B2 05 Bijlage Jaarstukken 2020 BWB incl balans.pdf

Jaarstukken 2020 BWB

April 2021

BWB is een samenwerkingsverband (gemeenschappelijke regeling) op het terrein van bedrijfsvoering van de gemeenten Culemborg, Tiel en West Betuwe.

1

2

Inhoudsopgave Jaarstukken 2020 Inleiding ................................................................................................................................................... 4 Samenvatting en financieel resultaat jaarrekening ................................................................................ 5 Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................. 6 Deel 1 Jaarverslag.................................................................................................................................... 7 Programmaverantwoording .................................................................................................................... 7 Programma 1 | Personeel, Organisatie & Informatie ............................................................................. 7 Programma 2 | Financieel Advies ......................................................................................................... 10 Programma 3 | Financieel Beheer ........................................................................................................ 12 Programma 4 | ICT, Applicatiebeheer & GEO Basisregistraties............................................................

14 Programma 5 | Team Informatiebeheer (voorheen DIV) ..................................................................... 16 Programma 6 | Juridische zaken & Control .......................................................................................... 18 Programma 7 | Facilitaire Zaken & Inkoop ........................................................................................... 20 Programma 8 | Directie ........................................................................................................................ 22 Algemene dekkingsmiddelen ................................................................................................................ 23 Paragrafen ............................................................................................................................................. 25 Paragraaf 1 | Weerstandsvermogen..................................................................................................... 26 Paragraaf 2 | Financiering ..................................................................................................................... 28 Paragraaf 3 | Bedrijfsvoering ................................................................................................................

31 Deel 2 Jaarrekening ............................................................................................................................... 33 Overzicht van baten en lasten .............................................................................................................. 33 Balans en toelichting per 31 december ................................................................................................ 35 Deel 3 Overige gegevens ....................................................................................................................... 48

3

Inleiding

Aan het bestuur, Hierbij treft u de jaarstukken 2020 aan, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening. 2020 was in vele opzichten een uitzonderlijk jaar. Allereerst door de corona-pandemie en de beperkende maatregelen die een fors effect hadden op onze werksituatie. Met flexibiliteit, maatwerk en een hoog arbeidsethos, zijn de medewerkers er in geslaagd de dienstverlening op peil te houden én een aantal verbeterslagen door te voeren. Complimenten daar voor! In 2020 hebben wij weer een paar stappen gezet in het door ontwikkelen van BWB. Zo zijn de dienstverleningsovereenkomsten geactualiseerd, is de nieuwe kostenverrekening doorgevoerd en is het aantal managers teruggebracht van zeven naar zes. De basisdienstverlening is, ondanks de corona beperkingen, nagenoeg conform planning uitgevoerd. Belangrijk stap dat wij een betere methode hebben geïntroduceerd in het opstellen en beheersen van de (ICT-) projecten en in het samen met de gemeenten tijdig ramen en prioriteren van het projectenportfolio. Daardoor verbetert de grip op de projecten en de kosten. Een andere belangrijke ontwikkeling is het starten met de ‘inhuurdesk’: één plek waar wij voor vier organisaties de volledige inhuur organiseren. Dit is een belangrijke stap in het verbeteren van de rechtmatigheid, het beheersen van de inhuurkosten en het ontzorgen van de managers. BWB sluit 2020 af met een positief resultaat.

Dat is op zich prettig, maar toch zijn wij daar niet tevreden over. Het resultaat is vrij hoog, gelet op de omvang van de begroting. En analyse van het resultaat maakt duidelijk dat de kostenbeheersing op onderdelen nog onvoldoende is en aan het eind van het begrotingsjaar te veel mutaties laat zien. Inmiddels zijn acties gestart om dat met ingang van de begroting 2021 te verbeteren. Voor de inhoudelijke en de financiële verantwoording over het jaar 2020 wordt verwezen naar de hierna volgende programma’s en paragrafen.

Arnoud van Vliet Directeur

Culemborg, april 2021

4

Samenvatting en financieel resultaat jaarrekening Algemeen De basis voor de opstelling van de programmabegroting 2020 was de programmabegroting 2019, aangevuld met de uitgangspunten zoals die in de Kaderbrief 2020 waren geformuleerd. Bij de Voortgangsrapportage 2020 (VGR) Q3 is aangegeven dat het resultaat 2020 naar verwachting positiever uit gaat vallen dan eerder voorzien. In hoofdlijnen komt het resultaat met name voort uit de onderdelen ICT&A (minder lasten uitbestede werkzaamheden, Licenties en hogere opbrengst dienstverlening en services) en Directie (minder uitbestede werkzaamheden, niet volledig benutte stelpost en lagere lasten cursussen en conferenties). Naar verwachting zijn de voordelen grotendeels incidenteel. Bij het opstellen van de begroting 2022 worden eventuele structurele effecten verwerkt. In de VGR Q2 en Q3 van 2021 wordt waar nodig bijgestuurd via Begrotingswijzigingen. Een aantal besluiten in het begrotingsjaar 2020 met een structureel effect dienen nog door vertaald te worden naar de begroting 2021. Deze zullen bij de VGR Q2 2021 worden verwerkt. Ten opzichte van de gewijzigde begroting komt deze jaarrekening uit op het volgende financieel resultaat: Saldo van baten en lasten Verrekening met reserves Saldo jaarrekening

747.192 311.042 1.058.234

Er is in 2020 een bedrag van € 311.042 aan de beschikbare reserves onttrokken. Zie ook de toelichting op de reserves (bladzijde 40). Bestemming van het resultaat In de bestuursvergadering van 16 december 2020 is besloten een voorschot te nemen op het verwachte rekeningresultaat om een investering te kunnen doen in de financiële administratie van het samenwerkingsverband. Voorgesteld wordt deze resultaatbestemming ad € 383.453 te bekrachtigen. Resultaatbestemmingen Jaarrekening 2020 BWB • Investeren in financiële administratie BWB Overige resultaatbestemmingen • Training klantgerichtheid en Adviseren met impact • Restant E-projecten Culemborg • Ontwikkelbudget website gemeenten doorschuiven naar 2021 • Doorbetaling aan West Betuwe (CISO/Ordina) Totaal

€ 383.453

- 40.000 - 33.490 - 45.000 - 9.250 € 511.193

5

Van het restant rekeningresultaat ad € 547.041 wordt voorgesteld een bedrag van €100.000 toe te voegen aan de algemene reserve en een bedrag van € 447.041 uit te keren aan de partners, conform de verrekensystematiek.

Vaststellingsbesluit

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling BWB, gezien het voorstel van 30 april 2021 tot vaststelling van de jaarstukken 2020,

Besluit: • •

•

De jaarstukken 2020 vast te stellen conform het ontwerp; Van het batige resultaat een bedrag van € 511.193 te bestemmen voor: - het ontwikkelplan financieel beheer € 383.453; - training klantgerichtheid en adviseren met impact € 40.000; - Restant E-projecten retour Culemborg € 33.490; - doorschuiven ontwikkelbudget website gemeenten € 45.000; - doorbetaling CISO/Ordina) € 9.250. Het restant resultaat ad € 547.041 voor een bedrag van € 447.041 te retourneren aan de gemeenten, conform de verrekensystematiek en € 100.000 toe te voegen aan de algemene reserve.

Aldus besloten in de vergadering van 14 mei 2021.

