B2-011-bijlage-Jaarstukken-2022-BWB.pdf

Voorlopige Jaarstukken 2022 BWB

Inhoudsopgave Jaarstukken 2022 Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Samenvatting en financieel resultaat jaarrekening ................................................................................ 4 Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................. 8 Deel 1 Jaarverslag.................................................................................................................................... 9 Programmaverantwoording .................................................................................................................... 9 Programma 1 | Personeel, Organisatie & Informatie ............................................................................. 9 Programma 2 | Financieel Advies ......................................................................................................... 12 Programma 3 | Financieel Beheer ........................................................................................................ 15 Programma 4 | ICT, Applicatiebeheer & GEO Basisregistraties............................................................

19 Programma 5 | Team Informatiebeheer .............................................................................................. 21 Programma 6 | Juridische zaken & Control .......................................................................................... 23 Programma 7 | Facilitaire Zaken & Inkoop ........................................................................................... 26 Programma 8 | Directie ........................................................................................................................ 28 Algemene dekkingsmiddelen ................................................................................................................ 30 Paragrafen ............................................................................................................................................. 33 Paragraaf 1 | Weerstandsvermogen..................................................................................................... 34 Paragraaf 2 | Financiering ..................................................................................................................... 38 Paragraaf 3 | Bedrijfsvoering ................................................................................................................

42 Paragraaf 4 | Openbaarheidsparagraaf ................................................................................................ 44 Deel 2 Jaarrekening ............................................................................................................................... 45 Overzicht van baten en lasten .............................................................................................................. 45 Balans en toelichting per 31 december ................................................................................................ 48 Deel 3 Overige gegevens ....................................................................................................................... 65 Bijlage 1: Stand van zaken lopende projecten en kredieten 2022 ........................................................ 66

2

Inleiding Aan het bestuur, Hierbij treft u de jaarstukken 2022 aan, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening. Nieuw in deze jaarrekening is de paragraaf over de Wet open overheid (Woo). 2022 was een bijzonder jaar voor de BWB. Met het besluit om het contract van de directeur niet om te zetten naar een vast contract is het startsein gegeven voor de doorontwikkeling van de BWB. In het afgelopen jaar heeft een uitgebreid onderzoek plaatsgevonden naar de staat van de organisatie. De uitkomsten van dit onderzoek zijn verwoord in het adviesrapport ‘Op een kruispunt van keuzes’. Het onderzoek heeft uiteindelijk geleid tot besluitvorming over de toekomst van BWB. Hoewel de adviestaken op het gebied van P&O en Financiën worden overgeheveld naar de gemeenten, hebben alle colleges commitment uitgesproken voor het onderbrengen van bedrijfsvoeringstaken binnen één gemeenschappelijke bedrijfsvoeringsorganisatie. Om de geconstateerde knelpunten op te lossen wordt voor € 1,1 mln. geïnvesteerd in de organisatie. Ondanks dat het uitvoeren van het onderzoek en de besluitvorming over de toekomst van BWB een effect hebben gehad op rust binnen de organisatie, is de dienstverlening doorgelopen. Op een aantal gebieden zijn verbeteringen doorgevoerd, waarmee voor een volgende directie de basis is gelegd om de ontwikkeling verder vorm te geven.

De onrust van het afgelopen jaar heeft wel een effect gehad in de financiële realisatie van de begroting. Er is minder budget uitgegeven op personeel en daarnaast zijn er een aantal projecten nog niet conform planning afgerond (maar deze worden wel in 2023 afgerond). Hierdoor eindigt het financiële resultaat positief op € 1.167.422,-. De samenstelling van het voordeel is merendeels incidenteel van aard. Van het positieve resultaat stellen we voor om € 427.922 te storten in de algemene reserve en € 739.500 te bestemmen. De storting in de algemene reserve is voorzien voor het verbeteren van de werkprocessen, de basis verder op orde te brengen en ter afdekking van de risico’s. Voor de volledige inhoudelijke en de financiële verantwoording over het jaar 2022 wordt verwezen naar de hierna volgende programma’s en paragrafen.

Christian Hamers en Jan-Hein van Beers Interim directeuren BWB

3

Samenvatting en financieel resultaat jaarrekening Algemeen De basis voor de opstelling van de programmabegroting 2022 was de programmabegroting 2021, aangevuld met de uitgangspunten zoals die in de Kaderbrief 2022 zijn geformuleerd. Bij de Voortgangsrapportages 2022 (VGR) Q1 en Q3 zijn vervolgens bijstellingen gedaan op basis van de meest recente inzichten en ontwikkelingen. Ten opzichte van de gewijzigde begroting komt deze jaarrekening uit op het volgende financieel resultaat: Saldo van baten en lasten Verrekening met reserves Saldo jaarrekening

1.262.818 -95.3961 1.167.422

Het uiteindelijke resultaat 2022 van € 1.167.422 kan in hoofdlijnen als volgt worden verklaard:

Verklaring voor de afwijking in de realisatie 2022 Veel lagere inzet van uitbestede werkzaamheden Salarissen en sociale lasten door niet ingevulde vacatures Stelpost wordt ingezet in 2023 Cursussen en conferenties in relatie tot vacatures Mobile device en internet, herijking budgetten in 2023 Voorziening Verlofsparen, verplicht conform BBV Inhuur derden voor opvang vacatures en ziekte Licenties en onderhoud programmatuur Bijdrage GR (o.a. RAR)

Bedrag (voordeel=V; nadeel=N) 847.000 V 498.000 V 223.000 V 74.000 V -228.000 N -90.000 N -82.000 N -47.000 N -28.000 N

Naar verwachting zijn de voordelen grotendeels incidenteel. Eventuele structurele effecten die tijdens het opstellen van de jaarstukken naar voren komen, worden via de eerste voortgangsrapportage van 2023 in de meerjarenbegroting 2023 verwerkt. De overige posten die afwijken zijn per saldo nihil.

1 Er is in 2022 besloten om een bedrag van € 95.396 toe te voegen aan de beschikbare reserves ten laste van de exploitatie. Zie ook de

toelichting op de reserves (bladzijde 56).

4

Bestemming van het resultaat Op basis van deze analyse en verklaringen wordt voorgesteld om bij de bestemming van het resultaat over het jaar 2022 in elk geval de volgende budgetten te herbestemmen: 1. Doelsysteem digitaal archief € 75.000 Betreft afronding van de migratie en oplevering van een doelsysteem voor de digitale archieven uit de vijf document management systemen zodat we blijven voldoen aan de archiefwet, die in 2023 word afgerond. 2. Project zaaksysteem (Djuma) 3e fase € 43.000 Betreft laatste afrondende werkzaamheden voor de implementatie van de 3e fase van Djuma (o.a. anonimiseren, elektronische handtekening) die gepland stonden voor 2022 en nu afgerond worden in 2023. 3. Project digitale toegankelijkheid gemeenten € 80.000 Gemeenten zijn wettelijk verplicht om websites en apps toegankelijker te maken voor alle inwoners. Project is gestart in 2022 en loopt door naar 2023. 4. Versieverandering besturingssoftware websites gemeenten € 16.500 Project gaat over de versieaanpassing van de besturingssoftware (drupal) van de gemeentelijke websites, die in verband met het ophouden van de ondersteuning van de vorige versie most worden geüpdatet. De aanpassing en migratie vind in 2023 plaats. 5. Doorontwikkeling Microsoft 365 en documentarchivering € 95.000 Met de uitrol van de nieuwe werkplek zijn we aan de slag om medewerkers beter te faciliteren in het hybride werken.

