Bijlage 3 bij RIB 2021 68 - End of tranchereport 1
Tekst van het document
End of Tranche (1) report IV-Projecten Cluster Interne Dienstverlening Project IB Transitie Weesp
Datum conceptie: 22-09-2020 Projectnummer:
ID-2020-007
Projectleider:
Richard de Geus
Opdrachtgever:
Anouk Kramp, Hoofd IV Interne Dienstverlening
Versie:
1.1
Auteur(s):
Richard de Geus
Datum actueel:
20-11-2020
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1 Versiebeheer
Versie
Datum
Auteur
Samenvatting van de wijzigingen
0.1
26-10-2020
Richard de Geus
Initieel concept
0.2
04-11-2020
Richard de Geus
Verwerkt commentaar
0.9
04-11-2020
Richard de Geus
Definitief concept
1.0
09-11-2020
Richard de Geus
Goedkeuring stuurgroep
1.1
20-11-2020
Richard de Geus
Verwerkt commentaar RHCVV
Referentiemateriaal -
Uitvoeringsplan v1.0 Onderzoeksrapport Solviteers: Analyse koppeling SquitXO – Decos.pdf Maandelijkse rapportages voortgang op archiefachterstanden t/m oktober 2020
2
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1
Inhoudsopgave Managementsamenvatting ...................................................................................................................... 4 1
Inleiding ........................................................................................................................................... 5 1.1
2
3
4
5
Verantwoording ....................................................................................................................... 5
Achtergrond ..................................................................................................................................... 5 2.1
Doelstellingen .......................................................................................................................... 5
2.2
Leveringsomvang tranche 1 ..................................................................................................... 5
A.
Archiefachterstanden (D16), Vernietiging (D11), en Archiefbescheiden elders bewaard (D17) .. 6
B.
Bruikleenovereenkomst (D07) .................................................................................................. 6
C.
Volledig overzicht (D06) en verantwoordelijkheden per domein (D08)..................................... 6
D.
Op orde brengen van de analoge en digitale vernietiging (D11) ................................................ 7
E.
Zaken Decos compleet (D18) ................................................................................................... 7
2.3
Buiten Scope ............................................................................................................................ 7
Analyse/ Retrospectief ..................................................................................................................... 7 3.1
Planning voorgaande tranche .................................................................................................. 7
3.2
Uitkomst tranche 1................................................................................................................... 8
3.3
Toetsing aan de batenprofielen.............................................................................................. 10
3.4
Aanpak .................................................................................................................................. 10
3.5
Samenwerking ....................................................................................................................... 10
3.6
Financieel............................................................................................................................... 10
3.7
Risico's ................................................................................................................................... 10
Verbeterpunten/ aanbevelingen ......................................................................................................11 4.1
Haalbaarheid ..........................................................................................................................11
4.2
Concrete verbeteracties en afspraken .....................................................................................11
Vooruitblik tranche 2 .......................................................................................................................11
Bijlage 1 – Archiefachterstanden (metrieken)..........................................................................................13
3
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1
Managementsamenvatting Voor u ligt de eerste end-of-tranche rapportage van het project IB Transitie Weesp. Deze sluit een periode af van zes maanden van april tot en met september 2020, waarin centraal staat de IB Transitie in het kader van de gemeentelijke fusie tussen Weesp en Amsterdam. Deze rapportage dient tevens ter voorbereiding op de volgende tranche van dit veranderingstraject vanaf heden tot en met maart 2021. Met deze rapportage kijken we terug, analyseren en evalueren we wat er de afgelopen zes maanden is gebeurd en wat we hebben bereikt. Daarbij reflecteren we op tekortkomingen en verbeterpunten. Het algemene gevoel aan het einde van de eerste tranche is dat zaken in de goede richting bewegen. De belangrijkste deliverable is het Uitvoeringsplan. Hierin zijn Visie, Blauwdruk, Batenprofielen en Doelen gedefinieerd. Gelijk met de ontwikkeling van het Uitvoeringsplan zijn enkele deelprojecten en gecoördineerde activiteiten opgestart. De voortgang hierin is nog beperkt, onder meer vanwege de vakantieperiode en de coronacrisis die aan het einde van de zomer verslechterde. Dit rapport heeft als doel kort en bondig te zijn en niet te zeer te vallen in details. Voor geïnteresseerden in de finesses van het project wordt graag verwezen naar het Uitvoeringsplan en eventuele deelplannen.
