RHCVV begroting 2022 en 2023 2025
Tekst van het document
Begroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025 Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Bestuurlijk Vastgesteld 12 mei 2021
Inhoudsopgave
Voorwoord ................................................................................................................. 3 Inleiding .................................................................................................................... 5 Context RHCVV & landelijke ontwikkelingen ................................................................... 7 Programmabegroting 2022 - 2025 ................................................................................ 9 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies .......................................................................... 11 Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren ..................................................................... 13 Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen & Dienstverlening ................................................. 15 Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten..................................................................... 17 Financiële begroting 2022 met meerjarenraming 2023-2025 Concept .............................. 20 Toelichting algemeen .......................................................................................... 20 Toelichting specifieke posten 2022 ....................................................................... 24 Bijdragen gemeenten 2022 ..................................................................................
26 Begrote balans in 2022 ....................................................................................... 27 Bijdragen gemeenten 2023-2025 ......................................................................... 27 Paragrafen......................................................................................................... 28
Voorwoord Voor u ligt de concept meerjarenbegroting 2022-2025 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV). Zoals deze ter besluitvorming voorligt op de bestuursvergadering van het algemeen bestuur op 12 mei 2022. In deze begroting schetsen wij ons meerjarenprogramma. De begroting geeft inzicht in de lasten en baten die samenhangen met het uitvoeren van het meerjarenprogramma in 2022 en een indicatie van de lasten en baten voor de periode 2023-2025. Als eerste worden de context en beleidsdoelen voor het RHCVV in de periode 2022-2025 geschetst. Vervolgens wordt per beleidslijn toegelicht wat de doelen en activiteiten zijn. Het tweede deel bevat de financiële begroting met de gehanteerde uitgangspunten, meerjarenraming, balans en paragrafen.
Breukelen, 3 mei 2021 Namens het RHC Vecht en Venen De directeur, drs. Roosmarijn Ubink
3
4
Inleiding Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, Stichtse Vecht, De Ronde Venen en Weesp. De gemeenschappelijke regeling is ingegaan op 1 januari 2014 voor onbepaalde tijd, met een minimale looptijd van 10 jaar. De gemeente Stichtse Vecht is centrumgemeente. Het RHCVV beheert de archieven van de deelnemende gemeenten en stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik, waarbij rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen. De collectie van het RHCVV vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de vier aangesloten gemeenten, voor de ambtenaren en de inwoners. Het RHCVV beheert bijna vier kilometer analoog archief. De oudste stukken dateren uit 1349, zoals stadsrechten en eigendomsakten, de jongste (digitale) stukken uit 2021 uit de Coronacollectie. De collectie bestaat grotendeels uit de overheidsarchieven van de aangesloten gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RHCVV particuliere archieven van personen, kerken, bedrijven en verenigingen die banden hebben met de streek. Taken De vier gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum.
De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: • Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de vier gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen); • Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze vier gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Missie RHCVV Het RHCVV is een deskundige partner van de aangesloten overheden bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun archieven. Het RHCVV is voor de inwoners, als pendant van de gemeenten, hét expertisecentrum voor de geschiedenis en archieven van de regio. Visie RHCVV Overheidsinformatie is het geheugen van overheidsorganisaties. Archieven zijn nodig voor democratische controle. De collectie van het RHCVV vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de vier aangesloten gemeenten en een spiegel van de samenleving. Burgers, ambtenaren en bestuurders weten dit. Kernwaarden RHCVV Betrouwbaar Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben.
Innovatief We hebben de moed om nieuwe uitdagingen aan te gaan, we zijn niet roekeloos. We leren van wat we doen en zetten steeds weer in op verbetering.
Toegankelijk We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Verbindend Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker.
5
Bestuur Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de vier gemeenten. • dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter en burgemeester Stichtse Vecht) • dhr. M. Divendal (burgemeester gemeente De Ronde Venen) • dhr. B.J. van Bochove (waarnemend burgemeester gemeente Weesp) • dhr. mr. S.C.C.M. Potters (burgemeester gemeente De Bilt). Organisatie Het RHCVV bestaat uit: • Directie (Directeur) • Inhoudelijke afdelingen: Toezicht en Advies Collecties Dienstverlening en erfgoed Locaties Het RHCVV beheert twee archiefbewaarplaatsen en twee studiezalen: • Locatie Breukelen, gelegen aan de Schepersweg 6e • Locatie Weesp, gelegen aan de Nieuwstraat 70a Netwerkpartners Het RHCVV opereert binnen een netwerk van archiefinstellingen en koepelorganisaties op landelijk, provinciaal en regionaal niveau. Op landelijk niveau is het RHCVV lid van de Branchevereniging voor Archiefinstellingen en de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Archivarissen (KVAN/BRAIN). Het RHCVV neemt deel aan de landelijke kennisplatforms van het Nationaal Archief en is aangesloten op het landelijke Kennisnetwerk Informatie & Archieven (KIA). Op provinciaal niveau neemt het RHC actief deel aan de Kring van Utrechtse Archivarissen, waarvan de directeur voorzitter is, het Utrechts Inspecteursoverleg,
de
Kring
van
Noord-Hollandse
Archivarissen
en
het
Noord-Hollands
inspecteursoverleg. Op regionaal niveau is het RHCVV een samenwerking aangegaan met Archief Eemland, Streekarchief Gooi en Vechtstreek en RHC Zuidoost Utrecht. Het RHCVV is onderdeel van een sterk en actief landelijk archief netwerk. Voor erfgoedactiviteiten is het RHCVV een actief lid van het regionaal erfgoednetwerk met regionale musea, erfgoedinstellingen, bibliotheken en historische verenigingen. In 2019 hebben we een eigen kerngroep opgezet waarin alle erfgoedpartners, historische kringen en onderzoekers uit de regio vertegenwoordigd zijn. Op reguliere basis komt de kerngroep samen om kennis uit te wisselen en samenwerking te bevorderen.
6
Context RHCVV & landelijke ontwikkelingen Ontwikkeling Gemeenschappelijke Regeling RHCVV De huidige GR is ingegaan in 2014 voor onbepaalde tijd, ten minste voor tien jaar. In 2019 is Weesp ambtelijk gefuseerd met Amsterdam en zal in 2022 bestuurlijk fuseren. De gemeente Weesp zal in 2024 uittreden uit de gemeenschappelijke regeling. Het Stadsarchief Amsterdam zal de taken overnemen van het RHCVV. Het uitreden van Weesp en het verstrijken van die eerste tienjarentermijn in 2024, aan het einde van de nieuwe vierjarige beleidsperiode 2020-2024, geeft aanleiding om de komende jaren over de toekomst in overleg te gaan. Volgend op een verkenning van de wensen bij de overblijvende gemeenten wordt deze beleidsperiode benut om toekomstige scenario’s voor een robuust RHCVV te onderzoeken. Daarnaast staat deze periode in het teken van de voorbereidingen voor overdracht van de collectie en (toezichts)taken voor Weesp naar Stadsarchief Amsterdam in de periode 2022-2024. Aanpassing Archiefwet Naar verwachting zal in 2021 of 2022 de gewijzigde Archiefwet in werking treden. De archiefwet 1995 bevat een aantal ingrijpende wijzigingen, waaronder het verkorten van de overbrengingstermijn. Het kabinet wil deze termijn verkorten van twintig naar tien jaar.
De verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Daarnaast hangt de verkorting samen met het digitale karakter van informatie. Het RHCVV volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de aangesloten organisaties hierover. Digitale samenleving en overheid De samenleving en de werkwijze van de overheid veranderen voortdurend, niet in de laatste plaats door technologische ontwikkelingen. Hoewel veel overheidsinformatie op dit moment nog een sterk documentair karakter heeft, worden bij organisaties de contouren van andere behoeften zichtbaar. Informatie ontstaat steeds meer in netwerken waardoor de archiefvorming bij overheidsorganen haar lineaire en gestructureerde karakter verliest. Naast het beheren en preserveren van digitale archieven zijn het ontsluiten, zoeken en vinden ervan dé uitdagingen voor overheid en archiefdiensten. Er ontstaan nieuwe vraagstukken omtrent authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording, kernwaarden die door de overheid en het archiefbestel gedragen worden. E-depot RHCVV Door de snelheid en het fluïde karakter van de digitalisering belandt digitale informatie nu vaak in meerdere beheerssystemen (vakapplicaties/DMS/zaaksystemen), die bovendien snel verouderen.
Hierdoor ontstaat het gevaar dat informatie in de toekomst niet of moeilijker vindbaar is. Deze complexiteit noodzaakt de overheid om informatie sneller over te brengen naar de digitale bewaarplaats. Het e-depot heeft meer mogelijkheden om informatie duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden. Erfgoedtaak RHCVV Begrip van het heden is onmogelijk zonder kennis van het verleden. Geschiedenis, erfgoed en archieven verbinden mensen met het verleden, met elkaar en met hun omgeving. Het RHCVV stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik. Een goede manier om archieven toegankelijk en bekend te maken bij een breed publiek is door middel van educatie en presentatie. Zoeken en vinden in archieven is vaak lastig. Voor veel mensen helpen cursussen en educatieve programma’s om kennis te maken met archieven om er efficiënt in te kunnen zoeken. Dat is belangrijk, omdat archieven een rechts- en bewijsfunctie hebben. Burgers hebben vrije toegang tot relevante en betrouwbare informatie. Dankzij toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democratische samenleving. Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden.
Begrip van het heden is onmogelijk zonder kennis van het verleden.
7
17
Programmabegroting 2022 - 2025 Beleidsvisie ‘In Balans 2020-2024’ De programmabegroting 2022-2025 sluit aan bij de beleidsvisie ‘In Balans 2020-2024’ die op 13 november 2019 door het bestuur werd vastgesteld. De belangrijkste opgaves in deze beleidsperiode zijn het archiveren en beheren van digitale informatie, nieuwe wetgeving, verkorting van de overbrengingstermijn, het uittreden van de gemeente Weesp in verband met de bestuurlijke fusie met Amsterdam en de herbezinning op de toekomst van het RHCVV na 2024. We zullen deze ontwikkelingen nauw in de gaten houden en waar nodig onze werkwijze aanpassen en flexibel en snel acteren. Door slimme en strategische keuzes te maken blijven we wendbaar en kunnen we zorgdragen voor goed beheer en toezicht. In de voorgaande beleidsperiode zijn de erfgoedactiviteiten faciliterend ingevuld. In 2020-2024 onderzoekt het RHCVV hoe de uitvoering van deze taak in balans gebracht kan worden met de andere taken. Het RHCVV continueert in de huidige beleidsperiode de inhoudelijke beleidskeuzes uit de beleidsperiode 2016-2019 en de businesscase uit 2018 die nog altijd actueel zijn vanuit de nationale strategie voor digitale duurzaamheid en digitaal erfgoed.
De daarin geformuleerde speerpunten met betrekking tot digitaal archief- en informatiebeheer, actieve openbaarheid en digitale dienstverlening zijn duidelijk aanwezig in de doelen, diensten en producten van het RHCVV. Deze begroting beschrijft de programmabegroting, onderverdeeld in de vastgestelde beleidslijnen. Het inhoudelijke gedeelte wordt gevolgd door de financiële begroting met de gehanteerde uitgangspunten, meerjarenraming, balans en paragrafen. In de begroting 2022 en meerjarenraming 2022-2025 zijn de vier beleidslijnen uit de beleidsvisie 2020-2024 gevolgd, te weten: 1) 2) 3) 4)
Toezicht en Advies Verwerven en Beheren Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleven en Ontmoeten
Binnen de vier beleidslijnen zijn doelen geformuleerd, waaraan het RHCVV zich de komende beleidsperiode committeert. In deze meerjarenbegroting zijn de doelen uitgewerkt en vertaald in wat dit vraagt in termen van benodigde acties. Per beleidslijn treft u de beantwoording aan op de vragen wat het RHCVV wil bereiken en wat we daarvoor gaan doen. De vraag wat het gaat kosten is verwerkt in de meerjarenbegroting 2022-2025. Financiële uitgangspunten begroting 2022-2025 Bij het opstellen van de begroting zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Goede uitvoering van de wettelijke taken: de transitie van analoog naar analoog én digitaal; • Reële begroting: geen overdaad, maar kosten ook niet maskeren. De begroting gaat uit van de minimale benodigdheden voor het uitvoeren van de wettelijke en niet wettelijke taken; • RHCVV volgt kaders centrumgemeente: waaronder HRM, financiën, informatievoorziening; • Horizon is 2024: geen desinvesteringen, sober waar kan, investeren in toegevoegde waarde. • Op dit moment is nog onvoldoende duidelijk wat het uittreden van Weesp voor gevolgen heeft voor de begroting 2025 en bijdragen per gemeente in 2025.
In de meerjarenbegroting is daartoe uitgegaan van een ongewijzigde situatie en bij de bijdragen per gemeente PM opgenomen; • Op onderdelen van nieuw beleid, dat niet reeds uitgewerkt werd in de businesscase en waarop gedifferentieerd kan worden per gemeente, kan in de meerjarenbegrotingen gedifferentieerd worden. Het is daarbij een voorwaarde dat het niet afnemen van een dienst door een van de gemeenten niet ten koste mag gaan van een goede taakuitvoering van de overige gemeenten.
9
17
Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Doel De Archiefwet legt overheidsorganisaties een aantal wettelijke verplichtingen op ten aanzien van hun archiefvorming en -beheer. Het toezicht toetst met name de rechtmatigheid c.q. naleving van archiefwet- en regelgeving. Het doel daarvan is te toetsen of de procesgebonden informatie die de lokale overheid maakt, ontvangt en beschikbaar stelt, zowel digitaal als op papier, betrouwbaar en duurzaam toegankelijk is en inzichtelijk te maken waar risico’s gelopen worden. Naast deze kaderstellende en toetsende rol heeft het RHCVV een adviserende rol. Het RHCVV legt in de periode 2022-2025 zowel op de taakvelden toezicht als advies de focus op het helpen van de aangesloten gemeenten bij het duurzaam beheren van digitale informatie en het stimuleren van het zo spoedig mogelijk uitfaseren van de huidige hybride informatiehuishouding. In maart 2022 fuseert de gemeente Weesp bestuurlijk met Amsterdam. In nauwe samenwerking en afstemming met het Stadsarchief Amsterdam werkt het RHCVV aan het overdragen van de toezichtstaak en een goede afronding van de Weesperarchieven. Tot de bestuurlijke fusie blijven we de gemeente Weesp adviseren en ondersteunen op het gebied van de informatiehuishouding zodat de wettelijke voorschriften in de Archiefwet en Wet ARHI gevolgd worden.