De (nieuwe) mogelijkheden van Microsoft 365 gaan daarbij helpen, daarnaast betekent dit ook dat we het opslaan van de documenten binnen de organisatie verder moeten gaan faciliteren. De werkzaamheden voor dit project lopen door in 2023. 6. Data Protection Impact Assement (DPIA) voor Djuma € 9.000 Betreft de uitvoering van een DPIA (wettelijk verplicht) voor het zaaksysteem wat in de planning is doorgeschoven naar 1e helft 2023. 7. Onderhoudsronde functies BWB € 15.000 In het kader van formatiebeheer op orde, is er in 2022 gestart met een onderhoudsronde op de functies bij de BWB. De verplichting is al aangegaan, het onderzoek wordt afgerond in het 2e kwartaal 2023. Functieonderhoud is besproken in het GO&O. 8. Uitvoeren Periodiek medisch onderzoek (PMO) € 40.000 Vanuit de Arbowet zijn we als werkgever verplicht om iedere 5 jaar een periodiek medisch onderzoek aan te bieden aan de medewerkers. Deze stond gepland voor 2022, maar is in verband met capaciteitsproblemen nog niet uitgevoerd. Voor 2023 staat nu alles gereed om het PMO uit te gaan voeren.

5

9. Afronding vitaliteitsacties € 10.000 In 2022 zijn er in het kader van het verbeteren van de vitaliteit van de medewerkers, diverse acties uitgevoerd. Een van de acties betrof het verminderen van de werkdruk. Medewerkers konden hierbij o.a. deelnemen aan timemanagement trainingen. Deze konden niet allemaal meer in 2022 worden ingepland vanwege de enorme belangstelling. De laatste trainingen vinden in januari en februari 2023 plaats. 10. Onderzoek ontwikkeling Verbijzonderde Interne Controle (VIC) € 6.000 Met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening van 2023 voor de gemeenten, gaat er in het jaarrekeningtraject en de beheersing over het jaar een aantal zaken veranderen in de werkwijze. Ook voor de verbijzonderde interne controle betekent dit een nieuwe werkwijze en wordt er meer gevraagd in het kader van het voorbereiden van een dergelijke verantwoording. Het onderzoek loopt de jaargrens over en is per februari jl. afgerond. Subtotaal herbestemming

€ 389.500

Ten aanzien van het resterende saldo wordt voorgesteld dit te bestemmen voor: 11. Ontwikkelplan BWB € 100.000 In het rapport ‘op een kruispunt van keuzes’ staat in het advies opgenomen, om voor de doorontwikkeling van de BWB middelen op te nemen om zo de BWB meer richting een sterke uitvoeringsorganisatie door te ontwikkelen. In het bestuur van 24 november 2022 is hierover al een besluit genomen. Met deze aanmelding verwerken we dit besluit in de jaarrekening. 12. Ontwikkelplan Financieel beheer 2.0 - 2e fase € 100.000 e Betreft de 2 fase van het ontwikkelplan financieel beheer, waarvoor nog geen middelen voorzien waren in de begroting. Betreft de uitvoering van de uitkomsten van het JE Consultancy rapport, het herijken van de Producten en Dienstencatalogus (PDC), efficiency verbeteringen in de werkprocessen etc. 13. Herinrichting E-HRM (Afas) € 100.000 Met de vorming van de BWB, is er toentertijd gekozen voor een sobere inrichting van het EHRM (Afas) pakket. Dat was 7 jaar geleden een begrijpelijke keuze, echter sluit de toenmalige keuze niet meer aan bij de behoeftes van de organisaties, de gebruiksvriendelijkheid richting gebruikers en het effectief en efficiënt inrichten van de werkprocessen.

Om beter gebruik te maken van de mogelijkheden binnen het E-HRM pakket willen we in 2023 komen tot een betere inrichting en meer gebruik van de mogelijkheden van het pakket om zodoende ook de dienstverlening richting de partners te verbeteren. 14. Doorontwikkeling dashboards Geld, Mens en Werk € 50.000 In 2021 is besloten tot de ontwikkeling van management dashboards. Betreft de doorontwikkeling van de huidige management dashboards, op basis waarvan de partners effectiever kunnen sturen binnen de organisaties met de externe uitdagingen waar zij voor staan (krappe arbeidsmarkt, incidentele middelen, capaciteitsknelpunten etc. 15. Verbeteren werkprocessen, basis op orde brengen € 250.000 Het is op een aantal onderdelen nodig dat de werkprocessen verbeteren. Het betreft hier onder andere aanpassingen van de processen voor AFAS, incidentele extra capaciteit VIC, inrichten tijdschrijven/ inhuur externe capaciteit voor verdeelsystematiek. 6

Subtotaal bestemming resterend resultaat

€ 600.000

Totale bestemming resultaat

€ 989.500

Voorgesteld wordt om het resterende resultaat van € 177.922 toe te voegen aan de Algemene Reserve en dit in te zetten voor de doorontwikkeling van de BWB.

7

Vaststellingsbesluit

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling BWB, gezien het voorstel van 17 mei 2023 tot vaststelling van de jaarstukken 2022,

Besluit: •

De jaarstukken 2022 vast te stellen conform het ontwerp;

•

Van het batige resultaat een bedrag van € 989.500 te bestemmen voor: -

Onderhoudsronde functies BWB Doelsysteem digitaal archief Project zaaksysteem (Djuma) 3e fase Project digitale toegankelijkheid gemeenten Versieverandering besturingssoftware websites gemeenten Doorontwikkeling Microsoft 365 en documentarchivering Data Protection Impact Assement (DPIA) voor Djuma Ontwikkelplan BWB Ontwikkelplan Financieel beheer 2.0 – 2e fase Periodiek medisch onderzoek Werkdrukvermindering Onderzoek VIC Herinrichting AFAS Doorontwikkeling dashboards Verbeteren werkprocessen, basis op orde brengen

€ 15.000 € 75.000 € 43.000 € 80.000 € 16.500 € 95.000 € 9.000 € 100.000 € 100.000 € 40.000 € 10.000 € 6.000 € 100.000 € 50.000 € 250.000

• Het restant resultaat een bedrag van € € 177.922 toe te voegen aan de Algemene Reserve.

Aldus besloten in de vergadering van 15 juni 2023.

De secretaris,

De voorzitter,

C.A. Hamers,

M. Peters,

8

Deel 1 Jaarverslag Programmaverantwoording Programma 1 | Personeel, Organisatie & Informatie Inleiding Binnen de kaders van dit programma worden de vier BWB-organisaties ondersteunt op het vlak van P&O, Informatiemanagement en Informatiebeheer. BWB levert daarvoor zowel beleidsmatige capaciteit als uitvoerende capaciteit. Concrete diensten/ producten binnen dit programma zijn bijvoorbeeld de Inhuurdesk, documentaire informatievoorziening, P&O advisering en Arbodienstverlening. Resultaten POI Doelen begroting 2022

Voortgang

Toelichting

Ontwikkelen en implementeren van strategische en innovatieve meerjarenvisies en -plannen voor gemeenten en BWB op het gebied van personeels- en informatiemanagement. Meer in control komen met de juiste systemen en aansluiting zoeken bij ‘Samen organiseren’ van de VNG.

Vertraagd

Digitale dienstverlening optimaliseren door volledige uitrol van Djuma, digitaal communiceren met inwoners mogelijk maken, breder inzetten van Iburgerzaken, upgraden van het beheersysteem voor de openbare ruimte en optimaal digitaal kunnen werken door medewerkers.

Op schema

Ondersteunen van gemeenten in het kader van het permanent opleiden en ontwikkelen van gemeenten.

Gestart

Het Informatiebeleidsplan (IBP) is in concept gereed. Het uitvoeringsplan en financiële vertaling daarvan moet nog worden opgesteld. In 2022 zijn het informatiebeleidsplan en automatiseringsbeleidsplan in concept opgeleverd. De koppeling tussen beide documenten moet nog worden gemaakt, waarbij de plannen moeten worden vertaald naar verschillende uitvoeringsmaatregelen. Het project Djuma fase 3 wordt in Q1 2023 afgerond. Daarbij worden o.a. een digitale handtekening en anonimiseringssoftware gerealiseerd. De vervanging van het beheersysteem voor de openbare ruimte wordt in Q3 2023 opgeleverd. Er heeft een marktconsultatie plaats gevonden voor de aanschaf van een Leermanagementsysteem (LMS). Aanbesteding en implementatie volgt in 2023. Een geharmoniseerd opleidingsbeleid is geconcipieerd. Dit wordt in Q1

Vertraagd

9

Ontwikkelen van een arbeidsmarktcommunicatiestrategie (AMC) voor de gemeenten West-Betuwe, Culemborg en BWB. Inrichten van een platform voor in- door- en uitstroom (recruitmentdesk). Talent behouden door het doorontwikkelen van loopbaan- en mobiliteitsbeleid.

