D01 Raadsinformatiebrief BWB.pdf

Aan:

De raden van de gemeenten West Betuwe, Tiel en Culemborg

Culemborg, dinsdag 19 januari 2021 Betreft:

Informatienotitie over de voortgang van de vernieuwde samenwerkingsafspraken met BWB.

Geachte raden, Tijdens de raadsinformatiebijeenkomst van woensdag 11 maart 2020 blikte het BWB bestuur samen met u terug op de ontwikkeling van BWB in 2019 en vooruit naar het verdere verloop van 2020 en de kaderbrief van 2021. Daarna ontving u een sfeerimpressie van deze avond, zie bijlage Tijdens deze bijeenkomst informeerden wij u ook over een aantal speerpunten in de doorontwikkeling van BWB, waaronder de start met het werken met een dienstverleningsovereenkomst (DVO), Producten- en Dienstencatalogus (PDC) en verrekensystematiek. Tevens vernam u dat in 2020 de koers van de doorontwikkeling van BWB gemeten zou worden om vervolgens een volgende stap in de samenwerking te kunnen maken. Inmiddels is 2021 begonnen, is de koers gemeten en hebben er op een aantal fronten herijkte afspraken plaatsgevonden. Door middel van deze informatiebrief informeren wij u graag over de stand van zaken op dit moment.

Het doorlopen proces van meten en verbeteren in 2020 Begin 2020 voerde BWB een 0-meting uit, waarin de klant- en medewerkerstevredenheid werd gemeten. Hier konden alle medewerkers van gemeenten en BWB hun mening geven over de dienstverlening van BWB. BWB voerde in het voorjaar 2020 gesprekken met directie en management van de drie gemeenten, organiseerde webinars en bespraken regelmatig in het BWB bestuur, het eigenarenoverleg van BWB en het opdrachtgevers& opdrachtnemersoverleg de stand van zaken van de samenwerking op bedrijfsvoeringstaken. Ook is er een managementletter opgesteld. Dit alles kwam samen tijdens een bestuurs- & directiebijeenkomst in juni 2020. Het bestuur vergeleek de opgehaalde input met de analyses uit de rapporten van Sietsma & Sietsma en Rijnconsult uit 2018. Op basis daarvan stelde het BWB bestuur vast dat de doorontwikkeling van BWB op koers zit en aan de analyses vanuit de rapporten uit 2018 voldoet. Daarom gaf het BWB bestuur de opdracht aan BWB de ingezette lijn te consolideren en verder uit te bouwen. Uiteraard zijn er ook aandachtspunten. Vanuit verschillende gremia, zoals de managementletter, de 0-meting, de webinars, etc. kwam namelijk het advies om in de samenwerking niet alleen te koersen op de K van kosten, maar ook op de andere 3 K’s (kwaliteit, kwetsbaarheid en kansen).

De drie gemeenten en BWB gaan dit graag samen verder verkennen om zo op dit ontwikkelvraagstuk de samenwerking uit te bouwen. DVO, PDC en verrekensystematiek In de raadsinformatiebrief van oktober 2019, te vinden in bijlage 2, informeerden wij u over het vaststellen van een dienstverleningsovereenkomst (DVO), producten- en dienstencatalogus (PDC) en verrekensystematiek. Met ingang van 1 januari 2020 werken de drie gemeenten en BWB hiermee. Omdat de vier partijen voor het eerst op deze manier samenwerken besloot het BWB bestuur dat het eerste jaar (2020) een leerjaar mag zijn. Om die reden is de uitvoering van de DVO, PDC en verrekensystematiek aan de hand van praktijkervaring in 2020 geëvalueerd. De afgelopen periode herijkten de gemeenten en BWB samen de DVO en PDC en analyseerden de verrekensystematiek aan de hand van tijdschrijfcijfers.

DVO en PDC Door het genoemde doorlopen proces van het meten van de koers zijn ook de afspraken uit de DVO en PDC de revue gepasseerd. Ook hier concludeerden we dat we de juiste dienstverleningsafspraken vastlegden en er op inhoud niet veel herijkt hoefde te worden. Wel zijn er een aantal bestaande afspraken duidelijker omschreven, zodat interpretatieverschillen minder snel voorkomen. Ook zijn er meer afspraken gemaakt over hoe de drie gemeenten en BWB nu goed samenwerken met een DVO en PDC, zodat zakelijkheid en collegialiteit beter in balans komt. Verrekensystematiek In de raadsinformatiebrief van oktober 2019 (bijlage 2) las u al waarom en hoe de gemeenten en BWB in nauw samenspel werkten aan een nieuwe verrekensystematiek voor het verdelen van de kosten van BWB, waarbij we uitgaan van geraamde afname. Ook gaven wij toen aan dat aan de effecten van de nieuwe systematiek nog geen conclusies konden worden verbonden, omdat de uitvoering van deze systematiek nog niet was getoetst aan de praktijk. Sinds september 2019 voerde BWB een systeem van tijdschrijven in om deze toets te kunnen maken. In augustus 2020 analyseerden de drie gemeenten en BWB de tijdschrijfcijfers en opgehaalde input.

Uit deze analyse trokken gemeenten en BWB de volgende gezamenlijke conclusie: • De verrekensystematiek werkt technisch goed en de tools zijn goed ingericht; • Op basis van de tot nu toe aangeleverde data kunnen nog geen conclusies worden getrokken of de verrekensystematiek moet worden aangepast/verbeterd. Voornaamste reden hiervan is dat tijdschrijfcijfers van tien maanden met daarin de afgelopen coronamaanden geen representatief beeld geeft van wat in de praktijk daadwerkelijk aan afname nodig is. • Er is een langere periode nodig voor het verzamelen van data om een beter beeld te krijgen van de verdeling van de dienstverlening over de gemeenten. • Tijdschrijfcijfers tot nu toe geven wel een indicatie van de verdeling van de dienstverlening over de gemeenten en laten een ander beeld zien dan de begrote urenverdeling per organisatie uit de systematiek. Omdat de begrotingen 2021 van de gemeenten zijn gebaseerd op het volledig doorvoeren van de effecten van de verrekensystematiek stelt het BWB bestuur voor de effecten van de verrekensystematiek voor het begrotingsjaar 2021 te halveren. Dit in afwachting van de definitieve evaluatie van de verrekensystematiek in 2021. Dit betekent concreet de volgende aanpassing op de gemeentelijke bijdrage aan BWB:

Was: Gemeentelijke bijdrage (conform kaderbrief 2021) Wordt: Gemeentelijke bijdrage conform bovenstaande met halvering financiële effecten verrekensystematiek Verschil was - wordt

Culemborg 4.806.365

Tiel 5.928.633

West Betuwe 5.744.527

5.056.289

5.960.833

5.462.403

250.157

32.275

-282.432

Tot slot Middels deze informatienotitie hoopt het BWB bestuur u wederom te hebben geïnformeerd over de voortgang van de doorontwikkeling van BWB. Mocht u vragen hebben naar aanleiding van deze notitie, dan kunt u daarvoor contact opnemen met uw collegelid/bestuurslid van BWB. Met vriendelijke groeten, Namens het bestuur van Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe, Gerdo van Grootheest Voorzitter

Arnoud van Vliet Secretaris