IN021-Aanpak-evenementenvergunningen.pdf

Informatienota Datum vergadering Registratienummer Informatienotanummer Portefeuillehouder

Bijlage(n)

Onderwerp

: 7 maart 2023 : GZDGWB/769984 : IN021 : Rutger van Stappershoef (betreft portefeuille evenementen, recreatie, economie en project LEAN vergunningenproces/meedenkfunctionaris) Servaas Stoop (openbare orde & vergunningverlening evenementen) : Bijlage 1. Managementsamenvatting Onderzoek doorlichting proces evenementen Bijlage 2. Overzicht evenementen jaar 2022 Bijlage 3. Verslag bijeenkomst met organisatoren van evenementen van 28 november 2022 Bijlage 4. Infographic proces evenementenvergunningen : Aanpak evenementenvergunningen

Onderwerp Aanpak evenementenvergunningen voor evenementorganisatoren: gemakkelijker, duidelijker en een herhaalbare vergunningaanvraag voor ieder evenement. Kennisnemen van 1. de managementsamenvatting van het uitgevoerde onderzoek ‘Doorlichting proces evenementen’ in juli 2022 en de stand van zaken rondom de implementatie daarvan (bijlage 1); 2. het overzicht evenementen 2022 met het type evenementen, de aantallen en de manier waarop de aanvragen zijn behandeld (bijlage 2); 3. het verslag van de bijeenkomst met de organisatoren van evenementen met daarin ook informatie over de ondersteuning bij de vergunningsaanvraag voor evenementen en de zorg voor de veiligheidsaanpak van evenementen (bijlage 3); 4. een reactie op de vragen en opmerkingen van raadsleden tijdens de raadsvergadering van 20 december 2022. Inleiding en historie In het coalitieakkoord worden de vrijwilligers als cement van de samenleving gezien. Het belang voor het faciliteren van evenementen wordt onderstreept in het akkoord. Het gemakkelijker maken van aanvraagprocedures van evenementenvergunningen is daarin een belangrijk aandachtspunt. Op 4 oktober 2022 was er een beeldvormende vergadering voor de raad over onder andere evenementen en veiligheid. In deze informatienota besteden we in de beschrijving van onze aanpak ook aandacht aan de daar gestelde vragen en gemaakte opmerkingen.

Tijdens de raadsvergadering van 20 december jl. hebben wij naar aanleiding van de ingediende motie door Verenigd West Betuwe en Dorpsbelangen West Betuwe toegezegd in een informatienota onze aanpak over evenementenvergunningen te beschrijven en de informatienota verder te verrijken met de gemaakte opmerkingen. Deze informatienota is een uitvoering van deze toezegging.

31 januari 2023 Kenmerk GZDGWB/769984 Pagina 2 van 9

Kernboodschap Een gemakkelijker, duidelijker en herhaalbare aanvraag evenementenvergunning levert meer resultaat met minder frustraties op. Door een slimme aanvraag te doen met kaders, risicotypen en principes, kan de organisator gemakkelijker en sneller door de wettelijke procedure komen. Er is sneller een vergunning en de organisator kan jaarlijks de plannen opnieuw gebruiken en gemakkelijker wijzingen doorvoeren naar de recente praktijk. De adviseurs van de politie en Veiligheidsregio (brandweer en geneeskundige zorg), hebben hierdoor een beter overzicht van de veiligheidsaanpak van de organisator. Dit scheelt zowel voor de organisator als voor ons team Vergunningen Apv en zijn adviseurs veel tijd, ongemak en verhoogt de kwaliteit van de adviezen en de veiligheidsaanpak bij evenementen. Het meedenken met de organisator en het faciliteren vindt plaats voorafgaand aan de aanvraag in de vooroverleggen en andere (nog te ontwikkelen) gremia. Aan de voorkant worden hulpmiddelen ontwikkeld en wordt ondersteuning aangeboden, meegedacht met veiligheidsdillema’s en contact gezocht met het team recreatie, gebiedsmarketing en economie voor het verder faciliteren en zoeken van mogelijkheden. Tijdens de aanvraagprocedure en de toetsing van plannen, wordt er meer juridisch van aard gecommuniceerd.

