20240522-BIJLAGE 3-20240227-communicatie-en-participatie-kansenkaarten.pdf

COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART Format om per kern tot een aanpak te komen

2 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Inhoudsopgave Inhoudsopgave .................................................................................................................................................................................................................................3 Inleiding .............................................................................................................................................................................................................................................4 Stap 1 : Het doel / De opgave ..........................................................................................................................................................................................................3 Stap 2: De omgeving en de spelers .................................................................................................................................................................................................4 Stap 3 : Kernboodschap ...................................................................................................................................................................................................................6 Stap 4: De aanpak

.............................................................................................................................................................................................................................7 Stap 5 – Evaluatie .......................................................................................................................................................................................................................... 11

3 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Inleiding De kansenkaart is een instrument om in de toekomst een goede afweging te kunnen maken als het gaat om woningbouw en andere relevante ontwikkelingen. Per kern wordt een kansenkaart gemaakt. Dit doen we samen met de samenleving in een participatief proces wat past bij de betreffende kern. Iedere kern is namelijk verschillend: de aanpak kan dus ook verschillen. Maar de bouwstenen zijn wel hetzelfde: welke stappen nemen we in dit participatietraject en welke vragen stellen we? Dit plan is een format om te gebruiken als participatieplan bij de ontwikkeling van de verschillende kansenkaarten. Het dient dus als voorbereiding om het spoor van de participatie te volgen in het traject van de Kansenkaart. Welke bouwstenen zijn er? In dit format staan de volgende stappen: 1.

2.

3. 4.

5.

De opgave/ Het doel • We geven antwoord op de volgende vragen: Welk doel willen we bereiken? Wat is de stip op de horizon en welke mijlpalen kent het project of plan? De omgeving en de spelers • In deze stap brengen we de spelers en de omgeving in beeld via een stakeholders- en krachtenveldanalyse. Welke stakeholders zijn er in een kern of stadje? Welke positie nemen zij in: wat is het krachtenveld? Ook maken we een omgevingsanalyse: spelen er zaken in heden of verleden die het proces kunnen beïnvloeden? De Kernboodschap • Het verhaal waarmee we de brug slaan naar de belangrijkste doelgroepen. De aanpak • Wie benaderen we wanneer, met welk doel en hoe? Dit resulteert in een communicatie- en participatiekalender. • We werken onder meer met een klankbordgroep, ‘maptionnaire’ en omgevingsdialoog als instrumenten voor participatie. Welke punten zijn van belang om hierin mee te nemen? De evaluatie • In deze stap geven we aan op welke manier we het traject evalueren. Zowel intern als extern.

Informatie op kernniveau kan worden aangepast naar de kern. Andere informatie is voor ieder traject (bijna) hetzelfde en kan als een basis dienen voor de kansenkaarttrajecten in alle kernen.

4 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Stap 1 : Het doel / De opgave

In principe is het doel voor ieder kansenkaart traject hetzelfde. Deze stap heeft dus ook de minste aanpassing nodig. Het doel van de kansenkaart Het doel van de kansenkaart is om per kern de kansen voor de ruimtelijke en maatschappelijke leefomgeving in beeld te brengen. Ook is de kansenkaart het toetsingskader voor nieuwe verzoeken en initiatieven voor de ruimtelijke en maatschappelijke leefomgeving nu en in de toekomst. . Fase - In welke fase zit het project en hoe ziet de verdere planning eruit? Hieronder zijn de verschillende fases van het project schematisch weergegeven:

3 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Stap 2: De omgeving en de spelers