4
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1
1
Inleiding
Deze review van de eerste tranche van het project heeft als doel te leren wat er deze periode is bereikt (positief en negatief) en eventueel het aanpassen van de organisatiestructuur en de verschillende vaardigheden en disciplines benodigd om succesvol te zijn. De uitkomst van deze review zal aanleiding zijn voor een bijstelling van het Uitvoeringsplan 1.0. Deze wordt dan in een hernieuwde versie aan de stuurgroep aangeboden.
1.1
Verantwoording
Aan de end-of-tranche review werkten mee: -
Evert Giphart Hans Biemans Ester Hooijmaijers Marieke Water Maaike Redeker Melissa van Bijsterveld Carlo Vennik
Teammanager IB Informatiemanager Adviseur Informatiebeheer A’dam Adviseur Informatiebeheer A’dam Adviseur Informatiebeheer Weesp Adviseur Informatiebeheer Weesp Recordsmanager
In verband met de opstartfase is het RHCVV nog niet direct betrokken bij deze evaluatie.
2
Achtergrond
2.1
Doelstellingen
Dit project beoogt de volgende doelstellingen: 1 2 3
Voldoen aan de eisen met betrekking tot het informatiebeheer, zoals gesteld door de toezichthouder (zie informatiebasis); Voldoen aan wet- en regelgeving voor duurzame toegankelijkheid, openbaarheid, informatieveiligheid en privacy (Archiefwet, Archiefregeling, AVG, Wet Arhi); Voldoen aan de eisen, wensen en verwachtingen ten aanzien van informatiebeheer van de gemeenten Amsterdam en Weesp, in het bijzonder van RHCVV, Stadsarchief en de interne belanghebbenden, zoals de directies en stadsdelen verantwoordelijk voor de dienstverlening aan de burgers van beide gemeenten.
Het bereiken van deze doelstellingen is van groot strategisch belang voor de gemeenten Weesp en Amsterdam. Als compliance-project verdient dit project de aandacht en betrokkenheid op bestuurlijk niveau. Alle details van dit project zijn uitvoeriger beschreven in het Uitvoeringsplan.
2.2
Leveringsomvang tranche 1
De leveringsomvang van het project wordt bepaald door het doelenportfolio. Op dit moment zijn er 34 doelen gedefinieerd. Het volledige, althans voor nu vastgestelde doelenportfolio is in het Uitvoeringsplan v1.0 te lezen. Welke doelen in welke tranche zullen worden opgepakt, is te vinden in tabel Tabel 1. Navolgend zijn de doelen geclusterd in werkpakketten beschreven die in tranche 1 (die loopt van april tot en met september 2020) zijn opgepakt, en waarvan op korte termijn zichtbare resultaten worden verwacht.
5
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1
A.
Archiefachterstanden (D16), Vernietiging (D11), en Archiefbescheiden elders bewaard (D17)
Ter voorbereiding op de bestuurlijke fusie van Weesp en Amsterdam en een goede invlechting van taken en werkzaamheden van beide gemeenten, moeten de achterstanden in de bewerking, overbrenging en vernietiging van de analoge archieven worden ingelopen. Deze achterstanden laten zich indelen in de volgende werkpakketten: 1. 2. 3. 4. 5.
