RIB 2021 183 - Archiefinspectie 2021

Gemeente Weesp

*Z050ECE2356* Aan de leden van de gemeenteraad van Weesp dtv de griffier Postbus 5099 1380GB WEESP

Uw brief van:

Uw kenmerk:

Behandeld door: J.H.C.M. Biemans

Telefoonnummer: (0294) 491 391

Bijlage(n): 2 Datum: 15 oktober 2021

Registratienummer: Z.189657/D.166267

Onderwerp: RIB archiefinspectie 2021

Geachte leden van de gemeenteraad, Op grond van artikel 9 tot en met 12 van de Archiefverordening Weesp 2012 heeft de archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen een inspectie uitgevoerd, gericht op vier werkprocessen van de gemeente Weesp: twee inhoudelijke werkprocessen (uitvoering WABO en de uitvoering van de Participatiewet), het werkproces m.b.t. de bestuursinformatie van het college, en tot slot de informatievoorziening van de gemeenteraad. Het doel van de inspectie was om na te gaan of voldaan wordt aan de bepalingen in artikel 3 van de Archiefwet, namelijk of er sprake is van een geordende en toegankelijke staat van de archieven sinds de ambtelijke fusie van juni 2019, en of in deze periode het Weesper archief herkenbaar en vindbaar apart gehouden is in de Amsterdamse administratie. De conclusie is dat voor de vier onderzochte werkprocessen geldt dat de informatie zowel analoog (papier) als digitaal conform de wettelijke voorschriften goed toegankelijk en geordend is. Ook is de informatie van de werkprocessen die in Amsterdam en deels met gebruikmaking van Amsterdamse applicaties worden uitgevoerd, apart herkenbaar en vindbaar gearchiveerd. Er is ook een aantal bevindingen waarover aanbevelingen worden gedaan.

Met name de conclusie dat er behoefte is aan een duidelijke centrale instructie hoe om te gaan met het Weesper informatiemateriaal in de overgangsfase vóór de bestuurlijke fusie per 24 maart 2022 is belangrijk. Daarbij staan de volgende vragen centraal: welke delen van het informatiemateriaal behoren tot het Weesper archief, welke delen behoren tot het Amsterdamse archief, en hoe om te gaan met “lopende” dossiers op het moment van de bestuurlijke fusie (verdeling Weesp-Amsterdam)? In het ambtelijke contact met de provincie Noord-Holland in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht heeft de provincie aangedrongen op een project waarbij die cesuur met goede en uitvoerbare afspraken helder wordt afgebakend. Postadres: Postbus 5099 1380 GB Weesp

Bezoekadres: Nieuwstraat 70a 1381 BD Weesp

Tel (0294) 491 391 Z.189657/D.166267

E-mail: info@weesp.nl Website: www.weesp.nl

Wilt u bij beantwoording datum en registratienummer van deze brief vermelden?

Gemeente Weesp De signalen van Provincie en RHCVV vragen om heldere en eenduidige afspraken tussen het RHCVV als beheerder van de overgebrachte archieven en toezichthouder van de nietovergebrachte archiefonderdelen vóór 24 maart 2022 enerzijds, en anderzijds het Stadsarchief van Amsterdam (SAA) als verantwoordelijke voor het beheer en toezicht ná de bestuurlijke fusie. Hierover zijn de eerste gesprekken al gevoerd. Vóór eind oktober zal hiervoor een eerste projectopzet gereed zijn. Ten aanzien van de bevindingen door de archiefinspecteur tijdens de inspectie kan het volgende gemeld worden. Een aantal bevindingen leidt niet tot aanbevelingen, omdat voldaan wordt aan de te stellen eisen. Die bevindingen zij hier verder buiten beschouwing gelaten. De bevindingen waarvoor wél aanbevelingen zijn gedaan worden in het nu volgende weergegeven, inclusief een eerste reactie hoe hiermee omgegaan zal worden. De nummering uit het inspectieverslag wordt hierbij gevolgd. Aanbeveling 2 (informatiebeheer gemeenteraad): Zorg dat vóór de bestuurlijke fusie de wijze waarop de raadsinformatievoorziening is ingericht in Decos Join en in het RIS Weesp (Notubiz), is beschreven. Over te nemen; uitvoering door/in overleg met de griffie; het betreft de beschrijving van de huidige werkwijze. Hieraan wordt al gewerkt. Voorzien is dat de beschrijving in de loop van oktober 2021 gereed is.

Aanbeveling 3 (informatiebeheer gemeenteraad): Onderzoek de aanwezigheid en beschikbaarheid voor hergebruik van audiotulen (en videotulen sinds de start van voorjaar 2020) in de raadsvergaderingdossiers van Weesp. Overgenomen; uitvoering door/in overleg met de griffie; alle aanwezige audiotulen en videotulen zijn door de griffie nagelopen. Er is een aantal audiotulen en videotulen met gecorrumpeerde data aangetroffen. In overleg met de leverancier van de software is een correctie uitgevoerd waarbij alle foutieve bestanden zijn vervangen door goed leesbare bestanden. Daarmee is deze aanbeveling al overgenomen en uitgevoerd. Aanbeveling 5 (informatiebeheer college van B&W): Zorg dat de digitale informatieomgeving wordt ingericht conform het principe van eenmalige opslag en meervoudig gebruik. Verwijder (met terugwerkende kracht) en na elke vergadering van het college van burgemeester en wethouders de dubbele exemplaren van andere dragers. In principe is Decos het primaire systeem, aangevuld met papieren documenten. NotuBiz wordt gebruikt als het vergaderdossier voor het digitaal/papierloos vergaderen door het college. De vergaderdossiers in NotuBiz vormen het vergaderarchief van het college. De individuele collegeleden hebben de mogelijkheid om aantekeningen bij de vergaderstukken te maken. Die aantekeningen zijn voor persoonlijke gebruik.

