IN021-bijlage 3 Verslag Aanpak evenementen.pdf

AANPAK EVENEMENTEN Duidelijk, makkelijker en herhaalbaar INHOUDSOPGAVE

Pag 2 Meedenken ruim vóór de aanvraag! Pag 3 Minder administratieve manier van aanvragen Pag 4 Plattegronden voor brandveilig gebruik Pag 5 Hoe maak ik mijn veiligheidsplan herhaalbaar? Pag 6 Format Veiligheidsplan

AVONDEN ‘Hulp bij slimme planvorming voor evenementen’

Terugblikken met frustratie, vooruitkijken met hoop. Over de bijeenkomst 28 november 2022 Een gemakkelijker, duidelijker en herhaalbare aanvraag van de evenementenvergunning levert meer resultaat met minder frustraties op. Er is nu een minder administratieve aanvraagprocedure voor de organisator ingevoerd. Er zijn hulpmiddelen ontwikkeld

Tentfeesten & dorpsfeesten, 19 december 2022 Geannuleerd wegens onvoldoende aanmeldingen. Markten & Braderieën, 9 januari 2023. Nog 10 plaatsen beschikbaar. Optochten & Wandeltochten, 23 januari 2023. Nog 15 plaatsen beschikbaar.

om organisatoren te helpen een goede aanvraag te doen. En door een slim veiligheidsplan te maken, kan de organisator gemakkelijker en sneller door de wettelijke procedu-

Voor alle avonden geldt:

re komen. Meer in gesprek mèt elkaar en de aanpak samen duidelijker, makkelijker en herhaalbaar maken. Dit was de belangrijkste boodschap op de avond van 28 november

Locatie: Oude Politiebureau, Van Dam van Isseltweg 10 in Geldermalsen Inlooptijd: 18.30 uur Starttijd: 19.00 uur

georganiseerd door de gemeente en voor de organisatoren van evenementen in de ge-

Neem een laptop, documenten of plattegronden etc. mee die er al zijn.

meente West Betuwe. Deze brief geeft een verslag van deze avond en extra informatie

Geef u op uiterlijk 2 werkdagen vóór de desbetreffende avond op.

over de aanpak evenementen. 1

Meedenken ruim vóór de aanvraag Duidelijkheid over verwachtingen Tijdens de bijeenkomst werd de infographic toegelicht, zoals op de afbeelding hiernaast. De ruimte tot meedenken zit in de tijd vóór het indienen van een aanvraag. Het meedenken vindt plaats n.a.v. de aanmelding van het evenement op de evenementenkalender ieder jaar in november of in de loop van het jaar. In de tijd vóór de uiterlijke, wettelijk aanvraagdatum kunnen samen afspraken gemaakt worden, hulpmiddelen worden toegelicht en op de inhoud worden meegedacht. Bij het indienen van de aanvraag, de blauwe tandwielen in het grijze gedeelte van de infographic, gaan wettelijke termijnen lopen. De aanvraag wordt getoetst op wetten, de Apv en beleidsregels. De communicatie is dan ook formeler van aard. Team Vergunningen Apv en de adviseurs van de hulpdiensten kunnen daar niets aan

veranderen. Er kan wèl worden meegedacht vóór het indienen van de aanvraag. Om de aanvraag makkelijker te maken is er een eenvoudiger formulier beschikbaar voor aanmelding. Ook zijn en worden er hulpmiddelen ontwikkeld. Eén van die hulpmiddelen is het veiligheidsplan. Dit is een hulpmiddel geschikt voor evenementen met meer veiligheidsrisico’s. Met een slim veiligheidsplan is er sneller een vergunning, wordt deze herhaalbaar en kunnen wijzingen makkelijker worden doorgevoerd. Ook hebben hierdoor de adviseurs van de politie en Veiligheidsregio (brandweer en geneeskundige zorg), een beter overzicht van de veiligheidsaanpak van de organisator. Dit scheelt veel tijd, frustratie en verhoogt de kwaliteit van de veiligheidsaanpak voor zowel de organisator, de bezoekers, als voor team Vergunningen Apv en haar adviseurs.

