Document · PDF

B2-02-bijlage-3-Programmabegroting-2024-en-Meerjarenraming-2025-2027.pdf

Lijst ingekomen stukken 25 april 2023, gemeente West BetuweBij agendapunt: B2: B2 Brieven aan de raad die ter advisering naar het college gaan14.227 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

€ 48.760

€0

-€ 48.760

€ 46.460

€0

-€ 46.460

€ 47.570

€0

-€ 47.570

€ 48.480

€0

-€ 48.480

€ 49.640

€0

-€ 49.640

Automatiseringskosten

€ 228.110

€0

-€ 228.110

€ 281.410

€0

-€ 281.410

€ 291.250

€0

-€ 291.250

€ 301.090

€ 12.500

-€ 288.590

€ 315.790

€ 12.500

-€ 303.290

€0

-€ 16.270

€ 10.240

€0

-€ 10.240

€ 10.490

€0

-€ 10.490

€ 10.690

€0

-€ 10.690

€ 10.950

€0

-€ 10.950

€ 114.742 -€ 2.514.368

€ 2.915.319

€ 167.792

€ 168.622 -€ 2.820.107 € 3.071.549

€ 181.792

-€ 2.889.757 € 3.146.329

€ 182.662

-€ 2.963.667

€0

€ 3.051.877

€0

€ 3.305.347

€0

€ 335.240

€0

Rente- en financiering Totaal programma's

€ 16.270 € 2.629.110

Al gemene dekki ngs mi ddel en

€0

€ 2.784.448

-€ 1.357.610 € 1.413.270

-€ 2.747.527 € 2.988.729 € 3.051.877

€ 0 € 3.136.827

€ 3.136.827

€0

€ 3.218.707

Overhea d Personeelskosten - overhead

€ 264.580

€0

-€ 264.580

€ 298.320

€0

-€ 298.320

€ 310.550

€0

-€ 310.550

€ 322.660

€0

-€ 322.660

-€ 335.240

Heffi ng VPB

€0

Onvoorzi en

€ 5.500

€0

-€ 5.500

€ 6.030

€0

-€ 6.030

€ 6.170

€0

-€ 6.170

€ 6.290

€0

-€ 6.290

€ 6.440

€0

-€ 6.440

€ 2.899.190

€0

€ 3.219.669

€ 0 € 3.400.499

€ 3.400.499

€ 0 € 3.488.009

€ 3.488.009

€0

Res erve Weers ta nds vermogen

€0

Res erve E-depot

€0

€ 10.000

€0

€ 10.000

€0

€ 10.000

€0

€ 10.000

Res erve Di gi ta l i s eri ng/ Bedri jfs voeri ng

€0

€ 40.000

€0

€ 40.000

€0

€ 40.000

€0

€ 40.000

€0

€ 40.000

Res erve Inventa ri s a ti e a chters ta nden

€0

Res erve Webs i te

€0

€ 12.500

€0

€ 12.500

Voorzi eni ng Publ i ca ti efonds

€0

Voorzi eni ng Meta morfos e

€0

Voorzi eni ng Ega l i s a ti e Renteopbrengs ten Energi e BV

€0

€ 14.242

€0

€ 14.242

€0

€ 14.242

€0

€ 14.242

€0

€ 14.242

Subtotaal mutaties reserves

€0

€ 54.242

€0

€ 64.242

€0

€ 64.242

€0

€ 76.742

€0

€ 76.742

Geraamde totaal saldo van baten en lasten

€ 0 € 3.305.449 € 3.305.449

Toevoeging/onttrekking aan reserves:

Geraamde resultaat

€0

(In de saldokolommen geldt: - = nadelig en + = voordelig)

Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023

Pagina 29 van 35

€0

5.2

Uiteenzetting financiële positie en de toelichting

De uiteenzetting van de financiële positie bevat informatie over de balansposten in de begroting. Deze uiteenzetting moet op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording de volgende onderdelen bevatten: a. een raming voor het begrotingsjaar van de financiële gevolgen van het bestaande en het nieuwe beleid dat in het programma is opgenomen; b. een geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar, die ten minste de posten bevat om een het EMU-saldo te kunnen berekenen; c. het EMU-saldo over het vorig begrotingsjaar en de berekening van het geraamde bedrag over het begrotingsjaar alsmede het jaar volgend op het begrotingsjaar. Afzonderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan: d. de jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume; e. de investeringen, onderscheiden in investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut; f. de financiering; g. de stand en het verloop van de reserves; h. de stand en het verloop van de voorzieningen. Ad a. Bestaande en nieuwe beleid In de begroting 2024 is geen beleid opgenomen. De toelichting hierop is opgenomen in Hoofdstuk 1, programma archiefbeleid. Ad b en c. Geprognosticeerde begin- en eindbalans Deze balans is opgenomen in bijlage 2. Ad d.

Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Deze informatie is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Ad e. Investeringen In de programmabegroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 zijn investeringen opgenomen met betrekking tot ICT, website en inventaris. Deze informatie is opgenomen in de paragraaf 3.2 Kapitaalgoederen. Ad f. Financiering Deze informatie is opgenomen in de paragraaf financiering. Ad g en h. Reserves en voorzieningen Het overzicht van reserves en voorzieningen voor de jaren 2024-2027 is opgenomen in bijlage 4.

Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023

Pagina 30 van 35

BIJLAGEN Bijlage 1: Overzicht geraamde Overhead 2024-2027 Overzicht van geraamde baten en lasten van het taakveld Overhead2:

Taakveld Overhead Lasten gemeentelijke overhead functie ‘Eigen overhead’ Totaal lasten

2024 2025 2026 2027 € 2.921.349 € 2.994.899 € 3.077.839 € 3.152.769 € 298.320 € 310.550 € 322.660 € 335.240 € 3.219.669 € 3.305.449 € 3.400.499 € 3.488.009

Bijdragen overhead Totaal baten

€ 3.219.669 € 3.305.449 € 3.400.499 € 3.488.009 € 3.219.669 € 3.305.449 € 3.400.499 € 3.488.009

Elke GR is verplicht de baten en lasten te splitsen in de voorgeschreven taakvelden, in zowel de begroting als de jaarrekening. Art. 58a Wgr lid2 sub bepaalt dat de Informatie voor derden (IV-3) indeling en dus de taakveldindeling conform de gemeentelijke indeling geldt bij een gemeenschappelijke regeling van gemeente en provincie. Het overzicht van geraamde baten en lasten van de taakvelden is een verplichte bijlage. Voor het RAR is het Overzicht van geraamde baten en lasten van het taakveld Overhead 0.4 verplicht

Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023

Pagina 31 van 35

Bijlage 2: Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2024-2027

Rekening 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

ACTIVA Materiele vaste activa Gebouwen en terreinen Frictiekosten aansluiting SAB bij RAR ICT Apparatuur/ Website Inventaris

€ 5.577.561

€ 5.436.269

€ 5.279.000

€ 5.114.263

€ 4.941.703

€ 4.766.203

€ 63.648 €0

€ 122.994 € 140.000

€ 122.701 € 126.000

€ 100.000 € 212.000

€ 223.350 € 98.000

€ 187.125 € 184.000

€ 5.641.209

€ 5.699.263

€ 5.527.701

€ 5.426.263

€ 5.263.053

€ 5.137.328

€ 1.722

€0

Vlottende activa Voorraden Vorderingen Debiteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende activa

€ 585.584 €0 €0

€ 50.000 €0 € 5.000

€ 585.584

€ 55.000

Liquide middelen

€ 3.443.652

€ 2.672.265

€ 2.520.378

€ 2.286.641

€ 2.089.058

€ 1.840.235

Totaal activa

€ 9.672.167

€ 8.426.528

€ 8.103.080

€ 7.767.905

€ 7.407.111

€ 7.032.563

PASSIVA Eigen Vermogen Reserves Resultaat boekjaar

€ 522.656 € 179.617

€ 557.656 € 702.273

Vreemd vermogen Langlopende schulden Kortlopende schulden Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overige passiva Totaal passiva

€ 507.656 € 557.656

€ 457.656 € 507.656

€ 395.156 € 457.656

€ 332.656 € 395.156

€ 332.656

€ 389.321

€ 323.695

€ 307.952

€ 293.709

€ 279.466

€ 265.223

€ 7.355.178

€ 7.097.473

€ 6.826.540

€ 6.542.490

€ 6.244.685

€ 5.903.098

€ 246.518 € 418.416 € 222.756 € 337.705

€ 257.705 € 70.000 € 100.000 € 20.000

€ 270.933 € 70.000 € 100.000 € 20.000

€ 284.050 € 70.000 € 100.000 € 20.000

€ 297.805 € 70.000 € 100.000 € 20.000

€ 341.587 € 70.000 € 100.000 € 20.000

€ 1.225.395

€ 447.705

€ 460.933

€ 474.050

€ 487.805

€ 531.587

€ 9.672.167

€ 8.426.529

€ 8.103.080

€ 7.767.905

€ 7.407.111

€ 7.032.563

Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023

Pagina 32 van 35

Bijlage 3: Overzicht van reserves en voorzieningen 2024-2027

Stand

Mutaties

Stand

Mutaties

Stand

Mutaties

Stand

Mutaties

Stand

Mutaties

31-12-2022

2023

31-12-2023

2024

31-12-2024

2025

31-12-2025

2026

31-12-2026

2027

Voorziening/vreemd vermogen Voorziening Publicatiefonds € 33.608 Voorziening Metamorfose € 49.883 Voorziening Egalisatie Renteopbrengsten Energie € 305.830 BV