Bewaarblok periode 1989-1997 Bewaarblok periode 1998-2008 Vernietigingsblokken (jaarblokken tot en met 2020) Vernietigingsblok 2004 (vernietigbare archiefbescheiden uit het overgebrachte blok 1940-1988) Extern geplaatst fysiek archief in het kader van gemeenschappelijke regelingen
Op aanbeveling van de toezichthouder is gestart met de bewerking van het archief uit de periode na 1989, opdat alleen dat deel bewaard blijft wat wettelijk permanent bewaard moet worden. Bij de verwerking van de blokken is een aantal obstakels te slechten. Deze zijn onder meer: het aanvullen van ontbrekende informatie in afgesloten zaken, het corrigeren van fouten, het achterhalen van de juiste informatie-eigenaar en het verkrijgen van goedkeuring tot vernietiging, het vaststellen van het juiste format voor de vernietigingslijsten en processen-verbaal, et cetera, et cetera. De totale inspanning voor dit werkpakket wordt geraamd op 2.224 uur. Dit werk dient naast de reguliere werkzaamheden te worden uitgevoerd. Daarom is voorgesteld om extra interne capaciteit te alloceren, danwel in te huren, of anders de werkzaamheden als geheel of delen ervan uit te besteden. In het Uitvoeringsplan is een voorstel gedaan voor de inzet van medewerkers uit het zogenoemde Omegateam die momenteel werkzaam zijn voor Stadsarchief Amsterdam. Een exacte planning zal afhankelijk zijn van de keuzes hierin. Uitgangspunt is dat de werkzaamheden (ruim) voor de bestuurlijke fusie kunnen worden afgerond.
B.
Bruikleenovereenkomst (D07)
Om de versnippering en het vermengen van de archiefbescheiden tegen te gaan, zal met de uitvoerende directies bindende afspraken worden gemaakt in de vorm van een ‘overeenkomst tijdelijk ter beschikkingstelling archief’, kort: bruikleenovereenkomst. In deze overeenkomst is beschreven aan welke voorwaarden de uitvoerders van de Weesper processen zich dienen te houden. Een aanzet hiertoe is al gegeven in de vorm van een conceptovereenkomst. Deze is inmiddels beoordeeld door de juridische afdeling van de gemeente Amsterdam en het RHCVV. Verwachting is dat het document in het aanstaande TIO, respectievelijk SIO (september 2020) worden goedgekeurd. Onderdeel van de bruikleenovereenkomst is een dynamisch deel (z.g. bijlage 2) met daarin de details van de betreffende archiefbescheiden en de plaats waar deze worden gebruikt. Zie hiervoor de volgende paragraaf.
C.
Volledig overzicht (D06) en verantwoordelijkheden per domein (D08)
Om grip te krijgen op alle informatie die voortkomt uit haar taken, moet de gemeente een volledig overzicht hebben van de processen, de bijbehorende informatie zoals proceseigenaren, analoog of digitaal danwel hybride, in welke applicatie wel/niet archiefwaardige informatie, de mogelijkheid tot goed beheer van deze informatie en waar de informatie zich bevindt. Daarbij dienen volgens de toezichthouder alle verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer per domein te worden vastgelegd, opdat altijd duidelijk is wie in de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoering van goed informatiebeheer in een bepaald domein. Juist bij het uitbesteden van deze taken moet de uitvoering kunnen worden bewaakt. Het opstellen en onderhouden van deze overzichten is tijdrovend en complex, maar valt binnen de reguliere werkzaamheden van informatiebeheer. Extra inspanning buiten het reguliere werk wordt niet verwacht.
6
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1
D.
Op orde brengen van de analoge en digitale vernietiging (D11)
De routering van de vernietigingslijsten naar de juiste afdelingshoofden en het ophalen van de handtekeningen dienen te worden georganiseerd. Om dit mogelijk te maken, moet DIV beschikken over de juiste benaming van verantwoordelijke organisatieonderdeel en welke processen hieraan gebonden zijn. Voor het vullen van de grondslag dient onder meer een apart veld te worden gemaakt in Decos. Deze werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door de medewerkers van DIV. Extra (externe) inspanning wordt niet voorzien.
E.
