Bijlage 1 bij RIB 2021 68 - Oordeel IBT Archief en informatiebeheer 2019

Overig stuk inkomend - D.155787

Provincie

Oswifw

i i

2321

Noord-Holland POSTBUS 3007

Gedeputeerde

2001 DA HAARLEM

College van Burgemeester van de gemeente

Staten

Uw contactpersoon

en Wethouders

Mw.

Weesp

Oldegbers

AD/KAB/KAB

Postbus 5099 1380 GB WEESP

Telefoonnummer

+31235

14 4984

oldegbersl@noord-holland.nl

180817/D.1 Verzenddatum

Betreft: oordeel lBT informatie-

en archiefbeheer

2020

2021 KellrnerñEB. Geacht college, ln deze brief stellen wij u op de hoogte van onze beoordeling van de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in uw organisatie in als adequaat, 2020. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten redelijk adequaat of niet adequaat. Het oordeel voor uw organisatie luidt niet adequaat. ln het onderstaande geven wij een toelichting.

1330946/1549248 Uw kenmerk

van u het Uitvoeringsplan lB-transitie Weesp en het toezichtverslag gemeente Weesp. Naar aanleiding hiervan voerden onze met uw een verificatiegesprek toezichthouders op 7 december Ook uw archivaris was hierbij aanwezig. ambtelijke vertegenwoordiging. Wij ontvingen

Onze beoordeling over 2020 is gebaseerd op dezelfde criteria uit Archiefwet- en regelgeving als in voorgaande jaren. Uit bovengenoemde informatie en het gesprek bleek dat sinds onze vorige beoordeling zich de volgende ontwikkelingen hebben voorgedaan: o

o

o

Er is een uitvoeringsplan vastgesteld waarin inzichtelijk is gemaakt welke zaken er uitgevoerd moeten worden voordat de gemeente Weesp bestuurlijk gaat fuseren met Amsterdam. benadrukt het gescheiden houden van Dit uitvoeringsplan de archieven van Weesp gedurende de ambtelijke samenwerking met Amsterdam. Zo draagt de gemeente Weesp tot de bestuurlijke herindeling zorg voor een goed toegankelijk en volledig archief, dat in de toekomst ook als zodanig wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Een ander aandachtspunt dat is uitgewerkt in het uitvoeringsplan gaat over het wegwerken van de achterstanden in de archivering. Hiervoor zijn ook diverse acties vastgesteld zodat u de achterstanden die de afgelopen jaren zijn ontstaan kunt wegwerken. Zo is er bijvoorbeeld nog een achterstand in overbrenging.

Postbus 3007 2001 DA Haarlem 514 3143 Telefoon

Houtplein 33 2012 DE Haarlem www.noord-hol|and.nl

Kvk-nummer 34362354 Btw-nummer NL.0010.03.124.B.O8

Overig stuk inkomend - D.155787

o

o

o

Ten derde is er in het uitvoeringsplan aandacht voor de invlechting van de taken van Weesp bij Amsterdam. Het is belangrijk dat de informatie uit de periode van ambtelijke fusie ook na de bestuurlijke fusie goed toegankelijk is en

dat deze ook goed wordt beheerd. uit haar ln voorbereiding op de uittreding van uw gemeente gemeenschappelijke regelingen is uw organisatie bezig afspraken te maken voor correcte afwikkeling van het informatiebeheer. van In de afgelopen jaren is het informatiebewustzijn Er is nu meer aandacht voor het ambtenaren toegenomen. goed en gescheiden archiveren van zaken van de gemeente Weesp.

1161671/1337992) ln onze beoordelingsbrief van 2019 (kenmerk: spraken wij onze zorgen uit. Wij zijn verheugd om te zien dat u voortvarend gewerkt heeft aan een concreet verbeterplan. Bovenstaande ontwikkelingen zijn dan ook een compliment waard. Het is nu zaak om de plannen verder uit te voeren om daadwerkelijk tot verbeteringen te komen. Wij zullen de uitvoering van de plannen daarom de komende tijd nader monitoren.

Wat wordt van uw gemeente gevraagd? Wij verwachten dat u het uitvoeringsplan

uitvoert in afstemming met uw archiefdienst en uw informatie op orde heeft voor de bestuurlijke herindeling met Amsterdam. Ook verwachten wij van u dat u ons op de hoogte houdt van de uitvoering van de het uitvoeringsplan, de trancherapporten en andere ontwikkelingen omtrent het informatiebeheer.

Toezichtregime Wanneer gemeenten als lniet adequaat' worden beoordeeld, verscherpen wij ons toezichtregime. Wij nodigen uw portefeuillehouder daarom uit voor een bestuurlijk overleg met de verantwoordelijke

gedeputeerde van onze provincie

om de staat van het informatiebeheer

te bespreken.

Meer informatie over het verscherpen van toezicht kunt u lezen op onze website: www.noord-h0l|and.nl/Bestuur/lnterbestuurlijk

toezicht/Werkwijze

Horizontale verantwoording ln het kader van horizontale verantwoording en controle adviseren wij u deze brief kenbaar te maken aan de gemeenteraad.

Overig stuk inkomend - D.155787

Nadere informatie Mocht deze brief nog vragen bij u oproepen, opnemen

met mevrouw

dan kunt u contact

Oldegbers.

Hoogachtend, Gedeputeerde

Staten van Noord-Holland,

ro inciesecretaris

RJVE. Bergkamp

f

voorzitter

Affhh.,

Deze beslissing is namens Gedeputeerde Staten genomen van het college dat met dit onderwerp is belast

van Dijk

door het lid