Raadsvoorstel - Toestemming om uit te treden uit de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

*Z051F0ABBB3*

ADVIES COLLEGE

Onderwerp: Toestemming om uit te treden uit de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) Opgesteld door: Telefoonnummer:

J.H.C.M. Biemans (0294) 491 239

Persbericht: Portefeuillehouder:

Datum: Registratienummer:

13 januari 2022 Z.191778/D.171272

Datum gesprek:

Overlegd met JZ:

Finaal advies DMC / 3-2-22 DJZ /

Status openbaarheid: Raad:

Overlegd met Financiën: Overlegd met Communicatie:

Nee BJ van Bochove

Openbaar Ter besluitvorming

d.d.

Bijlage(n): Ja, eerste kolom bevat de hyperlink Zaak/docnr

onderwerp

Z.180935/D.135999

Brief d.d. 02-07-2020 aan Stichtse Vecht inzake “Uittreden uit de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen.” Finaal Advies DMC en DJZ

PM

Ambtelijk voorstel Het onderstaande raadsvoorstel vaststellen.

Besluit: Datum:

Toelichting voorstel Kortheidshalve wordt verwezen naar het onderstaande raadsvoorstel

Z.191778/D.171272 1 van 6

RAADSVOORSTEL Registratienummer Onderwerp Portefeuillehouder Contactpersoon + tel.nr

Z.191778/D.171272 Toestemming om uit te treden uit de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen BJ van Bochove J.H.C.M. Biemans Tel (0294) 491 239

Ter advisering naar commissie Ter besluitvorming naar raad

AZM Ja

Datum commissie Datum raad

2 maart 2022 10 maart 2022

Voorgesteld raadsbesluit: 1. Toestemming te geven aan het college van Burgemeester en Wethouders om uit de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) te treden, met als streefdatum 1 januari 2023.

Samenvatting Op grond van de bepalingen in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen kan het college van Burgemeester en Wethouders een besluit tot beëindiging van de deelname nemen. Wel heeft het college toestemming nodig van de raad om dit besluit te kunnen nemen. Die toestemming wordt hier gevraagd. Voor de commissievergadering van 16 december 2021 was een voorstel geagendeerd om het college toestemming te geven uit te treden uit de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen per 1 januari 2024, na afloop van de in de regeling overeengekomen minimale deelnametermijn van 10 jaar. Staande de vergadering werd dit voorstel ingetrokken omdat er ontwikkelingen waren in de gesprekken tussen Stichtse Vecht (als centrumgemeente van de gemeenschappelijke regeling) en Stadsarchief van Amsterdam (waar de uitvoering van de Archiefwet in Amsterdam is neergelegd). De gesprekken hadden met name betrekking op het moment van uittreding en de met de uittreding gepaard gaande frictiekosten. Op het moment van doorgeleiden van dit voorstel naar de raad waren de onderhandelingen over met name de frictiekosten nog gaande.

Doel en resultaten Als gevolg van de fusie van Weesp met Amsterdam moet de deelname van Weesp aan een aantal gemeenschappelijke regelingen beëindigd worden. De GR RHCVV is daar een van. Het college krijgt toestemming om de deelname aan deze gemeenschappelijke regeling te Z.191778/D.171272 2 van 6

beëindigen. Dit besluit wordt, ook gelet op artikel 70, lid 1 van de Wet ARHI1 in overleg met de gemeente Amsterdam genomen. Dit betekent dat de gemeente Amsterdam (Stadsarchief Amsterdam – SAA) na 24 maart 2022 de verantwoordelijkheid voor de zich onder het beheer van het RHCVV bevindende archieven overneemt.

Reden bespreking in de raad Op grond van de bepalingen in de WGR, artikel 12, kan het college van B&W besluiten uit te treden uit een Gemeenschappelijke Regeling nadat de raad toestemming heeft verleend voor dit besluit aan het college.

Context en kaders In verband met de voorgenomen fusie met Amsterdam is uittreden uit de Gemeenschappelijke Regeling RHCVV in feite onvermijdelijk. Amsterdam heeft een eigen archiefbewaarplaats. Op grond van de wet ARHI en de Archiefwet 1995 worden de naar het RHCVV overgebrachte archieven van Weesp de verantwoordelijkheid van het Stadsarchief van de gemeente Amsterdam. In de GR RHCVV is opgenomen dat de deelnemers ten minste 10 jaren moeten deelnemen alvorens uittreden mogelijk is. Uitgaande van de voorgenomen fusiedatum van 24 maart 2022 zou dit betekenen dat Amsterdam nog 1 jaar en 9 maanden als rechtsopvolger van de gemeente Weesp deelnemer is aan de GR RHCVV (hiertoe moet de GR door alle deelnemende gemeenteraden opnieuw geaccordeerd worden, inclusief de gemeenteraad van Amsterdam). In de Wet ARHI is bepaald dat uittreden uit een gemeenschappelijke regeling met instemming van alle overige deelnemende gemeenten mogelijk is binnen zes maanden na een herindeling. Deze optie kan, met goedkeuring van Gedeputeerde Staten éénmaal verlengd worden met ten hoogste zes maanden3. Omdat Weesp via de gemeentelijke herindeling opgaat in de gemeente Amsterdam is toestemming om uit te treden uit de gemeenschappelijke regeling RHCVV voor de gemeenteraad van Weesp een formaliteit. Maar wel een noodzakelijke formaliteit.