Gestopt

Verkennen, ontwikkelen en implementeren van data gedreven werken.

Vertraagd

Gerealiseerd

2023 voor besluitvorming in procedure gebracht. Met het oog op de ontvlechting van de P&O adviestaak, zijn de voorbereidingen gestopt.

In 2022 is vooral ingezet op het opleiden van de P&O adviseurs voor het uitvoeren van Talentmanagementanalyses. Binnen Culemborg en West Betuwe zijn binnen enkele teams individuele analyses gemaakt en is gestart met teamontwikkeltrajecten. Vanwege capaciteitsgebrek is (m.u.v. wat kleine/uitvoerende initiatieven) weinig gebeurd op intergemeentelijk vlak. IM neemt in 2023 opnieuw het initiatief op de regie van een gemeenschappelijke visie. Op basis daarvan kunnen keuzes gemaakt worden en projecten worden gestart die naadloos aansluiten bij lopende trajecten van de gemeenten en hun directe behoeften.

10

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves

Primitieve Wijziging begroting 2022 2.313 98

Begroting 2022 na wijziging 2411

Werkelijk 2022 2265

Verschil begroting -/rekening 146

2.313

99

2.411

2.265

146

----Resultaat na bestemming 2.313 * verschil wordt veroorzaakt door afronding

----99

----2.411

----2.265*

----146

toevoegingen

onttrekkingen

De werkelijke kosten en opbrengsten over het jaar 2022 laten een overschot zien van € 146.000. De lagere kosten hebben te maken met lagere salarissen, € 195.000, omdat er een aantal vacatures niet of slechts deels zijn ingevuld. Derhalve is er ook een onderschrijding op cursussen en conferenties van € 11.000. Dit wordt veroorzaakt omdat er minder vaste personeelsleden in dienst waren. Omdat de arbeidsmarkt ontoereikend was om de vacatures op te vullen is inhuur gepleegd wat geleid heeft tot een overschrijding van de inhuurkosten met € 60.000. Lasten Salarissen Cursussen en conferenties Inhuur derden Totaal lasten Baten

V/N V V N V

Bedrag 195 11 -60 146

V

146

Totaal baten Gerealiseerd resultaat

11

Programma 2 | Financieel Advies Inleiding Binnen het programma Financieel Advies worden producten en diensten geleverd op het gebied van Financieel advies, treasury, fiscaal advies, banken en verzekeringen. Ook 2022 heeft zich gekenmerkt door een overspannen arbeidsmarkt. Het is lastig gebleken om vacatures in te vullen, hetgeen in alle doelen doorwerkt. De bezetting deels gevuld met externe inhuur. In 2022 zijn echter veel financieel administratieve processen verbeterd, waardoor de P&C in 2023 beter moeten verlopen. Resultaten Financieel Advies Doelen begroting 2022

Voortgang

Toelichting

De kwaliteit en kwantiteit van de capaciteit per subteam op peil brengen door te investeren in capaciteit, verbreden van adviesvaardigheden en verdiepen van de kennis.

Vertraagd

In het eerste kwartaal is gestart met het uitwisselen van kennis tussen de verschillende klantteams. In specifieke casussen is gewerkt aan het formuleren van een gezamenlijk advies voor alle partners, waardoor aanvullende kennisoverdracht plaatsvindt.

Het verbeteren en optimaliseren van de ondersteunende tooling, waaronder de rapportagetool ten behoeve van begroting versus realisatie.

Op schema

Er wordt continu gewerkt aan het verbeteren van de tool Dashboard Geld. Zo worden deze managementrapportages maandelijks uitgebreid en verbeterd. Tevens is de uitrol van de tool Dashboard Mens aanstaande, waarmee meer grip op de personeelskosten (begroot versus realisatie) ontstaat.

De dashboards ontwikkeld door financieel Vertraagd beheer inzetten om in gesprek te gaan met de budgetbeheerders met als doel de kwaliteit van de financiële informatie te verbeteren en nieuwe ontwikkelingen bespreken.

Er is vanuit de financieel adviseurs gestart met het gebruiken van het Dashboard Geld als onderdeel van de gesprekken met de verschillende budgethouders (en beheerders). Daarnaast wordt continu gewerkt aan het verbeteren van de informatievoorziening. Zo worden managementrapportages maandelijks uitgebreid en verbeterd. 12

De ontwikkelingen rond de lokale belastingen verwerken in vernieuwde processen en de zichtbaarheid vergroten.

Getemporiseerd

In het eerste kwartaal is met de deelnemers volop aandacht besteed aan het opnieuw opzetten van alle processen rond de lokale heffingen. Alle belastingverordeningen zijn voor de gemeenten tijdig vastgesteld.

De kwaliteit van de processen rond de BTW, VPB en IV3 vergroten en de mogelijkheid onderzoeken om een “Taks Control Framework” op te zetten (Horizontaal Toezicht Belastingdienst).

Deels gerealiseerd

In september 2022 is samen met een kennispartner gestart met het opzetten van een tax control framework (TCF). Het TCF zal integraal onderdeel zijn aan het nog te onwikkelen controls framework en daarmee bijdragen aan de rechtmatigheidsverantwoording.

De treasurypositie minder kwetsbaar maken en ondersteunen met professionele tooling.

Gerealiseerd

Er is door interne verschuiving extra (operationele) ondersteuning georganiseerd voor de treasury functie. Hierdoor is de treasurypositie minder kwetsbaar geworden.

Een heldere meerjarenplanning in tijd, geld en met een strategisch beleidsplan per domein.

Getemporiseerd

Het project voor het opstellen van een heldere meerjarenplanning in tijd, geld en met een strategisch beleidsplan per domein, is nog niet opgestart. Verwachtind is dat eind 2023 hiermee zal kunnen worden gestart

Goede tooling om projectbewaking mogelijk te maken m.b.t. tijd, geld en inhoud.

Vertraagd

Er is nog niet gestart met het onderzoeken welke tooling geschikt is om projectbewaking mogelijk te maken m.b.t. tijd, geld en inhoud.

Inzicht in en overheveling van ICT budgetten.

Op schema

Er is inmiddels inzicht in de ICT budgetten. Overheveling van de (resterende) budgetten heeft waar nodig plaatsgevonden.

13

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves

Primitieve Wijziging begroting 2022 2.017 -218 ----2.017 -218

toevoegingen onttrekkingen

Resultaat na bestemming

----2.017

-----218

Begroting 2022 na wijziging 1.799 --1.799

Werkelijk 2022 1.764 -27 1.737

Verschil begroting -/rekening 35 27 62

----1.799

----1.737

----62

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2022 wordt als volgt verklaard: De lagere kosten bij team Financieel advies worden voornamelijk veroorzaakt door de niet begrote ontvangen WGA en WAZO gelden, € 35.000 inzake zieke medewerkers. Deze mensen staan wel op de formatie en ontvangen gewoon salaris waardoor de salariskosten niet afwijken. Daarnaast zijn een drietal kasgeldleningen aangetrokken met een negatieve rente, totaal voordelig € 27.000. Lasten Bijdrage Salarissen

V/N V

Bedrag 35

Totaal lasten Baten Rentebaten kortlopende leningen Totaal baten

V

62

V V

27 27

Gerealiseerd resultaat

V

62

14

Programma 3 | Financieel Beheer Inleiding Financieel beheer ziet op de volgende diensten: - Zorgen voor een goed georganiseerde administratie (volgens wettelijke eisen en BBV); - Het zorgvuldig bewaken van de verzekeringsportefeuille; - Het verzorgen van de invorderingen. Nog meer dan bij het onderdeel Financieel Advies was en is bij Financieel Beheer sprake van zowel formatiekrapte als een kwalitatief bezettingsprobleem. In het 2022 is besloten tot uitbreiding van de formatie. Hiermee wordt een belangrijke randvoorwaarde ingevuld voor een toekomstbestendige dienstverlening. Doordat jaren onvoldoende aandacht is geweest voor opleiding en training blijft voor de komende jaren de zorg voor een kwalitatieve goede bezetting een punt van zorg. In 2022 was de afhankelijkheid van inhuur groot. Dit zal de komende jaren onveranderd blijven. Dat legt een grote druk op de doorontwikkeling van Financieel Beheer. Resultaten Financieel Beheer Doelen begroting 2022

Voortgang

Toelichting

Het verder verbeteren van de werkprocessen.

