Beantwoording vragen - Beeldvormende sessie VTH 7-11-23.pdf

Verslag Beeldvormende vergadering VTH op 7 november 2023 Datum Onderwerp Bijlage

14 december 2023 Het inrichten van VTH-taken rondom bouwen Posters van de gesprektafels beeldvormende vergadering VTH (7-11-23)

Plenaire toelichting De gemeenteraad van West Betuwe heeft in 2020 besloten om de bouwvergunningtaken volledig weg te halen bij de Omgevingsdienst Rivierenland (ODR). Het huidige college heeft de opdracht gegeven dit binnen deze raadsperiode te realiseren. Uw raad wordt op transparante wijze meegenomen richting besluitvorming om tot een zorgvuldige afweging te komen op hoe bouwvergunningtaken terug te halen en de consequenties daarvan. Voorafgaand aan de beeldvormende vergadering van 7 november is uw raad geïnformeerd over de voorlopige onderzoeksresultaten middels een nota en het tussenrapport Implementatie bouwvergunningtaken, opgesteld door bureau Hiemstra & De Vries. Tijdens de beeldvormende vergadering heeft uw raad een beknopte plenaire toelichting gehad op: • Het proces van (de voorbereiding op) het terughalen van bouwvergunningtaken en het onderzoek naar nut en noodzaak van terughalen toezicht en handhavingstaken; • De voorlopige onderzoeksresultaten in het onderzoek naar de implementatie van bouwvergunningtaken uitgevoerd onder leiding van bureau Hiemstra & De Vries. Na de plenaire toelichting is uw raad in drie groepjes uiteen gegaan en aangeschoven bij één van de gesprekstafels. In drie rondes is uw raad in gesprek gegaan over de drie belangrijke thema’s binnen het onderzoek naar de implementatie van bouwvergunningtaken. 1.

Bouwvergunningtaken en plus op de dienstverlening 2. Drie routes voor implementatie van bouwvergunningtaken en plus op de dienstverlening 3. Organisatorische en financiële consequenties van de implementatie van bouwvergunningtaken en plus op de dienstverlening Hierna volgt per thema de suggesties en vragen (inclusief beantwoording) die door uw raad zijn benoemd in de gesprekken. Tafel 1: Bouwvergunningtaken en plus op de dienstverlening Hiemstra & De Vries adviseert om alle bouwvergunningtaken exclusief de deeltaken sloop, asbest en brandveiligheid, inclusief juridische ondersteuning bij bezwaar en beroep over te hevelen naar West Betuwe. Bouwvergunningtaken zelf uitvoeren kent een aantal voordelen ten opzichte van laten uitvoeren door de ODR. Door de beoogde reorganisatie verwachten we wel dat de dienstverlening eerst tijdelijk in kwaliteit zal dalen, ongeacht welke route voor implementatie wordt gekozen. Het terughalen van de bouwvergunningtaken leidt niet automatisch tot de gewenste kwaliteitsverbetering van de dienstverlening. Om tot een 'echte' verbetering van de dienstverlening te komen, is meer nodig dan alleen het overhevelen van de bouwvergunningtaken. Het onderzoek heeft een aantal mogelijkheden opgeleverd

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 2 van 13

om de kwaliteit van dienstverlening rondom het vergunningverleningsproces te plussen. Deze mogelijkheden zijn met uw raad besproken. Samenvatting van de gesprekken tafel 1 Kwaliteitsverbetering van dienstverlening is de motivatie achter het terughalen bouwvergunningtaken. Uw raad vraagt om in te zetten op een duurzame goede dienstverlening. Dit betekent de kwaliteit van dienstverlening blijvend monitoren en waar nodig bijsturen. In afronding van het onderzoek van Hiemstra & De Vries geeft uw raad het volgende mee: • Uw raad heeft behoefte aan een verduidelijking op de ‘plus op de dienstverlening’: wat gaan we concreet doen met oog voor de behoefte van inwoners én de ambtelijke organisatie, met welk gewenst effect op de kwaliteit van dienstverlening en hoe meten we dat effect. • Daarbij vraagt uw raad ook specifiek om nader inzicht in de hoeveelheid en toegankelijkheid van regels en beleid, het mandaat dat bij de ODR ligt en het effect daarvan op de kwaliteit van dienstverlening. • Meer toegankelijke en ook minder regels leidt niet alleen tot hogere tevredenheid over vergunningverlening. ‘Meedenken’ met inwoners om te komen tot een juiste en volledige vergunningaanvraag is ook nodig. Uw raad vraagt om te investeren in een cultuuromslag van de organisatie en het management. In de gesprekken heeft uw raad richting gegeven aan waar de plus op de dienstverlening echt zit.

Goede dienstverlening is betaalbaar (ook leges) en vraagt om: • De juiste houding en gedrag: Menselijke maat (kom zelf eens kijken); empathie en betrokkenheid; denken in mogelijkheden; faciliterende meedenkende overheid. • Snel en adequaat handelen: Snelle reacties en doorlooptijd; inwoners worden adequaat doorverwezen; één punt waar inwoners en ondernemers antwoorden krijgen. • Goede communicatie: Duidelijke communicatie; persoonlijk contact; goede onderbouwing; een duidelijke ‘nee’ als het nou eenmaal een ‘nee’ is; ook contact vóór de vergunningaanvraag. • Duidelijk, actueel en toegankelijk beleid en regels: Beleid periodiek evalueren; het bestemmings-/omgevingsplan is up-to-date; regels zijn eenvoudig en eenduidig voor de inwoner, ondernemer en ambtenaar. Opmerking: We krijgen regelmatig casussen terug waarin boeren vergunningen niet hebben, niet door eigen toedoen. Dit betreft milieuvergunningverlening. Dat valt buiten de scope van dit onderzoek. Vraag 1: Voor welk bedrag staat de dienstverleningsovereenkomst met de ODR in de aankomende begroting? Antwoord: Het werkprogramma voor 2024 spreekt over een totaalbedrag van 5.047.221 euro.

