Raadsvoorstel_verzoek opheffing geheimhouding

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Registratienummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

Z/21/056962/276672 dinsdag 7 december 2021 dinsdag 18 januari 2022 dinsdag 1 februari 2022

Soort Voorstel: Onderwerp:

Adviesnota Verzoek om opheffing van geheimhouding, volgend uit een Wobverzoek over Huize Ivicke Burgemeester Leendert de Lange Het college stelt de raad voor vanwege de grote juridischfinanciële belangen de geheimhouding van documenten over Huize Ivicke gedeeltelijk in stand te houden. Dit naar aanleiding van een Wob-verzoek dat de eigenaar van Huize Ivicke, Monumenten Restauratie WH B.V. bij de gemeente heeft ingediend. Hierbij wordt verzocht om alle documenten over Huize Ivicke vanaf 1 januari 2017 ter beschikking te stellen. Nadat de raad heeft besloten dat de geheimhouding van enkele documenten wordt opgeheven, kan het college vervolgens beslissen om deze documenten geheel of gedeeltelijk openbaar te maken.

Portefeuillehouder: Programma: Kernboodschap:

Het gaat bij dit Wob-verzoek om meer dan 13.000 documenten, met in totaal meer dan 60.000 pagina’s. Op grond van de Wet openbaarheid van bestuur en vaste rechtspraak moet op een Wob-verzoek beslist worden, ongeacht de financiële consequenties. Vanwege de omvang van dit Wob-verzoek wordt extra personeel ingehuurd. De kosten hiervan bedragen € 140.000. Het is de trend om Wob-verzoeken ruim te formuleren. Voor gemeenten betekent dit een grote inzet van capaciteit en middelen. Om de impact van dergelijke Wob-verzoeken te beperken, wordt -al dan niet in samenspraak met de indienerdan ook kritisch getoetst of het verzoek al dan niet te ruim geformuleerd is. Ook wordt ondersteunende software ingezet om grotere hoeveelheden documenten te bewerken. Ondanks toepassing van deze middelen in dit dossier, blijft de financiële impact van dit specifieke Wob-verzoek groot. Een belangrijk middel om de trend van ruim geformuleerde Wobverzoeken te matigen is actieve openbaarmaking, in lijn met de inmiddels ook in de Eerste Kamer aangenomen Wet open overheid. Wat al openbaar is, hoeft immers niet opnieuw openbaar gemaakt te worden. Hoe dit beleidsmatig vorm krijgt, moet nog uitgewerkt worden.

Pagina 1 van 6

Bijlagen:

Stukken ter inzage: Beslispunten: Relatie met:

Pagina 2 van 6

1. 2. 3.

Openbare besluitenlijst vergadering college 20-8-2019 Notulen raadsvergadering 17-9-2019 Raadsbesluit bekrachtiging geheimhouding 17-9-2019 (ondertekend) 4. Wob-verzoek 24-2-2020 5. Raadsbesluit op verzoek opheffing geheimhouding 14-72020 (voorstel) 6. Wob-verzoek 27-7-2021 De in de bijlage bij het raadsbesluit genoemde geheime stukken. Vanwege de geheimhouding liggen deze stukken ter inzage voor de raad, de raadscommissie en hun leden. 1. Het verzoek om opheffing van de geheimhouding gedeeltelijk in te willigen, overeenkomstig de bij het raadsbesluit behorende bijlage. Agendapunt: Raad 19-9-2019, nr 12 (geheimhouding) Raad 14-7-2020, nr 12 met de bijlagen 1 tot en met 5 op de publieke raadsagenda Toezegging: Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Verzoek om opheffing van geheimhouding ,volgend uit een Wob-verzoek over Huize Ivicke. Samenvatting en toelichting Er is een nieuw Wob-verzoek waaruit opnieuw een verzoek om opheffing van geheimhouding voortvloeit Op 24 februari 2020 heeft het college een namens Monumenten Restauratie WH B.V. ingediend Wob-verzoek ontvangen. Dat betreft alle documenten die binnen de gemeente aanwezig zijn over Huize Ivicke sinds 1 januari 2014. Op 14 juli 2020 heeft u het hieruit voortvloeiende verzoek om geheimhouding op te heffen volledig afgewezen. De reden van afwijzing was dat de werkzaamheden en de aanbesteding daarvan nog moesten plaatsvinden. De bestuursrechtelijke handhavingsprocedures over het in stand houden van het rijksmonument leiden nu opnieuw tot een Wob-verzoek namens Monumenten Restauratie WH B.V. over Huize Ivicke. Dat betreft de periode na 1 januari 2017. Het verzoek is op 27 juli 2021 ontvangen. Wegens niet-tijdig beslissen op het verzoek heeft Monumenten Restauratie WH B.V. beroep ingesteld bij de rechtbank. Op 5 november 2021 heeft de rechtbank uitspraak gedaan en beslist dat het college een termijn krijgt tot en met 4 februari 2022 om alsnog te beslissen op het Wobverzoek. Als daarna nog geen beslissing op het verzoek is verzonden, wordt een dwangsom van €100 per dag met een maximum van € 15.000 verbeurd.