Zaken Decos compleet (D18)
Het (deels) ontbreken van digitale informatie in zaakdossiers van Decos, maar ook van fysieke stukken is een zorgpunt. Dit heeft met de discipline van de medewerkers te maken die niet altijd zorgen dat een zaak compleet in Decos wordt geregistreerd. Zaken in Decos worden ook te vaak niet goed afgesloten. De overdracht van het werk bij de ambtelijke fusie heeft de situatie geen goed gedaan. De fysieke en mentale afstand van de uitvoerende medewerkers is vergroot. Er is geen goed proces ingeregeld om hier mee om te gaan en de kwaliteit van de zaken te verbeteren. Dit probleem vergt een oplossing op korte termijn. Er wordt momenteel gewerkt aan een rapportage die de problematiek inzichtelijk moet maken en een opening moet bieden naar een oplossing. Hiermee bestaat er een sterke relatie met C. Naast de doelen in bovengenoemde clusters zijn ook andere, solitaire doelen nagestreefd. Deze worden in hoofdstuk 5 meegenomen.
2.3
Buiten Scope
Dit project kent twee gelieerde projecten: IV-invlechting Weesp en IT Invlechting Weesp. Deze projecten zijn aangrenzend maar daarbij tevens uitsluitend. Uitzondering hierop is de ontvlechting van Decos JZD dat onder de hoede van dit project wordt genomen.
3
Analyse/ Retrospectief
3.1
Planning voorgaande tranche
Deze eerste tranche van het project beoogde de volgende managementproducten met daarop de noodzakelijke besluitvorming: -
Oplevering Projectbrief, met daarin het voorstel van de te volgen koers Oplevering Uitvoeringsplan (ligt ter goed keuring bij de stuurgroep) Opstarten van deelprojecten en gecoördineerde activiteiten
Kwaliteitseisen:
-
-
Voor het compliance deel van de doelstellingen worden de kwaliteitseisen bepaald door het RHCVV die naast de Provincie optreedt als autonome toezichthouder. Deze kwaliteitseisen zijn gedetailleerd beschreven in de verschillende rapportages van het RHCVV, de Provincie en de KPI’s van de VNG. De kwaliteitseisen zijn vertaald in het Uitvoeringsplan naar concrete doelen. Het RHCVV heeft deze vertaling gecontroleerd en akkoord verklaard. De kwaliteitseisen die betrekking hebben op de transitiedoelstellingen, zijn beschreven in de verschillende projectplannen en werkpakketbeschrijvingen. Gemakshalve wordt hier naar verwezen. Controle en beoordeling vindt eveneens plaats door het RHCVV, maar ook door de IB-teammanagers en andere IB- en archiefkundigen van Amsterdam.
7
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1
3.2
Uitkomst tranche 1
De volgende zaken zijn in tranche 1 bereikt of opgepakt. Veiligstellen gegevens en archief OFGV (D01) De OFGV is de uitvoeringsorganisatie die diverse milieutaken uitvoert onder mandaat voor Weesp en andere gemeenten op het gebied van vergunningsverlening, toezicht en handhaving. Gemeente Weesp blijft echter verantwoordelijk voor de eigen archiefbescheiden. Relevante stukken worden door OFGV tijdelijk bewaard op een FTP-server voor uitwisseling. Door een gebrekkige afstemming werden deze documenten nimmer afgehaald (gedownload). Aangezien de opslag op de FTP-server slechts tijdelijk was, dreigede de gegevens hierdoor verloren te gaan. Dit urgente probleem is nu opgelost (geautomatiseerd) en er is een voorziening gemaakt waar de gegevens tijdelijk worden bewaard. Een besluit over een permanente bewaarplaats voor deze archieven moet nog worden genomen, maar loopt nu parallel met de terugtreding van Weesp uit de gemeentelijke regelingen. In de komende tranche zullen de opgeslagen documenten nog worden gemetadateerd en daarna duurzaam opgeslagen. Een exacte locatie moet nog worden bepaald. Als mogelijk wordt dit meegenomen in het deelproject voor de ontvlechting van Decos Join. Bruikleenovereenkomst (D07) De bruikleenovereenkomst is in basis al enige tijd gereed. Echter, over de exacte tekst zijn door het RHCVV nog wijzigingsvoorstellen gedaan.
