IN063 Evaluatie DVO Ibor Avri 2019 en 2020.pdf

Informatienota Datum vergadering Registratienummer Portefeuillehouder Bijlage(n) Onderwerp

: 29 juni 2021 : GZDGWB/160709/IN063 : Sietske Klein – de Jong : 1. Jaarrapportage 2019 Ibor West Betuwe 2. Jaarrapportage 2020 Ibor West Betuwe : Evaluatie DVO Ibor Avri 2019 en 2020

Onderwerp Evaluatie DVO Ibor Avri 2019 en 2020. Kennisnemen van De evaluatie van de eerste 2 jaar samenwerking tussen Avri en de gemeente West Betuwe voor de Ibor taken. Inleiding Met ingang van 1 januari 2019 heeft gemeente West Betuwe een DVO (Dienst Verlenings Overeenkomst) gesloten met Avri voor een aantal Ibor taken (Integraal Beheer Openbare Ruimte). In het CUP 2019-2022 (College Uitvoerings Programma) is afgesproken de samenwerking met Avri na 2 jaar te evalueren. Met deze informatienota informeren we de raad over het verloop en de resultaten van de samenwerking met Avri in de eerste 2 jaar van de DVO. Deze evaluatie is opgesteld in overleg met de betrokken medewerkers van de gemeente en Avri. Kernboodschap Beiden partijen zijn tevreden met de behaalde resultaten, passend binnen de daarvoor gestelde (financiële) kaders. We werken verder aan optimalisatie en professionalisering van het contractmanagement. Dit geldt ook voor de samenwerking met de andere 3 Ibor gemeenten (Buren, Neder Betuwe en Tiel).

Werkzaamheden in de DVO Avri voert de volgende taken uit in de openbare ruimte: Groenonderhoud (beplantingen) in de kernen Geldermalsen en Meteren en de beplantingen in het buitengebied Onderhoud bomen in het buitengebied Bladruimen en plaatsen bladkorven Ledigen afvalbakken Straatvegen Onkruidbestrijding op verhardingen Reinigen straatkolken Gladheidsbestrijding (gedeeltelijk)

18 mei 2021 Kenmerk GZDGWB/160709 Pagina 2 van 5

Deze werkzaamheden sluiten grotendeels aan bij de primaire (reinigings)taken van Avri. Het groenonderhoud van de kernen Geldermalsen en Meteren wordt grotendeels uitgevoerd door medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij het onderhoud van de bomen is gekozen voor het buitengebied. Alle overige werkzaamheden worden door de gemeente uitgevoerd. Hiermee blijft de gemeente en de buitendienst zichtbaar voor de inwoners en is de dienstverlening “dichtbij en op maat” en zijn zij de “oren en ogen” van de gemeente. Contracten De DVO is opgesteld op basis van een Raamovereenkomst en bestaat uit een werkomschrijving en een werkbegroting. De werkomschrijving wordt indien nodig aangepast en de werkbegroting wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld. De voortgang van de werkzaamheden is opgenomen in 4 kwartaalrapportages waarvan de laatste tevens de jaarrapportage is (zie bijlagen). De werkbegroting is als onderdeel van de DVO richtinggevend voor de te verwachten kosten en de te leveren prestaties. Bij het vaststellen van de werkbegroting is hier kritisch naar gekeken. De systematiek gaat uit van een inspanningsverplichting waarbij de werkelijke kosten worden afgerekend. Uiteraard stuurt de gemeente op de afgesproken verwachtingen en doelstellingen in relatie tot die kosten. Maar Avri is geen aannemer, die met winst en risico rekent/werkt.