In deze stap brengen we de spelers en de omgeving in beeld. Welke stakeholders zijn er in een kern of stadje? Welke positie nemen zij in? Ook maken we een omgevingsanalyse: spelen er zaken in heden of verleden die het proces kunnen beïnvloeden? Het maken van zulke analyses kan op verschillende manieren. Doe dit samen met de communicatie- en eventueel participatieadviseur. Betrek hierbij ook de gebiedsmakelaar en eventueel een dorpsplatform. Stakeholdersanalyse • Wie zijn de relevante spelers of actoren op dit onderwerp? o Betrek hierbij de betreffende gebiedsmakelaar. Betrek in overleg een eventueel dorpsplatform of sleutelfiguur uit het dorp. o Welke personen, interne of externe partijen zijn relevant voor het project? o Hebben we de volgende categorieën in beeld: gebruikers, uitvoerenden, beslissers, beïnvloeders? Krachtenveldanalyse • Wat zijn de standpunten van de spelers en wat is de impact van het project op hen? o Hulpvragen ▪ Wat weten we over de belangen en standpunten van de spelers? ▪ Zijn er al medestanders en tegenstanders aan te wijzen? ▪ Wat gaat er veranderen voor de actor door dit project? ▪ Hoe groot is de impact op de actor? o Optioneel: Gebruik bijvoorbeeld de ‘matrix op belangen en vertrouwen’ of een ‘beweegredenenmatrix’.

▪ https://www.communicatierijk.nl/vakkennis/f/factor-c/krachtenvelden/vertrouwenmatrix ▪ https://www.communicatierijk.nl/vakkennis/f/factor-c/krachtenvelden/beweegredenen •

Welke spelers kunnen bijdragen aan het realiseren van het doel? o Welke ruimte is er voor de partijen bij het maken van de kansenkaart . ▪ Hierbij gebruiken we de termen uit de ringen van invloed en de participatieladder: https://www.communicatierijk.nl/vakkennis/f/factor-c/ringen-van-invloed • meeweten (informeren), • meedenken (raadplegen en adviseren) • meewerken (adviseren en coproduceren) • meebepalen (meebeslissen)) 4 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Omgevingsanalyse • Welke zaken spelen er in de kern? o Vraag een gebiedsmakelaar. o Vraag de communicatieadviseur. o Doe intern een uitvraag over andere relevante zaken. o Google eventueel naar nieuws.

5 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Stap 3 : Kernboodschap

Wat is de kernboodschap? Wat is het verhaal waarmee je de brug slaat naar de belangrijkste doelgroepen? Wat wil de ander wete n/ horen? De kernboodschap bevat drie elementen: het standpunt, de onderbouwing en de actie. De kernboodschap De ruimte waarin we wonen, werken en recreëren is beperkt. In <naam dorp of stadje> willen we fijn wonen en leven. Niet alleen nu, maar ook in onze toekomstige levensfasen. Ook volgende generaties hebben huizen nodig. We willen huizen voor onze kinderen of om in een volgende levensfase zelf in te wonen. We willen ook wonen in een dorp of stadje met voorzieningen, zoals een school, winkels of mogelijkheden om te sporten, te recreëren en/of elkaar te ontmoeten. Hoe houden we hierbij ook rekening met ruimte voor andere manieren om energie op te wekken en de gevolgen van de klimaatverandering op te vangen? We moeten keuzes maken voor een inrichting die toekomstbestendig is. Welke opgaven en kansen zijn er in <naam dorp/stadje>? Samen brengen we ze in beeld in de Kansenkaart <naam dorp/stadje>. Denk mee over de toekomst voor <naam dorp/stadje> waarin het fijn wonen, werken en/of recreëren is.

