Bijlage 1 bij RIB 2021 183 - Rapport Archiefinspectie Weesp 2021 van het RHCVV
Tekst van het document
Archiefinspectierapport gemeente Weesp juni 2021
2019 – 2021 Voorbereiding Fusie Weesp Amsterdam
Definitief 26-8-2021 Opgesteld door Minny Scheele, archiefinspecteur RHC Vecht en Venen
Inhoudsopgave
Samenvatting ....................................................................................................... 3 1. Inleiding & Aanleiding ............................................................................. 6 2. Aspectarchiefinspectie 2021 .................................................................. 8 A. Werkproces Fysiek Domein – WABO – Oprichten gebouw ........................ 8 B.
Werkproces Sociaal Domein – Wet Participatie - vakantieverlof ............. 11
C.
Werkproces Bestuursinformatie – Besluitvorming College B&W .............. 14
D.
Werkproces Raadsinformatievoorziening – Besluitvorming Raad ............ 17
3. Conclusies en Aanbevelingen .............................................................. 21 Bijlagen: .............................................................................................................. 27
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 2
Samenvatting
De gemeente Weesp maakt sinds 2014 deel uit van een gemeenschappelijke regeling voor een archiefdienst, samen met de gemeenten De Ronde Venen, De Bilt en Stichtse Vecht. De archiefdienst, het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is gevestigd in Breukelen en voert twee dagen per week fysiek dienstverlenende taken uit in de studiezaal in het stadskantoor van Weesp. De achtergrond van de dienstverlening op locatie is dat het historisch gemeentearchief en particulier archieven van Weesp, in een eigen Weesper archiefbewaarplaats in het stadskantoor van Weesp stonden. De andere dagen vindt dienstverlening plaats via chat, mail en telefoon vanuit Breukelen. Een archiefinspectie is onderdeel van het toezicht dat de archiefinspecteur, namens de archivaris uitvoert op basis van de Archiefwet. Het toezicht vindt plaats op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebracht archief van de gemeente. Het toezicht is ook opgenomen in hoofdstuk III artikel 9-12 van de Archiefverordening Weesp van 2012. Archiefinspecties vinden periodiek plaats, - de vorige archiefinspectie in Weesp heeft plaatsgevonden in 2014 – dat was de reden dat een nieuwe inspectie was ingepland voor eind 2020. In het tweede kwartaal van 2021, in de periode april tot eind juni is een aspectarchiefinspectie uitgevoerd van een aantal werkprocessen.
Het doel van de archiefinspectie was het onderzoeken of deze werkprocessen voldoen aan artikel 3 van de Archiefwet 1995 - een geordende en toegankelijke staat van het archief - tijdens de ambtelijke fusie vanaf medio 2019. De gemeente Weesp zal administratief fuseren met de gemeente Amsterdam per 1-1-2022 en bestuurlijk na 24-3-2022. Verder is onderzocht of het Weesper archief herkenbaar en vindbaar apart gehouden is binnen de Amsterdamse administratie. Vanwege
het
Covid-19
virus
heeft
de
archiefinspectie
online/digitaal
plaatsgevonden, voornamelijk via het afnemen van interviews en het lezen van beschikbaar gestelde en/of gevraagde documenten. Er zijn in overleg met het Stadsarchief Amsterdam en de gemeente Weesp vier processen gekozen, waarvan twee processen nog in/bij Weesp worden uitgevoerd en twee processen bij een Amsterdamse directie. De vier onderzochte werkprocessen zijn: 1. Fysiek Domein – WABO uitvoering (oprichten van een gebouw) dat voor Weesp wordt uitgevoerd bij Vergunningen Toezicht en Handhaving bij het stadsdeel Zuidoost van Amsterdam;
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 3
2. Sociaal Domein – Wet Participatie (aanvragen vakantieverlof) dat voor Weesp wordt uitgevoerd bij de Directie Zuid Oost van Amsterdam; 3. Bestuursinformatie – Agendakamer college van B&W Weesp; 4. Raadsinformatie – Griffie gemeenteraad Weesp. Belangrijkste conclusies (zie voor alle conclusies pagina 21) 1. De bestuurlijke informatie en de raadsinformatie zijn zowel analoog als digitaal – tijdens de ambtelijke fusie - goed geordend en toegankelijk, conform
artikel
3
van
de
Archiefwet.
Weesp
heeft
geen
vervangingsbesluit en daarom is het analoge archief van Weesp leidend, de digitale documenten in Decos Join zijn kopieën. 2. De twee werkprocessen van Weesp die zijn onderzocht en voor Weesp bij een Amsterdamse directie worden uitgevoerd, te weten die van de WABO en van de WPI, zijn – tijdens de ambtelijke fusie - eveneens goed geordend en toegankelijk conform artikel 3 van de archiefwet. Tevens apart herkenbaar en vindbaar gearchiveerd, ook na overgang van gegevens naar een Amsterdamse applicatie zoals het geval van de migratie van Squit XO naar PowerBrowser. 3. De migratieverklaring van transities van informatie uit de Weesper applicaties naar het Amsterdamse systeem voor de WABO, was tijdens de archiefinspectie (nog) niet geleverd. Deze is archiefwettelijk verplicht en dient ter verantwoording achteraf, maar ook als technische documentatie voor nieuwe toekomstige migraties en conversies. In de tweede helft van juli is alle informatie verstrekt over deze migratie. 4. Momenteel ontbreken centrale instructies voor de werkprocessen, hoe moet worden voorgesorteerd voor het informatie- en archiefbeheer ter voorbereiding op de bestuurlijke fusie. Hoe de knip moet worden gemaakt, wat nog bij het Weesper archief hoort en wat mee moet als lopend archief naar Amsterdam.