Meevallers komen ten gunste van de gemeente, maar ook tegenvallers. De afgelopen 2 jaar heeft echter geleerd dat de Avri haar verplichtingen bijna geheel kon nakomen, tegen het afgesproken budget (zie onder financiën). Uitvoering en controle op de werkzaamheden Gedurende het jaar vinden 8 schouw/controlemomenten plaats. Hierbij worden willekeurig en steekproefsgewijs locaties aangewezen en beoordeeld of aan het afgesproken beeld of resultaat is voldaan. Het doel van deze schouw is om periodiek inzicht te hebben in de geleverde prestatie ten opzichte van de beoogde kwaliteit en hierover te kunnen rapporteren. De resultaten zijn opgenomen in de kwartaalrapportages en bleken in de afgelopen 2 jaar in bijna alle gevallen te voldoen. De uitvoerende taken zijn grotendeels volgens planning uitgevoerd. Op enkele onderdelen zijn werkzaamheden in verband met prioriteit in de planning uitgewisseld. Gedurende het hele jaar vindt controle plaats o de werkzaamheden door medewerkers van Avri en door medewerkers van de gemeente West Betuwe. Avri werkt veel met medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Binnen de DVO van West Betuwe zijn circa 15 medewerkers uit deze doelgroep werkzaam. Hier wordt een belangrijke bijdrage geleverd in het kader van de participatiewet en inclusie (iedereen doet mee).

Daarnaast wordt met Avri en de Ibor gemeenten samengewerkt op het gebied van de eikenprocessierups, de systematiek voor het beheer en onderhoud van bomen, de doorontwikkeling van het dynamisch straatvegen en ledigen van afvalbakken op basis van vullingsgraad. Inkoop Bij de inkoop van diensten en producten is optimaal gebruik gemaakt van de schaalvergroting van de 4 Ibor gemeenten, waar Avri voor werkt. Naast West Betuwe zijn dit Buren, Neder Betuwe en Tiel. Er is o.a. financieel voordeel behaald bij de gezamenlijke inkoop van strooizout, onderhoud van de bomen en het machinaal hagen knippen. Maar ook door machines en personeel zo efficiënt mogelijk in te

18 mei 2021 Kenmerk GZDGWB/160709 Pagina 3 van 5

zetten binnen de 4 gemeenten. Hierdoor is zowel in 2019 als in 2020 een mooi positief financieel resultaat bereikt. Samenwerking De samenwerking tussen de medewerkers van Avri en de gemeente verloopt professioneel en naar tevredenheid. Bij de start was het voor beide partijen wennen aan elkaar, zoekend naar de optimale rolverdeling en de gewenste werkwijze. Na een intensief eerste half jaar stonden de neuzen dezelfde kant op en konden alle partijen hun rol op de juiste wijze vervullen. Van beide kanten is hard gewerkt om de samenwerking zo optimaal mogelijk te laten verlopen met de te leveren prestatie als doel. Belangrijk uitgangspunt was dat afwijkingen in de planning, werkzaamheden of financiën vooraf gemeld worden om zo de consequenties in beeld te brengen en de goede keuzes te kunnen maken. Deze werkwijze is goed nagekomen waardoor er weinig verrassingen zijn geweest. Bij aanvang van de DVO in 2019 waren de door de gemeente verstrekte areaalgegevens nog niet helemaal op orde. Dit zorgde soms voor discussie maar dit is in goed overleg opgelost en inmiddels beter in beeld. Overlegvormen Om te komen tot een goed resultaat werken we met verschillende overlegstructuren. Zo is er bestuurlijk overleg voor de bestuurlijke afstemming, contractmanagersoverleg voor de contracten en voortgang op hoofdlijnen.

Voor de vakinhoudelijke zaken is er overleg tussen de adviseurs en de vakspecialisten. Daarnaast is circa 6 x per jaar overleg met de contractmanagers van de Ibor gemeenten (Buren, Neder Betuwe, Tiel en West Betuwe) en Avri. In dit overleg worden de uniformiteit van de samenwerking, rapportages, DVO-structuur e.d. op elkaar afgestemd. Voor bovengenoemde overlegvormen lag de frequentie in de beginperiode hoger maar naar mate de werkzaamheden beter georganiseerd waren is de frequentie afgeschaald. Er wordt nu zo vaak overlegd als voor een goede voortgang van de werkzaamheden nodig is. Bijzonderheden en flexibiliteit Niet alles is te plannen. Extra werkzaamheden door stormen, gladheidsbestrijding, beperkingen in de bedrijfsvoering (ziekte), extra (zwerf)vuil door de Coronapandemie en langere warmere zomerse perioden vragen om flexibiliteit. Hier is door Avri goed op ingespeeld, bleef de kwaliteit van het werk gewaarborgd en bleven kosten toch binnen de begroting. Duurzaamheid en innovatie Naast de taken die in het DVO opgenomen zijn, werkt Avri ook aan duurzaamheid en innovatie. Zo wordt o.a.

gewerkt met: Biologische strooizout bij de gladheidsbestrijding Elektrische voertuigen en elektrisch handgereedschap Toepassing mulch/strooisellagen ter voorkoming van onkruid (Pilot De Plantage) Biologische bestrijding eikenprocessierups Daarnaast wordt datagestuurd gewerkt bij het ledigen van de afvalbakken, het straatvegen en de onkruidbestrijding op verharding.

