D10 Antwoordbrief VRGZ reactie op zienswijzen gemeenten.pdf

Aan:Gemeenteraden

Directie Prof. Bellefroidstraat 11 6525 AG Nijmegen Postbus 1120 6501 BC Nijmegen

Datum: Betreft:

Contactpersoon R.Verhoeven

2 juli 2021 reactie op zienswijze rekening 2020 en begroting 2022

Bijlage(n):

Geachte mevrouw, heer,

Hierna wordt een reactie gegeven op de door gemeenten gegeven zienwijzen op de conceptrekening 2020 VRGZ en de concept-begroting 2022 VRGZ.

Rekening 2020 VRGZ Een aantal gemeenten is akkoord om ten laste van het rekeningoverschot 2020 extra bedragen van € 129.000,-- en € 100.000,-- voor DIV-werkzaamheden(documentatie en Informatievoorziening en archief) respectievelijk voor HR-activiteiten aan te wenden. De DIV-werkzaamheden zijn noodzakelijk om een aantal punten in de archivering te verbeteren die door de archivaris zijn geconstateerd. Een objectief extern bureau heeft beschreven en becijferd wat nodig is om informatievoorziening en archief op orde te krijgen om te voldoen aan wettelijke vereisten. De HRM-activiteiten zijn nodig om na de implementatie van het nieuwe AFAS-systeem de administratieve processen vast te leggen en te verbeteren. De administratieve organisatie /interne controle is onvoldoende op orde kunnen komen, omdat veel daarvoor benodigde HR-resources zijn benut voor werkzaamheden in verband met het bestrijden van het coronavirus, zoals het aantrekken, invoeren en autoriseren van een groot contingent extra medewerkers ten behoeve van de GGD (factor 4 ten opzichte van normaal). De betreffende gemeenteraden hebben geen inhoudelijk commentaar geuit op de voorgestelde reserveringen, maar een principieel procedureel bezwaar geuit dat deze voorstellen meegenomen dienen te worden in de reguliere begroting, waarbij afgewogen moet worden of dit passend is in relatie tot andere wensen en belangen.

Het Algemeen Bestuur onderkent dit principiële strandpunt. De door de gemeenten beschreven werkwijze is formeel juist. Het regiobestuur kan zich echter vinden in de gekozen pragmatische oplossing door deze voorstellen bij de besluitvorming omtrent rekeningoverschotten in te brengen. Het alternatief is dat vanwege de door het bestuur onderschreven inhoudelijke noodzaak er op een later moment in het jaar alsnog hetzelfde voorstel voor een begrotingswijziging wordt ingebracht en een bijdrage aan gemeenten wordt gevraagd. Het vorenstaande overwegende is het Algemeen Bestuur van mening de voorgestelde reserveringen ten laste van de rekening 2020 goed te keuren, maar verbindt daar de voorwaarde aan dat in de toekomst bij benodigde extra financiering de formeel juiste handelwijze wordt gevolgd.

Begroting 2022 VRGZ Een aantal gemeenten heeft aangegeven niet akkoord te gaan met de eerder door het Dagelijks Bestuur aangereikte bezuinigingsopties in het kader van de concept-begroting 2022 vanwege de grote maatschappelijke effecten die het gevolg zouden zijn. Verzocht wordt om voor de toekomst 2023 en volgende jaren te bezien waar andere bezuinigingsmogelijkheden zijn binnen de context van de bedrijfsvoering.

Zoals uitgebreid beschreven in de naar gemeenten gestuurde notitie “Bezuinigingsopties in het kader van de concept-begroting 2022” zijn geen bezuinigingen meer mogelijk op de overhead en bedrijfsvoering. Daarbij werd beschreven dat indien gevraagd wordt om aanvullend op de reeds uitgevoerde taakstellingen en efficiencyslagen nog meer te bezuinigen dit direct negatieve invloed heeft op het primaire proces van de veiligheidsregio, omdat het “vet niet meer op de botten zit”.

De VRGZ kan worden gekenmerkt als een relatief kleine organisatie. Inherent hieraan is dat er functies zijn die door zogenaamde éénpitters worden gedaan. Voorbeelden daarvan zijn de Chief Information Security Officer (CISO), salarisadministrateur, jurist en AVG-functionaris. Het structureel vervangen door een andere medewerker die deze taken overneemt is niet mogelijk vanwege de specifieke kwaliteiten die nodig zijn voor deze functies en of doordat dan andere taken blijven liggen waardoor andere processen in het gedrang komen. Daarbij speelt mee dat de VRGZ een overwegend operationele organisatie is, die voor de ondersteunende sector bijzondere kenmerken in zich heeft, waarmee rekening moet worden gehouden (bijvoorbeeld 24-uursdienst, piketregelingen, verschillende roosters voor verschillende medewerkers). Vanuit die optiek kan in zijn algemeenheid niet op een eenvoudige wijze vervanging geregeld worden. Het niet goed functioneren van de bedrijfsvoering kan gevolgen hebben voor de operationele processen.

