20210702 Notitie Inrichting raadszaal HJG.pdf

Notitie Datum: Aan: Van: Onderwerp:

2 juli 2021 Presidium Hans van der Graaff Inrichting Vergadercentrum (Raadszaal en Voorrondezalen)

Inleiding Voor de begeleiding van het project (T)huisvesting is door het college een klankbordgroep samengesteld, bestaande uit een aantal raadsleden. Dit om de voortgang van het project te kunnen bespreken en de daarin gemaakte keuzen te toetsen en/of keuzen ter consulteren voor te leggen. Uitgangspunt hiervoor is het ‘Programma van Eisen’ (PvE) zoals dat eind 2018/begin 2019 is vastgesteld. Bij de bespreking van de inrichting van de nieuwe raadszaal (en de voorrondezalen) in de klankbordgroep is gebleken dat in dit PvE slechts zeer beperkt rekening is gehouden met een adequate inrichting van een modern vergadercentrum. Feitelijk is alleen rekening gehouden met de fysieke inrichting (de tafels en stoelen); over de gewenste AV-apparatuur wordt slechts richtinggevend uitspraken gedaan; de technische installatie en de eisen die daaraan worden gesteld ontbreekt helemaal. De in het totaal van het project (T)huisvesting berekende kosten voor de inrichting van de raadszaal, is daarvan ook een afgeleide: er is een bedrag van €160.000,gereserveerd voor de inrichting van de nieuwe raadszaal.

Omdat de discussie over de keuzes voor de AV-apparatuur, de eisen die gesteld moeten en/of kunnen worden aan de technische installatie, de toenemende eisen die wetgeving (WCAG, WOO) stelt aan de toegankelijkheid en openbaarheid van (overheids)informatie, als ook de ervaringen met anderhalf jaar digitaal vergaderen als gevolg van de Covid-19 pandemie dermate complex werd, is besloten hiervoor een aparte werkgroep in te richten. Werkgroep Inrichting Raadszaal (inclusief de voorrondezalen) De werkgroep Inrichting Raadszaal bestaat uit één raadslid per fractie. Op initiatief van de griffie is Epos-media als extern adviseur ingehuurd; zij zijn gespecialiseerd in het (technisch) inrichten van raads- en commissiezalen, met name daar waar het gaat om de verbinding(en) met de werkwijze van de gemeenteraad (Website en RaadsInformatieSysteem). De werkgroep is een aantal maal bijeen geweest. In een tweetal bijeenkomsten is, met ondersteuning van de extern-adviseur, een inventarisatie gemaakt van het ambitieniveau van de gemeenteraad als het gaat om de (technische) inrichting van de raadszaal en de verbindingen met de (werk)systemen van de gemeenteraad en de griffie.

Notitie Inrichting Raadszaal Pagina 2 van 5

Naar aanleiding van een presentatie van Epos -media, de discussie daarover én de gestelde vragen, worden de volgende punten als ambitie herkend: •

•

•

•

•

•

Voldoen aan de wetgeving: Zowel wetgeving die al is vastgesteld ,als wetgeving die in de (nabije) toekomst zal worden vastgesteld; het gaat daarbij met name om de Wet Open Overheid (WOO) en de Wet digitale toegankelijkheid WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). De informatie op de website en het RIS moet Transparant zijn: dat wil zeggen: o Doorzoekbaar, o Vindbaar, o Gekoppeld aan het RIS, o Zichtbaar en o Toegankelijk Het AV-systeem moet werkbaar zijn: o Het AV-systeem moet werkbaar zijn in het werkproces van de gemeente en de griffie; o Het systeem moet flexibel toegankelijk zijn door middel van een pasje of een druppel o Het systeem AV inzetbaar voor verschillende doeleinden. Primair is dat voor de Raadsvergaderingen, daarnaast voor o.a.; i. huwelijken ii. huldigingen iii. presentatie en informatieavonden iv. en andere evenementen Het AV-systeem moet Toekomst vast zijn a. Een modulair model met een solide basis b. Het moet koppelbaar zijn c. Het moet de mogelijkheid hebben op termijn ook uit te breiden d. Het moet de mogelijkheid hebben eventueel hybride (fysiek en digitaal) te vergaderen Het AV-systeem moet veilig zijn: a. off-the-shelf producten (wat zoveel wil zeggen als: geen experimenten met producten die zich nog niet hebben bewezen) b. Proven concept c. Niet hackbaar d. Werken met een goede Back up op de eigen servers Professioneel a. Werken met A-merken b.

Toekomst vast c. betrouwbaar

Met betrekking tot het Programma van Eisen voor de Raadszaal is tevens het volgende aangegeven: • • •

De Gemeenteraad van West Betuwe vergadert wekelijks in de Raadzaal. Belangrijk is dat deze zaal een multifunctioneel karakter krijgt, maar de vergadering van de Raad primair is. De Raadszaal moet multifunctioneel kunnen worden gebruikt voor andere bijeenkomsten zoals presentaties, informatieavonden, trouwerijen en andere nader te bepalen bijeenkomsten. De audiovisuele middelen moeten passen in dit multifunctionele gebruik, maar primair moeten deze aansluiten op het werkproces van de Griffie/gemeenteraad

Notitie Inrichting Raadszaal Pagina 3 van 5

• •

Raadsleden vinden het belangrijk elkaar te kunnen zien wanneer zij vergaderen in de raadszaal Dit moet fysiek en indien nodig ondersteund met techniek. Iedereen, dus ook het aanwezige publiek en andere bezoekers, moet zicht hebben op de getoonde vergaderstukken.