Op schema

In het kader van digitalisering is het verwerkingsproces van inkoopen verkoopfacturen aangepakt. Facturen worden digitaal ingescand en automatisch in de factuurroute gezet (daar waar de factuur de juiste gegevens bevat). Hierdoor is een efficiency-winst behaald in het eerste kwartaal, die groter zal worden gedurende het jaar. De resterende processen in de komende periode structureel aangepakt. Digitale verzending van verkoopnota’s, het professionaliseren van invordering, het automatisch verwerken van bankafschriften en het verbeteren van het betaalproces zijn activiteiten die nog op de rol staan. Dit is een repeterende activiteit.

Het verder ontwikkelen van de informatievoorziening.

Op schema

Er wordt continu gewerkt aan het verbeteren van de informatievoorziening. Zo worden managementrapportages maandelijks uitgebreid en verbeterd. Tevens is het 15

dashboard Mens ontwikkeld. Deze verdient echter nog doorontwikkeling voor wat betreft de financiële component over de reguliere loonsom in combinatie met de besteding van inhuurbudgetten. Verder doorontwikkelen en implementeren van de verplichtingenadministratie voor het gestructureerd bijhouden van financiële gegevens uit verplichtingen en rechten.

Vertraagd

In het tweede kwartaal is een start gemaakt met een pilot, binnen de gemeente Tiel, voor de invoering van een verplichtingenadministratie. De verplichtingenadministratie is niet geïmplementeerd. De pilot zal in 2023 moeten uitwijzen aan welke (technische) randvoorwaarden bij zowel BWB als gemeenten moet worden voldaan voor een succesvolle organisatiebrede implementatie.

Starten met aanbesteding financiële systeem (invoering per 01-01-2024).

Vertraagd

Meerdere aanbestedingen van bedrijfskritische systemen staan op de rol voor 2024. Dit brengt echter de bedrijfscontinuïteit in gevaar. Om spreiding in aanbestedingen aan te brengen, wordt de mogelijkheid om de aanbesteding van het financiële systeem uit te stellen onderzocht en is de planning bijgesteld. Uiteraard wordt rekening gehouden met de wettelijke kaders op het gebied van inkoop en aanbesteding (rechtmatigheid).

Verbeteren van het beheer van de verzekeringsportefeuille.

Vertraagd

In 2022 is het niet gelukt om deze vacature in te vullen (zelfs niet via een uitvraag op inhuur). Hierdoor zijn alleen de noodzakelijke activiteiten voor de verzekeringsportefeuille verricht. Inmiddels is hiervoor wel capaciteit aangetrokken waardoor dit in 2023 opgepakt kan worden.

16

Opvolging doorlichting en benchmarking op de financiële administratie.

Op schema

In het eerste kwartaal is de financiële administratie doorgelicht voor wat betreft de factuurverwerking. Systeemtechnische verbeteringen zijn daarbij direct doorgevoerd. Resterende processen (activa, banken en betalingen) en inrichting volgen in 2023 wanneer de bezetting op de hiervoor relevante functies is gerealiseerd.

17

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves

Primitieve Wijziging begroting 2022 1.569 482 -12 -6 1.557 476

toevoegingen

----Resultaat na bestemming 1.557 * verschil wordt veroorzaakt door afronding onttrekkingen

----476

Begroting 2022 na wijziging 2.051 -18 2.032*

Werkelijk 2022 2.049 -20 2.029

Verschil begroting -/rekening 2 1 3

----2.032*

----2.029

----3

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2022 wordt als volgt verklaard: Ten opzichte van de bijgestelde begroting is het loonbudget overschreden met € 66.000 als gevolg een CAO gerelateerde eenmalige vergoeding waar geen rekening mee was gehouden. Ondanks dat er inhuur als gevolg van ziekte en niet ingevulde vacatures door krapte op de arbeidsmarkt is gepleegd is dit budget onderschreden met € 74.000. Door alle inspanningen om de formatie op orde te krijgen zowel qua dienstverbanden alsmede inhuur zijn lagere kosten gemaakt voor cursussen en trainingen, € 8.000. In verband met ondersteuning voor het opstelproces van de jaarrekening is geld uitgegeven op uitbestede werkzaamheden waar deze niet waren begroot, € 12.000. Tenslotte is er minder geld binnen gekomen van Regionaal Archief Rivierenland dan dat was begroot € 1.000. Lasten Hogere salarislasten Lagere lasten inhuur Lagere lasten cursussen en trainingen Uitbestede werkzaamheden Totaal lasten Baten Bijdrage van gemeenschappelijke regeling Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N N V V N V

Bedrag -66 74 8 -12 4

N N

-1 -1

V

3

18

Programma 4 | ICT, Applicatiebeheer & GEO Basisregistraties Inleiding Binnen dit programma levert BWB diensten en producten op het vakgebied ICT, Applicatiebeheer en GEO Basisregistraties. Doelstelling is het zorgdragen voor continuïteit, beschikbaarheid en doorontwikkeling van informatievoorziening van Culemborg, Tiel en West Betuwe. Het gaat hierbij om het borgen van kwaliteit en ondersteuning van de applicaties, gegevens en ICT infrastructuur. Resultaten ICT, Applicatiebeheer & GEO Basisregistraties Doelen begroting 2022

Voortgang

Toelichting

Zorgdragen voor continuïteit en doorontwikkeling van de informatievoorziening van de drie gemeenten.

Op schema

Is een structurele activiteit. Continuïteit richt zich m.n. op het change- en incident proces. Doorontwikkeling en uitvoering zit in de uitvoering van de projectenkalender 2022.

Doorontwikkeling van de digitale werkplek.

Op schema

Is onderdeel van de vervanging ICT werkplek en telefonie. De uitrol van de nieuwe werkplek vind plaats in het 2e kwartaal 2023

Vervangen van de ICT werkplekken en telefoniediensten.

Op schema

In 2022 gestart met de implementatie van de nieuwe werkplek en telefonie. De uitrol van de nieuwe werkplekken starten in het 2e kwartaal van 2023.

Verdere invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Op schema

Binnen alle organisaties is MDM geïnstalleerd en zijn verschillende beveiligingsmaatregelen doorgevoerd. SIEM/SOC (beveiliging) en ISMS (sturingsrapportage) zijn voorbereid.

Diverse projecten t.g.v. wettelijke ontwikkelingen.

Gerealiseerd

Uitgevoerd conform projectkalender 2022.