-€ 1.500 -€ 49.883 -€ 14.243

€ 32.108 -€ 1.500 €0 €0 € 291.587 -€ 14.243

€ 30.608 €0 €0 €0 € 277.344 -€ 14.243

€ 30.608 €0 € 263.101

€0 €0 -€ 14.243

€ 30.608 €0 € 248.858

€0 €0 -€ 14.243

Totaal voorzieningen

€ 389.321

-€ 65.626

€ 323.695 -€ 15.743

€ 307.952 -€ 14.243

€ 293.709

-€ 14.243

€ 279.466

-€ 14.243

Reserves/eigen vermogen Reserve Weerstandsvermogen Reserve E-depot Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering Reserve Inventarisatie achterstanden Reserve Website

€ 211.000 € 58.021 € 228.635 €0 € 100.000

€0 €0 -€ 40.000 €0 €0

€ 211.000 €0 € 58.021 -€ 10.000 € 188.635 -€ 40.000 €0 €0 € 100.000 €0

€ 211.000 €0 € 48.021 -€ 10.000 € 148.635 -€ 40.000 €0 €0 € 100.000 €0

€ 211.000 € 38.021 € 108.635 €0 € 100.000

€0 -€ 10.000 -€ 40.000 €0 -€ 12.500

€ 211.000 € 28.021 € 68.635 €0 € 87.500

€0 -€ 10.000 -€ 40.000 €0 -€ 12.500

Totaal reserve

€ 597.656

-€ 40.000

€ 557.656 -€ 50.000

€ 507.656 -€ 50.000

€ 457.656

-€ 62.500

€ 395.156

-€ 62.500

Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023

Pagina 33 van 35

Bijlage 4: Format voor de begroting van de deelnemende gemeenten Informatie voor deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid hierbij van de gemeenschappelijke regeling RAR 1. Naam 2. Rechtsvorm 3. Adres en Vestigingsplaats 4. Doelstelling en openbaar belang

Regionaal Archief Rivierenland Gemeenschappelijke Regeling J.S. de Jongplein 3, 4001 WG Tiel Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefwerkplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokaleen regionale geschiedenis.

5. Relatie met taakveld Overhead

De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die verantwoord wordt op Taakveld 0.4 Overhead (zie bijlage 1). Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel. De deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigd in het Algemeen en het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daarnaast zijn raadsleden betrokken bij de AB-vergaderingen via een BOV-constructie (beeldvormende en oordeelsvormende vergadering). Het aan het RAR ter beschikking gesteld bedrag is niet verhaalbaar als het RAR failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Eigen Vermogen 31-12-2022: Reserves € 522.656 en een batig saldo € 178.617 Vreemd Vermogen 31-12-2022: € 8.969.895 Voor 2024 is de totale gemeentelijke bijdrage begroot op € 2.851.877 Zie pagina 16 voor de verdeling over de deelnemende gemeenten. info@regionaalarchiefrivierenland.nl www.regionaalarchiefrivierenland.nl Telefoon 0344 - 612 230 Laag

6. Deelnemende gemeenten 7. Bestuurlijk belang

8. Financieel belang

9. Eigen Vermogen 10. Vreemd Vermogen 11. Gemeentelijke bijdrage 12. Email 13. Website 14. Telefoon 15. Risicoprofiel

Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023

Pagina 34 van 35

Bijlage 5: Rapport Risicomanagement en Weerstandsvermogen

Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023

Pagina 35 van 35

DB 15 oktober 2020 agendapunt 4a

Update 2020 Risicomanagement & Weerstandsvermogen

Opgesteld door Hanno Lamers Adjunct-directeur/manager bedrijfsvoering 28 september 2020

RISICOMANAGEMENT EN WEERSTANDSVERMOGEN 1

Aanleiding ........................................................................................................................................................... 3 1.1 Inhoud ......................................................................................................................................................... 3 1.2 Processtap .................................................................................................................................................. 3 2 Uitgangspunten risicomanagement ................................................................................................................. 4 2.1 Wat is risicomanagement?.......................................................................................................................... 4 2.2 Risicomanagement binnen het RAR ........................................................................................................... 4 3 Risico’s en beheersmaatregelen ...................................................................................................................... 5 4 Inventariseren en kwantificeren van Risico´s ............................................................................................... 10 4.1 Risico’s en beheersmaatregelen...............................................................................................................