Ook de zogenaamde dynamische bijlage met daarin welke Weesper archiefbestanddelen waar in gebruik zijn, wordt nog aan verschillende controles onderworpen om het beeld zo nauwkeuring en actueel mogelijk te krijgen. Dit is belangrijk om in de toekomst controles te kunnen uitvoeren en directies op hun verantwoordelijkheid te kunnen aaspreken. Vernietiging en vervreemding (D11) DIV Weesp maakt goede vorderingen met de achterstand op de archiefbewerking. In augustus jongstleden is een nulmeting gedaan. Maandelijks wordt over de voortgang gerapporteerd (zie bijlage). Om de grotere archiefdelen te kunnen verwerken, is gezocht naar binnen de organisatie beschikbare capaciteit. Deze capaciteit is gevonden bij het zogenaamde Omegateam dat momentreel werkzaam is voor Stadsarchief Amsterdam. Vanaf april 2021 zijn gekwalificeerde medewerkers beschikbaar om de collega’s van DIV in Weesp te assisteren. In de tweede helft van november a.s. zal (onder coronavoorbehoud) met betrokkenen een intake en werkbespreking worden gehouden op locatie Weesp. Zorgen voor voldoende mensen en middelen (D12) Met de goedkeuring van het Uitvoeringsplan worden de middelen vrijgemaakt om het informatiebeheer tot aan de bestuurlijke fusie in personele zin voldoende te kunnen waarborgen.
Daarnaast zal dit project zich toeleggen op de borging van het informatiebeheer voor de periode daarna, ter ondersteuning van de directies in hun zorgtaak voor de inwoners van Weesp. Archieven Weesp elders bewaard (D17) Met Hilversum zijn afspraken gemaakt over het terughalen van de Weesper archiefbestanddelen. Deze bestanddelen hebben voornamelijk betrekking op de BBZ (Besluit bijstandverlening zelfstandigen). Het voorstel om de archieven op te halen en op locatie in Weesp fysiek te scheiden, stuitte op bezwaar van Hilversum, omdat hierin ook de archiefbescheiden van andere gemeenten vermengd zijn. Vandaar het
8
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1 voornemen om de werkzaamheden op locatie Hilversum uit te voeren. Helaas kon een veldinspectie van de 170 dozen archiefmateriaal in september jl. niet doorgaan, eerst vanwege een klein voorval met een steekwagen, daarna vanwege de aangescherpte coronamaatregelen in Hilversum. Hierdoor loopt ook de uitwerking van het plan van aanpak vertraging op. Aangezien niet bekend is wanneer de werkzaamheden kunnen worden hervat, blijft een opleverdatum voor nu ongewis. Zodra de gelegenheid zich voordoet, zullen de werkzaamheden worden hervat. SquitXO/ migratie (D52) Een onderzoek door leverancier Solviteers naar de knelpunten in de koppeling tussen SquitXO (omgevingsvergunningen) en Decos Join (zaaksysteem) wees de matige performance van het netwerk en de systeemomgeving van Decos aan als belangrijkste oorzaak van de problemen. Momenteel doet IT onderzoek naar een migratie van Decos Join naar de cloud. Dit zou de prestaties van Decos sterk kunnen verbeteren. Bovendien wordt de koppeling met SquitXO dan opnieuw gemaakt en getest. Deze migratie staat los van de vooraanstaande overstap van SquitXO naar de taakapplicatie Power Browser. Hiervoor ontbreekt echter nog een concrete planning. Ook de migratie is op dit moment nog niet zeker. IT tracht in samenwerking met de leverancier hierop een antwoord te krijgen.
