teruggaaf van de gearchiveerde websites bij een eventuele liquidatie van de leverancier. De archiefinspecteur verneemt graag van u hoe u dit geregeld hebt met GW Cross Media. Na uitsluitsel kan de aanbeveling als ingevuld (groen) worden beschouwd. U wordt vriendelijk verzocht daarbij aan de archiefinspecteur te melden, hoe u de afsluiting van de website geregeld hebt vanwege de gemeentelijke herindeling. 2018-3
Over het uiteindelijk digitaal duurzaam archiveren van de audiotulen dienen wij vanaf 2019 te overleggen. Ik verzoek u hiertoe het initiatief te nemen met uw adviseur.
Niet ingevuld ➔ Deze aanbeveling is in 2020 niet gerealiseerd. De coronacrisis kan hier (mede) debet aan zijn geweest. Daarom blijft de aanbeveling op oranje staan. Het is echter sterk aanbevelenswaardig om hier in 2021 alsnog werk van te maken. 2018-8
Bij overbrenging van archieven van gemeente Neerijnen dienen wij ook afspraken te maken over het overbrengen van digital born materiaal, indien van toepassing.
Niet ingevuld ➔ Idem aan 2018-3. 2018-10
Maak goede afspraken met AVRI over de overdracht van archiefinformatie behorende bij de IBOR taken aan gemeente West Betuwe. Ook graag uw aandacht voor de eerder aan AVRI vervreemde personeelsdossiers.
Niet ingevuld 21
➔ In 2020 bent u wederom herhaaldelijk verzocht om de administratieve handelingen te voltooien. Helaas mochten we ook in 2020 geen afhandeling tegemoet zien. De aanbeveling gaat daarom over naar rood. GELDERMALSEN 2017-1
Graag wordt de archiefinspecteur nader geïnformeerd over de activiteiten welke mogelijk voortvloeien uit het project harmonisatie. De adviseur digitale ontwikkeling kan u mogelijk ook van dienst zijn.
Ingevuld ➔ Zoals bekend is het hormanisatietraject in zijn oorspronkelijke vorm in 2019 stopgezet. In 2020 vond er veelvuldig overleg plaats, met name met de adviseurs digitale ontwikkelingen. Uiteindelijk is besloten dat de RMA uitgefaseerd gaat worden, en dat het zaaksysteem Djuma als centrale archiefapplicatie zal gaan fungeren. Afgesproken is dat de archiefinspecteur de blauwdruk van de Djuma-archieffunctionaliteit zal auditen, zodra die gereed is. 2017-3
Over het overbrengen van de bouw- en milieuvergunningen dient tijdig overleg plaats te vinden. Er is een procedure voor overbrenging aanwezig en depot 8 komt gedurende 2018 voor opslag beschikbaar.
Ingevuld ➔ Deze aanbeveling is inmiddels ingevuld.
2016-8
De archiefinspecteur ontvangt graag de jaarplanning van BWB voor informatie- en archiefactiviteiten in 2017.
Ingevuld ➔ In december 2020 ontving de archiefinspecteur de jaarplanning voor 2021. Het is zaak dat u dit in de toekomst ook periodiek blijft doen. 2018-6
Bij overbrenging van archieven van gemeente Geldermalsen dienen wij ook afspraken te maken over het overbrengen van digitaal born materiaal en het digitale vervangen materiaal vanaf 2013. Dit dient te worden overgebracht naar een digitale archiefbewaarplaats: het e-depot.
Ingevuld ➔ In uw reactie op het jaarverslag over 2019 hebt u aangegeven dat er geen archiefbescheiden zijn vervangen die ingevolge de selectielijst permanent zijn te bewaren. Momenteel zijn er besprekingen gaande tussen de gemeente West Betuwe en het RAR betreffende digitale overbrenging naar het e-depot. 2018-10
In 2019 dient de verhuizing en overbrenging , dan wel uitplaatsing, van archieven van gemeente Geldermalsen tot en met 2013 te worden gerealiseerd. Wij hebben hierover al overleg.
Ingevuld 22
➔ Deze aanbeveling is ingevuld. WEST BETUWE 2019-1
De archiefinspecteur ontvangt voor het dossier graag de dienstverleningsovereenkomsten met: 1. BWB 2. Archiefweb 3. Cloudopslag van diverse applicaties en 4. de overeenkomst met Karmac voor archiefopslag.
Deels ingevuld ➔ Tijdens het jaargesprek ontstond bij de archiefinspecteur de indruk dat er geen dienstverleningsovereenkomst bestaat tussen de gemeente West Betuwe en de BvoWB. Dit kan echter berusten op een misverstand. Graag nadere informatie hierover. Voor de goede orde merk ik op dat er wel sprake moet zijn van een dergelijke overeenkomst, aangezien het ene overheidsorgaan (de BvoWB) diensten verleent aan het andere (de gemeente). Hierop is het Nederlandse en Europese aanbestedingsrecht van toepassing. Verder heeft de archiefinspecteur de overeenkomsten met archiefweb en Karmac ontvangen, doch niet voor overige applicaties. De coronacrisis kan hier (mede) debet aan zijn. 2019-2
Gemeente West Betuwe dient te beschikken over een volledig uitgewerkt en geïmplementeerd zaaksysteem. De archiefinspecteur raadt u aan dit in 2020 te realiseren.
