IN021-bijlage 1 Management Samenvatting.pdf

MANAGEMENTSAMENVATTING onderzoek ‘Doorlichting Evenementen’, 4 juli 2022. en stand van zaken implementatie van de aanbevelingen ‘doorlichting evenementen’. Opgesteld: 12 januari 2023 In het onderstaande stuk staan de punten van aanbevelingen uit het onderzoek ‘Doorlichting evenementen’, d.d. 4 juli 2022. Per aanbevelingspunt wordt een antwoord gegeven op de huidige stand van zaken rondom de implementatie van de aanbevelingen. 1.

De omvang van de werklast noodzaakt tot een goede werkplanning. Geadviseerd wordt om de gemeentelijke evenementenkalender daarvoor te gebruiken en deze jaarlijks bestuurlijk vast te stellen. Dit heeft een aantal voordelen: a. Het geeft in een vroeg stadium inzicht in de omvang van de werkzaamheden en de piekmomenten. b. Aanvragers krijgen snel duidelijkheid over de mogelijkheid het evenement te organiseren omdat het opnemen van een evenement op de gemeentelijke evenementenkalender ook een indicatie is, dat een aanvraag in behandeling wordt genomen. Mits uiteraard tijdig een aanvraag wordt ingediend. c. Er is duidelijkheid wanneer een aanvraag moet zijn gedaan om tijdig vergunning te kunnen verlenen. De gemeente kan daarop ook anticiperen. d. Met de aanvragers kan al in een vroeg stadium worden overlegd over het aanvragen van de vergunning en daarbij behorende stukken. e. Aanvragen die niet op de vastgestelde evenementenkalender staan, kunnen indien noodzakelijk gemotiveerd worden afgewezen. f. De rechten van derden-belanghebbenden kunnen beter in de voorbereiding worden betrokken als zij de gelegenheid krijgen hun zienswijze te geven over de op de kalender opgenomen evenementen. Antwoord: De ICT-systemen zijn op dit moment alleen ingericht voor het doen van werkverdeling en niet voor werkmanagement.

Er is hiervoor een excellijst gemaakt die toeziet op de termijnen en de dreiging om buiten de termijnen te lopen. Ook is dit de basis voor rapportage aan het bestuur en aan het Tactisch Veiligheidsoverleg Evenementen. Collegiale toetsing op het werk is ingevoerd, zodat behandelaars niet ten onder gaan aan de werklast. De overlegstructuur is ‘lean’ ingericht. Ook is het onderwerp ‘werklast’ een structureel onderdeel op de teamoverleggen en in de bilaterale overleggen.

2.

Het verdient aanbeveling te onderzoeken of de termijnen voor het indienen van de aanvraag aangepast zouden moeten worden. Als die termijnen aanvragers onvoldoende tijd geven om de gevraagde informatie te verstrekken en de ambtelijke organisatie en adviseurs om de informatie te beoordelen is aanpassing noodzakelijk. Antwoord: Een herijking van de termijnen zal meegenomen worden wanneer er een herijking komt van de Apv voor wat betreft evenementen. In de communicatie is en

Pagina 2 van 4

wordt er aandacht besteed aan het verschil tussen de wettelijke termijn die start bij de aanvraag en het moment daarvoor. Na de start van de wettelijke termijn, kan er niet tot beperkt meegedacht worden. In de periode vóór de aanvraag, dus het resterende deel van het jaar bij jaarlijkse evenementen, kan er meegedacht worden om de aanvraag zo goed mogelijk doen. Door een goede aanvraag van de organisator verloopt de wettelijke procedure soepel en zonder voorzienbare verrassingen. 3.

Ga in overleg met de organisatoren van jaarlijks terugkerende evenementen om hen zo nodig bewust te maken van de risico’s van hun activiteiten en te zorgen voor een goed basisdossier dat jaarlijks gebruikt kan worden voor de voorbereiding van de vergunning. Dit beperkt waarschijnlijk de administratieve lasten voor de aanvragers. Antwoord: Dit is onderhanden. Er zijn en worden hulpmiddelen ontwikkeld. Ook zijn onnodige administratieve handelingen uit de procedure gehaald. Meer hierover staat in de informatienota aan de raad, d.d.7 maart 2032, kenmerk 769984.

4.

Van de organisatoren mag worden gevraagd dat zij bereid zijn om tijdig een aanvraag te doen en ook tijdig de daarbij behorende stukken aan te leveren. Het vaststellen van de evenementenkalender geeft de medewerkers de mogelijkheid de organisatoren te vragen om dit ook te doen. Als de organisatoren ook na herhaalde verzoeken hiertoe in gebreke blijven en de termijnen voor aanlevering verstreken zijn, dan moet ook de bereidheid bestaan om de aanvraag buiten behandeling te stellen. Antwoord: Dit is het uitgangspunt. Door aan te melden op de evenementenkalender voor het volgende jaar op uiterlijk 15 november in het voorgaande jaar, staat het evenement op het vizier bij de gemeente en hulpdiensten. Ook worden de organisatoren gefaciliteerd met een ‘spoorboekje’ waarin de verwachtingen met de termijnen op maat worden aangegeven. De evenementen tot en met april 2023 hebben het spoorboekje ontvangen. Het aanmeldingsformulier is drastisch ingekort tot alleen de essentiële zaken.