Een tweede bijzonderheid is dat de sector bedrijfsvoering voor twee zelfstandige organisaties werkt; de VRGZ en de GGD. Dit vergt voor de bedrijfsvoering kennis van specifieke regelgeving die toegesneden is op beide organisaties. Door de sector bedrijfsvoering is bijvoorbeeld ten tijde van de coronacrisis enorm veel werk verzet voor het in dienstnemen van nieuwe GGD-medewerkers, maken van contracten, het realiseren van nieuwe kantoorunits en teststraten (facilitaire dienst) en het

Pagina 2 van 4

uitbetalen van salaris voor deze personen of het maken van financiële stukken voor het ministerie en aangesloten gemeenten.

Daarbovenop is de totale overhead van de bedrijfsvoering in verhouding met andere veiligheidsregio’s naar onze mening zeker niet aan de hoge kant. Uit een benchmark van 2,5 jaar geleden nog maar, uitgevoerd door Berenschot, bleek dat de overhead van de VRGZ 0,2 procent meer was en daarmee vergelijkbaar met vier andere veiligheidsregio’s. Hierbij past de overweging dat de meeste andere regio’s niet verantwoordelijk waren voor het vastgoed (kazernes en kantoorgebouwen).

Het zoeken van bezuinigingen in de bedrijfsvoering dan wel de ‘kaasschaafmethode’ is naar de mening van het Algemeen Bestuur niet meer aan de orde. Concluderend stellen wij daarom voor geen nieuw onderzoek te doen naar andere bezuinigingsvoorstellen. Uiteraard zal de VRGZ zoals gebruikelijk scherp aan de wind blijven zeilen, om niet onnodig uitgaven te doen en kritisch te blijven op het doen van verantwoorde uitgaven van maatschappelijke middelen.

Dit laat onverlet om de vraag te stellen of het helpend is voor gemeenten om nog meer inzicht te krijgen in de kosten van de bedrijfsvoering door een benchmark met andere regio’s te doen verrichten. Een benchmark waarvan de uitkomsten effect kunnen hebben voor de conceptbegroting 2023. Het voordeel van zo’n onderzoek is dat het voor gemeenten transparantie biedt in de huidige kosten van de overhead en bedrijfsvoering en de redelijkheid daarvan.

Afgaande op de eerder gehouden benchmark van adviesbureau Berenschot van nog maar 2,5 jaar geleden (zie hierboven) is het Algemeen Bestuur van mening dat een benchmark thans, naar verwachting weinig nieuws zal brengen en onvoldoende houvast zal bieden om te komen tot gefundeerde conclusies dat de overhead te omvangrijk is of juist te klein. Daarnaast zijn de regio’s moeilijk vergelijkbaar qua risico’s, verantwoordelijkheden en bestuurlijke keuzes die effect hebben op de bedrijfsvoering; een moeilijkheid die nog vergroot wordt door allerhande invloeden van de coronacrisis de laatste 1 ½ jaar.

Ondanks deze laatste overweging vindt het Algemeen Bestuur het van groot belang om transparantie te bieden aan de deelnemende gemeenten. Daarom wordt dit najaar een actuele quick scan gedaan in aanvulling op de eerder gedane benchmark. De uitkomsten van deze quick scan worden betrokken bij het voorstel voor de Kaderbrief 2023, In deze brief worden de financiële kaders beschreven voor 2023.

Pagina 3 van 4

De gemeente Tiel heeft in haar zienswijze verzocht te onderzoeken of de bekostiging van de tilassistentie, die in voorkomende gevallen door de brandweer wordt verricht ter ondersteuning van de ambulancedienst, niet kan worden betaald door de Regionale Ambulancevoorziening (RAV) in plaats van gemeenten. Of deze mogelijkheid aanwezig is wordt nu onderzocht. Over de uitkomst hiervan zal later worden gerapporteerd aan het bestuur.

Met vriendelijke groeten,

Het Algemeen Bestuur VRGZ, namens deze, de voorzitter,

Drs. H.M.F. Bruls

Pagina 4 van 4