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 3 van 13

Vraag 2: Zijn er andere scenario’s mogelijk, waarbij je de taken op een andere manier uit elkaar haalt en verdeelt tussen de ODR en de Gemeente West Betuwe? Antwoord: In theorie kun je de splitsing op ieder gewenst punt aanbrengen. Hiemstra & De Vries heeft onderzocht wat op basis van het in het rapport gehanteerde afwegingskader (dienstverlening, kwaliteit, financiën en uitvoerbaarheid) het meest wenselijke scenario van splitsing is. Alle bouwvergunningtaken terughalen, exclusief de deeltaken sloop, asbest en brandveiligheid, inclusief juridische advisering op bezwaar en beroep rondom vergunningverlening is het meest wenselijke scenario. De deeltaken ‘sloop’, ‘asbest’ en ‘brandveiligheid’ vragen om specialistische kennis en voldoende robuustheid om gezondheidsrisico's te beperken. Dit kan niet voldoende binnen de gemeente georganiseerd worden. Opdat asbest significant gekoppeld is aan sloopmeldingen, is het bevorderlijk voor de kwaliteit en snelheid van dienstverlening deze deeltaken in één organisatie te houden. Korte communicatielijnen tussen de vergunningverlener en juridisch adviseur leidt tot een sneller en zorgvuldiger vergunningverleningsproces en -besluit, en een eventuele bezwaar en beroepsprocedure.

Vraag 3: Waarom wordt ‘sloop’ niet los bezien van ‘asbest’ in het rapport? Kun je ervoor kiezen om product ‘sloop’ wel terug te halen en ‘asbest’ niet? Antwoord: Feitelijk is het mogelijk om ‘sloop’ wel terug te halen en ‘asbest’ niet. Hiemstra & De Vries adviseert dit echter niet. Het zijn beide relatief kleine onderdelen. De taak splitsen van elkaar leidt tot nog kleinere taken die niet robuust kunnen worden uitgevoerd. Daar komt bij dat ‘asbestsloop’ veelal wordt aangemeld als ‘gewoon sloop’, maar in de praktijk dan toch asbest gerelateerd blijkt te zijn. De taak in tweeën splitsen leidt ook tot onnodig heen-en-weer communicatie in het proces. De taken splitsen vormt een risico voor de robuustheid, effectiviteit en efficiëntie van de dienstverlening. Vraag 4: Gaan we het redden met een paar fte voor juridische advisering? Denk aan in de verharding maatschappij. Antwoord: Dit kan met de kennis van nu niet worden gekwantificeerd. Er is gekeken naar wat de gemeente West Betuwe nu inkoopt bij de ODR. Het is wel iets om in het achterhoofd te houden. Het is een autonome ontwikkeling die zich inderdaad kan voordoen. Vraag 5: Wat zijn overwegingen om juridische advisering terug te halen? Is het niet rol zuiverder om vergunningverlening en bezwaar & beroep bij twee organisaties onder te brengen? Antwoord: Het is geen kwestie van rolzuiverheid.

Het is niet aan de vergunningverlener en juridisch adviseur om elkaar onafhankelijk te controleren. In het belang van de aanvrager is het juist nodig om elkaar zo goed mogelijk ondersteunen in het proces. Een goede samenwerking en veelvuldig contact tussen de vergunningverlener en juridisch adviseur voor het vergunningenbesluit is genomen, bevordert namelijk een juridisch juist vergunningverleningsproces en besluit (verlening of afwijzing). Snel en effectief informatie kunnen uitwisselen is ook van belang wanneer een bezwaar en beroepsprocedure volgt na het vergunningenbesluit. Beide rollen in één organisatie positioneren zorgt voor kortere communicatielijnen. Dit leidt tot een sneller en zorgvuldiger vergunningverleningsproces en besluit, en bezwaar en beroepsprocedure.

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 4 van 13

Vraag 6: Blijft handhaving niet sowieso bij ODR? Antwoord: Er ligt een collegebesluit (zie College Uitvoeringsprogramma 2022-2026) om onderzoek te verrichten naar nut en noodzaak van het terughalen van toezicht- en handhavingstaken. Dit is inmiddels gestart. In kwartaal 2-2024 wordt uw raad gevraagd een besluit te nemen op het al dan niet terughalen van deze taken. Vraag 7: Er zijn geluiden dat deze taken allemaal naar de Omgevingsdienst moeten, weten jullie daar meer van? Antwoord: De gemeente is bij wet verplicht om alle basistaken VTH-milieu af te nemen bij de omgevingsdienst. VTH-taken rondom bouwen zijn daarentegen niet bij wet verplicht. Het is een politieke keuze van de raad om deze taken in eigen organisatie uit te voeren of uit te besteden aan de omgevingsdienst. Er is op dit moment geen aanleiding om aan te nemen dat bouwtaken in de toekomst ook verplicht bij de omgevingsdienst moeten worden afgenomen. Een gemeente wordt verondersteld bij het maken van de keuze ‘zelf uitvoeren of onderbrengen bij de omgevingsdienst’ rekenschap te geven aan robuuste uitvoering van taken. In dit kader is ook een algemene oproep om voldoende taken bij omgevingsdiensten onder te brengen, zodat dit stevige organisaties kunnen zijn.

