IN049 Bijlage 1.pdf

BIJLAGE I RAADSINFORMATIENOTA VOORTGANG EN UITVOERING INKOOPSTRATEGIE Wmo – JEUGD 2023 1. Inkoopstrategie Wmo en Jeugd zes gemeenten regio Rivierenland In de inkoopstrategie is gekozen voor een gedifferentieerde inkoopsystematiek. Dit betekent dat we voor ieder inkoopsegment in de Wmo en Jeugdzorg uitwerken welke sturingsinstrumenten en inkoopprocedure het beste passend zijn. De inkoopprocedure zal geen ‘open house – procedure’ zijn tenzij dit toch de beste keuze blijkt om in een specifiek segment of voor een specifiek product de juiste aanbieders te vinden. Deze keuze is gemaakt om het aantal aanbieders in de regio te laten stabiliseren of wanneer mogelijk te laten afnemen in het kader van betere en houdbare sturing op het zorglandschap. Daarnaast zal in de nieuw af te sluiten overeenkomsten veel aandacht zijn voor de onderwerpen rechtmatigheid, zorgfraude en kwaliteitsgaranties. Doorontwikkeling inkoopstrategie d.m.v. Pilots In de inkoopstrategie is op basis van de beschrijving van de sturingsinstrumenten en de afwegingen die daarbij aan de orde zijn gekozen voor een groeimodel voor de komende inkoopperiode (2023 e.v.). Met dit groeimodel wordt er vanuit de huidige werkwijze in pilots onderzocht welke inrichting en doorontwikkeling van de verschillende segmenten het meest passend is.

In dit groeimodel is ruimte voor meerdere keuzes in inrichting en tempoverschillen tussen de gemeenten. Iedere gemeente heeft immers haar eigen lokale kenmerken, aanbieders en voorkeuren. De keuze voor het groeimodel betekent dat er gekozen wordt voor een andere mix van sturingsinstrumenten dan de huidige. Om deze keuze zorgvuldig en weloverwogen te kunnen doen is een werkwijze met pilots gewenst. Door het uitvoeren van pilots wordt bepaald welke mix van sturingsinstrumenten in de verschillende segmenten uiteindelijk het best passend is. Afgesproken is bij vaststelling van de inkoopstrategie dat het over enkele en impactvolle pilots gaat om met elkaar echt te kunnen leren wat een andere invulling van sturingsinstrumenten kan betekenen voor de regio als geheel. A en B, Nieuwe dienstverleningsovereenkomst (DVO) met Serviceorganisatie t.b.v. Inkoop- en Contract/Leveranciersmanagement en Samenwerkingsovereenkomst (SOK) tussen de zes of acht samenwerkende gemeenten In de inkoopstrategie is vastgesteld dat de zes gemeenten op het gebied van inkoop- contract en leveranciersmanagement blijven samen werken met elkaar. De huidige opdracht met Regio Rivierenland als uitvoeringsorganisatie stopt van rechtswege 31 december 2022.

De gemeenten hebben de ambitie uitgesproken om in de nieuwe opdracht vanaf 2023 betere afspraken te maken met elkaar en met een nader te contracteren uitvoeringsorganisatie steviger te kunnen sturen op de inkoop en de contracten met aanbieders. De colleges hebben vastgesteld dat de huidige DVO Wmo-Jeugd niet (meer) voldoet. Dat is reden om een nieuwe opdrachtformulering te schrijven. De samenwerkende gemeenten hebben in onderling overleg een opdrachtbeschrijving uitgewerkt. In november is in het regionaal bestuurlijk overleg (PFO) deze opdrachtbeschrijving vastgesteld. Deze vormt de basis voor het gesprek met een mogelijke uitvoeringsorganisatie, in eerste instantie Regio Rivierenland. Regio Rivierenland is gevraagd om een organisatie- en uitvoeringsplan uit te werken en deze ter beoordeling voor te leggen aan de gemeenten. Bij de beoordeling van dit organisatieplan wordt ook een onafhankelijk extern deskundige betrokken voor een advies aan zowel opdrachtgeverzijde (gemeenten) als opdrachtnemerszijde (uitvoeringsorganisatie). Als er geen overeenstemming wordt bereikt, dan moeten we uiterlijk 1 januari 2023 een andere uitvoeringsorganisatie hebben gevonden.