19

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves

Primitieve Wijziging begroting 2022 7.063 725 -215 -29 6.848 696

toevoegingen

----Resultaat na bestemming 6.848 * verschil wordt veroorzaakt door afronding onttrekkingen

----696

Begroting 2022 na wijziging 7.789 -244 7.545

Werkelijk 2022 7.286 -264 7.022

Verschil begroting -/rekening 503 20 522*

----7.545

----7.022

----522*

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2022 wordt als volgt verklaard: Bij de kosten van het team ICT zijn de loonkosten lager dan begroot. Vacatures die niet ingevuld konden worden leiden tot dit voordeel. De inhuurkosten voor de verschillende projecten zijn veel lager dan begroot. Een aantal projecten, of een resterend deel daarvan, zijn doorgeschoven naar 2023, € 170.000. Het totaal van de overige ICT kosten lopen in de pas met het totaal van de bijgestelde begroting. Wel zijn er de nodige verschuivingen en afwijkingen op de verschillende onderdelen (o.a. uitbestede werkzaamheden en mobile devices en internet). Deze verschillen worden nog verder geanalyseerd en op basis daarvan worden de budgetten (op de verschillende onderdelen) structureel bijgesteld. Dit zal in de voorjaarsrapportage 2023 gestalte krijgen. Het incidentele inhuurbudget voor het project Beheer digitale archieven € 75.000 is in 2022 niet besteed en zal – naar verwachting – in 2023 nog wel benodigd zijn. Derhalve is dit bedrag opgenomen bij de resultaatbestemming. Lasten Uitbestede werkzaamheden Inhuur derden projecten Salariskosten Kantoorkosten ODR Randapparatuur (alleen BWB) Cursussen en conferenties Licenties en onderhoud programmatuur Mobile devices en internet Overige mutaties Totaal lasten Baten Hogere inkomsten doorleveringen Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N V V V V V V N N V V

Bedrag 371 170 104 54 28 8 -9 -228 4 502

V V

20 20

V

522 20

Programma 5 | Team Informatiebeheer Inleiding Informatiemanagement is het vakgebied dat zich bezighoudt om alle informatie te stroomlijnen en informatie om te zetten naar sturingsinformatie. Resultaten Informatiebeheer Doelen begroting 2022

Voortgang

Toelichting

Het wegwerken van de achterstanden in de archieffunctie.

Gerealiseerd

De grotere reeksen in de archiefachterstanden zijn volgens planning weggewerkt: De dossiers in de Paternosterkasten van Culemborg zijn in beheer genomen. De kasten zijn leeg. Achterstanden van gemeente Tiel zijn verwerkt. Gemeente West Maas en Waal heeft de cliëntendossiers retour gekregen van de door gemeente Tiel uitgevoerde SHV en Bijzondere Bijstand processen. Brandweerarchief Tiel 40 meter is verwerkt. De 110 meter aan Tiels archief in Lelystad is geïnventariseerd. Het betrof delen van het bouwarchief. Het archief is verhuisd naar het RAR. Zij gaan de dossiers op orde brengen, digitaliseren en toevoegen aan de reeds bestaande digitale dossiers.

21

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen

Primitieve Wijziging begroting 2022 1.384 154 -30 -60 1.354 94

----Resultaat na bestemming 1.354 * verschillen worden veroorzaakt door afronding onttrekkingen

----94

Begroting 2022 na wijziging 1.537 -90 1.448*

Werkelijk 2022 1.398 -78 1.320

Verschil begroting -/rekening 139 -11 128

----1.448*

----1.320

----128

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2022 wordt als volgt verklaard: De totale onderschrijding op het budget van het team Informatiebeheer wordt voor een groot deel veroorzaakt doordat er een aantal vacatures zijn die niet of slechts deels zijn ingevuld (salariskosten en cursussen en conferenties). De werkelijke kosten over het jaar 2022 laten een overschot zien van € 30.000 bij salariskosten en € 24.000 bij cursussen en conferenties. Dit wordt veroorzaakt omdat er minder vaste personeelsleden in dienst waren. Omdat de arbeidsmarkt ontoereikend was om de vacatures op te vullen is inhuur gepleegd wat geleid heeft tot een overschrijding van de inhuurkosten met € 23.000. Het totaal van de overige afwijkingen wordt veroorzaakt door de nodige verschuivingen en afwijkingen op de verschillende onderdelen (o.a. uitbestede werkzaamheden). Deze verschillen worden nog verder geanalyseerd en op basis daarvan worden de budgetten (op de verschillende onderdelen) structureel bijgesteld. Bij uitbestede werkzaamheden is veel meer begroot dan uitgegeven. Dit lijkt een structureel effect te zijn. Deze bijstelling zal in 2023 gestalte krijgen. Lasten Uitbestede werkzaamheden Salariskosten Cursussen en conferenties Kantoorkosten Inhuur derden Totaal lasten Baten Diverse bijdragen Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N V V V V N V

Bedrag 96 30 24 15 -23 142

N N

-14 -14

V

128

22

Programma 6 | Juridische zaken & Control Inleiding Binnen dit programma wordt alle algemeen juridische dienstverlening gerealiseerd. Daarnaast levert BWB de capaciteit voor de derdelijns interne controle, de zogenaamde verbijzonderde interne controle. Resultaten Juridische zaken & Control Doelen begroting 2022

Voortgang

Toelichting

De kwaliteit die we in huis hebben beter tot zijn recht laten komen door te verkennen hoe we de samenwerking met de deelnemers kunnen verbeteren.

Op schema

We zijn over het algemeen goed aangesloten op de ontwikkelingen en opgaves van deelnemers. We zien op enkele vlakken nog kansen voor verbetering. Daarmee zijn we nu aan de slag. Het optimaliseren van de samenwerking zien wij als een continu proces.

Doorontwikkelen VIC.

Vertraagd

Door personeelsverloop bestaat het VIC-team uit nog slechts twee vaste krachten. Hierdoor heeft productie voorrang gekregen op doorontwikkeling. Er is opdracht gegeven om de optimale inrichting en kansen (voor doorontwikkeling) van VIC in kaart te brengen. Aan de hand hiervan verwachten we in Q2 2023 weer voortgang te kunnen boeken.

In beeld brengen hoe de toegenomen adviesvraag juridische zaken opgevangen kan worden.

Gerealiseerd

Het team AJZ focust zich (enkele producten uitgezonderd) op tweedelijns juridische advisering. Zaken die tussen wal en schip dreigen te belanden vangen we op door middel van een flexpool. De flexpool is inmiddels gerealiseerd en lijkt te voorzien in de behoefte van deelnemers.

Vervolg Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Gerealiseerd

Project is per 01-07 2022 afgerond. De resterende punten hebben we deels regulier opgepakt. De belangrijkste punten: • Bio gerelateerde ICT Procedures zijn deels klaar. 23

Door capaciteitstekort binnen ICT is het maken en opleveren van ICT gerelateerde procedures vertraagd. • POC van SIEM/SOC (monitoring en response) is op 15 en 16 maart 2023 gepland. • Uitrol MDM is voor de ambtelijke organisatie klaar. We zijn met de uitrol van raadsleden bezig. Optimalisatie bestaande ICTomgeving/ infrastructuur is een continu proces en gaat in 2023 door. Vanuit VGR 2021

Voortgang

Toelichting

Rechtmatigheidsverantwoording ontwikkelen en invoeren.

Vertraagd

Door personeelsverloop bestaat het VIC-team uit nog slechts twee vaste krachten. Hierdoor heeft productie voorrang gekregen op implementatie rechtmatigheidsverantwoording. We verwachten in Q2 2023 een plan van aanpak te kunnen opleveren.

24

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen

Resultaat na bestemming

Primitieve Wijziging begroting 2022 1.491 486 0 -45 1.491 441 ----1.491

----441

Begroting 2022 na wijziging 1.977 -45 1.932

Werkelijk 2022 2.075 -109 1.966

Verschil begroting -/rekening -98 64 -34

----1.932

----1.966

-----34

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2022 wordt als volgt verklaard: De overschrijding van de kosten bij het team JZ en Control wordt vooral veroorzaakt door extra kosten van inhuur. Deze inhuur is hoger, € 255.000 als gevolg van vacatures die niet zijn ingevuld door krapte op de arbeidsmarkt, en doorlopende inhuur in verband met langdurig ziekteverzuim. Daartegenover staat dat de salariskosten door de vacatures € 171.000 lager zijn en de cursussen en conferenties € 9.000 lager zijn. De vergoedingen van het Rijk zijn hoger uitgevallen, € 47.000. Dit wordt o.a. veroorzaakt door een afrekening RIEC.