Toezicht Het RHCVV rapporteert jaarlijks over het informatie- en archiefbeheer van aangesloten gemeente doormiddel van inspecties en jaarverslagen. Hierbij rapporteert het RHCVV aan het college en de raad in hoeverre de gemeente voldoet aan het uitvoeren van haar wettelijke taken. Het college van B&W (als zorgdrager) informeert jaarlijks aan de gemeenteraad over de stand van zaken van het informatie- en archiefbeheer. De Raad verantwoordt zich vervolgens aan het Interbestuurlijk Toezicht. Advies Het RHCVV adviseert de deelnemende gemeenten over praktische voorwaarden en implicaties van (archief)wettelijke bepalingen. Tevens adviseert het RHCVV over de adequate inrichting van hun informatievoorziening en informatiebeheer met het oog op duurzame bewaring in het e-depot. Het ontwikkelt zich in de periode 2022-2025 verder als dé adviseur voor de aangesloten gemeenten met betrekking tot complexe archief- en informatiebeheervraagstukken. Aangesloten gemeenten kunnen het RHCVV om advies vragen om te bepalen of en in hoeverre zij voldoen aan de in de Archiefwet gestelde eisen. De insteek is hierbij steeds: samen onderzoeken en samen antwoorden vinden die aansluiten bij de behoeften van de (gemeentelijke) organisatie.
Kennisdeling en vermeerdering Het RHCVV zorgt voor kennisdeling met de aangesloten gemeenten door een gezamenlijk platformoverleg tussen de regievoerders van de gemeenten en de adviseurs RHCVV. Ook worden er door ons regionale kennismiddagen georganiseerd voor de gemeenten in samenwerking met andere archiefdiensten en het landelijke netwerk KIA (Kenniscentrum Informatie en Archief) over onderwerpen als duurzaam informatiebeheer, openbaarheid, privacy en de maatschappelijke, historische en juridische waarde van informatie. Wat gaat we daarvoor doen? • Uitvoeren van twee (integrale) inspecties per jaar; • Jaarlijkse toezichtrapportages voor alle aangesloten gemeenten; • Thema inspecties in overleg met deelnemende gemeenten, naar gelang er aanleiding toe is; • Regulier Platformoverleg en regulier maandelijks individueel overleg beleidsmedewerkers; • Ondersteuning/ advisering ontwikkelen van kennisproducten deelnemende gemeenten; • Organisatie van een gemeenschappelijke kennismiddag voor de deelnemende gemeenten en een informatiebijeenkomst (E-Café) binnen iedere gemeente; • Deelname archivaris aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO) met gemeentesecretaris; • Deelname inspecteur en adviseur digitale informatie aan het Tactisch Informatie Overleg (TIO).
11
17
Beleidslijn 2: Verwerven en Beheren Doel In de beleidsperiode 2022-2025 staat het streven centraal om het beheer en behoud en de (digitale) toegankelijkheid van de collectie op voldoende niveau te brengen voor de toekomst binnen het RHCVV en voor Weesp voor overbrenging naar Stadsarchief Amsterdam na uittreden uit de GR. E-depot en overbrengen digitaal archief In 2020 is het e-depot van het RHCVV gerealiseerd. De komende jaren wordt het e-depot verder ontwikkeld en houden we landelijke ontwikkelingen goed in de gaten om steeds weer te verifiëren of de keuze voor de huidige leverancier de meest passende is. De ervaring leert dat de voorbereiding van het overbrengen van digitaal archief naar een e-depot veel werk kost aan de kant van de zorgdrager. Digitale archiefbestanden dienen, net als in de analoge situatie, eerst in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te worden, voordat ze overgebracht kunnen worden naar een e-depotvoorziening. Overbrengen analoog archief Het RHCVV verwacht in 2022-2025 een forse instroom van analoge archiefblokken van de aangesloten gemeenten, waaronder veel bouwdossiers. In 2022 wordt met de deelnemende gemeenten berekend wat de behoefte is aan depotruimte na 2024.
Het RHCVV blijft de aangesloten gemeenten via archiefbewerkings- en digitaliseringsprojecten (in opdracht) helpen bij het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van hun over te brengen archieven, zodat deze binnen de wettelijke termijnen voor de burgers beschikbaar komen. Collectie op orde In de periode 2022-2025 wordt verder gewerkt aan het op orde brengen van zowel de toegankelijkheid als de materiële staat van de archieven. Het RHCVV beheert een aantal (gemeente)archieven die niet of niet voldoende toegankelijk zijn, of er ontbreekt metadata. Het RHCVV beschikt over een beperkte capaciteit op dit punt, de vrijwilligers zullen hierin net als andere jaren veel betekenen. Het RHCVV heeft in de afgelopen jaren afbeeldingen offline moeten halen in verband met aangescherpte auteursrechtenwetgeving. In de periode 2022-2025 zullen de afbeeldingen systematisch worden nagelopen op auteursrechten waarna ze zoveel mogelijk weer online worden getoond. Digitalisering Om de collectie toegankelijker en beter raadpleegbaar te maken voor burgers en ambtenaren, digitaliseert het RHCVV ieder jaar binnen de beschikbare budgetten een zeer beperkt deel van de collectie. Er wordt hierbij voorrang gegeven aan veel geraadpleegde bronnen zoals de bevolkingsregistratie en bouwvergunningen. In de periode 2022-2025 is het doel een inhaalslag te maken.
Hiervoor wordt een onderzoek uitgevoerd naar de benodigde tijd, capaciteit en middelen. Restauratie en conservering In 2021 wordt een inventarisatie uitgevoerd op de overheids- en particuliere archieven, voor een meerjarenrestauratie- en conserveringsplan dat in de periode 2022-2025 in fases zal worden uitgevoerd. Ieder jaar zal, binnen de beschikbare capaciteit, materiele verzorging plaatsvinden, zodat in het verleden overgebrachte gemeentearchieven, voldoen aan de in de archiefregeling beschreven eisen met betrekking tot materiële staat bij overbrenging. Acquisitie particuliere archieven Op basis van het acquisitieprofiel is per gemeente inzichtelijk gemaakt op welke punten de collectie van het RHCVV aanvulling behoeft om een representatieve afspiegeling te zijn van de samenleving in het werkgebied. Om te voorkomen dat belangrijke particuliere archieven verloren gaan. Wat gaat we daarvoor doen? • Werkzaamheden collectie Weesp in het kader van uittreden uit het RHCVV in 2024; • Inventarisatie (conditie) collecties, berekenen benodigde depotcapaciteit locatie Breukelen na 2024; • Gezamenlijk met de deelnemende gemeenten voorbereiden/overbrengen (digitale) archieven; • Verbeteren toegankelijkheid (gemeente) archieven binnen de beschikbare middelen/capaciteit; • Onderzoek en opstellen (meerjaren) digitaliseringsplan overheids- en particuliere archieven;
13
• ▪
Uitvoeren plan van aanpak auteursrechten beeldbank RHCVV. Archiefbewerkings en digitaliseringsprojecten in opdracht deelnemende gemeenten.
14
Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen & Dienstverlening Doel Het RHCVV stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik. In 2019 is een gebruik- en gebruikersonderzoek uitgevoerd onder zowel burgers als ambtenaren op het gebied van beschikbaarstelling en hergebruik van informatie. Hieruit is duidelijk geworden waar onze organisatie zich de komende jaren nog in kan ontwikkelen en welke procedures voor informatieverzoeken en leveringsvoorwaarden nog verder ontwikkeld kunnen worden. In de beleidsperiode 2020-2024 werkt het RHCVV verder aan de gebruiksvriendelijkheid en kwaliteit van de dienstverlening via de website en de dienstverlening via de studiezaal, chat, e-mail, facebook en twitter. Een goed werkende, laagdrempelige informatievoorziening staat centraal. Om de digitale archieven en collecties met een zo groot mogelijk publiek te delen, stelt het RHCVV deze beschikbaar via onder meer WieWasWie.nl en openarchieven.nl. Digitale dienstverlening Door de digitalisering van de samenleving worden de verwachtingen ten aanzien van digitale toegankelijkheid van overheidsinformatie steeds hoger. Dit wordt ondersteund door wetgeving en/of beleidsinitiatieven (hergebruik, open data, actieve openbaarheid).