Geheimhouding kan gedeeltelijk worden opgeheven Tussen de opgevraagde documenten bevinden zich documenten waarop door de raad een geheimhouding is opgelegd die alleen door de raad kan worden opgeheven. Daarom zendt het college het verzoek om opheffing van de geheimhouding door naar de raad, met het voorstel om het verzoek gedeeltelijk op te heffen. Het Wob-verzoek veroorzaakt hoge kosten Op grond van de Wet openbaarheid van bestuur en vaste rechtspraak moet op een Wob-verzoek beslist worden, ongeacht de kosten die aan het afhandelen van het verzoek verbonden zijn. Het voorstel over het verzoek om de geheimhouding op te heffen, betreft een miniem gedeelte van de vele opgevraagde documenten. Dat het gaat om een groot aantal documenten brengt hoge afdoeningskosten met zich mee. Voor de behandeling van het Wob-verzoek moeten namelijk meer dan 13.000 documenten, met in totaal ongeveer 60.000 pagina’s, worden beoordeeld. De noodzaak om twee juristen en zes administratieve ondersteuners aan te trekken voor de duur van drie maanden leidt tot een kostenpost van circa € 140.000. Zonder de extra inzet van ondersteunende software was nog meer tijdelijke inhuur nodig geweest. Omvangrijke Wob-verzoeken: nieuwe trend Soms zijn Wob-verzoeken omvangrijk.

Alleen al omdat sommige dossiers omvangrijk zijn, en dit zeker als een zaak al langer loopt, zoals bij het dossier rondom de instandhouding van Huize Ivicke. Deze laatste jaren zijn omvangrijke Wob-verzoeken sowieso een landelijke trend. Dat komt door de indiening van ruim geformuleerde verzoeken over een vrij breed gehouden onderwerp. Zo’n ruime formulering is bedoeld om te voorkomen dat informatie niet openbaar wordt gemaakt doordat deze buiten het verzoek valt. De gevolgen van de trend kunnen worden gematigd Net als in de rest van het land wordt bekeken hoe we deze trend kunnen matigen, aangezien deze veel beslag legt op capaciteit en financiële middelen van de gemeente. Een eerste mogelijkheid is het voorleggen van de vraag aan de verzoeker of ook andere middelen voldoen aan de informatiebehoefte. Het verzoek kan dan geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken.

