IN013-positionering-financiële-administratieve-en-beheerprocessen-West-Betuwe.pdf

Informatienota Datum vergadering Registratienummer Informatienotanummer Portefeuillehouder Bijlage(n) Onderwerp

: 7 maart 2023 : GZDGWB/831083 : 2023/IN013 : Govert van Bezooijen : : Het besluit van het college over de positionering van de financiële administratieve- en beheerprocessen van West Betuwe

Onderwerp De positionering van de financiële administratieve- en beheerprocessen van West Betuwe. Kennisnemen van Het besluit van het college om de financieel administratieve- en beheerprocessen bij Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BWB) te laten en van daaruit verder te versterken. Inleiding West Betuwe wil een gemeente zijn met een gezond financieel meerjaren perspectief. Dit is een opgave voor de gehele organisatie en haar samenwerkingspartner Bedrijfsvoeringsorganisatie WestBetuwe (BWB). Om dit te bereiken zijn we volop bezig met het versterken van de financiële functie. Hierbij is een betrouwbare en accurate financiële administratie en adequate uitvoering van financiële beheer werkzaamheden (belastingen, debiteurenheer & invordering, treasury) essentieel. Het bestuur vindt dat er op dit vlak een wezenlijke kwaliteitsverbetering nodig is. In het College Uitvoeringsprogramma (CUP) is opgenomen dat we een onderzoek uit laten voeren naar de voor- en tegenargumenten van het organiseren van de financiële administratie binnen de eigen organisatie. Bestuurlijk is het standpunt: deze werkzaamheden worden door onze eigen organisatie uitgevoerd tenzij.... In oktober 2022 bent u er over geïnformeerd, dat adviesbureau JE Consultancy in opdracht van onze gemeente het betreffende onderzoek was gestart.

Dit onderzoek is inmiddels afgerond en JE heeft de uitkomsten van het onderzoek en haar advies aan B&W gepresenteerd. Naar aanleiding hiervan heeft heeft het college op 24 januari 2023 besloten om de financieel administratieve - en beheerprocessen ook in de toekomst door BWB uit te laten voeren en te borgen dat de beoogde verbeteringen van daaruit gerealiseerd zullen gaan worden. Het college heeft derhalve besloten het oorspronkelijke bestuurlijke uitgangspunt los te laten. Daarmee volgt het college het advies dat JE Consultancy heeft uitgebracht op. Kernboodschap Om het besluit van B&W in het juiste perspectief te kunnen plaatsen, is het van belang om de volgende zaken in ogenschouw te nemen. • De herpositionering en verbetering van de financiële dienstverlening van BWB. • De belangrijkste uitkomsten van het onderzoek en het advies van JE Consultancy.

7 maart 2023 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 2 van 5

•

De uiteindelijke overwegingen van het college om de betreffende financiële werkzaamheden door BWB uit laten blijven voeren en van daar uit de gewenste verbeteringen te realiseren. Deze zaken worden hieronder nader uiteengezet. 1. De herpositionering en verbetering van de financiële dienstverlening van BWB a) Verbetering van de financiële dienstverlening Afgelopen jaar zijn er door BWB verbetermaatregelen in gang gezet die beogen om de dienstverlening vanuit de financiële afdeling te verbeteren. In oktober 2022 hebben we u hierover middels een raadsinformatienota geïnformeerd. BWB voert via twee sporen verbetermaatregelen door. • Aan de ene kant zijn de maatregelen concreet gericht op het jaarrekeningproces 2022 van de gemeente West Betuwe door acties te nemen die de kwaliteit van de financiële administratie verbeteren. Belangrijk speerpunt was en is het realiseren van goede maandafsluitingen. Daarnaast zijn het debiteurenbeheer en invorderingsproces verbeterd. Dit soort verbeteringen zijn in voorgaande jaren niet gerealiseerd. • Aan de andere kant heeft BWB een Ontwikkelplan Financieel beheer opgesteld, dat gericht is op een duurzame verbetering van de processen en kwaliteit van Financieel beheer. Dit moet er voor zorgen, dat op de langere termijn een goede dienstverlening wordt gegarandeerd.