Sinds 2020 is door het coronavirus landelijk en ook bij het RHCVV een verdere toename geweest in de vraag naar digitale dienstverlening, ook door de ambtelijke organisaties die hoofdzakelijk thuiswerken. Het is de verwachting dat deze ontwikkeling blijvend is. Het RHCVV zal in de periode 2022-2025 daarom de digitale dienstverlening verder uitbreiden,doorontwikkelen en de balans tussen fysieke en digitale dienstverlening onderzoeken. De studiezaal zal een noodzakelijke rol blijven spelen in het uitvoeren van de wettelijke taken. Naast de beperkingen in digitaal beschikbaarstellen van informatie door privacy- en auteurswetgeving, is – net als bij veel andere archiefdiensten – slechts een klein deel van de archieven gedigitaliseerd en digitaal toegankelijk. In de periode 2022-2025 zal ingezet worden op verdere digitalisering ten behoeve van dienstverlening. Zichtbaarheid In deze beleidsperiode zetten we verder in op het vergroten van de naamsbekendheid onder een breed publiek en onder onze ambtelijke gebruikers. We zijn proactief, werken samen met onze partners en zetten in op social media en het genereren van free publicity. Met cursussen en activiteiten kiest het RHCVV bewust voor laagdrempelige concepten zoals het GeschiedenisCafé, workshops en rondleidingen. Het RHCVV wil breed toegankelijk zijn en naast onze vaste bezoekers ook een jonger en nieuw publiek aantrekken.
Cursussen en onderwijs Zoeken en vinden in archieven is vaak lastig. Voor veel mensen helpen cursussen en educatieve programma’s om kennis te maken met archieven om er efficiënt in te kunnen zoeken. Daarom ontwikkelen en ontwerpen we bij het RHCVV in de periode 2020-2024 educatieve programma’s op verschillende niveaus voor basis- en voortgezet onderwijs, studenten, volwassenen en senioren. Het RHCVV organiseert cursussen en workshops die gericht zijn op o.a. onderzoek, paleografie, genealogie en (digitale) archivering. Burgers, verenigingen en bedrijven archiveren steeds meer digitaal. Evenals bij overheidsarchieven is advisering daarbij gewenst, anders vallen er straks enorme gaten in het collectieve geheugen van de streek terwijl overheidsarchief en particulier archief samen een vollediger dwarsdoorsnede van het verleden geven.
Wat gaat we daarvoor doen? • Uitbreiden en doorontwikkelen van digitale dienstverlening, zowel voor burger als ambtenaar; • Uitbreiden van ondersteuning en informatie voor onderzoek en gebruik archieven: digitaal en via de studiezalen, ook buiten kantooruren; • Vergroten van dienstverlening aan de ambtelijke organisaties, mede door verbeteren afspraken; • Zichtbaarheid vergroten, nieuwe doelgroepen aantrekken door inzetten van communicatie; • Doorontwikkelen basis programma in samenwerking met het onderwijs; • Kennisoverdracht en adviseren (digitale) archivering en preservering; • Fysieke dienstverlening studiezaal Weesp en Breukelen.
17
16
Beleidslijn 4: Beleven en Ontmoeten Doel Archieven vertellen ons wie we zijn en waar we wonen. Ze maken duidelijk waarom we dingen doen zoals we ze doen en waarom het hier is zoals het is. Tenminste… archieven zelf vertellen natuurlijk helemaal niets. Niet als je er niets van weet. Niet als je je er niet in verdiept En niet als je niet de geschiedenis en context kent. Wij als RHCVVén onze bezoekers, zijn het die het verhaal vertellen uit die archieven. Wij geven ze betekenis, houden ze tegen het licht, onderzoeken ze, koesteren ze en brengen ze in verband met andere verhalen. Landelijk en uit onze streek. Er is een toenemende behoefte aan informatie over geschiedenis die ook op een ‘meer consumeerbare’ manier aangeboden wordt. Slechts een bepaalde groep is geïnteresseerd en kundig in het zélf doen van onderzoek. Ook de drempel om een archief te bezoeken en onderzoek te doen is vaak hoog. Een goede manier om archieven toegankelijk en bekend te maken bij een breed publiek is door middel van educatie en presentatie gericht op geschiedenis, archieven en onderzoek. In de periode 2020-2024 willen we onderzoeken hoe we nieuwsgierigheid kunnen opwekken en de kennis over het regionale verleden kunnen vergroten door de geschiedenis op een toegankelijk manier, voor nieuwe generaties, jong en oud over het voetlicht te brengen.
Beleven Ieder jaar zal het RHCVV aandacht besteden aan een aantal vaste onderwerpen, waaronder het herdenken en vieren van het einde van de Tweede Wereldoorlog. Daarnaast wordt ieder jaar een onderwerp gekozen waarover een kleine fysieke en digitale presentatie wordt samengesteld. Hierbij is het uitgangspunt dat het onderwerp voor alle aangeslotenen interessant is en staat het RHCVV archief en het doen van onderzoek centraal. In 2022 wordt aandacht besteed aan het Rampjaar 1672-1673.1 In deze periode had De Republiek het zwaar te verduren onder de Franse inval onder leiding van de Franse koning Lodewijk XIV. De troepen werden uiteindelijk door de waterlinie tegengehouden en verslagen. Op hun terugtocht werden van Weesp tot De Bilt kastelen, buitenplaatsen en boerderijen vernietigd, waardoor het rampjaar grote sporen heeft achtergelaten in ons werkgebied. In onze archieven bevinden zich bijzondere bronnen die ingezet worden. Ontmoeten Door de positionering in het Cultuurhuis biedt het RHCVV samen met de bibliotheek en de muziekschool een gastvrije en inspirerende ontmoetingsplek waar bezoekers kennis kunnen opdoen over archiefonderzoek of (familie)geschiedenis. We streven de binding tussen bewoners van de regio te versterken door als ontmoetingsplek te fungeren. Het RHCVV richt zich daartoe op een breed en divers publiek en houdt daar in zijn activiteiten rekening mee.
We doen dit door geschiedenis, voor jong en oud, op een toegankelijke manier te brengen. Door naast lezingen ook laagdrempelige activiteiten zoals een GeschiedenisCafé en workshops te organiseren, wordt er een gevarieerd aanbod van activiteiten ontwikkeld. Een eventuele bijdrage wordt zo laag mogelijk gehouden. Ook zullen we net als afgelopen jaren aansluiten bij landelijke en regionale initiatieven zoals Open Monumentendag, Maand van de Geschiedenis en #Collectievissen. We streven er naar om activiteiten zo mogelijk in nauwe samenwerking met onze huidige en nieuwe partners te organiseren. Fondsenwerving Het RHCVV heeft een beperkt budget beschikbaar voor erfgoed activiteiten. In de periode 2022-2025 zal het RHCVV onderzoeken op welke manier extra fondsen en subsidies aangetrokken kunnen worden. Wat gaat we daarvoor doen? • Organiseren diverse activiteiten voor een breed publiek, jong en oud; • Onderzoeken mogelijkheden aanvullende subsidies en fondsen, vriendenstichting; • Stimuleren hergebruik bronnen door derden om nieuwe producten en diensten met onze collecties te creëren voor educatie, onderzoek en cultuurbeleving door netwerkbijeenkomsten erfgoedpartners.
