RIB 2022 15 - Bijlage 1 - Oordeel provincie IBT-Archief 2021

Provincie Noord-Holland PosTBus 3007

Gedeputeerde

2001 DA HAARLEM

College van Burgemeester

van de gemeente

ONTVAï'šsiiš

ra

W

Mo

Overig stuk inkomend - D.170206

Staten

UW COHÉBCIPEI'SOOH

en Wethouders

Mw.

Weesp

Tempelaars

AD/KAB/KAB

Postbus 5099 1380 GB wEESP

Telefoonnummer

235 14 4982

tempe|aarsf@noord-holland.nl

Verzenddatum

Betreft: oordeel lBT mformatie-

en archiefbeheer

2021

13 december 2021

Kenmerk

Geacht college, ln deze brief stellen wij u op de hoogte van onze beoordeling van de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in uw organisatie in 2021. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als adequaat, redelijk adequaat of niet adequaat. Het oordeel voor uw organisatie luidt redelijk adequaat. ln het onderstaande geven wij een toelichting.

1545839/1752989 Uw kenmerk

Conform afspraak heeft u ons op verschillende momenten uw trancherapporten toegestuurd. in deze rapporten maakt u inzichtelijk hoe de voorbereidingen op de fusie van uw gemeente met de gemeente Amsterdam vorderen. Op basis van deze informatie zijn diverse gesprekken gevoerd met uw ambtelijke vertegenwoordiging. Vervolgens hebben wij een regulier toezichtgesprek gevoerd naar aanleiding van juni 2021. Uw archivaris was het inspectierapport van uw archivaris daar ook bij aanwezig. Onze beoordeling over 2021 is gebaseerd op dezelfde criteria uit Archiefwet- en regelgeving als in voorgaande jaren. Uit bovengenoemde informatie en de gesprekken is gebleken dat zich sinds onze vorige

informatiebeheer Weesp is verder uitgevoerd conform planning. Er is een migratieplan opgesteld voor de ontvlechting van uw archiefsysteem. Blijf daarbij ook aandacht besteden aan de wettelijk verplichte migratieverklaringen. Door een technische oorzaak waren de videonotulen van de raadsvergaderingen voorheen niet toegankelijk. Inmiddels zijn deze bestanden weer hersteld. Het uitvoeringsplan

dat u voortvarend gewerkt heeft aan de uitvoering van Wij constateren de verbeterplannen. Bovenstaande ontwikkelingen zijn dan ook een compliment waard. Het is nu zaak om de afronding van het verbeterplan te borgen in de organisatie, zodat de resterende

2.191389/11170206

Postbus 3007 2001 DA Haanem 514 3143 Te'efOO"

ggä'šplljeënHïšrlem KVk'Wmmef Btw-nummer

34362354 NL.0010.03.124.B.08

Overig stuk inkomend - D.170206

2 l2

verbeterpunten ook na de fusie worden afgerond. Wij geven u de volgende aandachtspunten mee: Voer de overige punten

uit het uitvoeringsplan

uit conform

planning. Vernietig alle informatie die daarvoor in aanmerking komt. Zorg er bij uittreding uit uw gemeenschappelijke regelingen voor dat de informatie die bij de uitvoering van de taken is

in goede, geordende en toegankelijke staat bij de Weesper archieven gevoegd wordt. Draag zorg voor heldere instructies voor uw medewerkers over het afsluiten van lopende dossiers en daarop volgende ontstaan

archiveringsacties. Toezichtregime voor komend jaar Per 24 maart 2022 fuseert uw gemeente met de gemeente Amsterdam. De gemeente Weesp ontvangt dus met ingang van 2022 geen beoordelingsbrieven meer en hoeft geen reguliere toezichtinformatie meer aan te leveren voor 15 juli. Wel willen wij via de gemeente op de hoogte gehouden worden van de afronding van de werkzaamheden van Weesp. Om dit te monitoren spreken wij in 2022 weer met uw ambtelijke vertegenwoordiging. Wij ontvangen voorafgaand aan deze en het inspectieverslag 2021 gesprekken graag de trancherapporten van de archivaris.

Horizontale verantwoording ln het kader van horizontale verantwoording en controle adviseren wij u deze brief kenbaar te maken aan de gemeenteraad. Nadere informatie Mocht deze brief nog vragen bij u oproepen, dan kunt u contact Tempelaars. opnemen met mevrouw

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, namens dezen,

sectormanager

Kabinet Dalenoort

Deze brief is digitaal vastgesteld en daarom niet ondertekend.

1545839/1752989