De secretaris,

De voorzitter,

A. van Vliet,

G. van Grootheest,

6

Deel 1 Jaarverslag Programmaverantwoording Programma 1 | Personeel, Organisatie & Informatie Inleiding Het jaar 2020 was het eerste jaar voor het team POI, een samenvoeging van P&O en Informatiemanagement. Team POI werd aangestuurd door een nieuwe leidinggevende, Patricia Havelaar, die in februari het nieuwe teamplan presenteerde. Hierin zijn zowel de resultaten van het klanttevredenheidsonderzoek als de input van de medewerkers vertaald in een andere rolverdeling met meer ruimte voor strategische advisering en betere zichtbaarheid. Resultaten P&O Per 1 januari 2020 werd de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) van kracht. Daardoor hebben ambtenaren zoveel mogelijk dezelfde rechtspositie gekregen als werknemers in het bedrijfsleven gebaseerd op het Burgerlijk Wetboek. Sectorspecifieke afspraken zijn vastgelegd in de CAO Gemeenten. Om de invoering voor elkaar te krijgen zijn nieuwe arbeidsovereenkomsten opgesteld voor alle medewerkers, lokale regelingen geactualiseerd in personeelshandboeken en is de kennis van de P&O-medewerkers op orde gebracht. Samen met overheidsorganisaties in de regio is de Regionale geschillencommissie Rivierenland ingesteld. Werknemers kunnen hier in bepaalde situaties terecht wanneer er een geschil is met de werkgever. In maart brak de Coronacrisis uit en gingen medewerkers zoveel mogelijk thuis werken.

Vanuit team POI is geadviseerd en meegedacht over het omgaan met deze nieuwe situatie. Samen met de preventiemedewerkers is aandacht besteed aan de sociale aspecten, werkdruk, gevoelens en zorgen van medewerkers en de manier waarop hiermee omgaan kon worden. Medewerkers die hulpmiddelen nodig hebben, kunnen deze in overleg meekrijgen. Er is voorlichting gegeven over het inrichten van de thuiswerkplek en manieren om fit te blijven. Rechtspositionele vragen zijn beantwoord. Na bestuurlijke instemming in 2019 is er in het verslagjaar verder gewerkt aan de inrichting en implementatie van een inhuurdesk. Er is een projectorganisatie ingericht, er zijn 2 recruiters aangetrokken en 2 aanbestedingen gestart. Eén aanbesteding staat in teken van een inhuurapplicatie inclusief een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) en de andere aanbesteding betreft een raamovereenkomst voor de functies tot en met schaal 8 bestaande uit 2 percelen. Perceel 1 is uitzenden/payroll, perceel 2 horecamedewerkers voor het Cultuurbedrijf Tiel. De aanbestedingen worden in het eerste kwartaal van 2021 afgerond. De inhuurdesk is met ingang van 1 januari 2021 van start gegaan. De bedoeling is de partners te ontzorgen en te voldoen aan de complexe wet- en regelgeving met betrekking tot inhuur.

POI heeft de taak om strategisch personeelsbeleid te ontwikkelen en daarmee een bijdrage te leveren aan de gewenste organisatiedoelen van de partners. Naast advisering per partner (maatwerk) zijn de volgende gezamenlijke resultaten geboekt, afgeleid van de strategische doelen: • Er is gestart met strategische personeelsplanning bij één van de organisaties; de andere organisaties gaan hier in 2021/2022 mee aan de slag; 7

• • • • • • •

Voorstel voor een nieuwe gesprekscyclus, waarbij de focus ligt op ontwikkeling; besluitvorming bij de partners vindt plaats eind 2020/begin 2021; Een digitale mobiteitsbank, die via een interne prijsvraag de naam ‘Bloei’ heeft meegekregen. Hier komen vraag en aanbod omtrent mobiliteit samen en wordt medewerkers inzicht geboden in de mogelijkheden tot loopbaanontwikkeling; Een onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers waar het afleggen van de eed en belofte en een workshop Integriteit deel van uitmaakt; De workshop Integriteit wordt digitaal aangeboden, niet alleen aan nieuwe medewerkers maar ook aan zittende medewerkers; Een werkgroep Thuiswerken met een vertegenwoordiging vanuit de OR-ren die werkt aan het opstellen van beleid voor de langere termijn; Administratieve stroomlijning van een aantal processen zoals werving en selectie, invoeren nieuwe medewerkers en het digitaal aanvragen van een VOG; Deelname aan het project Traineeship Rivierenland waardoor er in januari 2021 3 trainees zijn begonnen bij onze partners.

Eind van het jaar hebben de P&O-adviseurs gezamenlijk een training adviesvaardigheden (SIOO) gevolgd, die nieuwe inzichten en samenhang heeft gebracht. Resultaten IM 2020 was voor de IM groep een bijzonder jaar. Naast de vorming van een compleet team samen met P&O moest ook de personele bezetting van IM nog ingevuld worden. Ook kregen we in 2020 met zijn allen te maken met de uitdagingen en beperkingen van de Covid crisis. Het team heeft de samenwerking met de organisaties opgezocht en er zijn diverse overlegstructuren opgezet. We hebben ons “zichtbaar” gemaakt voor de gemeenten. Samen met de andere teams hebben we ons ingezet voor de werkgroep “Samen werken aan samenwerken” De projecten en werkzaamheden voor de vier organisaties bestonden in 2020 onder andere uit; • Een nieuw Geografisch informatiesysteem voor de drie gemeenten; • Een systeem voor inkoopbegeleiding Negometrix ingevoerd; • Verder uitbouw en ondersteuning van de burgerzaken teams en hun GBA systeem iBurgerzaken; • Er heeft een uitgebreid vooronderzoek voor de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) plaats gevonden.

De deelprojecten zullen in 2021 / 2022 verder ingevoerd worden; • De verdere invoering van Djuma en de centralisatie van het systeem; • Voor de gemeente Culemborg is een systeem met Bodycams ingevoerd; • Het Topdesk is opnieuw aanbesteed een vervangen door een Cloud variant; • Er is gewerkt aan de invoering van de Omgevingswet; • Er is een start gemaakt voor de vervanging van de systemen voor Schuldhulpverlening; • Voor de gemeente Tiel heeft een aanbesteding plaats gevonden voor een Datawarehouse; • Om veilig te kunnen mailen is er een systeem Smartlockr ingevoerd; • Voor de gemeente Tiel is het vergunningen systeem vervangen; • Start gemaakt met onderzoek welke wensen en behoeften er zijn bij het Cultuurbedrijf Tiel; • Een start met de vervanging van het Intranet systeem in combinatie met de samenwerkomgeving Teams. Ook het CBT wordt meegenomen in dit traject; • Een start voor de vervanging van het internet systeem; • Start en onderzoek naar mogelijkheden Applicatie Portfolio Management; 8

• • • • •

Bij bovengenoemde projecten ondersteund bij procesbeschrijvingen en bij het maken van applicatielandschappen; Ondersteuning bij aanbesteding DWH financiën en intranet; Ondersteuning geboden bij het invoeren van een procestool; Vervangen én harmoniseren systeem voor meldingen in de openbare ruimte; Er is een projectgroep opgezet om de post- en archiefstromen efficiënter te maken.