1 https://www.canonvannederland.nl/nl/utrecht/onderwijscanon/rampjaar
17
18
Financiële begroting 2022 met meerjarenraming 2023-2025 Concept
19
Financiële begroting 2022 met meerjarenraming 2023-2025 concept Toelichting algemeen Opgesteld conform uitgangspunten begroting RHCVV Begin 2018 zijn, in samenwerking met de financieel adviseurs van de deelnemende gemeenten, onderstaande begrotingsregels geformuleerd, die gelden voor de begrotingen van het RHCVV. RHCVV stelt eigen begroting en jaarrekening op Het RHCVV stelt (als GR-centrumgemeente) een eigen begroting en jaarrekening op. Deze hoeven niet conform BBV te zijn.2 Voor verbonden partijen gelden de eigen van toepassing zijnde begroting- en verslaggevingsregels. Voor gemeenschappelijke regelingen met rechtspersoonlijkheid (openbaar lichaam en bedrijfsvoeringsorganisatie) zijn dat eveneens de regels volgens het BBV. Termijnen Vaststelling van de begroting en jaarrekening vindt plaats binnen de wettelijke termijnen. Geen begrotingswijziging gedurende het begrotingsjaar Als er gedurende het jaar afwijkingen ontstaan bij de uitvoering van het bestaand beleid, vindt de verantwoording daarover plaats bij de jaarrekening en niet gedurende het jaar. Indexatie in de begroting Loon- en prijsstijgingen (CAO/inflatie en CPIindex) worden gehanteerd bij het opstellen van de begroting. Bij de opstelling van de begroting 2022 is rekening gehouden met de CPI-index 1,2. Reservepositie Uitgangspunt is om 5% van de begroting als reserve aan te houden.
De reserve wordt gevuld met overschotten. De reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen. Kapitaaldekking Geen kapitaaldekking voor structurele kosten, de kapitaallasten worden opgevangen in exploitatie. Investeringen Nieuw beleid, waarvoor nieuwe investeringen nodig zijn met kosten hoger dan € 10.000,- worden onderbouwd met een apart plan. Dit plan wordt verwerkt in de begroting, ná goedkeuring door het algemeen bestuur. Investeringen met economisch nut Investeringen met een meerjarig economisch nut boven de € 5.000,- worden altijd geactiveerd. Investeringen onder dat bedrag mogen worden geactiveerd op voorwaarde dat dit op consequente wijze gebeurt. Methodiek omslagbijdrage Voor de berekening van de omslagbijdrage geldt de methode: (a) per gemeente de kosten per meter plank, (b) restauratiekosten en (c) het restant wordt verdeeld op basis van het inwoneraantal. Vanaf 2023 komt er een variabel bij namelijk (d) opslagkosten e-depot per gemeente.
2. Dit is conform de notitie verbonden partijen van de Commissie BBV oktober 2016, zie : http://www.commissiebbv.nl/begroten/notities-commissie/
20
Overheadkosten Bij uitbreiding van de formatie worden ook de overheadkosten doorgevoerd in de begroting. Dit betreft reiskosten, opleidingskosten en eventueel kantoorkosten. Uurtarief. Het uurtarief dat berekend wordt bij eventuele werkzaamheden voor deelnemende gemeenten is kostendekkend. Voor overige partijen komt er een opslag bovenop het kostendekkende uurtarief. Salariskosten conform gegevens HRM-bronsysteem Uiterlijk vóór 1 september en 15 januari ontvangt het RHCVV van de centrumgemeente de HRstuurinformatie (o.a. loonsom, formatie, bezetting) uit het bronsysteem voor de personeels- en salarisadministratie voor (a) de sturing op de loonsomontwikkeling en (b) om te betrekken bij het opstellen van de jaarstukken. HR-beleid centrumgemeente Het HR-beleid en –instrumentarium van de centrumgemeente is onverkort van toepassing op het RHCVV. Hierdoor wordt rechtsgelijkheid bevorderd. Onvoorzien De post onvoorzien is een buffer voor onvoorziene uitgaven. De directeur van het RHCVV dient toestemming te vragen aan het bestuur voor het aanspreken van de post onvoorzien.
21
Begroting 2022-2025 in cijfers Volgnr.
Omschrijving LASTEN:
400001 Salariskosten 400023 Reiskosten (dienstverkeer) 400024 Reiskosten woon-werk
Rekening
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2021
2022
2023
2024
2025*
704.751
728.697
858.768
869.073
879.502
860.499
874
2.000
2.000
2.000
2.000
2.000
2020
6.813
12.500
12.500
12.500
12.500
12.500
400026 Indirecte personeelslasten
0
0
5.000
5.000
5.000
5.000
400002 Premie ongevallenverzekering
0
351
0
0
0
0
400005 Huisvestingskosten
253.873
245.217
248.160
251.138
254.151
257.201
400006 Huisvestingskosten diversen
86.832
23.346
23.626
23.910
24.197
24.487
400007 Studiekosten
12.106
7.287
8.588
8.691
8.795
8.605
400008 Kantoorkosten
41.661
25.000
25.300
25.604
25.911
26.222
400010 Diensten t.b.v. administratie
6.447
7.000
15.926
16.117
16.310
16.506
400011 Onvoorzien uitgaven
1.270
1.500
1.500
1.500
1.500
1.500
400012 Digitale archivering & digitale dienstverlening
75.843
81.000
81.972
82.956
83.951
84.959
0
0
10.000
10.120
10.241
10.364
400025 Project E-depot
40.386
0
0
0
0
0
400014 Voorlichting
3.404
5.000
5.060
5.121
5.182
5.244
400015 Vergoeding vrijwilligers
2.281
2.500
2.530
2.560
2.591
2.622
400016 Boeken/kaarten/prenten
2.302
1.000
1.012
1.024
1.036
1.049
400017 Lidmaatschappen
1.851
1.800
1.822
1.843
1.866
1.888
680
1.000
1.012
1.024
1.036
1.049
400021 Restauratie en conservering
11.728
7.304
7.392
7.480
7.570
7.661
400022 Materiële verzorging
21.981
4.104
9.153
9.263
9.374
9.487
0
10.000
0
0
0
0
4.358
4.548
7.078
5.044
4.345
4.345
400013 Erfgoedactiviteiten
400020 Bankkosten
400023 Activiteiten 400030 Kapitaallasten 400033 Onttrekking reserve bedrijfsvoering Totaal lasten
-63.105
-10.000
0
0
0
0
1.216.337
1.161.154
1.328.397
1.341.968
1.357.059
1.343.187
** In 2024 treedt Weesp uit de GR RHCVV. In 2021 vinden gesprekken plaats over het tijdstip van uittreding en de uittredingskosten. Op dit moment is nog onvoldoende duidelijk wat dit voor gevolgen heeft voor de begroting 2025. In de meerjarenbegroting is daartoe uitgegaan van een ongewijzigde situatie.
22
(vervolg) Begroting 2022-2025 in cijfers Volgnr.
