IN038 Verkeerd gestuurde stempassen.pdf

Informatienota Datum vergadering Registratienummer Portefeuillehouder Bijlage(n) Onderwerp

: 30 maart 2021 : 2021/IN038 : Servaas Stoop :: Verkeerd verstuurde stempassen

Onderwerp Verkeerd verstuurde stempassen Kennisnemen van De ontstane situatie die ontstaan is doordat er een fout is gemaakt bij het vervaardigen van het verkiezingsbestand dat nodig is voor het versturen van stempassen voor de Tweede Kamerverkiezingen van 17 maart. Via deze raadsinformatienota beantwoorden wij ook de artikel 50 vragen van de SGP. Inleiding Via deze raadsinformatienota wordt u op de hoogte gebracht wat er fout is gegaan en welke maatregelen genomen zijn om de ontstane situatie te herstellen. Om circa 40.000 stempassen te versturen is het nodig een verkiezingsbestand te vervaardigen. Het verkiezingsbestand wordt o.a. gebruikt door de drukker van de stempassen. Het vervaardigen gebeurt door verschillende sessies te draaien, via onze vakapplicatie en onze software leverancier (Pink), in de Basisregistratie Persoonsgegevens (BRP). Tijdens deze sessies ontstaat er een bestand dat teruggaat in de tijd. Zo is 1 februari 2021, dag van kandidaatstelling voor deze verkiezing, een belangrijke datum. Deze datum bepaalt in welke gemeente een kiezer mag stemmen. Bij het draaien van deze sessies zijn, door een menselijke fout, abusievelijk de mutaties van het vierde kwartaal 2020 niet meegenomen. Er zijn daarom stempassen ten onrechte verzonden aan: a) Inwoners die in het vierde kwartaal zijn overleden; b) Inwoners die in het vierde kwartaal vertrokken zijn uit West Betuwe.

De volgende stempassen zijn daarom naar het verkeerde adres verzonden: c) Inwoners die in het vierde kwartaal binnen de gemeente West Betuwe zijn verhuisd. De volgende stempassen zijn daarom niet verzonden d) Inwoners die in het vierde kwartaal in West Betuwe zijn komen wonen. Het college betreurt het zeer dat de fout is gemaakt, zeker in die situatie waarin stempassen zijn verzonden aan personen die zijn overleden. Hun nabestaanden hebben een persoonlijke brief met excuses van de burgemeester ontvangen.

25 februari 2021 Kenmerk Pagina 2 van 3

Maatregelen De volgende acties zijn uitgevoerd zodat de ontstane onrechtmatigheid wordt hersteld. En hierdoor komt het verdere verloop van de verkiezingen en de dag van stemming niet in gevaar. a) Overledenen Alle stempassen van de overledenen (157) zijn opgenomen in het Register van Ongeldige Stempassen (ROS). Hiermee zijn deze stempassen ongeldig geworden en kan er dus niet meer mee gestemd worden. Zoals hiervoor al opgemerkt, heeft de burgemeester een brief met excuses gestuurd naar de nabestaanden op het adres van de overledenen. b) Vertrokken uit West Betuwe Alle stempassen van onze voormalige inwoners van West Betuwe worden opgenomen in het ROS. Hiermee zijn ook deze stempassen ongeldig geworden en kan er dus niet meer mee gestemd worden. c) Verhuisd binnen West Betuwe Alle inwoners van wie de stempas naar een oud woonadres in West Betuwe is gestuurd, kunnen deze stempas gewoon gebruiken. Wanneer zij hun stempas niet ontvangen (hebben) via doorzending, dan kunnen zij contact opnemen met de gemeente en alsnog een nieuwe stempas krijgen. De oude stempas wordt dan opgenomen in het ROS. d) Nieuwe inwoners van West Betuwe Alle stempassen zijn donderdag 25 februari alsnog verstuurd. De gemeente West Betuwe heeft melding van het datalek gemaakt bij de Autoriteit persoonsgegevens. Ook is er contact geweest met de Kiesraad.

Kernboodschap De beschreven situatie is helaas ontstaan door een menselijke fout. Er is adequaat gehandeld toen de fout ontdekt was. Door de maatregelen die genomen zijn komt de rechtmatigheid op de dag van stemming niet in gevaar. Er zitten geen fouten in de BRP. Het is misgegaan met het vervaardigen van het verkiezingenbestand. Wij zijn in gesprek met onze software leverancier (Pink). In de software zal een check worden ingebouwd om een dergelijke fout in de toekomst te voorkomen Consequenties Helaas doet deze situatie geen goed aan de beeldvorming over de gemeente met betrekking tot de zorgvuldigheid en persoonsgegevens van haar inwoners. Financiën De financiële gevolgen bestaan in hoofdzaak uit kosten van het opnieuw vervaardigen van stempassen en het versturen ervan. En van uren die medewerkers nodig hebben om de herstelwerkzaamheden uit te voeren. De extra kosten worden gedekt door het verkiezingenbudget.

25 februari 2021 Kenmerk Pagina 3 van 3

Communicatie Brief aan nabestaanden Persbericht Vervolg N.v.t. Bijlage(n) Geen Suggestie ter afhandeling Voor kennisgeving aannemen.

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe, de secretaris, de burgemeester, Karen Coesmans Servaas Stoop