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen Resultaat na bestemming

Primitieve begroting 2020 *) 1.706 10 1.696

Begroting 2020 na wijziging 1.878 27 1.851

1.696

1.851

Rekening 2020 1.880 42 1.838

Verschil begroting -/rekening -2 15 13

1.838

13

*) In de primitieve begroting 2020 was dit de afdeling P&O. Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2020 wordt als volgt verklaard: Lasten Lagere salarislasten Hogere lasten inhuur derden Hogere lasten uitbestede werkzaamheden Hogere lasten cursussen en conferenties Overige kleinere verschillen Totaal lasten Baten Ontvangen vergoeding Werkzaak Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N V N N N N N

Bedrag 55 26 19 11 1 2

V

15 15

V

13

9

Programma 2 | Financieel Advies Wat hebben we bereikt? De afdeling Financieel Advies levert producten en diensten aan de deelnemende gemeenten en aan de eigen organisatie. Hierbij zorgt de afdeling voor continuïteit en kwaliteit met betrekking tot advies beleid en ondersteuning bij het realiseren van de Kadernota, Begroting en Tussentijdse rapportages voor de vier organisaties. Voorts geeft Financieel advies invulling aan de Treasury taken, het uitvoeren van de verplichtingen ten aanzien van Rijksbelastingen, de Lokale belastingen en IV3. De belangrijkste doelstellingen uit de begroting 2020 waren: • Toetsen van financiële paragrafen bij bestuursvoorstellen; • Het organiseren van budgetgesprekken met budgethouders gericht op toetsing van de juistheid, tijdigheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van de budgetbestedingen en uitvoering van beleid; • Het bijdragen aan de realisatie van de P&C cyclus, waaronder de tussentijdse rapportages, begroting, begrotingswijzigingen en de jaarrekening; • Project- of programmacontrol: het verstrekken, analyseren en controleren van projectinformatie en -procedures ter ondersteuning van de projectmanager, het controleren van investeringsprogramma’s en het informeren van de ambtelijke opdrachtgever; • Het ondersteunen bij het in beeld brengen en bespreken van de financiële risico’s van de organisatieonderdelen; • Het ondersteunen bij het verder

optimaliseren van interne werkwijzen of werkprocessen voor onze gemeentes binnen de functiegebieden Advies, waaronder administratieve procedures en beheer activamodule en het doorontwikkelen van de toepassingsmogelijkheden van LIAS; • Het opstellen van een plan om de advies- en ondersteuningsfuncties te versterken (deelgebied Dienstverlening); • Het gericht opleiden of begeleiden van medewerkers in hun functie-uitoefening en ontwikkelen van competenties (talentontwikkeling) (deelgebied Personeel); • Het robuuster en minder kwetsbaar maken van de taken door onder andere heldere taak- en resultaatbeschrijvingen en het creëren van een goed beter werkklimaat (Organisatie). Wat hebben we gedaan? Op alle doelstellingen zijn activiteiten ontplooid en vorderingen geboekt. De werkbelasting was voor reguliere taken inclusief beheertaken hoog. Desalniettemin is goede vooruitgang geboekt ten aanzien van de kwaliteit van de financiële administratie in goede samenwerking met Financieel Beheer. In 2021 zou Financieel advies de vruchten moeten kunnen plukken van deze verbeteringen door meer tijd en ruimte vrij te kunnen maken voor de budgetbeheerders en strategische gesprekken.

• Producten van de P&C-cyclus van 4 organisaties tijdig en conform BBV opgeleverd; • Gewerkt aan teamontwikkeling en ontwikkelagenda voor zover mogelijk middels coaching; In 2021 wordt het trainingsprogramma voortgezet voor het gehele team; • Vacatures ingevuld en het ziekteverzuim verder terug gebracht. Er is een goede werksfeer; • De kwetsbaarheid van een aantal taakgebieden gereduceerd door taken en kennis te delen, door medewerkers op te leiden of door externe kennis in te kopen; • De doorontwikkeling van de toepassingsmogelijkheden van LIAS wordt in 2021 voortgezet. Er wordt onderzocht op welke wijze een optimalisatieslag gemaakt kan worden; • Gebouwd aan de relatie met de stakeholders; • Goede ondersteuning geboden bij het realiseren van beleidsdocumenten; 10

• •

De tussentijdse rapportage voor BWB is sterk verbeterd en er wordt gewerkt aan een kwaliteitsslag in de materiele vaste activa administratie en de projectenadministratie; Aanbesteding nieuwe accountant voor BWB.

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves Toevoegingen Onttrekkingen Resultaat na bestemming

Primitieve begroting 2020 *) 3.339 0 3.339

Begroting 2020 na wijziging 1.857 67 1.790

3.339

1.790

Rekening 2020 1.884 100 1.784

Verschil begroting -/rekening -27 33 6

1.784

6

*) In de primitieve begroting 2020 was nog geen splitsing in Financieel advies en Financieel Beheer. Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2020 wordt als volgt verklaard: Lasten Hogere salarislasten Hogere lasten uitbestede werkzaamheden Lagere lasten cursussen en conferenties (o.a. als gevolg van corona) Lagere lasten Treasury Overige kleinere verschillen Totaal lasten Baten Hogere bijdrage Culemborg i.v.m. inhuur Ontvangen WGA uitkering (i.r.t. hogere salarislasten) Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N N N V V V N

Bedrag 44 8 11 7 7 27

V V

22 11 33

V

6

11

Programma 3 | Financieel Beheer Wat willen we bereiken? Het team Financieel beheer van BWB levert financiële producten en diensten aan voor de deelnemende gemeenten en de eigen organisatie. Kerntaken hierbij zijn: - Zorgen voor een goed georganiseerde administratie (volgens wettelijke eisen en BBV); - Het zorgvuldig bewaken van de verzekeringsportefeuille; - Het proactief reageren op knelpunten; - Meebewegen in de doorontwikkeling van onze partners. Wat doen we/hebben we gedaan? Naast het uitvoeren van de reguliere taken zullen zijn de volgende onderwerpen opgepakt: • In samenwerking met de partners verder voortzetten van het harmoniseren en standaardiseren van interne werkwijzen of werkprocessen; • Het verder door ontwikkelen van financiële management- en bestuursinformatie (onder andere door uitbreiding/aanpassingen van K2F en Cognos); • Het intern controle proces verder door ontwikkelen; • Het versterken van de advies- en ondersteuningsfuncties; • Het gericht opleiden of begeleiden van medewerkers in hun functie-uitoefening en ontwikkelen van competenties (talentontwikkeling); • Het robuuster en minder kwetsbaar maken van de taken door onder andere heldere taak- en resultaatbeschrijvingen en het creëren van een goed beter werkklimaat. Op alle doelstellingen zijn activiteiten ontplooid en vorderingen geboekt.

De werkbelasting was voor reguliere taken al hoog, door standaardisatie van werkzaamheden, achterstanden, Corona, vacatures en andere projecten werd deze extra hoog. Het op orde brengen van de administraties heeft in 2020 veel extra tijd gekost maar er zijn wel zichtbaar stappen gemaakt. Nu ook het ontwikkelplan Financieel Beheer is goedgekeurd kunnen we een vervolg geven aan de ingeslagen weg. Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves Toevoegingen Onttrekkingen Resultaat na bestemming

Primitieve begroting 2020 *)

Begroting 2020 na wijziging 1.541 52 1.489

1.489

Rekening 2020 1.570 54 1.516

Verschil begroting -/rekening -29 2 -27

1.516

-27

*) In de primitieve begroting 2020 was nog geen splitsing in Financieel advies en Financieel Beheer.

12

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2020 wordt als volgt verklaard: Lasten Hogere salarislasten Hogere lasten inhuur derden Lagere lasten vorming en opleiding (o.a. als gevolg van corona) Overige kleinere verschillen Totaal lasten Baten Hogere bijdrage Werkzaak Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N N N V V

Bedrag 16 29 12 4 29

V

2 2

N

-27

13

Programma 4 | ICT, Applicatiebeheer & GEO Basisregistraties Wat hebben we bereikt? Op het vakgebied ICT, Applicatiebeheer en GEO Basisregistraties levert BWB kwalitatieve producten en diensten aan de gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en de eigen organisatie. Doelstelling is het zorgdragen voor continuïteit, beschikbaarheid en doorontwikkeling van informatievoorziening van Culemborg, Tiel en West Betuwe. Het gaat hierbij om het borgen van kwaliteit en ondersteuning van de applicaties, gegevens en ICT infrastructuur. Doelstelling bij de doorontwikkeling is dat zoveel als mogelijk gebruik wordt gemaakt van de kennis en ervaring van ICT en Applicatiebeheer en het gebruik van de zelfde hard- en software binnen de drie gemeenten ten behoeve van kwaliteit, effectiviteit en efficiency. Beleid en advies Het jaar 2020 heeft met name in het teken gestaan van de vervanging van de ICT Infrastructuur en het ondersteunen van de gebruikers tijdens de Corona crisis. Met name het ondersteunen van de gebruikers die door de Corona crisis grotendeels thuis werkten heeft voor veel extra werk(druk) gezorgd. Tevens zijn de eerste stappen gezet m.b.t. de nieuwe ICT werkplek, welke naar verwachting in 2021 geleverd zal gaan worden.