Scheiden archiefvorming (bewustwording) (D54) De gemeente Weesp is tot de bestuurlijke fusie wettelijk verplicht is om een eigen archief te onderhouden. Tot dat moment dienen de archieven van de gemeenten strikt gescheiden te blijven. Ook moet worden voorkomen dat de archieven van Weesp binnen Amsterdam versnipperd raken. Om de archieven bij de uitvoering van taken gescheiden te houden, zijn twee maatregelen genomen. De eerste betreft een heldere instructie aan de medewerkers hoe om te gaan met de uitgeleende archiefbestanddelen van Weesp en waakzaam te zijn om deze niet te vermengen met die van Amsterdam. Een voorbeeld van een praktische invulling is het gebruik van de zogenoemde G:schijf; medewerkers die in Amsterdam werkzaamheden uitvoeren voor Weesp en hun documenten niet kunnen aanmaken of opslaan in de voor hun gebruikelijke mappen op de juiste plek, dienen gebruik te maken van deze hoofdmap G:\Weesp, en nadrukkelijk niet van andere mappen. Daarnaast is er voortdurend aandacht gevraagd voor dit onderwerp door onder andere publicatie op Intranet en Tamtam, en het geven van voorlichting en instructie aan de verschillende betrokkenen, waaronder de accounthouders, projectleiders en de Cluster Adviesteams (CAT).
De boodschap daarbij is dat gegevens van Weesp opgeslagen mogen worden in Amsterdamse taakapplicaties, mits deze herkenbaar blijven en nadien nog zijn te scheiden van die van Amsterdam. In de komende tranche zal een herhaalde controle plaatsvinden om te bezien of alle directies de instructies naar behoren naleven. Instrument hiervoor is de bruikleenovereenkomst, waarin de afspraken rond het gebruik van de Weesper archiefbestanden juridisch zijn bekrachtigd. Zwerfdata (D59) Bij de inventarisatie van gegevensbestanden buiten de reguliere applicaties van Weesp, zijn door het ITinvlechtingsproject - zoals verwacht - grote hoeveelheden data gevonden die niet eenvoudig kunnen worden gemigreerd of overgedragen. Het gaat hierbij om ruim 1,2 Terabyte aan gegevens in afdelingsmappen en ruim 1,1 Terabyte aan data in persoonlijke folders van medewerkers. Een deel van deze data zal voor een wettelijk bepaalde termijn bewaard moeten blijven. Een ander deel zal voor vernietiging in aanmerking komen. Om de bewaartermijn te kunnen vaststellen, kunnen gegevens mogelijk aan een zaak worden gerelateerd. Het zaaktype en de uitkomst van een zaak bepaalt dan de wettelijke bewaartermijn. Een plan is in wording hoe hier mee om te gaan. Het ICT-team Weesp heeft medio september een start gemaakt met een eerste schifting. Een lastige klus die traag verloopt.
9
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1
3.3
Toetsing aan de batenprofielen
De projectresultaten worden enerzijds getoetst aan de specificaties in het doelenportfolio, anderzijds aan de mate waarin ze direct of indirect bijdragen aan baten, zoals beschreven in de Batenprofielen. Gezien het vroege stadium waarin het project zich bevindt, is het nog te vroeg om hier iets te bevinden. Gemakshalve wordt daarom verwezen naar de uitwerking van Doelenportfolio en Batenprofielen in het Uitvoeringsplan en in het bijzonder naar figuren 2 en 3 hierin (doelen en baten matrices).
3.4
Aanpak/ projecbeheersing
Het is nog te vroeg om de gekozen aanpak te evalueren. Deze wordt duidelijker wanneer de resultaten worden opgeleverd en getoetst aan de Batenprofielen, zoals beschreven in de vorige paragraaf en in het Uitvoeringsplan. In de volgende tranche-report wordt hier aandacht aan besteed.
3.5
Samenwerking
De communicatie gaat thans volledig via MS Teams en e-mail. Alleen in een uitzonderlijke situatie komen betrokkenen fysiek bij elkaar. In de zomer leek het erop dat de maatregelen konden worden versoepeld, echter door de recente toename van het aantal coronabesmettingen wordt er niet of nauwelijks meer gereisd naar Amsterdam en wordt het fysiek bijeenkomen sterk ontraden. Het managen op afstand vergt een aanpak, waarin iedereen zijn weg heeft moeten vinden. Doorgaans betekent dit dat er nog meer gestuurd wordt op resultaat (output en de kwaliteit daarvan). De projectmanager zal hiervoor de leveringsomvang waar nodig uitwerken in werkpakketten die door de betrokken specialistische medewerkers zelfstandig kunnen worden uitgevoerd. Dit past goed in de in dit project gehanteerde methode van Baten en Doelen. In de volgende EoT-rapportage zal hierover verslag worden gedaan.