2

Minder administratieve aanvraag Organisator is het uitgangspunt Het vergunningenproces tot 28 november, met het omvangrijke aanvraag-

2.

formulier, was administratief en leidde tot frustraties. Tot dat moment moest een aanvrager op de website 19 elektronische pagina’s invullen met veel niet-relevante vragen. Het was niet mogelijk om het gedane

nieuwe wettelijke vereisten voor brandveilig gebruik. 3.

Er is een infographic gemaakt hoe het vergunningsproces van evenementen eruit ziet. Deze is uitgedeeld op de avond en beschikbaar op

werk tussendoor op te slaan. Frustrerend en onnodig. Vanaf 28 novem-

verzoek.

ber 2022 kan de aanvraag gedaan worden, zowel via de email als via de website. Er is één ‘oplegger’ waarin de voornaamste gegevens van het

Een handleiding voor het maken van een plattegrond conform de

4.

Een spoorboekje van elk evenement. Dit zorgt ervoor dat de organisa-

evenement staan met daarnaast een formulier (1,5 A4) met een beperkt

tor precies weet wanneer wat verwacht wordt en welke verwachtin-

aantal vragen in het formulier: inhoudelijke toelichting op het evene-

gen zij mag hebben van de gemeente. Deze ontvangt de organisator

ment. Op basis hiervan bepaalt team Vergunningen Apv welke gegevens

in de toekomst bij de melding op de evenementenkalender of bij het

verder nodig zijn voor de aanvraag. Het effect is, dat er alleen relevante

indienen van een aanvraag bij het team Vergunningen Apv.

vragen worden gesteld aan de organisator. Kleinere evenementen worden niet meer overladen met niet relevante informatie en vragen.

Er wordt nog gewerkt aan: 1.

van het evenement voor de veiligheidsadviseurs.

De vragenformulieren die voorheen op de website stonden, zoals het veiligheidsplan en verkeersplan, voldoen niet als veiligheids– en calami-

2.

Een risico analyse hulpmiddel: snel en overzichtelijk de belangrijkste risico’s in beeld.

teitenplan voor de organisatie. Er kan nu verwacht worden van de organisator om zelf goede plannen op te leveren i.p.v. formulieren in te vul-

Hoe een goed fotoverslag gemaakt wordt als efficiënte toelichting

3.

Slimme tips hoe de aanvraag en plannen flexibel gemaakt kunnen

len. Om daarbij te ondersteunen is er een pakket van hulpmiddelen ont-

worden en daarmee gemakkelijk wijzigingen kan doorvoeren voor de

wikkeld:

komende jaren. Dit wordt op diverse avonden toegelicht waar organis-

1.

Een basis voor een veiligheids- en calamiteitenplan. Dit is feitelijk al

toren voor worden uitgenodigd en is deels maatwerk. Op de volgende

een veiligheidsplan en calamiteitenplan welke ook helpt om alle

pagina’s wordt hierop alvast een introductie gegeven.

veiligheidsmaatregelen die een organisator al neemt, gemakkelijk op papier te zetten. Dit plan is hier beschikbaar. 3

DE PLATTEGRONDEN Nieuwe wetgeving en nu? In het jaar 2019 is de wetgeving voor de eisen van brandveiligheid voor inrichtingstekeningen veranderd. De wet verwacht hetzelfde van vrijwilligersorgani-

saties als van commerciële organisaties. Welke eisen dat zijn, is door de brandweer weergegeven in dit filmpje. En dat is best een grote opgave. Hoe doe je dat en hoe doen doe je dat goed? De jaarmarkt Beesd is afgelopen jaar geholpen door de gemeente om dat goed te doen. In dit filmpje legt Mark van Alphen, organisator jaarmarkt Beesd, uit waarom zijn inrichtingstekening niet goed was en wat is aangepast. Vaak heeft iemand wel een CAD-tekenaar in zijn omgeving. Deze tekenaar kan dit soort type tekeningen maken. Het is wel het advies om te zorgen dat je op tijd begint!

Afbeelding: De brandweer legt in het filmpje uit wat de nieuwe wet inhoudt.