Beheertaken • Beheer, ondersteuning en up-to-date houden van basis- en kernregistraties en gegevensuitwisseling; • Het (technisch) beheren, ondersteunen en actueel houden van applicaties, basis- en kernregistraties en websites; • Het ondersteunen van gebruikers; • Deelnemen aan projecten voor de doorontwikkeling en vernieuwing van de informatiesystemen, gegevensregistraties en technische infrastructuur en applicaties; • Beheer, ondersteuning en actueel houden van de technische-infrastructuur en regie en contractmanagement ten aanzien van dienstverlening van externe partijen. Wat hebben we gedaan? Zoals aangegeven is er in 2020 veel tijd besteed aan de vervanging van de ICT Infrastructuur. Daarnaast zijn er binnen de domeinen diverse projecten opgestart waar capaciteit aan is geleverd: Binnen het publiek domein zijn de volgende projecten afgerond: • Verkiezingssoftware; • Implementatie Veilig mailen. Binnen het sociaal domein zijn er geen projecten opgestart. Binnen het fysieke domein zijn de volgende projecten opgestart en/of (bijna) afgerond: • Digitaal Stelsel Omgevingswet; • GIS/GEO; • VTH Tiel. Binnen het organisatie domein zijn de volgende projecten opgestart en/of (bijna) afgerond: • Aanschaf Inkoop Ondersteunend Systeem; 14

• Vervanging Intranet; • Topdesk; • Zaaksysteem (Djuma). Op het gebied van ICT zijn de volgende projecten opgestart en/of (bijna) afgerond: • • • •

Versnelde uitrol digitaal vergaderen (Teams); BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid); Vervanging ICT infrastructuur; Implementatie ESB.

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen Resultaat na bestemming

Primitieve begroting 2020 *) 7.742 581 7.161

Begroting 2020 na wijziging 5.614 552 5.062

7.161

5.062

Rekening 2020 5.377 939 4.438

Verschil begroting -/rekening 237 387 624

4.438

624

*) In de primitieve begroting 2020 was dit de afdeling IM/ICT. Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2020 wordt als volgt verklaard: Lasten Hogere lasten inhuur derden Lagere lasten uitbestede werkzaamheden Lagere lasten cursussen en conferenties (o.a. als gevolg van corona) Hogere lasten afschrijvingen (zie ook batenzijde) Lagere lasten kantoorartikelen Licenties en onderhoud programmatuur Mobiele devices en internet Overige verschillen Totaal lasten Baten Bijdrage van gemeenten i.v.m. kapitaallasten Opbrengst dienstverlening en services (RIS/BIS en Licentiekosten Microsoft) Lagere bijdragen verbindingen Hogere baten dienstverlening en services Overige kleinere verschillen Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N N V V N V V N V V

Bedrag 19 147 15 142 11 255 93 63 237

V V N V N V

145 253 156 156 11 387

V

624 15

Programma 5 | Team Informatiebeheer (voorheen DIV/BAG) Inleiding Het jaar 2020 betrof een start van verandering voor het team Informatiebeheer (voorheen DIVBAG). Per 1 oktober 2020 is het team DIV-BAG geen 1 team meer, maar maakt BAG onderdeel uit van het team ICT. De resultaten van dit team maken hier dan ook geen onderdeel van uit. Gelijktijdig heeft een naamwijziging plaatsgevonden en heet het team nu Informatiebeheer. Tot slot is de aansturing in handen van een nieuwe leidinggevende. De foto van de huidige situatie liet zien dat; • De bezetting niet op orde was; • Financiële middelen niet op orde waren; • Er een eilandencultuur in het team heerste en er nog niet integraal gewerkt werd; • Onderlinge samenwerking om verbetering vroeg; • De werkverdeling niet in balans was. Wat willen we bereiken? Het team staat voor de opgave om partners in staat te stellen om succesvol te zijn door informatie actueel en volledig te verwerken en duurzaam toegankelijk te beheren. Wij voeren onze missie eenvoudig, snel, onafhankelijk en toegesneden op de situatie van de klant uit. Als partner willen wij onze meerwaarde vergroten door constante en intensieve samenwerking. Sparringpartners en nabijheid staan hier in centraal. Dit vertaalt zich in de manier van werken en houding & gedrag van de IB collega’s.

Wat hebben we gedaan? • Ontwikkelplan Informatiebeheer opgesteld (nieuwe visie); • Start gemaakt door bezetting en financiën op orde te brengen; • Vaste patronen doorbroken (gemeente overstijgend werken) verminderen kwetsbaarheid; • Medewerkers in hun kracht gezet (verschuiven van werkzaamheden en toevoegen nieuwe rollen); • Zaaksysteem centraal gesteld (actieve rol en geen dubbele functionaliteiten door uitfasering RMA); • Start gemaakt met het verbeteren van de eigen organisatie en interne processen. Wat kan slimmer, efficiënter en effectiever; • Start gemaakt met de archiefachterstanden; • De onderzoeksfase van het migreren van de archieven uit de voormalige decentrale document management systemen (DMS-en Decos en Corsa en RMA) naar het centrale zaaksysteem Djuma is gestart.

16

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen Resultaat na bestemming

Primitieve begroting 2020 *)

Begroting 2020 na wijziging 1.956 29 1.927

Rekening 2020

0 0 1.927

1.777 2 1.775

Verschil begroting -/rekening 179 -27 152

0 0 1.775

0 0 152

*) In de primitieve begroting 2020 was DIV/BAG onderdeel van IM/ICT. Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2020 wordt als volgt verklaard: Lasten Innovatie en ontwikkelingsprojecten DIV Project DIV inrichting West Betuwe E-projecten (uitbestede werkzaamheden) Lagere salarissen en sociale lasten Hogere lasten inhuur derden (i.r.t. lagere salarislasten) Lagere lasten vakliteratuur, lidmaatschappen en contributies Lagere lasten uitbestede werkzaamheden Lagere lasten cursussen en conferenties (o.a. als gevolg van corona) Diverse kleinere verschillen Totaal lasten Baten Project DIV inrichting West Betuwe (zie ook lastenzijde) Diverse kleinere verschillen Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N N V V V N V V V V V