Vraag 8: Is er een definitie voor dienstverlening? Is er een streven voor een mate van dienstverlening? Antwoord: Wat is goede dienstverlening? Wanneer zijn we tevreden en hoe meten we dat? Dit is nog niet specifiek uitgewerkt voor hoe we V(TH)-taken willen uitvoeren en de dienstverlening daaromtrent. Het is aan het college en de raad om hier kaders voor mee te geven en hier uitvoering aan te geven. Verbetering in de uitvoering van V(TH)-taken kan worden georganiseerd in de implementatiefase waarin processen, rollen, taken en software systemen worden vormgegeven. Verbetering van dienstverlenende taken en verantwoordelijkheden die onafhankelijk zijn van wie VTH-taken uitvoert en nu dus ook binnen West Betuwe zijn belegd (front-office, beleid en regelgeving, en digitale informatievoorziening), kunnen los van de implementatie van V(TH)-processen, rollen, taken en software systemen worden georganiseerd. Vraag 9: Is een response rate van 23% (bij het klanttevredenheidsonderzoek van de ODR) niet te laag om er iets over te zeggen? Antwoord: Dit is de enige beschikbare kwantificatie van de tevredenheid. We maken gebruik van dat wat er is. Voor een onderzoeksgroep is dit niet een ongewoon percentage.

Vraag 10: Waar zit strenger beleid in? Heeft het relatief groot aantal beleidsregels te maken met de eerdere fusie? Antwoord: Tijdens de groepsgesprekken en individuele gesprekken zijn signalen afgegeven over een beperktere beleids- en regelruimte binnen West Betuwe ten opzichte van andere gemeenten die deze taken afnemen bij de ODR. De voorlopige onderzoeksresultaten geven aanleiding tot nader onderzoek naar de hoeveelheid regels, toegankelijkheid en interpretatie van regels, en het mandaat van de ODR in relatie tot de gewenste kwaliteit van dienstverlening.

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 5 van 13

Het is momenteel niet aan te geven of hier een relatie met de eerdere fusie ligt. Bij de fusie is destijds wel bewust de keuze gemaakt om beleidsneutraal over te gaan. Vraag 11: Worden procedures sneller, beter en duidelijker als we het zelf doen? Antwoord: De wet bepaalt de maximale behandeltermijn van aanvragen. Procedures verlopen niet per definitie sneller, beter en duidelijker als de gemeente dit in eigen organisatie uitvoert. Wanneer de bouwvergunningtaken worden overgeheveld naar West Betuwe kunnen er kortere communicatielijnen ontstaan tussen de vergunningverlener en RO, het KCC en andere beleidsvelden binnen de gemeente. De communicatielijnen tussen bouwen (West Betuwe) en milieu (ODR), en tussen vergunningverlening (West Betuwe) en toezicht en handhaving (ODR) worden daarentegen langer. Het verschuiven van processen, taken en rollen vraagt om nieuwe, goede werkafspraken en -instructies op alle lijnen die gaan veranderen als gevolg hiervan. Sterker nog, elke organisatieverandering gaat gepaard met een bepaalde periode van inwerken en wennen aan de nieuwe situatie. In de beginfase na uittreding zullen procedures mogelijk juist langzamer verlopen en zal er nog enige tijd onduidelijkheid zijn op wie doet wat en hoe. Vraag 12: Zorgt de Omgevingswet er niet voor dat het beleid organisch naar elkaar toe groeit? Antwoord: Dat is mogelijk.

De instrumenten van de Omgevingswet (omgevingsvisie, het omgevingsplan en het omgevingsoverleg) bieden kansen om integraliteit aan te brengen in beleid en de uitvoering daarvan. De omgevingsvisie is reeds vastgesteld. Het omgevingsoverleg in ingevoerd. Het nog op te stellen omgevingsplan is een kans om bestaande regels te evalueren en waar nodig bij te sturen. Vraag 13: Kunnen Omgevingsplannen beperkter worden vormgegeven en is daar een complexiteitskader voor? Antwoord: Het is mogelijk om omgevingsplannen te ontwerpen met minder regels of ruimere kaders waardoor er meer mag. Het is echter allereerst de vraag of dat de bedoeling is. Regels kunnen ook goed zijn in het kader van het beschermen van algemene belangen (een duurzame en gezonde leefomgeving, goede ruimtelijke kwaliteit et ceterea) en de belangen van direct betrokkenen. Omgevingsplannen herontwerpen vraagt dan ook eerst om een visie op de doelstelling hierbij, om daarna de effecten hiervan te verwerken. De nieuwe omgevingswet vraagt sowieso om een herijkingsronde, waarvoor nog een aantal jaar de tijd is. In die herijkingsronde kunnen bestaande regels worden getoetst op toegankelijkheid, duidelijkheid en wenselijkheid.