Wat er wordt geregeld voor het analoog en digitaal archief van Weesp, dat nog (een tijdje) nodig is voor een goede taakuitvoering in Amsterdam na de definitieve fusie. 5. Tenslotte is de wijze van analoge en digitale archivering van de gemeenteraad niet vastgelegd. Dit is belangrijke contextinformatie die nodig
is
voor
de
archiefwettelijke
overbrenging
naar
de
archiefbewaarplaats of het e-depot. De raadsinformatie dient als verantwoording en als bron voor later historisch onderzoek en moet bewaard worden, hiertoe horen ook de audiotulen en videotulen volgens de VNG. Bij een kleine steekproef van vijf digitale zaakdossiers van raadsvergaderingen van Weesp in Decos Join, bleek dat in vier gevallen
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 4
de audiotulen en/of videotulen niet hoorbaar af te spelen waren. De gemeenteraad
is
overigens
zelf
verantwoordelijk
voor
haar
informatievoorziening. Belangrijkste aanbevelingen (zie voor alle aanbevelingen pagina 21)
1. Zorg
dat
uiterlijk
na
de
zomer
instructies
opgesteld
en
gecommuniceerd worden over het informatie- en archiefbeheer die werkprocessen ondersteunen bij de voorbereiding op de financieeladministratieve fusie per 1-1-2022 en/of op de bestuurlijke fusie van 24-3-2022 en hoe de knip gemaakt moet worden tussen lopend archief (mee naar Amsterdam) en afgehandeld archief (hoort bij Weesper archief). 2. Zorg
dat
(vòòr
de
bestuurlijke
fusie)
de
wijze
waarop
de
raadsinformatievoorziening is ingericht in Decos Join en in het RIS Weesp (Notubiz), is beschreven. 3. Onderzoek
(vòòr
de
bestuurlijke
fusie)
de
aanwezigheid
en
bruikbaarheid voor hergebruik, van audiotulen en videotulen in de digitale raadsvergaderingdossiers van Weesp, in Decos Join. 4. Zorg voor een (vastgestelde) migratieverklaring van de migratie van Squit XO voor de werkprocessen van de WABO naar de Amsterdamse applicatie Powerbrowser, conform artikel 25 van de Archiefregeling. Zorg dat ook voor andere migraties van informatie en/of gegevens van Weesp, in het kader van de definitieve fusievorming – eventueel alsnog - een migratieverklaring wordt opgesteld, vastgesteld en gearchiveerd.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 5
1. Inleiding & Aanleiding
De gemeente Weesp maakt sinds 2014 deel uit van een gemeenschappelijke regeling voor een archiefdienst, samen met de gemeenten De Ronde Venen, De Bilt en Stichtse Vecht. De archiefdienst, het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is gevestigd in Breukelen en voert twee dagen per week dienstverlenende taken uit in de studiezaal in het stadskantoor van Weesp. De achtergrond
van
de
dienstverlening
op
locatie
is
dat
het
historisch
gemeentearchief en particulier archieven van Weesp, in een eigen Weesper archiefbewaarplaats in het stadskantoor van Weesp stonden. Een archiefinspectie is onderdeel van het toezicht dat de gemeentearchivaris (of namens de archivaris de archiefinspecteur) uitvoert op basis van de Archiefwet. Het toezicht vindt plaats op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebracht archief van de gemeente. Het toezicht is ook opgenomen in hoofdstuk
III
art.
9-12
van
de
Archiefverordening
Weesp
van
2012.
Archiefinspecties vinden periodiek plaats, - de vorige archiefinspectie in Weesp had plaatsgevonden in 2014 – dat was de reden dat een nieuwe inspectie was ingepland voor eind 2020. In het tweede kwartaal van 2021, in de periode april tot eind juni is de aspectarchiefinspectie uitgevoerd van een aantal werkprocessen. Het doel van de archiefinspectie was het onderzoeken of deze werkprocessen voldoen aan artikel 3 van de Archiefwet 1995 - een geordende en toegankelijke staat van het archief - tijdens de ambtelijke fusie vanaf medio 2019. De gemeente zal administratief fuseren met de gemeente Amsterdam per 1-1-2022 en bestuurlijk na 24-3-2022. Vanwege
het
Covid-19
virus
heeft
de
archiefinspectie
online/digitaal
plaatsgevonden, voornamelijk via het afnemen van interviews en het lezen van beschikbaar gestelde en/of gevraagde documenten. Er zijn in overleg met het Stadsarchief Amsterdam en de gemeente Weesp vier processen gekozen, waarvan twee processen nog in/bij Weesp worden uitgevoerd
en
twee
processen
bij
Amsterdam.
Het
Stadsarchief
heeft
contactpersonen aangedragen voor deze inspectie. Aangezien het centrale informatie- en archiefsysteem bij de gemeente Weesp het zaaksysteem Decos Join is en o.a. in gebruik is voor de bestuursinformatie en raadsinformatie, zijn ook de functioneel beheerders van Decos Join (tevens archiefbeheerders) geïnterviewd. De vier onderzochte werkprocessen zijn:
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 6
1. Fysiek Domein – WABO-uitvoering (oprichten van een gebouw) dat voor Weesp wordt uitgevoerd bij VTH bij het stadsdeel Zuidoost. 2. Sociaal Domein – Wet Participatie (aanvragen vakantieverlof) dat voor Weesp wordt uitgevoerd bij de Directie Zuid Oost. 3. Bestuursinformatie – Agendakamer college van B&W Weesp 4. Raadsinformatie – Griffie gemeenteraad Weesp Er is in overleg met de gemeente Weesp en het Stadsarchief Amsterdam gekozen voor een aspectinspectie vanwege de beperkte beschikbare tijd i.v.m. de voorbereiding van de bestuurlijke fusie. Verder is de taakuitvoering van Weesp bij de ambtelijke fusie verspreid over de Amsterdamse gemeentelijke organisatie bestaande uit vijf clusters en tientallen directies. Een archiefinspectie naar de taakuitvoering voor de gemeente Weesp in/bij meer werkprocessen van Amsterdam, betekende extra complexiteit voor de facilitering en begeleiding en zou te veel tijd in beslag nemen. Daarnaast wordt de gemeente Amsterdam jaarlijks door de eigen gemeentearchivaris geïnspecteerd. De inspectie is daarom beperkt tot twee werkprocessen bij Amsterdam en twee werkprocessen in Weesp. Vanuit de aspectarchiefinspectie zullen signalen meegegeven worden ter voorbereiding op de bestuurlijke fusie voor het informatie- en archiefbeheer. De paragrafen over de werkprocessen zijn voor een feitencheck voorgelegd aan de medewerkers die zijn geïnterviewd.
Het gehele archiefinspectierapport is voor een feitencheck voorgelegd aan de gemeentesecretaris Weesp. Tenslotte is het archiefinspectierapport voor de formele aanbieding aan het college van B&W, als archiefwettelijk zorgdrager, gedeeld met het Stadsarchief Amsterdam. Met dank voor de medewerking van Hans Biemans adviseur Informatiebeheer Weesp en Cynthia Schokker adviseur van het Stadsarchief Amsterdam, voor hun hulp bij het doorgeven van namen en leggen van contacten voor de inspectie.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 7
2. Aspectarchiefinspectie 2021
De vier onderzochte werkprocessen zijn hieronder per werkproces beschreven: A. Fysiek Domein – WABO uitvoering (oprichten van een gebouw) dat voor Weesp wordt uitgevoerd bij Vergunningen Toezicht en Handhaving bij het stadsdeel Zuidoost van Amsterdam; B. Sociaal Domein – Wet Participatie (aanvragen vakantieverlof) dat voor Weesp wordt uitgevoerd bij de Directie Zuid Oost van Amsterdam; C. Bestuursinformatie – Agendakamer college van B&W Weesp; D. Raadsinformatie – Griffie gemeenteraad Weesp.
A. Werkproces Fysiek Domein – WABO – Oprichten gebouw Voor informatie over de uitvoering van deze taak voor Weesp in Amsterdam is gesproken met: a.
Adviseur Informatiebeheer voor (o.a.) het domein Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH) van de Expertisepool Recordmanagement (EPRM) van Amsterdam;
b.
Senior-adviseur Vergunningen Toezicht en Handhaving Zuidoost en Weesp (tevens projectleider Invlechting Weesp voor Vergunningen Toezicht en Handhaving taken).
Verder zijn er documenten gedeeld t.w.: a.
Informatiebeheer Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH)_v09 van april 2021;
b.
Project Start Architectuur Invlechting Weesp Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH) van F. Steens (informatiearchitect) van 21 sept. 2020
c.