3.6
Financieel
De afgelopen zes maanden tot en met september zijn 755 externe uren projectleiding geboekt. Dat zijn 77 uren minder dan begroot (832). Oorzaak kan worden gevonden in de coronasituatie en de zomervakantie. De belangrijkste doelstelling, namelijk de oplevering van het Uitvoeringsplan is hierdoor echter niet vertraagd. Met name in de maand september is er flink voortgang geboekt.
3.7
Risico's
Bij aanvang van het programma zijn de volgende top vijf risico’s gesignaleerd: 1. 2. 3. 4.
Middelen zijn toenemend schaars Onvoldoende draagvlak, andere businessprioriteiten bij directies Nodige standaards zijn onvoldoende uitgewerkt of gefiatteerd Gebrek aan capaciteit bij IB en FB en procesdeskundigen voor onder meer het bepalen/ inrichten van de zaaktypen. 5. Onvoldoende businessvertegenwoordiging in het deelproject, waardoor er geen of onvoldoende rekening wordt gehouden met eventuele impact op het bedrijfsproces. Ad 1. De beschikbaarheid van middelen staan door de corona onder druk. Dat betekent dat er keuzes gemaakt moeten worden. Deze kunnen het project en de levering van resultaten verstoren. AD 3. De wereld van het informatiebeheer is in beweging en ook de VNG zit niet stil. Er zijn wijzigingen aangekondigd in de KPI’s (kritische succesfactoren) waar dit project op is gestoeld en ook andere standaards worden vervangen en of opgewaardeerd. Voor beeld is de metadatastandaard TMLO (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden) door MDTO (Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie), een standaard die geldt voor de gehele overheid.
10
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1 Ad 4. Met de goedkeuring van het uitvoeringsplan is benodigde personele capaciteit toegekend. Risico blijft wel het tijdig vinden van de twee IB-medewerkers die de organisatie dit jaar nog verlaten (eind oktober en eind december). Dit blijft een zorgpunt.
4
Verbeterpunten/ aanbevelingen
4.1
Haalbaarheid
Het tempo waarmee ontwikkelingen plaatsvinden, stemt tot matige tevredenheid. Wel is het nu zaak om ondanks de lastige omstandigheden nu meters te maken. Zorgpunt hierin is dat twee medewerkers op korte termijn de organisatie zullen verlaten, waarvoor vervanging zal moeten worden gevonden. Een manier om de productiviteit verder te verhogen, is door meerdere doelen parallel uit te voeren of na te streven. Daarbij is het zaak dat aandacht niet tezeer verwatert, waardoor het noodzakelijke momentum verloren gaat en de zaken juist daardoor volledig stil komen te liggen. Ten aanzien van de projectaanpak, zoals beschreven in het Uitvoeringsplan worden op korte termijn geen wijzigingen voorgesteld.
4.2
Concrete verbeteracties en afspraken
Er zijn op dit moment nog geen concrete verbeteracties benoemd naast de afspraken die zijn gemaakt in het Uitvoeringsplan. In de volgende rapportage wordt hier inhoud verwacht.
5
Vooruitblik tranche 2
De volgende, tweede tranche (tot en met maart 2021) beoogt de doelen met daarbij de verschillende rollen, zoals aangegeven in de onderstaande ARPIC-tabel.
11
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1 Tranche 2
D02. D05. D09. D10. D12. D13. D15. D51. D53. D57. D58. D60. D61. D62.
