Bijlage bij RIB 2021 33 - Leurprocedure

Leurprocedure Werkinstructie

Versiebeheer Datum

Versie

Wijziging

Naam

Leurprocedure

Inhoud 1. Uitgangspunten ...................................................................................................................3 2. Kaders .................................................................................................................................3 3. Fase 1: Gegevens verzamelen ................................................................................................5 4. Fase 2: Analyse en conclusie ..................................................................................................5 5. Fase 3: Bestuurlijk traject ......................................................................................................5 6. Fase 4: Uitvoering ............................................................................................................... 6 Bijlage 1 Format Leuren Gemeentelijk Vastgoed .........................................................................7 Bijlage 3 Beleidsdoelen gemeente Amsterdam ........................................................................... 9

2

Leurprocedure

1. Uitgangspunten De Spelregels Vastgoed en het Coalitieakkoord 2018-2022 geven een paar belangrijke uitgangspunten mee over de inzet van vastgoed: •

Bij het vrijkomen van een object wordt altijd onderzocht of het object nog een beleidsdoel kan dienen en voor de portefeuille dan wel gemeentelijk vastgoed behouden blijft of aangeboden kan worden voor commerciële verhuur;

•

Verkoop van gemeentelijk vastgoed is géén doelstelling van de gemeente. Maatschappelijke en publieke doelstellingen zullen leidend zijn in onze vastgoedstrategie;

•

De bestuurscommissie, de stadsloodsen en beleidsdirecties kunnen potentiële huurders voordragen;

•

Leegstand moet zoveel mogelijk worden voorkomen en is altijd tijdelijk;

•

Bij leegstand korter dan één jaar is sprake van leegstandsbeheer. Bij voorzienbare leegstand langer dan één jaar is tijdelijke verhuur mogelijk.

Om bij een leegkomend object volgens deze uitgangspunten te werken is de leurprocedure opgesteld. De leurprocedure biedt kans voor beleidsdirecties en stadsdelen om initiatieven die een beleidsdoel dienen gebruik te laten maken van gemeentelijk vastgoed. Beleidsdoelen: welke maatschappelijke activiteiten willen we huisvesten? Een andere voorwaarde om de ambities op vastgoedgebied waar te maken is een heldere afbakening welke maatschappelijke activiteiten we primair willen huisvesten. Huurders, die een bijdrage leveren aan het verwezenlijken van onze beleidsdoelen, worden tegen minimaal de kostprijs voorzien van passende huisvesting. Zij krijgen, waar dat mogelijk is, huisvesting in ons vastgoed tegen een maatschappelijke huur. Als de huurder de maatschappelijke huur niet volledig kan opbrengen, bestaat er de mogelijkheid van subsidiëring. Huurders komen in aanmerking voor huisvesting in onze maatschappelijke panden als zij helpen onze beleidsdoelen te realiseren. Daarvan is sprake als zij voor hun activiteiten al een subsidie ontvangen en/of als hun activiteiten tot beleidsdoel benoemd zijn in een besluit van college of raad. Als van geen van beide sprake is, brengen we huurders een commerciële in plaats van een maatschappelijke huurprijs in rekening en zal sprake zijn van een kortdurende verhuring.

Als een object leeg komt en er niet direct een opvolgende huurder is met hetzelfde beleidsdoel, dan wordt het object aangeboden via de leurprocedure aan de beleidsdoelen. Indien geen match tot stand komt dan wordt het object voor de commerciële verhuur aangeboden. Onderstaand volgen de stappen die worden doorlopen in de leurprocedure. Voor het toetsen van ruimtevragen aan de vastgestelde beleidsdoelen wordt verwezen naar de bijlage 2. Format Leuren Gemeentelijk Vastgoed.

2. Kaders De leurprocedure kent een aantal kaders. De kaders kunnen als volgt worden samengevat:

3

Leurprocedure • Organisaties die op dit moment al een subsidie ontvangen voor hun activiteiten of in een besluit van het college of raad benoemd zijn als een beleidsdoel kunnen via een beleidsdirectie of het stadsdeel vastgoed claimen in de leurprocedure; •

Vastgoed wordt ingebracht in de leurprocedure als er geen opvolgende huurder is met hetzelfde beleidsdoel;

•

Vastgoed kan alleen geclaimd worden als de organisatie voldoet aan alle gestelde kaders in de factsheet.

