Raadsvoorstel - Begrotingswijziging sociaal wijkteam

ADVIES COLLEGE

*Z04ED8D77FF*

Onderwerp: Begrotingswijziging sociaal wijkteam Opgesteld door: Telefoonnummer:

Persbericht: Portefeuillehouder:

Datum: Registratienummer:

S. Geerts/ I. Servaas 0610265681/ 0638080336 10 maart 2021 Z.186637/D.157195

Overlegd met JZ:

d.d. 18 maart 2021

Overlegd met Financiën: Overlegd met Communicatie:

d.d. 18 maart 2021

Status openbaarheid: Raad:

Datum gesprek:

Nee Mevr. A.Heijstee-Bolt d.d. Openbaar Ter besluitvorming

n.v.t.

Bijlage(n): Ja, eerste kolom bevat de hyperlink Zaak/docnr

onderwerp

D.157665

Begrotingswijziging Gemeente Weesp Sociaal Wijkteam BW 2021-2

Ambtelijk voorstel -

In te stemmen met bijgevoegde raadsvoorstel en –besluit inzake de beoogde begrotingswijziging t.b.v. het Sociaal Wijkteam.

Besluit: Datum: Kortheidshalve wordt naar bijgevoegde raadsvoorstel en – besluit verwezen.

Z.186637/D.157195 1 van 8

RAADSVOORSTEL Registratienummer Onderwerp Portefeuillehouder Contactpersoon + tel.nr

Z.186637/D.157195

Ter advisering naar commissie Ter besluitvorming naar raad

JA JA

Begrotingswijziging sociaal wijkteam Mevr. A.Heijstee-Bolt S. Geerts 0610265681/I. Servaas 06-38080336 Datum commissie Datum raad

8 april 2021 15 april 2021

Voorgesteld raadsbesluit: 1.In te stemmen met het beschikbaar stellen van een budget ten behoeve van het versneld inzetten van de benodigde personele capaciteit tot de datum bestuurlijke fusie. 2.Te bepalen dat het budget een omvang heeft van € 450.396 en ter dekking een incidentele onttrekking ter hoogte van dat bedrag te doen aan de algemene reserve. 3. Hiertoe de tweede begrotingswijziging voor 2021 vast te stellen.

Samenvatting 1. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een budget ten behoeve van het versneld inzetten van de benodigde personele capaciteit tot de datum bestuurlijke fusie. Het wijkteam (team sociaal domein Weesp) is een team dat Wmo-consulenten, jeugdconsulenten en all round medewerkers sociaal wijkteam in huis heeft die integrale regie voeren en (meervoudige) casussen kunnen draaien. Een aantal autonome ontwikkelingen dragen eraan bij dat het uitvoeringsteam de taken niet kan uitvoeren binnen de huidige formatie: - Door Corona – en de daarmee samenhangende behoefte om nog intensiever in het voorveld aanwezig te zijn - en de invoering van een inkomensonafhankelijke eigen bijdrage bij de Wmo ziet de gemeente een toename van het aantal (complexe) hulpvragen. Er is sprake van een toename in 2020 van 16% t.o.v. 2019 en 23% t.o.v. 2018; - Daarnaast vloeit uit de Jeugdwet een jeugdhulpplicht voort, waardoor gemeenten verantwoordelijk zijn voor het beschikbaar stellen van alle vormen van jeugdhulp. Niet alleen de aantallen maar ook de complexiteit en de zwaarte van de ondersteuning neemt toe. De toename van het aantal hulpvragen en verzwaarde problematiek legt een grotere druk op de uitvoering en op de zorgkosten gezien de complexere zorg; - De coronasituatie heeft invloed op onze inwoners, maar vraagt ook veel van onze consulenten in het team uitvoering.