Wat doet de gemeente met de opmerkingen vanuit de bijeenkomst? De gemeente gaat zelf geen plattegrond maken, omdat zij deze zelf moet toetsen. En een slager die zijn eigen vlees keurt is niet de beste slager. De organisator zal dit zelf moeten doen. Wel kan de gemeente hulp bieden. Team Vergunningen Apv heeft n.a.v. de bijeenkomst een handleiding opgesteld waaraan goede inrichtingstekeningen aan dienen te voldoen. Team Vergunningen Apv levert vanaf nu op verzoek plattegronden in pdf-formaat aan op basis waarvan de organisatie een inrichtingstekening kan maken. De gemeente onderzoekt of ook een CAD-formaat ter beschikking kan worden gesteld aan de tekenaars. Hoe dit kan rondom privacy en andere -wetgeving wordt nu uitgezocht. Ook onderzoekt de gemeente in hoeverre organisatoren gefaciliAfbeelding: Mark van Alphen vertelt over zijn inrichtingstekening voor brandveilig gebruik in dit filmpje.

teerd kunnen worden in het maken van goede inrichtingstekeningen. Hierin wordt gekeken of er een initiatief kan komen ‘voor organisatoren, door organisatoren.’ 4

HERHAALBARE AANVRAAG Tips voor een slim plan. Hoe maak ik nu een herhaalbare aanvraag of veiligheidsplan? Hier hebben we het tijdens de bijeenkomst op 28 november beperkt over gehad. Hieronder lichten we dit onderwerp toe en geven een aantal tips. Ook in de vervolgavonden en persoonlijke gesprekken gaan we hier verder op in. Want… Voor dit jaar is het nog niet zo gemakkelijk voor de meeste organisaties. Het is nog wel wat werk om in 1x een goed plan neer te zetten voor de komende jaren en voor meerdere dezelfde type vergunningen. Doe je dat dit jaar goed? Dan heb je daar vele jaren plezier van. Wij helpen hier graag bij, alléén wel vóór de wettelijke aanvraagtermijn.

Chris Eckelboom van de ‘Kermis Eckelboom’ heeft dat ook ervaren. Hij organiseert meerdere kermissen in de gemeente West Betuwe. In dit filmpje vertelt hij hoe een slim plan hem helpt om het beter te begrijpen en makkelijker door de vergunningsprocedure heen te komen. De meest belangrijke tips voor een slim plan zijn: Tip 1: informatie op één plaats. Vaak wordt dezelfde informatie op meerdere plaatsen vermeld. Wanneer deze informatie wijzigt, moet de wijziging overal consistent worden doorgevoerd. Doe je dat niet? Dan gaan de toetsers twijfelen wat je nu precies wel of niet doet. Door informatie op één plaats te vermelden, is de wijziging van de informatie maar één handeling en spreekt het ook niet tegen op een andere plaats. Tip 2: snel veranderende informatie in de bijlage. Een nieuwe versie van een veiligheidsplan wordt als lastig ervaren. Zorg dus dat je alleen de bijlage hoeft bij te werken. Doe bijvoorbeeld namen, adressen en telefoonnummers in een bijlage. In het plan zelf spreek je dan over rollen en taken. Valt er iemand uit? Er is gemakkelijk een nieuwe bijlage te versturen met de laatste namen en telefoonnummers.

Afbeelding: Chris Eckelboom en Marit Elders praten in dit filmpje over de manier waarop planvorming slim kan worden opgezet. Tip 3: Maak een basis veiligheids– en calamiteitenplan. Dit is een plan wat eigenlijk bij jouw organisatie hoort. Ieder jaar of ieder evenement organiseer je met dezelfde principes. Herken de rode draad, zet de principes in het basisplan en verwijs naar de bijlage voor de details. Verwijs bijvoorbeeld naar de inrichtingstekening of inzetlijsten van beveiliging en EHBO. Tip 4 Maak risico categorieën. Door met risico categorieën te werken van bijvoorbeeld artiesten (wel of niet lokaal en type artiest) of standplaatsen (wel of niet bakken), zet je jezelf niet vast op namen van artiesten of standplaatshouders. Bij afzeggingen kan je gemakkelijk een andere artiest of standplaatshouder van eenzelfde categorie op die plaats zetten. Zonder gedoe en gezeur. 5