Omschrijving BATEN:
Rekening
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2021
2022
2023
2024
2025
1.025.820
1.111.107
1.302.062
1.315.195
1.329.837
1.332.066
500001 Bijdrage 2% deelnemende gemeente
21.894
22.222
26.041
26.304
26.597
26.641
500002 Overige baten incl. leges
19.431
4.000
4.040
4.080
4.121
4.121
500003 Stichtse Vecht
31.840
500003 De Ronde Venen, inventarisatie en opschonen archief
16.551
16.981
0
0
0
0
500003 Weesp meerkosten
14.530
14.908
15.295
15.693
16.101
0
500005 Verhuur archiefruimte
51.675
14.158
7.000
7.000
7.000
7.000
500007 Reserveringen
21.894
-22.222
-26.041
-26.304
-26.597
-26.641
Totaal baten
1.203.636
1.161.154
1.328.397
1.341.968
1.357.059
1.343.187
500001 Bijdrage deelnemende gemeenten
2020
Begroting
23
Toelichting specifieke posten 2022 Lasten Salariskosten Aan de wettelijke taken en de in de GR opgenomen taken zijn structurele, organieke functies gekoppeld. De loonsom behorend bij een organieke functie wordt begroot (niet de loonsom die hoort bij de actuele bezetting). In 2022 stijgen de salarissen met € 130.071,-. Verklaring: • Door het toepassen van de CPI-index van 1,2% is rekening gehouden met CAO-stijgingen; • In de begroting is een uitbreiding van 0,5 fte opgenomen voor de erfgoedmedewerker in schaal 9. Deze uitbreiding vloeit voort uit de goedkeuring van de beleidsvisie 2020-2024 en was reeds opgenomen voor 2022 in de meerjarenraming 2021-2023 dd. 9 april 2020. Deze uitbreiding voor erfgoed is nodig om met kleine initiatieven als RHCVV de erfgoedtaak uit te voeren. Er zal een bijdrage worden geleverd aan bekendheid en bevordering van de geschiedbeoefening en maatschappelijke cohesie, waarbij jong en oud verbonden raakt. Daarnaast wordt de formatie uitgebreid met 0,5 fte in schaal 6 voor een medewerker ondersteuning voor facilitaire werkzaamheden waarin de formatie niet voorziet, waardoor deze werkzaamheden tot nu toe ten koste gaan van de beschikbare uren van de directeur voor beleidstaken. • Verder is er een (tijdelijke) uitbreiding van uren Studiezaalmedewerkers (2022 tot en met 2024) van 0,5 fte in schaal 7.
Beschikbaarstellen behoort tot de wettelijke en kerntaken van het RHCVV. In 2020 is bij dienstverlening met een tijdelijke uitbreiding van 0,22 fte onderzocht of het capaciteitstekort zo opgevangen kon worden en te onderzoeken of zo de vastgestelde landelijke norm te kunnen halen door ook in beperkte mate in de avonduren open te zijn. Ondertussen is duidelijk dat deze extra formatie minimaal structureel nodig is en is in 2020 verder in kaart gebracht dat de huidige bezetting een kleine flexibiliteit van 0,5 fte nodig heeft om alle diensten in te vullen en bij vakantie op te vangen. Bij de invulling van de studiezaalfuncties wordt rekening gehouden met flexibele inzet. • De functie applicatiebeheerder was nog niet conform HR21 ingeschaald. In de begroting 2022 is daartoe de functie van applicatiebeheerder van schaal 8 naar schaal 9 gewijzigd. Ook is de HR21 juist toegepast op de functie van archivist (schaal 9 naar 10). Daarnaast is er een correctie op de begroting: de Erfgoedmedewerker was in schaal 8 i.p.v. schaal 9 begroot. De formatie groeit van 10 fte in 2021 naar 11,5 fte in 2020. De formatie ontwikkelt zich als volgt: Jaar
Formatie op 1
Bijzonderheden in dit jaar
januari 2021
10 fte
•
0,5 fte aanstelling erfgoedmedewerker, per 1 januari 2021 0,2 fte uitbereiding uren studiezaalmedewerker,per 1 januari 2021
2022
11,5 fte
•
0,5 fte aanstelling ondersteuning, per 1 januari 2022
•
0,5 fte tijdelijke uitbereiding uren studiezaalmedewerker, per 1 januari 2022 (periode 2022-2024)
•
0,5 fte uitbreiding uren erfgoedmedewerker, per 1 januari 2022
Indirecte personeelslasten In de afgelopen jaren zijn de indirecte personeelslasten zoals BHV, RI&E en consignatievergoedingen, niet meegenomen in de begrotingen. Vanaf 2022 wordt hiervoor een bedrag van € 5.000,- opgenomen. Huisvestingskosten en huisvestingskosten diversen De huisvestingskosten wordt jaarlijks geïndexeerd (CPI), zie uitgangspunten begroting RHCVV. In 2020 en 2021 vindt in verband met het coronavirus extra schoonmaak plaats (dagelijks in plaats van 3 keer per week). Voor 2022 wordt geen rekening gehouden met extra schoonmaak omdat de verwachting is dat jaar op dit punt weer afgeschaald kan worden naar de normale frequentie. Studiekosten Voor studiekosten wordt 1% van de salariskosten aangehouden. Dit sluit aan bij het uitgangspunt dat het HR-beleid en –instrumentarium van de centrumgemeente onverkort van toepassing is op het RHCVV.
Diensten t.b.v. administratie De boekhouding en de salarisadministratie worden verzorgd door de teams Financiën en HRM van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Met de gemeente Stichtse Vecht is hiervoor in 2016 een nieuwe dienstverleningsovereenkomst gesloten. In 2021 wordt deze herzien en de stijging is vooruitlopend daarop meegenomen in de begroting 2022. Digitale archivering en Digitale Dienstverlening Onder deze post vallen alle ICT-gerelateerde activiteiten ten aanzien van de website, het archiefbeheersysteem en het digitaliseren van de collectie, inclusief het e-depot. De kosten van een e-depot-voorziening (incl. licenties, dataopslag en dataverkeer) brengen structurele kosten. De structurele kosten betreffen formatie (opgenomen in de post ‘salariskosten’) en kosten voor een edepot van een leverancier (opgenomen in de post ‘digitale archivering en dienstverlening’). Bij het opstellen van de huidige begroting 2022-2025 is rekening gehouden met een beperkte hoeveelheid dataopslag en dataverkeer voor overgebrachte digitale archieven, omdat er nog niet voldoende inzicht is in de omvang van de hoeveelheden data die in 2021-2022 worden overgebracht. Activiteiten erfgoed Bij het vaststellen van de beleidsvisie 2020-2024 is vastgesteld dat voor extra activiteiten en wensen van gemeenten, bijvoorbeeld een tentoonstelling volgens het cafetariamodel, kosten worden doorberekend.
Voor activiteiten bij het RHCVV die niet volgens het cafetariamodel te berekenen zijn (het minimale niveau) wordt in 2021 een budget van € 10.000,- begroot waarvoor het budget ten laste gebracht zal worden van de reserve. In 2021 wordt onderzocht of dit bedrag een realistische voorziening is. Aangezien de plannen voor 2021 ten tijde van het opstellen van de begroting 2022 globaal geraamd zijn, is de inschatting dat hiermee de doelstelling gehaald worden en is voor 2022 eenzelfde bedrag in de begroting opgenomen. Materiële verzorging De begroting bood tot 2022 onvoldoende ruimte voor voldoende materialen voor de materiële verzorging (nieuwe archiefdozen etc). Er zal in 2022-2025 veel moeten worden omgepakt om de collectie op orde te brengen. Vele van de oude archieven uit de tijd van de start van het RHCVV zijn overgebracht, inclusief nietjes en zonder zuurvrije verpakking. Baten Overige baten incl. leges De overige baten incl. leges zijn geïndexeerd (CPI). Het RHCVV heeft beperkte mogelijkheden in het genereren van inkomsten. Er worden voor 2022 geen structurele inkomsten voorzien naast de leges voor de dienstverlening. Reserves De reserve is een buffer om afwijkingen voor de uitvoering van bestaand beleid op te vangen. Zodat, als er gedurende het jaar incidentele afwijkingen ontstaan bij de uitvoering van het bestaand beleid, dit opgevangen kan worden binnen het RHCVV.
