B2-09-Bijlage-Vastgesteld-en-getekend-Programmabegroting-2024-en-Meerjarenraming-2025-2027-RAR-geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
10 JULI 03
—R
L
Regionaal Archief Rivierenland Programmabegroting 2024 en
Meerjarenraming 2025
-2027
Regionaal Archief Rivierenland J.S. de Jongplein 3 4001 WG
Tiel
Telefoon: 0344 — 612230
e-mail: info@rarivierenland.nl
BESLUIT
PROGRAMMABEGROTING
2024
EN
MEERJARENRAMING
2025-2027
Het Algemeen Bestuur,
gelet op artikel 24 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland, besluit:
1.
Programmabegroting 2024 vast te stellen en
2.
de Meerjarenraming 2025-2027 ter kennisgeving aan te nemen.
Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 6 juli 2023.
(geanonimise rd) (geanonimiseerd) r
Voorzitter
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
(geanonimise rd) . (geanonimiseerd)
Secretaris
Pagina 2 van 35
MANAGEMENTSAMENVATTING De begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 geven inzicht in onze opgave voor de komende jaren voor zowel ons programmaplan als ook financieel. Onderstaand een kort resume. Het beleidsplan 2022-2025 van het Regionaal Archief Rivierenland is, net als voorgaand jaar, leidend geweest voor het opstellen van het programmaplan evenals de financiële begroting. Het thema van het beleidsplan is DATA. En wel DATA in al haar facetten: duurzaamheid data, ketendata, metadata, gebruik van data en presentatie van data. Met al deze facetten van DATA komen wij dagelijks in
aanraking in ons werk en het is belangrijk hierin steeds toekomstbestendige keuzes te maken. De speerpunten en prioriteiten hierin voor 2024 zijn verwoord in het programmaplan. Afgelopen jaren hebben we op een aantal zaken achterstanden opgelopen als gevolg van corona. Dit vooral op het gebied van materiele verzorging en inventarisatie, maar ook in de doorontwikkeling van het e-depot. Een inhaalslag op deze vlakken is reeds in 2022 opgestart, maar dit zal nog zeker doorlopen in 2024. In ons programma 2024 hebben een aantal digitaliseringsprojecten opgenomen die hier een grote bijdrage aan leveren. Natuurlijk blijft de realisatie van deze projecten voor een
deel afhankelijk van de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en in de archiefbranche. In de vertaling van dit programma naar onze baten en lasten zien we, ten opzichte van andere jaren, een relatief hogere stijging van de lasten in 2024. Door diverse wereldwijde ontwikkelingen, zoals de oorlog in Oekraïne, is de inflatie in 2022 enorm gestegen (sept. 2022: 17,1%). Gevolg hiervan is dat
de eerder vastgestelde indexaties uit 2022 en 2023 niet afdoende zijn om de kostenstijgingen te dekken. In de indexatie van 2024 zijn de correcties op de eerder vastgestelde indexaties uit 2022 en 2023 meegenomen (zoals ook verwoord in de Kaderbrief Programmabegroting 2024), wat maakt dat de indexatie 2024 hoger is dan gebruikelijk. Naast deze indexatie zijn ook in 2023 de energiekosten voor het RAR substantieel hoger geworden dan voorgaande jaren. Aangezien nog onvoldoende duidelijk is welke kant het op gaat, is in de begroting 2024 het verhoogde tarief uit 2023 gehanteerd Natuurlijk hebben we binnen onze begroting ook gekeken naar mogelijkheden om de lasten te verlagen. Een goed voorbeeld hiervan is het uitstellen, dan wel gefaseerd uitvoeren, van de vervanging van onze inventaris. Dit levert weer een aanzienlijke lastenverlaging op. Dit samen maakt
dat we de stijging van de bijdrage per inwoner, in deze bijzondere tijd, zo laag mogelijk houden zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van onze dienstverlening Tot slot onderbouwen de cijfers uit de (verplichte) paragraven en financiële begroting de gezonde financiële positie en bedrijfsvoering van het RAR e
E r
Foto
RAR:
de Studiezaal
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 3 van 35
Inhoudsopgave BESLUIT PROGRAMMABEGROTING MANAGEMENTSAMENVATTING
2024
EN MEERJARENRAMING
2025-2027 …
…
Inhoudsopgave . 1
Inleiding 11
Leeswijzer..
12
Kaders..
13
_
14
_ Samenstelling Bestuur.
2
Deelnemende
Gemeenten …
Programmaplan. 21
2.2
_
Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland .
2.1.1
_
Doelstelling..
212
_
Missie.
2.13
_
Beleidsplan 2022-2025.
_ Wat gaan we ervoor doen?.… 2.2.1
_ Taakgebieden …
222 2.3
3
Taakgebieden en prioriteiten begroting 2024..
_ Wat mag het kosten?.
234
Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien …
23.2
Overzicht van de kosten van Overhead...
2.3.3
_
Het bedrag van de Vennootschapsbelasting.
23.4
_ Overige toelichting …
Paragrafen… 34
_ Weerstandsvermogen en risicobeheersing.
32
_ Kapitaalgoederen
33
_ Financiering …
34
_ Bedrijfsvoering .
5 _ Financiële begroting. 5.1
_ Overzicht van de baten en lasten en de toelichting.
52
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting …
BIJLAGEN
…
Bijlage 1: Overzicht geraamde Overhead 2024-2027. Bijlage 2: Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2024-2027 . Bijlage 3: Overzicht van reserves en voorzieningen 2024-2027.. Bijlage 4: Format voor de begroting van de deelnemende gemeenten … Bijlage 5: Rapport Risicomanagement en Weerstandsvermogen..
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 4 van 35
1
Inleiding
Voor u ligt de programmabegroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland (RAR). De begroting is een instrument/document dat wordt opgesteld op basis van art. 24 lid 4 van de gemeenschappelijke
regeling. Hierin staat: Het Dagelijks Bestuur overlegt aan de gemeenteraden voor 1 april van elk jaar de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het volgende jaar.
Eind 2021 is door het Algemeen Bestuur het nieuwe beleidsplan 2022-2025 vastgesteld. Dit beleidsplan is bij de opstelling van de begroting 2024 leidend geweest voor het archiefprogramma evenals in de Meerjarenraming 2025-2027.
Hieronder wordt in het kort toegelicht hoe het document is opgebouwd en waar u welke informatie kunt vinden. Daarna zijn opgenomen de kaders waarbinnen deze begroting en meerjarenraming zijn
opgesteld, de deelnemende gemeenten en de samenstelling van het bestuur. 11
Leeswijzer
Beleidsbegroting Hoofdstuk 2 en 3 omvatten samen de beleidsbegroting. Hierin komen aan de orde: - _ in hoofdstuk 2 het Programmaplan met onze doelstellingen en ons programmaplan voor 2024.
- _ in hoofdstuk 3 de Paragraven, hier is de begroting onderbouwd met relevante financiële informatie en de verplichte paragrafen volgens de begrotingsregels (BBV). Financiële begroting Hoofdstuk 4 omvat de financiële begroting. Dit deel van de begroting bestaat uit: - _ Het overzicht van baten en lasten en de toelichting. - _ De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting. 1.2
Kaders
De begroting 2024 is opgesteld op basis van onderstaande financiële- en beleidskaders. Deze zijn n overeenstemming met de kaders uit onze kaderbrief van 28 november 2022 Beleidskaders
De begroting is opgesteld op basis van: - _ De gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland; - _ Het “Beleidsplan Regionaal Archief Rivierenland 2022-2025";
-
Dewet- en regelgeving waaronder: e
Gemeentewet (GW);
e
Archiefwet;
e Besluit Begroting en Verantwoording (BBV]); e _ Wet open overheid (Woo); e _ Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Toelichting op de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wer) is op 1 juli l. in werking getreden. Doel van de
ijziging is om de democratische legitimiteit van gemeenschappelijke regelingen en de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden te versterken. Alle gemeenschappelijke regelingen moeten door deze wetswijziging gewijzigd worden en zo het RAR.