Zij moeten grotendeels thuiswerken, onder verschillende omstandigheden en in verschillende gezinssituaties. Hulpvragen onderzoeken zij veelal telefonisch, terwijl het team tegelijkertijd meer en complexe hulpvragen voor zich krijgt. - In het kader van de nieuwe inkoop van de regio GVS en de overgang van de inkoop naar Amsterdam wordt er extra inzet van het wijkteam gevraagd in de persoonlijke aandacht voor inwoners die van zorgaanbieder moeten veranderen. We willen dat dit zorgvuldig gebeurt en dat inwoners en collega’s de ruimte voelen voor dit proces. Z.186637/D.157195 2 van 8

Daarnaast is er sprake van een hoog ziekteverzuim, vraagt de overgang naar Amsterdam extra werkzaamheden en is er sprake van een uniek (in Amsterdam zijn geen teams die dezelfde werkzaamheden verrichten) team waar op het gebied van teamontwikkeling, houding en gedrag ook een opgave ligt. Ook het thuiswerken vraagt veel van medewerkers. De combinatie van bovengenoemde zaken leidt tot achterstanden en tot druk op de organisatie om wettelijke termijnen te halen. De dienstverlening aan kwetsbare inwoners lijdt hieronder. Indien er veel meldingen binnen komen, belanden deze op een wachtlijst tot de volgende werkverdeling de week daarop. Uiteraard houden wij bij de werkverdeling zoveel mogelijk rekening met de ernst van de problematiek om zo te zorgen dat zaken met prioriteit of crisis adequaat opgepakt worden. Vorig jaar is via de kadernota 2021 – uitbreiding met 2 fte (per saldo 1,4 fte in verband met het incorrect berekenen van de daadwerkelijke totale salariskosten) toegekend omdat we toen al zagen dat de dienstverlening in gevaar kwam. De aanvraag was destijds o.a. om een kwaliteitsmedewerker aan het team toe te voegen zodat financiele en inkoop technische risico’s gedekt zouden worden. Omdat echter in de tussentijd problemen waren ontstaan in het oppakken van casussen, is toen de keuze gemaakt om de budgetten in te zetten op de meest urgente situatie.

Nu zien wij dat de destijds toegewezen formatie nog onvoldoende is voor een structurele oplossing waardoor de druk bij het wijkteam en de nood bij onze inwoners verder oploopt. 2.Te bepalen dat het budget een omvang heeft van € 450.396 en ter dekking een incidentele onttrekking ter hoogte van dat bedrag te doen aan de algemene reserve. De afgelopen periode is geprobeerd aan de hand van allerlei opties en (korte) interventies om de situatie te veranderen. Dit heeft onvoldoende het gewenste effect gehad om het structurele probleem op te lossen. In het belang van de kwaliteit van de dienstverlening aan onze inwoners en om tegemoet te kunnen komen aan de autonome ontwikkelingen (toename meldingen en Corona, waardoor knelpunten in dienstverlening ontstaan door achterstanden, wachtlijsten, toename zorgkosten), is het nodig om versneld tijdelijk extra personele capaciteit (4,89 FTE, in zetten tot de datum bestuurlijke fusie om de ontstane wachtlijsten en verminderde dienstverlening op te vangen. Daarnaast speelt nog de overgang naar Amsterdam, de teamopbouw en de gewenste cultuurverandering. Dit vraagt nog om een extra investering van €193.146 (voor 2,1 fte). In totaal is €643.542 nodig voor alle ontwikkelingen (voor in totaal 7FTE). In onderstaande tabel wordt getoond welke functies nodig zijn om ook de extra taken rondom teamontwikkeling en bestuurlijke fusie te waarborgen.

Amsterdam heeft aangegeven ook verantwoordelijkheid te willen nemen in het vinden van financiële dekking voor de meest urgente functies van jeugdconsulent en allround medewerkers sociaal wijkteam (zie hieronder, grofweg €280.000). Hierbij wordt zowel gekeken naar directiebudgetten als stadsdeelbudgetten. Daarnaast zijn er met Amsterdam gesprekken over het afwijken van de reguliere inhuurregels door met contractpartners in gesprek te gaan om snel aan geschikt personeel te komen.