4

Leurprocedure

3. Fase 1: Gegevens verzamelen 1. Zodra bekend is dat de huurtermijn eindigt of een object wordt ontruimd en niet verhuurd wordt aan hetzelfde beleidsdoel geeft de manager van de portefeuille dit door aan de manager van de portefeuille Grond en Commercieel; 2. De manager van de portefeuille wijst een dossierhouder aan; 3. De dossierhouder maakt een nieuwe map aan in Docwerker. Hierin slaat de dossierhouder alle informatie op; 4. De assetmanager vult de factsheet in en bespreekt dit met de dossierhouder. Opmerkingen en vragen over de factsheet worden besproken tussen de assetmanager, dossierhouder en waar nodig de manager van de portefeuille; 5. Bij het verzamelen van de gegevens wordt ook de bouwkundige staat en financiële gegevens in beeld gebracht. Daarnaast wordt door de assetmanager overwogen om het pand voorafgaand aan een verhuring eerst te renoveren of te verduurzamen; 6. De dossierhouder brengt het object in bij het Panden en Programma (hierna: PEP) overleg, vervolgens wordt door de notulist van het PEP-verleg de definitieve factsheet per mail gedeeld met de beleidsdirecties en stadsdelen.

4. Fase 2: Analyse en conclusie 1

Beleidsdirecties en stadsdelen kunnen vastgoed claimen als zij voldoen aan de vastgelegde voorwaarden in de factsheet;

2

Beleidsdirecties en stadsdelen hebben zes weken de tijd om een object te claimen. De termijn gaat in na inbreng in het PEP overleg. Een claim kan ingediend worden door de factsheet binnen de gestelde termijn te mailen naar de dossierhouder. Indien er een spoedeisend belang is of een herhaling van de leurprocedure, kan van de termijn afgeweken worden;

3

Binnen vijf werkdagen na de claimtermijn neemt de dossierhouder contact op met de betrokken beleidsdirecties en stadsdelen die een claim hebben ingediend. Er vindt een mediationgesprek plaats tussen Gemeentelijk Vastgoed en de betrokken beleidsdirecties en/of stadsdeel waarin het vastgoed zich bevindt om te sturen op een ambtelijk besluit. Afhankelijk van de uitkomst verloop het proces als volgt: a. Indien één claim blijft staan wordt overgegaan tot gunning en eindigt de leurprocedure door middel van een huurovereenkomst. b. Indien na het mediationgesprek meerdere claims blijven staan, is een besluit van het College nodig. Hiervoor dient het bestuurlijk traject te worden gevolgd en verloopt het proces volgens onderstaande fases.

5. Fase 3: Bestuurlijk traject 1

De beleidsdirecties of het stadsdeel leveren input voor de DT-flap, stafflap en collegeflap;

2

De dossierhouder organiseert een overleg met de bestuursadviseur van Gemeentelijk Vastgoed;

4

In het overleg met de bestuursadviseur worden de concept stafflap en concept collegeflap besproken. Met name de mogelijke opties, de beslispunten en de planning komen in dit overleg aan de orde;

5

De financiële tabel in de flappen moet de financiële gevolgen, zowel structureel als incidenteel, bij voortgaande verhuur zichtbaar maken;

5

Leurprocedure 6 De dossierhouder stuurt de definitieve stafflap en collegeflap naar de bestuursadviseur ter inbreng in de screening. In de screening worden de stukken beoordeeld; 7

Na de screening worden de flappen aangepast naar aanleiding van de opmerkingen in de screening;

8

Er wordt aan DT gevraagd om akkoord te gaan met agendering voor de staf;

9

Na instemming van de manager van de portefeuille levert de dossierhouder de uiteindelijke bestuurlijke stukken aan bij de bestuursadviseur. De bestuursadviseur zet de stukken door in Andreas;

10 Het college neemt een besluit.

6. Fase 4: Uitvoering Na beëindiging van de leurprocedure wordt het dossier overgedragen aan de betreffende manager van de portefeuille waarin het vastgoed wordt ondergebracht. De assetmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van onder andere de verdere verhuuronderhandelingen en opstellen huurovereenkomst.