Wanneer de procedure is gestart (zie het grijze gedeelte op de infographic in bijlage 4) is er geen tot zeer beperkte ruimte tot meedenken en beperkte tijd om te voldoen aan aanvullende informatie en verbeterplannen. Deel 1: Het onderzoek ‘Doorlichting proces evenementen’ d.d. juli 2022 In juli 2022 is het onderzoek ‘Doorlichting evenementen’ uitgevoerd. Dit onderzoek richtte zich met name op het veiligheidskritisch proces voor het verlenen van de evenementenvergunningen. Er is niet gekeken vanuit het oogpunt en de effecten op leefbaarheid, recreatie en gebiedsmarketing. Dit zal aan de orde komen in het onderzoeksproces voor de nota evenementenbeleid, zoals vermeld in het coalitieakkoord. Voor het team Vergunningen Apv stond de zomer van 2022 in het teken van het met kunst- en vliegwerk behandelen van vergunningaanvragen voor evenementen met een beperkte personele bezetting vanwege uitval van medewerkers. Vanaf eind september is gestart met de implementatie van de aanbevelingen. Voor de status hiervan verwijzen wij naar het overzicht in bijlage 1. Deel 2: Overzicht evenementen 2022 Bijlage 2 geeft een overzicht van alle evenementen in de gemeente West Betuwe. A-evenementen kennen een laag veiligheidsrisico. Voor deze evenementen gelden de standaard voorwaarden van de hulpdiensten. B- en C-evenementen kennen een verhoogd risico.

Bij deze evenementen wordt een advies opgemaakt door de hulpdiensten en worden vooroverleggen geïnitieerd. Voor B-evenementen adviseren de hulpdiensten ieder vanuit de eigen dienst. Voor C-evenementen wordt er integraal geadviseerd tussen de diensten. Dit is met name gebruikelijk bij evenementen met grote aantallen bezoekers en wanneer het beheersen van de mensenmassa’s een cruciale rol speelt.

31 januari 2023 Kenmerk GZDGWB/769984 Pagina 3 van 9

Het overzicht van evenementen in de gemeente West Betuwe over het jaar 2022 ziet er als volgt uit: Type

Aantal

Aanvraagtermijnen

Melding A-evenementen B-evenementen C-evenementen Totaal

89 109 23 1 222*

2 weken 8 weken 10 weken 24 weken

Niet tijdig aangevraagd Aantal 3 = 3,3% Aantal 41= 37,6% Aantal 7 = 30,4% N.v.t. 23%

*Let wel: het eerste kwartaal van 2022 was nog onderhevig aan coronamaatregelen en onzekerheid. De verwachting is dat er een aantal evenementen bijkomen in 2023. Van het aantal evenementen was in 2022 23% te laat met het indienen van de aanvraag. Deze aanvragen zijn allemaal wel met kunst- en vliegwerk vergund of ingetrokken door de organisator. De gemeente heeft meegedacht om bij een te late aanvraag de vergunning nog mogelijk te maken door bepaalde aanpassingen in het evenement of het verlenen van subsidie voor extra hulp. Hierdoor hoefde er geen of beperkte advisering van de hulpdiensten plaats te vinden. Het percentage te late aanvragen vinden wij veel te hoog. Het streven zou maximaal 10% moeten zijn. Deze 10% zal dan gereserveerd zijn voor evenementen die niet voorzien kunnen worden zoals een huldiging of nieuwe evenementen met opstartproblemen. De organisatoren die wèl op tijd zijn met hun aanvragen ervaren ernstige hinder van dergelijke te late aanvragen. Ook zij krijgen daardoor te laat duidelijkheid over hun vergunning en vaak korter dan zes weken voor het evenement. Dit is op dat moment een voortvloeisel van de ontstane capaciteitsuitdagingen en -planning en past niet bij de kwalitatieve dienstverlening die men mag verwachten van de gemeente.

Ook is er door te late vergunningverlening onvoldoende borging van de rechtszekerheid naar belanghebbenden van het genomen besluit. Er moet een redelijke termijn zijn voor belanghebbenden om bezwaar in te kunnen dienen op het genomen besluit en, indien gewenst, een voorlopige voorziening hiertegen te kunnen laten treffen door de rechtbank. Daarom sturen wij nu aan op een tijdige, en zo eenvoudig mogelijke, aanvraag en een kwalitatief goede aanvraag, mede ook door daarbij te faciliteren in het aanvraagproces. Feitelijk heeft de organisator daar ook een heel jaar de tijd voor minus de aanvraagtermijn. Het is dan ook de verwachting dat in 2023 meerdere evenementenaanvragen buiten behandeling gesteld worden vanwege een niet juiste aanvraag of onvolledige aanvraag. Dit om de dienstverlening naar de organisatoren die wel op tijd zijn, te verbeteren. Tegelijkertijd vinden we dit een stevige stimulans voor organisatoren. Zeker ook in het licht van de extra aandacht en tijd die ingezet zal worden voor hulp in de aanvraag van het evenement voor de organisator.