Bedrag 13 25 33 300 212 16 17 9 4 179

N V N

29 2 27

V

152

17

Programma 6 | Juridische zaken & Control Wat hebben we bereikt? 2020 was ook voor het team juridische zaken een uitzonderlijk jaar waarin we veel hebben moeten improviseren om onze dienstverlening aan de deelnemers op peil te houden. Dat is gelukt: De bezwaren- en klachtencommissie functioneert naar tevredenheid en onze adviseurs worden nog steeds goed gevonden door de vakteams. Daarnaast zijn de vakteams tevreden over de kwaliteit van de juridische adviezen. Wat hebben we gedaan? We hebben veel energie gestoken in de organisatie van digitale hoorzittingen van de bezwaren- en klachtencommissie. Uitgangspunt daarbij is steeds geweest dat de laagdrempeligheid van de bezwaren- en klachtenprocedure verzekerd blijft. Voor digitaal niet vaardige bezwaarmakers of klagers is ondersteuning geregeld en zo nodig kunnen we zelfs terugvallen op een hybride vergadersysteem. Hoewel het aantal adviesvragen in 2020 onveranderd hoog was en we niet over onze volledige capaciteit konden beschikken hebben we dankzij enige inhuur en veel inzet van medewerkers zowel op kwantitatief als kwalitatief niveau continuïteit kunnen bewerkstelligen. Bovendien is een aanvang gemaakt met onderzoek naar het verder ontwikkelen van juridische kwaliteit bij BWB en de gemeenten Tiel en Culemborg. Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen Resultaat na bestemming

Primitieve begroting 2020 668 0 668

Begroting 2020 na wijziging 1.690 368 1.322

668

1.322

Rekening 2020 1.682 321 1.361

Verschil begroting -/rekening 8 -47 -39

1.361

-39

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2019 wordt als volgt verklaard: Lasten Lagere salarislasten Hogere lasten inhuur Lagere lasten cursussen en conferenties (o.a. als gevolg van corona) Lagere presentiegelden Informatieveiligheid hogere lasten inhuur derden AVG hogere lasten inhuur derden Diverse kleinere verschillen Totaal lasten Baten Deel subsidie RIEC overgeheveld naar 2021

V/N V N V V N N N V

Bedrag 68 23 6 9 35 12 5 8

N

47 18

Totaal baten Gerealiseerd resultaat

N

-39

19

Programma 7 | Facilitaire Zaken & Inkoop Wat hebben we bereikt? In 2020 is er een verder doorontwikkeling gerealiseerd binnen Facilitaire zaken & Inkoop. In 2020 hebben we onder andere een Europese aanbesteding uitgevoerd en geïmplementeerd voor alle audio visuele middelen (AV) binnen het stadhuis van Culemborg, hebben we wederom de collectieve inkoop en uitrol van de eindejaarsgeschenken georganiseerd. Daarnaast is de aanbesteding uitgevoerd voor één centraalpunt voor contractbeheer voor alle BWB contracten. Wat hebben we gedaan? Samenwerken op het gebied van facilitaire dienstverlening en inkoop biedt vanuit verschillende invalhoeken voordelen. Vanuit de positie van de facilitaire organisatie bezien geeft de samenwerking vakinhoudelijke kansen voor het ontwikkelen en organiseren van de verschillende taakvelden. De positie van de medewerkers geeft in de samenwerking kansen voor verdere vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling. • • • • • • • • • • •

Vanuit Team Inkoop hebben we de aanbesteding doorlopen naar een inkoop ondersteunend systeem. Een systeem wat ons gaat helpen meer grip te hebben op rechtmatig en doelmatig inkopen; Hebben we binnen Inkoop een grote inventarisatie gedaan naar alle huidige overeenkomsten die er zijn binnen BWB; Vanuit Facilitaire zaken hebben we de aanbesteding afgerond voor sanitaire supplies. De implementatie zal plaatsvinden in 2021; Zijn we gestart met de marktconsultatie voor een nieuwe exploitant voor het Stadhuis in Culemborg; Hebben we diverse vergaderzalen voorzien van nieuw meubilair in Culemborg; Hebben binnen de partners op meerdere plekken hybride vergader faciliteiten ingericht; Zijn we gestart met het voortraject van het opnieuw aanbesteden van de toegangscontrole systemen van alle drie de gemeenten; Aanbesteding en oplevering afgerond van de AV-middelen in het stadhuis van Culemborg; Hebben we het aanbestedingstraject voor alle partners van de BHV trainingen en middelen afgerond; Gezorgd dat het aanbestedingstraject Reststoffenmanagement heeft plaatsgevonden; Hebben we ingespeeld op de corona maatregelen en daardoor de inrichting van werkplekken (tijdelijk) veranderd en beperkt. Er zijn meer hygiëne maatregelen aanwezig en de dienstverlening is aangepast op basis van wensen en eisen.

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen

Primitieve begroting 2020 *) 1.657 16 1.641

Begroting 2020 na wijziging 1.622 71 1.551

Rekening 2020 1.592 96 1.496

Verschil begroting -/rekening 30 25 55

20

Resultaat na bestemming

1.641

1.551

1.496

55

*) In de primitieve begroting 2020 was dit de afdeling Facilitaire Zaken. Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2020 wordt als volgt verklaard: Lasten Lagere salarislasten Ontvangen IVA uitkering Lagere lasten cursussen en conferenties (o.a. als gevolg van corona) Diverse kleinere verschillen Totaal lasten Baten Hogere bijdrage gemeenschappelijke regeling Lagere vergoeding uitgeleend personeel Diverse kleinere verschillen Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N V V V V V

Bedrag 9 11 6 4 30

V N N V

33 7 1 25

V

55

21

Programma 8 | Directie Wat hebben we bereikt? Zie voor een nadere toelichting de paragraaf bedrijfsvoering. Wat hebben we gedaan? Zie voor een nadere toelichting de paragraaf bedrijfsvoering. Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves Toevoegingen Onttrekkingen Resultaat na bestemming

Primitieve begroting 2020 809 0 809

Begroting 2020 na wijziging 1.046 0 1.046

0 809

311 735

Rekening 2020 773 0 773

Verschil begroting -/rekening 273 0 273

311 462

0 273

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2020 wordt als volgt verklaard: Lasten Lagere lasten inhuur derden Lagere lasten uitbestede werkzaamheden Restant stelpost directie Lagere lasten cursussen en conferenties (o.a. als gevolg van corona) Medische advisering/Arbo Werving en selectiekosten Financiële werkbudgetten Innovatie en doorontwikkeling BWB Overige kleinere verschillen Totaal lasten Baten

V/N V V V V N N V V V V

Bedrag 16 66 121 60 17 11 14 20 4 273

V

273

Totaal baten Gerealiseerd resultaat

22

Algemene dekkingsmiddelen In dit hoofdstuk nemen we algemene baten en lasten op die niet aan een ander programma zijn toe te rekenen. De baten bestaan voornamelijk uit de bijdragen van de deelnemers, de lasten worden gevormd door de te betalen vennootschapsbelasting. Bijdragen van deelnemers Het exploitatieresultaat van BWB wordt gedekt uit de bijdragen van de deelnemers. De bijdragen zijn bepaald door een zo objectief mogelijke verdeelsleutel vast te stellen. In deze jaarrekening verdelen we de kosten op basis van het vastgestelde verdeelmodel over de 3 gemeenten. De nieuwe verrekensystematiek gaat uit van de totale begrotingsomvang van BWB. Voor 2020 was afgesproken om het effect van de nieuwe verdeelsystematiek voor 50% toe te passen. Vanaf 2021 zou de nieuwe verdeelsystematiek voor 100% volledig worden doorgevoerd. Afgesproken is echter om langer de tijd te nemen om een goede analyse te kunnen maken omdat de eerste evaluatie over 2020 nog onvoldoende inzicht gaf. Voor 2021 worden daarom de effecten eveneens voor 50% doorgevoerd en zal dit worden aangepast ten opzichte van de reeds vastgestelde gemeentelijke bijdrage. In 2021 vindt een tweede evaluatie plaats. Op basis hiervan zijn voor 2020 de volgende bedragen bij de gemeenten in rekening gebracht:

Culemborg West Betuwe Tiel Totaal

Percentage Bedrag 32,8 5.019.620 30,5 4.673.195 36,7 5.621.975 100,0 15.314.790

Daarnaast is er nog een extra bijdrage van € 415.736 aan de partners in rekening gebracht op basis van de 3e kwartaalrapportage 2020 (Q3). Vennootschapsbelasting Voor wat betreft de aanslag 2019 is het te betalen bedrag op de voorlopige aanslag ad € 19.291 verminderd naar “nihil”. Voor 2020 is een voorlopige aanslag opgelegd van € 16.798. Dit bedrag wordt volledig teruggevorderd van de belastingdienst. Reserves Bij de vaststelling van de jaarstukken 2018 is de reserve organisatieontwikkeling gevormd ten bedrage van € 410.997. In 2020 hebben er onttrekkingen aan de beschikbare reserves plaats gevonden tot een bedrag van € 311.042. Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming

Primitieve begroting 2020 15.921 15.921 0

Begroting 2020 na wijziging 17.207 16.896 -311

Rekening 2020 16.537 17.284 747

Verschil begroting -/rekening 670 388 1.058 23

Mutaties reserves Toevoegingen Onttrekkingen Saldo na verrekening met reserves

0

311 0

311 1.058

1.058

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2020 wordt als volgt verklaard: Lasten Uitbestede werkzaamheden Inhuur DIV/BAG Lagere salarislasten DIV/BAG Lagere lasten conferenties/cursussen (o.a. als gevolg van corona) Mobiele devices en Internet Lagere inzet stelpost directie Lagere lasten licenties en onderhoud Totaal lasten

V N V V N V V V

213 -212 300 120 -93 121 255 704

Baten Dienstverlening en services Overige verschillen (Baten/Lasten) Totaal baten

V V V

253 101 354

Gerealiseerd resultaat

V

1.058

24

Paragrafen In de paragrafen wordt ingegaan op het beleid met betrekking tot de beheersmatige aspecten van de organisatie. In het besluit Begroting en Verantwoording (BBV) staat aangegeven dat in de programmabegroting tenminste de navolgende paragrafen opgenomen moeten zijn: 1. Weerstandsvermogen; 2. Financiering; 3. Bedrijfsvoering. De volgende paragrafen zijn niet op BWB van toepassing en zijn daarom niet in deze jaarstukken opgenomen of verder toegelicht: 1. Lokale heffingen; 2. Onderhoud kapitaalgoederen; 3. Verbonden partijen; 4. Grondbeleid.

25

Paragraaf 1 | Weerstandsvermogen De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing geeft informatie over weerstandscapaciteit, risico’s, het beleid omtrent weerstandscapaciteit en een aantal kengetallen. Dit is overeenkomstig hetgeen is voorgeschreven in de BBV. Het weerstandsvermogen De hoogte van het weerstandsvermogen is gebaseerd op de relatie tussen de risico's waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffen enerzijds en de capaciteit van middelen en mogelijkheden die de organisatie heeft om niet geraamde kosten op te vangen anderzijds (BBV art. 11). BWB loopt net als de deelnemende gemeenten risico's. Een deel van deze risico's wordt afgedekt door het treffen van maatregelen o.a. door het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. In de GR BWB is in art. 21 bepaald dat de omvang van het weerstandsvermogen/ risicoreserve van BWB maximaal 3% van de jaarlijkse exploitatielast mag zijn. BWB heeft momenteel geen weerstandsvermogen/reserve om deze risico’s uit te dekken. Bestuurlijk is besloten om het weerstandsvermogen dat nodig is voor de risico’s van BWB binnen de deelnemende gemeenten aan te houden. De risico’s • Nog in onderzoek: overdracht ICT-budgetten (hard en software) van gemeenten aan BWB, waardoor op dit moment nog niet integraal op IT gestuurd kan worden. Beheersmaatregel: De overdracht in 2021 realiseren.

• De overdracht van de hardware portefeuille met een beleidsplan voor overdracht aan het bestuur voorleggen in december. De applicatieportefeuille met een beleidsplan per Domein voorbereiden en voorleggen aan het bestuur. • De over- en onderschrijdingen in de projectenportefeuille zijn financieel gemaakt. De bedragen zijn gekapitaliseerd. Beheersmaatregel: intensiever sturen op financiële ontwikkeling van projecten in relatie tot de te realiseren doelstelling. • De voorgenomen verbeteringen en jaarplannen opgestart in 2020 zijn nog niet voltooid. Het reserveren van middelen en het uitbreiden van formatie voor noodzakelijke investeringen in de dienstverlening wordt wenselijk geacht. Beheersmaatregel: De (financiële) effecten zichtbaar maken per investering. • Kwaliteit van medewerkers: Het ontwikkelen van de medewerkers (en teams) is gestart. • Ziekteverzuim: We moeten hiervoor aandacht blijven houden. Er is binnen de begroting geen budget voor het inhuren van vervanging bij langdurige ziekte. Bij langdurige ziekte is vervanging soms onvermijdelijk.

26

Financiële kengetallen In deze paragraaf nemen we de voorgeschreven financiële kengetallen op. Voor BWB zijn alleen de kengetallen solvabiliteitsratio en structurele exploitatieruimte van toepassing. Solvabiliteitsratio Het eigen vermogen van BWB bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. In totaal een bedrag van € 1.307.708. Het totaal van de balans bedraagt € 8.808.433. De solvabiliteitsratio komt daarmee op ± 15%. Dit lage percentage is het gevolg van de keuze van de partners om als BWB geen eigen weerstandsreserve aan te houden. Structurele exploitatieruimte Deze bedraagt 4,87% positief en is als volgt berekend: Totale lasten excl. Reserves af: incidentele lasten Saldo A Totale baten excl. Reserves af: incidentele baten Saldo B C: Structurele toevoeging reserves D: Structurele onttrekkingen reserves (B-A)+(D-C) E: Saldo baten excl. reserves Structurele exploitatieruimte

16.537 295 16.242 17.284 201 17.083 0 0 841 17.284 4,87%

27

Paragraaf 2 | Financiering Kaders In de financiële verordening van BWB worden de kaders gesteld voor het uitoefenen van de treasuryfunctie. In het treasurystatuut wordt dit verder uitgewerkt. In 2017 is het treasurystatuut vastgesteld. Afdekken reguliere exploitatiekosten en totaalfinanciering BWB verkrijgt zijn financiële middelen door periodieke bijdragen van de deelnemende gemeenten die de reguliere exploitatiekosten afdekken. In het verleden is een eerste aanzet gegeven om inzicht te krijgen in de uitgaven van de organisatie in tijd, waarbij ook aandacht is besteed aan de fasering van de bijdrage van de deelnemende gemeenten. In 2021 wordt dit in het kader van een nieuwe verdelingssystematiek verder uitgewerkt. In 2020 heeft de B.W.B. onvoldoende financiële middelen ter beschikking gehad, waardoor zij een beroep heeft moeten doen op een aanvullende lening bij één van de deelnemende gemeenten. Schatkistbankieren Schatkistbankieren houdt in dat tegoeden worden aangehouden in de Nederlandse schatkist. Hierdoor zal de Nederlandse staat minder geld hoeven te lenen op de financiële markten en daalt de staatsschuld. Het verplicht schatkistbankieren is ingevoerd voor decentrale overheden en de gemeenschappelijke regelingen die zij zijn aangegaan. Schatkistbankieren geldt dus ook voor BWB. Ook bij de schatkist kunnen overtollige middelen tijdelijk op deposito worden weggezet.