Zo hoeft er geen extra bijdrage aan de deelnemende gemeenten gevraagd te worden. De verwachting is dat de reserve in 2022 groeit naar € 61.488,-. Uitgangspunt is om 5% van de begroting als reserve aan te houden. Dit is voor 2022 € 66.420,-. In 2021 zal er een voorstel gemaakt worden voor het Bestuur om nadere richtlijnen te benoemen voor de reserve hoe we omgaan met een groei van de reserve ruim onder of boven het uitgangspunt van 5%.
Reserve
Bedrijfsvoering
31-12-2021
35.447
Storting 2%
26.041
Onttrekking reserve 31-12-2022
0 61.488
25
Bijdragen gemeenten 2022 Te verdelen lasten 2022
€ 1.302.062
In 2021 worden van verschillende gemeenten archiefblokken naar het RHCVV overgebracht, waarvoor dienstverlening wordt verricht. Zover hier nog geen rekening mee gehouden is in de begroting van 2021 is de toename van aantal meters per gemeente verwerkt in de begroting 2022:
25 11
De Ronde Venen Stichtse Vecht
0 0
De Bilt Weesp
Tarief per meter archief: € 65,57 Verdeelsleutel 1: aantal meter archief in beheer Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Weesp Totaal
Meters 603 803 1.026 369 2.801
Bedrag 39.540 52.622 67.278 24.196 183.637
Verdeelsleutel 2: Restauratiekosten Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Weesp Totaal
Bedrag 1.908 1.869 2.810 804 7.392
Verdeelsleutel 3: Restant bijdrage o.b.v. aantal inwoners (Regionale kerncijfers CBS 2020) Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Weesp Totaal
Inwoners Bedrag 44.456 286.723 43.137 278.216 64.933 418.792 19.738 127.302 172.264 1.111.033
De totale bijdrage van de deelnemende gemeenten voor 2022 ziet er als volgt uit*:
Gemeente De Ronde Venen De Bilt Stichtse Vecht Weesp Totaal
Bijdrage Winstopslag 328.172 6.563 332.707 6.654 488.880 9.778 152.303 3.046 1.302.062 26.041
Totaal bijdrage* 334.736 339.361 498.658 155.349 1.328.103
*Exclusief projectkosten (zie exploitatie nr. 7 'Specifieke inkomsten')
26
Begrote balans in 2022 Activa Vaste Activa Vlottende Activa Activa Passiva Eigen vermogen Vlottende Passiva Passiva
Beginbalans Mutaties Eindbalans 26.975 -7.078 19.897 300.000
-20.000
280.000
326.975
-27.078
299.897
Beginbalans 35.447
Mutaties 26.041
Eindbalans 61.488
291.528
-53.119
238.409
326.975
-27.078
299.897
Begrote bijdragen gemeenten 2023-2025 Gemeente Bijdrage 2023* Bijdrage 2024* Bijdrage 2025** De Ronde Venen 353.824 357.678 PM De Bilt 337.440 341.180 PM Stichtse Vecht 495.765 501.395 PM Weesp 154.470 156.181 PM Totaal 1.341.499 1.356.434 1.358.707
* Uitgaande van eenzelfde procentuele verdeling in verdeelsleutels als in 2022. In bovenstaande bijdrage 2023 is voor de gemeente De Ronde Venen reeds rekening gehouden met het overbrengen van 315 m archief per 1 januari 2023. Als andere gemeenten voor 1 januari 2023 ook archieven overbrengen zal de verdeelsleutel wijzigen. ** In 2024 treedt Weesp uit de GR RHCVV. In 2021 vinden gesprekken plaats over het tijdstip van uittreding en de uittredingskosten. Op dit moment is nog onvoldoende duidelijk wat dit voor gevolgen heeft voor de begroting 2025 en bijdragen per gemeente in 2025. In de meerjarenbegroting is daartoe uitgegaan van een ongewijzigde situatie en bij de bijdragen per gemeente PM opgenomen.
27
Paragrafen Weerstandsvermogen De financiële positie van het RHCVV wordt bepaald door het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RHCVV eventuele calamiteiten financieel kan opvangen. In het verleden is uit de exploitatieoverschotten en de winstopslag een reserve bedrijfsvoering gevormd. De reserve bedrijfsvoering wordt ingezet om eventuele schommelingen in het resultaat op te vangen. De reserve bedrijfsvoering is daarnaast bedoeld om de uitvoering te bekostigen van eenmalige projecten ter verbetering van de bedrijfsvoering van het RHCVV. Volgend op de uitgangspunten voor de RHCVV-begroting, die begin 2018 zijn geformuleerd in overleg met de deelnemende gemeenten, is vanaf 2019 het uitgangspunt om 5% van de begroting als reserve aan te houden. Risicoparagraaf Indexering huisvesting, salarissen en prijzen Het RHCVV heeft te maken met een jaarlijkse indexering van de huisvestingskosten (CPI-index) en stijging van de salariskosten (CAO-gemeente). Deze lasten, alsook het merendeel van de indirecte materiële lasten zoals de automatisering en de organisatiekosten, liggen vast. Dit maakt de financiële positie van het RHCVV kwetsbaar. Het RHCVV beschikt over een beperkt budget en kan deze autonome kostenstijgingen niet binnen de begroting opvangen.
Volgend op de nieuwe uitgangspunten voor de RHCVV-begroting, die begin 2018 zijn geformuleerd in overleg met de deelnemende gemeenten, wordt vanaf 2019 in de begroting loon- en prijscompensatie toegepast (conform geldende CAO en CPI-index). Verzekering archieven en collecties De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt. De kosten van een reconstructieverzekering voor de archieven en collecties zijn hoog. Het RHCVV heeft voldoende beheersmaatregelen getroffen om de risico’s op schade als gevolg van calamiteiten te beperken. De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RHCVV beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2009 door GS is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van brand- en inbraaksignalering. Het RHCVV beschikt over een concept collectiehulpverleningsplan (gereed 2021), waarin ook een overzicht is opgenomen van alle archieven en collecties met een categorieaanduiding.
De categorie bepaalt in de rangorde 1 tot en met 4 de volgorde waarin archieven en collecties moeten worden veiliggesteld ingeval zich een calamiteit voordoet waarbij het noodzakelijk is archieven en collecties te evacueren. Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RHCVV zelf worden bestreden met behulp van een aangeschafte calamiteitenkit. Corona Er zijn nog veel onzekerheden rondom het jaar 2022. Het is nog te vroeg om de effecten van het coronavirus voor 2022 en verder in te schatten. In deze begroting hebben wij daarom geen extra lasten opgenomen als gevolg van corona. Wel is door de coronamaatregelen een groot deel van de reserve Bedrijfsvoering ingezet in 2020, waardoor de reserve eind 2021 nog maar een omvang van 2,7% van de begroting heeft. In 2022 loopt dit op tot 4,6%, mits er in 2021 geen beroep op de reserve wordt gedaan. Eventuele onvoorziene tegenvallers kunnen niet meer door het RHCVV zelf worden opgevangen wanneer de reserve nihil is en zullen wanneer nodig bij de jaarrekening in rekening gebracht worden bij de deelnemende gemeenten. Kapitaalgoederen Het RHCVV huurt het pand waarin het is gevestigd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Groot onderhoud aan gebouw en gebouw specifieke installaties worden door de verhuurder uitgevoerd.