6 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Stap 4: De aanpak

Wie benaderen we wanneer, met welk doel en hoe? Dit resulteert in een communicatie- en participatiekalender rond de mijlpalen in een project of plan. Instrumenten en momenten van de doelgroep zijn bepalend. Wat is het participatiedoel? Bijv. • Bewustwording • begrip kweken voor keuzes en streven naar legitimiteit voor deze keuzes • vergroten inhoudelijke kwaliteit • stimuleren actief burgerschap • verminderen van conflicten met publieksgroepen • ruimte geven aan het democratisch proces Wat is de participatievraag? Waarover ga je in gesprek? Wat is de ruimte voor inbreng? • Informeren (meeweten): dit is de kansenkaart met de mogelijke woningbouwlocaties. Informeren over het besluit. Doel is bewustwording. • Raadplegen (meedenken): op de kansenkaart staan mogelijke woningbouwlocaties. Wat vindt u van deze locaties? Hebben we iets over het hoofd gezien? Deelnemers geven hun mening. College beslist. Doel is verhogen kwaliteit besluitvorming. • Adviseren (meewerken) : we zoeken naar mogelijke woningbouwlocaties. Waar ziet u mogelijkheden? Deelnemers doen voorstellen. College beslist. Doel is verhogen kwaliteit besluitvorming en zeggenschap.

• Meebeslissen (Meebepalen): wie stelt de kansenkaart vast? Welke communicatie participatievormen: We werken in het kansenkaart traject met: de maptionnaire, klankbordgroep, inwonersavond(-en) (extern), maar ook projectgroep, stuurgroep (intern). Maak voor de kern inzichtelijk: • Welke kanalen of middelen zijn voor de lokale doelgroep vertrouwd? • Zijn er bestaande en/of lokale kanalen of middelen waarop je kunt aansluiten?

7 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Externe participatie De klankbordgroep Beschrijving: De deelnemers kunnen bij de totstandkoming van de kansenkaart meedenken, door kennis, ervaringen, wensen en zorgen vanuit hun buurt/omgeving/organisatie in te brengen. Ze kunnen ook ideeën aandragen om het plan te verbeteren; kritische vragen stellen over het project en uiteindelijk een advies geven aan de gemeente over het project. De klankbordgroep: • bespreekt het kaartenboek. (=inventarisatie van het dorp) • adviseert over de te stellen vragen voor de maptionnaire. • bespreekt het concept van de kansenkaart • presenteert gezamenlijk het resultaat. • Evalueert gezamenlijk het proces. Doelgroep: Om tot de samenstelling van de klankbordgroep te komen is een mix van verschillende soorten stakeholders gewenst. We hanteren de volgende uitgangspunten: • Het ideale aantal voor de klankbordgroep is maximaal 8 inwoners. • In de klankbordgroep is ruimte voor vertegenwoordigers van organisaties/groepen in de kern. Denk hierbij aan een lid van een dorsplatform, werkgroep, belangrijke sportvereniging, een schooldirectie of historische kring. De krachtenveldanalyse geeft hiervoor input. o Deze deelnemers worden actief uitgenodigd voor deelname aan de klankbordgroep. Deelname is uiteindelijk ook afhankelijk van de bereidheid van deze stakeholders. Een dorpsplatform kan eventueel missende partijen benoemen uit de krachtenveldanalyse.

• In de klankbordgroep is ook een aantal vrije plekken voor een aantal individuele inwoners die graag deel willen nemen. o De manier waarop de uitnodiging voor deze plekken uitgaat is maatwerk per kern. • De samenstelling is bij voorkeur divers (denk aan geslacht, leeftijd en woonlocatie). Er is een gemiddelde spreiding over het dorp. We voorkomen dat er één dominante groep deelneemt aan de klankbordgroep. Het is een afspiegeling van de kern. • Als er meer aanmeldingen zijn dan is verspreiding over het dorp leidend. • Voor individuele inwoners geldt dat er geen sprake is van een commercieel belang en dat zij niet betrokken zijn bij een principeverzoek om belangenverstrengeling te voorkomen. • Binnen de klankbordgroep is duidelijk wat de rol van een ieder is en wat er van elkaar wordt verwacht. Men is bewust dat er verschillende belangen kunnen zijn. Leden krijgen informatie via een op maat gemaakte informatieve flyer voor de kern. Communicatie: Een combinatie van actief uitnodigen en vrij uitnodigen op basis wat past voor de kern (lokaal te bepalen hoe we dat doen. Inzet van bijvoorbeeld sociale media van het dorp of via de kanalen van de gemeente.)

