IN024 Communicatieplan gemeenteraad West Betuwe 2020 - 2023.pdf

Informatienota Datum vergadering: Registratienummer: Van: Onderwerp:

9 februari 2021 Griffie Begeleidende notitie communicatieplan gemeenteraad West Betuwe 2020 - 2023

Onderwerp Begeleidende notitie communicatieplan gemeenteraad West Betuwe 2020 – 2023. Kennis nemen van De begeleidende notitie bij het communicatieplan gemeenteraad West Betuwe 2020 – 2023. Inleiding In februari 2020 is de raadswerkgroep communicatie in het leven geroepen. Deze werkgroep bestaat uit een vijftal raads- en burgerleden en de communicatieadviseur van de raad. De werkgroep heeft gewerkt aan een communicatieplan voor de resterende raadsperiode. Dit plan biedt richtlijnen voor de communicatie vanuit de raad West Betuwe als geheel. In de werkgroep is onder andere gekeken naar:   

Wat verstaan we onder raadscommunicatie? Wat willen we bereiken met onze communicatie? Wie willen we bereiken met onze communicatie?

In december 2020 is dit communicatieplan besproken in het Presidium. Hier is besloten het plan met de gehele raad te bespreken in een oordeelsvormende vergadering. Het communicatieplan is van de gemeenteraad in zijn geheel. De uitvoering van het plan ligt bij de griffie, maar de inhoud is van de gemeenteraad zelf. Daarom is het belangrijk dat het raadsbreed besproken wordt. Het communicatieplan Het communicatieplan bestaat uit een visie, strategie en uitvoeringsplan. De communicatievisie is opgesteld naar aanleiding van een enquête die onder alle raads- en burgerleden is gehouden. Hieruit bleek onder andere dat vooral het informeren en betrekken van inwoners bij het werk van de gemeenteraad belangrijk wordt geacht. De enquêteresultaten zijn verwerkt in de communicatievisie. In de visie staan een definitie van raadscommunicatie, de doelstellingen en de doelgroepen die de gemeenteraad met de communicatie wil bereiken. Samenvatting communicatievisie Definitie raadscommunicatie Raadscommunicatie definiëren we als ‘communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel’. Alles wat daarbuiten valt is het domein van de politieke partijen, fracties of individuele raadsleden. De raadscommunicatie is apolitiek en neutraal.

Raadsinformatienota Communicatieplan gemeenteraad West Betuwe 2020-2023 Pagina 2 van 6

De diversiteit aan standpunten binnen de gemeenteraad kunnen in de communicatie namens de gehele raad wel worden benoemd, maar niet worden benadrukt. Politieke partijen communiceren zelf hun politieke standpunten. Raadscommunicatie gaat om het vergroten van de bekendheid van het werk van de gemeenteraad in zijn geheel, het vergroten van de betrokkenheid van inwoners en ondernemers bij politieke besluitvorming en het informeren van de doelgroepen over het werk en de besluitvorming van de gemeenteraad. Doelstellingen 1. Informeren (informeren over taken, bevoegdheden en de werkwijze van de raad) 2. Participatie (inwoners betrekken bij de gemeenteraad en hun werkzaamheden) 3. Profilering (zichtbaarheid van de gemeenteraad vergroten) Doelgroepen  Inwoners van de gemeente West Betuwe. Deze doelgroep is nog verder op te delen in bijvoorbeeld leeftijdsgroep of kern.  Ondernemers van de gemeente West Betuwe.  Belangenorganisaties, zoals maatschappelijke organisaties, sportverenigingen en dorps- en wijkraden.  Regionale media.  Medewerkers van de gemeentelijke organisatie. Uitgangspunten raadscommunicatie 1. De raad communiceert als geheel, partijpolitiek is aan de partijen zelf. 2. Raadscommunicatie vereist een commitment vanuit de gehele raad. Zowel in het onderschrijven van het gehele communicatieplan als in de inzet voor de uitvoering. 3.

Het communicatiebeleid van de gemeenteraad en het communicatiebeleid van de gemeente West Betuwe sluiten op elkaar aan en worden op elkaar afgestemd. 4. De communicatie vanuit de raad naar de inwoners toe focust op onderwerpen die van belang of interessant zijn voor de inwoners. 5. In de communicatie vanuit de raad naar de inwoners ligt de focus op eenvoudige taal. Zo kunnen alle inwoners van de gemeente West Betuwe begrijpen waar de raad over praat en besluit. 6. Per onderwerp waarover gecommuniceerd wordt, worden de doelgroepen zo specifiek mogelijk vastgesteld. Zodat de communicatie hierop aangepast kan worden.

In de communicatiestrategie staat beschreven met welk doel de verschillende communicatiekanalen van de gemeenteraad worden ingezet. In de Werkgroep Raadscommunicatie is gesproken over de beste middelen die ingezet kunnen worden voor de gemeenteraad. Dit gaat om social media, de website van de gemeenteraad, de gemeenterubriek in Weekblad West Betuwe, persberichten naar (lokale) media en het intranet (JIP).