Omdat de vergaderstukken én de verslagen van de collegevergaderingen in Decos bewaard worden, vormt NotuBiz het persoonlijke vergaderarchief van de collegeleden. Alle vastgestelde stukken worden óók in Decos bewaard (inclusief de verslagen van zowel de openbare als de besloten collegevergaderingen). Tegen die achtergrond: deze aanbeveling kan worden overgenomen maar omdat NotuBiz als persoonlijk vergaderarchief dient voor de individuele collegeleden wordt NotuBiz in de huidige vorm en werkwijze gehandhaafd tot de bestuurlijke fusie per 23 maart 2022. Vervolgens kan NotuBiz, inclusief de daar opgeslagen dubbelingen van de vergaderdossiers uit het verleden worden opgeruimd (als kopie worden vernietigd).

Z.189657/D.166267

2 van 4

Gemeente Weesp Aanbeveling 6 (informatiebeheer college van B&W): Continueer de huidige werkwijze (uitprinten digitale documenten en toevoegen aan de papieren dossiers) tot de bestuurlijke fusie, zodat – alhoewel overbodig en kopie/dubbel – de analoge archiefdossiers uniform geordend zijn en blijven. Voeg de beschrijving van deze wijze van archivering toe aan reeds aanwezige documenten over de bestuurlijke informatievoorziening of in een instructie of handboek t.b.v. de overbrenging naar de archiefbewaarplaats. feitelijk wordt gevraagd om de huidige praktijkwerkwijze te beschrijven. Er zal daarom een korte beschrijving opgesteld worden van de huidige werkwijze en toegevoegd worden aan de bestaande beschrijving. Daarmee wordt aan deze aanbeveling voldaan. Aanbeveling 8 (informatiebeheer WABO): Zorg voor een migratieverklaring van de migratie van Squit XO dat gekoppeld was met Decos Join, voor de werkprocessen van de WABO naar de Amsterdamse applicatie Powerbrowser, conform artikel 25 van de Archiefregeling. Zorg dat ook voor andere migraties van informatie en/of gegevens van Weesp ter voorbereiding op de definitieve fusievorming – eventueel alsnog - een migratieverklaring wordt opgesteld, vastgesteld en gearchiveerd.

Migratieverklaring voor Squit XO – Powerbrowser is gereed; aanbeveling is uitgevoerd voor dit punt; Voor de bredere implicatie van deze aanbeveling: ja, het is wenselijk migratieverklaringen voor meer applicaties op te stellen en te verwerken. Uitgangspunt daarbij is dat er sprake is van een functionele migratie waarbij data gemigreerd worden. Dán is een volledige migratieverklaring nodig. Anders (bij technische migraties of applicatiemigraties zónder data-migratie) volstaat een melding. Aanbeveling 9 (informatiebeheer WABO): Zorg dat uiterlijk na de zomer centrale instructies opgesteld en gecommuniceerd worden over het informatie- en archiefbeheer, die de werkprocessen ondersteunen bij de voorbereiding op de financieel-administratieve fusie per 1-1-2022 en/of op de bestuurlijke fusie van 24-3-2022. In het gesprek met de provincie Noord-Holland op 28 juli 2021 is eveneens op dit punt nadruk gelegd. Dit gold voor de gehele gemeentelijke werkwijze, dus beperkte zich niet tot de werkprocessen van één beleidsterrein. Daar is afgesproken dat er in oktober 2021 een projectvoorstel/-definitie voorgelegd zal worden inzake de afronding van het archief van de voormalige gemeente Weesp. Een onderdeel van dat project moet zijn de wijze waarop alle werkdossiers van de gemeente Weesp beschikbaar blijven voor de “nieuwe” organisatie van de gemeente Amsterdam.

Deze aanbeveling wordt daarom overgenomen. Aanbeveling 11 (informatiebeheer Wet Participatie): Zorg dat uiterlijk na de zomer centrale instructies opgesteld en gecommuniceerd worden over het informatie- en archiefbeheer, die de werkprocessen ondersteunen bij de voorbereiding op de financieel-administratieve fusie per 1-1-2022 en/of op de bestuurlijke fusie van 24-3-2022. Deze aanbeveling is identiek aan aanbeveling 9. De reactie derhalve ook. Deze brief zal in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht op de uitvoering van de Archiefwet 1995 ook verzonden worden aan de provincie Noord-Holland.

Z.189657/D.166267

3 van 4

Gemeente Weesp Mocht u over deze brief nog technische vragen hebben, neemt u dan gerust contact met ons op. De behandelend ambtenaar is bereikbaar op 0621172755 of h.biemans@amsterdam.nl.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeente Weesp,

D.P. Struijk, gemeentesecretaris

B.J. van Bochove, burgemeester, wnd.

Bijlagen: Z.189657/D.166007 Rapport Archiefinspectie Weesp 2021 van het RHCVV Z.189657/D.166006 Aanbiedingsbrief aan college van rapport archiefinspectie door RHCVV

Z.189657/D.166267

4 van 4