8 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

De maptionnaire Beschrijving: online vragenlijst met vragen om informatie op te halen voor de kansenkaart. Doelgroep: Inwoners van betreffende kern (en eventueel omliggende kernen: ligt aan de grenzen van de kern). • Houd rekening met toegankelijkheid en bereik van een brede doelgroep zoals in leeftijd, geslacht en opleidingsniveau. Communicatie: Zorg voor brede bekendheid. De eerste inwonersbijeenkomst geeft ook informatie over de maptionnaire. Maak eventueel gebruik van lokale (sociale) media. Omgevingsdialoog / inwonersavond(-en) Beschrijving: Tijdens de inwonersavond(-en) worden inwoners geïnformeerd over het proces en later de inhoud van de kansenkaart/ uitkomsten van de maptionnaire. Idealiter spelen leden van de klankbordgroep tijdens deze momenten ook een rol. Deze rol vullen we samen met de klankbordgroep in. Doelgroep: Inwoners van betreffende kern (en eventueel omliggende kernen: ligt aan de grenzen van de kern). Houd rekening met toegankelijkheid en bereik van een brede doelgroep zoals in leeftijd, geslacht en opleidingsniveau. Hybride heeft de voorkeur. Communicatie: Brede bekendheid. Maak eventueel gebruik van lokale (sociale) media. De inwonersavond zelf is ook een communicatiemoment over de inhoud en vervolgens de uitkomsten van de maptionnaire.

Overige communicatie/participatie Daarnaast zijn er ook nog andere communicatie- en participatiemomenten en – instrumenten. Ook kan maatwerk in de kern nodig zijn. Denk aan: • Gesprekken met grondeigenaren. • Tussentijdse communicatie over het proces richting de deelnemers, maar ook richting de overige inwoners. • Nieuws- en persberichten Communicatie- en participatiekalender Om de instrumenten in de tijd weg te zetten bij de juiste doelgroep in een planning maken we een communicatie- en participatiekalender. Dat kan op verschillende manieren. Zie bijlage 1 voor de voorbeelden

9 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Uitgangspunten voor participatie Welke afspraken maken we met elkaar rondom participatie en vinden we belangrijk. En welke vragen stellen we ons tijdens het proces. Dichtbij • Aansluiten op de lokale cultuur o Wat moeten wij weten over de omgeving als we een participatietraject organiseren? Hoe kan dit zo goed mogelijk aansluiten bij wat gebruikelijk is? o Aansluiten bij plekken waar groepen inwoners zijn. • Communiceren in begrijpelijke taal en op aansprekende manier. • We gaan naar de kern toe. Samen • Rekening houden met rolintegriteit o Zijn er rollen van de verschillende deelnemers die met elkaar conflicteren? o Zijn alle rollen en belangen voldoende duidelijk voor de deelnemers aan het participatietraject? o We geven duidelijke kaders mee over de rollen in het participatieproces (bijv. klankbordgroep) • Verantwoordelijkheid delen o Werken vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid o Maak gebruik van bestaande samenwerkingsvormen (bijv. platform voor kernen of toegankelijkheid) Proactief • Actief informatie delen o Hebben de deelnemers voldoende middelen en informatie tot hun beschikking om mee te kunnen doen? o Binnen welke kaders kunnen stakeholders deelnemen. • We communiceren op tijd en regelmatig (ook als er geen nieuws is). Flexibel • Planning o We houden voldoende rekening met de planning van deelnemers die mee willen denken. o De agenda van de deelnemers is leidend.

• Op maat: Als het nodig is passen we het plan aan op de behoefte die leeft.

10 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Stap 5 – Evaluatie

In deze stap geven we aan op welke manier we het traject evalueren. Zowel intern als extern. Interne Evaluatie Hoe evalueren we bij onze interne doelgroepen hoe het proces is gelopen. Dit doen we met: • De kerngroep • De projectgroep Externe Evaluatie Hoe evalueren we bij onze externe doelgroepen hoe het proces is gelopen. We betrekken hierbij • De leden van de klankbordgroep. • De deelnemers bij de maptionnaire.