Staat uw raad nog steeds achter deze beleidsregel? Is deze leesbaar en geeft het voldoende duidelijkheid voor inwoners, ondernemers en ambtenaren? Vraag 14: De minister heeft aangegeven dat met de Omgevingswet en de Wkb de kosten van een vergunning voor inwoners gaan dalen. Klopt dat? Antwoord: De legeskosten worden bepaald op basis van hoe de gemeente het vergunningverlenings-proces inricht. Aangezien de gemeente de taken nu niet zelf uitvoert is er geen nulpunt op basis waarvan een vergelijking kan worden gemaakt: kosten gaan omhoog of naar beneden. Daarbij is nog onvoldoende duidelijk wat het gevolg van de invoering van de Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging op het vergunningverleningsproces zal zijn, en de uitwerking daarvan op de hoogte van de legeskosten. Derhalve kan hier geen uitspraak over worden gedaan.

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 6 van 13

Vraag 15: Wat betekent Wkb? Antwoord: Wet kwaliteitsborging. Vraag 16: Ligt in dit project een taak voor de onafhankelijke rekenkamer? Antwoord: De gemeenteraad geeft opdracht voor het uitvoeren van een rekenkameronderzoek. De rekenkamer voert enkel achteraf onderzoek uit, gezien zij een controlerende functie heeft. In een implementatie of voorbereiding ligt in principe geen rol voor de rekenkamer. Daarbij ontbreekt aan deze vraag een scherp geformuleerde onderzoeksvraag. Derhalve kan op deze vraag geen antwoord of advies worden gegeven. Tafel 2: Drie routes voor implementatie van bouwvergunningtaken en plus op de dienstverlening Er zijn drie mogelijke routes voor de implementatie van bouwvergunningtaken en de plus op de dienstverlening met elk eigen voor- en nadelen, en risico’s. 1. Bouwvergunningtaken terughalen en tegelijkertijd de ‘plus' op de dienstverlening organiseren. 2. Eerst bouwvergunningtaken terughalen en daarna de ‘plus’ op de dienstverlening organiseren. 3. Eerst de ‘plus’ op de dienstverlening organiseren en daarna bouwvergunningtaken terughalen. De verschillen tussen de routes betreffen de totale procestijd, het moment van uittreden, de snelheid van merkbare kwaliteitsverbeteringen, haalbaarheid van de planning en uitvoerbaarheid voor de ambtelijke organisaties.

Samenvatting van de gesprekken tafel 2 De kwaliteitsverbetering van dienstverlening is de motivatie achter het terughalen bouwvergunningtaken. De ambtelijke organisatie heeft behoefte om op een aantal punten de dienstverlening al op korte termijn te willen verbeteren. Dit om goed voorbereid te zijn op de invoering van de Omgevingswet en te kunnen anticiperen op meekoppelkansen zoals het opstellen van het omgevingsplan. Uw raad uit zorgen over de krapte op de arbeidsmarkt met een mogelijk effect op de haalbaarheid van de planning en uitvoerbaarheid voor de ambtelijke organisatie. In afronding van het onderzoek van Hiemstra & De Vries geeft uw raad het volgende mee: • Uw raad heeft behoefte aan een nadere uitwerking op de implementatie van de ‘plus op de dienstverlening’: wat gaan we doen en in welke volgorde met oog voor de behoefte van de ambtelijke organisatie, meekoppelkansen, de haalbaarheid van de planning, risico’s en uitvoerbaarheid voor de ambtelijke organisatie. • In het afwegingskader voor het bepalen van een voorkeur voor één van de routes ontbreekt inzicht op de onderlinge verschillen in financiële consequenties. Uw raad vraagt dit op te nemen in het onderzoek om op basis van een volledig beeld een afweging te kunnen maken.

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 7 van 13

Vraag 1: Met betrekking tot route 3 (eerst plus op de dienstverlening, daarna v-taken terughalen). In het kader van zorgvuldig besteden van gemeenschapsgeld, moet de raad na de implementatie van de plus op de dienstverlening opnieuw een besluit nemen op het al dan niet terughalen van bouwvergunningtaken? Is het dan nog zinvol en nodig om bouwvergunningtaken terug te halen? Weegt de minimale extra plus op de dienstverlening dan nog af tegen de organisatorische en financiële consequenties van het terughalen van bouwvergunningtaken? Antwoord: De bestuurlijke opdracht luidt: bouwvergunningtaken rondom bouwen halen we terug van de ODR. Het kaderstellend onderzoek naar de implementatie van bouwvergunningtaken is een feitelijk onderzoek om te bepalen hoe we dit zo goed mogelijk kunnen organiseren voor de inwoner. We onderzoeken daarbij verschillende scenario’s voor implementatie van deze taken en de consequenties daarvan voor de kwaliteit van dienstverlening richting inwoners en de gemeentelijke organisatie. Het is aan het college en uw raad om op basis van de onderzoeksresultaten de afweging te maken volgens welk scenario taken worden geïmplementeerd, of bij nader inzien het besluit bouwvergunningtaken terug te halen in te trekken. Vraag 2: Als de implementatie van bouwvergunningtaken opschuift (route 3) en uittreding niet binnen deze raadsperiode plaatsvindt.

