BV1 presentatie VTH 06-02-2024 def.pdf

Raad, West Betuwe 6 februari 2024

Voortgang inrichten VTH-taken bouwen Mariëlle Roubos Kwartiermaker inrichting VTH Gemeente West Betuwe

PROGRAMMA Beeldvormende vergadering 6 februari 20:02 – Vergunningtaken en plus dienstverlening 20:12

vragen/discussie

20:30 – Routes voor implementatie, voor- en nadelen, en risico’s 20:45 vragen/discussie 21:00 – Pauze (15 min) 21:15 – Financiële en organisatorische gevolgen 21:25 vragen/discussie 21:35 – Bestuurlijke planning en risico’s 21:55 vragen/discussie

22:15 – Afsluiting

Vergunningstaken en de plus op de dienstverlening

Vergunningstaken; wat wel terughalen en wat niet? Afwegingskader: • Draagt bij aan ‘dichtbij’ en ‘op maat’; • Robuuste uitvoering van taken (kwaliteitscriteria VTH); • Draagt bij aan efficiënt werkproces; • Financiële gevolgen.

Alle bouwvergunningtaken hevelen we over: • M.b.t. monumenten laten we het robuustheidscriterium los; • M.u.v. meldingen sloop, meldingen sloop met asbest en brandveiligheid; • Expertises blijven achter (bijvoorbeeld geluid); • Juridische ondersteuning bij bezwaar en beroep volgt vergunningverlening en positioneren we bij West Betuwe.

In hoeverre leidt taken terughalen tot een ‘plus’ op dienstverlening? • Tijdelijke daling in kwaliteit van dienstverlening na overhevelen taken; • Een ‘plus’ op de dienstverlening rondom VTH binnen West Betuwe is nodig om kwaliteitsverbetering echt te verbeteren; • ‘Plus’ op de dienstverlening is niet afhankelijk van positionering taken.

Doorkijk verbetermogelijkheden dienstverlening VTH • Dienstverlening is voorzien in informatie: • Klantcontact - uitbreiding van het front office en meer persoonlijk contact • Informatievoorziening - digitale dienstverlening en ruimte voor vragen en een gesprek • Mensen - medewerkers die meedenken • Vereenvoudigd beleid en beleidsvrijheid • Blijvend evalueren en leren We zien het implementeren van de taken én de ‘plus’ op de dienstverlening als gegeven.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit thema?

Vier routes tot implementatie

De vier routes voor implementatie = Overhevelen taken = Point of no return = Plus dienstverlening = Procestijd

De voor- en nadelen, en risico’s van de vier routes Algemene bevindingen: • Altijd eerst daling in kwaliteit door overhevelen taken. • Vooralsnog geen noemenswaardig verschil in financiële consequenties tussen de routes.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit thema?

Organisatorische & financiële gevolgen

Organisatorische gevolgen • Korte communicatielijnen en integrale afstemming tussen vergunningverlening, RO en andere beleidsvelden. • Langere communicatielijnen tussen milieu (ODR) en bouwen (West Betuwe) en milieu (ODR), en tussen vergunningtaken (West Betuwe) en toezicht en handhaving (ODR). • Structurele toevoeging aan de organisatie met impact op huisvesting en organisatiestructuur: • 11,46 fte vergunningverlening • 2,83 fte juridische ondersteuning bezwaar en beroep • 1,87 fte overheadfuncties • 1 fte teamleider • Circa 4 fte plus dienstverlening

Financiële gevolgen – Incidentele en structurele investeringskosten

Heeft u vragen naar aanleiding van dit thema?

Bestuurlijke planning, waar staan we nu en de risico’s

Nieuwe inzichten vragen om een integrale afweging • Afname van kwaliteit van dienstverlening als gevolg van de reorganisatie. Het zelf uitvoeren van vergunningtaken leidt uiteindelijk tot een marginale kwaliteitsverbetering. • De instrumenten van de Omgevingswet, alsmede andere verbetermogelijkheden leiden naar verwachting tot een hogere kwaliteitswinst in dienstverlening en vragen een kleinere investering. • Autonome groei en het verbeteren van de dienstverlening leiden tot een grotere structurele toevoeging van fte’s.

• De hogere te verwachten investeringskosten en kosten voor desintegratie (uittredingskosten) moeten worden bezien in het licht van het huidige financiële meerjarenperspectief. • Het organiseren en leren gebruiken van informatiemanagement is een langdurig en intensief traject dat om een forse financiële investering vraagt.