We merken dat de maatregelen die de afgelopen maanden zijn genomen al positieve effecten hebben. b) Strategische herpositionering van BWB In april 2022 vertrok de algemeen directeur van BWB. Sindsdien wordt de directie van BWB gevormd door twee interim-directeuren. Zij zijn tevens directieleden van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Tiel en Culemborg. De waarnemend directeuren van BWB hebben, als uitvoering van hun opdracht, een analyse gemaakt van de huidige staat van de organisatie. Naar aanleiding hiervan hebben ze advies uitgebracht, dat in november 2022 door het bestuur van BWB is bekrachtigd. De kern hiervan is: • BWB zal worden gepositioneerd als een uitvoeringsorganisatie. Daarmee legt BWB zich met name toe op uitvoeringstaken die het voor Tiel, Culemborg en West Betuwe uitvoert. Dit heeft tot gevolg dat werkzaamheden op gebied van financieel – en HRM-advies teruggaan naar de gemeenten. De financiële afdeling zal zich ontwikkelen tot een efficiënte organisatie die meer dan voorheen gericht is op standaardisatie en waarbij de prestatiesturing richting de 3 gemeenten op basis van duidelijke prestatieafspraken en periodiek prestatieoverleg wordt ingevuld. • Er wordt extra geïnvesteerd in de uitvoeringsorganisatie BWB. Het gaat hierbij met name om investeringen in de formatie. De financiële afdeling van BWB wordt versterkt met 5,5 FTE.

Het management van BWB is gestart om deze personele versterking te realiseren. Over deze strategische herpositionering bent u in december 2022 via een informatienota vanuit BWB geïnformeerd.

7 maart 2023 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 3 van 5

2. De belangrijkste uitkomsten van het onderzoek van JE Consultancy a) Beoordeling van de 2 scenario's JE heeft 2 scenario's uitgewerkt en met elkaar vergeleken. Het gaat dus om inbesteden aan de ene kant en bij BWB blijven aan de andere. Uit de financiële vergelijking komt naar voren dat ‘inbesteden' naar verwachting meer kosten met zich meebrengt dan ‘blijven’. Bij inbesteden nemen de structurele lasten toe met ca.180K en de incidentele lasten met ca 420K. De structurele lasten stijgen door toename van de formatie en hogere lasten voor de financiële systemen. Bij inbesteden zal de formatie moeten stijgen. Er is extra managementkracht nodig en ook zal op de diverse functies achtervang georganiseerd moeten worden. Het ontbreekt feitelijk aan de schaalvoordelen die het scenario ‘blijven’ wel heeft. Ook incidenteel nemen de kosten toe. Met name doordat een kwartiermaker nodig is om het proces van inbesteden te begeleiden. Daarnaast zullen - in een later stadium - bij de vervanging van het financieel systeem ook implementatiekosten gemaakt moeten worden. Daarnaast heeft JE de scenario's beoordeeld op meer kwalitatieve criteria. Deze zijn gepresenteerd in het afwegingskader. Opgemerkt wordt dat het afwegingskader weliswaar de voor- en nadelen presenteert van ieder scenario, maar niet de weging. Weging van voor- en nadelen laten zij aan de opdrachtgever West Betuwe.

b) Argumenten om voor scenario 'blijven bij BWB' te kiezen Op grond van het uitgevoerde onderzoek en het afwegingskader stelt JE, dat het scenario ‘blijven’ voor de gemeente West Betuwe de voorkeur heeft. Het scenario ‘blijven’ is goedkoper en met de getoonde focus op ‘basis op orde’ (o.a. maandafsluiting) én de voorgenomen herpositionering van de financiële afdeling van de BWB naar een uitvoeringsorganisatie, is er perspectief voor optimalisatie. Daarnaast wordt opgemerkt dat inbesteden tijd kost. Naar hun verwachting zal West Betuwe bij inbesteden zo’n twee jaar nodig hebben om de processen binnen de eigen organisatie goed te laten verlopen. Er zal veel tijd en energie gaan zitten in het uitwerken en opstellen van de kaders en randvoorwaarden voor de soepele overgang en inbedding van deze taken. Dat gaat ten koste van de ambities die de gemeente West Betuwe op haar eigen agenda heeft staan, denk aan onderdelen als kerngericht begroten maar ook de doorontwikkeling van de eigen budgetorganisatie naar het gewenste niveau. c) Advies: uitbouwen verbeterplan naar een steviger plan van aanpak BWB heeft in 2022 een verbeterplan opgesteld (het Ontwikkelplan financieel beheer 2.0). Het verbeterplan bevat een maatregelenpakket, met bijbehorende investering, dat er voor moet zorgen dat dienstverlening van de financiële afdeling wezenlijk wordt verbeterd.