Het kleine onderhoud op de installaties en de binnenkant van het gebouw vallen ten laste van het RHCVV. Het RHCVV beschikt over een eigen (ICT-)inrichting, installaties en materiele vaste activa in het gehuurde gebouw. Het onderhoud op de depotinstallaties is uitbesteed aan Installatiebedrijf Rhijn en Vechtstreek. De brandblusinstallatie is in onderhoud bij Tempo en de elektrische deuren bij Record.
28
Aanpassing Archiefwet Naar verwachting zal in 2021 of 2022 de gewijzigde Archiefwet in werking treden. De archiefwet 1995 bevat een aantal ingrijpende wijzigingen, waaronder het verkorten van de overbrengingstermijn en wordt overgestapt naar het informatiestelsel in plaats van het documentstelsel. Het kabinet wil deze termijn verkorten van twintig naar tien jaar. De verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Daarnaast hangt de verkorting samen met het digitale karakter van informatie. Op dit moment is nog niet in te schatten welke gevolgen de aanpassing zal hebben op de taakuitvoering van het RHCVV Het RHCVV volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de aangesloten organisaties hierover. Financiering De begroting van het RHCVV wordt grotendeels gefinancierd door de vier deelnemende gemeenten. De begroting bestaat voor ca. 95% uit de omslagbijdrage inclusief de winstopslag en voor ca. 5% uit de facturatie voor de ‘taken in opdracht’, de leges en de verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. De facturatie voor ‘taken in opdracht’ verschilt per gemeente, afhankelijk van de aanvullende taken die bij het RHCVV belegd zijn. De deelnemende gemeenten ontvangen jaarlijks een nota die is gebaseerd op de begroting.
De mogelijkheden voor het RHCVV om extra inkomsten te genereren zijn beperkt. Met de invoering van de Wet Hergebruik mogen archiefdiensten, bij het voldoen aan een verzoek om hergebruik, niet méér kosten in rekening brengen dan de marginale verstrekkingskosten. Dit zijn de kosten die een archiefdienst maakt voor het vermenigvuldigen, verstrekken en verspreiden van informatie naar aanleiding van een verzoek om hergebruik. Archieven mogen kosten die zij in het algemeen maken voor het digitaliseren van archiefbescheiden dus niet terugverdienen door middel van de tarieven. Bedrijfsvoering Beleidsplan Het beleid voor 2022 ligt vast in de ‘Beleidsvisie 2020-2024’, vastgesteld op 13 november 2019. Formatie en HRM Het RHCVV heeft een kleine formatie. Functies waarvoor een vacature ontstaat in de periode 20182024, doordat een medewerker de pensioengerechtigde leeftijd bereikt, worden pas ingevuld nadat is onderzocht of (a) functie invulling noodzakelijk is; (b) invulling bijdraagt aan versterking van het RHCVV; en (c) invulling geen nadelige consequenties kan hebben indien wordt besloten tot opheffing van deze GR. Dit sluit aan bij de uitgangspunten voor formatie die begin 2018 zijn geformuleerd bij het technisch onderhoud van het functiehuis en het opstellen van de businesscase.
Vanaf 2022 worden nieuwe medewerkers alleen nog benoemd in tijdelijke dienst, tot meer duidelijkheid is over de toekomst van het RHCVV na 2024 (aflopen eerste 10-jaar termijn GR RHCVV). Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening centrumgemeente Stichtse Vecht.
en
het
Besluit
Informatiebeheer
van
de
Financieel beheer De boekhouding en de salarisadministratie worden verzorgd door de teams Financiën en HRM van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Met de gemeente Stichtse Vecht is hiervoor in 2016 een nieuwe dienstverleningsovereenkomst gesloten, in 2021 wordt deze herzien en de stijging is meegenomen in de begroting 2022. RHCVV heeft bij de bouw en oplevering in 2008 een grote investering gedaan in de inrichting van het pand en de depotruimten. Het RHCVV heeft begin 2019 in kaart gebracht of vervanging van de installaties in de depots in de jaren 2020-2024 nodig is. De gemiddelde levensduur van klimaatinstallaties en luchtzuiveringsinstallaties wordt geraamd op tenminste 15-20 jaar. De levensduur van stellingkasten wordt algemeen geraamd op tenminste 30 jaar. Vervanging vóór 2024 lijkt niet nodig. Wel zal er meer onderhoud of vervanging van onderdelen van de klimaatinstallatie nodig zijn in die periode.
29
Automatisering De kantoorautomatisering is uitbesteed aan Avance en vastgelegd in een SLA. Het archiefmanagementsysteem, opslag van gedigitaliseerde bestanden (foto’s, kranten en genealogische bronnen) en de hosting voor de website zijn uitbesteed aan het bedrijf De Ree Archiefsystemen. Het RHCVV heeft een applicatiebeheerder binnen de formatie die de dagelijkse bewerkingen uitvoert, het technisch applicatiebeheer is uitbesteed aan De Ree Archiefsystemen. Huisvesting Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. De huursom is in 2010 definitief bepaald volgens de berekening op 15 december 2010. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd - volgens artikel 7.1 en 7.2 van de huurovereenkomst - op basis van de consumentenprijsindex (CPI). Het RHCVV betaalt het team Vastgoed van centrumgemeente Stichtse Vecht een jaarlijkse vergoeding voor het beheer van het huurcontract. De kosten hiervan zijn onderdeel van de huursom. Het groot onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder terwijl het onderhoud van de klimaatinstallaties, lift, deuren, brandblussers en de schoonmaak voor rekening van de huurder komen. Het onderhoud op de depot-installaties is uitbesteed aan Installatiebedrijf Rhijn en Vechtstreek. De schoonmaak van het gebouw is uitbesteed aan WerkWIJSS.
Voor elektriciteit, gas, water en licht wordt samen met de kosten voor beheerder, het alarm en andere voorkomende kosten een bedrag door de gemeente Stichtse Vecht in rekening gebracht. Samenwerking Het RHCVV neemt deel aan samenwerkingsprojecten en strategische partnerschappen, maar staat financieel en bedrijfsmatig geheel los van deze organisaties. Het RHCVV heeft een strategische samenwerking met Archief Eemland (gemeente Amersfoort) en Streekarchief Gooi- en Vechtstreek (gemeente Hilversum) op het gebied van toezicht en advies. Het RHCVV is lid van de Kring van Utrechtse Archivarissen en de Kring van Noord- Hollandse Archivarissen. Op nationaal niveau is het RHCVV lid van de brancheorganisatie BRAIN. Het RHCVV werkt veelvuldig en intensief samen met diverse erfgoedpartners, waarbij het doel is de collectie en taken van het RHCVV onder aandacht van een breder publiek te brengen.
30
Colofon CONCEPT Breukelen, 3 mei 2021 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen www.rhcvechtenvenen.nl info@rhcvechtenvenen.nl
Tekst: mw. drs. R.W. Ubink, directeur i.s.m. medewerkers RHCVV Foto’s Collectie Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen
31