Compliance Inrichten kwaliteitssysteem archiefbeheer en postintake Invoeren en borgen strategisch en tactisch informatieoverleg (SIO/TIO) Vastleggen TMLO-metadataschema Vaststellen digitale bewaar- en vernietigingsstrategie Zorgen voor voldoende mensen en middelen Implementeren aanbevelingen archiefruimte en archiefbewaarplaats Opstellen archiefbewerkingsplan IB-invlechting Periodiek toetsen voortgang invlechting Ontvlechting Decos Join Ontwikkelen e-training (PM) Opstellen en invoeren procedure uitdiensttreding Informatievoorziening Verbonden Partijen/GR/private partijen FMS recordsmanagement Vernietigen (digitaal) belastingarchief Weesp gevormd bij vm. BSWW
ARPIC IB AI
SG
PL
IM
A A A A A A A
I I I I C I I
C C C C C C C
I R R R R R R
R I C C C C C
I I I I C C I
C C C P C P C
I I I I I I I
A A A A A A A
R R R I I I I
C C C R R R R
C C C C C C C
C C C C C C C
C C C I I I I
C P I I C I P
I I I I I I I
DIV RHC SIO
SG - Stuurgroep PL - Projectleider IM - Informatiemanager IB - Informatiebeheerder (operationeel) AI - Adviseur Informatiebeheer DIV - Documentaire Informatievoorziening RHC - Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen SIO - Strategisch Informatieoverleg
Accountable Responsible Positive advice Informed Consulted
Tabel 1 – ARPIC
Bijzonderheden -
D05: het TIO en SIO zijn al enige tijd actief, maar dienen te worden verbeterd. Het doel Ontvlechting Decos Join (D53) zal als een apart PPM-project worden uitgevoerd. Vanuit dit project zal ondersteuning worden geboden aan twee gerelateerde projecten: o IT migratie Weesp, specifiek de cloudmigratie van Decos Join (Momenteel wordt hier een haalbaarheidsstudie naar gedaan.) o Invlechting Weesp WABO (Doel hier is de vervanging van SquitXO door de applicatie Power Browser voor de omgevingsvergunningen.)
Hoe verhouden de doelen uit tranche 1 zich tot de baten? Moet het RHC niet iets vinden van de geleverde resultaten?
12
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1
Bijlage 1 – Archiefachterstanden (metrieken) Nulmeting 12 augustus 2020 archiefachterstanden (documenten): Serie
Totaal
Nog te doen
Bewaarblok 1989-1997
1185
579
Opmerking
Datum 12-08-2020
Documenten zonder beschreven Werkproces: Vernietigingsblok
960
276
Criteria:
2017-2019
aanmaak datum <=2016
Selectielijst 2012
Veel nakijken en herplaatsen (proces of toekennen categorie)
Vernietigingsblok
131
65
Criteria:
2017-2019
aanmaak datum >=2017
Selectielijst 2017
Veel nakijken en herplaatsen (proces of toekennen categorie)
Vernietigingsblok 2020
792
792
Selectielijst 2012
Criteria:
..
..
..
aanmaak datum <=2016 Veel nakijken en herplaatsen (proces of toekennen categorie)
Vernietigingsblok 2020
295
295
Selectielijst 2017
Criteria:
..
aanmaak datum >=2017 Veel nakijken en herplaatsen (proces of toekennen categorie)
Vernietigingsblok 2004
100 dozen
100 dozen
Deze fysiek doorlopen.
..
Het komt uit de serie 19401988 zitten naar onze mening wel stukken in die bewaard moeten blijven.
13
Gemeente Amsterdam End of Tranche (1) report, versie 1.1 Progressie tot en met oktober 2020 (als restant nog te verwerken documenten):
Serie
totale voorraad
nulmeting 12-aug
1-sep
1-okt
1-nov
Bewaarblok 1989-1997
1185
579
383
336
173
Vernietigingsblok 2017-2019 Selectielijst 2012
960
276
78
0
0
Vernietigingsblok 2017-2019 Selectielijst 2017
131
65
30
4
0
Vernietigingsblok 2020 Selectielijst 2012
792
792
787
781
283
Vernietigingsblok 2020 Selectielijst 2017
295
295
292
290
289
100 d.
100 d.
100 d.
100 d.
100 d.
Vernietigingsblok 2004 (eenheid = aantal dozen)
Nog niet opgenomen in dit overzicht zijn de nog terug te halen Weesper archieven die in andere gemeenten worden bewaard. Hiervoor zal eerst ter plaatse een intake worden gedaan.
14