D20-Toekomst-BWB-raadsinformatiebrief-van-bestuur-BWB.pdf

Aan:

De raden van de gemeenten West Betuwe, Tiel en Culemborg

Culemborg, vrijdag 25 november 2022 Betreft:

Informatienotitie over vernieuwde samenwerkingsafspraken met BWB.

Geachte raden, Als bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BWB) informeren we u graag over ontwikkelingen in onze organisatie. Tijdens de bestuursvergadering van donderdag 24 november 2022 hebben we een principebesluit genomen over de doorontwikkeling van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (verder: BWB). Met dit principebesluit kunnen we in overleg met de ondernemingsraden over de voorgenomen wijzigingen in de organisatie. Het principebesluit hebben we unaniem genomen. Bovendien benadrukken we dat er commitment is en blijft richting onze bedrijfsorganisatie. Context De BWB is de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie voor de gemeenten Culemborg, Tiel en West Betuwe. BWB is na twee jaren van intensief samenwerken in 2016 opgericht als ‘lichte’ gemeenschappelijke regeling (verder: GR). Vanaf de start is het echter onrustig geweest binnen BWB. Een turbulente opstartperiode is vaker terug te zien bij (vergelijkbare) gemeenschappelijke regelingen. Veel van de diensten van BWB gaan goed, maar de in 2018 voorgenomen doorontwikkeling heeft vanwege verschillende redenen niet volledig aan de verwachtingen voldaan. Dit is niet alleen de BWB aan te rekenen, maar ook factoren vanuit de gemeenten en externe omstandigheden zijn hier debet aan geweest.

Daarnaast liepen de verwachtingen met betrekking tot de visie op een meer toekomstbestendige dienstverlening aan de gemeenten en de aansturing daarvan niet synchroon. Dit is afgelopen jaar aanleiding geweest om het tijdelijke contract van de toenmalige directeur niet te verlengen. Uw raad is hierover in april geïnformeerd. Vanaf april sturen twee waarnemend directeuren de BWB aan. Het bestuur heeft hen de opdracht gegeven om de rol van directeur BWB in te vullen. Dit heeft als doel om de continuïteit te waarborgen. Voor de dagelijkse aansturing moesten zij de teammanagers beter in positie brengen. Ook kregen de directeuren opdracht om de staat van de organisatie in beeld te brengen en een advies uit te brengen over de ontwikkeling van de BWB. De waarnemend directeuren BWB hebben een analyse gemaakt van de huidige staat van de organisatie. Hun bevindingen hebben zij in het adviesrapport “Op een kruispunt van keuzes” uiteengezet. Ook komen zij met adviezen en maatregelen om de ontwikkeling van de BWB verder vorm te geven. Uit het adviesrapport van de waarnemend directeuren blijkt dat de BWB op het gros van de taken naar tevredenheid presteert en de samenwerking aldus rendeert. Gelijktijdig is er vanuit het gemeenschappelijke eigenaren overleg (gemeentesecretarissen) geadviseerd over de gewenste scope van dienstverlening door de BWB.

Op twee onderdelen is de context zodanig veranderd dat

een overheveling van taken het beste past. Het gaat hierbij om (strategisch) financieel advies en HRadvies. Principebesluit Sinds het ontstaan van de BWB zijn herhaaldelijk taken toegevoegd aan de organisatie en ook weer overgeheveld naar de gemeenten. Dit heeft een zware wissel getrokken op de BWB-organisatie en haar medewerkers. Het onderhavige besluit om wederom taken over te hevelen naar de gemeenten was om die reden een zwaar besluit dat niet lichtzinnig is genomen. Toch denken we dat dit een juist besluit is gelet op de context van de samenwerking en behoeften van gemeenten. Binnen het bestuur is uitgesproken dat met dit takenpakket er ook een meerjarig commitment ligt op basis waarvan geïnvesteerd kan worden in de doorontwikkeling van BWB. Vanuit de drie colleges bestaat nog steeds de volle overtuiging dat de samenwerking bijdraagt aan het bereiken van de gemeentelijke doelstellingen. Daarom willen zij die samenwerking behouden en versterken We zien een toekomst voor BWB als sterke uitvoeringsorganisatie. Juist in de uitvoering van bedrijfsvoeringstaken zit volgens ons de toegevoegde waarde van BWB. Met name op het vlak van informatiemanagement, informatiebeheer en ICT willen we versterken. Daarnaast zien we dat de BWB ook haar meerwaarde toont op een aantal specifieke taakvelden.