Kan de volgende raad de implementatie dan nog stopzetten of de koers drastisch wijzigen? Antwoord: Besluitvorming op de implementatie van bouwvergunningtaken vindt plaats binnen deze raadsperiode. Na besluitvorming start de implementatie van taken, rollen, processen en systemen binnen de gemeente West Betuwe en de voorbereiding op uittreden uit de ODR. In geval van route 1 en 2 vindt de implementatie én de feitelijke overdracht van taken en uittreding uit de ODR plaats binnen de huidige raadsperiode. De implementatie wordt definitief als de raad een definitief uittreedbesluit neemt (voorzien in kwartaal 2-2024) én als het algemeen bestuur van de ODR in oktober 2024 dit besluit met 2/3 meerderheid accepteert, inclusief de daarbij horende uittreedafspraken. In geval van route 3 start de implementatie binnen de huidige raadsperiode, maar vindt de feitelijke overdracht en uittreding plaats in de volgende periode. Er zijn dan twee opties: 1. Uiterlijk in kwartaal 2-2025 neemt de raad een definitief uittreedbesluit én vraagt het algemeen bestuur van de ODR in oktober 2025 dit besluit met 2/3 meerderheid te accepteren, inclusief de daarbij horende uittreedafspraken. Een volgende raad kan het uittreedbesluit en de uittreedafspraken niet meer wijzigen, dan wel intrekken. 2.

Uw raad kan het besluit tot uittreden ‘parkeren’ naar kwartaal 2-2026 én vraagt het algemeen bestuur van de ODR in oktober 2026 dit besluit met 2/3 meerderheid te accepteren, inclusief de daarbij horende uittreedafspraken. Uw raad kiest dan voor eerst investeren in de plus op de dienstverlening. Het uittreedbesluit inclusief uittreedafspraken valt dan in de volgende raadsperiode met het risico op wijziging of intrekking, maar wordt dan wel genomen in het licht van de ervaringen met de plus op de dienstverlening, de gevolgen van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging, de financiële positie van de gemeente en het besluit om toezichten handhavingstaken al dan niet terug te halen.

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 8 van 13

Vraag 3: Is het mogelijk om de implementatie van bouwvergunningtaken dusdanig gefaseerd uit te voeren om het tijdelijk terugzakken van de kwaliteit van dienstverlening daarmee te kunnen voorkomen? Antwoord: Fasering anders dan de geschetste routes zijn in het onderzoek afgevallen. Taken in delen overbrengen brengt veel in het vergunningverleningsproces. Het wordt onduidelijk wie nog waarvoor verantwoordelijk is. Alle heen-en-weer communicatie zorgt voor vertraging in de afhandeling van een vergunningaanvraag. Dit heeft nadrukkelijk niet de voorkeur van alle betrokkenen. Bij route 3 wordt eerst geïnvesteerd in de kwaliteit van dienstverlening. De overdracht van bouwvergunningtaken volgt daarna. De dip in de dienstverlening rondom het uit voeren van bouwvergunningtaken vindt dan plaats vanuit een betere uitgangspositie. Dit heeft een dempend effect op de dip in de kwaliteit. Vraag 4: Zijn de financiële consequenties voor de drie routes gelijk? Antwoord: De projectkosten voor de implementatie van vergunningtaken zullen in route 1 en 2 gelijk zijn. In geval van route 1 en 2 vindt uittreding plaats op het zelfde moment. De kosten voor uittreding zullen dan ook gelijk zijn.In geval van route 2 vindt de implementatie van de plus op de dienstverlening later plaats. Er kan sprake zijn van indexering op deze kosten.

In geval van route 3 is er sprake van een langere looptijd en latere uittreeddatum. Dan kan er sprake zijn van indexering op de projectkosten én de uittreedkosten. De doorlooptijd van het ICT-contract van de ODR is echter korter. De compensatie voor ICT-kosten kan hierdoor lager uitvallen. In alle gevallen is ‘personeel’ de grootste kostencomponent. Vanaf het moment dat een uittreding officieel is geaccordeerd kan de ODR starten met anticiperen door enkel tijdelijke contracten aan te gaan voor personeel dat deze taken uitvoert. Dit geldt voor alle routes. Door het besluit van uittreden en de officiële uittreeddatum wat langer uit elkaar te laten liggen, heeft de ODR in principe meer tijd om bij eventuele vacatures met tijdelijke contracten te gaan werken en bestaande tijdelijke contracten niet te verlengen. Op de uittreeddatum kan sneller worden afgeschaald op personeel. Dit heeft mogelijk een gunstig effect op de hoogte van de te compenseren personeelskosten. Dit blijft echter hypothetisch en is moeilijk op voorhand echt uit te rekenen. De ODR werkt op dit moment al met een flexibele schil om fluctuaties enigszins op te vangen. Tafel 3: Organisatorische en financiële consequenties van de implementatie van bouwvergunningtaken en plus op de dienstverlening Implementatie van bouwvergunningtaken en uittreding heeft incidentele en structurele gevolgen.

Voor de uitvoering van bouwvergunningtaken, juridische advisering bij bezwaar en beroep, en overheadtaken verwachten we een structurele toevoeging van ca. 18 fte aan de organisatie. Voor het realiseren van de plus op de dienstverlening verwachten we een structurele toevoeging van ca. 4 fte aan de organisatie. Voor een deel worden deze fte’s in een nieuw team onder leiding van een nieuwe teamleider opgericht. Een overig deel wordt toegevoegd aan bestaande teams. In het tussenrapport van Hiemstra & De Vries staan voorlopige berekeningen voor de te verwachten structurele en incidentele kosten. De daadwerkelijke kosten zijn afhankelijk van de keuzes die door de gemeente West Betuwe worden gemaakt, de afspraken die tot stand komen tussen de gemeente West Betuwe en de ODR, de daadwerkelijke cijfers na de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging, en eventuele inflatiecorrecties.