6

Leurprocedure

Bijlage 1 Format Leuren Gemeentelijk Vastgoed Dossierhouder Assetmanager Algemene gegevens

Foto object

Adres object Bag- identificatienummer Bouwjaar Omschrijving object en omgeving Beperkingen Bestemmingsplan- mogelijkheden

Kopie van bestemmingsplankaart met toelichting

Monumentenstatus BVO m2 + VVO m2 o.b.v. NEN-meting

BVO: VVO:

Perceeloppervlak m2 Aantal verdiepingen en aantal ruimten

Ruimten: Verdiepingen:

Overige kenmerken (lift, mindervalide en buitenruimte) Parkeermogelijkheden Komt beschikbaar per datum Technische gegevens

7

Leurprocedure Bouwkundige staat gebouw Technische staat installaties MJOP/DMJOP Energielabel Bodemonderzoek Asbestinventarisatie Duurzaamheidsmaatregelen Financiële gegevens Maatschappelijke huur per m2 VVO

Maatschappelijke huur per jaar *In huidige staat zonder investering/aanpassing *De maatschappelijke huur wordt bij een eventuele contractvorming opnieuw berekend conform de dan geldende variabelen en methodiek

Claim *in te vullen door beleidsdirectie of stadsdeel

Stadsdeel of beleidsdirectie

Gemeentelijk beleidsdoel

Aanleiding claim

Businesscase *kan voldoen aan maatschappelijke huur en budgettering eventuele verbouwing is rond

Beleidsdoel past in gestelde voorwaarden (maatschappelijke huur, oppervlakte en Conclusie

*in te vullen door dossierhouder

8

Leurprocedure Datum bestuurlijk besluit

*in te vullen door dossierhouder

Geplande datum overdracht aan Assetmanager

*in te vullen door dossierhouder

Bijlage 3 Beleidsdoelen gemeente Amsterdam De volgende beleidsdoelen komen per januari 2020 in aanmerking voor een maatschappelijke huurprijs. Naar gelang de maatschappelijke behoeften en de politieke keuzes wordt deze lijst aangepast. Beleidsdoel

Definitie

Voorbeelden

Economische zaken

Huisvesting van (commerciële) functies die specifiek economisch beleid ondersteunen.

Buurtinitiatieven, wijkondernemingen

Gebiedsontwikkeling

Strategisch bezit met het doel dit (op termijn) in te zetten ten behoeve van de ruimtelijke ordening. De huidige activiteit is geen reden om het in bezit te hebben of krijgen.

Aankopen van objecten om een nieuwe wijk te ontwikkelen, aankopen van objecten om ongewenste functies te beëindigen

Kunst en Cultuur

Huisvesting van het deel van de Kunst en Cultuursector dat bijdraagt aan het gemeentelijke beleid op dat gebied.

Musea, theater, CAWAkunstenaarsateliers, broedplaatsen, bibliotheken, bijzonder cultureel erfgoed

Onderwijs

Gebouwen voor primair, voortgezet en speciaal onderwijs in bezit van de gemeente.

Basisscholen, voortgezet onderwijs, speciaal onderwijs, multifunctionele (onderwijs-) accommodaties, gymzalen

Sport en Recreatie

Huisvesting van sport en recreatie voor zover de gemeente daar een bijdrage aan levert.

Zwembaden, clubhuizen, speeltuinen, sportvelden, sportcomplexen

Vervoer en parkeren

Ondersteuning van het parkeer- en openbare ruimtebeleid om auto's zo veel mogelijk buiten de openbare ruimte te parkeren. Door het verplaatsen van parkeerplekken van straat naar garage, het faciliteren van P+R en fiets parkeren.

Parkeergarages en parkeerterreinen buiten de openbare ruimte voor vergunninghouders en/of betalende bezoekers

Welzijn en maatschappelijke Huisvesting van maatschappelijke partners op het dienstverlening gebied van participatie, jeugd, leefbaarheid, diversiteit, veiligheid en welzijnswerk.

Welzijnswerk, jongerencentra, buurtcentra, buurtinitiatieven, reintegratieprojecten, opvang dak- en thuislozen

9

Leurprocedure Zorg

Huisvesting van maatschappelijke partners op het gebied van geestelijke of lichamelijke gezondheidszorg, maatschappelijke opvang en ondersteuning.

Medische zorg, ouder-kind-centra, geïntegreerde voorzieningen, verslavingszorg

Gemeentelijke huisvesting

Huisvesting van de eigen bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Hier is geen sprake van verhuur, dus ook geen (maatschappelijke) huurprijs.

Stadhuis, stadsdeelkantoren, overige ambtelijke kantoren, gemeentewerven

1 0