Deels ingevuld ➔ Hieraan is hard gewerkt in 2020, maar (waarschijnlijk) vanwege de coronacrisis kon dit proces niet geheel voltooid worden. Daar komt bij kijken dat er een herijking van de reikwijdte van het project heeft plaatsgevonden, namelijk dat Djuma tevens ingezet gaat worden als archiefapplicatie. 2019-3
De archiefinspecteur verzoekt u een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden op te stellen. Dat dient u daarna ook actueel te houden.
➔ Het is begrijpelijk als u hier in 2020 niet (volledig) aan toe bent gekomen. Daarom blijft de aanbeveling kleurneutraal. 2019-4
Graag uw nadrukkelijke aandacht voor de meldingen die voortvloeien uit uw eigen besluit informatiebeheer. U kunt daarvoor de tool gebruiken van de archiefinspecteur. Ook dient u ervoor te zorgen dat BvoWB informatiebeheer te allen tijde betrokken is bij de plannen tot aanschaf van nieuwe applicaties.
Deels ingevuld ➔ De archiefinspecteur ontving in 2020 ieder kwartaal een melding aan de hand van de betreffende tool. Echter: niet alle beslissingen tot aanschaf verlopen via het team informatiebeheer.
23
2019-5
Het is zaak om ten aanzien van de geplande migratie al in een vroeg stadium op te trekken met BWB. De archiefinspecteur raadt uw gemeente aan het overleg hierover tijdig op te starten.
Ingevuld ➔ Hierover is in februari 2021 vooroverleg gevoerd met de archiefinspecteur. Afgesproken is dat de archiefinspecteur tijdig inzage krijgt in het migratieplan. 2019-6
Graag uw aandacht voor de aanbevelingen welke werden gedaan in het positieve advies van het RAR ten aanzien van vervanging
Onbekend ➔ Hierover heeft de archiefinspecteur in 2020 geen informatie meer ontvangen. Dit hoeft echter niet te betekenen dat er niets is gedaan met de aanbevelingen. Graag ontvangt de archiefinspecteur een update. 2019-7
Over uw plannen ten aanzien van het vervangen van bouwvergunningen dienen wij eerst goed te overleggen.
Ingevuld ➔ Inmiddels is overeengekomen dat de bouwvergunningen niet vervangen gaan worden. Ze worden in plaats daarvan integraal overgebracht naar het RAR. 2019-8
Voor ingebruikname van een archiefruimte voor gemeente West Betuwe dienen wij gezamenlijk te overleggen. Indien noodzakelijk zal een inspectie volgen van de aangewezen archiefruimte.
Ingevuld ➔ U hebt aangegeven in het gerenoveerde gemeentehuis te Geldermalsen een nieuwe archiefruimte in te richten ten behoeve van de akten van de burgerlijke stand. De archiefinspecteur stuurde u op verzoek een lijst van te stellen eisen, gebaseerd op de Archiefregeling. 2019-9
De archiefinspecteur raadt u aan het calamiteitenplan voor archieven van Geldermalsen aan te passen aan de huidige situatie in West Betuwe en hiervan de archiefinspecteur op de hoogte te stellen. Niet langer van toepassing ➔ Feitelijk is deze aanbeveling niet langer van toepassing, omdat het gemeentehuis te Geldermalsen volledig wordt ontruimd en verbouwd. Na oplevering dient het calamiteitenplan te worden herzien. Ik verzoek u mij daar tijdig bij te betrekken.
24
Bijlage 3: verslag beheer archiefbewaarplaats4 1. Digitalisering Algemeen • In januari zijn twee nieuwe digitaliseringunits in gebruik genomen. Intern kunnen we daarmee archivalia tot A3 met een dikte van ca. 10 centimeter digitaliseren. Voor de bemensing zijn voor een proefperiode van twee jaar twee parttime medewerkers via Werkzaak Rivierenland aangenomen. • Eind 2019 is ook een nieuwe dubbelzijdige A3-doorvoerscanner besteld ter vervanging van de tien jaar oude unit. • Helaas hebben onze zeven trouwe vrijwilligers die helpen bij digitalisering door de coronamaatregelen in 2020 maar een paar maanden kunnen helpen. ICT Digitalisering heeft veel raakvlakken met de ICT-infrastructuur bij het RAR. In 2020 zijn de aanwezige hard- en software en andere benodigde voorzieningen in kaart gebracht, gecontroleerd, geschoond en bijgewerkt. In dat kader zijn ook alle externe harde schijven met back-upbestanden gecontroleerd, gewiphed en officieel vernietigd. De server voor de opslag van de digitale bestanden van het RAR is uitgebreid met 14 TB. Ook alle oude, niet meer te gebruiken dan wel in gebruik zijnde apparatuur is bekeken en afgevoerd. De accounts voor ons archiefbeheerssysteem MAIS-Flexis van De Ree Archiefsystemen te Groningen zijn bijgewerkt en gecontroleerd. Voor de verwerking van de digitale bestanden zijn aanpassingen gedaan.