Functie Jeugd consulent

Aantal Fte 1

Onderbouwing aantal fte

Urgentie

Wegwerken van de wachtlijst en het opzetten van werkinstructies over collegiale toetsing. Huidige wachtlijst is nu 12 casussen en 12 openstaande meldingen. Gemiddelde caseload van

Zeer hoog,

Z.186637/D.157195 3 van 8

Reden: toename meldingen + ziekte

Kosten voor 2021 €90.201 (schaal 9, jaar)

Benodigd voor Primair proces Ja

All round medewerker sociaal wijkteam

2

Kwaliteits medewerker

0,89

Sociaal loket medewerker

1

Begeleider/in tervisie

0,23 (8u pw)

Projectleider transformatie

1

Projectleider/ trainee/secre taris

0,89

Totaal

7 fte

jeugdconsulent is 20 casussen. Gemiddelde caseload is 20 casussen. Drie medewerkers hebben nu een caseload van grofweg 40 terwijl beleidsprojecten/regio projecten worden getemporiseerd waarbij 1 caseload niet wordt opgevangen, alleen bij ‘signalen’. Oppakken preventieve projecten zoals SWT in het onderwijs kan nu niet goed worden ingevuld. Hierdoor komt het swt niet toe aan de essentie van het werk van het sociaal wijkteam, actieve benadering, zorgmijders, in de wijk etc. Juridische en inkooptoets van de afgegeven beschikkingen, vertalen van meest recente wet- en regelgeving om zorg te dragen dat er geen risico’s worden gelopen tav inhuur, wet- en regelgeving en zorgkosten. Toetsing van elkaar werk. Wegwerken van de achterstanden: 218 openstaande Wmo-meldingen, oppakken bureaudiensten, frontoffice taken, Investeren in samenwerking voorveld Er zijn een aantal zaken in gang gezet met team opbouw, intervisie, veranderkundige vraagstukken. Hiervoor is iemand in 2020 ingezet, inzet van deze persoon in 2021 is nog onzeker.

Vanuit de transformatie komen veel taken (inkoop, ict, samenwerking regio). Zowel voor programmateam transformatie, beleid als sociaal domein team is het goed om daar een dedicated medewerker die meedenkt vanuit de uitvoering op te hebben. Deze kan tevens aansluiten en samenwerken met de projectleiders van OJZ, nu ligt er vaak druk op het team voor input en daarvoor is geen tijd. Op potten zetten van de werkprocessen, missie en visie en de benodigde cultuurverandering. In het verleden heeft een trainee dit tijdelijk opgepakt.

Zeer hoog, Reden: Opvang ziekte en uitval, toenemende problematiek door Corona

Hoog Reden: toetsen elkaars werk op kwaliteit lukt niet Hoog

Voor toekomst team en bouwen van groot belang, Reden: opgave cultuur en houding team Midden Reden: fusie

Midden/laag Reden: fusie

€197.081 (2 fte schaal 10, jaar)

Ja

€81.557

Ja

(schaal 9, jaar)

€81.557 (schaal 8, jaar)

Ja

€22.665 (schaal 10, jaar) Mogelijk mee te nemen in aanvraag ZO voor doorontwikkeli ng organisatie of AS €90.201 (schaal 9, jaar)

Nee, extra opgave ivm toekomstbeste ndig maken van het team

€80.280 (schaal 9, jaar)

Nee, extra opgave ivm toekomstbeste ndig maken van het team

Nee, extra taak ihkv bestuurlijke fusie

€643.542

Bij de ambtelijke overgang van Weesp naar Amsterdam zijn, in het geval van het sociaal wijkteam Weesp naar stadsdeel Zuidoost, de volgende afspraken gemaakt: - continuïteit van de huidige dienstverlening moet worden geborgd; - autonome ontwikkelingen zijn verantwoordelijkheid Weesp, ziektevervanging etc voor Amsterdam/Zuidoost; - Amsterdam levert aan Weesp, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dat niet te doen (omgekeerde bewijslast). Weesp hecht veel waarde aan de multidisciplinaire aanpak van het wijkteam en de sterke samenwerking die zij heeft met partners. De integrale werkwijze wordt na de bestuurlijke fusie behouden in Weesp. Om de hele keten van zorg, waarvan het sociaal wijkteam een onderdeel is, dit te borgen en te verweven in de Amsterdamse structuren, is een Plan van Aanpak opgesteld. (u bent hierover via een RIB bent geïnformeerd, Z.186061/D.155374). Gezien de Z.186637/D.157195 4 van 8