Het bestuur van BWB vindt dit een goed basisplan en heeft tijdens bestuurlijke overleg van 24 november 2022 zijn commitment uitgesproken voor wat betreft de benodigde investeringen in de afdeling. JE Consultancy heeft West Betuwe geadviseerd om het verbeterplan uit te bouwen naar een nog steviger plan van aanpak door

7 maart 2023 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 4 van 5

het verder aan te vullen met zaken die hier nu geen onderdeel van uitmaken een krachtige doorontwikkeling van de financiële afdeling verder versterken. Dat advies neemt het college over. 3. De belangrijkste overwegingen voor het college om voor het ‘blijven’ scenario te kiezen Het college neemt het advies van JE over. Dit is geen keuze onder voorbehoud, Het verbeteren van de dienstverlening van de financiële afdeling van BWB is een stap die een lange termijn investering en lange termijn aanpak vragen. Het college spreekt hierin zijn vertrouwen uit. Belangrijkste overwegingen voor het college om hiervoor te kiezen zijn: • Het bestuur van BWB heeft er voor gekozen om BWB te positioneren als een échte uitvoeringsorganisatie. Hiervoor worden ook de noodzakelijke investeringen gedaan. Het bestuur van West Betuwe staat achter deze strategie. Het is een belangrijke voorwaarde voor een duurzame ontwikkeling van de financiële afdeling van de BWB. Het college van West Betuwe wil het bestuur en de directie van BWB commitment geven om de gekozen strategie tot een succes te maken. • De lagere kosten die het scenario ‘blijven’ met zich meebrengt. • De mogelijkheid die dit scenario geeft om in plaats van tijd en energie te stoppen in de inbesteding van administratieve - en beheerwerkzaamheden, andere zaken op te pakken die ook zeer wenselijk zijn.

• De reeds door BWB ingeslagen weg om de dienstverlening te verbeteren geeft voldoende vertrouwen dat het bereiken van een duurzame goede resultaten op de langere termijn mogelijk is. Consequenties Door het maken van deze bestuurlijke keuze committeert West Betuwe zich er aan om te zorgen dat de financiële afdeling van BWB zich kan ontwikkelen naar een efficiënte uitvoeringsafdeling. In het bestuur van BWB zal de vertegenwoordiger van West Betuwe zich er voor inzetten, dat de gewenste doorontwikkeling ook wordt gerealiseerd. Financiën Het bestuur van BWB heeft ingestemd met de investeringen om de financiële afdeling te versterken. Dit leidt tot een hogere bijdrage van West Betuwe aan BWB. Het exacte financiële effect zal bij de eerste Burap in de begroting worden verwerkt. Doordat gekozen is voor het scenario ‘we blijven bij de BWB’ zijn er aan deze bestuurlijke keuze geen extra financiële consequenties verbonden. Communicatie Het bestuur van BWB zal formeel via een brief van het besluit van het college op de hoogte worden gesteld. Verder zal de Ondernemingsraad van West Betuwe over dit onderwerp worden geïnformeerd. Vervolg Het college zal dit onderwerp agenderen voor de bestuursvergadering van BWB op 7 maart 2023. Hierin zal worden voorgesteld om het huidige verbeterplan voor de financiële afdeling van BWB verder uit te bouwen en om te zetten in een goed 2 jaren plan.

7 maart 2023 Kenmerk GZDGWB/ Pagina 5 van 5

Verder zal door bestuur, directie en management de voortgang worden gemonitord en zal waar nodig bijsturing plaatsvinden om de doorontwikkeling van de financiële afdeling tot een succes te maken. Bijlage(n) Niet van toepassing. Suggestie ter afhandeling Voor kennisgeving aannemen

Burgemeester en wethouders van de gemeente West Betuwe, de gemeentesecretaris, de burgemeester, Philip Bosman Servaas Stoop