FORMAT VEILIGHEIDPLAN Herhaalbaar en duidelijk voor productie De aanvraagformulieren die voorheen als voorbeeld op de website stonden, zoals, ‘Veiligheidsplan’, ‘Verkeersplan’ en ‘Calamiteitenplan’ voldoen niet als een veiligheidsplan of calamiteitenplan. Deze leiden voorheen ook tot frustratie bij de adviserende (hulp-)diensten. Dat heeft negatieve gevolgen voor de kwaliteit van de advisering van de hulpdiensten. Ook kon het hierdoor zijn, dat er grotere aanpassingen nodig waren voor evenementen, de zogenoemde aanvullende voorwaarden. Deze werden te kort voor het evenement pas duidelijk bij de organisator. Tot frustratie van iedereen. Dus, het kan nu wel zijn dat: A.

Je een organisator bent die met minder pagina’s uit de voeten kan. N.a.v. de risico’s bekijken we wat je wèl moet opleveren, zoals een plattegrond met een fotoverslag en/of verkeersplattegrond.

B.

Je een organisator bent die eigenlijk wel plannen moest opleveren, maar dat deed door deze formulieren. Dat kan nu dus niet meer. Je zal nu in een veiligheidsplan moeten investeren. Het advies is om dat slim te doen, zodat je hiermee uit de voeten kan voor meerdere vergunningen en/of voor meerdere jaren.

Daarom willen wij je alvast op weg helpen met een format voor een goed veiligheids– en calamiteitenplan. Het format vind je hier. Lees ook vooral de tips van deze pagina en pagina 5 om jouw plan herhaalbaar te maken en ook makkelijk om wijzigingen in door te voeren.

De vijf meest gemaakte fouten met veiligheidsplannen Goede veiligheidsplannen maken is nog niet altijd zo simpel. Het moet namelijk wèl zorgvuldig gebeuren, voor de organisatie zelf geschreven zijn en dat de hulpdiensten begrijpen wat een organisatie wel of niet doet. Voor een slim plan helpt het om de volgende fouten te vermijden. Fout 1: veel tekst schrijven. Tekst leidt af van de bedoeling. Een veiligheidsaanpak verliest haar bedoeling wanneer tekst produceren het doel is. Door tekst is er minder begrip en meer frustratie. Minder tekst, meer tabellen en kernwoorden staan centraal in het hulpmiddel ‘Veiligheids- en calamiteitenplan’ voor organisatoren. Fout 2: niet alles opschrijven wat je doet. De ervaring leert dat organisaties veel wel doen, maar dat niet op papier hebben staan. De tabellen met de risico’s aan het begin van ieder hoofdstuk, zijn hiervoor bedoeld. Het is de plaats om aan te geven welke zaken je doet (maatregelen) voor welke risico’s. Wanneer er toch iets gebeurd op het evenement, kan je de genomen maatregelen ook goed aantonen in een incidentonderzoek van de verzekeraar, de NVWA en het Openbaar Ministerie. Fout 3: schrijven voor de gemeente. Meerdere organisaties (en gemeenten) denken dat de planvorming er is voor de gemeente. Het is juist belangrijk dat het leesbaar is voor degenen die het moeten uitvoeren.

Het format is praktisch en per hoofdstuk kan het ook aan de coördinator gegeven worden die het moet uitwerken en uitvoeren. Fout 4: copy-past van vorig jaar. Oei… het jaartal van vorig jaar staat er nog in. Hulpdiensten vragen zich gelijk af of je wel goed gekeken hebt naar het plan. Niets blijft hetzelfde en ook niet een evenement of de omstandigheden van het evenement. Toch even goed die check doen en zorgen dat je informatie slechts op 1 plaats zet en de contactenlijst in de bijlage een update geeft. Fout 5: Onvoldoende scherp wie wat doet en verantwoordelijk voor is. Dit geldt eigenlijk voor bijna alles. Er worden bijvoorbeeld vaak namen of functienamen neergezet, maar wat ze wel of niet doen, wordt niet uitgelegd. Organisaties schrijven ook regelmatig in hun plan wat de hulpdiensten doen. Dat is niet de juiste plek. Hulpdiensten maken eigen plannen. De organisatie vertelt in haar plan alléén wat zij doet. Goede planvorming zorgt er voor dat ieder weet waarvoor hij aan de lat staat.

6