5.

Organiseer een goede overdracht tussen vergunningverlener en toezichthouder. Geadviseerd wordt hiertoe periodiek een afstemmingsoverleg te houden. Antwoord: Voorzichtige start gemaakt door het aanhaken van de nieuwe beleidsmedewerker handhaving in de overlegstructuur. Kanttekening voor een goede uitrol is, de prioritering bij handhaving en benodigde tijd voor verdere professionalisering.

6.

Kritische punten worden op basis daarvan waar nodig ook op voorhand al door de toezichthouder met de organisator besproken. Uitgangspunt daarbij is dat organisator en gemeente hetzelfde belang dienen. Antwoord: Het onderwerp ‘toezichthouden op evenementen’ is nog niet gestart. Zie ook beantwoording punt 5. Ook heeft dit aanvullende kennis en vaardigheden nodig

Pagina 3 van 4

om op het laatste moment af te kunnen wijken van de vergunning zonder af te doen aan de veiligheid. Op dit moment is het toezicht met name gericht op de ontheffing drank- en horeca. 7.

Na afloop van een evenement is het van belang om de ervaringen met elkaar te delen. Wat ging goed, wat kan beter. Die ervaringen kunnen worden toegevoegd aan het dossier dat voor een toekomstige editie te zijner tijd wordt doorgesproken met de organisator. Antwoord: Bij B- en C-evenementen is dit structureel. Gezien het grote aantal kleinere evenementen (A-evenementen) wordt dit gedaan op aanvraag van de organisator.

8.

Het college hecht eraan dat de werkorganisatie een goede relatie onderhoudt met de organisatoren van evenementen. Om dit verder te versterken verdient het aanbeveling om account-/ relatiemanagement te introduceren. Antwoord: In principe wordt dit gedaan door zoveel mogelijk één zaaksbehandelaar aan te wijzen. Er wordt ook gekeken of op eenzelfde locatie of met eenzelfde aanvrager ook dezelfde zaaksbehandelaar kan worden opgezet. Het relatie- en/of accountmanagement (lees meedenkfunctionaris/evenementenmakelaar) zal ingevuld dienen te worden vanuit de afdeling economie/ toerisme/ gebiedsmarketing.

9.

Leg alle gegevens en de voortgang uniform vast in één systeem. Om aanvragers digitaal inzicht in de voortgang van hun aanvraag te geven lijkt het zaaksysteem daarvoor het meest geschikt. Antwoord: Het zaakssysteem Djuma heeft de mogelijkheden om aanvragers toegang te geven tot hun aanvraag. Hiervan is team Vergunningen Apv wel afhankelijk van de prioritering van de verbeteringen in het project Djuma. Ook zijn er meerdere ICT uitdagingen voor wat betreft evenementenvergunningen.

10.

De medewerkers die de vergunningen voorbereiden moeten onder tijdsdruk complexe afwegingen maken over alternatieve oplossingen en communiceren met assertieve aanvragers. Het is bovendien een vakgebied dat zich kan verheugen in grote politiek-bestuurlijke belangstelling. Bij het beoordelen van de zwaarte van de functies moet hieraan aandacht worden gegeven. Antwoord: Er is tijdelijk extra inhuur om de professionaliseringslag te maken. Daarnaast wordt er gebouwd aan de samenstelling van het team waarin aandacht is voor de regie op het werk, bestuurlijke advisering en de behandeling van de aanvragen. Gaandeweg het jaar 2023 wordt steeds meer duidelijker hoe ook het werk van de ambtenaren efficiënter wordt door de verdere interne professionalisering en verhoging van de kwaliteit van de aanvragen. Daarnaast wordt er uitgegaan dat het jaar 2023 meer maatgevend is dan het jaar 2022 en de volle coronajaren 2021 en 2020. Zodra er inzicht is in de evenementenportefeuille is er ook inzicht in de

Pagina 4 van 4

benodigde capaciteit en worden inhuurkrachten vervangen door vaste krachten. Voor het team Vergunning Apv geldt ook nog verder inzicht in de andere activiteiten van het team Vergunningen Apv, zoals exploitatievergunningen en drank- en horeca. Deze zijn soms ook gerelateerd aan evenementen. 11.

Een meer klantgerichte werkwijze heeft consequenties voor de benodigde personele inzet. De benodigde personele capaciteit moet mogelijk worden vergroot. Antwoord: Zie punt 10. De vraag is natuurlijk wat er nog nodig is als alle partijen een paar stappen hebben gedaan. Het idee is juist dat de vergunningsaanvraag makkelijker wordt. Wel zal er aanzienlijk meer capaciteit nodig zijn aan de zijde van economie voor een dienstverlenende instelling, meedenkfunctionaris, faciliteren en evenementenbeleid.

12.

De kostendekkendheid van de huidige leges kan door de geadviseerde maatregelen negatief worden beïnvloed. Nader onderzoek hiernaar is nodig zodra de processen verder zijn geoptimaliseerd. Antwoord: Dit is genoteerd als actiepunt te zijner tijd. Zie ook beantwoording punt 10.