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 5 van 35
De wetgever geeft twee jaar de tijd aan samenwerkingsverbanden op basis van de Wgr om hun
regeling te wijzigen. Dit betekent dat de wijziging van de regeling uiterlijk op 1 juli 2024 moet zijn geïmplementeerd. Komende tijd wordt gebruikt om dit traject, gezamenlijk met ander GR-en in de regio, vorm te geven.
Financieel kader programmabegroting en meerjarenraming
Voor het opstellen van de programmabegroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 zij uitgangspunten van de Kaderbrief Programmabegroting 2024 van de Regionaal Archief Rivierenland gevolgd. Wat in het kort neerkomt op het volgende:
- _ Indexering: De budgetten zijn gebracht op het prijsniveau van 2024, conform de inflatiecijfers van het CPB.
-
Hierbij is rekening gehouden met:
Correcties op de eerder vastgestelde indexatie van 2022 en 2023, omdat deze als gevolg van diverse wereldwijde autonome ontwikkelingen aanzienlijk hoger blijken te liggen dan verwacht was ten tijde van de begroting. Dit geldt ook voor de stijging in de
energiekosten. - _ Laatste ontwikkelingen met betrekking tot CAO 2023;
-
Voor het jaar 2024 een stijging van 4,4% per jaar over de formatie/salariskosten (inclusief pensioenlasten) van peildatum maart 2023;
-
Voor het jaar 2024 een prijsstijging van de kosten budgetten van 2,4% per jaar;
- _ De inwonersaantallen van het CBS met peildatum 1 januari 2023. Hiermee zijn de indexaties van 2024:
Loonindexatie Gehanteerde loonindexaties in begroting Indexatie septembercirculaire gemeentefonds 2022 en de actuele Cao-afspraken (datum 13-03-2023)
Verschil
2022 |_ 2,75% 2023 _ 2024
2024
300%
430% |
9,45%
_ 4,40%
1,30% | 6,70% _ 4,40%
12,40%
Prijsindexatie
Gehanteerde prijsindexaties in begroting
140% |
1,50%
Indexatie septembercirculaire gemeentefonds 2022
4,10%
5,90%
Verschil
2,40%
2,70% | 440% |_ 2,40%
9,50%
*Op basis van de laatst ontwikkelingen CAO gerelateerd aan de formatie van het RAR
De bovenstaande uitgangspunten zijn in lijn met de gehanteerde uitgangspunten van de overige gemeenschappelijke regelingen in Rivierenland.
Het uitgangspunt van het Algemeen Bestuur is een structureel en reëel sluitende begroting en incidentele tekorten te dekken vanuit de algemene reserve. De geldende ratio van het
weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur vastgesteld op minimaal 1,0. Dit betekent voor het RAR een minimaal niveau van weerstandscapaciteit van € 211.000,-. Uitleg hierover is opgenomen in paragraaf 3.1.
Het RAR hanteert op basis van de in 2009 aangetrokken financieringsmiddelen voor investeringen een (gemiddeld) rentepercentage van 4,75%. Dit betreffen annuïtaire leningen welke zijn afgesloten voor de financiering van de bouw met een vaste rente gedurende de gehele looptijd.
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 6 van 35
Btw
Het Regionaal Archief Rivierenland is btw-plichtig. Het bedrag per inwoner wordt als gevolg hiervan met 21% btw belast. De betaalde btw kan door de deelnemende gemeenten en het waterschap via de zogenaamde compensabele btw worden verhaald 13
Deelnemende
Gemeenten
De deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland per 1 januari 2023 zijn: Buren, Culemborg, Geldermalsen, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel
14
Samenstelling Bestuur
Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland bestaat op 1 januari 2023
uit:
Dagelijks Bestuur R. van Stappershoef
gemeente West Betuwe, voorzitter
C.A.H. Zondag
gemeente Zaltbommel
D. Bijvoet-de Wit
gemeente Culemborg
E.
directeur/streekarchivaris, secretaris
(geanonimiseerd)
Algemeen bestuur
(geano im se rd) Foto
RAR:
Het nieuwe
bestuur
gemeente West Betuwe, voorzitter
gemeente Zaltbommel gemeente Culemborg gemeente Buren gemeente
Neder-Betuwe
gemeente Tiel
gemeente Maasdriel directeur/streekarchivaris, secretaris
van
het
RAR
sinds 2022
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 7 van 35
Beleidsbegroting
In dit deel:
-
Hoofdstuk 2: Programmaplan
-
Hoofdstuk 3: Paragrafen
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 8 van 35
2
Programmaplan
In dit hoofdstuk wordt conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) omschreven:
- _ wat de beoogde maatschappelijke effecten zijn van het programmaplan: Doelstelling en missie; - _ op welke wijze de maatschappelijke effecten worden nagestreefd: Wat gaan we er voor doen?; - _ wat de raming is van de baten en lasten: Wat mag het kosten?
2.1
Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland
2.1.1 Doelstelling Art. 3 GR RAR: Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: 3) de zorg voor en het beheren van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers.
b)
het toezicht op het beheer
van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet
<)
de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van
zijn overgebracht. instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten
d)
21.2
worden
verleend.
het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regjonale geschiedenis. Missie
Het Regionaal Archief Rivierenland is een professionele, toekomstgerichte archiefdienstverlener voor het Rivierengebied, die klantgerichtheid en zorgvuldigheid in de dienstverlening aan de burger en de
overheid voorop heeft staan, die de meerwaarde van samenwerkingsverbanden onderkent en die op actieve wijze gebruik van bronnen en informatie daaruit stimuleert. De kerntaken van het RAR zij
- _ Het aanbieden van historische informatie en/of belevingskansen aan een zo breed mogelijk publiek op de voor hen meest geschikte manier.
- _ Als professionele collectiebeheerder archieven en collecties verwerven, bewaren, toegankelijk maken en gebruik ervan stimuleren.
Om deze collecties op optimale wijze te beheren en beschikbaarte stellen, werkt het RAR volgens drie kernwaarden: Betrouwbaar, Betrokken en Bekwaam. 2.13
Beleidsplan 2022-2025
Eind 2021 is door het Algemeen Bestuur het beleidsplan RAR 2022-2025 vastgesteld. Het thema van het beleidsplan is DATA. En omvat al haar facetten, zoals: *
Duurzaamheid data (en daarin) o digitale duurzaamheid o
algoritmes
o
beheer en behoud
o
archiveren bij de bron
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 9 van 35
*
Ketendata (en daarin) o _ common Ground principes o _ acquisitie particulier materiaal o _ impact netwerksamenleving o
+
uitplaatsing archieven
Metadata (en daarin)
o
digitaliseren van archieven en collecties
o
beeldbank
o _ inzet vrijwilligers © _ ontsluiting van archieven
+
Gebruik van data (en daarin) o
*
publiek
o
onderzoek
o°
educatie
Presentatie van data (en daarin) doelgroepen o
website
©
sociale
©
open data
media
Het beleidsplan is, net als het vorige beleidsplan, in vragende vorm opgesteld. Koersvast en met de
meest mogelijke flexibiliteit voor de komende jaren. De vragen die op antwoord wachten stellen ons in staat om open te staan voor en snel te participeren op technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. Het volledige beleidsplan kunt u vinden via onderstaande QR-code.
DATA Beleidsplan 2022-2025
2.2
MEE'
Wat gaan we ervoor doen?