Decentrale overheden krijgen op de deposito’s een rente vergoed die gelijk is aan de rentes die de Nederlandse staat betaalt op leningen die ze op de markt aangaat. De Nederlandse staat faciliteert geen leenfaciliteit via het schatkistbankieren. In 2020 is er door de B.W.B. geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om geld op deposito weg te zetten. De rentekosten van de in de schatkist weggezette bedragen bedroegen over het jaar 2020 € 0. Drempelbedrag Door het Ministerie is een drempelbedrag vastgesteld dat op rekening courant van de BNG Bank mag blijven staan. Het drempelbedrag is het maximale bedrag dat de BWB over een heel kwartaal gezien, dagelijks buiten de schatkist mag aanhouden. Door omstandigheden kan het voorkomen dat het drempelbedrag wordt overschreden, maar deze overschrijding moet dan op andere dagen in datzelfde kwartaal gecompenseerd worden door onder het drempelbedrag te blijven. Het drempelbedrag is op basis van de begroting vastgesteld op € 250.000. Omdat de BWB niet rood mag staan op haar rekening courant kunnen grote bedragen (bijvoorbeeld betaling van salaris) niet betaald worden met een conform de regels vastgesteld bedrag van € 250.000. Om er voor te zorgen dat deze betalingen gewoon kunnen worden verricht is uit praktische overwegingen gekozen voor een verhoging naar € 500.000.

Dit heeft er toe geleid dat de BWB in vier kwartalen het drempelbedrag heeft overschreden.

28

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar 2020 (1)

Drempelbedrag

250 Kwartaal 1

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks (2) schatkist aangehouden middelen Ruimte onder (3a) = (1) > (2) het drempelbedrag Overschrijding van het (3b) = (2) > (1) drempelbedrag (1) Berekening drempelbedrag

327

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

296

285

333

-

77

-

46

-

35

-

83

Verslagjaar (4a)

(4b)

(4c)

Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

15.921

15.921

-

(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 Drempelbedrag 250 met een minimum van €250.000 (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal Kwartaal Kwartaal Kwartaal 1 2 3 4 Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden (5a) 29.445 middelen 26.974 26.265 30.649 (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het (5b) 90 91 92 92 kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks (2) - (5a) / (5b) 327 296 285 333 schatkist aangehouden middelen

29

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet bepaalt het bedrag waarvoor de BWB maximaal kortlopende leningen mag afsluiten. Kortlopende leningen zijn leningen korter dan één jaar. Het maximum wordt volgens de Wet fido berekend op basis van een vast percentage (8,5%) van het begrotingstotaal per 1 januari. Voor 2020 bedroeg de kasgeldlimiet € 1.324.000. Kasgeldlimiet voor het begrotingsjaar 2020

Kw. 1

Totaal netto vlottende schuld

1.025 1.324 2.349

Toegestane kasgeldlimiet Ruimte (+)/ Overschrijding (-)

Kw. 2

Kw. 3

Kw. 4

-609

248

-437

1.324 1.933

1.324 1.076

1.342 1.760

Per kwartaal wordt gemeten of de BWB binnen de kasgeldlimiet blijft. In 2020 is er geen sprake geweest van het overschrijden van het kasgeldlimiet. Renterisiconorm Aangezien BWB geen (langlopende) leningen is aangegaan, is de renterisico op de vaste schuld nihil.

30

Paragraaf 3 | Bedrijfsvoering In deze paragraaf bedrijfsvoering worden de doelen en de inspanningen beschreven die nodig zijn voor de (doorontwikkeling van de) interne bedrijfsvoering van BWB. De uitgaven die daarmee gepaard zijn, zijn verantwoord in programma 8. Wat hebben we bereikt? 2020 was een uitzonderlijk jaar voor BWB. De corona pandemie en het thuiswerken hebben een zware wissel getrokken op de medewerkers. Ook voor een aantal (nieuwe) managers, waaronder de nieuwe directeur, was het een forse uitdaging om in betekenisvol contact te komen en te blijven met de medewerkers en met elkaar. Het ziekteverzuim bedroeg 5,7 %. Daarmee is voldaan aan de verwachting om het verzuim binnen BWB in control te krijgen. De impact van de corona maatregelen is niet geheel duidelijk in het cijfer. De effecten daarvan op het welzijn van de mensen zullen nog geruime tijd merkbaar blijven. Governance In 2019 is de governance volledig aangepast waarbij een duidelijk onderscheid is gemaakt in de ‘eigenaar’ rol van de samenwerkende partners van BWB en de ‘opdrachtgever’ rol ten opzichte van BWB als afnemer van haar diensten door de partners. In het GEO (secretarissen + directeur BWB) wordt gesproken over de doorontwikkeling van BWB en in het GO&O wordt tweewekelijks gesproken over de kwaliteit en kosten van de geleverde diensten door BWB.

In 2020 is de rol van het GO&O als opdracht gevend orgaan aangescherpt en versterkt. De frequentie van het GEO is verlaagd naar eens in de maand, afgestemd op de bestuursvergaderingen. De frequentie van die laatste wordt in 2021 teruggebracht van tien naar zeven. DVO en PDC In 2019 is een DVO en een PDC overeengekomen waarin een concrete vertaling is gemaakt van wederzijdse verwachting tot op individueel product en dienstenniveau. In 2020 zijn beiden geactualiseerd. De nieuwe verdeelsleutel die in 2019 in gemaakt heeft een eerste evaluatie gehad. In 2021 volgt een tweede evaluatie, eventueel gevolgd door bijstellingen in de verrekensystematiek en doorbelasting naar de gemeenten. Organisatiestructuur In 2019 is de structuur van de organisatie aangepast en een compleet nieuw managementteam aangesteld. In de structuur en het profiel van de managers is de inhoud leidend gemaakt. Begin 2020 zijn de laatste managers gestart en per 1 juni 2020 de nieuwe directeur. Besloten is het team DIV/BAG op te splitsen en tot Informatiebeheer om te dopen en grotendeels onder aansturing van het Hoofd POI te brengen. Het GEO-gedeelte is ondergebracht bij het team ICT. Door de corona beperkingen is de ontwikkelslag met het managementteam beperkt geweest. Dit wordt in 2021 opgepakt.

Wat heeft minder aandacht gekregen dan was voorgenomen? Doorontwikkeling van het vakmanschap van de medewerkers heeft in 2020 te lijden gehad onder de corona beperkingen. In 2021 moet dit een impuls krijgen. Noodzakelijk, maar daarmee wel een jaar later dan voorgenomen kan echt gestart worden met de doorontwikkeling van het vakmanschap. 31

Wat hebben we gedaan? Eind van het jaar is een nieuwe ontwikkelagenda 2021 gemaakt voor BWB. Deze is gepresenteerd in de digitale nieuwjaarsbijeenkomst begin 2021. Deze agenda maakt duidelijk waar doorgroei van BWB nodig en mogelijk is. Versterken van de financiële basisprocessen heeft prioriteit. Er is een extra voortgangsrapportage Q3 opgesteld om beter zicht op de financiën te krijgen. Desondanks laat de jaarrekening nog te veel mutaties zien en is een verbeterslag nodig.