Pagina 2 van 5

In de opdrachtbeschrijving is door de gemeenten bewust gekozen om te vragen naar een organisatieplan voor een ‘Serviceorganisatie’ in plaats van de term ‘Uitvoeringsorganisatie’. De term ‘service’ past beter bij de aard van de opdracht en de ambitie van de samenwerkende gemeenten. C. Samenwerkingsovereenkomst (SOK) tussen de gemeenten In het PFO Wmo/jeugd van 15 juli 2021 hebben de zes portefeuillehouders afgesproken om strategisch beleidsinhoudelijke samenwerking op gebied van Wmo en jeugdzorg tussen de gemeenten te verbeteren en te structureren. Om dat de formaliseren wordt een Samenwerkingsovereenkomst (SOK) opgesteld. Ook wordt met de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel verkend of zij zich willen aansluiten bij deze SOK, Met deze gemeenten wordt op dit moment al samengewerkt op het gebied van bovenregionale beleidstaken (exclusief de inkoopstrategie Wmo en Jeugd). Naar aanleiding van diverse evaluaties in het recente verleden (BMC, 2020) is geconstateerd dat het opdrachtgeverschap en de samenwerking tussen de gemeenten minder vrijblijvend geborgd moet worden. Ook vanuit het Rijk en Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) wordt een dwingend beroep gedaan om deze samenwerking beter en anders vorm te geven.

Vanuit rijkswege wordt op dit moment zelfs overwogen om regionale samenwerking op een nader te bepalen schaal (veiligheidsregio of ondergrens van 60.000 jongeren) af te dwingen in het kader van de Hervormingsagenda jeugdhulp. Een van de belangrijkste doelen van het beter borgen van de samenwerking in een SOK is om de samenwerking als opdrachtgever richting een serviceorganisatie inkoop- en contract-/ leveranciersmanagement Wmo en Jeugd goed vorm te geven. Een ander belangrijk doel van de SOK is om gemeenten de verantwoordelijkheid te geven voor de uitvoering van een aantal taken die nu door Regio Rivierenland wordt uitgevoerd mdat de gemeenten daar zelf geen afspraken over hebben gemaakt. Een effect daarvan is dat er taken zijn die nu door Regio Rivierenland worden ingevuld en vanaf 2023 door de samenwerkende gemeenten zelf moeten worden ingevuld. De SOK is op dit moment nog in ontwikkeling. Daarbij en daarvoor worden ook er verkennende gesprekken gevoerd met de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel met de vraag of zij willen aansluiten bij deze hernieuwde samenwerking. D. Ontwikkeling Regiovisie Vanuit de VNG wordt aangestuurd op het intensiveren van de samenwerking in het kader van Resolutie Norm van Opdrachtgeverschap (NvO) jeugd. Aanleiding daarvoor is o.a. een aanstaande wetswijziging in het kader van jeugdhulp.

Afspraak één van de NvO is dat er een Regiovisie door en voor de jeugdhulpregio wordt opgesteld. In regio Rivierenland werken we op dit moment aan de opstelling van een startnotitie ten behoeve van de een Regiovisie. Hierover worden colleges en raden separaat geïnformeerd middels een informatienota Startnotitie Regiovisie. De NvO voor Beschermd Wonen en Maatschappelijke Opvang vraagt ook om een Regiovisie. De formulering daarvan is opgenomen in het regioplan Beschermd wonen en Maatschappelijke Opvang regio Nijmegen en Rivierenland1. Projectorganisatie Uitvoeren van het implementatieplan vraagt personele inzet: 1

De gemeenten Boxtel, Haaren, ‘s-Hertogenbosch, Maasdriel, Meierijstad, Sint-Michielsgestel, Vught en Zaltbommel werken samen in de Beschermd Wonen regio’s Meierij en Bommelerwaard waarbij ’s-Hertogenbosch centrumgemeente is.

2

Pagina 3 van 5

-

door medewerkers die bij de gemeenten en/of de Regio Rivierenland werken; uit medewerkers die tijdelijk ingezet worden voor de implementatie en waarbij andere werkzaamheden vervallen en/of uitgesteld worden; - capaciteit die in de vorm van budget door (één van) de gemeenten ingezet wordt; - capaciteit die wordt ingehuurd omdat het specifieke expertise betreft of omdat binnen de bestaande formatie geen capaciteit beschikbaar is. Het managersoverleg (MO) sociaal domein van de zes gemeenten is verantwoordelijk voor de invulling en aansturing van de personele inzet. Eind oktober 2021 heeft het managersoverleg, namens de zes gemeenten, twee projectleiders gevraagd om de inkoopstrategie uit te gaan voeren. Deze projectleiders hebben in november 2021 het project ingericht en zijn na akkoord van het managersoverleg direct van start gegaan. In februari 2022 is een programmamanager gevraagd om de verschillende ontwikkelingen in het kader van Inkoopstrategie, nieuwe DVO met serviceorganisatie, samenwerkingsovereenkomst (SOK) tussen gemeenten en de uitwerking van de Regiovisie programmatisch met elkaar te verbinden. De diverse sporen en ontwikkelingen raken elkaar op alle fronten waardoor deze afstemming nodig is.