Raadsinformatienota Communicatieplan gemeenteraad West Betuwe 2020-2023 Pagina 3 van 6

Samenvatting communicatiestrategie Communicatiekanalen  Social media (Facebook, Twitter, YouTube)  Website van de raad  Gemeentepublicatie in Weekblad West Betuwe  Persberichten naar de lokale media  Pagina voor de raad in magazine West Betuwe (t/m december 2020)*  Intranet (JIP) Hoe bereiken we wie en met welk doel?

Doel/Doelgroep Inwoners

Ondernemers

Informeren Website raad Social media Publicatie krant Magazine West Betuwe* Participatie Website raad Social media Publicatie krant Profileren raad Website raad Social media Magazine West Betuwe*

Website raad Social media Publicatie krant

Maatschappelijke organisaties Website raad Social media Publicatie krant

Website raad Social media Publicatie krant Website raad Social media

Website raad Social media Publicatie krant Website raad Social media

(regionale) media Persberichten Website raad

Medewerkers gemeente Intranet (JIP)

Intranet (JIP)

*De laatste editie van het Magazine West Betuwe kwam in december 2020 uit. Vanaf 2021 wordt dit blad niet meer uitgegeven. In het uitvoeringsplan is de strategie vervolgens in grote lijnen uitgewerkt. In de werkgroep raadscommunicatie is uitvoerig gesproken over de mogelijkheden binnen de verschillende communicatiekanalen. Hieruit is een selectie gemaakt van acties die past bij de communicatievisie van de raad en die ook haalbaar is binnen de uren die hiervoor beschikbaar zijn op de griffie. Het uitvoeringsplan geeft per communicatiekanaal aan hoe dit wordt ingezet. Ook staan er toekomstige plannen voor de raadscommunicatie vermeld. Bij het inzetten van de verschillende communicatiekanalen, wordt continu de doelgroep in het achterhoofd gehouden.

Raadsinformatienota Communicatieplan gemeenteraad West Betuwe 2020-2023 Pagina 4 van 6

Samenvatting uitvoeringsplan Social media De socialmediakanalen (Twitter, Facebook en YouTube) worden o.a. ingezet voor:  Aankondigingen van de vergaderingen  Uitleg over onderwerpen in de raad  Call-to-action: inwoners actief benaderen en oproepen om langs te komen of mee te praten  Informatie over het inspreken  Communicatie tijdens beeldvormende en gebiedsgerichte avonden  Communicatie over besluiten tijdens de raadsvergadering  Beëdiging nieuwe raads- en burgerleden  Overig nieuws (nieuwe burgemeester, nieuwe griffier, geen vergadering)  Link delen om de vergadering mee te luisteren tijdens oordeels- en besluitvorming  Wist je dat… : informatie over hoe de raad werkt.  Video’s gerelateerd aan bepaalde vergaderingen/onderwerpen Inhoudelijke en politieke vragen van inwoners die binnenkomen via social media worden opgenomen in de Dagmail. Alle raads- en burgerleden zijn zo op de hoogte van de activiteit op social media. Website De gemeenteraad heeft een eigen website. Deze is te bereiken via www.gemeenteraad.westbetuwe.nl, maar ook via een link op de website van de gemeente West Betuwe. Alle raadsinformatie wordt hier (al dan niet openbaar) gepubliceerd. Ook zijn alle raadsleden op de site te vinden met hun e-mailadres, zodat inwoners en ondernemers ze makkelijk kunnen bereiken.

Op de site is daarnaast informatie te vinden over het vergadersysteem, het inspreken tijdens een vergadering, het terugluisteren van een vergadering en het vergaderschema van de raad. Daarnaast worden er nieuwsberichten geplaatst op de site. Doorontwikkeling website raad/RIS Het is belangrijk dat inwoners en ondernemers van de gemeente West Betuwe makkelijk informatie over de raad kunnen vinden op de website. Op dit moment wordt de site continu verbeterd en aangepast, om te zorgen dat de meest relevante informatie makkelijk te vinden is. Hierin is nog winst te behalen. De griffie is op dit moment bezig met de volgende verbeteringen:  Stemgedrag tijdens raadsvergadering per raadslid duidelijk in beeld brengen  Ondertiteling bij video  Overzichtelijk weergeven van de stukken Raadsleden op de site Alle raadsleden hebben een eigen ‘pagina’ op de site. Hier kunnen ze hun socialmedia-accounts delen, maar ook een stukje over zichzelf schrijven. De raadscommunicatieadviseur attendeert de raads- en burgerleden hier met regelmaat op.