2.2.1
Taakgebieden
Het RAR biedt brede dienstverlening aan, waarvan de burgers de vruchten plukken: -
Professioneel
archiefbeheer
-
Studiezaaldienstverlening
- _ Uitstekende depotfaciliteiten - _ Inspectie
- _ Advisering, kennisoverdracht en begeleiding bij procesverbetering, e-depot, TMLO, WHO, WOO, webarchivering
-
Digitale dienstverlening, beeldbank en S-0-D (Scanning on Demand)
- _ Educatieprogramma's en tentoonstellingen(ruimte) - _ Promotie van de regionale historie op internet (0.a. via Google Grants programma, You Tube en social media) en in de (landelijke)media
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 10 van 35
- _ Vergaderfaciliteiten voor overheden en gelieerde organisaties - _ Extra projecten en ondersteuning
deze brede dienstverlening binnen het opgestelde beleid ten uitvoer te kunnen brengen is de
Om
organisatie van het Regionaal Archief Rivierenland ingedeeld in de volgende taakgebieden: 1.
Ontsluiting papieren erfgoed
2.
Digitale ontwikkeling
3.
Inspectie
4.
Dienstverlening
1. Ontsluitingpapieren | Verwerven
erfgoed
Bewerken nventariseren Conserveren
Ontsluiting
Acquistie
e
Beheer
e Zorgen beheer e _ stimuleren regionale k h
geschiedbeoefening
e _ Aanleggen, beheer en bewaren
van relevante
bronmateriaal
2.
Digitaleontwikkeling | Digitaliseren en
Adviseren
Digitalisering Collectie
e-depot
|«
Beheer
e Zorgen beheer « _ stimuleren regionale
L
geschiedbeoefening
3. Inspectie
Inspecteren
Inspectie
e
Toezicht op het beheer
4. Dienstverlening
Gebruiken Lgrenien/beleven
Erfgoedgebruik
« _ Stimuleren regionale geschiedbeoefening
Tabel 1 Taakgebieden RAR
#
2
Taakgebieden en prioriteiten begroting 2024
Hieronder per taakgebied de prioriteiten voor 2024.
1 Ontsluiting Papieren Erfgoed Onder dit cluster valt zowel de verwerving, de materiële verzorging en conservering, het archief- en collectiebeheer als het systematisch beschrijven van de historische bronnen. Dit zodat ze voor het
publiek beschikbaar zijn en de documenten optimaal behouden kunnen blijven.
De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied Ontsluiting Papieren Erfgoed voor 202: 4
e
gepland: Preventie en controle,
e
Depotbeheer,
«
Verpakken (duurzaam verpakken in zuurvrije omslagen en dozen, etikettering en standplaatsregistratie voorkomt niet alleen schade aan de archiefstukken, maar draagt ook
e
Conserveren van archiefstukken, zodat deze erfgoedveilig kunnen worden geraadpleegd op de studiezaal of gedigitaliseerd,
e
Schade-inventarisatie,
bij aan het snel kunnen vinden van de stukken voor studiezaal of Scanning-on-Demand),
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 11 van 35
Materiële en inhoudelijke ondersteuning bij digitalisering en S-0-D voor gemeenten en particulieren, Materiële en inhoudelijke ondersteuning bij projecten,
e
Verdere ontwikkeling lange termijn planning voor behoud en conservering, op basis van het n 2023 geplande dashboard,
Doorloop van enkele projecten van 2023 naar 2024, zoals het verpakken en bergen van groot formaten,
Foto's Jikke Fotografie & Vormgeving vinr: Conservering- en inventarisatiewerkzaamheden bij het RAR
e _ Inventarisatie:
beschrijven van ongeïnventariseerde aanvullingen van gemeentearchieven,
vooral van recenter verworven archieven van na 1978,
« _ Inventarisatie plannen (inclusief vervolg op wegwerken van achterstanden): Bestand Bouwvergunningen gem.
e *
e Buren, Maurik, Lienden na 1978
gemeente Buren
Aanvullingen zonder toegang verwerken
Buren
Hinderwetvergunningen Culemborg 1897-1945, verbeteren adressen
Culemborg
Aanvullingen zonder toegang verwerken
Culemborg
Aanvullingen zonder toegang verwerken
Maasdriel
Bouwvergunningen Echteld en Dodewaard vanaf 1940 Aanvullingen zonder toegang verwerken
Neder-Betuwe Neder-Betuwe
Hervormde gemeente Tiel 1602-2010
Tiel
Verbeteren beschrijvingen bouwvergunningen na 1945 (e-depot)
Tiel
Hervormde gemeente Rumpt 1657-1950
West Betuwe
Gereformeerde kerk Geldermalsen 1888-2002 Aanvullingen zonder toegang verwerken
West Betuwe West Betuwe
Aanvullingen zonder toegang verwerken
Zaltbommel
Enkele dorpspolderarchieven Tielerwaard, inventarisatie
Waterschap
Proef met gebruik AES ‘keurvergunningen”
Waterschap
Verder ontsluiten van bouwvergunningen ten behoeve van de database op de website, Voor Buren, Culemborg, Neder-Betuwe, Tiel en West Betuwe bovendien: ieder jaar worden tussen 10 en 20 archieven zonder toegang ontsloten (onder andere het archief van Muziekvereniging Ad Astra in Asperen wordt ontsloten),
« _ Indexering: afronding voor alle gemeenten worden dtb-registers geïndexeerd (MD en ZB alleen lidmaten, overige gemeenten alle soorten registers). Dit project zal in 2024 waarschijnlijk worden afgerond, e _ Indexering: voor alle gemeenten worden notariële akten geïndexeerd, e _ Indexering: voor de gemeente Buren, Culemborg, Neder-Betuwe, Tiel en West Betuwe worden akten van de Burgerlijke stand geïndexeerd,
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 12 van 35
e
Indexering: voor alle gemeenten worden militieregisters geïndexeerd,
e
Voorca.
10 kernen wordt de straatnaamgeschiedenis uitgezocht en verwerkt in een daarvoor
bestemde toegang,
e
Indexering: voor meerdere gemeenten worden testamenten en boedels geïndexeerd,
e
Direct beschrijven van nieuwe aanwinsten, toegangen online beschikbaar stellen,
e
Verdere ontsluiting van bibliotheek- en atlascollecties. In het bijzonder de documentatiecollecties,
e
Na vervanging planokasten, inhoud huidige kasten deels herplaatsen om zo ruimte te creëren,
e
Acquisitie atlasmateriaal en particuliere archieven en verwerking daarvan,
e
Uit de beschreven atlascollecties keuzes maken voor de beeldbank,
e e
Scans koppelen, MF-werkgroep incl. daaruit voortvloeiende werkzaamheden bv. Plaatsing, Uitbouwen van het projectmatig werken bij ontsluiting en vrijwilligersbegeleiding,
e e
Continueren van de inzet en begeleiding van vrijwilligers voor secundaire ontsluiting, Het constant, zowel actief als passief, verwerven van archieven, publicaties en beeldmateriaal. Hiervoor is voortdurend overleg nodig met de aanbieders/uitgevers van materiaal. Deze verwerving zorgt ervoor dat interessant materiaal niet verloren gaat.
Foto's Jikke Fotografie & Vormgeving vinr: de bibliotheek bij het RAR en vrijwilligers aan het werk bij het RAR
2.
Digitale ontwikkeling
Onder dit taakgebied valt zowel digitalisering als advisering. Digitalisering omvat alle werkzaamheden die nodig zijn om de bronnen digitaal op de juiste wijze permanent beschikbaarte maken. Advisering heeft tot doel de gemeenten, het waterschap en de gemeenschappelijke regelingen te ondersteunen
bij de verbetering van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied digitalisering en advisering voor 2024 gepland: Digitalisering: °
S-0-D gemeenten,
e
S-0:D particulieren,
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 13 van 35
e
Onderzoek mogelijkheid S-0-D gemeenten intern te verwerken i.p.v. uitbesteden, dit in relatie toe de verdere automatisering van het scanningsproces,
e
Verdere digitalisering van het kernbestand ( Overheidsarchieven, kwetsbare stukken, veel
geraadpleegde stukken),
«
Digitalisering aanvulling charters (afzonderlijke chartercollecties zijn gedaan.