Plan van Aanpak (PvA) Vergunningen Weesp – fase 1: WABO van E. Wolff (informatiemanager) van 4 sept. 2020.
Kaders Er zijn stedelijke kaders zoals de Archiefverordening Amsterdam en het Besluit Informatiebeheer en er zijn Informatiebeheerkaders, veelal te vinden op de intranetsite van Amsterdam. Verder worden bij de inrichting van systemen de landelijke normen zoals de VNG Selectielijst van 2020, het Toepassingsprofiel Metadata Lagere Overheden (TMLO) en de voorkeursbestandsformaten van het Nationaal Archief gevolgd. Tenslotte wordt er zoveel mogelijk en bij voorkeur zaakgericht gewerkt.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 8
Het College van B&W van Amsterdam heeft op 8 januari 2013 bepaald dat vanaf 1-1-2015 alleen nog digitaal gearchiveerd mag worden. Dit besluit heeft het digitaal werken en archiveren bevorderd. Er is destijds geen gemeentebreed vervangingsbesluit genomen voor alle werkprocessen (incl. de permanent te bewaren werkprocessen zoals de meeste WABO processen). Momenteel loopt er een verzoek tot Vervanging voor werkprocessen van het cluster Gebiedsgericht Werken en Stadsbeheer waar de stadsdelen en dus ook Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH) bij horen, om met terugwerkende kracht vervanging te regelen tot 1-1-2017 (nieuwe VNG Selectielijst). Werkwijze taakuitvoering voor Weesp Bij de taakuitvoering VTH voor Weesp moet lokale regelgeving van Weesp worden toegepast; er kan wel gewerkt kon worden volgens de Amsterdamse procedures in de systemen van Weesp. Medewerkers van stadsdeel Zuidoost hebben voor de VTH-taken een tijd in Weesp in de systemen van Weesp gewerkt. Het betekende gebruik maken van het Weesper fysieke archief, informatie van/uit Decos Join en Squit XO, alsmede de besluitvorming door B&W Weesp via het zogenaamde Weesper Bestuursinformatiesysteem (BIS) dat een onderdeel is van Decos Join Weesp, toe te leiden naar het college van Weesp. Verder moest er gewerkt worden met Weesper beleidskaders en met Weesper sjablonen.
Dit was (achteraf bezien) een grote opgave volgens de projectleider Invlechting Weesp voor VTH. In Weesp werd gewerkt met de vakapplicatie Squit XO en het zaaksysteem Decos Join; deze applicaties waren gekoppeld. Digitale aanvragen kwamen via het omgevingsloket van het OLO terecht in Squit XO. De papieren aanvragen kwamen via Decos Join in Squit XO terecht en werden daarin afgehandeld. Na afhandeling kwam het digitale WABO dossier automatisch in Decos Join (archief). In de praktijk bleken er veel hick-ups in en met deze systemen, waardoor er veel moest worden aangepast of creatief opgelost, waardoor de doorloop van een aanvraag bijvoorbeeld veel langer duurde. In februari 2020 werd duidelijk dat het zo niet langer kon en is er (eerder dan gepland) gemigreerd vanuit Squit XO Weesp naar het Amsterdamse systeem voor de WABO-uitvoering, de applicatie PowerBrowser met recordmanagement (lees archief) functionaliteit. Vanaf 2 februari
2021
is
Weesp
gaan
werken
in
de
Amsterdamse
applicatie
PowerBrowser. Kort daarna is ook de migratie van Weesper informatie uit Squit en Decos Join alsmede DCL (checklisttool voor bouwinspecteur of er gebouwd is conform vergunning) naar PowerBrowser uitgevoerd en afgerond. Hierbij zijn ook enkele handmatige kwaliteitsverbeteringen doorgevoerd. Powerbrowser is voor
alle
zeven
stadsdelen
in
2018
aanbesteed
als
zaaksysteem
c.q.
documentmanagementsysteem (DMS) voor VTH.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 9
Bij het archiveren tijdens de ambtelijke fase moeten de Weesper documenten en gegevens apart of als Weesper informatie en archief herkenbaar blijven van Amsterdam. Binnen PowerBrowser is er voor Weesp daarom een aparte dataeigenaar gecreëerd voor Weesp. Dit betekent dat en er een aparte inrichting voor Weesp met rechten, metadata etc. is gemaakt, binnen de standaard werkwijze van PowerBrowser. De pre-wabo (van vóór 1 okt 2010) dossiers zijn buiten scope van de migratie gehouden omdat ze a) op papier zijn gevormd en b) de informatie in Decos JOIN Weesp staat. Volgens de IV-adviseur is het plan om t.z.t. PowerBrowser te koppelen aan het e-depot Amsterdam zodat automatische vervroegde overbrenging mogelijk is. Er worden voorbereidingen getroffen voor de definitieve bestuurlijke fusie en hierover vinden besprekingen plaats, wordt verteld. De geïnterviewden geven aan (nog) geen kaders gecommuniceerd te hebben gekregen voor de definitieve fusie en waar de knip moet worden gelegd, tussen wat er bij het Weesper archief hoort en wat deel wordt van het (lopende) archief van de gemeente Amsterdam. Bevindingen Er is geprobeerd om de taakuitvoering voor dit werkproces tijdens het begin van de ambtelijke fusie voort te zetten met de Weesper vakapplicatie Squit XO gekoppeld met het Weesper zaaksysteem Decos Join.
Vanaf 2 februari 2021 is er gestart met werken in de (digitale) Amsterdamse vakapplicatie Powerbrowser met archieffunctionaliteit. Lopende WABO zaken zijn via migratie vanuit Squit XO naar
PowerBrowser
gezet.
Tijdens
migratieverklaring toegezonden, in
de
inspectie
was
er
(nog)
geen
de 2e helft van juni een concept gedeeld met
het RHCVV; hiervoor zijn vragen gesteld door het RHCVV eind juni. Volgens de IV adviseur VTH ligt er een concept Vervangingsbesluit voor alle werkprocessen bij de Clusterdirecteur Gebiedsgericht Werken en Stadsbeheer waar ook de stadsdelen en het domein VTH onder vallen - ter accordering. Voor een volledig verantwoorde situatie is het noodzakelijk dat de archivaris van Weesp (alsnog) een migratieverklaring ontvangt van de migratie van Squit XO dat een koppeling had met Decos Join naar PowerBrowser en er voor deze digitale werksituatie (alsnog) vervanging wordt geregeld (met terugwerkende kracht – voor de situatie van Weesp vanaf 2-2-2021) binnen Amsterdam, omdat Weesp daar over een half jaar in op gaat. Eind juli alle informatie over de migratie ontvangen – deze is archiefwettelijk goed afgerond.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 10
B. Werkproces Sociaal Domein – Wet Participatie - vakantieverlof Voor informatie over de uitvoering van deze taak voor Weesp in Amsterdam is gesproken met: a.
De teamleider voor de uitvoering van de WPI Weesp en Projectleider invlechting
b.
