IN064 Bijlage Wensen en bedenkingen van de raad op Inkoopbeleid 2021-2022.pdf

Reactie van het college op de kenbaar gemaakte wensen en bedenkingen van de raad overeenkomstig artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet Toelichting Het doel van het inkoopbeleid is om zo duidelijk en realistisch mogelijk te zijn voor de medewerkers van de ambtelijke organisatie. Er zijn afwegingen en keuzes gemaakt om een praktisch, leesbaar en haalbaar inkoopbeleid op te stellen. Dit beleid zal voor de komende 2 jaar richting geven aan de inkoop van de organisatie, tussentijdse bijstelling kan plaatsvinden als dat noodzakelijk wordt geacht. Hierna volgt een overzicht van de door u kenbaar gemaakte wensen en bedenking voorzien van de reactie van het College: Christen Unie Allereerst zijn we blij dat één van de doelstellingen is: “Het continu bijdragen aan de ontwikkelingen en concreet maken van de gemeentelijke doelen op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI), duurzaamheidsdoelstellingen, Innovatie en Social Return on Investment (SROI) en de inclusie opgave.” Fair Trade Wij zien graag dat bovenstaande doelstelling concreter wordt uitgewerkt door in het inkoopbeleid de eis op te nemen dat de gemeente Fair Trade inkoopt waar dat mogelijk is. Reactie: er zijn richtlijnen van de overheid die we daarin zullen volgen, zie paragraaf 5.2: maatschappelijk verantwoord inkopen.

In de uitvoering van die richtlijnen worden deze nader uitgewerkt in de betreffende productgroep strategie/aanbesteding tot aan de concrete eisen en wensen toe. Met betrekking tot het specifiek thema Fair Trade inkopen zijn deze in de uitvoering gerealiseerd en worden meegenomen zoals bij de inkoop van de koffiebonen, als bij de lopende aanbesteding/inbestedingsprocedure voor de cateringvoorziening in het nieuwe bedrijfsrestaurant. Betalingstermijn Voor lokale ondernemers is de wettelijke betalingstermijn (30-60 dagen) soms een reden om geen zaken meer te doen met de gemeente. Ondernemers moeten te lang, soms grote bedragen voorschieten, waardoor ze zelf in de problemen komen. Is het mogelijk om (zeker voor relatief kleinere) bedragen een kortere betalingstermijn aan te houden dan wel op te nemen?

11 mei 2021 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 2 van 6

Reactie: Betalingscondities zijn geen onderdeel van het inkoopbeleid, de standaard VNGinkoopvoorwaarden die ook door de gemeente West Betuwe wordt gehanteerd geven een betalingstermijn aan van 30 dgn netto. Vanuit de statistiek van de financiële administratie blijkt dat de gemeente gemiddeld binnen 21 dagen haar facturen betaalt. In een bijzonder situatie kan daarvan afgeweken worden Dorpsbelangen In het inkoopbeleid mis ik een paragraaf waar het echt over gaat, de inkoop en de voorwaarden die daaraan gesteld worden. Dit stuk geeft een soort personele bezetting weer en spreekt niet over zaken die belangrijk zijn bij inkoop. Ik zie nergens borging, controle en evaluatie in het stuk. De poppetjes worden ingevuld met taken, maar geen controle. De inkoop moet veel scherper omschreven worden. Prijsniveau, kwaliteit, garantie, prestatieniveau, leveranciersonderzoek moeten vanaf moment nul helder zijn omschreven, liefst door een professional met commerciële kennis en achtergrond. Later in vullen van dit soort zaken is het paard achter de wagen spannen. Alle functies en bevoegdheden zijn prima omschreven, maar dat heeft niets met het directe inkoopbeleid te maken. Daar zijn de andere, hierboven beschreven zaken noodzakelijk voor.

Reactie: Bij de voorbereiding van een grote aankoop zoals in de vorm van bijvoorbeeld een europese aanbesteding dient het inkoopbeleid als basis. Vervolgens wordt onder de verantwoordelijkheid van een budgethouder in samenspraak met beleidsmedewerkers en specialisten zoals een inkoopadviseur de strategie en de uitvoering bepaald en opgesteld. Waardoor de benodigde behoefte, marktkennis en inkoopkennis wordt ingebracht en geborgd. Het uitwerken van een strategie en uitvoering wordt gedaan op basis van het o.a. het inkoopbeleid en regelgeving, en vertaald naar de specifieke markt waar ingekocht gaat worden. In het geval van meerdere producten en diensten en/of werken zal er op productgroep niveau een inkoop strategie worden uitgewerkt. Daarnaast wordt er gemonitord en gecoördineerd op de implementatie en uitvoering van het inkoopbeleid door de te benoemen Inkoopcoördinator. Het inmiddels operationele inkoop ondersteunend systeem Negometrix biedt de mogelijkheid om het inkoopproces efficiënt, transparant en geborgd te laten verlopen. Ook de beschreven Regiegroep inkoop zal sturing geven aan het realiseren van de inkoopdoelen en de uitwerking daarvan naar de uitvoering. Zienswijze D66 Kort samengevat is onze hoofdkritiek dat we het jammer vinden dat het VNG-model niet meer gevolgd is. Reactie: Het VNG model heeft als basis gediend bij het opstellen van het voorliggende