10 4.2 Kwantificeren van risico’s.......................................................................................................................... 10 4.3 Gekwantificeerde risico’s .......................................................................................................................... 11 4.4 Samenvattend ........................................................................................................................................... 12

2 van 12

AANLEIDING

Deze notitie gaat over het risicomanagement en weerstandsvermogen van het RAR. In september 2014 is de nota risicomanagement en weerstandsvermogen opgesteld. Vervolgens zijn in mei 2017 en november 2019 updates van deze nota vastgesteld. Daarin is becijferd wat het weerstandsvermogen dient te zijn en welke risico’s voor het RAR gelden in welke mate. De regelgeving schrijft voor dat er periodiek een update plaatsvindt van het weerstandsvermogen. Deze notitie geeft antwoord op de volgende hoofdvraag “Welke weerstandscapaciteit dient het RAR anno 2020, gezien de risico’s, te hanteren?” De uitgangspunten zijn in deze notitie geactualiseerd naar de huidige situatie van het RAR. De methodiek van de notitie van 2014 en 2017 is gehandhaafd om vergelijkbaarheid en consistentie te garanderen. Er zijn geen visiewijzigingen doorgevoerd.

1.1

Inhoud

Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, is er op inhoud een update gemaakt van de uitgangspunten van 2014: - Risico’s en beheersmaatregelen - Kwantificering van de risico’s - Kwantificering van het benodigde weerstandsvermogen anno 2020

1.2

Processtap -

Van het dagelijks bestuur wordt instemming gevraagd op de uitgangspunten (H2), de risico’s (H3) en de kwantificering in euro’s (H4) die in deze notitie zijn opgenomen. De conclusie (normbedrag weerstandsvermogen) wordt als basis gehanteerd in de verantwoording over 2020. Medio 2022 wordt een nieuwe update Weerstandsvermogen opgesteld en aan het dagelijks bestuur voorgelegd.

3 van 12

UITGANGSPUNTEN RISICOMANAGEMENT

Voor de duidelijkheid volgt een korte schets van de kaders waarbinnen het risicomanagement en vermogensbeheer van het RAR plaatsvindt. Deze kaders zijn in september 2014 vastgesteld, opnieuw in 2017 en 2019 geverifieerd en gelden nog steeds.

2.1

Wat is risicomanagement?

2.2

Risicomanagement binnen het RAR

Risicomanagement is het periodiek inventariseren van risico’s om te komen tot beheersmaatregelen. Een risico is de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Het gaat dan om die risico’s die een wezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuïteit van de) bedrijfsvoering. Het risicomanagement raakt zowel de financiële als de niet-financiële risico’s. Risico’s zijn niet altijd exact te kwantificeren. Primair uitgangspunt is dat de deelnemende gemeenten op grond van de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de financiële resultaten van het RAR. Om de volgende redenen is er voor gekozen om voor het RAR eigen beleidskaders risicomanagement te ontwikkelen en het binnen de gemeenschappelijke regeling financiële weerstand te bouwen; -

om risico’s actief te beheersen en het RAR ook zelf verantwoordelijkheid te laten nemen voor de bedrijfsvoering en de resultaten,

op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen voor kwantificeerbare risico’s, verplichtingen en verliezen,

Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement; -

Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen.

Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.

4 van 12

RISICO’S EN BEHEERSMAATREGELEN

De beheersmaatregelen kunnen bestaan uit (een combinatie) van de volgende beheersstrategieën. a) Vermijden. Het beleid dan wel de activiteit die dit risico veroorzaakt wordt stopgezet of op een andere, minder risicovolle manier voortgezet. Hiermee wordt de kans van optreden van het risico aanzienlijk verlaagd of tot nul gereduceerd. b) Verminderen. Om met het risico te kunnen omgaan, worden de organisatie of systemen daarbinnen aangepast. Hierbij valt te denken aan het maken of aanpassen van de procedure, opleiden of trainen van personeel. Hierdoor wordt de kans van het optreden van het risico verlaagd. c) Overdragen. De uitvoering van risicovol beleid wordt opgedragen aan een derde partij, of er wordt een verzekering afgesloten. Voor deze overdracht dient wel een risicopremie respectievelijk een verzekeringspremie te worden betaald. d) Accepteren. Als een risico wordt geaccepteerd, wordt de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit afgedekt. In de tabellen worden de huidige risico’s en beheersmaatregelen anno 2020 beschreven. 1. Politiek bestuurlijke risico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

1. Stakeholders risico Risico dat de relatie met de gemeenten dan wel met het Waterschap verandert. Een gemeente kan (volgens de Gemeenschappelijke Regeling) uit de gemeenschappelijke regeling treden indien de bestuursorganen van desbetreffende gemeente hiertoe besluiten.