11 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Bijlage 1 - Voorbeelden van een communicatie- en participatiekalender Communicatie en participatiekalender Voorbeeld 1 : participatiematrix Fase

Eind-resultaat

Inventarisatie

?

Participatiedoel en -

Participatie-vragen

Publiek

Bewustwording en

We gaan een

Alle inwoners

versterken kwaliteit

kansenkaart maken.

kern

ruimte

Betrokken-

Afzender

heid Meeweten

Gespreksvorm

gemeente

Nieuwsbericht

Heeft u daar vragen Informeren en

over?

Dorpsplatform

Meeweten

We gaan een

Vakcollega’s

Meewerken

Projectleider

Projectteam-overleg

Projectgroep

Meedenken

adviseren kansenkaart maken. Wat is de input vanuit jouw beleidsterrein? Wat mag er niet ontbreken in de inventarisatie Opstellen kaartenboek

Kaarten-boek

Bewustwording,

Heb je vragen over het

Projectleider en

Themasessie/

kwaliteit

kaartenboek?

stedenbouwkundig

projectteamoverleg

Raadplegen

Toetsen van het

bureau

kaartenboek

12 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Omgeving-dialoog

?

Bewustwording,

We gaan in gesprek

Alle inwoners

kwaliteit versterken

over de kansen voor

grondeigenaren

en begrip en

woningbouw in het

draagvlak/

dorp.

Meeweten

Wij en via dorpsraad

Nieuwsbericht

en/of andere actoren in de kern

betrokkenheid Informeren, raadplegen en

Denkt u mee? Hebben

adviseren

we iets over het hoofd

voor hele dorp

gezien?

(meedenken)

Welke mogelijkheden

Stap 1b: oproep aan

ziet u?

grondeigenaren

Oproep aan

(hoe? Nog te

grondeigenaren

bepalen)

klankbordgroep

Meedenken

Meewerken

Stap 1a: bijeenkomst

Stap 2a: oproep voor deelname aan klankbordgroep Stap 2b: klankbordgroep denkt mee over vragen maptionnaire (meewerken) Stap 3: maptionnaire (meedenken allen vanuit de luie stoel)

Opstellen

(concept)

Bewustwording,

kansenkaart en visie

kansen-kaart

kwaliteit en

Dit is de kansenkaart.

Alle inwoners

Meeweten

Nieuwsberichten

begrip/draag-vlak

13 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Heeft u hier vragen Informeren en

Meedenken

over?

Bewonersbijeenkomst

raadplegen Hebben we de input

Klankbord-

verwerkt?

groep

14 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART

Voorbeeld 2: een fictieve communicatie- en participatiekalender: Communicatiekalender (fictief voorbeeld)

Mijlpaal Voorbereiding (van xx tot xx)

Consultatie (van xx tot xx) Uitwerking consultatie (van xx tot xx) Uitwerking kansenkaart (van xx tot xx) Presentatie kansenkaart (van xx tot xx)

Communicatiemiddel Eén op éen gesprek E-mail informatie inwinnen Uitnodiging Digipanel Uitnodiging Maptionnaire Eén op éen gesprek

Doelgroep A

Doelgroep B

vb.

Vb

gebiedsmakelaar

Klankbordgroep

x

x

x

x

x

x

x

x

Concept beoordelen

Doelgroep C

Doelgroep E

Inwoners

x

x x

x

Kansenkaart vaststellen Persbericht Toezenden kansenkaart aan betrokkenen

Doelgroep D

x x x

x

x

Bedankje deelnemers

x x

Nieuwsbericht website

x

Nieuwsbericht intranet

x

x

Toelichting in afdelingsoverleg

x

x

x

15 | BOUWSTENEN VOOR COMMUNICATIE EN PARTICIPATIE BIJ ONTWIKKELING KANSENKAART