Denk aan treasury, fiscaal advies, Arbo, informatieveiligheid, privacy en algemeen juridische zaken (AJZ). Door deze adviestaken te behouden heeft de BWB op een breed vlak toekomst. Op het vlak van (strategisch) financieel advies en HR-advies is de mening anders. De advisering binnen deze taakgebieden wordt sterk bepaald door lokale omstandigheden. De mogelijkheden om te harmoniseren zijn beperkt en nabijheid is een randvoorwaarde voor de (strategische) advisering. Daarom zijn we ertoe gekomen om deze taken naar de gemeentelijke organisaties over te hevelen. Gevolgen De overheveling van taken betekent een aanpassing van de (GR). De colleges kunnen alleen besluiten tot wijziging van de GR na voorafgaande toestemming door de gemeenteraden. Wettelijk is bepaald dat de raden deze toestemming slechts kunnen weigeren wegens strijd met het recht of algemeen belang. De overheveling van taken betekent ook dat de op de GR gebaseerde dienstverleningsovereenkomst (DVO) moet worden gewijzigd. Dit is een bevoegdheid van de colleges. Verder heeft de overheveling van taken financiële en personele gevolgen. Het gaat hierbij om het financieel advies en het HR-advies. Financieel: De kosten bestaan uit de (loon)kosten voor adviesfuncties en de algemene kosten voor de overheveling van taken. BWB en de drie gemeenten maken nog afspraken over de verdeling van deze kosten.

We verdelen de kosten idealiter volgens de verdeelsleutel. Hierbij dragen Tiel en Culemborg de kosten voor overheveling van de financiële adviestaak. West Betuwe heeft deze taak niet bij BWB ondergebracht. Personeel: De overheveling van taken heeft ook gevolgen voor een aantal medewerkers van BWB. Uitgangspunt is dat deze medewerkers hun functie binnen een van de gemeenten uitvoeren met behoud van hun rechtspositie. We overleggen met de OR over de manier waarop medewerkers overgaan naar de drie

gemeenten. We starten nu al met de voorbereiding van de werving en selectie van een nieuwe vaste directeur. De exacte uitwerking van de financiële en personele gevolgen staat nog op de planning. Daarna volgt een aanpassing van de personeelsbegroting. Dit wordt verwerkt in de begroting van de gemeente en zal dus via de P&C cyclus aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Investeren voor de toekomst: Om te komen tot een robuuste toekomst voor BWB als een sterke uitvoeringsorganisatie zijn er ook investeringen nodig. We gaan investeren in de formatie en kennis van medewerkers van BWB, in de optimalisatie van financieel beheer (waar kwaliteitseisen toenemen en de dienstverleningsvraag toeneemt), maar zeker ook op het gebied van informatiemanagement en IT-security, waar de ontwikkelingen voortsnellen en er mogelijkheden zijn om gemeentelijke dienstverlening verder te verbeteren. Vervolg Het proces van besluitvorming ziet er als volgt uit: Overheveling van taken en wijziging van de gemeenschappelijke regeling (GR) De uitwerking van het principebesluit vereist een wijziging van de GR. Een voorstel tot overheveling van taken (en de daarmee gepaard gaande wijziging van de GR) wordt na overleg met de OR door BWB voorbereid aan de colleges gezonden. Vervolgens verzoeken de colleges van de deelnemers om toestemming van de gemeenteraden.

Indien de raden toestemming hebben verleend besluiten de colleges tot de overheveling van taken en wijziging GR. De wijziging treedt in werking nadat alle deelnemers hebben ingestemd en de regeling is gepubliceerd. De personele gevolgen Vervolgens gaan we met medewerkers en OR in overleg om goede afspraken te maken over de personele gevolgen. Deze afspraken kunnen vastgelegd worden in een sociaal statuut en/of sociaal plan. Primair betreft dit een aangelegenheid van BWB en haar werknemers, maar we hechten er belang aan om waar mogelijk ook de OR-en van de gemeenten mee te nemen. De wijziging van de dienstverleningsovereenkomst (DVO) De gevolgen voor de dienstverlening en samenwerking moeten worden verwerkt in de DVO en bijbehorende producten dienstencatalogus. Hiertoe zal BWB een voorstel voorbereiden dat wordt voorgelegd aan de colleges van de deelnemers. De gewijzigde DVO treedt in werking na instemming van de colleges en ondertekening namens de gemeenten. We streven ernaar om deze besluitvorming gelijktijdig met het besluit tot overheveling van taken plaats te laten vinden. Financiële gevolgen Zowel het bestuur BWB als de colleges van de gemeenten melden de gevolgen voor de personeelsbegroting in de eerste voortgangsrapportage. Aan de gemeenteraden en het bestuur BWB worden de noodzakelijke begrotingswijzigingen voorgelegd.

Onderzoek West Betuwe naar het beleggen van financieel beheer In de gemeente West Betuwe loopt een onderzoek naar het beleggen van financieel beheer; bij de BWB of de eigen organisatie. Het is de verwachting dat hierover medio volgend jaar besluitvorming in West Betuwe plaatsvindt. Deze besluitvorming kan consequenties hebben voor het takenpakket van de BWB. Voor nu hebben we het onderhavige besluit genomen, omdat we het belangrijk vinden om richting medewerkers helderheid te geven over de uitkomsten van het onderzoek en de ontwikkeling van BWB. Tot slot Middels deze informatienotitie hoopt het BWB bestuur u wederom te hebben geïnformeerd over de voortgang van de doorontwikkeling van de BWB. Mocht u vragen hebben naar aanleiding van deze notitie, dan kunt u daarvoor contact opnemen met uw collegelid/bestuurslid van de BWB. Met vriendelijke groeten, Namens het bestuur van Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe,

Gerdo van Grootheest Voorzitter

Jan-Hein van Beers Directeur

Christian Hamers Directeur