31 januari 2023 Kenmerk GZDGWB/769984 Pagina 4 van 9

Deel 3: Welke stappen worden gezet voor organisatoren in deze eerste fase? De aanpak van team Vergunningen Apv voor organisatoren bestaat in deze eerste fase uit een aantal stappen. De uitgangspunten voor deze stappen zijn: 1. Samenwerken en meedenken aan de voorkant van het wettelijke proces. Het meedenken met de organisator en het faciliteren vindt plaats voorafgaand aan de aanvraag in de vooroverleggen en andere (nog op te zetten) gremia. Daarna, tijdens de aanvraagprocedure en toetsing van plannen, wordt er meer juridisch van aard gecommuniceerd. 2. We kennen 90-95% van de evenementen in de gemeente West Betuwe. Deze komen ieder jaar weer terug. De organisatoren weten zelf ook dat ze weer hun evenement gaan organiseren. Hierop willen we ons proces beter inrichten. Door nu extra te investeren aan de voorkant in goede documenten en plannen, levert dat veel gemak op in de komende jaren voor alle betrokkenen. 3. De veiligheidsaanpak en -plannen zijn van de organisatie zelf. We merken vaak, dat de huidige plannen/formulieren voor de ambtelijke organisatie en voor de vergunning worden ingevuld. Dan mist het zijn bedoeling.

We gaan dus vragen, conform het Nederlands Handboek Evenementen, om eigen plannen te maken, in het belang van de organisatie en het zo goed mogelijk voorbereiden van het evenement zelf, en niet om lange vragenlijsten in te vullen met veel vragen die er ook vaak niet toe doen. 4. We hebben een groot aantal evenementen die georganiseerd worden door vrijwilligers. Voor een slimme opzet van de aanvraag, zijn de eerste praktische hulpmiddelen ontwikkeld. Samen met organisatoren zetten we in op een doorontwikkeling van deze praktische hulpmiddelen. 5. Tekst leidt af van de bedoeling. Een veiligheidsaanpak verliest zijn bedoeling wanneer tekst produceren het doel is. Door tekst is er minder begrip en meer onduidelijkheid. Minder tekst, meer tabellen en kernwoorden staan centraal in het hulpmiddel ‘Veiligheids- en calamiteitenplan’ voor organisatoren. Stap 1: Proces regionale evenementenkalender goed inrichten De Veiligheidsregio vraagt iedere gemeente om een inzage te geven welke evenementen in het jaar erop plaatsvinden in de gemeente. Hierop wordt de capaciteit van de hulpdiensten gepland en worden conflicten tussen evenementen in de regio geïdentificeerd. De gemeenten vragen hun organisatoren een opgave te doen voor het volgende jaar. Hiermee geven de organisatoren aan, dat zij de intentie hebben om hun evenement weer te organiseren.

Het formulier dat dit jaar hiervoor is gemaakt, is beperkt tot de gegevens die de Veiligheidsregio nodig heeft. De administratieve handelingen zijn hierdoor met 75% verminderd voor de organisator. In opvolging op de aanmelding wordt de organisator benaderd en door middel van een maatwerk-spoorboekje wordt aan hem aangegeven wat er wanneer van de organisatie verwacht wordt. Ook kan de aanvrager aangeven wanneer hij extra tijd van team Vergunningen Apv wil voor het meedenken voorafgaand aan de definitieve aanvraag. Na de definitieve aanvraag is meedenken niet tot zeer beperkt mogelijke vanwege de wettelijke termijnen. In de fase van definitieve aanvraag wordt er getoetst aan wet- en regelgeving en beoordeeld of de burgemeester de vergunning kan verlenen. Stap 2: Minder administratieve handelingen De tot eind november 2022 gebruikte aanvraagformulieren en procedure waren puur administratief en leidden tot ongenoegen bij aanvragers. Een aanvrager moest op de website 19 elektronische pagina’s