De
Projectadviseur
voor
het
IV-beheer
vanuit
de
Expertisepool
Recordmanagement Amsterdam voor de gemeentebrede IV organisatie. Verder zijn er documenten gedeeld over: 1. Metadata voor het papieren archief en de digitale dossiers 2. Procesbeschrijving “Mutaties Weesp” Werkwijze De invlechting heeft veel werk met zich mee gebracht en is feitelijk een veranderproces. Het veranderproces is gestart in Q4 2019 met de voorbereiding van de overdracht naar Amsterdam van papieren WPI-dossiers en een digitale database van de gemeente Stichtse Vecht waar de WPI taken m.b.t. de Participatiewet en Armoedevoorzieningen van Weesp werden uitgevoerd. De ambtelijke fusie voor Wet Participatie (WPI) taken Weesp was de eerste grote transitie en er zat druk op. De uitvoering van de WPI was bij de transitie geprioriteerd. Voor de ambtelijke fusie is er daarom gestart met de werkwijze zoals bij Stichtse Vecht werd uitgevoerd (*). In de eerste maanden heeft Amsterdam de externe inhuur van Stichtse Vecht voor werkzaamheden WPI Weesp gecontinueerd. Per 1-1-2020 waren alle werkprocessen WPI voor Weesp beschreven w.o. het vakantieverlof dat past binnen het proces “mutaties Weesp” en kon worden uitgevoerd zoals Amsterdam de taak uitvoert. Wel wordt de taakuitvoering gescheiden uitgevoerd in de “afgesplitst van Stichtse Vecht database”.
Suite4W&I is een applicatie/database die alleen door het Weesp-team van WPI wordt gebruikt, en er zitten dan ook alleen Weesper inwoners in. Dit systeem staat los van de overige WPI-systemen. Hierin is Amsterdam verder gaan werken voor de taakuitvoering van Weesp. Het is volgens geïnterviewden een afgesplitst kopiebestand van Stichtse Vecht. Juridisch archiefwettelijk lijkt er sprake te zijn van overdracht van het originele informatiebestand, de database met gegevens is immers ontstaan vanuit taakuitvoering in mandaat van Weesp bij Stichtse Vecht. Vanwege fusievorming Weesp-Amsterdam is de mandaatregeling van rechtswege vervallen en is het papieren cliëntenarchief en de bijbehorende database met Weesper informatie naar Amsterdam gebracht, omdat tijdens de ambtelijke fase de taakuitvoering
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 11
voor Weesp, zou plaatsvinden bij een Amsterdamse directie. Het digitale archief zou bij Stichtse Vecht alleen nog als tijdelijke back-up voor een jaar mogen worden bewaard. WPI Amsterdam Zuidoost heeft het opgevat als een digitale transitie waarvoor zorgvuldigheidschecks moesten worden ingebouwd zoals tellingen (soort was-wordt lijst) voor en na de transitie. Sinds 1-1-2021 “hangt” de database in de Amsterdamse GWS Suite omgeving maar wel apart (benaderbaar en afgeschermd). Uitgangspunt was/is om de Weesper taakuitvoering apart te houden van de Amsterdamse taakuitvoering tijdens de ambtelijke tussenfase. Verder is bij de WPI voorzichtig te werk gegaan en is in het begin de werkwijze van Stichtse Vecht gevolgd, waar mogelijk en wenselijk (omdat deze ook bekend en vertrouwd was bij/voor de cliënten – de focus was de client). Het werkproces staat beschreven in de toegestuurde procesbeschrijving “Mutaties Weesp”. Voor dit werkproces zijn standaard aanwezig a) het wijzigingsformulier (aanvraag vakantie client) en b) het terugmeldingsformulier (door client in te vullen bij terugkeer van vakantie).
Voor een buitenland
vakantie wordt een besluit gestuurd door de gemeente en een vakantie in het binnenland gaat in overleg en wordt gerapporteerd. Volgens de IV adviseur is er geen sprake van een zaaksgewijze registratie of archivering bij de directie waar de WPI wordt uitgevoerd voor Weesp, maar van een klantgerichte ordening. De vernietigingsdatum wordt bepaald op basis van de verschillende resultaten binnen het klantdossier, waarbij de laatst aflopende bewaartermijn bepalend is voor de vernietigingstermijn. Het ca. 45 meter papieren archief cliëntendossiers Weesp van Stichtse Vecht is eind 2019/begin 2020 overgebracht naar de archiefruimte van Stadsdeel Zuidoost en is geordend op alfabetische volgorde op de naam van de client (subjectdossier). In het begin werd er wel eens geklaagd door medewerkers over de kwaliteit van de fysieke cliëntendossiers, maar nu vallen medewerkers er veel minder op terug, ook omdat er inmiddels meer documenten digitaal aanwezig zijn in de GSW Suite. Door de corona was er namelijk ook steeds meer sprake van digitale aanvragen die ook digitaal in het afgeschermde deel van GWS Suite staan. Er wordt ook nog gewerkt met papieren archief en er wordt gewerkt aan de omslag naar digitale archivering. Een teamassistent en administratief medewerkster voeren het periodiek toevoegen van het papieren archief uit.
Digitaal werken is bij WPI al het uitgangspunt sinds 2015 maar er is (nog) geen generiek stedelijk vervangingsbesluit. Het RHCVV heeft in een Tactisch Informatie Overleg (TIO) in 2019 en 2020 verzocht om de migratieverklaring van de overgang van informatie en archief over Weesper bijstandscliënten vanuit Stichtse Vecht naar de Amsterdamse
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 12
situatie, maar deze niet ontvangen. Het RHCVV is ook niet bij de voorbereiding betrokken. Voor de WPI wordt er voor de voorbereiding op de definitieve fusie, in juni 2021 een projectplan voor deze overgang vastgesteld. De taakuitvoering zal per 1-12022
plaatsvinden
vanuit
de
Amsterdamse
applicaties.