In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat tweederde van de stemmen nodig is om te kunnen uittreden en er dient een vaststellingsovereenkomst te worden gesloten waarin afspraken worden gemaakt over de kosten van uittreding.

2. Nieuwe wet- en regelgeving Wetgeving op het gebied van Archivering is onderhevig aan veranderingen. De verandering van wetgeving kan o.a. van invloed zijn op de investeringsbeslissingen en de omvang van de verschillende werkzaamheden.

5 van 12

Met het Waterschap Rivierenland is in 2014 een contract afgesloten voor de komende tien jaar. Dit wordt stilzwijgend verlengd. Eventuele wijzigingen in de Archiefwet kunnen invloed hebben op de wijze van archivering. Daarnaast zijn voor de archivering van stukken de privacy/ en auteursrechten van belang. Bij het ontsluiten van werken van derden (bijvoorbeeld kranten) bestaat mogelijk de inbreuk op privacy of auteursrechten. Dit vraagt mogelijk extra inzet om het digitaal toegankelijke archief weer deels onbereikbaar te maken.

2. Maatschappelijke risico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

3. Veranderende maatschappelijke verwachtingen Risico dat het RAR veranderingen in de behoefte en eisen van gemeenten en inwoners niet tijdig signaleert. Informatievoorzienende taak van archief wordt belangrijk.

Verwachting is dat er steeds meer gedigitaliseerd wordt en online beschikbaar komt. Niet meer als neventaak, wel als primaire taak. Het RAR heeft grote stappen gezet in vergelijking tot 2017: Edepot-dienstverlening is opgezet en in werking en de digitalisering van het archief is geïntensiveerd en wordt verder uitgebouwd vanaf eind 2019. E.e.a. is budgettair gewaarborgd. Technologische ontwikkelingen die digitalisering en ontsluiting van archieven op andere manier mogelijk maken dragen het risico dat huidige investeringen onvoldoende renderen en nieuwe investeringen nodig zijn.

4. Technologische ontwikkelingen Risico van technologische ontwikkelingen die van invloed zijn op de omvang en wijze van de uitoefening van de primaire taak.

3. Organisatierisico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

5. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Het risico dat de bevoegdheden en verantwoordelijkheden onvoldoende duidelijk zijn vastgelegd, ofwel onbekend zijn bij managers en bestuurders. Hierdoor kunnen mogelijk onrechtmatige en onbevoegde besluiten worden genomen rondom investeringen, personeelsbeleid, en juridische aangelegenheden. Fraude is een veelvormig fenomeen dat een risico vormt overal waar mensen intensief samenwerken en omgaan met middelen en informatie. Onder fraude verstaan we bijvoorbeeld bedrog, vervalsing, misbruik, of manipuleren van gegevens.

6. Imagoschade Een risico is dat het RAR of de functie van archivaris ernstige imagoschade oploopt. Bijvoorbeeld door incidenten met verwijtbaar of onacceptabel gedrag van medewerkers. Dit kan tot gevolg hebben dat het RAR zal moeten investeren in het beïnvloeden van het maatschappelijk sentiment om haar taak goed uit te kunnen voeren. 6 van 12

Binnen het RAR wordt gewerkt met een scheiding van taken en bevoegdheden bij betalingen. Facturen en rekeningen worden dubbel gecontroleerd. Functiescheiding wordt toegepast, bijvoorbeeld in de besteding van budgetten, het betaalbaar stellen van facturen, en het opstellen van verkoopnota’s. Er is een bestelprocedure geïntroduceerd. Sinds 2017 geldt de mandaatregeling directie. Jaarlijks wordt de financiële administratie gecontroleerd door de accountant. Het RAR is bewust bezig met het bevorderen van een positieve beeldvorming bij burgers en belanghebbenden. Door de functie communicatie-medewerker wordt dit verder geprofessionaliseerd en wordt meer en meer ook gebruikt gemaakt van social media. Er is voldoende draagvlak voor de werkzaamheden van het RAR.

7. Calamiteiten (brand, wateroverlast etc) Risico bestaat dat het RAR getroffen wordt door calamiteiten als brand of overstroming. Ook diefstal, inbraak of vandalisme vallen hieronder. Dit levert een mogelijke schadepost met zich mee.