31 januari 2023 Kenmerk GZDGWB/769984 Pagina 5 van 9

invullen met veel niet-relevante vragen. Wanneer je bij pagina 17 de gegevens niet bij de hand had, kon het gedane werk niet worden opgeslagen. Frustrerend en onnodig. Vanaf 28 november 2022 kan de aanvraag gedaan worden, zowel via de email als via de website van de gemeente. Er is één ‘oplegger’ waarin de voornaamste gegevens van het evenement staan met daarnaast een formulier (1,5 A4) met een beperkt aantal gegevens als toelichting op de aanvraag. Op basis hiervan bepaalt het team Vergunningen Apv welke gegevens verder nodig zijn voor de aanvraag en treedt het hierover in contact met de aanvrager. Als dit eenmaal duidelijk is, is dit herhaalbaar voor de volgende jaren, tenzij de organisator het evenement verandert. De oude aanvraagformulieren (tot 28 november 2022), genaamd ‘Veiligheidsplan’, ‘Verkeersplan’ en ‘Calamiteitenplan’, leidden ook tot onduidelijkheid bij de adviserende (hulp-)diensten. Feitelijk voldeden de formulieren ook niet als veiligheidsplannen en calamiteitenplannen. Dat had negatieve gevolgen voor de kwaliteit en de capaciteit van de advisering van de hulpdiensten en maakte de toetsing en regievoering ingewikkeld. Stap 3: Pakket van hulpmiddelen Aangezien bij het overgrote deel de vrijwilligers de evenementen maken, is er een pakket van hulpmiddelen ontwikkeld.

De volgende hulpmiddelen zijn in deze fase van optimalisatie van het proces beschikbaar of worden binnen korte tijd opgeleverd: Er is nu administratief een makkelijkere manier om de evenementenvergunning aan te vragen. Zie ook stap 1 en stap 2. Er is een infographic gemaakt hoe het vergunningsproces van evenementen eruitziet (zie bijlage 4). Een spoorboekje van het desbetreffende evenement, zodat de organisator precies weet wanneer wat van hem verwacht wordt en wat hij ook mag verwachten van de gemeente. De organisatoren van evenementen tot en met april 2023 hebben deze al ontvangen. Een handleiding voor het maken van een inrichtingstekening conform de nieuwe wettelijke vereisten. Een hulpmiddel om een goed en gemakkelijk veiligheids- en calamiteitenplan te maken. Dit is feitelijk al een veiligheidsplan en calamiteitenplan dat ook helpt om alle veiligheidsmaatregelen die een organisator al neemt, gemakkelijk op papier te zetten. Een handleiding voor een goed fotoverslag als efficiënte toelichting op het evenement is in ontwikkeling. Tips hoe de aanvraag en plannen flexibel gemaakt kunnen worden en daarmee gemakkelijk wijzigingen doorgevoerd worden voor de komende jaren. Stap 4: Dichtbij en op maat leren toepassen van de hulpmiddelen Op maandagavond 28 november 2022 was de eerste bijeenkomst georganiseerd voor organisatoren van evenementen.

Hierin werd een toelichting gegeven wat er anders ging worden en waarom. Voor het verslag van deze avond verwijzen wij naar bijlage 3. Daaruit blijkt ook dat we reacties die kunnen leiden tot verdere verbeteringen waarderen. In het eerste kwartaal van 2023 willen we ook daadwerkelijk ondersteuning bieden bij het opstellen van slimme plannen en plattegronden van evenementen met het gebruik van kaders, risicotypen en principes. Ook ondervinden we dan met de organisatoren wat wel helpt en wat niet. Deze bijeenkomsten worden op maat gegeven per type

31 januari 2023 Kenmerk GZDGWB/769984 Pagina 6 van 9

evenement. Voor optochten ligt het voornaamste risico in de verkeersbewegingen. Voor markten en braderieën ligt de aandacht bij een handige opzet van de markt, de wet- en regelgeving in panden en de locaties van bak- en braadkramen. Voor feesten ligt het voornaamste risico in openbare orde & veiligheid in verband met de nuttiging van alcohol. De eerste bijeenkomst is maandag 9 januari gegeven en de tweede maandag 23 januari 2023. De organisator van het evenement Festivate heeft het hulpmiddel ‘Veiligheids- en calamiteitenplan’ omarmd. De organisator van de jaarmarkt Beesd heeft zijn inrichtingsplattegronden conform de handreiking opgesteld. Kermisexploitant Eckelboom heeft zijn planvorming opgesteld door middel van een basis veiligheidsplan dat voor elk evenement geldt met een addendum per aanvraag. Dit zijn mooie voorbeelden van onze verbeteraanpak. Deel 4: Reactie op vragen en opmerkingen door raadsleden Hieronder reageren wij op een aantal opmerkingen of vragen die naar voren gebracht zijn tijdens de raadsvergadering van 20 december 2022 bij de bespreking motie van Verenigd West Betuwe en Dorpsbelangen West Betuwe over een onderzoek naar procedures voor evenementenvergunningen. Rode Kruis Bloesemtocht (RKB) Voor een goed algemeen begrip geven wij hierbij een toelichting op de gemeentelijke betrokkenheid bij het aanvraagproces omtrent het verloop van de RKB.