In de archieven
zitten echter op allerlei plaatsen nog ‘losse’ charters’),
«
Digitalisering huwelijkse bijlagen van de Burgerlijke Stand van alle - voormalige - gemeenten
«
in het werkgebied 1811 -1851, Digitalisering geheel notarieel archief Culemborg 1680 — 1811 (enige notarieel archief van voor 1811 in ons werkgebied). Na 1811 ontsloten via Vele Handen,
e
Verdere digitalisering atlas (kaarten, tekeningen, prenten etc.) en fotocollecties gehele werkgebied. (Delen van verschillende collecties zijn gedaan. Plan opstellen en uitvoeren voor verdere verwerking en afronding van collecties).
Foto's Jikke Fotografie & Vormgeving vinr: Digitalisering van stukken en vrijwiliger aan het werk bij het RAR
Projecten: « _ Afronding verbeterplan MAIS-Flexis,
* e
Vervolg project AVG in MAIS-Flexis, Voorbereiding nieuwe website
Advisering: « _ Nieuwe migratietrajecten naar e-depot in 2023 met een doorloop naar 2024, e e e
Overbrenging van audio/videotulen van rechtsvoorgangers van West Betuwe, Overbrenging van websites van rechtsvoorgangers van West Betuwe, Verdere professionalisering e-depotprocessen,
e _ Advisering over diverse informatiebeheerzaken en vergelijkbare nieuwe digitale
overbrengingstrajecten, e _ Het ontwikkelen van uiteenlopende kennisproducten voor klantorganisaties inzake de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, e
Het uitdragen van het principe van archiving by design in advies en indien van toepassing participatie naar deelnemers RAR,
e _ Het door-ontwikkelen van beleid inzake beheer en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden in ons e-depot, e _ Het verwerken van MDTO in advieslijn richting gemeenten inzake digitale overbrenging, « _ Het technisch en functioneel inrichten van vernietiging voor digitale archiefbescheiden in ons e-depot in samenwerking met betrokken partijen,
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 14 van 35
e
Het optimaliseren van onze e-depot workflows in samenwerking met gemeenten 0.b.v. de eerste ervaringen met het overbrengen van digitaal archief van Bommelerwaardse gemeenten naar het e-depot.
3. Inspectie
Onder dit taakgebied valt toezicht en inspectie. Inspectie en toezicht heeft tot doel de toetsing van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer aan wettelijke eisen en de veiligstelling van in de
toekomst over te dragen wettelijk te bewaren archiefbescheiden. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied inspectie voor 2024 gepland: « _ Inspecties bij deelnemende gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en het Waterschap Rivierenland ten aanzien van eisen die gesteld worden door de archiefwetgeving, e _ Audits van de digitale beheeromgeving waarin digitale archiefbescheiden ontstaan en worden ontvangen. Waar nodig met een accent op archiefbeheerapplicaties, conversie/migratie of vervanging, e Onderzoek naar de impact van de verkorting van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar voor analoge en digitale archiefbescheiden berustende bij deelnemende gemeenten en
gemeenschappelijke regelingen. Dit in verband met de invoering van de Archiefwet 2021, die hoogstwaarschijnlijk per 1 januari 2024 van kracht is,
e
Vertalen uitgangspunten nieuwe Archiefwet, nieuw Archiefbesluit en nieuwe Archiefregeling
e
naar inspectiebeleid voor de komende jaren, Vervolgen en waar nodig initiëren van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) voor deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen,
e
Beoordelen van de vernietigingslijsten,
e _ Uitvoeren van twee relevante thema-onderzoeken inclusief handreiking, e _ Jaarlijkse update van het RAR collectiehulpverleningsplan (CHV).
4. Dienstverlening en educatie Onder dit taakgebied valt de dienstverlening aan het publiek (studiezaal, beeldbank, S-0-D en online diensten). Daarnaast omvat dit taakgebied het organiseren van educatieve activiteiten, tentoonstellingen en, in samenwerking met partners, het erfgoed onder de aandacht brengen. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied dienstverlening voor 2024 gepland:
e
Voorbereiding nieuwe website inclusief social media plan,
e _ Onderzoekers faciliteren in hun onderzoek: actief begeleiden in de beschikbare bronnen en in het zoeken op onze website, e Faciliteren en stimuleren samenwerking historische verenigingen uit het werkgebied van het RAR door onder andere twee maal per jaar een overleg te organiseren,
e _ Ontwikkelen educatieprogramma kinderboek binnen het Regioplan, e Nieuw educatieprogramma ontwikkelen bij het thema van de Kinderboekenweek, e _ Samen met de historische kringen de MET promoten en gebruiken, e _ Vanuit CMK (Cultuur met Kwaliteit) gaan we verder met thematisch werken met de scholen. Ontwikkelen vraaggericht nieuw aanbod bij de thema's van de verschillende methodes, e
Vanuit CMK organiseren we samen met Zinder wederom een ICC-dag. Inclusief het maken van een Cultuurmagazine, waarin het aanbod kunst en cultuureducatie staat voor de basisscholen in Tiel,
e
Vanuit het Cultuuren Erfgoedpact verder met het project ‘Sprekende Herinneringen’. In 2024 met voldoende verhalen vormgeven aan de podcast en de vertelvoorstellingen,
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 15 van 35
e
Vervolg geven aan het Oral History project voor het VO in Tiel en Culemborg i.s.m. de Molukse gemeenschap,
e
Activiteiten rondom de Maand van de Geschiedenis,
e
Contacten onderhouden en uitbreiden met relevante vakgroepen in middelbaar onderwijs en aanbieden van projecten op maat voor voortgezet onderwijs,
Foto's RAR en Jikke Fotogrfie & Vormgeving vinr: Educatieprogramma over de tweede wereld oorlog en Oral History
*
Zichtbaarheid in lokale en landelijke media vergoten,
…
Aanbieden van Maatschappelijke Stages aan middelbare scholieren, Aanbieden van rondleidingen en lezingen,
Faciliteren van bijeenkomsten van verbonden culturele of overheidsinstellingen, Coördinatie van Erfgoedpact en Regioplan uitvoering,
Uitvoeren voor de Gemeente Tiel, Buren, Culemborg en Neder-Betuwe afspraken uit het nieuwe Cultuur en Erfgoedpact met 0.a. een Oral History project, waarbij ook de vertelvoorstellingen horen.
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 16 van 35
2.3
Wat mag het kosten?
Het overzicht van de begrote baten en lasten 2024-2027 is opgenomen in onderstaande tabel:
[rogamm
Archiefbeleid
Prooromma Archefbeleld Penoneelskoten poronme Hasvesingstosten Aaomatsenngsiosten
E € aa < | €
Overige personeelsiosten
TE
Orgonsatie beheer & odmnstrtie
|
Rente enfnonderng
|<
gemene dekkingsmiddelen
EE €ss118| Em €
:
c
B
aa € €6
€
€
ETE €7 €
€
Gossn[ €
[eansr| €
assam| € Tu2a]| 7500| E
E
E
€
Ga218707]
€
mhead
€
Personeelskosten: oerhead
Ca520| €
ertng v
€
n
€
‘Toevoeging/onttrekking aan
reserves
Resene
Weerstandsvermogen
esene
Edepot
hesene
Digitalisenng/ Bedijswoenng
\kezene
Website
ening publieatefonds vooriening
Metamortose
oorlening Egelisatie Renteopbrengsten
EnerE
[Geraamde esutast
T
de aldokolommen gelar
z nadelg en + = voordelig]
E E
6
2.3.1
Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien
De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de bijdrage per inwoner van de aangesloten gemeenten en de bijdrage van het Waterschap (dienstverleningsovereenkomst). Gemeentelijke bijdragen Voor het begrotingsjaar 2024 geldt de datum van 1 januari 2023 als peildatum voor het aantal inwoners. Het aantal inwoners van de deelnemende gemeenten bedroeg op de peildatum 234.595 (begroting 2022: 231.289). Ten opzichte van het begrotingsjaar 2023 is het aantal inwoners met 1,43% gestegen.