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 9 van 13

Samenvatting van de gesprekken tafel 3 Hiemstra & De Vries heeft uw raad meegenomen in de organisatorische en financiële consequenties van de implementatie, uittreding en uitvoering van bouwvergunningtaken. Uw raad had vooral behoefte aan verduidelijking op een aantal onderwerpen. Vraag 1: Training personeel. Gaat dat om de 23 nieuwe mensen die getraind moeten worden? Antwoord: We hebben een bedrag opgenomen als richtbedrag van € 100.000 en nader in te vullen in de projectfase. Het kan gaan om iedereen die te maken heeft met de plus op de dienstverlening realiseren. Denk aan: KCC-medewerkers, vergunningverleners, beleidsmedewerkers RO. Thema’s zijn: ja-mits houding, doorpakken, doorvragen. Een voorbeeld rekensom is: 25 medewerkers x €1.500 x 2 jaar en 10 medewerkers x €2.500. Vraag 2: Wie zitten er in de stuurgroep? Antwoord: De stuurgroep VTH bestaat uit de volgende leden: Jacoline Hartman (portefeuillehouder), Kees Verweij (directeur), Gerrit Visser (programmanager en budgethouder) en Erwin Donga (teamleider ROW en ambtelijk opdrachtnemer). Het is aan de kwartiermaker inrichting VTH om de stuurgroep mee te nemen in het proces en de resultaten, en richting te vragen voor het vervolgproces. Vraag 3: Huisvesting, wat is de angel? Is er voldoende fysieke ruimte? Antwoord: Huisvesting is een organisatie breed vraagstuk.

Het aantal extra fte dat moet worden gehuisvest als gevolg van de autonome groei, het (gedeeltelijk) uittreden uit diverse gemeenschappelijke regelingen en de oprichting van de flexibele kern moet in gezamenlijkheid worden beoordeeld. Het extra aantal fte in de organisatie door het terughalen van bouwvergunningtaken en het organiseren van een plus op de dienstverlening is hoger dan aanvankelijk ingeschat. Daarbij is er behoefte aan meer persoonlijk contact met inwoners om hen vroeg en beter te kunnen voorlichten over en meenemen in het vergunningverleningsproces. Dit vraagt om een fysieke inrichting die dat faciliteert. De visie op huisvesting gaat uit van flexibel werken met een aantal publieke zones, waarbij rekening is gehouden met een zekere marge voor groei. Organisatie breed goede werkafspraken maken is essentieel voor het behoud van een prettige werkomgeving voor de gehele organisatie en dienstverlening aan de inwoner. Vraag 4: Het zijn grote bedragen voor compensatie van personeel, maar uiteindelijk gaat het personeel weg? Antwoord: Er is geen sprake van mens-volgt-werk, omdat de medewerkers van de ODR niet 1-op-1 aan West Betuwe zijn gekoppeld. De mensen blijven in dienst van de ODR. De fte’s die West Betuwe als gevolg van uittreding ‘eruit haalt’ worden ‘bovenformatief’. Voor dat aantal fte moet nieuw werk worden gevonden, binnen of buiten de ODR.

Onbekend is of er medewerkers in West Betuwe komen werken. Dit is op vrijwillige basis. Uiteindelijk gaan er mensen óf weg bij de ODR óf er kan voldoende met fte worden geschoven, zodat fte’s weer een vaste inbedding hebben. Deels kan dit een papieren actie

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 10 van 13

zijn. Deels kan het zijn dat er een reorganisatieplan binnen de ODR moet starten om medewerkers naar ander werk te begeleiden. Vraag 5: Wordt het bedrag dus minder als er mensen mee gaan? Antwoord: Als er mensen mee gaan wordt het te compenseren bedrag kleiner. Daarom stelt Hiemstra & De Vries in het rapport voor om elk half jaar te kijken hoeveel fte er nog daadwerkelijk boventallig is. Dan compenseert West Betuwe alleen voor de fte’s die op dat moment nog boventallig zijn. Vraag 6: In eerdere rapporten is gesproken over ‘enkele’. Waarom is hier nu geen rekening mee gehouden? Destijds is er toch ook personeel naar de ODR gegaan? Kan het andersom niet dan? Antwoord: We hebben er niet opnieuw naar gevraagd. In de werkgroepen is de verwachting uitgesproken dat medewerkers niet meekomen. We gaan voor nu uit van ‘niemand’. Ook al zou iemand de intentie uitspreken het wel te willen, op dit moment kunnen we niet met zekerheid kunnen vaststellen dat deze persoon dat terzijnertijd ook daadwerkelijk doet. Toen de gemeente West Betuwe met de fusie besloot om taken over te dragen naar de ODR kon personeel 1-op-1 aangewezen worden. Nu de taken al enige jaren door de ODR worden uitgevoerd is dit nier meer het geval. Dit is met beide OR-en afgestemd. Oud-medewerkers van de voormalige gemeente Lingewaal zijn niet meer werkzaam bij de ODR of in andere functie.