De RKB heeft géén aanvraag ingediend bij de gemeente in het najaar 2022. De RKB is een C-evenement en heeft een termijn van 24 weken voor de aanvraagprocedure. De vorige aanvragen van de organisatie zijn allen vergund. Ten opzichte van de vorige aanvraag en de vorige vergunningverlening waren er géén extra aanvullende eisen vanuit de gemeente of hulpdiensten gesteld. Wel bleek bij een review op de planvorming dat dit makkelijker en overzichtelijker kon. Door aanvullende vragen in de afgelopen jaren van de adviseurs was er een wildgroei aan planvorming met vele documenten ontstaan. In oktober 2022 hebben wij aangeboden de RKB hierbij te ondersteunen in de inrichting van de planvorming d.m.v. onder andere het ontwikkelde hulpmiddel ‘Veiligheids- & calamiteitenplan’ met persoonlijke begeleiding. De organisatie gaf in september 2022 te kennen dat er geen startlocatie beschikbaar was en dat verschillende alternatieven werden onderzocht. Voor een dergelijk groot evenement is dat nog niet zo gemakkelijk. Het team Vergunningen Apv stond wel paraat om mee te denken. Er zijn bestuurlijke gesprekken geweest in oktober 2022. De organisatie gaf aan dat ze het lastig vond om de haalbaarheid te bepalen van een vervangende startlocatie. Hiertoe heeft de gemeente een budget vrijgemaakt en een crowdmanager beschikbaar gesteld die een haalbaarheidsplan in opdracht van de RKB kon maken.

De gemeente is ook ter plaatse geweest bij de beoogde startlocatie met de organisatie en de crowdmanager. Deze kan met een inrichtingstekening en berekening van de mensenmassa’s de haalbaarheid inschatten. Dit hebben de hulpdiensten nodig om mee te kunnen denken en te adviseren in het idee van de organisatie. Het leek in eerste instantie niet onhaalbaar, maar het haalbaarheidsplan zou dat daadwerkelijk moeten uitwijzen. Ook moesten er nog goede afspraken gemaakt worden met de eigenaar en gebruikers van de desbetreffende locatie. Ondertussen startte de aanvraagtermijn, het juridische traject, en moest er snel geschakeld worden. De gemeente stond klaar om de termijnen op te rekken hoe onwenselijk ook. Het haalbaarheidsplan is echter niet meer gemaakt door de stichting RKB en er is ook geen gebruik gemaakt van de handreiking voor hulp in de planvorming. Het bestuur van de stichting RKB besloot de activiteiten te beëindigen. Het bestuur heeft u hierover op 23 november 2022 geïnformeerd door middel van een communiqué.

31 januari 2023 Kenmerk GZDGWB/769984 Pagina 7 van 9

Complexiteit: een woord dat vaker terugkomt (CDA, Dorpsbelangen e.a.) en ‘er speelt veel meer bij evenementen’ (D66) In de jaren ’90 zijn er veel evenementen opgezet. Daarna nam het aantal evenementen in het eerste decennium van deze eeuw sterk toe. Hulpdiensten gingen zich er steeds meer mee bemoeien vanwege de verstoringen in de openbare orde en onmogelijkheden voor crisisbeheersing. In 2011 is een eerste landelijke handreiking voor evenementen gekomen met daarin duidelijkheid over taken, processen en manieren van behandeling. Ook zijn toen regels en wetten ontstaan over de inzet van beveiliging en verkeersregelaars en uitleg over betrokken wetten. Sinds 2011 is er ook veel jurisprudentie, zowel strafrechtelijk als verzekeringstechnisch, ontstaan door meerdere ongevallen op grote en kleine evenementen (dode Volvo Oceanrace, dode obstacle run in Limburg, dode en gewonden A-evenement Oosterwolde (GLD), meerdere ongevallen in kermisattracties etc.) Deze ervaringen hebben geleid tot een landelijke handboek evenementenveiligheid dat in 2019 opgesteld door de evenementenbranche zelf in samenwerking met de overheid. De observatie dat het complexer is geworden klopt dus. Wel zijn er meer hulpmiddelen beschikbaar voor organisatoren ter bescherming van de omgeving, bezoekers, medewerkers en organisatoren, mocht er toch iets gebeuren.