Tijdens de bouw van het nieuwe pand zijn alle wettelijke (veiligheids)voorschiften voor archiefruimtes in acht genomen. De archieven kunnen niet verzekerd worden, aangezien alleen verzekerd kan worden tegen vervangingswaarde en de meeste archiefbescheiden niet vervangen kunnen worden. Kantoorinventaris en de bedrijfsuitrusting zijn wel verzekerd. Een calamiteitenplan is aanwezig.

4. Juridische risico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

8. Niet naleven van de Wet- en regelgeving Het RAR dient in haar bedrijfsvoering te voldoen aan diverse wetgeving. Het bewust of onbewust overtreden van wet- en regelgeving kan mogelijk schadeclaims en boetes tot gevolg hebben. Aktuele wetgeving is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren welke per 1-1-2020 aktief wordt.

Door het RAR wordt de ontwikkelingen rondom de wetgeving op de voet gevolgd. Desondanks blijft een klein risico bestaan dat wet- en regelgeving onbewust overtreden wordt. Het RAR is aktief bezig aan te sluiten bij de nieuwe werkgeversvereniging samenwerkende gemeentelijke organisaties. Het RAR perkt hiermee eventuele risico’s optimaal in.

5. Financiële risico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

9. Renterisico Renterisico kan voor optreden door veranderingen in de rentestanden. Dit kan leiden tot nadeel door een rentestijging of het niet profiteren van rentedalingen voor aangetrokken gelden. Voor uitstaande gelden kan het leiden tot een nadeel als de rente daalt.

Het renterisico is zeer beperkt aanwezig. Voor de middelen die aangetrokken zijn geldt een vast rentepercentage. Het RAR heeft relatief gezien veel uitstaande middelen. Deze zijn echter volledig geoormerkt en betreffen de bouwleningen. Voor ongeveer 2,5 miljoen staan er gelden op spaarrekeningen. Daarnaast is voor de eventuele aflossing van een rentedeel een reserve gevormd.

7 van 12

10. Werkkostenregeling (WKR) Met ingang van 1 januari 2015 wordt de werkkostenregeling van kracht. De werkkostenregeling bepaalt dat een werkgever maximaal 1,7% van de fiscale loonsom (loonsom < € 400.000 , daarboven 1,2%, tijdelijk is de 1,7% verhoogd naar 3% i.v.m. Corona) aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemer mag geven. Bij het overschrijden van dit maximum wordt het meerdere belast met een eindheffing van 80% loonbelasting. 11. Vervanging van niet geactiveerd middelen Het RAR heeft de aanschaf van apparatuur direct in exploitatie opgenomen. Zo wordt er niet afgeschreven op de scanners en website, camera’s en laptops. Deze kennen echter wel een beperkte levensduur en zullen op den duur opnieuw aangeschaft moeten worden. Aangezien er geen afschrijvingslasten in de exploitatie opgenomen zijn vormt de vervanging een toekomstig risico. 12. Niet voldoen aan voorwaarden voor subsidies Aan de (project)sudsidies het RAR krijgt zijn voorwaarden verbonden. Onder andere voor de tijdigheid en verantwoording van bestede gelden. Indien het RAR hier niet aan kan voldoen kunnen gelden (deels) worden teruggevorderd.

Momenteel komt het RAR nog niet boven de 1,7% qua onbelaste vergoedingen. De salarisadministratie is uitbesteed aan BvoWB. Voor de rechtspositie en het P&O beleid wordt die van de gemeente Tiel zoveel mogelijk gevolgd.

De omvang van de investeringen welke niet zijn geactiveerd blijkt na een korte inventarisatie relatief klein. Bovendien kunnen mogelijk deze investeringen gespreid worden over de jaren. Nieuwere grotere aanschaffingen worden geactiveerd en afgeschreven.

Bijdragen aan de educatieve projecten van sponsors worden pas geïnd als het project definitief doorgang heeft gevonden.

6. Middelen risico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

13. Beschikbaarheid ICT-systemen Risico dat ICT-infrastructuur buiten werking is of onvoldoende functioneert

Het beheer van de ICT-systemen is belegd bij een derde partij, Spot ICT. In de contracten zijn duidelijke voorwaarden gesteld voor de te leveren kwaliteit van de dienstverlening.

14. Inkooprisico’s Binnen het RAR bestaat het risico dat verkeerde of onrechtmatige goederen en diensten worden ingekocht. Dit wordt verstrekt door de betrekkelijke onbekendheid met inkoopproces en aanbestedingsregels.

Voor het begeleiden van eventuele aanbestedingen kan indien nodig expertise worden ingehuurd van de inkoopfunctionaris van de Regio. Het RAR volgt het inkoopbeleid van de gemeente Tiel. Door aanscherpen van de interne bestelprocedure zijn de risico’s minimaal en is de controle verbeterd. In de meerjarenbegroting is waar mogelijk rekening gehouden met de digitalisering van de archieven. De begroting is taakstellend, dus de omvang van de digitale archieven wordt beperkt door de beschikbare middelen. De door het RAR gewenste omvang wordt momenteel niet bereikt.

