Raadsvoorstel Verordening commissie bezwaarschriften Wassenaar 2021

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

Z/20/048476 1 december 2020 12 januari 2021 26 januari 2021

Soort Voorstel: Onderwerp: Portefeuillehouder: Programma:

Adviesnota Verordening commissie bezwaarschriften Wassenaar 2021 Burgemeester L. de Lange Programma

Kernboodschap:

Bezwaarmakers hebben het recht om hun bezwaarschrift mondeling toe te lichten tijdens een hoorzitting. Nu kan dat alleen bij de externe commissie bezwaarschriften. Niet voor iedere bezwaarmaker is een hoorzitting bij de commissie bezwaarschriften de meest passende wijze van behandeling van het bezwaarschrift, bijvoorbeeld omdat de afhandelingstermijn lang is of omdat dit als formeel kan worden ervaren. De raad, het college en de burgemeester kiezen voor maatwerk. De nieuwe verordening gaat niet alleen over horen door de commissie, maar ook over horen door een ambtenaar.

Bijlagen:

Bijlage 1: Tabel wijzigingen Verordening commissie bezwaarschriften; Bijlage 2: Reglement ambtelijk horen Wassenaar 2021.

Stukken ter inzage:

nee

Beslispunten:

1. De ‘Verordening commissie bezwaarschriften’ vast te stellen.

Relatie met:

Pagina 1 van 3

Agendapunt: Toezegging: Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Vaststelling nieuwe ‘Verordening commissie bezwaarschriften’ Samenvatting Vanuit de praktijk is er steeds meer behoefte om bij de behandeling van bezwaarschriften meer maatwerk toe te passen. Dit kan gerealiseerd worden door de informele aanpak van bezwaarschriften en ambtelijk horen in te voeren. De informele aanpak is inmiddels geïmplementeerd. Om ambtelijk horen mogelijk te maken dient de ‘Verordening commissie bezwaarschriften’ geheel gewijzigd te worden. De huidige verordening wordt ingetrokken. Hierin is nu opgenomen dat alleen de commissie hoort in bezwaarprocedures. Alle wijzigingen en de redenen daarvan zijn opgenomen in de ‘Tabel wijzigingen verordening commissie bezwaarschriften’ (bijlage 2). Het is praktisch als de commissie en haar secretariaat bezwaren tegen besluiten van uw raad ons college en de burgemeester op één wijze kan behandelen. Dat gaat het best met één verordening. De voorgestelde verordening wordt net als de huidige vastgesteld door zowel uw raad als ons college en de burgemeester vanwege keuzes die elk bestuursorgaan zelf moet maken. Een bestuursorgaan moet ervoor zorgen dat belanghebbenden bij een bestreden besluit worden gehoord en kan daarmee een adviescommissie belasten. Een bestuursorgaan dat een adviescommissie instelt, moet de openbaarheid van de vergaderingen regelen.

De Gemeentewet schrijft voor dat de raad, het college en de burgemeester verplicht zijn om alle drie een regeling te hebben voor deze adviescommissie. De burgemeester en ons college hebben de verordeningen alvast vastgesteld. Met het oog op vermelding van de raad en de vormgeving als raadsbesluit onder het voorbehoud van de vaststelling van de verordening door uw raad. Het ambtelijk horen wordt door ons college en de burgemeester uitgewerkt in een reglement. Beoogd effect Meer maatwerk in de behandeling van bezwaarschriften. Daarnaast wordt de doorlooptijd in bezwaren waarin ambtelijk wordt gehoord aanzienlijk ingekort (wettelijk zes weken korter) en wordt de bezwaarmaker actiever in de bezwaarprocedure betrokken. Argumenten 1.1 Het voorstel past bij de informele wijze waarop de gemeente met haar inwoners wil omgaan. Door met een gemengd model te werken, waarbij naast commissie horen ook ambtelijk horen mogelijk is, maakt de gemeente in de formele fase van het bezwaarproces maatwerk mogelijk. Dit sluit aan bij de oplossingsgerichte behandeling van de bezwaarschriften door het structureel toepassen van de informele aanpak. Bij deze aanpak wordt bij binnenkomst van een bezwaarschrift direct telefonisch contact opgenomen met de bezwaarmaker om te bespreken wat er precies aan de hand is en wat de beste wijze is om het bezwaarschrift te behandelen.

Deze werkwijze wordt ondersteund door het programma ‘Prettig Contact Met de Overheid’ van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het gemende model wordt al bij verschillende andere gemeenten toegepast (onder andere bij Servicepunt71, Hoorn, Delft en de Drechtsteden). Daarnaast zijn er gemeenten waarbij alleen ambtelijk wordt gehoord (bijvoorbeeld Tilburg). 1.2 het voorstel beperkt de behandelduur Bij ambtelijk horen, hoort de secretaris van de commissie bezwaarschriften de bezwaarmaker in een aantal door het college en de burgemeester vastgestelde onderwerpen. Ambtelijke hoorzittingen kunnen flexibel en in overleg met de bezwaarmaker en de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan worden ingepland. Dit komt de doorlooptijd van deze zaken ten goede. De secretarissen hebben het afgelopen jaar een drie daagse training gespreksvaardigheden gevolgd om zich voor te bereiden op dergelijke gesprekken. Ook hebben zij met de informele aanpak al ervaring opgedaan met het voeren van gesprekken met bezwaarmakers.

Pagina 2 van 3

1.3 De commissie bezwaarschriften is akkoord met het voorstel. De commissie bezwaarschriften is betrokken geweest bij het voorstel en heeft hier input op geleverd. 1.4 De gekozen categorieën van zaken zijn geschikt voor ambtelijk horen. Bij de gekozen categorieën van zaken is aangesloten bij andere gemeenten die al werken met het gemengde model. Het betreft onderwerpen die juridisch niet complex zijn en/of waarin een snelle doorlooptijd gewenst is in verband met het belang van de bezwaarmaker. Het is evenwel altijd mogelijk voor de secretaris om in een bezwaar waarin volgens het reglement ambtelijk gehoord dient te worden, de zaak voor advies voor te leggen aan de commissie bezwaarschriften, bijvoorbeeld als een zaak politiek gevoelig is. Het is ook mogelijk om, in overleg met de voorzitter van de commissie, ambtelijk te horen in een bezwaarschrift waar de commissie in principe over adviseert. Kanttekeningen 1. De secretarissen zijn ambtenaar, maar niet bevooroordeeld. Anders dan de leden van de commissie bezwaarschriften hebben de secretarissen als ambtenaar wel een band met de gemeente. Zij zijn echter niet betrokken bij het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt, hiermee is hun onbevooroordeelde positie goed geborgd in het proces. De secretarissen zullen steeds aandacht hebben voor het belang van goede communicatie in deze. Communicatie/Inwonersparticipatie N.v.t.

Financiën Het voorstel heeft geen financiële consequenties. Risico’s N.v.t. Duurzaamheid N.v.t.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

drs H.I.P. Oppatja, gemeentesecretaris

Pagina 3 van 3

drs. L.A. de Lange, burgemeester