In de projectorganisatie sturen de programmamanager en de projectleiders de volgende werkgroepen aan die gezamenlijk uitvoering geven aan het implementatieplan: • Werkgroep stelselontwikkeling en pilots • Werkgroep inkoop Wmo • Werkgroep inkoop Jeugd Extramuraal • Werkgroep inkoop Jeugd Intramuraal • Werkgroep implementatie • Werkgroep rechtmatigheid en zorgfraude • Werkgroep Regiovisie • Werkgroep DVO / SOK Naast de bovengenoemde werkgroepen zijn er stafleden aan het project toegevoegd die de werkgroepen faciliteren en ondersteunen in de uitvoering van hun taken. In staf zijn expertises opgenomen zoals contractbeheer, inkoopadvies, data-analyse, communicatie, projectondersteuning. In eerste instantie hebben de gemeenten en Regio Rivierenland zoveel mogelijk de gevraagde rollen in de werkgroepen en staf ingevuld. Toen er in december 2021 signalen in de projectorganisatie kwamen dat de werkdruk erg hoog lag en de bestuurders tegelijkertijd aangaven de planning als leidend te zien, is aanvullende capaciteit binnen het project ingehuurd. Uiteraard binnen de middelen die daarvoor in het implementatieplan beschikbaar zijn gesteld en met goedkeuring van het managersoverleg.

Eerste stappen in november tot en met januari In de eerste maanden van het inkoopproject zijn al een aantal grote stappen gezet: De werkgroep pilots en stelselontwikkeling heeft in meerdere afstemmingsrondes met aanbieders een longlist van ideeën voor pilots teruggebracht naar een shortlist van vijf mogelijke pilots. In twee consultatiebijeenkomsten is er met aanbieders gesproken over het inkoopproces en is input opgehaald. In de komende inkoopronde vormen de huidige producten het vertrekpunt voor de nieuwe afspraken. In meerdere consultatierondes met aanbieders en collega’s van de uitvoering bij de gemeenten hebben de inkoopwerkgroepen de producten en productbeschrijvingen aangevuld en aangescherpt waar mogelijk Hiermee zijn de nodige huidige knelpunten opgelost en verbeteringen aangebracht.

3

Pagina 4 van 5

-

-

Een onafhankelijk onderzoeksbureau (Transitiepartners) is in december 2021 gestart met de voorbereiding en uitvoering van een tariefonderzoek naar reële tarieven. Om scherp te krijgen wat de gewenste kwaliteit (en dus kostenbepalende factoren) zijn binnen de producten heeft het bureau intensief met de inkoopwerkgroepen overlegt. Deze afstemming heeft niet alleen het onderzoek, maar ook de werkgroepen verder geholpen in het aanscherpen van de beschrijvingen. Als onderdeel van het proces heeft tot op dit moment: - Een tweetal consultaties plaatsgevonden met aanbieders waarbij de opbouw van tarieven met aanbieders is gedeeld en besproken. - Het onderzoeksbureau een conceptrapportage opgeleverd. De projectleiders hebben in december 2021 een ronde gemaakt langs de lokale bestuurders van de zes gemeenten om te inventariseren wat zij belangrijk vinden in het proces en op welke wijze zij geïnformeerd willen worden.

Stappen in de komende periode van maart tot en met mei Om het inkooptraject komende periode succesvol voor te bereiden en uit te voeren zetten de werkgroepen komende periode in op de volgende activiteiten: 1. Uitwerken business cases pilots Voor de vijf pilots die nu op de shortlist staan worden business cases opgesteld. Samen met een klankbordgroep van aanbieders werkt de werkgroep pilots en stelselontwikkeling de ideeën verder uit. De pilots die in een positieve business case kunnen worden uitgewerkt landen in de inkoopdocumenten en worden meegenomen in de nieuwe afspraken met aanbieders. Op welke wijze de pilots worden meegenomen hangt nog af van hoe deze er precies uit zien.

4

Pagina 5 van 5

2. Afronding tariefonderzoek Komende periode zijn er in het kader van het tariefonderzoek nog een aantal stappen te zetten. Deze stappen gaan over het toetsen van aannames en uitkomsten bij aanbieders en het zorgvuldig afwegen, eventueel meenemen en in ieder geval zorgvuldig reageren op inbreng van aanbieders. 3. Uitwerken inkoopdocumenten Na de beschrijving van de producten gaan de werkgroepen ook aan de slag met de uitwerking van de overige inkoopdocumenten. Hierbij zijn de belangrijkste documenten die komende periode worden opgeleverd: - De inkoopleidraad waarin de procedure staat beschreven en de criteria waaraan aanbieders moeten voldoen om voor een contract in aanmerking te komen. Een belangrijke eerste stap hierbij is dat de werkgroepen per perceel een keuze maken voor het gewenste aantal en type aanbieders en de bijpassende selectie- en gunningsmethodiek. - Programma’s van eisen waarin de kwaliteit van de dienstverlening en de samenwerking met gemeenten staat beschreven. - De overeenkomst waarin het juridisch kader van de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is vastgelegd.

5