Fysiek: 1. Minimaal 31 raadszetels 2. 1 voorzitter, 1 griffier 3. 3 griffieplekken in de vbuurt van de griffier: a. 1 notulist, b. 1 plv-griffier (wijziging amendement/moties/invoeren GO) c. Eventueel AV regisseur bij evenementen 4. 6 wethouders 5. 3 plaatsen voor de pers a. (rekening houden met ruimte laptop, stroom en AV aansluitingen) 6. 2 bodeplaatsen 7. 5 plaatsen ambtelijke ondersteuning; 8. Ruimte voor publiek, inclusief burgerraadsleden: Minimaal 60 zitplaatsen. Bij deze publieksruimte is de capaciteit flexibel uit te breiden door plaatsen extra stoelen. Met betrekking tot het Programma van Eisen voor de Voorronde-vergaderzalen is het volgende aangegeven: • • •

•

De Gemeente West Betuwe beschikt straks over 2 voorrondevergaderzalen. In deze voorronde vergaderzalen vinden hoofdzakelijk de oordeelsvormende vergaderingen plaats, en soms ook een beeldvormende vergadering. Deze oordeelsvormende vergadering is bedoeld om voorstellen die in de vergadercyclus richting de besluitvormende raadsvergadering gaan, te bespreken en te bediscussiëren . Dit zowel onderling als met betrokkenheid van het college cq een wethouder/portefeuillehouder; Voor deze vergaderingen gelden dezelfde uitgangspunten als voor de raadszaal; Ook hier moeten de audiovisuele middelen passen in de multifunctionaliteit van de vergaderzaal;

Fysiek: • •

Beide voorrondezalen moeten ruimte bieden aan: o Vergaderplekken voor 16 tot 22 deelnemers. o De opstelling is zodanig dat eenieder direct zicht op elkaar heeft. Zitplaatsen voor publiek; o in één voorrondezaal 20 stuks o in de andere maximaal 40 stuks.

EPOS-media heeft op basis van de informatie die in deze bijeenkomst is verzameld, een drietal scenario’s gemaakt waarin een aantal ambitieniveaus is aangegeven, als ook de keuzes die daarin te maken zijn. Op basis hiervan kan de werkgroep keuzes maken die in een (hernieuwd) Plan van Eisen voor de raadszaal en de voorronde-zalen zullen worden vertaald.

Notitie Inrichting Raadszaal Pagina 4 van 5

Scenario’s EPOS-media heeft de werkgroep Inrichting Raadszaal de volgende drie scenario’s geschetst: Scenario 1: Eenvoudig • •

Zonder markering van agendapunten en sprekers; dus niet zichtbaar in de zaal en op de live stream (eventueel wel via RIS leverancier tegen meer prijs)

Scenario 2: Adequaat • •

Met markeringen van agendapunten en sprekers; zichtbaar in de zaal en op de live stream; niet zichtbaar en volledig gekoppeld aan in het RIS

Scenario 3: Toekomst vast • • •

= Adequaat + volledige koppeling met RIS, alle markeergegevens worden live gesynchroniseerd met het RIS en zijn doorzoekbaar (Hybride vergaderen wordt onderdeel van AV installatie)

Afgezet tegen de eerder door de werkgroep uitgesproken ambitieniveau is dat schematisch als volgt weer te geven:

Notitie Inrichting Raadszaal Pagina 5 van 5

Kosten (geraamd) Natuurlijk is belangrijk welke kosten dit allemaal met zich meebengt. In onderstaande dia is dat samengevat; Wel hierbij de uitdrukkelijke mededeling dat het om een schatting gaat; de werkelijke kosten kunnen hoger, maar ook lager uitvallen Variant

Raadzaal

Voorrondezaal (per zaal)

Eénvoudig

150.000

100.000

Adequaat

250.000

150.000

Toekomst vast

300.000

200.000

Proces verder • • • • • •

Johan Bulsink en de griffier zijn samen bezig om een werkbaar voorstel, met daarin de te maken keuzes, te maken. De bedoeling is deze voor te leggen aan de werkgroep; Op basis van dat voorstel maakt de werkgroep de keuzes in ambitieniveau per zaal. Samen met EPOS-media zal dan worden bekeken wat hiervan de consequenties zijn, en zal per zaal een nieuw plan van eisen worden opgesteld. Dit PvE zal de basis zijn voor de daadwerkelijke uitvoering; Dan zal ook inzichtelijk zijn hoe verstrekkend de ontwikkelingen in de wetgeving (WCAG en de WOO) zullen zijn, en in hoeverre deze keuzes (on)mogelijk maakt; Extra financiële middelen zullen nodig zijn. Hoeveel is afhankelijk van de uiteindelijke keuzes die de werkgroep (en daarna de gemeenteraad) maakt. Het is daarom verstandig bij de behandeling van de Jaarrekening 2020, dan wel de eerste bestuursrapportage 2021, voor dit traject een bedrag te reserveren. Voorgesteld wordt hier uit te gaan van de maximale variant (d.w.z. 3 zalen Toekomst-vast), om hiermee de keuzes waar de werkgroep voor komt te staan niet bij voorbaat te beperken;

Tot slot De ingrepen en de kosten die hierboven worden ingeschat voor de inrichting van het vergadercentrum hadden ook voor de bestaande raadzaal en voorrondezaal gemaakt moeten worden. Dit voornamelijk door de eisen die de voortschrijdende wetgeving vraagt, ook in de bestaande raadszaal. Anderzijds omdat we ook dan hadden moeten nadenken over de ‘lessons learned’ van de afgelopen anderhalf jaar digitaal vergaderen. Voor de volledigheid moet ook worden vermeldt dat de installaties zoals die nu worden aangegeven, ook ten dienste staan voor het multifunctionele gebruik van de vergaderzalen. Ook dat zal bij de uiteindelijke keuzes een rol van gewicht krijgen in de afwegingen.