Een en ander vraagt om risicogericht denken, maatwerk per organisatie en vakspecialisme bij de overheid. Ook het aantrekken en behouden van vrijwillige krachten is over het algemeen lastiger geworden. De vrijwilligers verouderen, er is minder instroom en tevens is de jongere generatie een ander type vrijwilliger. Kostenstijgingen zetten de begrotingen en mogelijkheden onder enorme druk, net als het personeelstekort op inhuur van professionals. Al met al gaat het om het vinden van de juiste balans binnen de wettelijke (on)mogelijkheden. Begrippen aanvragen van een vergunning versus het toekennen van een vergunning De organisator is verantwoordelijk voor het doen van een goede aanvraag. Een aanvraag is het geheel van documenten op basis waarvan de toetsing kan plaatsvinden. Hierbij kan de gemeente helpen, mits ze in ogenschouw houdt dat ze niet haar eigen vlees gaat keuren. Het toekennen ofwel het verlenen van de vergunning is de bevoegdheid van de burgemeester en zal moeten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Dit besluit moet hij kunnen verantwoorden met behoud van bestuurlijke stabiliteit, mocht er toch iets misgaan. Regels gesteld vanuit de gemeente en ‘Wetten in ‘Den Haag’ niet kunnen veranderen’ De vraag is om welke regels het precies gaat. Aan wettelijke regels in de hogere wetgeving (“Den Haag”) kan de gemeente niets veranderen.

Deze zijn vaak ook opgenomen als algemene voorwaarden in de vergunningverlening en vormen een belangrijk onderdeel van de toets en de mogelijkheid om de vergunning te mógen verlenen. De gemeente kan wel de Algemene plaatselijke verordening, het evenementenbeleid of beleidsregels wijzigen. Op de afgesproken termijnen in de Veiligheidsregio hebben wij beperkte invloed. De administratieve regels/handelingen of methode kunnen wij wel veranderen en hebben we ook gedaan in november 2022. De adviezen en vereisten (regels) die de hulpdiensten hebben zijn input voor het overleg tussen experts. De hulpdiensten hebben een wettelijke zelfstandige bevoegdheid om de burgemeester over veiligheidsrisico’s, van welke aard dan ook, te informeren en te adviseren. In het algemeen is het zo, dat een burgemeester niet tegen het advies van de hulpdiensten in gaat en daarvan alleen beargumenteerd zal afwijken. In het algemeen worden de

31 januari 2023 Kenmerk GZDGWB/769984 Pagina 8 van 9

‘regels’ die de hulpdiensten in hun adviezen geven overgenomen in de regels/algemene voorwaarden van de vergunning. Wij willen onder andere het volgende bevorderen: 1. De organisatoren bewust maken van het waarom achter de regels en daarmee ook de zin en onzin van regels te bediscussiëren. Dit helpt het gemeenschappelijk leertraject. Evenementen organiseren is meer dan alleen het toepassen van regels. Het gaat om risicogericht denken, werken en beslissen. 2. Creativiteit bewerkstelligen bij de organisatoren om regel-overstijgend te werken. Bijvoorbeeld: a. Het indelen van artiesten in een risicocategorie zodat bij uitval van artiest A deze gemakkelijk vervangen kan worden door artiest B in dezelfde risicocategorie. b. De markt inrichten met plaatsen van verschillende risicotype. Op de plaats van de frietkraam (brandrisico), mag wel de ‘sokken’-kraam staan bij uitval, maar niet andersom. c. Op de inrichtingstekeningen terrasgebieden aangeven of aangeven welke plaatsen worden vrijgehouden van objecten. Dit vergt maatwerk en ook het faciliteren van het delen van deze kennis tussen de organisaties en adviserende diensten. 3. Het verder professionaliseren van het netwerk om ook risico’s bewust en verantwoord te accepteren (risicogericht werken).