Pagina 3 van 6

Vaak is het mogelijk om de verzoeker te helpen om een te ruim geformuleerd Wob-verzoek te verduidelijken om zo de intentie van het verzoek te duiden. Onvoldoende verduidelijking kan de consequentie hebben dat het verzoek niet wordt behandeld. Echter, deze handelswijze kan bij dit Wob-verzoek niet worden ingezet, omdat het een zorgvuldig geformuleerd verzoek betreft. Een ander belangrijk middel om de trend te matigen is actieve openbaarmaking. In zekere zin wordt bij actieve openbaarmaking vooruitgelopen op Wob-verzoeken. Wat al openbaar is, hoeft niet opnieuw openbaar gemaakt te worden. Actieve openbaarmaking was al een belangrijk uitgangspunt in de Wob en wordt nog belangrijker bij de inmiddels ook door de Eerste Kamer in gewijzigde vorm aanvaarde Wet open overheid (Woo). Sommige soorten stukken moeten verplicht worden bekendgemaakt. Dat zijn wet- en regelgeving (nu al verplicht ingevolge de Bekendmakingswet), organisatiegegevens, raadsstukken (nu al praktijk), bestuursstukken, stukken van adviescolleges, convenanten, jaarplannen en -verslagen, Wob-/Woo-verzoeken, onderzoeken, beschikkingen en klachten. Meer openbaar maken moet straks onder de Woo. Met de inwerkingtreding van de nieuwe wetgeving wordt gestreefd naar een nieuw evenwicht. Hoe dat vormt krijgt, wordt beleidsmatig nog verder uitgewerkt.

Het is inmiddels mogelijk om grotere hoeveelheden documenten te bewerken met behulp van ondersteunende software. Dit vermindert de vraag naar flexibele capaciteit, maar ook hiermee zijn kosten gemoeid, omdat de kosten voor de inzet van software eveneens toenemen bij omvangrijke Wob-dossiers. Beoogd effect Deugdelijke besluitvorming op het Wob-verzoek en het daaruit voortvloeiende verzoek om de geheimhouding op te heffen. Argumenten 1.1 De raad is het bevoegde bestuursorgaan Het verzoek om opheffing van geheimhouding betreft: a. het ‘raadsvoorstel en raadbesluit ‘Dossier instandhoudingsplicht monument’’; b. in de besloten vergadering van het college van 20 augustus 2019 behandelde inzake ‘geheimhouding monument’, inclusief de stukken die in dat verband aan het college zijn overgelegd, ter zake waarvan het college zich tot de raad heeft gericht. De geheime stukken hebben wij voor de raad ter inzage gelegd, die daardoor bij uitsluiting bevoegd is om de geheimhouding op te heffen. 1.2 Met dit voorstel kan de raad besluiten dat (gedeeltelijke) geheimhouding nu nog nodig is. Het bijzondere openbaarmakingsregime na de oplegging van geheimhouding is de uitzondering die nog steeds gerechtvaardigd moet zijn. Daarbij zijn twee van de belangen achter de weigeringsgronden van belang.

Dat zijn het financieel belang van de gemeente en het belang bij het voorkomen van onevenredige benadeling of bevoordeling. De uitkomst van de toetsing verschilt per (onderdeel) van een document. En wordt mede bepaald door de lopende procedures over handhaving. De uitwerking treft u aan in de bijlage bij het raadsbesluit. 1.3 Gedetailleerde motivering draagt bij aan de houdbaarheid van het besluit De motivering is uitgewerkt in de bij het raadsbesluit behorende bijlage. Dit aansluitend bij de eis van de bestuursrechter dat de beslissing op een Wob-verzoek per (onderdeel van een) document. 1.4 Opheffing van de geheimhouding leidt niet zondermeer tot openbaarmaking Bij de beoordeling van een Wob-verzoek speelt meer dan een afweging van het belang van transparantie tegen het financieel belang van de gemeente en het voorkomen van onevenredige benadeling of bevoordeling. Met name de bescherming van de privacy en de bescherming van het

Pagina 4 van 6

vrij inbrengen van persoonlijke beleidsopvattingen in het intern beraad. Al deze facetten zullen getoetst worden, voordat het college beslist de stukken openbaar te maken.

