Raadsvoorstel - Formatie griffie

*Z0517A9AA53*

RAADSVOORSTEL registratienummer onderwerp contactpersoon + tel.nr

Z.191018/D.169173 Formatie griffie J.G.S. Pijnenborg Tel (0294 46 924)

ter advisering naar commissie ter besluitvorming aan raad

datum commissie datum raad

n.v.t. 16 december 2021

Voorgesteld besluit: 1. Instemmen met structurele urenuitbreiding van de griffiemedewerker mevrouw E.F.C. Meulendijks voor 11 uur per week, 0,31 fte, met ingang van 1 januari 2022. 2. De tweede begrotingswijziging voor 2022 vaststellen.

Samenvatting De afgelopen jaren is landelijk een toename van de werkzaamheden voor de griffiers/griffies te zien. Maar ook door specifiek (lokale) ontwikkelingen neemt de werkdruk voor de griffie Weesp toe. Dit geldt met name voor de griffiemedewerker. Op dit moment wordt nog gesproken over de wijze waarop de ondersteuning van de bestuurscommissie Weesp vorm gaat krijgen. Zeker is wel dat de werkzaamheden van de huidige griffiemedewerker blijven bestaan. Daarom wordt u voorgesteld om de werkuren van de griffiemedewerker structureel uit te breiden van 25 uur per week, naar 36 uur per week. Aanleiding Op 1 juli 2021 heeft de gemeenteraad besloten de uren van de medewerkers van de griffie tijdelijk uit te breiden naar respectievelijk 36 uur voor de griffier en 32 uur voor de griffiemedewerker. Uit urenregistratie en verantwoording van de werkuren van de griffiemedewerker is gebleken dat er sprake is van structureel overwerk. De bestuurlijke overgang en de taken die horen bij de ondersteuning van de bestuurscommissie Weesp, geven aanleiding om te veronderstellen dat de werkzaamheden van de commissiesecretaris/griffiemedewerker zullen toenemen. Argumenten 1. De werkzaamheden voor de griffiemedewerkers (landelijk beeld) zijn de afgelopen jaren toegenomen door diverse werkzaamheden die o.a.

betrekking hebben op: - De uitbreiding van de communicatie- en participatiemiddelen: op steeds meer digitale platforms wordt informatie over raadswerkzaamheden openbaar gemaakt: dit leidt tot meer handelingen voor de griffie. Maar ook doordat steeds meer inwoners de griffie weten te vinden voor informatie, nemen de werkzaamheden toe. - Er is sprake van versplintering in de politiek, met als gevolg meer fracties en commissieleden. Dit leidt tot meer werkzaamheden voor de griffies. - Er wordt ook in toenemende mate ondersteuning gevraagd van de griffie in verband met het digitale vergaderen. Raadsleden vragen in toenemende mate ondersteuning bij het leren gebruiken van de systemen, de devices, toegang tot wifi.

Z.191018/D.169173

1 van 5

-

In veel gemeenten is daarom besloten de formatie van de griffie uit te breiden. In Weesp heeft deze correctie tot op heden niet structureel plaatsgevonden.

2. Naast deze landelijke ontwikkelingen speelt er in Weesp nog een aantal andere zaken die leiden en hebben geleid tot een toename van de werkdruk bij met name de griffiemedewerker: - In september heeft de gemeenteraad een nieuwe griffier aangetrokken voor 28 uur per week. Het ontstane gat van 8 uur (de vorige griffier werkte 36 uur) wordt op dit moment niet ingevuld. Dit zorgt voor een verhoogde werkdruk bij de griffiemedewerker. - De coronamaatregelen leiden tot extra werk in verband met het vergaderen op andere locaties en het aanpassen van indelingen van de reguliere vergaderruimte. Ook door het vergaderen in Ms Teams wordt er meer ondersteuning van de griffiemedewerker gevraagd. Daar waar in het verleden de griffier vergaderingen zonder ondersteuning van de griffiemedewerker af kon, is dat bij Teamsvergaderingen haast niet mogelijk. - Het samengaan met Amsterdam leidt tot extra afstemmingsoverleg met collega’s, gesprekken over werkverdeling en technische afstemming over de diverse administratieve systemen. De formatie die hier bij de griffie voor nodig is, zou geleverd moeten worden vanuit Amsterdam. Dit is tot op heden niet gebeurd. - Door hoge werkdruk als gevolg van hoger ziekteverzuim en personele wisselingen binnen de ambtelijke organisatie, heeft de griffie meer werk in het op de juiste wijze geadministreerd en gearchiveerd krijgen van de raadsstukken.

