Bijlage 2 bij RIB 2021 68 - Reactie op oordeel provincie Noord Holland - IBT Archief en Informatiebeheer 2020 dd 10-2-2021

Gemeente Weesp

*Z04E9D52C3D*

Provincie Noord Holland T.a.v. mw. L. Oldegbers Postbus 3007 2001 DA Haarlem

Uw brief van: 10 februari 2021 Behandeld door: J.H.C.M. Biemans

Uw kenmerk: 1330946/1549248 Telefoonnummer: (0294) 491 391

Bijlage(n):

Registratienummer: Z.180817/D.156553

Datum: 26 maart 2021

Onderwerp: reactie op oordeel provincie Noord Holland - IBT Archief en Informatiebeheer 2020 dd 10-2-2021 Geachte mevrouw Oldegbers, Uw brief van 10 februari 2021 hebben wij in goede orde ontvangen. In deze brief geeft u aan dat de gemeente Weesp voor de tweede keer op rij als “niet-adequaat” wordt beoordeeld bij de uitvoering van het archief- en informatiebeheer. Uw brief plaatst uw beoordeling in het perspectief van de aanstaande bestuurlijke fusie met de gemeente Amsterdam. U constateert dat er sinds de vorige beoordeling stappen zijn gezet om tot verbetering te komen: - Er is een uitvoeringsplan vastgesteld waarin inzichtelijk is gemaakt welke zaken er uitgevoerd moeten worden voordat de bestuurlijke fusie van Weesp met Amsterdam plaatsvindt; - Het uitvoeringsplan benadrukt het gescheiden houden van de archieven van Weesp gedurende de ambtelijke samenwerking met Amsterdam.

- Het uitvoeringsplan bevat de uitwerking hoe achterstanden die de afgelopen jaren ontstaan zijn kunnen worden weggewerkt, waaronder de achterstand in overbrenging van archiefmateriaal naar het RHCVV; - U constateert dat er in het uitvoeringsplan aandacht is voor de invlechting van taken van Weesp bij Amsterdam, waarbij het belang van de beschikbaarheid en het beheer van het hierbij betrokken archief en informatiemateriaal wordt onderstreept; - U constateert dat bij de voorbereiding van de uittreding van Weesp uit de gemeenschappelijke regelingen afspraken gemaakt worden voor een correcte afwikkeling van het informatiebeheer; - U constateert dat het informatiebewustzijn van ambtenaren is toegenomen. Er is nu meer aandacht voor het goed en gescheiden archiveren van zaken van de gemeente Weesp. U geeft aan verheugd te zijn dat er voortvarend gewerkt is aan een concreet verbeterplan, en vindt dat een compliment waard. Tegelijk geeft u ook aan dat het nu zaak is om de plannen verder uit te voeren om daadwerkelijk tot verbeteringen te komen. Postadres: Postbus 5099 1380 GB Weesp

Bezoekadres: Nieuwstraat 70a 1381 BD Weesp

Tel (0294) 491 391 Z.180817/D.156553

E-mail: info@weesp.nl Website: www.weesp.nl

Wilt u bij beantwoording datum en registratienummer van deze brief vermelden?

Gemeente Weesp Wij kunnen ons vinden in uw constateringen en zijn vast voornemens het uitvoeringsplan verder uit te werken. Daarbij zullen wij, zoals u vraagt, het RHCVV betrekken. Wij zijn er op gericht om het archief- en informatiebeheer op orde te hebben als de herindeling van Weesp met de gemeente Amsterdam geëffectueerd wordt. Wij zullen u op de hoogte houden over de voortgang van het uitvoeringsplan door toezenden van de trancherapporten en eventuele andere ontwikkelingen op het terrein van het informatiebeheer. Voor de goede orde vermelden wij daar bij dat wij een en ander uiteraard afstemmen met het Stadsarchief van Amsterdam, dat na de bestuurlijke fusie de verantwoordelijkheid als gemeentelijke archiefdienst van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen zal overnemen. Een en ander gebeurt in goed onderling overleg. Wij zullen uw beoordelingsbrief en deze reactie in het kader van de horizontale verantwoording ook aan de gemeenteraad van Weesp toesturen. Mocht u over deze brief nog vragen hebben, neemt u dan gerust contact met ons op. Wij zijn bereikbaar op (0294) 491 391. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeente Weesp,

A.M. Roos, gemeentesecretaris

Z.180817/D.156553

B.J. van Bochove, burgemeester, wnd.

2 van 2