Lasten Salariskosten Cursussen en conferenties Inhuur derden Presentiegelden Licenties en onderhoud programmatuur Diverse lasten Totaal lasten Baten Vergoedingen Rijk Diverse baten Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N V V N N N N N

Bedrag 171 9 -255 -4 -2 -17 -98

V V V

47 17 64

N

-34

25

Programma 7 | Facilitaire Zaken & Inkoop Inleiding BWB levert voor alle vier de BWB-organisaties de facilitaire dienstverlening. Daarnaast heeft BWB eigen inkoopcapaciteit. De inkoopcapaciteit richt zich op de BWB-organisatie, maar werkt nauw samen met de inkoopadviseurs van de andere gemeenten. Resultaten Facilitaire zaken & Inkoop Doelen begroting 2022

Voortgang

Toelichting

Vertalen van externe invloeden naar nieuw beleid en visie op het gebied van facilitaire dienstverlening en de werkomgeving. Integratie van de werkzaamheden WestBetuwe.

Op schema, continu

O.a. ontwikkelingen m.b.t. de SUPwetgeving worden nauw gevolgd en adviezen zijn hierop voorbereid.

Op schema, continu doorlopend.

Vanaf de invoeging van het facilitaire team van West Betuwe zijn we gestart met het integreren van die werkzaamheden binnen het team. Onder andere is de FZ Servicedesk operationeel, maken we deel uit van de projectgroep (t)huisvesting en worden diverse facilitaire contracten centraal gemanaged.

Bijdrage leveren aan het project (t)Huisvesting West-Betuwe.

Op schema. Proces loopt gelijk met planning van nieuwbouw.

De taken voortkomend uit het project (t)Huisvesting zijn verdeeld over de facilitaire adviseurs en zij geven hier uitvoering aan, incl. zitting in het projectteam (overleg).

Vervanging van de toegangsverleningssystemen.

Op schema. volgens laatst opgezette planning.

Dit project loopt. De complexiteit rond de nieuwbouw West Betuwe heeft gezorgd voor vertraging. Verwachting is dat in 2023 de systemen worden vervangen en geïnstalleerd.

Op het gebied van afvalinzameling samen met de leveranciers de mogelijkheden inventariseren om de co2 footprint te verkleinen.

Vertraagd

In samenwerking met studenten van de HAN proberen wij tot een advies te komen. Dit onderdeel wordt nader uitgewerkt in 2023.

26

Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves

Primitieve Wijziging begroting 2022 1.762 369 -33 -77 1.729 292

toevoegingen

----Resultaat na bestemming 1.729 * verschil wordt veroorzaakt door afronding onttrekkingen

----292

Begroting 2022 na wijziging 2.131 -110 2.021

Werkelijk 2022 2.076 -174 1.901*

Verschil begroting -/rekening 55 64 119

----2.021

----1.901*

----119

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2022 wordt als volgt verklaard: Het voordeel binnen dit programma heeft een aantal oorzaken: • Lagere loonkosten als gevolg van vacatures • Lagere kosten kantoorartikelen, huur, cursussen, etc. • Het voordeel op de baten zijn doorbelastingen van kosten aan o.a. de partnergemeenten. Die kosten hebben een nadelig effect op de lasten. Per saldo zijn die kosten volledig gedekt.

Lasten Salariskosten Inhuur derden / uitbestede werkzaamheden Drukwerk Cursussen en conferenties Overige mutaties Totaal lasten Baten Bijdragen gemeenten (ook maatwerk) Vergoeding uitgeleend personeel Overige mutaties Totaal baten Gerealiseerd resultaat

V/N V N N V V V

Bedrag 112 -57 -11 7 4 55

V N V V

68 -8 4 64

V

119

27

Programma 8 | Directie Inleiding Zie voor een nadere toelichting de paragraaf bedrijfsvoering. Resultaten Directie Zie voor een nadere toelichting de paragraaf bedrijfsvoering. Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves

Primitieve Wijziging begroting 2022 2.221 -1.083

Begroting 2022 na wijziging 1.137*

Werkelijk 2022 811

Verschil begroting -/rekening 326

2.221

-1.083

1.137*

811

326

--onttrekkingen --Resultaat na bestemming 2.221 * verschil wordt veroorzaakt door afronding

-----1.083

----1.137*

----811

----326

toevoegingen

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2022 wordt als volgt verklaard: Binnen de directie is een stelpost opgenomen groot € 223.000 om budgetten structureel – waar nodig – op orde te brengen. Deze stelpost is gedurende het begrotingsjaar 2022 niet aangewend. Deze structurele stelpost wordt in 2023 ingezet t.b.v. het verbeterplan BWB conform adviesrapport ‘op een kruispunt van keuzes’ Bij management en ondersteuning is vervolgens o.a. sprake van de volgende afwijkingen: • Lagere loonkosten/vergoedingen ziekte € 10.000 V • Lagere kosten uitbesteed werk € 134.000 V • Lagere kosten bij Inhuur € 12.000 V Bij de secundaire arbeidsvoorwaarde is een nadelig resultaat ontstaan door het verplicht treffen van een voorziening voor verlofsparen € 90.000. Binnen de personele werkbudgetten zitten er vooral voordelen op Medische advisering en Arbodiensten. Totaal € 34.000. Nadelen zitten er op werving & selectie, vakliteratuur ed. en uitbestede werkzaamheden. In totaliteit € 20.000.

De OR is binnen budget gebleven; een voordeel van € 3.000.

28

Lasten Management & Ondersteuning & sec. arbeidsvoorwaarden Verlofsparen Personele werkbudgetten Innovatie & Ontwikkeling OR Totaal lasten Baten

V/N V N V V V V

Bedrag 393 -90 14 6 3 326

V

326

Totaal baten Gerealiseerd resultaat

29

Algemene dekkingsmiddelen Inleiding In dit hoofdstuk nemen we algemene baten en lasten op die niet aan een ander programma zijn toe te rekenen. De baten bestaan uit de bijdragen van de deelnemers. Bijdragen van deelnemers Het exploitatieresultaat van BWB wordt gedekt uit de bijdragen van de deelnemers. De bijdragen zijn bepaald door een zo objectief mogelijke verdeelsleutel vast te stellen. In deze jaarrekening verdelen we de kosten op basis van het vastgestelde verdeelmodel over de 3 gemeenten. Op basis hiervan zijn voor 2022 de volgende bedragen bij de gemeenten in rekening gebracht: Culemborg Gefactureerd Voorstel werkplekken (teveel ontvangen 2020)

Totaal

5.820.234 52.490 5.872.724

Tiel

West Totaal Betuwe 7.301.673 6.715.949 19.837.856 79.875 95.851 228.216 7.381.548 6.811.800 20.066.072

Toelichting De bijdrage over 2020 is destijds verlaagd met € 228.216, maar per abuis nooit teruggestort. In 2022 is er een voorstel gedaan ter vervanging van werkplekken, waarbij een ongeveer even groot bedrag nodig is om activa af te waarderen. Om twee geldstromen van gelijke grootte te voorkomen, is besloten om het destijds teveel betaalde bedrag in te zetten ter dekking van de kosten van de noodzakelijke afwaardering. Het hierboven per gemeente genoemde bedrag is het destijds betaalde bedrag.

Reserves In 2022 hebben er zowel dotaties als onttrekkingen plaats gevonden ten behoeve van de exploitatie aan de beschikbare reserves, gesaldeerd tot een onttrokken bedrag van € 95.396. Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000

Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen

Resultaat na bestemming

Primitieve Wijziging begroting 2022 ----19.528 538 -19.528 -538 -----19.528

491 500 -547

Begroting 2022 na wijziging --20.066 -20.066

Werkelijk 2022

491 500 -20.075

491 396 -19.971

-20.066 -20.066

Verschil begroting -/rekening -----

--104 -104

Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2022 wordt als volgt verklaard:

30

In de begrote reserves was rekening gehouden met een onttrekking voor de doorontwikkeling van Financieel Beheer ten bedrage van € 165.000. In 2022 is slechts € 61.000 daarvan werkelijk uitgegeven en dus maximaal benodigd vanuit de reserve. Lasten

V/N

Bedrag

Totaal lasten Baten ontwikkelplan Financieel Beheer

N

-104

Totaal baten

N

-104

Gerealiseerd resultaat

N

-104

31

Vennootschapsbelasting en onvoorzien Inleiding Volgens de voorschriften van het BBV moet het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting worden opgenomen en inzicht worden gegeven in het gebruik van het geraamde bedrag voor onvoorzien. Vennootschapsbelasting In 2022 is een voorlopige aanslag vennootschapsbelasting ontvangen, die naar verwachting volledig terugkomt van de belastingdienst en daarom ook niet in de exploitatie is verwerkt. Onvoorzien In de begroting is geen post onvoorzien geraamd en er is derhalve ook geen gebruik van gemaakt.