Voor
de
Informatievoorziening (IV) taken is voor de definitieve transitie een apart gemeentebreed IV projectplan opgesteld, volgens de IV-adviseur. De IV adviseur voorziet zelf een gewenst onderscheid tussen lopende dossiers, afgesloten dossiers waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken en afgesloten dossiers waarvan de bewaartermijn wel is verstreken (die dus vernietigd mogen worden met goedkeuring van de archivaris) en nieuwe aanvragen vanaf 1-1-2022 die thuishoren bij de gemeente Amsterdam. Bevindingen De taakuitvoering en archivering voor het werkproces vakantieverlof (Wet Participatie) Weesp is in het begin van de ambtelijke fusie voortgezet op de wijze zoals de gemeente Stichtse Vecht dat voor Weesp heeft gedaan vanaf 2014. Vanaf Q2 2020 is door de corona het werkproces vanuit de klant en de gemeente meer digitaal uitgevoerd en per 1-1-2021 zit de database van de uitvoering van het werkproces WPI voor Weesp in de Amsterdamse vakapplicatie GWS-suite waarmee de administratie toegang heeft tot de digitale informatie en gegevens. De ca. 45 meter papieren cliëntendossiers van Weesp staan op alfabetische volgorde in een archiefruimte van Stadsdeel Zuid Oost en worden minder geraadpleegd omdat er digitale informatie beschikbaar is via het systeem.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 13
C. Werkproces Bestuursinformatie – Besluitvorming College B&W Voor informatie over de uitvoering van deze taak is gesproken met de zogenaamde “Agendakamer Weesp” bestaande uit de gemeentesecretaris Weesp,
het
afdelingshoofd
bestuurs-
en
managementadvies
en
een
medewerkster van de Agendakamer. De Agendakamer werkt in en vanuit het gemeentehuis in Weesp. Verder zijn er werkinstructies met het RHCVV gedeeld over het B&W-proces waaronder voor de ambtelijke organisatie, over IBabs, een digitale vergadertool voor afstemming voor de collegevergadering, de raadsinformatiebrieven vanaf september 2020 en de zgn. Weesper variant, een procedure voor een (technisch kleine)
wijziging
van
het
raadsvoorstel
en
besluit
tussen
de
commissiebehandeling en raadsvergadering. Ook vanuit Functioneel Beheer Decos Join dat gebruikt wordt voor de workflow en archivering van onder andere de Bestuursinformatie Weesp, zijn documenten toegezonden aan het RHCVV over de inrichting van het bestuurlijke informatieproces (waaronder een procesplaat met workflow 2019). Werkwijze De bestuursinformatie is tijdens de ambtelijke fase vanaf medio 2019 op dezelfde wijze georganiseerd en vindbaar in Decos Join, als daarvoor. Alleen de procedure voor de RIB is aangepast met een bijbehorend sjabloon, waardoor het aansloot bij de Amsterdamse situatie en gestandaardiseerd werd. Verder gaf de teamleider in Weesp vroeger akkoord op college- en raadsvoorstellen en besluiten en is besloten, omdat er geen teamleiders meer waren, dat de steller zelf goedkeuring moest vragen aan zijn leidinggevende in Amsterdam (bijv. met een mail, vindbaar in het zaakdossier). Tegenwoordig kan de steller zelf een vinkje zetten in Decos Join als bewijs dat toestemming gegeven is door de leidinggevende. De gemeenten Weesp en Amsterdam gaan per 1-1-2022 financieel en administratief samen, voor de formele samenvoeging geldt de datum van 24-3-2022 (na landelijke gemeenteraadsverkiezingen). Er komt daarna een bestuurscommissie voor Driemond-Weesp met gemandateerde taken vanuit het college van B&W.
Werkgroepen bereiden de transitie naar de bestuurlijke fusie voor waaronder harmonisatie van lokale regelgeving, ook in de vorm van zogenaamde “veegbesluiten” waarin verschillende lokale regelingen tegelijk geharmoniseerd worden. De bestuursprocessen verlopen grotendeels digitaal via Decos Join en met behulp van de digitale vergaderapp IBabs. Op de G-schijf vindt tijdelijke opslag van de
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 14
bestuursstukken plaats die naar de volgende raad moeten, na de B&W. Wekelijks brengt de medewerkster van de Agendakamer de fysiek getekende stukken bij DIV Weesp voor opberging in het papieren archief. Deze worden gescand door Postzaken en ingelezen in Decos Join als digitaal exemplaar. DIV controleert na afhandeling van de collegevergadering de zaak in Decos Join op volledigheid. Daarna print DIV alle stukken vanuit Decos, dus ook stukken die niet getekend zijn
zoals
bijlagen,
spreadsheets
of
tekeningen.
Doel
is
de
papieren
vergaderdossiers identiek te laten zijn aan het digitale dossier in Decos Join. Deze
werkwijze
wordt
gevolgd
en
voortgezet
omdat
Weesp
geen
vervangingsbesluit heeft en formeel het papieren archief daarom leidend is. Bevindingen Het papieren bestuursarchief tijdens de ambtelijke fusie fase is, net als in de periode daarvoor, geordend op zaaknummer en toegankelijk via het zaaksysteem van Decos Join. Er is veel vastgelegd en actueel gehouden aan werkinstructies, zowel bij de Agendakamer Weesp als bij DIV/Functioneel Beheer van Decos Join, het een en ander is hiervan ook in Decos Join terug te vinden. Tijdens de inspectie is geconstateerd dat digital born stukken, zoals bijlagen, spreadsheets of digitale tekeningen worden geprint door DIV/archiefbeheer en ook als papieren document worden gearchiveerd. Indien een informatie-object digital born is ontstaan is volgens de archiefwet- en regelgeving, een print (in een papieren dossier) een kopie. De digital born documenten in het digitale zaakdossier in Decos Join zijn feitelijk het digitale deel van het B&W-dossier dat het analoge B&W-dossier aanvult – er is dan sprake van een hybride omgeving. Verder zijn er veel plaatsen waar (misschien soms dezelfde) B&W-stukken staan, te weten fysiek in het archief, digitaal in Decos Join, tijdelijk digitaal op een G-schijf en in de digitale vergadertool IBabs waar documenten voor collegeleden te plaatsen zijn.
Er is aangegeven dat de gemeente ervoor zorgt dat het juiste stuk in Decos staat en dit systeem wordt gebruikt voor het hergebruik en verspreiding of communicatie van/over stukken. of gebruikt moeten worden. Het zaakdossier in Decos Join wordt als het zogenaamd brondossier beschouwd. Een risico van het feit dat er op en in meerdere plaatsen (dezelfde) stukken staan, kan de integriteit en betrouwbaarheid van een informatieobject bedreigen. In een digitale informatieomgeving is het veiliger deze zo in te richten dat sprake is van volledig eenmalige opslag en meervoudig gebruik. Via whatsapp wordt gecommuniceerd tussen gemeentesecretaris en de burgemeester over de raadsinformatiebrief, zodat zij beiden weten wat er wanneer ondertekend wordt namens gemeentesecretaris en burgemeester. Het betreft overigens openbare informatie na een college besluit en volgens de Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 15
gemeentesecretaris worden er geen stukken gedeeld. Veiligheidsproblematiek rondom app-verkeer vormt in zijn algemeenheid een bepaald risico. Vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken wordt daarom Whatsapp-gebruik ontraden, dan wel geadviseerd een archiefvoorziening voor Whatsapp berichten te realiseren. Voor informatie op G-schijven ontbreekt een logging die bijhoudt wie wat op welk moment met welke bevoegdheid heeft gedaan en dit kan een risico vormen voor de verantwoording, ingeval van een incident of onderzoek. Met betrekking tot de veiligheid IBabs is het de vraag of dit alleen een communicatietool is of er ook documenten op worden gepost en gedeeld? Wat is het protocol voor gebruik c.q. vernietiging/opschoning en/of verwijdering?
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 16
D. Werkproces Raadsinformatievoorziening – Besluitvorming Raad Voor informatie over de uitvoering van deze taak is gesproken met de griffier en griffie van de gemeenteraad Weesp en met Functioneel Beheer voor Decos Join annex archiefbeheer DIV Weesp. Desgevraagd heeft de griffie vooraf gemeld dat er geen beleidsstukken of rapporten zijn over organisatie en inrichting van de raadsinformatievoorziening van Weesp, maar dat zij er graag het e.e.a. over willen vertellen. Vanwege de aanstaande fusie met de gemeente Amsterdam zijn de plaatsvervangend griffiers van Amsterdam ook plaatsvervangend griffiers van Weesp. De griffier vertelt dat Weesp na de bestuurlijke fusie samen met Driemond een bestuurscommissie wordt van de gemeenteraad van Amsterdam als eigen rechtspersoon. De raad en de stadsdelen van Amsterdam gebruiken net als Weesp nu het raadsinformatiesysteem (RIS) Notubiz. Dit is voor toekomstige bestuurscommissieleden en burgers een bekende en gebruiksvriendelijke tool om raadsinformatie te zoeken en te vinden. Werkwijze Stukken voor de raad staan zijn voor het bestuurlijk besluitvormingsproces reeds gemaakt en(digitaal) gearchiveerd in Decos Join en analoog gearchiveerd op zaaknummer bij DIV Weesp. Er is geen geautomatiseerde koppeling tussen Decos Join en Notubiz.