Wel helpen bij verlenen van de vergunning (Dorpsbelangen West Betuwe), wel faciliteren: dit is de hele bedoeling van de motie (D66 en Dorpsbelangen West Betuwe) De gemeente mag niet haar eigen vlees keuren. Zoals hiervoor al gesteld, is de mogelijkheid van het helpen bij de aanvraag van de vergunning beperkt. Zo kon bijvoorbeeld de gemeente niet een haalbaarheidsplan voor de startlocatie maken voor de Rode Kruis Bloesemtocht. Ze kan wel subsidies verlenen en in haar netwerk bekijken welke adviseurs beschikbaar zijn. Ook kan ze helpen in de richtlijnen voor slimme planvorming. De ruimte die er wel is, probeert team Vergunningen Apv zo goed mogelijk nu uit te nutten en daarin ook de samenwerking met het team recreatie, gebiedsmarketing en economie te zoeken voor subsidies en daar waar de facilitering van team Vergunningen Apv ophoudt. Bij beide afdelingen geldt, dat een gemeente niet haar eigen vlees kan en mag keuren, ook met het oog op de verschillende belangen onder inwoners/organisaties, en niet zelf een evenementenbureau of commissie is. Hiervoor dienen andere oplossingen gezocht te worden buiten de gemeentelijke organisatie al dan niet met subsidie en opstarthulp van de gemeente.

Nog betere samenwerking (PvdA), Onderzoek tot wandeltocht (GL) In Q4 is het team Vergunningen Apv, mede naar aanleiding van het uitgevoerde onderzoek, bezig geweest met haar eigen interne basis op orde en het faciliteren van de organisatoren zoverre het vergunningverlening betreft. Daarnaast is ze in gesprek gegaan met team recreatie, gebiedsmarketing en economie. Binnen deze afdeling ligt de opgave om verder invulling te geven aan een evenementenloket/-makelaar, de nota Evenementen en subsidieregelingen. Er wordt nagedacht of meerdere organisatoren van dezelfde resources gebruik kunnen gaan maken voor bijvoorbeeld materialen of het maken van inrichtingstekeningen op schaal. Ook is het idee ontstaan om een Evenementencommissie op te zetten met een aantal vooruitgeschoven evenement organisatoren om

31 januari 2023 Kenmerk GZDGWB/769984 Pagina 9 van 9

samen te prioriteren en ideeën te ontwikkelen en vorm te geven aan de evenementennota (coalitieakkoord).Met het oog op de nota over evenementen zijn wij ons nu aan het beraden op zowel de inhoudelijke prioriteiten als de organisatorische randvoorwaarden. Consequenties en effecten Wanneer organisatoren in staat zijn om slimme aanvragen in te dienen met risicotypen, kaders en principes, levert het hen meer gemak op, ruimte voor het ontwikkelen van ideeën op de lange termijn en ruimte voor flexibiliteit. Goede plannen leveren inzicht in de veiligheidsaanpak voor zowel voor de organisator als voor de adviseurs en de vergunningverleners. Op termijn zorgt dit voor kwalitatief betere advisering en snellere afhandeling van de vergunningaanvragen. Door duidelijkheid in de processen en wettelijke termijnen, geeft dit de burgemeester ruimte om bij risico’s nog te sturen in plaats van de omstandigheid dat hij als het ware ‘voor het blok komt te staan’. De verschillende partijen verstaan elkaar beter, de communicatie verloopt soepeler en het vermindert uiteindelijk de werkdruk bij alle partijen. De maatregelen in deze aanpak helpen om aan de voorkant te komen van het veiligheidskritisch proces van evenementenvergunningen. Het nadeel is, dat in het eerste jaar extra geïnvesteerd moet worden in tijd en geld om op termijn winst te behalen.

Financiën Er is zijn nu geen financiële consequenties. Communicatie

Ten tijde van dit project van verdere professionalisering worden organisatoren regelmatig op de hoogte gehouden met een nieuwsbrief per email. Bijeenkomsten worden georganiseerd indien nodig met minimaal één bijeenkomst per jaar. Vervolg We gaan door op de ingeslagen weg. Suggestie ter afhandeling De informatienota eventueel bespreken en afhankelijk van de uitkomst ervan voor kennisgeving aannemen. Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe, de gemeentesecretaris, de burgemeester, Philip Bosman Servaas Stoop