32

Paragrafen In de paragrafen wordt ingegaan op het beleid met betrekking tot de beheersmatige aspecten van de organisatie. In het besluit Begroting en Verantwoording (BBV) staat aangegeven dat in de programmabegroting tenminste de navolgende paragrafen opgenomen moeten zijn: 1. Weerstandsvermogen; 2. Financiering; 3. Bedrijfsvoering. 4. Wet Open Overheid De volgende paragrafen zijn niet op BWB van toepassing en zijn daarom niet in deze jaarstukken opgenomen of verder toegelicht: 1. Lokale heffingen; 2. Onderhoud kapitaalgoederen; 3. Verbonden partijen; 4. Grondbeleid.

33

Paragraaf 1 | Weerstandsvermogen De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing geeft informatie over weerstandscapaciteit, risico’s, het beleid omtrent weerstandscapaciteit en een aantal kengetallen. Dit is overeenkomstig hetgeen is voorgeschreven in de BBV. Het weerstandsvermogen en de benodigde weerstandscapaciteit De hoogte van het weerstandsvermogen is gebaseerd op de relatie tussen de risico's waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffen enerzijds en de capaciteit van middelen en mogelijkheden die de organisatie heeft om niet geraamde kosten op te vangen anderzijds (BBV art. 11). BWB loopt net als de deelnemende gemeenten risico's. Een deel van deze risico's wordt afgedekt door het treffen van maatregelen o.a. door het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. In de GR BWB is in art. 21 bepaald dat de omvang van het weerstandsvermogen/ risicoreserve van BWB maximaal 3% van de jaarlijkse exploitatielast mag zijn. De vrije ruimte binnen de reserves blijven ruim onder deze norm. Bestuurlijk is besloten om het weerstandsvermogen dat verder nodig is voor de risico’s van BWB binnen de deelnemende gemeenten aan te houden. De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om tegenvallers te dekken.

De risico's relevant voor het weerstandsvermogen zijn die risico's die niet anderszins zijn te ondervangen en waarvoor weerstandsvermogen noodzakelijk is. Uit onderstaande opsomming blijkt dat de benodigde weerstandscapaciteit € 1.431.000 bedraagt. Het beschikbaar weerstandsvermogen ultimo 2022 bedraagt € 1.943.000. De weerstandsratio van BWB komt daarmee op 1,35% en is daarmee goed. BWB is met deze weerstandscapaciteit ruim in staat om tegenvallers op te kunnen vangen. Risico’s In de programmabegroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen een overzicht opgenomen van de op dat moment bekende risico’s. We rapporteren op de risico’s naar de laatste inzichten. Risico’s

Omvang / Kans

Stand van zaken

Toelichting

ICT-budgetten (software) zijn onduidelijk en deels nog begroot binnen gemeenten, waardoor op dit moment nog niet integraal op IT gestuurd kan worden.

Omvang: € 100.000

Blijft een risico

Er is onvoldoende IM capaciteit beschikbaar om de overdracht op korte termijn te realiseren waardoor dit risico vooralsnog blijft bestaan.

Kans: 20%

Beheersmaatregel: De overdracht zo snel mogelijk realiseren.

34

Risico’s

Omvang / Kans

Stand van zaken

Toelichting

Projectportfolio is niet op orde.

Omvang: € 100.000

Voorgedaan; dit blijft een risico

Dit risico is specifiek gericht op de financiën rondom de projectenkalender en tweeledig: - financiële inschatting en wijzigingen tijdens een project: we zien nog steeds dat projecten vaak uitlopen op de planning, waardoor ofwel financiën herbestemd moeten worden ofwel meer/minder financiën benodigd blijken. - financiële verwerking van projecten. Hieraan is in 2022 hard gewerkt en dit is voor het grootste deel goed verlopen.

Kans: 10%

Beheersmaatregel: intensiever sturen op financiële ontwikkeling van projecten in relatie tot de te realiseren doelstelling.

De ingezette doorontwikkeling van BWB heeft niet de gewenste effecten.

Omvang € 750.000 Kans: 30%

Beheersmaatregel: De (financiële) effecten zichtbaar maken per investering en in de exploitatie. Overschotten en stelposten benutten voor tegenvallers.

Onvoldoende (juiste) capaciteit beschikbaar als gevolg van langdurig verzuim en/of krapte op de arbeidsmarkt en/of onvoldoende investering in ontwikkeling medewerkers

Omvang: € 750.000 Kans: 50%

Dit blijft een risico. Er wordt steeds vaker een beroep op inhuur gedaan dat bekostigd moet worden uit resterende loonsomkosten maar die zijn vaak lager waardoor

Dit risico heeft zich in 2022 voorgedaan. Daardoor zijn o.a. extra kosten gemaakt op het gebied van inhuur om de dienstverlening op pijl te houden. Om deze kosten op te vangen was er een stelpost beschikbaar, echter in verband met de uitstroom van medewerkers (en het voordeel op de salarislasten) is maar een deel van de stelpost nodig geweest. Het overschot op deze stelpost wordt bij de jaarrekening vereffend met de partners. Als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt neemt de druk op zittend personeel toe waardoor het risico op langdurige uitval groter is en er minder prioriteit wordt gegeven aan opleiding en ontwikkeling omdat de continuïteit van de dienstverlening voorop staat. De doorontwikkeling 35

Risico’s

Omvang / Kans

Beheersmaatregel: SPP/Opleidingsplan op organisatie en persoonsniveau/arbeids marktcommunicatie/job carving/actief verzuimbeleid. Piekbelasting/tempo gevraagde projecten in relatie tot capaciteit. Beheersmaatregel: Herijken van visie BWB Keuzes maken inzake extra (structurele) capaciteit /middelen

Omvang: € 500.000

Stand van zaken

Toelichting

we het met minder capaciteit moeten doen.

van zowel de dienstverlening als medewerkers kan hierdoor stagneren.

Voorgedaan; dit blijft een risico

De druk op capaciteit is vooral zichtbaar bij ICT, IM en de gemeenten. In 2022 heeft dit geleid tot vertraging, in het geval van IM ook juist op zaken die niet onder de projecten vallen. Voor ICT is een planning gemaakt voor benodigde capaciteit in 2023. Het maken van een verder geprioriteerd portfolio blijft een aandachtspunt in 2023.

Kans: 80%

Nieuwe risico’s Informatiehuishouding is onvoldoende op orde waardoor niet altijd voldaan kan worden aan WOO verzoeken of de Archiefwet en we ook risico’s lopen met de AVG. Risico: juridische kosten/imagoschade/boete Autoriteit Persoonsgegevens. Capaciteitsproblemen dragen bij aan dit risico (krijgt vaak minder prioriteit).

Omvang / Kans € 750.000 Kans: 50%

Beheersmaatregel: Project Informatiehuishouding op Orde team IV in combinatie met voldoende/juiste capaciteit en voldoende sturing op dit risico door directie/ management waar nodig. In het kader van de nieuwe CAO is er de mogelijkheid voor de medewerkers om verlof te sparen. Medewerkers kunnen bovenwettelijk verlof in een eigen

€ 360.000 Kans: 10%

Toelichting Op dit moment is onze informatiehuis-houding onvoldoende op orde. Zo ontbreekt het aan voldoende/goed opgeleid personeel voor het verwerken van fysieke en digitale archiefachterstanden. Verder is het informatielandschap versnipperd en is er onvoldoende bewustzijn bij medewerkers m.b.t. het belang hiervan en de risico’s die gelopen worden.