32

Deel 2 Jaarrekening Overzicht van baten en lasten Bedragen x € 1.000

Programma 1 Programma 2 Programma 3 Programma 4 Programma 5 Programma 6 Programma 7 Programma 8

Primitieve begroting Begroot na wijziging Werkelijk 2020 2020 2020 lasten baten Saldo lasten Baten saldo lasten baten Saldo 1.706 10 1.696 1.878 27 1.851 1.880 42 1.838 3.339 0 3.339 1.857 67 1.790 1.884 100 1.784 0 0 0 1.541 52 1.489 1.570 54 1.516 7.742 581 7.161 5.614 552 5.062 5.377 939 4.438 0 0 0 1.956 29 1.927 1.777 2 1.775 668 0 668 1.690 368 1.322 1.682 321 1.361 1.657 16 1.641 1.622 71 1.551 1.592 96 1.496 809 0 809 1.046 0 1.046 773 0 773

Vennootschapsbelasting Algemene baten en lasten

0 15.315 -15.315

Saldo voor bestemming

0

0 17.204 16.896

Stortingen in reserves

0

0

0

0

Onttrekkingen aan reserves Totaal

15.921 15.921

0 15.730 -15.730

15.730 -15.730 16.535 17.284 0

311

0 17.204 17.204

-311

311

-311

0 16.536 17.594

1.058

Een analyse van de verschillen tussen begrote en gerealiseerde baten en lasten per programma is opgenomen in de verschillenverklaringen per programma in het jaarverslag. De programma indeling in de primitieve begroting 2020 wijkt af van de definitieve indeling van de begroting/jaarrekening 2020. In 2019 is de structuur van de BWB aangepast en is er een compleet nieuw managementteam aangesteld. In de structuur en het profiel van de managers is de inhoud leidend gemaakt. Begin 2020 zijn de laatste managers gestart en per 1 juni 2020 de nieuwe directeur. Begrotingsrechtmatigheid In het kader van de rechtmatigheid begrotingsafwijkingen worden de programma’s met een lastenoverschrijding expliciet toegelicht. Hoofdkenmerk is dat een overschrijding van de begroting altijd onrechtmatig is, maar dat deze niet altijd meegewogen wordt in het oordeel van de accountant. De afwijkingen worden getoetst aan de wet- en regelgeving en worden eventueel meegewogen in het accountantsoordeel rechtmatigheid. In deze jaarrekening 2020 heeft er op de programma’s 1, 2 en 3 een beperkte lastenoverschrijding plaatsgevonden (zie het hierna opgenomen overzicht begrotingsrechtmatigheid). Voor de investeringen geldt dat een zevental investeringen zijn overschreden. Ook hier geldt dat deze in de basis altijd onrechtmatig zijn.

Na onderzoek is gebleken dat de oorzaak van de overschrijdingen veelal een administratieve oorzaak hadden. Het bestuur heeft daarom de uitgaven 33

achteraf akkoord bevonden. Hierdoor tellen de overschrijdingen niet mee in het oordeel voor de begrotingsrechtmatigheid. Het overzicht van de investeringen is weergegeven in het hoofdstuk toelichting op de balans

Begrotingsrechtmatigheid Begroting 2020 na wijziging baten lasten saldo 27 1.878 1.851 67 1.857 1.790 52 1.541 1.489 552 5.614 5.062 29 1.956 1.927 368 1.690 1.322 71 1.622 1.551 0 1.046 1.046 15.730 0 -15.730

Jaarrekening 2020 Baten lasten 42 1.880 100 1.884 54 1.570 939 5.377 2 1.777 321 1.682 96 1.592 0 773 15.730 0

Subtotaal programma's 1.058 Heffing vennootschapsbelasting Onttrekking Reserves

16.896

311

17.284

15.636

-749

388

669

-311

311

0

-311

0

0

0

Gerealiseerde resultaat

17.204

0

17.594

15.636

-1.058

388

669

1.058

Omschrijving programma 1. Pers./Org./Informatie (POI) 2. Financieel Advies 3. Financieel Beheer 4. ICT & Applicaties 5. DIV/BAG 6. Jur. Zaken & Control 7. Facilitaire zaken & Inkoop 8. Directie -. Algemene dekkingsmiddelen

17.204

311 17.204

saldo 1.838 1.784 1.516 4.438 1.775 1.361 1.496 773 -15.730

Verschil begroting rekening baten lasten saldo 15 -2 13 33 -27 6 2 -29 -27 387 237 624 -27 179 152 -47 8 -39 25 30 55 0 273 273 0 0 0

Analyse begrotingsrechtmatigheid Begrotingsafwijking

1. Pers./Org./Informatie (POI) 2. Financieel Advies 3. Financieel Beheer 4. ICT & Applicaties 5. DIV/BAG 6. Jur. Zaken & Control 7. Facilitaire Zaken & Inkoop 8. Directie -. Algemene Dekkingsmiddelen

Conclusie: onrechtmatig maar telt niet mee voor het oordeel -2 -27 -29 -

Conclusie: onrechtmatig en telt mee voor het oordeel -27 -

Motivering van de conclusie

Zie hieronder.

1. Pers./Org./Informatie (POI): Minimale lasten overschrijding 2020 wordt volledig gecompenseerd door hogere baten 2020.

34

2. Financieel Advies: De overschrijding van de lasten 2020 wordt volledig gecompenseerd door hogere baten 2020. 3. Financieel Beheer: De werkbelasting was voor reguliere taken al hoog, door standaardisatie van werkzaamheden, achterstanden, Corona, vacatures en andere projecten werd deze extra hoog. Het op orde brengen van de administraties heeft in 2020 veel extra tijd gekost maar er zijn wel zichtbaar stappen gemaakt. Dit heeft een beperkte overschrijding tot gevolg gehad. Bij de overige programma’s heeft er geen lastenoverschrijding plaats gevonden in 2020.

Vennootschapsbelasting Voor wat betreft de belastingaanslag 2019 is het te betalen bedrag op de voorlopige aanslag ad € 19.291 verminderd naar “nihil”. Voor 2020 is er een voorlopige aanslag opgelegd van € 16.798. Dit bedrag wordt volledig teruggevorderd van de belastingdienst. Reserves Er hebben in 2020 geen structurele dotaties en/of onttrekkingen aan de reserves plaatsgevonden. Incidentele lasten en baten In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van incidentele baten en lasten in 2020 van meer dan € 15.000: Programma 1 – POI

Omschrijving Leertraject Sioo BV Vergoeding Werkzaak

2 – FA

N.v.t.

3 – FB

N.v.t.

4 - ICT&A

Extra uitgaven luchtfotografie Bijdrage luchtfotografie

5 - DIV/BAG

N.v.t.

6 - JZ&C

N.v.t.

7 - FZ&I

N.v.t.

8 - Directie

Afkoopsom en werving en selectiekosten Credit begeleiding personeelslid

Totaal

Lasten 16

Baten 15

179 156

110 45 295

201

35

Balans en toelichting per 31 december

ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut

31 DECEMBER 2020 5.175.771 5.175.771

31 DECEMBER 2019 1.299.171 1.299.171

Totaal Vaste activa

5.175.771

1.299.171

Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's-Rijks Schatkist Overige vorderingen Liquide middelen/banksaldi Overlopende activa Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen Totaal Vlottende activa Totaal-generaal

PASSIVA Eigen vermogen Algemene weerstandsreserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat Sub-totaal eigen vermogen Totaal vaste passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden Sub-totaal schulden korter dan één jaar Overlopende passiva Vooruitontvangen bedragen die ten bate van een volgend begrotingsjaar komen Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en in volgend jaar tot betaling komen Vlottende passiva Totaal-generaal

3.257.160

1.054.860 1.175.611 2.071.252 10.297

628.282 374.618 51.960

173.857

49.343

201.645

251.170

3.632.662 8.808.433

1.355.373 2.654.544

31 DECEMBER 2020

31 DECEMBER 2019

0 249.475 1.058.233 1.307.708

0 507.814 52.702 560.516

1.307.708

560.516

1.479.217

1.319.292 1.479.217

1.479.217 6.021.509

8.808.433

1.319.292 1.319.292 774.736

5.876.665

345.181

144.844

429.554 2.654.544 36

Toelichting balans per 31 december: Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Inleiding De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften, zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop zij betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voor voorzieningen c.q.

schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden en overlopende verlofaanspraken. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld door reorganisaties) dient er wel een verplichting opgenomen te worden. Balans Activa Algemeen Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak die aan de vervaardiging van het actief worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze kosten worden geactiveerd.