Bestuurlijke planning Bij uittreden per 1-1-2026

Tabel 2. (Bestuurlijke) planning 2023 Onderzoek implementatie v-taken en informeren stuurgroep VTH, OR, MT, directie, college en raad 2024 Q1 – Opinievorming Juli – Perspectiefnota, September – Q4 – Start Brief 22/10 naar AB implementatie integrale afweging Besluitvorming over implementatie ODR (AB 25/11) voor v-taken & plus financiële gevolgen implementatie v-taken & v-taken & plus uitvoering taken per dienstverlening implementatie v-taken plus dienstverlening dienstverlening 1-1-26 door de raad

2025 2026 2027

Implementatie v-taken en plus op de dienstverlening, en besluit AB ODR: uittredingsplan en -kosten Uitvoeren en monitoren van v-taken en dienstverlening Evt. bijsturen uitvoering van v-taken en dienstverlening

Procedure voor uittreding ▪ Van verkennende gesprekken naar bestuurlijk overleg

Plus op de dienstverlening VTH

Waar staan we nu ?

▪ Concretisering kwaliteitsverbetering en plan van aanpak

Risicomanagement ▪ Informatiemanagement ▪ Capaciteitsvraag ▪ (Wijziging) Gemeenschappelijke regeling

AB (ODR) stelt regels in een vaststellingsovereenkomst voor uittreden en de gevolgen ervan

AB stelt de uittredingskosten vast, m.b.v. een externe onafhankelijke accountant

De uittredende gemeente (WB) moet de uittredingskosten voldoen

1-1-2026

Opzegbrief naar AB (ODR)

Binnen 6 maanden

Besluitvorming raad (WB) op implementatie en consequenties ervan

Oktober 2024

September 2024

Procedure voor uittreding Overheveling van taken

Waar staan we nu?

✓Meerdere directiegesprekken tussen West Betuwe en de ODR ✓Een mogelijke rekenmethode en indicatie van kosten door Hiemstra & De Vries ❑Bestuurlijk overleg om tot een gezamenlijk proces te komen

❑Juridisch en financiële externe ondersteuning ter voorbereiding op vervolggesprekken

Plus op de dienstverlening VTH • Welke kwaliteit van dienstverlening streven we na? • Welke verbeteringen zijn nodig, dan wel wenselijk? • Hoe meten we het effect van deze verbeteringen ?

• Wat zijn de organisatorische en financiële condities voor het realiseren van deze verbeteringen? • Wat doen we in welke volgorde met oog voor de behoefte van inwoners en de ambtelijke organisatie, en meekoppelkansen? Aanstellen projectleider Dienstverlening VTH

• Verschillende scenario’s voor informatie-uitwisseling en samenwerking met de ODR.

• Marktverkenning: indicaties voor doorlooptijden, kosten en risico’s. • Resultaten meenemen in de besluitvorming. • Nog geen dekking in de begroting voor incidentele en structurele kosten.

Risicomanagement - Informatiemanagement

• Opdracht wordt steeds groter (vergunningtaken én plus) • Zorgvuldige voorbereiding en implementatie vraagt beschikbaarheid van huidige medewerkers bovenop reguliere werkzaamheden • Tijdige beschikbaarheid van bekwame medewerkers voor uitvoering van vergunningtaken en plus (wat als niet?)

Risicomanagement Capaciteitsvraag

De uittredende gemeente (WB) moet de uittredingskosten voldoen

1-1-2026

AB stelt de uittredingskosten vast, m.b.v. een externe onafhankelijke accountant

Binnen 6 maanden, tenzij

AB (ODR) stelt regels in een vaststellingsovereenkomst voor uittreden en de gevolgen ervan

Binnen 6 maanden

Opzegbrief naar AB (ODR)

Binnen 6 maanden

Besluitvorming raad (WB) op implementatie en consequenties ervan

Oktober 2024

September 2024

Risicomanagement - (Wijziging) gemeenschappelijke regeling Overheveling van taken

• Maximaal 6 maanden voor opstellen vaststellingsovereenkomst en maximaal 6 maanden voor bepalen uittredingskosten • Vergoeding over een periode van vijf jaar ➢Risico: Geen ruimte voor uitloop implementatie bij onvoorziene omstandigheden (ICT op orde voor taakuitvoering en voldoende medewerkers om binnen behandeltermijn te blijven is noodzakelijk) • Ruimere betalingstermijn is wel bespreekbaar

Maart

▪ Oplevering rapport Nut en noodzaak terughalen TH-taken ▪ Start concretisering Dienstverlening VTH Juni

Vervolgstappen

▪ Advies OR ▪ Besluitvorming college: • Implementatie V-taken • Nut en noodzaak terughalen TH-taken September

▪ Besluitvorming raad: • Implementatie V-taken • Nut en noodzaak terughalen TH-taken 4 juni - Beeldvormende raad 10 september - Oordeelsvormende raad 24 september - Besluitvormende raad

Heeft u vragen naar aanleiding van dit thema? Heeft u nog overige vragen?