We nemen de volle omvang van € 360.000 euro als risico op, in het geval iedereen dit jaar besluit alle bovenwettelijke 36

zogeheten “verlofpot” zetten. De uren die in de pot worden gezet worden door middel van een voorziening gedekt. Bovenwettelijke uren kunnen echter over een periode van 5 jaar worden meegenomen en deze zetten we niet allemaal in een voorziening.

uren in de verlofspaarvoorziening in te zetten. Indien dit risico optreedt zou BWB € 360.000 euro extra in de voorziening moeten storten. Dit kan niet direct door begroting worden gedekt.

Beheersmaatregel: Het effect van de maatregel in de CAO kan nog niet goed worden ingeschat. Het risico wordt jaarlijks geëvalueerd en beheersmaatregelen worden getroffen om de hoogte van de voorziening jaarlijks goed te kunnen vaststellen

Financiële kengetallen In deze paragraaf nemen we de voorgeschreven financiële kengetallen op. Voor BWB zijn alleen de kengetallen solvabiliteitsratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte van toepassing. Solvabiliteitsratio Het eigen vermogen van BWB bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. In totaal een bedrag van € 1.942.660 (weerstandscapaciteit). Het totaal van de balans bedraagt € 9.004.125. De solvabiliteitsratio komt daarmee op 21,6%. Netto Schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling t.o.v. de eigen middelen. Voor 2022 bedraagt deze 12,5%. Structurele exploitatieruimte Deze bedraagt 5,52% positief en is als volgt berekend: Totale lasten excl. reserves af: incidentele lasten Saldo A Totale baten excl. reserves af: incidentele baten Saldo B C: Structurele toevoeging reserves D: Structurele onttrekkingen reserves (B-A)+(D-C) E: Saldo baten excl. reserves Structurele exploitatieruimte

20.093 548 19.545 21.107 396 20.711 ----1.166 21.107 5,52%

37

Paragraaf 2 | Financiering

Kaders In de financiële verordening van BWB worden de kaders gesteld voor het uitoefenen van de treasuryfunctie. In het Treasurystatuut wordt dit verder uitgewerkt. In 2021 is door het bestuur van BWB een nieuw Treasurystatuut vastgesteld. Dit treasurystatuut is nog steeds actueel en wordt dan ook onverkort gebruikt. Afdekken reguliere exploitatiekosten en totaalfinanciering De BWB verkrijgt zijn financiële middelen door periodieke bijdragen van de deelnemende gemeenten die de reguliere exploitatiekosten en investeringen afdekken. In het verleden is een eerste aanzet gegeven om inzicht te krijgen in de uitgaven van de organisatie in tijd, waarbij ook aandacht is besteed aan de fasering van de bijdrage van de deelnemende gemeenten. Dit proces heeft onder invloed van capaciteitsproblemen enigszins stilgelegen, maar is eind 2022 weer opgepakt en zal in de nabije toekomst verder worden verfijnd. In 2021 heeft de BWB onvoldoende financiële middelen ter beschikking gehad, waardoor vanaf mei een aantal kasgeldleningen zijn aangetrokken. Daar dit proces zich in 2022 voortzette is geconcludeerd dat deze financieringsbehoefte een structureel karakter had. Met het aantrekken van een kasgeldlening in 2022 is in het eerste kwartaal ook het kasgeldlimiet overschreden.

Vandaar dat is besloten om de kasgeldlening om te zetten in een langlopende financiering met een lineaire aflossing over een periode van 10 jaar. Hiermee bleef de BWB weer binnen de toegestane kasgeldlimiet en renterisiconorm. Schatkistbankieren Schatkistbankieren houdt in dat tegoeden worden aangehouden in de Nederlandse schatkist. Hierdoor zal de Nederlandse staat minder geld hoeven te lenen op de financiële markten en daalt de staatsschuld. Het verplicht schatkistbankieren is ingevoerd voor decentrale overheden en de gemeenschappelijke regelingen die zij zijn aangegaan. Verplicht Schatkistbankieren geldt dus ook voor de BWB. Ook bij de schatkist kunnen overtollige middelen tijdelijk op deposito worden weggezet. Decentrale overheden krijgen op de deposito’s een rente vergoed die gelijk is aan de rentes die de Nederlandse staat betaalt op leningen die ze op de markt aangaat. De Nederlandse staat faciliteert geen leenfaciliteit via het schatkistbankieren. In 2022 is er door de BWB geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om geld op deposito weg te zetten. De rentebate van de in de schatkist weggezette bedragen bedroegen over het jaar 2022 € 15.900.

Drempelbedrag 38

Door het Ministerie is een drempelbedrag vastgesteld. Dat drempelbedrag is het maximale bedrag dat de BWB gemiddeld over een heel kwartaal gezien, dagelijks buiten de schatkist mag aanhouden. Door omstandigheden kan het voorkomen dat het drempelbedrag wordt overschreden, maar deze overschrijding moet dan op andere dagen in datzelfde kwartaal gecompenseerd worden door onder het drempelbedrag te blijven. Per 1 juli 2021 geldt voor BWB een drempelbedrag van € 1.000.000. Het gemiddelde drempelbedrag per kwartaal is door BWB in 2022 niet overschreden.

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1.000) Verslagjaar 2022 (1)

Drempelbedrag

1.000

1.000

1.000

1.000

Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4

(2)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

229

305

309

256

(3a) = (1) > (2)

Ruimte onder het drempelbedrag

771

695

691

744

(3b) = (2) > (1)

Overschrijding van het drempelbedrag

-

-

-

-

19.829

19.829

19.829

19.829

(4b)

Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen

19.829

19.829

19.829

19.829

(4c)

Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

-

-

-

-

(1) = (4b)* 0,02 of (4c) *0,002 + € 10,0 miljoen met een minimum van € 1.000.000

Drempelbedrag

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar Begrotingstotaal (4a) verslagjaar

1.000

1.000

1.000

1.000

(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen 39

Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4

(5a)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)

(5b)

(2) - (5a) / (5b)

20.579

27.753

28.429

23.549

Dagen in het kwartaal

90

91

92

92

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

229

305

309

256

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet bepaalt het bedrag waarvoor de BWB maximaal kortlopende leningen mag afsluiten. Kortlopende leningen zijn leningen korter dan één jaar. Het maximum wordt volgens de Wet Fido berekend op basis van een vast percentage (8,2%) van het begrotingstotaal per 1 januari. Voor 2022 bedroeg de kasgeldlimiet € 1.626.000.

Kasgeldlimiet voor het begrotingsjaar 2022

Kw. 1

Kw. 2

Kw. 3

Kw. 4

Totaal netto vlottende schuld

2.155

-1.871

-2.912

-5.325

Toegestane kasgeldlimiet

1.626

1.626

1.626

1.626

Ruimte (+)/ Overschrijding (-)

-529

3.497

4.538

6.951

Per kwartaal wordt gemeten of de BWB binnen de kasgeldlimiet blijft. In 2022 is in het eerste kwartaal sprake geweest van een overschrijding van de kasgeldlimiet met € 529.000. Deze overschrijding wordt veroorzaakt door het aantrekken van een kasgeldlening van 4 miljoen euro en in het tweede kwartaal hersteld door het aantrekken van een langlopende lening. Renterisiconorm De renterisiconorm ziet toe op het beperken van het risico van rentewijzigingen bij de financiering van onder meer gemeenschappelijke regelingen. De BWB heeft in 2022 een langlopende lening ter hoogte van 4 miljoen euro afgesloten, deze lening is nodig om te kunnen blijven garanderen dat de BWB aan haar betalingsverplichtingen kan blijven voldoen. Het aantrekken van deze lening heeft geen effect op de renterisiconorm in 2022.