11 mei 2021 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 3 van 6

inkoopbeleid, er is afgeweken daar waar het beter aansluit bij de organisatie en ambitie van de gemeente West Betuwe. Als algemeen verbeterpunt willen we in ieder geval meegeven dat we liever een verwijzing zien naar de gemeentewebsite voor stukken in plaats van (onvolledige) opsommingen die aan wijzigingen onderhevig zijn. Dat is ons inziens voor inschrijvende partijen overzichtelijker. Reactie: Het inkoopbeleid dient als basis en leidraad om in de uitvoering mee te nemen en verder uit te werken bij het bepalen van de productgroep strategie (par 3.2 ) om vervolgens naar buiten (de markt/leveranciers) helder aan te kunnen geven wat ons beleid en doelen zijn, dit zal naast het communiceren via de gemeentelijke website nadrukkelijk plaats gaan vinden tijdens (de aangegeven) marktoriëntaties en aanbestedingen. Verder zien wij graag dat de organisatorische ‘rompslomp’ niet in dit beleidsstuk wordt opgenomen. Voeg het (als het echt moet) toe als bijlage of zet het anders op de website op een speciale (aanbestedings)pagina. Reactie: Het doel van het inkoopbeleid is om zo duidelijk en realistisch mogelijk te zijn voor de medewerkers van de ambtelijke organisatie. Er zijn afwegingen en keuzes door het college gemaakt om een praktisch, leesbaar en haalbaar inkoopbeleid op te stellen.

Meer specifiek: Hoofdstuk 2: doelstellingen De doelstellingen zouden wat D66 betreft aangescherpt dienen te worden - Uitgangspunt van inkoopbeleid is wat ons betreft het rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. Dit uitgangspunt staat onvoldoende centraal in de doelstellingen. Het eerste deel (rechtmatig en doelmatig) staat er indirect ("het waarborgen van") en het tweede deel (controle en verantwoording) wordt niet genoemd. Reactie: De genoemde thema’s controleerbaar en verantwoord zijn in het inkoopbeleid verwerkt met name door een heldere taak en rolverdeling zoals het 4 ogen principe (paragraaf 3 “Organisatie uitgangspunten”). Ook in de controlemechanismen i.h.k.v. rechtmatigheid en verantwoord inkopen wordt dit gewaarborgd zoals de bestaande interne financiële audit en periodieke controle door onze accountant. - Wat "goed opdrachtgeverschap" inhoudt blijkt niet uit dit stuk. De VNG heeft een mooie invulling die wij graag in dit stuk terug zou willen zien: "Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn." Reactie: De doelen en uitgangspunten (om goed opdrachtgeverschap te kunnen tonen) zijn in het inkoopbeleid vermeld (zie o.a. paragraaf 4) - De doelstelling "het continue bijdragen aan... etc" wordt door de VNG krachtiger

11 mei 2021 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 4 van 6

geformuleerd: "Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente." Dit zien wij graag opgenomen Reactie: In par 2.1 en 2.2 zijn hier heldere doelstellingen aangegeven die hier een duidelijk invulling aan geven. - Een doelstelling van de VNG die wij missen en ook graag opgenomen zien worden is: "De Gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop." Reactie: deze doelstelling zullen we zeker gaan vermelden, en daar is een eerste belangrijke invulling aan gegeven in dit inkoopbeleid (par 3.6) door het ophogen van de meervoudig onderhandse drempel bij leveringen en diensten te verhogen van 30.000 naar 50.000 euro (excl. btw). - Wij vinden het voor leveranciers onduidelijk dat er staat dat het lijstje beleid niet uitputtend is. De gemeente Utrecht heeft het mooi opgelost: "Een overzicht van de meest recente geldende beleidskaders, ambities, doelstellingen en onderwerpen die op de inkoop van de gemeente Utrecht van toepassing zijn, wordt openbaar en overzichtelijk gepubliceerd en bijgehouden zodat dit voor inkopers, leveranciers, klanten en bewoners makkelijk vindbaar en raadpleegbaar is." Zet dus een lijstje geldende beleidsstukken op de aanbestedingspagina van de gemeente en houd die actueel.