De totale lasten voor de deelnemende gemeenten voor het jaar 2024 worden begroot op € 2.851.877,-.
Inwonersbijdrage 2024
De bijdrage voor de begroting 2024 bedraagt € 12,16 per inwoner (Lasten € 2.851.877,- : 234.595 inwoners = € 12,16 afgerond). In 2023 bedroeg deze bijdrage € 11,17. De stijging ten opzichte van
2023 bedraagt afgerond 8,79%. Deze stijging van € 0,98 per inwoner is voor 70% (€ 0,69 per inwoner) door de doorgevoerde correcties uit 2022 en 2023 en voor 30% (€ 0,29 per inwoner) door de indexatie cijfers voor 2024 (een stijging die vergelijkbaar is met voorgaande jaren). Natuurlijk hebben we binnen onze begroting ook gekeken naar mogelijkheden om de lasten te verlagen. Een goed voorbeeld hiervan is het uitstellen, dan wel gefaseerd uitvoeren, van de vervanging van onze inventaris. Dit levert weer een aanzienlijke lastenverlaging op. Dit samen maakt dat we de stijging van de bijdrage per inwoner, in deze bijzondere tiijd, zo laag mogelijk houden zonder afbreukte doen aan de kwaliteit van onze dienstverlening.
Hieronder het overzicht van de bijdrage per gemeente op basis van het aantal inwoners.
Buren
Culemborg
;
27.725
337.042
29.729
361.403
Maasdriel
26.020
316315
Neder-Betuwe
25.448
309.361
Tiel
42.604
West Betuwe
52.720
_
517.920 640.896
Zaltbommel!
30.349
368.941
Totaal
234.595
2.851.877
Meerjarenraming 2025-2027 De verwachte ontwikkeling voor de komende
jaren van de totale lasten is, op basis van de huidige
inzichten, hieronder opgenomen voor de jaren 2025-2027.
Te verdelen
De meerjarenraming 2025-2027 laat de ontwikkeling zien in de totale lasten. Uitgaande van de inwonersaantallen per 1-1-2023 is hiermee tevens een raming af te geven van de verwachte bijdrage per inwoner vanaf 2024.
per inwoner
€11,17
€12,16
€12,52
€12,87
€13,24
stijging t.0.v. voorgaand jaar
1,63%
8,79%
2,98%
2,79%
2,87%
Dienstverleningsovereenkomst Waterschap Rivierenland (WSRL)
Met het Waterschap Rivierenland is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. In deze
overeenkomst is bepaald dat het Regionaal Archief Rivierenland de archieven van de voormalige Waterschappen beheert. In juni 2014 is i.v.m. de aansluiting SAB een nieuw 10-jarige overeenkomst
met het WSRL afgesloten met stilzwijgende jaarlijkse verlenging. De kosten van het toezicht zijn n de nieuwe overeenkomst met het waterschap niet in de prijs per
m2 opgenomen. Dit onderdeel van de dienstverlening wordt apart per jaar afgerekend met het waterschap. Onvoorzien
De post onvoorziene uitgaven is voor 2024 geraamd op € 6.030,-
(2023: € 5.500,-). Op basis van de
ervaring in de afgelopen jaren wordt dit vooralsnog toereikend geacht voor het begrotingsjaar 2024. 2.3.2
Overzicht
van de
kosten
van
Overhead
Met ingang van 2019 is het taakveld Overhead n de begroting een verplicht onderdeel en worden de kosten van Overhead afzonderlijk in het Programmaplan gepresenteerd. In de Notitie Verbonden Partijen van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt onder meer op de toepassing van overhead bij Gemeenschappelijke Regelingen ingegaan. In de begroting is het taakveld Overhead opgenomen. Dit taakveld is nader onderverdeeld in: - _ lasten gemeentelijke overheadfuncties (i.c. programma archiefbeleid)
- _ lasten ‘eigen overhead’ (personeelskosten directie, management en ondersteuning)
Lasten gemeentelijke overheadfunctie ‘Eigen overhead’
Totaal lasten
Bijdragen overhead Totaal baten
2.3.3
ë
€2.921.349
€2.994.899|
€3.077.839|
€3.152.769
€ 298.320
€310.550
€ 322.660
€335.240
€3.219.669
€3.305.449
€ 5.400.49_?
€3.488.009
€3.219.669]
€3.305.449| €3.400.499| €3.488.009
€3.219.669|
€3.305.449|
€3.400.499|
€3.488.009
_ Het bedrag van de Vennootschapsbelasting
Vanaf 2016 is de vennootschapsbelasting ook van toepassing voor decentrale overheden. Het RAR
staat op het standpunt dat er geen VpB-plicht geldt voor het RAR. De belastingdienst geeft per brief,
d.d. 4 juli 2019 aan dat het RAR niet belastingplichtig is voor de VpB. Voor de jaren 2016, 2017 en 2018 zal de belastingdienst geen aanslagen VpB opleggen. Vanaf het jaar 2019 e.v. wordt door het RAR geen uitnodiging tot het doen van aangifte VpB gedaan. Het is onze verwachting is dat er n de nabije toekomst geen verandering zal zijn die wel leidt tot VpB-plicht voor het RAR. Indien er onverhoopt wel belastingplicht volgt, vloeien hieruit geen nadelige financiële consequenties voor het RAR voort, aangezien er bij eventuele belaste activiteiten geen winstpotentie
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 19 van 35
is, In de begroting en meerjarenraming is daarom een nihilpost inzake de vennootschapsbelasting opgenomen.
2.3.4
Overige toelichting
RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij Voor de gemeente i een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. Het RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij. In bijlage 5 is een format opgenomen, dat door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten kan worden gebruikt voor het opstellen van hun eigen begroting. Beleidsindicatoren en effecten van de betrokkenheid van de Verbonden
Partij
In artikel 8b van het Besluit Begroting en Verantwoording staat dat het programma de volgende aspecten moeten bevatten: 3) de doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten, ten minste moeten
worden toegelicht aan de hand van de bij ministeriele regeling vastgestelde beleidsindicatoren;
Dit is niet van toepassing voor het RAR omdat er voor de maatschappelijke effecten van het RAR geen verplichte indicatoren zijn voorgeschreven.
b)
de wijze waarop men die effecten streeft te bereiken en de betrokkenheid hierbij van de Verbonden Partij.
Hiervoor wordt verwezen naar de eerdergenoemde doelstellingen en het beleidsplan van het RAR. Overzicht van incidentele baten en lasten 2024-2027
In de programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 zijn voor een bedrag van € 200.000,- (zijnde elk jaar een bedrag van € 50.000,-) aan lasten opgenomen voor
taliseringsprojecten. Deze lasten worden gedekt door de onttrekking aan de bestemmingsreserve
e-depot en bestemmingsreserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering. Deze projecten dragen bij aan het wegwerken van de achterstanden die de afgelopen jaren zijn ontstaan 0.a. als gevolg van corona. Voor de daadwerkelijke realisatie van deze projecten geldt dat deze afhankelijk zijn van de mogelijke beschikbaarheid van externe krachten en/of dienstverleners in onze branche. Want ook de krapte op
de arbeidsmarkt geeft zijn uitdagingen in de archiefbranche. Mogelijk dat deze projecten hierdoor naar achteren kunnen verschuiven.
Overzicht van beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Dit overzicht is terug te vinden in bijlage 4.