urgente situatie is er in dit voorstel voor gekozen om voor de huidige situatie een extra incidentele investering te doen om de dienstverlening aan onze inwoners te borgen. Met het oog op een zo goed mogelijke overdracht naar Amsterdam is in dit voorstel geen rekening gehouden omdat deze gesprekken nog lopen met Amsterdam. Dit zal ook een aanzienlijk tijdsbeslag leggen op het wijkteam. Met het oog op een zo goed mogelijke overdracht is in dit voorstel gekozen voor extra inzet voor de periode van dit kalenderjaar (2021), zodat in 2022 het team op orde is gebracht en kan worden overgedragen.

Doel en resultaten Het doel van de extra inzet is dat de formatie op peil wordt gebracht om toereikend te zijn zodat het team in control is waar het gaat om (in ieder geval) de uitvoering van de (wettelijke) taken. Er zijn reeds een aantal keuzes gemaakt om de negatieve effecten op de dienstverlening te beperken. a. Beperken van administratieve taken en bureaudiensten; b. Aanpassing werkprocessen WMO; nieuwe aanvragen in aparte werkvoorraad ‘Versnelde werkprocessen’ ; c. Alles wat niet perse een wettelijke taak of doorlooptijd termijn kent is al voorlopig gepauzeerd of getemporiseerd; d. Werken met informele wachtlijsten (bij jeugd). Elke week worden de nieuwe jeugdmeldingen verdeeld. Het kan zijn dat er geen ruimte is meer in de caseload van medewerkers, dit betekent dat de casus doorschuift naar het volgende verdelingsoverleg; e. de functie van kwaliteitsmedewerker is weggevallen ten gunste van de dienstverlening aan de Weesper, in de vorm van Wmo/jeugd consulenten. Hierdoor worden al enige tijd pragmatische keuzes gemaakt. Desondanks ontstaan er risico’s: 1. Dienstverlening aan inwoners komt in de knel. Doorlooptijden zijn langer – met daarbij toenemende risico’s op hogere zorgkosten en klachten; 2. Oppakken van meldingen gaat vertraagd. Hierdoor ontstaan risico’s (ten aanzien van veiligheid, voldoen aan wettelijke termijnen en oplopende zorgkosten).

Bij een gelijkblijvende situatie in het team, gaan dit soort zaken naar verwachting vaker voorkomen; 3. Door wegvallen van preventieve werkzaamheden verschuiving naar eerder en langere inzet naar maatwerkvoorzieningen wat leidt tot hogere zorgkosten (grofweg €430.000 boven begroting 2020) en een toename aan klachten in verband met afname dienstverlening. Dit gebeurt ook in zorg en welzijn casussen; 4. Afschalen van de bureaudiensten. Op verzoek van het bestuur is de bereikbaarheid van het sociaal wijkteam in coronatijd omgezet naar dagelijkse bereikbaarheidsdiensten van 8.30 tot 12.30 en van 12.00 tot 16.00 - juist om tegemoet te komen aan de meest kwetsbare inwoners. Deze roosters komen in de huidige situatie niet meer rond waardoor we nu wordt gewerkt met “terugbel notities”. Dit betekent echter wel dat het werk vooral doorschuift en in sommige gevallen dat er meer werk aan een melding zit.

Reden bespreking in de raad In de huidige begroting zijn geen middelen hiervoor beschikbaar. Het vrijmaken van budget uit de algemene reserve, zoals in beslispunt 2 wordt voorgesteld betreft een raadsaangelegenheid.