15. Onderhoud digitale volume Naast papieren archieven ontstaan grote digitale archieven. De kosten nemen toe om digitale bestanden te behouden. De digitalisering is veelal gefinancierd vanuit incidentele middelen maar brengen structurele kosten met zich mee. 8 van 12

16. Gebouwenbeheer Het beheer van de gebouwen en de mogelijke onbruikbaarheid of uitval ervan levert een risico op voor het behalen van de organisatiedoelstellingen. Nieuwe wetgeving voor het Voorzieningenfonds VvE is geldend.

Het gebouwenbeheer is actief belegd bij een VvE. Er is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. Het RAR reserveert jaarlijks ruim €30.900 voor onderhoud. Daarnaast zijn risico’s op schades in verzekeringen gedekt. Desondanks blijft een zeer klein risico bestaan dat er in een jaar boven de maximale dekking aan schade ontstaat.

7. Risico’s samenhangend met de medewerkers.

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

17. Verzuim Het risico van het oplopen van het verzuim en minder beschikbaarheid van het personeel is een aanwezig risico. Daarnaast is de relatief hoge gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand een oorzaak van relatief hoge verzuimcijfers.

P&O voert een actief beleid rondom de gezondheid en inzetbaarheid van medewerkers. Het verzuim was relatief hoog door met name één casus langdurig ziekteverzuim (inmiddels opgelost) en meldingen i.v.m. de opvolging van de Corona-richtlijnen. Naar aanleiding van de RIVM maatregelen en de besluiten die de regering inzake Corona omstandigheden de afgelopen tijd afgegeven heeft, zijn bij het RAR werkafspraken cq. procedures ontwikkeld, breed gecommuniceerd en in acht genomen. Het RAR voert actief beleid om medewerkers te ontwikkelen. Hiervoor zijn leertrajecten en een opleidingsbudget voor handen dat ook actief wordt besteed. Daarnaast wordt er werk gemaakt van het flexibiliseren van de organisatie. Een vitaliteitsprogramma wordt de komende tijd opgesteld en opgestart ter verbetering van de flexibiliteit en veerkracht. Regeling ‘Generatiepact’ is gereed en ingevoerd Recentelijk heeft er door natuurlijk verloop een verjonging van het personeelsbestand plaatsgevonden.

18. Strategisch personeelsbeleid; kwaliteit en flexibiliteit personeelsbestand, Strategisch personeelsmanagement is gericht op een toekomstige organisatie welke beschikt over gekwalificeerd personeel. Het RAR kent een lage door- en uitstroom van personeel. Dit levert een potentieel risico op van hoge kosten voor het personeelsbestand en een lagere flexibiliteit.

9 van 12

INVENTARISEREN EN KWANTIFICEREN VAN RISICO´S

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de risico’s geïnventariseerd en gekwantificeerd worden. 4.1

Risico’s en beheersmaatregelen

4.2

Kwantificeren van risico’s

De inventarisatie van risico’s heeft op basis van documentenanalyse plaatsgevonden. Een uitwerking van de risico’s van het RAR zijn te vinden in bijlage 1. De risico’s voor het RAR worden onderverdeeld in categorieën. Deze indeling is gemaakt op basis van beproefde en door accountantsbureaus aanbevolen voorbeelden van risicomanagement. Deze zijn toegesneden op de specifieke situatie van het RAR. Voor de risico´s zijn ook de beheersmaatregelen geïnventariseerd. In voorgaande paragraaf zijn alle risico’s voor het RAR benoemd. In deze paragraaf wordt besproken op welke wijze we de risico’s omzetten in bedragen. Het RAR hanteert voor het kwantificeren van de risico’s een ondergrens van € 5.000 als uitgangspunt. De risico’s met een financiële omvang onder deze grens kunnen wel benoemd worden, maar worden niet gekwantificeerd. Uitgangspunten zijn: Financiële gevolgen A B C D E

Norm >€5.000 en < €25.000 >€25.000 en < €75.000 >€75.000 en < €125.000 >€125.000 en < €175.000 >€175.000

Kansklasse 1 2 3 4 5

Aantal keren minder dan 1 maal per 5 jaar 1 maal per 5 jaar 1 maal per 2 jaar 1 maal per jaar Meerdere keren per jaar

10 van 12

Gevolg Zeer klein gevolg Klein gevolg Gemiddeld gevolg Groot gevolg Zeer Groot gevolg Kans 0,2 0,4 0,6 0,8 1

Verwachtingswaarde € 15.000 € 50.000 € 100.000 € 150.000 € 250.000

4.3

Gekwantificeerde risico’s

Na een analyse van de risico’s komen we tot de volgende kwantificering van de risico’s. De mutaties zijn in oranje (toename) en groen (afname) vermeld.