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 20 van 35
3
Paragrafen
Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) stelt regels aan welke
paragrafen er in de begroting moeten zijn en wat daarin aan de orde komt. De paragrafen in de begroting geven een dwarsdoorsnede van een aantal aspecten. Ze gaan over onderwerpen die in de gehele begroting terug te vinden zijn en waaraan politieke of financiële risico’s verbonden zijn. De paragrafen geven het Algemeen Bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten op een andere manier dan het begrotingsprogramma inzicht in de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling RAR.
In deze programmabegroting zijn de volgende paragrafen opgenomen: +
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
*
Onderhoud kapitaalgoederen
*
Financiering
*
Bedrijfsvoering
3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Deze paragraaf geeft inzicht in het risicoprofiel, de risico’s en het beschikbare weerstandsvermogen. Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: 3.
De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de
b.
gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; Alle risico's waarvoor geen directe maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.
Doelen van het RAR met betrekking tot het weerstandsvermogen en risicobeheersing De doelen van het RAR zijn als volgt geformuleerd: e We zorgen voor een solide financieel beleid met een transparant inzicht in de kosten en geldstromen; e _ We zorgen voor een structureel en reëel evenwicht in de begroting en de meerjarenraming;
e _ Onze planning- en control cyclus is zo ingericht dat het DB en het AB de sturings- en verantwoordingsinformatie krijgen die ze nodig hebben. Beleid
Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: e
Het RAR wil de continuiteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen;
e
Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
De hoogte van de ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur
vastgesteld op minimaal 1,0. In het rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen (zie bijlag 5 voor het volledige rapport) zijn de risico's voor het RAR benoemd.
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 21 van 35
Hieronder een samenvatting van de risico's. De inhoudelijke toelichting op de risico's is te vinden in het rapport in bijlage 5.
Politiek bestuurlijke risico's Maatschappelijke risico's |Organisatierisico Juridische Risico's
__
1 1en2 2 2
-
€100.000| €250.000| €115.000| €50.000|
_20% _20% _31% _40%
-
€ 20.000 €50.000 €36.000 €20.000
€95.000|
_40%
€38.000
Financiële risico's
1en2
Middelen risico's
12en3
€45.000|
_20%
€18.000
1en3
€115.000|
_25%
€29.000
Risico's m.b.t. Medewerkers
Op basis van de risico's en de ratio is er een van de weerstandsvermogen van € 211.000,- nodig. In 2023 zal er een update plaatsvinden van op het rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen. De verwachte stand van het weerstandsvermogen is opgenomen in onderstaand overzicht:
\eserves/eigen vermogen |Reserve Weerstandsvermogen
o
e
e
Conclusie: het weerstandsvermogen is voldoende om de risico's op te vangen. Kengetallen
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft de volgende kengetallen in de begroting verplicht gesteld. De kengetallen van het RAR staan in onderstaande tabel:
1A _Netto schul eni solvabilieisratie Gronde, Belasti eit 18
Netto schuidquote gecor:. ale verstrekte
structurele
exploitatienimte
193 193 55 DE v 6
183 183 67 D
161 161 13 axt 7
Voor het RAR zijn inmiddels (meerjarige) ervaringscijfers beschikbaar. Zichtbaar is de dalende trend van de netto schuldquote van 193 in 2020 naar 146 in 2024. Dit is een positieve ontwikkeling, immers hoe lager dit kengetal des te minder is de afhankelijkheid van vreemd vermogen. De schuldquote
geeft namelijk de mate aan waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. De solvabiliteitsratio laat na 2022 een licht dalende trend zien: van 7,3 in 2022 naar 6,3 in 2024. Dit
duidt op een lichte daling in de financiële weerbaarheid, maar deze is nog niet onvoldoende. In dit kader is het van belang het eigen vermogen stabiel te houden (zie ook de paragraaf weerstandsvermogen). De structurele exploitatieruimte geeft aan in hoeverre het RAR in staat is structureel de eigen lasten te dragen. Dit kengetal moet neutraal of positief zijn. De trend laat zien dat er sprake is van een positieve, en vanaf 2023 stabiele, exploitatieruimte: vanaf 2023 is deze 2.
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 22 van 35
3.2 Kapitaalgoederen De paragraaf kapitaalgoederen betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen en de benodigde investeringen in kapitaalgoederen voor de komende jaren. Voor het RAR betreft dit in elk geval het
gebouw als ook de inventaris en de ICT-middelen die in eigendom zijn. Hieronder in het kort per onderdeel de beleidskaders en de financiële consequenties welke zijn opgenomen in de begroting. Gebouw en afschrijving Het RAR is sinds 2012 eigenaar van haar deel van het gezamenlijk met Thius gerealiseerde pand. In de staat van activa zijn de investeringen van het gebouw van het RAR opgenomen. Het betreft de
investeringen nieuwbouw en de investering uitbreiding archiefdepot. De investeringen worden op basis van annuïteiten afgeschreven.
Onderhoud gebouw Regulier en groot onderhoud gebeurt door de WE op basis van het Meerjarenonderhoudsplan
(MJOP) wat gezamenlijk binnen de WVE is opgesteld. Jaarlijks wordt door het RAR een bedrag betaald aan de WE voor de uitvoering van het MJOP. In het MJOP is rekening gehouden met de bouwkosten
index inflatie en heeft een looptijd van 30 jaar. De Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) wordt 2 jaarlijks geactualiseerd. Hierin worden uiteraard nieuwe technologische ontwikkelingen meegenomen.
Foto Jikke Fotografie & Vormgeving: Inspectie bij de mstul!ahz van de depots Investeringen bedrijfsmiddelen In de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 is rekening gehouden met de benodigde investeringen in bedrijfsmiddelen. Hierbij is onderscheid gemaakt in inventaris, ICT-middelen en
vanaf 2026 ook de vernieuwing van de website. Voor deze bedrijfsmiddelen is een investeringsbegroting gemaakt voor de jaren 2024-2027. De investeringen zijn per jaar opgenomen in de staat van activa en worden op basis van lineaire afschrijving jaarlijks afgeschreven. Hieronder in het kort per onderdeel de begrotingsaspecten in de periode 2024 tot 2027. Inventaris
De inventaris welke dateert uit 2012 is sinds 2022 volledig afgeschreven. En hoewel er vanaf 2023 in de begroting was voorzien in vervanging van deze inventaris, is er vooralsnog voor gekozen deze vervanging enige tijd uit te stellen en alleen daar waar nodig is vervanging uit te voeren. Dit kan omdat, door zorgvuldige gebruik en goed onderhoud, de huidige staat van een aanzienlijk deel van de inventaris nog goed genoeg is om langer mee te kunnen. Dit levert komende jaren (tijdelijk) een verlaging van de lasten als gevolg van lagere afschrijvingen.
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 23 van 35
ICT-middelen
In de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 is rekening gehouden met de benodigde ICTinvesteringen. Dit zijn investeringen zoals de periodiek terugkerende vervanging en benodigde vernieuwing van aanwezige ICT apparatuur en infrastructuur. Deze investeringen (in totaal over 4
jaar ca. € 170.000,-) worden na aanschaf op de balans voorzien als activa en zijn als jaarlijkse afschrijvingen in de exploitatiebegroting opgenomen. De afschrijvingen zijn vanaf 2024 opgenomen onder automatiseringskosten. Website
Ook de website is een onlosmakelijk deel is van de dienstverleningstaken van het RAR. In het jaar 2026 is een vernieuwing van de website noodzakelijke (om de 8 jaar). Deze investering (ca. €
100.000,- wordt op de balans voorzien als activa en zijn als jaarlijkse afschrijvingen in de exploitatiebegroting opgenomen. Hiervoor is een bestemmingsreserve gerealiseerd waarvoor de
komende jaren de afschrijvingslasten uit onttrokken kunnen worden. 3.3
Financiering
In de paragraaf financiering komen zoals, de naam al aangeeft, de aspecten rond de financiering aan de orde. In dit kader is het verplicht om onder meer te voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Geldleningen
De geldmiddelen bestaan uit middelen in de rekening-courant en de corresponderende depositorekeningen. In 2008 zijn twee vaste geldleningen voor de toenmalige nieuwbouw afgesloten en deze zijn in 2009 opgenomen. Omdat de investeringskosten voor de nieuwbouw lager uit zijn
gevallen, is de depotuitbreiding met een deel van de overblijvende financiële middelen gefinancierd. Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente
De aan het programma toe te rekenen rente wordt bepaald door de externe rente die bestaat uit de rente die betaald wordt over afgesloten leningen.