Z.186637/D.157195 5 van 8

Alternatieven voor oplossing en advies college Het alternatief is geen extra inzet plegen tbv ondersteuning van het wijkteam en de situatie op zijn beloop laten, met het risico dat het team de taken niet kan uitvoeren binnen de huidige formatie en onder de geschetste omstandigheden. Het resultaat is een gebrekkige dienstverlening aan kwetsbare burgers en risico’s dat verder uitval in het team ontstaat

Betrokkenheid burgers en instellingen; burgerparticipatie n.v.t.

Financiële paragraaf Het voorliggende besluit valt onder het financieel toezicht. Zowel van de gemeente Amsterdam als de provincie is daarom een verklaring van geen bezwaar vereist. Beide zullen daarom in de gelegenheid gesteld worden om een dergelijke verklaring af te geven. Het voorliggende besluit is daarmee onder voorbehoud van het verkrijgen van een verklaring van geen bezwaar van de provincie in haar rol als toezichthouder van het financieel toezicht waar Weesp momenteel onder staat in het kader van de aanstaande bestuurlijke fusie. Om ervoor te zorgen dat de achterstanden bij jeugdmeldingen en integrale, complexe casussen wordt ingelopen, wordt het volgende voorstel voor extra personele capaciteit voorgesteld. Het betreft de volgende functies (zie voor uitgebreidere onderbouwing de tabel op pagina 3): - 1 fte jeugdconsulent in verband met de toename van meldingen en het wegwerken van de informele wachtlijst, kosten voor 2021: € 90.201. Er is sprake van een toename in 2020 van 16% t.o.v. 2019 en 23% t.o.v. 2018 en daarnaast neemt ook de complexiteit van de gevraagde zorg toe; - 2 fte medewerker sociaal wijkteam, kosten voor 2021: € €197.081.

De caseload bij de medewerkers ligt nu op 40 casussen, terwijl een gemiddelde caseload van 20 in het veld gebruikelijk is; - 1 fte sociaal loket medewerker, kosten voor 2021: €81.557, oppakken van de ontstane administratieve achterstanden (reduceren ingebrekestellingen vanwege niet behalen wettelijke termijnen), invullen loketfunctie waarmee dienstverlening op gewenste bestuurlijke peil blijft; - 0,89 fte kwaliteitsmedewerker, kosten voor 2021: €81.557. Juridisch en inkoop technisch controleren van de afgegeven beschikkingen zodat juiste wettelijke bepalingen, meest recente jurisprudentie en ingezette zorgkosten inhoudelijk worden getoetst. Totaal: €450.396 incidenteel De dekking voor de incidentele lasten in 2021 is de algemene reserve. De verwachte stand van de algemene reserve per 31 – 12 – 2020 is met € 8,1 miljoen (exclusief het rekeningresultaat 2020) ruim boven het richtbedrag voor deze reserve van € 6,0 miljoen van het college.

Uitvoering Uitvoering van het besluit vindt plaats zo snel mogelijk na het raadsbesluit op 12 april 2021 en na toestemming van de toezichthouder, in verband met de urgentie.

Terugkoppeling/evaluatie De raad wordt in het derde kwartaal schriftelijk geïnformeerd over de voortgang en de effectiviteit van de ingezette maatregelen.

Z.186637/D.157195 6 van 8

Communicatie n.v.t.

Bijlagen Meegestuurd: Begrotingswijziging Gemeente Weesp Sociaal Wijkteam (BW 2021-2)

Z.186637/D.157195 7 van 8

*Z04ED8D77FF* Commissieadvies:

Raadsbesluit Onderwerp: Begrotingswijziging sociaal wijkteam Behoort bij het raadsvoorstel registratienummer Z.186637/D.157195 De raad van de gemeente Weesp; Gelezen het voorstel van het college d.d. ………… (beoogde behandeldatum college) Gezien (relevante wet- en regelgeving) BESLUIT: 1. 2. Noot van de griffier: Dit besluit is genomen met de aantekening dat (toezegging, aanpassing, afspraak, nuancering van de argumenten e.d.) Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van ……………… (beoogde behandeldatum raad) De raad voornoemd,

M. van Engelshoven, griffier Amendementen: Moties:

Z.186637/D.157195 8 van 8

B.J. van Bochove, voorzitter