De huidige medewerkers van de ODR werken niet sec voor de gemeente West Betuwe, maar ook voor andere gemeenten die hun taken daar hebben ondergebracht. Vraag 7: Ze kunnen toch bij ons komen werken? Antwoord: Dat is in theorie mogelijk maar daartoe kunnen we deze medewerkers niet verplichten. Vraag 8: Volgens mij is eigen personeel goedkoper dan personeel van de ODR. Kunt u dat bevestigen? Antwoord: Het is niet 1 op 1 te zeggen of personeel in eigen dienst West Betuwe goedkoper is. Dit komt omdat het uurtarief van West Betuwe zelf niet als dusdanig wordt uitgerekend. Daar heeft het uittreedbedrag ook niets mee te maken, omdat het uurtarief van de ODR moet worden gecompenseerd. Vraag 9: Toch snap ik niet waarom we zo veel geld (desintegratiekosten) moeten betalen aan de ODR. Kunt u dit toelichten? Antwoord: De begroting van de ODR is gebaseerd op uren die alle deelnemende gemeenten afnemen, waaronder de gemeente West Betuwe. Als West Betuwe taken terughaalt en die uren daarvoor niet meer afneemt, dan klopt de begroting van ODR niet meer. De andere deelnemers zouden dan meer per uur moeten gaan betalen om het verlies van West Betuwe op te moeten vangen. Conform de Wet Gemeenschappelijke regeling moet een uittredende gemeente een aantal jaar na uittreding de kosten compenseren. In die periode kan de ODR de begroting weer in balans brengen met de inkomsten.

Vaste lasten, zoals afschrijving ICT, huisvesting worden een aantal jaar vergoed en zullen gedurende die jaren ook vast blijven staan. Personele compensatie zou kunnen dalen als medewerkers ander werk binnen de ODR krijgen. Zij zijn dan niet meer boventallig. Er staan uren en inkomsten tegenover. Personeel dat uit dienst gaat behoeft ook geen compensatie (meer). In het rapport van Hiemstra & De

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 11 van 13

Vries staan twee voorbeeld scenario’s voor als personele compensatie gedurende de compensatietermijn afnemen. Vraag 10: De structurele kosten, is dat volledig voor de aanvullende dienstverlening? En deze kosten komen jaarlijks terug? Antwoord: De structurele kosten betreffen inderdaad de plus op de dienstverlening en het extra aantal fte dat hier uitvoering aan geeft. Dit aantal extra fte is structureel. De opleidingskosten zijn een eenmalige impuls voor de koerswijziging in de ‘plus op de dienstverlening’. Deze zijn daarom eenmalig opgenomen in het kostenoverzicht. Daarna kunnen ze als algemene opleidingskosten worden meegenomen in het reguliere opleidingsplan van de gemeente West Betuwe. Een plus op de dienstverlening omtrent vergunningverlening is een eigen keuze en mag bij wet niet worden doorberekend naar de aanvrager in de legeskosten. Hiemstra & De Vries gaat er verder vanuit dat het bedrag wat de gemeente West Betuwe nu uitgeeft aan inhuur van de ODR gelijk staat aan de uitgave om de taak uit te voeren binnen West Betuwe. De enige onzekere factor is de ICT-kosten. In geval van de ODR worden de ICT-kosten over alle deelnemende gemeenten verspreid. Wanneer de gemeente West Betuwe zelf de taken uitvoert, is de gemeente ook zelf verantwoordelijk voor de aanschaf en onderhoud van de nodige systemen en de kosten daarvoor.

Er is een werkgroep ICT opgericht om hier meer inzicht in te krijgen en dit mee te nemen in de besluitvorming in kwartaal 2-2024. Vraag 11: We weten niet hoeveel het exact gaat kosten als we een besluit nemen? Antwoord: Er zijn een aantal onzekere factoren. Daarom is nu een indicatie gemaakt van de maximale kosten voor uittreden. Personele compensatie kan in het gunstigste geval afnemen, zodra de ODR de pool vergunningverleners en juristen met vaste contracten kan inperken en tijdelijke (inhuur) contracten beëindigen. Het is daarom van belang om afspraken te maken over de rekenmethode van het vaststellen van de uittreedkosten. Dan kan een onafhankelijke accountant controleren of de bedragen correct tot stand zijn gekomen. Vraag 12: Hoeveel jaar moeten we compenseren? Antwoord: Hiemstra & De Vriest stelt de volgende rekenmethode voor: 3 jaar voor de personele compensatie en gemiddeld 5 jaar voor de materiële compensatie. Deze 5 jaar voor materiële compensatie wordt omgerekend naar 3 jaar, zodat de gehele compensatie voor 3 jaar in de begroting en jaarrekening van West Betuwe staat. De gemiddeld 5 jaar aan materiële kostencompensatie dient exacter te worden gemaakt aan de hand van de betreffende begrotingsposten en onderliggende contracten van de ODR. Vraag 13: Niet alles wat we afnemen bij de ODR is structureel toch? Antwoord: Er zijn taken/uren die elk jaar hetzelfde zijn.

Deze worden jaarlijks opgenomen in het werkprogramma. Voor specifieke projecten of maatwerkopdrachten kan aanvullende uren worden afgenomen bij de ODR. Op voorhand in het werkprogramma of gedurende het kalenderjaar door middel van een meerwerkopdracht. Hiemstra & De Vries is uitgegaan van wat er de afgelopen jaren gemiddeld wordt afgenomen.