Beide leningen zijn annuiïteitenleningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van € 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73%. Lening B heeft een hoofdsom van € 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De
rente is gedurende de gehele looptijd 4,78%. In de toerekening van rente aan de investeringen wordt uitgegaan van 4,75%. Kapitaallasten
De looptijd en de aflossing van de beide leningen lopen gelijk aan de kapitaallastenberekening voor de investering van de nieuwbouw.
Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG
De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26, lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten.
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 24 van 35
Berekening van het EMU! -saldo Exploitatie saldo vóór toevoeging an C-q
onttrekking uit reserves (zie BBV, art17c) |Afschrijvingen ten laste van exploïtatie
-€40.000
-€50.000
-€50.000|
-€62.500|
-€62.500|
-€164.648|
-€208:962|
-€220.400|
-€245.848|
-€257.425|
€222.700
€37.400|
€120.500|
€81.100
€131.700
Uitgaven aan investeringen in
\im)materiële vaste activa die op de balans
\worden geactiveerd
Betalingen ten laste van de voorzieningen Berekend EMU saldo
-€65.624 -€47.57
-€15.743| -€237.303|
-€14.243} -€164,143|
-€14.243 -€241491|
-€14,243| -€202.468]
€222. €16 €246.51
€37 €208. €237.
€120. €220. €270.
€81 €245. 88 €284.051/
€131: €257.425| €297.805|
€7.355.1
€7.097.4;
Financieringspositie
A. Investeringen netto B Afschrijvingen-/. Aflossingen leningen Niew op te nemen
leningen
€
Vaste schuld31-12
€
€
€6.826
€
€6542
€6.244.
Kasgeldlimiet
Het kasgeldlimiet wordt berekend op basis van 8,5% van het begrotingstotaal. De ontwikkeling van de kasgeldlimiet voor de komende jaren is als volgt:
[Totale lasten c.q. begrotingstotaal
€2.899.190|
Percentage regeling kasgeldlimiet
85%| €246.431|
_
€3.219.669|
85% €773.972|
__ €3.305.449|
__€3.400.499
8,5X €280.983|
€3.488.009)
85%| €289.042
3,5% €296.481|
Het RAR zal, gelet op liquiditeitspositie, geen gebruik hoeven te maken van het kasgeldlimiet. Renterisiconorm
Om de (rente) risico's op de leningen portefeuille te beheren is de renterisiconorm van toepassing. Deze norm heeft als uitgangspunt dat de aflossingen en/of renteherziening in enig jaar nooit meer mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Deze norm is gebaseerd op de Wet Financiering Decentrale Overheden. In de tabel is onder regel a is te zien dat het RAR voor de jaren 2024-2027 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft.
1 Renteherzieningen op vaste schuld
€
|2 Aflossi
€284.051
3 Renterisico
(142
€284.051
|a Renterisiconorm 53 Ruimte onder renterisiconorm
€680.1 (43}
€396.049|
[5b Overschrijding renterisiconorm (3>4)
|4 Totale lasten
[4b Norm |4 Renterisiconorm
€
€2.899.190|
20%| €579.83:
_
€3.219669|
20%| €643.934|
_
€3305.449|
20% €661.090|
_
€3.400.499|
20x| €680.100|
€3.488.009)
20% €697.602|
+ EMU saldo is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking, uitgedrukt in geld, van een overheid
di lid is van de Europese Monetaire Unie (EMU).
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 25 van 35
3.4
Bedrijfsvoering
Uitgangspunt formatie en personeelskosten
De personele formatie en de bijbehorende salariskosten voor de begroting 2024 worden geraamd op basis van de actuele personele formatie en personeelsplanning van peildatum maart 2023 (ten tijde
van het opstellen van de begroting). Sinds meerdere jaren maakt het RAR gebruik van de diensten van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BvoWB) inzake de personeels- en salarisadministratie via een dienstverleningsovereenkomst. Ontwikkelingen formatie en personeelskosten De formatie op 01-03-2023 is 22,46 fte. Voor de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 van het RAR is de verwachte formatie ontwikkeling als volgt:
Directeur/streekarchivaris [Ondersteuni Medewerkers otaal
1 0 18,21,46|
Foto's kke Fotografie & Vormgeving:
Medewerkers van het RAR
\Adjunct-directeur
1
1,00| 0,56] 19,90| _ 22,46
1,00|
Ziektevervanging
Verzuim wordt in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie. In de begroting 2024 is voor
een bedrag van € 24.839,- rekening gehouden met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom).
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 26 van 35
Inhuur tijdelijk personeel
Inhuur van tijdelijk personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2024 voor de inhuur van tijdelijk personeel een bedrag van € 36.750,- opgenomen. Werkzaak
Voor 2024 zijn de kosten in de begroting opgenomen voor de inhuur via Werkzaak van 1,36 fte. Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de zogenaamde jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige
uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 27 van 35
Financiële begroting
In dit deel:
- _ Het overzicht van baten en lasten en de toelichting
- _ De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 28 van 35
5
Financiële begroting
5.1
Overzicht van de baten en lasten en de toelichting
mma
Arhiefbeleid
Progromma Archiefbeleid
Personeelsiosten - Progromme
Overige personeelstosten Hasvestngstosten Orgonsaie beheer & odminstrate Aaomatserngskesten Rente. enfnondering
gemene dekkingsmiddelen [oemesd Personeelsiosten : merhead Herting vPs [onorien
EEm
E : ca8760| Ca810| 677
€
|
€ € € €
sss
EE
| € EE o aa € E
E EE € aa < 5 TE o2 | < 10400| €
Gosier|
Gnser] € G103x0| oo[ < € € 617 €
€
Gu0| _ 8707 ETE € €
G3053| € «| € € & €
€
“Toevoegins/ontrekking aan rezerves: ezene
weertandsvemogen
tezene Edepot |tesere Digialisering/ Bednjswoering \tesere Inventarisatie achterstanden esere website \vooriening Pubieatetonde \vooriening Metamortose \voorening Eealizatie Renteopbrengsten Enerel [Geraamde resataat
T
de aldoklommen EE
z radelg e 7 = voordelg]
€
E
co| coo| € e € € 424
€ €
€
coo| caoo| | eo| eo| oo 424|
€ €
B €
E
000 400 € e2500| < © 1424
5.2
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting
De uiteenzetting van de financiële positie bevat informatie over de balansposten in de begroting.
Deze uiteenzetting moet op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording de volgende onderdelen
a.
bevatten:
een raming voor het begrotingsjaar van de financiële gevolgen van het bestaande en het nieuwe beleid dat in het programma is opgenomen;
b.
een geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar, die ten minste de posten bevat om een het EMU-saldo te kunnen berekenen;
c.
het EMU-saldo over het vorig begrotingsjaar en de berekening van het geraamde bedrag over het begrotingsjaar alsmede het jaar volgend op het begrotingsjaar.
Afzonderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan:
d.
de jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume;
e.
de investeringen, onderscheiden in investeringen met een economisch nut en investeringen
in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut; de financiering;
g
de stand en het verloop van de reserves;
h.
de stand en het verloop van de voorzieningen.