1 Wet ARHI artikel 70 – 1: “(…) op de datum van herindeling (gaan) de archiefbescheiden van een

gemeente die wordt opgeheven, over naar de gemeente waaraan het gebied van de op te heffen gemeente wordt toegevoegd (…)” 2 WGR Artikel 1 1 De raden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van twee of meer gemeenten kunnen afzonderlijk of tezamen, ieder voor zover zij voor de eigen gemeente bevoegd zijn, een gemeenschappelijke regeling treffen ter behartiging van een of meer bepaalde belangen van die gemeenten. 2 De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters gaan niet over tot het treffen van een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. 3 Onder het treffen van een regeling wordt in dit artikel mede verstaan het wijzigen van, het toetreden tot en het uittreden uit een regeling. 3 Wet ARHI artikel 41-4

4. De deelnemers aan een gemeenschappelijke regeling als bedoeld in het derde lid treffen, voor zoveel nodig, binnen zes maanden na de datum van herindeling met toepassing van de Wet gemeenschappelijke regelingen de uit de gewijzigde gemeentelijke indeling voortvloeiende voorzieningen. Zij kunnen daarbij afwijken van de bepalingen van de gemeenschappelijke regeling met betrekking tot wijziging en opheffing van de regeling en het toe- en uittreden van deelnemers. De in de eerste volzin genoemde termijn kan door gedeputeerde staten van de betrokken provincie of, zo de regeling uitsluitend tussen burgemeesters is aangegaan, door de commissaris van de Koning in die provincie met ten hoogste zes maanden worden verlengd. Z.191778/D.171272 3 van 6

De gesprekken tussen Stichtse Vecht en het Stadsarchief van Amsterdam (SAA) hebben geleid tot de afspraak dat, met toepassing van de bepalingen in de Wet ARHI de uittreding uit de GR RHCVV plaats vindt per 1 januari 2023.4 Voor de periode tussen 24 maart 2022 en 31 december 2022 zijn goede afspraken gemaakt ten aanzien van de taakverdeling tussen RHCVV en SAA in die periode. De taakverdeling tussen RHCVV en SAA voor de periode vanaf 24 maart 2022 is als volgt: SAA - alle toezicht op uitvoering cf de Archiefwet; - eventuele digitale overbrengingen vinden plaats naar het depot van het SAA; RHCVV - alle beheeractiviteiten tav de “collectie Weesp”; - alle begeleiding van overbrengingen van archiefmateriaal naar de archiefbewaarplaats (met uitzondering van eventuele digitale overbrengingen); - alle begeleiding van vernietigingsprocessen van archiefmateriaal cf de bewaartermijnen die daarvoor gelden; De afspraken ten aanzien van de begrotingsbijdrage over 2022 en de frictiekosten als gevolg van het uittreden van Weesp: 1. bijdrage 2022 2. bijdrage frictiekosten

Alternatieven voor oplossing en advies college Er zijn geen echte alternatieven, tenzij de gemeenteraad van Amsterdam er voor kiest om deel te blijven nemen aan de gemeenschappelijke regeling RHCVV. Uit alle contacten tot nu toe is daarvan niet gebleken.

Betrokkenheid burgers en instellingen; burgerparticipatie Er heeft geen burgerparticipatie plaatsgevonden. Dat is in dezen niet aan de orde.

Financiële paragraaf Uitvoering Uitvoering vindt plaats door de gemeente Amsterdam. Amsterdam is wettelijk vanaf 24 maart 2022 verantwoordelijk voor het gehele archief van de (dan voormalige) gemeente Weesp.

Terugkoppeling/evaluatie Terugkoppeling vindt indien nodig via Amsterdam plaats.

Communicatie Door publicatie van dit agendapunt en het besluit van de gemeenteraad via de gangbare kanalen (Weesper Nieuws en website).

Bijlagen Meegestuurd: 4 Uittreden per 1 januari 2023 houdt in dat op grond van de wet ARHI (artikel 41-4) per 24 september

2022 kan worden uitgetreden. Voor uitstel tot de datum 1 januari 2023 (zoals tussen RHCVV en SAA overeengekomen) is éénmalig toestemming nodig van het college van Gedeputeerde Staten van NoordHolland. De aanvraag voor deze verlenging zal ingediend moeten worden door of namens het college van B&W van Amsterdam. Oók al geeft de raad van Weesp toestemming om per 1 januari 2023 uit te treden. Z.191778/D.171272 4 van 6

Z.180935/D.135999 Brief d.d. 02-07-2020 aan Stichtse Vecht inzake “Uittreden uit de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen.”

Z.191778/D.171272 5 van 6

*Z051F0ABBB3* Commissieadvies:

Raadsbesluit Onderwerp: Behoort bij het raadsvoorstel registratienummer Z.191778/D.171272 De raad van de gemeente Weesp; Gelezen het voorstel van het college d.d. 8 februari 2022 Gezien de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR), artikel 1; de Wet Algemene Regels Herindeling (ARHI), artikel 41, lid 4; en de Wet Algemene Regels Herindeling (ARHI), artikel 70, lid 1; BESLUIT: Toestemming te geven aan het college van Burgemeester en Wethouders om uit de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) te treden, met als streefdatum 1 januari 2023. Noot van de griffier: Dit besluit is genomen met de aantekening dat (toezegging, aanpassing, afspraak, nuancering van de argumenten e.d.) Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10 maart 2022 De raad voornoemd,

J.G.S. Pijnenborg, griffier Amendementen: Moties:

Z.191778/D.171272 6 van 6

B.J. van Bochove, voorzitter