18 mei 2021 Kenmerk GZDGWB/160709 Pagina 4 van 5

Aandachtpunten Overhead De overhead vormt een belangrijk deel van de totale kosten. Hierdoor vallen kosten soms hoger uit dan gewenst. Het is nu niet altijd duidelijk hoe deze overhead berekend en doorberekend wordt. Een juiste toerekening op basis van de nacalculatie van afgelopen 2 jaar geeft een steeds beter beeld van de werkelijke kosten. Dit blijven we volgen en moet in de komende jaren een besparing opleveren. Indexering Binnen de GR (Gemeenschappelijke Regeling) wordt de indexering bepaald. De indexering van de tarieven geldt op het gebied van afval voor alle deelnemende gemeenten. Voor de 4 Ibor gemeenten wordt deze indexering echter ook doorbelast aan de Ibor taken. Dit werkt op dat gebied kostenverhogend en komt ten laste van de begroting. Dit gevolg wordt meegenomen bij de vaststelling van de begroting van de GR Avri zodat dit bekend is en er rekening mee gehouden wordt. Kosten De gemeenteraad heeft besloten bezuinigingsmaatregelen door te voeren bij het beheer van de openbare ruimte. Dit betekent dat er ook bezuinigingen doorgevoerd moeten worden in het pakket dat Avri uitvoert. Bij de opdracht van de DVO voor 2021 is opgenomen dat Avri moet zoeken naar een besparing van 10% - 15% (€ 190.000 - € 285.000) op de DVO. Volgens de spelregels van het DVO gebeurt dat in onderling overleg.

Samen met de vakspecialisten van gemeente en Avri wordt dit verder uitgewerkt en ingevuld zodat dit in de DVO 2022 verwerkt kan worden. Besparingsmogelijkheden die in 2021 al mogelijk zijn worden eerder benut. Het besparen van kosten met als doel de omvang van de DVO te verkleinen is lastig voor Avri omdat de bedrijfsvoering op de huidige taken is ingericht (mens, materieel, materiaal). Door andere, passende, werkzaamheden bij Avri onder te brengen kan dit gedeeltelijk worden gecompenseerd. Voor het overige deel wordt nog naar een oplossing gezocht. Consequentie/conclusie De ontwikkelde werkwijze, resultaten, gemaakte afspraken en goede samenwerking in de eerste 2 jaar vormen een goede basis om de DVO Ibor met Avri voort te zetten. Ook de samenwerking, afstemming en uniformiteit van contracten en rapportages met de 4 Ibor gemeenten en Avri is positief en werpt zijn vruchten af. Financiën De financiële resultaten van de DVO 2019 en 2020 waren positief. Werkbegroting 2019: € 1.719.500 Werkelijke kosten: € 1.693.500 Resultaat 2019 € 26.000

-

Werkbegroting 2020: € 1.775.000 Werkelijke kosten: € 1.665.000 Resultaat 2020: € 110.000

18 mei 2021 Kenmerk GZDGWB/160709 Pagina 5 van 5

Beide jaren is een positief resultaat behaald en zijn nagenoeg alle geplande werkzaamheden uitgevoerd. Communicatie De communicatie van werkzaamheden naar raad en inwoners vindt op dezelfde wijze plaats als de werkzaamheden die de gemeente uitvoert met de eigen buitendienst of andere derden. Vervolg De raad wordt door middel van de reguliere bestuursrapportages (Verbonden partijen, Ibor) geïnformeerd over de voortgang van de DVO Ibor. Bijlage(n) Jaarrapportage 2019 Ibor West Betuwe Jaarrapportage 2020 Ibor West Betuwe Suggestie ter afhandeling Voor kennisgeving aannemen.

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe, de secretaris, de burgemeester, Karen Coesmans Servaas Stoop