Ad a. Bestaande en nieuwe
beleid
In de begroting 2024 is geen beleid opgenomen. De toelichting hierop is opgenomen in Hoofdstuk 1, programma archiefbeleid. Ad b. en c. Geprognosticeerde begin- en eindbalans Deze balans is opgenomen in bijlage 2 Ad d. Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Deze informatie is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Ad e. Investeringen
In de programmabegroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 zijn investeringen opgenomen met betrekking tot ICT, website en inventaris. Deze informatie is opgenomen in de paragraaf 3.2 Kapitaalgoederen. Adf. Financiering
Deze informatie is opgenomen in de paragraaf financiering. Ad . en h. Reserves en voorzieningen
Het overzicht van reserves en voorzieningen voor de jaren 2024-2027 is opgenomen in bijlage 4.
BIJLAGEN Bijlage 1: Overzicht geraamde Overhead 2024-2027
Overzicht van geraamde baten en lasten van het taakveld Overhead?:
La:‚sten gemeentelijke overhead functie Eigen overhead’
€2.921.349| €2.994.899| €3.077.839| €3.152.769} €298.320[
_€310.550[
_€322.660|
€335.240
ITotaal lasten
€3.219.669|
€3.305.449|
€3.400.499|
€ 3.488.009)
Bijdragen overhead
€3.219.669|
€3.305.449|
€3.400.499| € 3.488.009
[Totaal baten
€3.219.669|
€3.305.449|
€3.400.499|
€ 3.488.009|
? Elke GR is verplicht de baten en lasten te splitsen in de voorgeschreven taakvelden, in zowel de begroting als de jaarrekening. Art. 582 Wer d2 sub bepaalt dat de Informatie voor derden (IV-3) indeling en dus de taakveldindeling conform de gemeentelijke indeling geldt bij een gemeenschappelijke regeling van gemeente en province. Het overzicht van geraamde baten en |asten van de taakvelden is een verplichte bijlage. Voor het RAR is het Overzicht van geraamde baten en lasten van het taakveld Overhead 0.4 verplicht
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 31 van 35
Bijlage
2: Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2024-2027
) ACTVA Materiele vaste actva
Gebouwen en terrei ICT Apparatuur! Website Inventaris
ess71s81 63648 eo
Friciekosten aansluiing SAB bij RAR
€5.436269 €122994 €140.000
€5279.000 €122701 €126.000
€s114263 €100.000 €212000
€4941703 €223350 €96.000
€4.766203 €187125 €184.000
€s641209
€s.699263
€s.527.701
65426263
€5263053
€s137328
e172
«o
ed|
«o
«o
<
Vlottende activa
Voorraden Vorderingen Belastingen en premies sociale
Overtopende acta Liguide middelen
verzekeringen
€ssss8s €0
eo
Totaal actva
€50.000 €5.000
€0
585584 €3443852 €a972107
€50.000 €5.000
€0
€s5.000 €2672265 T176578
€s0.000 €s.000
€0
€s5.000| 2520378 €3103:080)
€50.000 €5.000
€0
€55.000 €2286641 €7767905
€s0.000 €s.000
€0
€55.000 €2.089.058 ETA0TIT
€55.000 €1840235 TT
PASSVA
Egen
Vermogen
Reseres Resultaat boekjaar
€s22658 €179817
Vreemd vermogen
€s07856 €ss1.656
€389321
Langlopende schulden Kortiopende schuiden Atossingsverplichtingenlanglopende
€ss7658 €702273
€323695
€7355478
457656 €s07.658|
€307:82)
e097473
€995.156 €as7.656
€293.709
€6.826.540
€332658 €395.156
€322:656
€279.468
€6.542.490
€265223
€6244.585
€5:903.098
schulde
_ €246.518
€257705
€341587
€100.000
€70.000
€297805
€100.000
€70.000
€264.050
€ 222756
€70.000
€270933
Belastingen en premies sociale verzekeringen
€418418
€100.000
€100.000
€100.000
€337705
€20.000
€20.000
€20.000
€20.000
Crediteuren
Overige passia
€1225395 Totaal passiva
€3672467
€447.705
€70.000
€ 460933}
€474.050
€3.103:080)
€7-767.905
€70.000 €20.000
€487.805 ZTA
€531.587 €7037563
Bijlage 3: Overzicht van reserves en voorzieningen 2024-2027
\Voorziening/vreemd vermogen
Voorziening Publicatiefonds
€33.608]
€49.883|
-€1.500
-€49.883)
€32.108|
-€1.500|
€30.608
€0
€30.608]
|Voorziening Egalisatie Renteopbrengst|
€305.830|
-€14.243|
€291.587|
-€14.243|
€277.344|
-€14.243|
|Totaal voorzieningen
€389.321|
-€65.626|
€323.695/
-€15.743/
_€307.952|
Reserve Weerstandsvermogen
€211.000|
€o|
€211.000
€o|
Reserve E-depot
€58.021/
eo|
€58.021]
-€10.000/
Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering|
€228.635|
-€40.000|
€188.635|
Reserve Inventarisatie achterstanden Reserve Website
o €100.000|
€o €o|
|Totaal reserve
€597.656|
-€40.000
Voorziening Metamorfose
€
€0
o
€30.608]
€o]
€263.101|
-€14.243|
€248.858|
-€14.243
-€14.243/
_€293.709|
-€14.243|
_€279.466|
-€14.243
€211.000
eo|
€211.000
eo|
€211.000
o
€48.021|
-€10.000|
€38.021/
-c10.000|
€28021f
-€10.000|
-€40.000|
€148.635|
-€40.000|
€108.635|
-€40.000[
€68.635|
-€40.000
€o €100.000
€o €o|
€o €100.000
€ol eo|
€ol €100.000/
€o -€12.500|
€o €87.500|
€o -€12.500|
€557.656|
-€50.000/
€507.656|
-€50.000/
€457.656|
-€62.500|
_€395.156|
-€62.500|
€o
€o
€o
€ol
o
€ol
Reserves/eigen vermogen
Bijlage 4: Format voor de begroting van de deelnemende gemeenten Informatie voor deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid hierbij van de gemeenschappelijke regeling RAR |2. Rechtsvorm 3. Adresen Vestigingsplaats |, Doelstelling en openbaar belang
|Gemeenschappelijke Regeling [LS. de Jongplein3, 4001 WG Tiel |Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en \egionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: |a} de zorg voor en het beheren van de in de archiefwerkplaats berustende archiefbescheiden van de deeinemers;
b} het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover
deze iet zijn overgebracht; \ de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende |archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en \ waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en ) het stimuleren van de Iokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant Ibronnenmateriaal op het gebied van de lokaleen regionale geschiedenis.
s Relatie met taakveld Overhead 6 Deelnemende gemeenten
7. Bestuurijkbelang
De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die |verantwoord wordt op Taakveld 0.4 Overhead (zie bilage 1. |Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel.
|De deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigdinhet \algemeen en het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daaraast zijn \raadsleden betrokken bij de AB-vergaderingen via een BOV-constructie
\beeldvormende en oordeelsvormende vergadering).
8. Finandeel belang
Het aan het RAR ter beschikking gesteld bedrag s niet \verhaalbaarals het RAR failiet gaat, onderscheidenlijk het |bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt.
| Eigen Vermogen
Eigen Vermogen 31-12-2022: Reserves € 522656 en een batig saldo
10. Vreemd Vermogen
Vreemd Vermogen 31-12-2022: € 8.969.895 Voor 2024s de totale gemeentelijke bijdrage begroot op € 2.851.877
11. Gemeentelijke bijdrage
|zie pagina 16 voor de verdeling over de deelnemende gemeenten.
12
Info@regionaalarchiefrivierenland.nl
13 Website
w
regionaalarchiefrivierenland.nl
|14 Telefoon
[Telefoon 0344 612730
15. Risicoprofiel
aag
178617
Bijlage 5: Rapport Risicomanagement en Weerstandsvermogen
Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027
Pagina 35 van 35