- Weesp heeft als enige bestuurscommissie geen commissiesecretaris. Alle andere bestuurscommissies hebben een bestuurssecretaris en een commissiesecretaris. De druk op de ondersteuning van de bestuurscommissie zal dus hoog zijn. 3. De genoemde ontwikkelen zijn van structurele aard omdat uit de urenverantwoording van de griffiemedewerker is gebleken dat de aan haar opgedragen taken al enkele jaren, structureel niet passend te maken zijn met de huidige formatie. Alle extra werkzaamheden als gevolg van de fusie en de landelijke ontwikkelingen geven vooralsnog niet het beeld dat er een afname van werkzaamheden te verwachten is. 4. Continuïteit moet geborgd worden naar de overgang van de bestuurscommissie en daarna: de bestuurscommissie moet ondersteund worden door een ervaren ondersteuner met een groot netwerk in Weesp en binnen de organisatie van Amsterdam. Door iemand die kennis heeft van de politieke verhoudingen en van de procedures rondom de stukkenstroom. 5. Het is goed werkgeverschap om loon naar werken te geven. Doel en resultaten Doel is de uren van de griffie/bestuursondersteuning aan te laten sluiten bij de tijdsbesteding die nodig is voor de geleverde werkzaamheden. Doel is ook de continuïteit te garanderen van de ondersteuning van de bestuurscommissie Weesp.

Z.191018/D.169173

2 van 5

Reden bespreking in de raad De griffiemedewerkers werken onder de aansturing van de gemeenteraad van Weesp. Context en kaders - De beleidsmedewerker/griffiemedewerker heeft een aanstelling van 25 uur per week met een tijdelijke uitbreiding naar 32 uur tot 1 januari 2022. - In verband met de aanstaande bestuurlijke fusie is dit voorstel voor urenuitbreiding besproken met personeelszaken, de kwartiermaker bestuurlijke fusie, de griffie Amsterdam en met de financieel adviseur van de gemeente Weesp. Zij hebben positief geadviseerd over dit voorstel. - Met de kennis van nu was het beter geweest als dit besluit was genomen in 2019, voor de ambtelijke fusie met Amsterdam. Dit besluit moet daarom gezien worden als een correctie op de zogenaamde was/wordt lijst. Met dit voorstel worden de financiële middelen hiervoor alsnog verstrekt. - Alhoewel de griffie Weesp na 24 maart 2022 niet meer bestaat, mag de gemeenteraad van Weesp er van uitgaan dat Amsterdam het vertrouwensbeginsel en het beginsel van redelijkheid en billijkheid zal respecteren en dus dit besluit na 24 maart 2022 in stand laat. Zeker omdat er structureel financiële middelen voor dit besluit beschikbaar worden gesteld. Alternatieven voor oplossing en advies college N.v.t. Betrokkenheid burgers en instellingen; burgerparticipatie N.v.t.

Financiële paragraaf Als de gemeenteraad instemt met dit voorstel, dan is een begrotingswijziging nodig ter hoogte van 25.000 euro. Het bedrag is een gebruteerd all-in bedrag bestaande uit salarislasten, doorbelastingen en indexering. Voor het jaar 2022 kan dekking gevonden worden in de algemene reserve. Voor de jaren daarna kan het budget verwerkt worden in de meerjarenbegroting ten laste van het begrotingssaldo. De verwachte stand van de algemene reserve blijft als gevolg van de tweede begrotingswijziging in 2022 ruim boven de gestelde ondergrens van € 6 mln. Hieronder is het begrotingssaldo van de Begroting 2022 van de gemeente Weesp weergegeven, waaruit de beschikbare ruimte in de meerjarenbegroting blijkt. Presentatie van het structureel begrotingssaldo (bedragen x € 1.000; -/- is voordelig) Saldo van baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotingssaldo

2022 3.158 -3.158 0 313 -313

2023 750 62 812 585 227

2024 -131 62 -69 -69

2025 -825 62 -763 0 -763

Uitvoering Aan de salarisadministratie de opdracht geven dit besluit op de juiste wijze te verwerken en de griffiemedewerker hierover een formele brief te sturen. Een afschrift van het raadsbesluit zal naar personeelszaken worden gestuurd. En ook naar financiën in verband met het financiële toezicht.

Z.191018/D.169173

3 van 5

Terugkoppeling/evaluatie N.v.t. Communicatie N.v.t. Bijlagen: 1. De tweede begrotingswijziging voor 2022 (BW 2022-2)

Z.191018/D.169173

4 van 5

Raadsbesluit Onderwerp: Formatie griffie Behoort bij het raadsvoorstel registratienummer Z.191018/D.169173 De raad van de gemeente Weesp; Gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie gemeente Weesp Gezien relevante wet- en regelgeving BESLUIT: 1. Instemmen met structurele urenuitbreiding van de griffiemedewerker mevrouw E.F.C. Meulendijks voor 11 uur per week, 0,31 fte, met ingang van 1 januari 2022. 2. De tweede begrotingswijziging voor 2022 vaststellen.

Noot van de griffier: Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 december 2021 De raad voornoemd,

J.G.S. Pijnenborg, griffier

B.J. van Bochove, voorzitter

Amendementen: Moties:

Z.191018/D.169173

5 van 5