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 12 van 13

Bij het definitief berekenen van de uittreedsom kan nader worden bezien of de 5.000 uur maatwerk inkoop valt onder ‘uittreden’ of onder ‘inkoop extra dienstverlening’. Bij structureel ‘maatwerk’ inkopen valt het accent op structureel. Is het elk jaar iets anders, dan valt het accent op ‘extra inkoop’. West Betuwe zelf dient er in ieder geval rekening mee te houden dat hier incidentele of structurele lasten voor gereserveerd blijven omdat er anders geen personeel kan worden aangesteld en/of ingehuurd om de taken uit te voeren. Vraag 14: Hoe zit het met de PM kosten? Antwoord: Er is nog het nodige onduidelijk en daarom hier als PM benoemd. Zo zijn de ICT-kosten nog onderwerp van onderzoek. Daarnaast hangt een en ander af van de keuzes die uw raad maakt over de terug te halen taken en de route voor implementatie. Voor projectkosten is een reservering gedaan binnen West Betuwe. Of deze toereikend is zal in de vervolgstappen moeten worden bezien. Vraag 15: Moet je de ICT helemaal opnieuw optuigen? De ODR heeft dit toch al? Kun je de ICT bij de ODR laten? Antwoord: Wanneer de gemeente taken zelf uitvoert, moet deze ook zelf over de middelen beschikken om dit te kunnen uitvoeren. West Betuwe kan niet gebruikmaken van de faciliteiten die de ODR heeft. De Gemeenschappelijke regeling staat bovendien niet toe dat de ODR andere diensten levert dan waarvoor zij is opgericht.

ICT is geen dienst van de ODR. Aangezien de gemeente niet over de benodigde systemen beschikt om taken uit te voeren, moet dit worden aangeschaft en opgetuigd. Daarnaast moet er een goede koppeling zijn tussen de systemen van de ODR en de gemeente om dossiers te kunnen overdragen en data te kunnen uitwisselen met inachtneming van de wetgeving omtrent privacy en gegevensbescherming. Vraag 16: De ICT gebeurt toch al dadelijk met de Omgevingswet? Antwoord: West Betuwe voert de bouwvergunningtaken nu niet uit. De invoering van de Omgevingswet geeft geen aanleiding om ICT aan te schaffen en in te richten. Zolang de taken bij de ODR belegd zijn, is het aan de ODR om de wettelijke vereisten voor de systemen te voldoen. Na de invoering van de Omgevingswet is de ODR vooralsnog degene die de bouwvergunningtaken van de gemeente West Betuwe (tijdelijk) uitvoert. Het is aan de ODR om ervoor te zorgen dat hun systemen aansluiten op de vereisten van de Omgevingswet. De eerste mogelijkheid voor West Betuwe om de bouwvergunningtaken uit te voeren, zal na invoering van de Omgevingswet zijn. De nodige aan te schaffen systemen zullen daarom zo ingericht moeten worden dat het aansluit op de vereisten van de Omgevingswet. Vraag 17: Werving, is het haalbaar met het oog op de arbeidsmarkt? Antwoord: De omstandigheden op de arbeidsmarkt zijn niet makkelijk. Er is sprake van schaarste.

Ook bij vergunningverleners en juristen. Het is daarom zaak om tijdig te starten met werven voor vaste medewerkers, goed te overleggen met de ODR om bijvoorbeeld medewerkers uit hun flexibele schil ‘over te nemen’ en tijdig met bureaus te overleggen over tijdelijke contracten. Het wel of niet kunnen vullen van vacatures is een onbekende factor. Het vraagt om het tijdig starten van een echte wervingscampagne met de nodige tijd, capaciteit en aandacht.

Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 13 van 13

Vraag 18: Wat is het risico als fte's niet worden opgevuld? Antwoord: Bij het niet of onvoldoende kunnen invullen van vacatures ontstaan er risico's bij het niet tijdig kunnen afhandelen van vergunningen. Dit is te ondervangen door niet alleen vaste medewerkers te werven, maar ook in te zetten op contracten met bureaus voor een flexibele schil. Dit kunnen bijvoorbeeld bureaus en medewerkers zijn die nu tijdelijk voor de ODR werken. Daarnaast verdient het aanbeveling om met de ODR afspraken te maken over de inzet van hun (vaste) medewerkers en hiermee een overgangsfase te creëren. West Betuwe schaalt het aantal medewerkers op. De ODR schaalt eerst inhuur en daarna eigen medewerkers af. Dit kunnen communicerende vaten zijn. Op deze wijze kunnen risico’s tot een minimum worden beperkt. Mits ook de werving tijdig wordt gestart. Plenaire terugkoppeling en vervolg De opmerkingen, suggesties en vragen van uw raad neemt Hiemstra & De Vries mee in de afronding van het onderzoek en verwerkt dit voor zover mogelijk in het onderzoeksrapport. In februari 2024 is er opnieuw een beeldvormende vergadering. Het definitieve rapport wordt dan aan uw raad gepresenteerd. Uw raad wordt tevens meegenomen in het proces dat volgt richting kwartaal 2-2024 waarin uw raad wordt gevraagd een besluit te nemen op de implementatie van bouwvergunningtaken.

Per eind oktober is Hiemstra & De Vries gestart met het onderzoek naar bouwtoezicht- en handhavingstaken. In de beeldvormende vergadering van februari 2024 wordt uw raad meegenomen in de voorlopige onderzoeksresultaten. In kwartaal 2-2024 wordt uw raad gevraagd een besluit te nemen op het al dan niet terughalen van deze taken.