De griffie haalt de concept raadsstukken waar het college akkoord op heeft gegeven om richting raad voor te leggen ter besluitvorming zelf handmatig uit Decos Join en plaatst ze in Notubiz ter voorbereiding op het raadsproces. Daarvoor heeft de agendakamer Weesp (bestuurssecretariaat) ervoor gezorgd dat de stukken feitelijk klaargezet worden (laatste versie) voor de gemeenteraadbehandeling. De afhandeling van een raadsvoorstel en raadsbesluit verloopt via Decos Join. De griffie plaatst de getekende en gescande raadsbesluiten digitaal in Decos Join in de zaken waar ze bij horen en in de zaak van de betreffende raadsvergadering. Als een raadsbesluit is aangehouden maakt de griffie een aantekening in het raadsbesluit dat analoog en digitaal wordt gearchiveerd in Decos Join en wordt geplaatst in Notubiz. Meestal betekent dit dat er een nieuw raadsvoorstel en besluit nodig is met een nieuw Decos zaaknummer. Via een koppeling tussen beide zaaknummers wordt een relatie gelegd tussen beide zaken. Tenslotte worden ook getekende moties, getekende amendementen en de getekende raadsbesluitenlijst gescand en door de griffie geplaatst bij de betreffende raadsvergadering in Decos Join.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 17
De griffie heeft daarnaast de werkwijze geschetst voor agendastukken die als geheim zijn gerubriceerd, aangenomen moties, schriftelijke vragen aan de gemeenteraad ex. artikel 40 gemeentewet, vragen van gemeenteraadsleden, raadsbesluiten, het transcript (verslag in MS Word gemaakt vanuit de audiotulen) en die voor audio- en videotulen. Voor raadpleging gebruiken burgers en raadsleden (ook medewerkers) meestal het RIS Notubiz omdat dit gemakkelijk en goed toegankelijk is, ook via de website van de gemeente. Decos Join is ook niet toegankelijk voor raadsleden. De laatst gearchiveerde versie van bestuursstukken en raadsstukken alsmede de daarbij behorende besluitvorming staan (als PDF) in het archiefsysteem Decos Join. De griffie stuurt na afhandeling van de raadsvergadering in Decos Join, de originele getekende en analoge stukken naar DIV Weesp om te laten scannen door Postzaken zodat de griffie de digitale exemplaren kan plaatsen
in een
analoog zaakdossier. Nadat de digitale exemplaren zijn geplaatst door de griffie worden de papieren getekende raadsstukken naar DIV gebracht voor fysieke archivering. Op dat moment checkt DIV Weesp (dat zijn de twee functioneel beheerders van Decos Join) met behulp van Decos zaak of alle stukken in Decos Join staan en deze volledig is. Zo nodig wordt er nog het e.e.a. aan digital born documenten (bijlagen en dergelijke) geprint, zodat het fysieke analoge dossier identiek is aan het digitale raadsdossier. Van elke raadsvergadering en raadscommissievergadering worden er audiotulen gemaakt (sinds 2014); deze zijn toegankelijk via de website (voor de burger) en in Notubiz (voor de medewerkers en raadsleden) en worden gearchiveerd in Decos Join (door de griffie). Vanwege en sinds corona zijn er bovendien videotulen van zowel raads- als de commissievergaderingen en deze worden ook gearchiveerd in Decos Join. Een bijgeleverd transcript in MS Word (vanuit Notubiz), voorziet in het gemakkelijk terug kunnen vinden van een concreet agendapunt in een audio- of videoverslag. Het transcript wordt eveneens gearchiveerd
in
Decos
Join
bij
de
betreffende
raadsvergaderingszaak.
Functioneel beheer van Decos Join heeft op 26 april 2021 een documentsoort aangemaakt voor de videotulen voor Decos Join. In een kort vervolgonderzoek heeft de archiefinspecteur met behulp van de functioneel beheerders van Decos Join, via een steekproef tijdens een online overleg via Teams, een 5-tal vergaderzaken in de periode 2017-heden laten openen, via het delen van het Decos Join scherm. Doel was om te kijken of de raadsvergaderingszaken in Decos Join toegankelijk en geordend vindbaar zijn, volledig waren, herkenbaar waren als documentsoort, op de juiste wijze waren
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 18
gearchiveerd, dus juiste documentsoort bij juiste document, en of ze te openen (en bruikbaar waren) voor (latere) beschikbaarstelling. Met uitzondering van de audiotulen was dat het geval; audiotulen zijn of niet te openen dan wel niet hoorbaar te beluisteren – videotulen waren 1x aanwezig en te openen/volgen.
Bevindingen De raadsinformatie is digitaal gearchiveerd in Decos Join en analoog in het analoge archief en is toegankelijk en (uniform) geordend conform artikel 3 van de archiefwet. De bestuursinformatie en raadsinformatie voor Weesp zijn ook tijdens de ambtelijke fase uitgevoerd met een eigen Weesper informatie- en archiefsysteem, te weten Decos Join. De recente migratie van Decos naar de Cloud waardoor een stabielere omgeving is gerealiseerd, is naar verluid naar tevredenheid verlopen. Hiervoor is ook nauw samengewerkt met de Adviseur Digitale Informatie (ADI) van het RHCVV. De toelichting van de griffie en van functioneel beheer geven een beeld van een solide basis met het DMS/zaaksysteem Decos Join. Dit is belangrijk omdat besluitvorming van de gemeenteraad, als hoogste beleidsbepalende bestuursorgaan en democratisch gekozen vanuit de maatschappij, goed vindbaar moet zijn voor de verantwoording richting inwoners, provincie en andere organen en voor onderzoeksdoeleinden. Verder is het gemeentearchief, en vooral dat van de besluitvorming van de gemeenteraad, interessant voor lokaal erfgoedonderzoek nadat het is overgebracht naar de archiefbewaarplaats voor permanente bewaring.