Risico's

Kansklasse

Kans

Financieel gevolg

Verwachtings waarde

Capaciteit Totaal

(AxB)=C

Politiek bestuurlijke risico's 1

Stakeholdersrisico

0,2

€0

Nieuwe wet- en regelgeving

0,2

€ 100.000

€ 20.000

€ 100.000

€ 20.000

Maatschappelijke risico's 3

Verwachtingen maatschappij

0,2

€ 100.000

€ 20.000

Technologische ontwikkelingen

0,2

€ 150.000

€ 30.000

€ 250.000

€ 50.000

Organisatierisico 5

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

0,4

€ 15.000

€ 6.000

Imago

0,2

€ 50.000

€ 10.000

Calamiteiten

0,4

€ 50.000

€ 20.000

€ 115.000

€ 36.000

€ 50.000

€ 20.000

€ 50.000

€ 20.000

Juridische Risico's 8

Niet naleven van wet- en regelgeving

0,4

Financiële risico’s 9

Renterisico

0,6

€ 15.000

€ 9.000

Werkkostenregeling

0,4

€ 15.000

€ 6.000

Vervanging niet geactiveerde middelen

0,4

€ 50.000

€ 20.000

Niet voldoen aan voorwaarden subsidies

0,2

€ 15.000

€ 3.0000

€ 95.000

€ 38.000

€ 15.000

€ 9.000

Middelen risico’s 13

Beschikbaarheid ICT-systemen

0,6

Inkooprisico's

0,2

€ 15.000

€ 3.000

Onderhoud digitale volume

0,4

€ 15.000

€ 6.000

Gebouwenbeheer

0,2

€0

€ 45.000

€ 18.000

Risico’s m.b.t. medewerkers 17

Verzuim

0,6

€ 15.000

€ 9.000

Strategische personeelsplanning

0,2

€ 100.000

€ 20.000

€ 115.000

€ 29.000

€ 770.000

€ 211.000

TOTAAL

11 van 12

4.4

Samenvattend

Op basis van de update van de risico’s, de beheersmaatregelen en de mogelijke financiële gevolgen ontstaat het volgende overzicht. Ten aanzien van de inventarisatie van 2014 zijn er geen mutaties:

Risico’s Politiek bestuurlijke risico's Maatschappelijke risico's Organisatierisico Juridische Risico's Financiële risico’s Middelen risico’s Risico’s m.b.t. Medewerkers TOTAAL

Normbedrag 2020

€ 20.000 € 50.000 € 36.000 € 20.000 € 38.000 € 18.000 € 29.000 € 211.000

Normbedrag 2019

Normbedrag 2017

Vastgesteld 28-11-2019

vastgesteld 8 juni 2017

€ 20.000 € 50.000 € 36.000 € 20.000 € 32.000 € 15.000 € 29.000 € 202.000

Mutatie 2020 vs.2019

+€ 6.000 +€ 3.000 +€ 9.000

De normbedragen voor de Financiële risico’s en de Middelen risico’s zijn enkel verhoogd alsgevolg van een verbeterde berekening in respectievelijk de velden ad 9 capaciteitstotaal, ad 12 Niet voldoen aan voorwaarden subsidies en het veld ad 14 Inkooprisico’s. Conclusie: Bovenstaande update van het benodigde weerstandsvermogen impliceert dat het normbedrag voor het weerstandsvermogen vanaf 2020 uitkomt op een bedrag € 211.000. Dit betekent een relatief kleine verhoging ten opzichte van 2019 van € 9.000 De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur in 2014 vastgesteld op minimaal 1,0. Dit betekent voor het RAR dat het normbedrag €211000 x 1,0 een minimaal niveau van de weerstandscapaciteit oplevert van € 211.000. Hiermee dient in de jaarrekening over 2020 mee te worden gerekend. De weerstandscapaciteit per 31 december 2019 bedroeg overigens € 397.437. De meerjarenprognose van de balanspositie laat zien dat er tot en met 2024 geen consequenties te verwachten zijn. Ultimo 2024 bedraagt de prognose voor de weerstandscapaciteit €287.436 en is dus volgens de prognose nog steeds boven de norm.

12 van 12

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://gemeenteraad.westbetuwe.nl/api/v1/meetings/626/documents/12246