Het RAR heeft een proef gedaan met het inzichtelijk krijgen van de aantallen en omvang in strekkende centimeters aan gedigitaliseerde bescheiden, door de verwerking van deze gegevens in MAIS-Flexis. Het initiatief moet verder uitgewerkt worden. Projecten • De conservering en digitalisering van het gehele archief van Maatschappij De Betuwe (Flipje), in het kader van de toegekende Metamorfozesubsidie, ligt ondanks de coronacrisis nog op schema. De conservering is afgerond. GMS gaat in 2021 beginnen met de digitalisering van de circa dertig meter archief. • In oktober zijn we gestart met het project om op het internetplatform Vele Handen met behulp van vrijwilligers alle repertoria (indexen) van notarissen op alle opgestelde akten in ons werkgebied te ontsluiten. De eerste stappen zijn gezet. Er is een medewerkster aangenomen om actief als begeleider alle vrijwilligers op het platform te ondersteunen. Eind 2020 waren al honderddertig vrijwilligers actief. Het streven is tweehonderd vrijwilligers die helpen met de invoering van gegevens. • In oktober 2020 is gestart met de service voor Digitalisering op Verzoek voor particulieren. Het RAR kan een beperkte service verlenen. Daar was direct animo voor. Verscherpte maatregelen rondom de coronabestrijding maakte het noodzakelijk om de service medio december tijdelijk te stoppen.
• In 2020 is een projectplan opgesteld voor de aanpak van het dienstarchief van het RAR, waaronder de digitalisering van de beheerdossiers van de archieven (moederdossiers) en de 4
Voor nadere informatie wordt u tevens verwezen naar het publieksjaarverslag en het financieel jaarverslag van het RAR. De betreffende stukken worden binnenkort geplaatst op de website van het RAR.
25
dossiers betreffende de bouw van het huidige onderkomen aan J.S. de Jongplein 3. Uitvoering zal starten in 2021. Digitalisering intern • Het RAR heeft voor de gemeente Buren de akten van de burgerlijke stand uit de periode 1913 – 1998 gedigitaliseerd. Dit resulteerde in 14.745 opnamen. Eenzelfde project staat in 2021 gepland voor de gemeente West Betuwe. • Het RAR heeft voor het Bedrijvenpark Medel 72 dossiers gedigitaliseerd. • Op basis van uitgangspunten die het RAR heeft vastgesteld voor digitalisering is gestaag verder gegaan met de digitalisering van de ‘kerncollectie’. In 2020 zijn met de nieuwe units iets meer dan 300.000 opnamen gemaakt, waaronder: o Alle bouwdossiers van de voormalige Bommelerwaardse gemeenten tot en met 1955 o De stadsrekeningen van vóór 1811 van Buren en Culemborg o De gemeenteverslagen over de periode 1851-1935 Digitalisering Extern • Door GMS zijn 90.000 opnamen gemaakt van 1625 opgevraagde dossiers in het kader van de digitalisering-op-verzoek-service voor de gemeenten die deelnemen aan het RAR. • Door GMS zijn de stadsrekeningen van Tiel tot 1810 gedigitaliseerd (bijna 9.000 opnamen) • Jansen Film & Audioservices heeft honderd spoelen uit de audiovisuele collectie van het RAR gedigitaliseerd. Daarmee is nu bijna de gehele AV-collectie gedigitaliseerd. De films komen in de loop van 2021 beschikbaar voor zover auteursrecht dat toelaat.
Deze flinke klus was mogelijk dankzij een bijdrage van de Stichting Vrienden van het RAR. Beschikbaarstelling • Indien mogelijk zijn de gedigitaliseerde opnamen z.s.m. beschikbaar gesteld via de website van het RAR • Het RAR stelt haar gedigitaliseerde bestanden voor zover mogelijk als open data beschikbaar. Verder werkt de dienst mee aan de platforms: o Collectie Gelderland (beeldmateriaal) o Netwerk Oorlogsbronnen o Archives Portal Europe • Het RAR heeft aan diverse initiatieven beelden ter beschikking gesteld, met name ten behoeve van publicaties.
26
2. Inventarisatie Totaal is van januari t/m december 2020 bijna 66 meter archief ontsloten. In 2020 zijn 9 archieven zonder enige vorm van toegang (nul-toegangen) ontsloten, waarmee in totaal sinds januari 2017 112 van de 196 nul-toegangen zijn weggewerkt.