Gezien de permanente en conform archiefwet, duurzame bewaring die vereist is bij deze documenten en vanwege het naderende einde van de gemeente Weesp, is het belangrijk dat goed beschreven is/wordt in een handboek op welke wijze de raadsinformatie is geordend en te vinden is incl. (tijdstip van) wijzigingen. Het RHCVV denkt hierbij aan de invoeringsdatum en de gebruikte naamgeving van documenttypen zoals audiotulen, videotulen en het zgn. transcript hiervan en de daarvoor vanuit de leverancier van het raadsinformatiesysteem (RIS) Notubiz gebruikte bestandsformaten incl. de versie (pronomcode). Dit omdat deze nieuwe documenten handmatig vanuit Notubiz in Decos Join worden geplaatst (er is geen geautomatiseerde koppeling). Functioneel Beheer van Decos Join legt het een en ander over de inrichting van Decos Join vast op de G-schijf en in aparte zaken over het functioneel beheer. De raad is zelf verantwoordelijk voor haar informatievoorziening en het archief; deze verantwoordelijkheid is niet vertaald of vastgelegd/vastgesteld in een document of handleiding. Ook de combinatie met de taken van DIV in dit ketenproces is niet beschreven. Het is gewenst dit alsnog te realiseren, zodat bij de opheffing van de gemeente Weesp (en de gemeenteraad Weesp) de oudere Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 19
raadsinformatie, zowel in het analoge als het digitale archief met behulp van deze handleiding goed te benaderen en te vinden is (incl. actuele technische specificaties en het meest actuele metadatamodel). Dit is ook noodzakelijk voor een goede archiefwettelijke overbrenging van analoog en digitaal archief en haar toegangen, naar de archiefbewaarplaats c.q. e-depot. Tenslotte heeft de archiefinspecteur met een kleine steekproef onderzocht of digitale raadsvergaderingdossiers in de periode 2017-2021 in Decos Join volledig waren en voldoen aan artikel 3 van de archiefwet – dit was het geval met uitzondering van de audiotulen (in 4 zaken) en voor videotulen (in 2 zaken). Audiotulen en videotulen zijn als alleen digitaal informatieobject beschikbaar en ze worden door de griffie vanuit Notubiz in Decos Join geplaatst bij/met het bijbehorende documenttype. Er is ook een transcriptie in MS Word aanwezig. De bevindingen van de in de steekproef zijn recent (medio juni) mondeling besproken met de griffie en er is gevraagd om een toelichting, verklaring of uitleg in te sturen zodat deze meegenomen kan worden in het archiefinspectierapport. Er is geen aanvulling of verklaring nagezonden door de griffie.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 20
3. Conclusies en Aanbevelingen
Informatiebeheer Gemeenteraad Conclusie 1: De raadsinformatie is digitaal gearchiveerd in Decos Join en analoog in het papieren archief en is toegankelijk en geordend conform art. 3 van de archiefwet. Het archief is goed vindbaar en Decos Join is een solide basis voor de raadsinformatievoorziening.
Aanbeveling 1: n.v.t.
Conclusie 2: Er is geen document, handboek of procesbeschrijving van de wijze waarop de raadsinformatievoorziening
Weesp
is
georganiseerd
en
geordend
en
toegankelijk is in het RIS en in Decos Join. Dit biedt context informatie voor later onderzoek en is belangrijk voor een latere succesvolle en volledige transitie van hybride of digitaal archief naar de archiefbewaarplaats.
Aanbeveling 2: Zorg
dat
vòòr
de
bestuurlijke
fusie
de
wijze
waarop
de
raadsinformatievoorziening is ingericht in Decos Join en in het RIS Weesp (Notubiz), is beschreven.
Conclusie 3: Bij een kleine steekproef onder 5 digitale raadsvergaderingdossiers in Decos Join tussen 2017 en het heden, waren 4x de audiotulen niet te openen of hoorbaar te beluisteren – feitelijk niet beschikbaar. Bij de nieuwe VNG Selectielijst van 2020 is vastgesteld en via een circulaire gecommuniceerd dat audiotulen en videotulen permanent te bewaren archiefstukken zijn. Verder verplicht art. 20 van de Archiefregeling over de Toegankelijke Staat “dat elk archiefstuk binnen een redelijke termijn kan worden gevonden, leesbaar of waarneembaar te maken is”.
Aanbeveling 3: Onderzoek de aanwezigheid
en beschikbaarheid voor hergebruik
van
audiotulen (en videotulen sinds de start van voorjaar 2020) in de raadsvergaderingdossiers van Weesp.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 21
Informatiebeheer College van B&W Conclusie 4: Het bestuurs- of collegearchief is digitaal gearchiveerd in Decos Join en analoog in het papieren archief en is goed geordend en toegankelijk conform artikel 3 van de archiefwet. Er is veel vastgelegd over het werkproces en de archivering door de agendakamer en functioneel beheerders van Decos Join.
Aanbeveling 4: n.v.t.
Conclusie 5: Het bestuurs- of collegearchief is vindbaar op veel plaatsen; digitaal in Decos Join, in het papieren archief, op de G-schijf en in IBabs. Dit kan een risico vormen om vast te stellen wat het authentieke integere document is, ook al is Decos Join aangewezen als het formele brondossier en moet via Decos Join informatie verspreid en gecommuniceerd worden. De Archiefregeling stelt in artikel 17 regels over context en authenticiteit die binnen documentair informatiesystemen, zaaksystemen en e-depots zijn vertaald in functionaliteit waarmee
dit
standaardformaten,
automatisch logfiles,
is/wordt
metadata,
geregeld
relaties
tussen
(versiebeheer, zaken).
Verder
adviseert de VNG al enige jaren eenmalige opslag en meervoudig gebruik.
Aanbeveling 5: Zorg dat de digitale informatieomgeving wordt ingericht conform het principe van eenmalige opslag en meervoudig gebruik. Verwijder (met terugwerkende kracht) en na elke vergadering de dubbele exemplaren van andere dragers.
Conclusie 6: DIV Weesp print van oorsprong digital born stukken, vanuit de digitale Decos bestuurs- en raadsdossiers zodat de papieren dossiers identiek zijn aan de digitale dossiers in Decos Join. De digital born stukken zijn echter de originelen en de geprinte documenten zijn archiefwettelijk kopieën en worden beschouwd als dubbelen. Het digitale digital born en de analoge gewaarmerkte stukken vullen in een hybride omgeving elkaar aan – printen is overbodig.
Aanbeveling 6: Continueer de huidige werkwijze tot de bestuurlijke fusie, zodat -alhoewel overbodig en kopie/dubbel – de analoge archiefdossiers uniform geordend zijn en blijven. Voeg de beschrijving van deze wijze van archivering toe aan reeds aanwezige documenten over de bestuurlijke informatievoorziening of in een instructie of handboek t.b.v. de overbrenging naar de archiefbewaarplaats.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 22
Informatiebeheer WABO Conclusie 7: De informatie en het archief van het WABO werkproces “oprichten van een gebouw” in Weesp, is/wordt tijdens de ambtelijke fusie, herkenbaar apart gearchiveerd. In het begin is dat gebeurd in de Weesper applicaties Squit XO met koppeling naar Decos Join. Vanaf 2 februari 2021 via migratie naar de Amsterdamse
applicatie
Powerbrowser;
deze
heeft
ook
recordmanagementfunctionaliteit. In Powerbrowser is een aparte inrichting voor Weesp gemaakt waaronder aparte rechten en metadata. Het archief is geordend en toegankelijk (conform art. 3 van de Archiefwet)
Aanbeveling 7: n.v.t.