Raadsinformatienota Communicatieplan gemeenteraad West Betuwe 2020-2023 Pagina 5 van 6

Gemeentepublicatie in Weekblad West Betuwe Onderwerpen die in de wekelijkse publicatie in Weekblad West Betuwe naar voren komen zijn o.a.:  De beëdiging van een raads- of burgerlid  Een onderwerp van de raad wordt nader toegelicht  Informatie over inspreken  Terugblik op raadcyclus/maand (na raadsvergadering)  Informatie over ‘hoe werkt de raad’ (zoals uitleg vergaderstructuur, inspreken, moties en amendementen, proces van besluitvorming, …) Persberichten Persberichten worden verstuurd voor o.a.:  aankondiging van de beeldvormende en gebiedsgerichte avonden.  Wijzigingen in het vergaderschema van de raad  Overige onderwerpen, zoals Democracity, cursus Politiek Actief Intranet JIP Via het intranet houdt de gehele gemeentelijke organisatie elkaar op de hoogte. Vanuit de griffie wordt dit kanaal gebruikt voor:  Het delen van de besluitenlijsten  Het delen van belangrijke informatie over de raad  Veranderde procedures binnen de raad/griffie  Algemene updates over de avonden van de raad Digitale participatie De (digitale) participatie is belangrijk voor de gemeenteraad. De griffie kijkt daarom continu naar nieuwe manieren om de inwoners bij het werk van de gemeenteraad te betrekken. Tijdens de coronacrisis gaat dit grotendeels om digitale middelen en werkvormen. Hierin spelen een van de raadsadviseurs en de raadscommunicatieadviseur een rol.

Vanuit de gemeentelijke organisatie is ook een project gestart rondom (digitale) burgerparticipatie. Hierbij zijn de raadsadviseur en raadscommunicatieadviseur betrokken. Dit is gestart op maandag 25 januari 2021. Overige mogelijke communicatiemiddelen  Infographics (Vergaderstructuur, Raadsinstrumenten, inspreken, rollen van de raad, jaaroverzicht)  Informatiefolder raad  Jaaroverzicht raad  Blogs van raadsleden  Gast van de raad Wie doet wat De uitvoering van het communicatieplan ligt bij de griffie, en met name de raadscommunicatieadviseur. Hierbij bestaat echter de verwachting dat ook de raads- en burgerleden hier een rol in spelen. Door bijvoorbeeld bij te dragen aan content (via video’s of tekst). De griffie kan u hiervoor benaderen. U kunt hiernaast het bereik van de

Raadsinformatienota Communicatieplan gemeenteraad West Betuwe 2020-2023 Pagina 6 van 6

raadscommunicatie vergroten door content van de raad te delen via eigen kanalen. Van de raad wordt verwacht dat zij actief bijdragen aan de communicatie van de gemeenteraad als geheel. Rol van de raad in de raadscommunicatie:  Delen van de raadscommunicatie via eigen kanalen  Bijdragen aan content voor de kanalen van de raad (in de vorm van bijvoorbeeld een video of tekst)  Vullen van een de eigen ‘pagina’ op de website van de raad  Bij sommige activiteiten vraagt de griffie om een bijdrage van raads- en/of burgerleden Actiepuntenlijst 2021* Onderwerp Raadscyclus januari 2021 Cursus Politiek actief Raadscyclus februari 2021 Raadscyclus maart 2021 Speeddaten leerlingen Lingeborgh Inhaken verkiezingen

Voorbereiding December 2020 Januari 2021 Januari 2021 Februari 2021 Februari 2021

Periode communicatie Eind januari – eind april 2021

Begin maart – 12 maart 2021 t/m verkiezingen 17 maart 2021

Raadscyclus april 2021 Maart 2021 Raadscyclus mei 2021 April 2021 Inventariseren blogs raadsleden Mei 2021 Raadscyclus juni 2021 Mei 2021 Perspectiefnota raadsvergadering Juli 2021 Infographic voorbereiden inspreken Juli/augustus 2021 September 2021 Raadscyclus september 2021 Augustus 2021 Raadscyclus oktober 2021 September 2021 Raadscyclus november 2021 Oktober 2021 Raadscyclus december 2021 November 2021 Infographic Jaar van de raad 2021 November – december 2021 Begin januari 2022 *In de actiepuntenlijst staan de hoofdlijnen van de communicatie in 2021. Gedurende het jaar kunnen hier onderwerpen bij komen. Tot slot Raadscommunicatie is een belangrijk middel om meer bekendheid te krijgen voor het werk van de gemeenteraad. En zo inwoners te betrekken bij de onderwerpen die voor hen belangrijk zijn. Het communicatieplan is hiervoor het uitgangspunt. Het is belangrijk voor de raad om zich bewust te zijn van de strategie achter de communicatie. En van de rol die de raad hier zelf in speelt. Het plan is van de gehele gemeenteraad en daarom is belangrijk dat het plan door de gehele raad gesteund kan worden.