Reactie: We onderschrijven de opvatting dat het beleid voor de markt overzichtelijk en duidelijk dient te zijn. Het inkoopbeleid dient hier als de basis en is leidraad om in de uitvoering, wat in feite een groeipad is, relevante onderdelen van het inkoopbeleid zullen we presenteren op onze website. En verder zal na het bepalen van de verschillende productgroep strategieën (par 3.2) de informatie gedeeld gaan worden via onze website en/of gedurende (de vermelde) marktoriëntaties en aanbestedingen.

Hoofdstuk 3: Organisatorische uitgangspunten - Waarom op deze plek in het stuk in plaats van als laatste? - De afbeelding op p. 7 zou verduidelijkend moeten werken maar het tegengestelde effect wordt bereikt. - Grote lappen tekst die niet in dit stuk thuishoren omdat: 1 het voor de leverancier niet interessant is 2 het stuk dan elke keer gewijzigd moet worden als er ook maar een functiebenaming aangepast wordt. Reactie: Dit beleid zal voor de komende 2 jaar richting geven aan de inkoop van de organisatie, tussentijdse bijstelling kan plaatsvinden als dat noodzakelijk wordt geacht. Er zijn door uw college afwegingen en keuzes gemaakt om een praktisch, leesbaar en haalbaar inkoopbeleid voor de eigen organisatie op te stellen.

11 mei 2021 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 5 van 6

Als het gewenst is dat de werkwijze bij leveranciers bekend is: neem dan dit stuk op in het rijtje documenten op de website (zoals bij beleidsstukken; zie ons advies hierboven). Reactie: Wij delen de visie en het is zeker de intentie om de relevante informatie aangaande de organisatorische uitgangspunten zoals de vermelde mandaatregeling te vermelden op onze website. Hoofdstuk 4: Juridische uitgangspunten - Mandaat: kan hier niet verwezen worden naar de geldende mandaatregeling? En de huidige dan opnemen in het rijtje documenten op de website (zoals bij beleidsstukken; zie ons advies hierboven). Reactie: Er is voor gekozen om praktische zaken zo concreet en leesbaar mogelijk te benoemen voor de eigen organisatie met zo min mogelijk doorverwijzingen - Er wordt verwezen naar de algemene klachtenprocedure. Waarom is er geen aparte klachtenprocedure bij aanbestedingen? De staatssecretaris wil zelfs een apart klachtenloket. Reactie: De nadrukkelijke wens van het college is om 1 loket te hebben voor alle klachten, laagdrempelig, eenvoudig, duidelijk en overzichtelijk. Hoofdstuk 5: Ethische en ideële uitgangspunten - Bij "Social return on investment" kan (naast mensen met afstand tot de arbeidsmarkt) ook gedacht worden aan het stimuleren van sociaal ondernemen en het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

- Bij "Klimaatbewust inkopen" missen wij ambitie van de gemeente, zoals "De gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen." Reactie: Wij zullen zeker oog hebben voor Fair Trade, biobased en circulaire inkoop kansen in de nog vast te stellen productgroep strategieën. Hoofdstuk 6: Economische uitgangspunten - Onder de kop "Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen" lezen we niets terug over sociale ondernemingen. Het VNG-model heeft hier een mooie suggestie voor: "Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en 14 Vereniging van Nederlandse Gemeenten sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben." Wij zien dit dan ook graag opgenomen in het inkoopbeleid.

11 mei 2021 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 6 van 6

Reactie: Ook hier geldt dat het een groeipad is. Het hoofddoel is beschreven, relevante regelgeving wordt ingebracht bij de productgroep strategie en/of bij aanbestedingen en zullen op maat worden ingezet waar het kan. Verder delen wij uw visie en nemen uw suggestie over: ‘Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen’. In de uitvoering wordt dit per aanbesteding beoordeeld zoals momenteel gebeurt bij de startende aanbesteding/inbestedingprocedure voor de cateringvoorziening in het nieuwe bedrijfsrestaurant en er nadrukkelijk gekeken wordt naar de aspecten en mogelijkheden om dit onder te brengen bij Werkzaak. Zoals dat ondermeer gebeurt bij de schoonmaak van kantoorruimten en het maken van eindkastjes voor het glasvezelnetwerk, en de mogelijkheid voor aanbesteding van de horeca in het restaurant in het Lingepark. Een ander voorbeeld betreft het beheer van de groenvoorziening door Avri.