Inwonersparticipatie/Communicatie Inwonerparticipatie is niet van toepassing. Het besluit van uw raad wordt met ons besluit op het Wob-verzoek bekendgemaakt aan Monumenten Restauratie WH B.V. Financiën Het voorstel over de opheffing van geheimhouding heeft op zich geen financiële consequenties. De behandeling van dit omvangrijke Wob-verzoek heeft dat echter wel. De behandeling vergt de inzet van extra capaciteit. De kosten hiervoor zijn tot februari 2022 begroot op € 140.000. Daarnaast zijn er kosten voor het anonimiseren via het automatiseringsprogramma Zylab. Dit systeem is juist aangeschaft om het anonimiseren te kunnen versnellen, zodat er minder personele capaciteit hoeft worden ingezet. Wanneer niet beslist wordt op het Wob-verzoek binnen een door de rechtbank Den Haag opgelegde termijn, zijnde 4 februari 2022, dan verbeurt Wassenaar tevens een dagelijkse dwangsom van €100 tot een maximum van €15.000. In 2021 is een extra bedrag gevraagd voor de behandeling van Wob-verzoeken, waarvan € 25.000 ten laste is gebracht van het OTO-budget en € 25.000 is aangemeld bij de najaarsnota. Van de genoemde € 140.000 resteert er € 90.000 in 2022. Hiervoor is geen dekking beschikbaar en wordt als tegenvaller gemeld bij de voorjaarsnota 2022.

Nu geconstateerd wordt dat er al een aantal jaar financiële overschrijdingen zijn als gevolg van de wettelijke verplichting tot behandeling van Wobverzoeken, en ook de invoering van de WOO (Wet open overheid) structurele kosten met zich mee zal brengen, wordt de vraag om extra middelen meegenomen in de kadernota 2023. Juridisch kader Algemene wet bestuursrecht Artikel 2:3, eerste lid, verplicht ons tot doorzending als een ander bestuursorgaan kennelijk bevoegd is. Gemeentewet Artikel 25 betreft zowel door de raad opgelegde geheimhouding als de door het college ten aanzien van aan de raad overlegde stukken opgelegde geheimhouding. Voor wat betreft aan de raad overlegde stukken blijft de geheimhouding alleen in stand als deze op tijd door de raad wordt bekrachtigd. Het is uitsluitend aan de raad om de geheimhouding op te heffen. Artikel 55 betreft de oplegging door het college op het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd. Als het college zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, is het aan de raad om de geheimhouding op te heffen.

Voor de oplegging van geheimhouding met toepassing van artikel 25 of artikel 55 is het vereist dat daarmee een belang achter de weigeringsgronden in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur wordt beschermd. Als de raad de geheimhouding opheft, moet uit de presentielijst blijken dat de vergadering is bezocht door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden. Wet Openbaarheid Bestuur Artikel 3 bepaalt dat eenieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid kan richten tot een bestuursorgaan en dat een dergelijk verzoek wordt ingewilligd met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 10 en 11.

Pagina 5 van 6

Artikel 6 bepaalt dat het bestuursorgaan beslist op het verzoek om informatie en wel zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken gerekend vanaf de dag na die waarop het verzoek is ontvangen. Deze termijn kan voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Uit vaste rechtspraak volgt dat een verzoek om openbaarmaking van documenten waarover geheimhouding is opgelegd, altijd ook moet worden opgevat als verzoek om opheffing van die geheimhouding. Risico’s Mogelijk wordt door of namens de Wob-verzoeker bezwaar gemaakt tegen de gedeeltelijke afwijzing om de geheimhouding op te heffen en eventueel aansluitend (hoger) beroep ingesteld bij de rechtbank en Raad van State. Duurzaamheid Het voorstel doet niet toe of af aan duurzaamheid.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

drs. H.I.P. Oppatja, gemeentesecretaris

Pagina 6 van 6

drs. L.A. de Lange, burgemeester