Conclusie 8: Conclusie Er is (nog) geen migratieverklaring verstrekt aan het RHCVV van de migratie vanuit de Weesper applicatie Squit XO (dat gekoppeld was met Decos Join), zoals voorgeschreven in de Archiefregeling artikel 25, voor de werkprocessen van de WABO naar de Amsterdamse applicatie Powerbrowser. Inmiddels is in de 2e helft van juni een concept migratieverklaring gedeeld en eind juli alle benodigde informatie verstrekt. Feitelijk is na de inspectie in juli deze migratie alsnog archiefwettelijk verantwoord afgerond.
Aanbeveling 8: Zorg voor een migratieverklaring van de migratie van Squit XO dat gekoppeld was met Decos Join, voor de werkprocessen van de WABO naar de Amsterdamse
applicatie
Powerbrowser,
conform
artikel
25
van
de
Archiefregeling. Hierin is na de inspectie, eind juli in voorzien. Zorg dat ook voor andere migraties van informatie en/of gegevens van Weesp ter voorbereiding op de definitieve fusievorming – eventueel alsnog - een migratieverklaring wordt opgesteld, vastgesteld en gearchiveerd.
Conclusie 9: Er worden voorbereidingen getroffen, voor het werkveld van de WABO voor de definitieve administratieve fusie per 1-1-2022. Er zijn geen centrale instructies bekend of gecommuniceerd voor de archivering, betreffende de knip wat hoort bij het Weesper archief en wat mee gaat als lopend archief naar de Amsterdamse organisatie. Het Besluit Informatiebeheer Weesp geeft in hoofdstuk IV over “Archiefvorming en Ordening” aan dat het hoofd van de
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 23
beheerseenheid zorgt voor de opstelling van procedures voor zowel het documentenverkeer als de wijze waarop de archiefwettelijk verantwoordelijke ordening en toegankelijkheid van documenten kan worden gewaarborgd. Artikel 4 van de Archiefwet verplicht bovendien de overheidsorganen om wanneer ze worden samengevoegd, opgeheven of gesplitst een voorziening te treffen voor de archiefbescheiden en een voorziening te regelen over de (tijdelijke) terbeschikkingstelling van archief voor gebruik in/door de nieuwe organisatie voor ten hoogste twintig jaar.
Aanbeveling 9: Zorg
dat
uiterlijk
na
de
zomer
centrale
instructies
opgesteld
en
gecommuniceerd worden over het informatie- en archiefbeheer, die de werkprocessen
ondersteunen
bij
de
voorbereiding
op
de
financieel-
administratieve fusie per 1-1-2022 en/of op de bestuurlijke fusie van 24-32022.
Informatiebeheer Wet Participatie Conclusie 10: De informatie en het archief voor het werkproces “Vakantieverlof” als onderdeel van de Wet Participatie voor Weesp, is tot 31-12-2020 apart geadministreerd en gearchiveerd in een database van Suite4W&I en in de analoge papieren clientendossiers (overgenomen van Stichtse Vecht). Sinds 1-1-2021 zit de database van Suite4W&I met Weesper gegevens in de Amsterdamse
GWS
suite,
apart
benaderbaar
en
afgeschermd.
De
clientendossiers van Weesp zijn als subjectdossiers op naam geordend Het werkproces is beschreven en het archief is geordend en toegankelijk (conform art. 3 van de archiefwet).
Aanbeveling 10: n.v.t.
Conclusie 11: Er worden voorbereidingen getroffen, voor het WPI werkveld voor de definitieve financieel-administratieve fusie per 1-1-2022. Er zijn (nog) geen centrale instructies bekend of gecommuniceerd voor de te volgen werkwijze voor archivering. Betreffende de knip wat hoort bij het Weesper archief en wat mee gaat als lopend archief naar de Amsterdamse organisatie. Dit betreft ook richtlijnen voor vernietiging met betrekking tot de werkprocessen van bijv. het
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 24
Sociaal Domein. Het Besluit Informatiebeheer Weesp geeft in hoofdstuk IV over Archiefvorming en ordening aan dat het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor de opstelling van procedures voor zowel het documentenverkeer als de wijze waarop de archiefwettelijk verantwoordelijke ordening en toegankelijkheid van documenten kan worden gewaarborgd. Artikel 4 van de Archiefwet verplicht bovendien de overheidsorganen om wanneer ze worden samengevoegd, opgeheven of gesplitst een voorziening te treffen voor de archiefbescheiden en een voorziening te regelen over de (tijdelijke) terbeschikkingstelling van archief voor gebruik in/door de nieuwe organisatie voor ten hoogste twintig jaar.
Aanbeveling 11: Zorg
dat
uiterlijk
na
de
zomer
centrale
instructies
opgesteld
en
gecommuniceerd worden over het informatie- en archiefbeheer, die de werkprocessen
ondersteunen
bij
de
voorbereiding
op
de
financieel-
administratieve fusie per 1-1-2022 en/of op de bestuurlijke fusie van 24-32022.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 25
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 26
Bijlagen: BRONNEN 1. Dorothy
Schuurmans,
functioneel
beheerder
Decos
Join
en
archiefbeheerder archief Weesp 2. Jaap Huberts, functioneel beheerder Decos Join en archiefbeheerder archief Weesp 3. Marije Roos, gemeentesecretaris gemeente Weesp. 4. Menno de Haan, afdelingshoofd bestuurs- en managementadvies Weesp 5. Sydney Tjon, medewerkster agendakamer 6. Martin Engelshoven-Huls, griffier gemeente(raad) Weesp 7. Elke Meulendijks, griffiemedewerkster gemeente(raad) Weesp 8. Lars Mögelin, adviseur IB voor o.a. VTH Amsterdam en werkzaam bij de Expertisepool Recordmanagement van de gemeentebrede organisatie voor de Informatievoorziening (IV) van Amsterdam. 9. Marcel van Dijk, adviseur I-beheer voor o.a. de WPI en werkzaam bij de Expertisepool Recordmanagement van de gemeentebrede organisatie voor de Informatievoorziening (IV) van Amsterdam. 10. Marleen Blom, projectleider invlechting WPI-taken Weesp in Amsterdam. 11. Jamillah
Pieternella,
senior
adviseur
Vergunningen,
Toezicht
en
Handhaving (VTH) Zuidoost en Weesp 12. Richard Geus, projectleider Uitvoeringsplan (verbetering I-beheer Weesp op basis van aanbevelingen van de interbestuurlijk toezichthouder NH) A. Image
voorpagina; bewerking
op
28
juni
2021
van
image
“2
puzzelstukjes” van Dreamstime.com. B. Foto aan het slot van Conclusies en Aanbevelingen – Slijksteeg Weesp, tijdens de corona op 7 oktober 2020 op de foto gezet door medewerkster RHCVV uit: Coronacollectie Regionaal Historisch Centrum (RHCVV). BEGRIPPENLIJST 1. AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming 2. Vervangingsbesluit regelt via archiefwet- en regelgeving dat via scanning digitaal gemaakte analoge documenten beschouwd kunnen worden als rechtsgeldige vervangende exemplaren, waarna de analoge documenten vernietigd mogen worden. 3. Digital born of born-digital is een term die verwijst naar materialen die hun oorsprong vinden in een digitale form, zoals email, tekstdocumenten elektronisch vervaardigd en digitale presentaties.
Archiefinspectierapport gemeente Weesp – definitief - augustus 2021 27