Raadsvoorstel uitbreiding formatie juridische ondersteuning

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer:

Z/23/072873

Datum collegebesluit:

dinsdag 24 januari 2023

Datum commissievergadering:

21 februari 2023

Datum raadsvergadering:

7 maart 2023

Soort Voorstel:

Adviesnota

Onderwerp:

Uitbreiding formatie Juridische Ondersteuning

Portefeuillehouder:

Wethouder Hendrickx

Programma:

Bestuur en Middelen

Kernboodschap

In de raadsvergadering van 8 november jl. heeft de raad met amendement J besloten dat zij goedkeuring wenst te verlenen aan de uitbreiding van formatie van de ambtelijke organisatie. Als gevolg van Wet Open Overheid (voorheen Wet Openbaarheid van Bestuur) is het aantal te behandelen dossiers door juridische zaken sterk toegenomen. De ambtelijke capaciteit binnen de huidige formatie is structureel onvoldoende om uitvoering te geven aan deze wettelijke taak. Het rijk draagt via het gemeentefonds structureel € 84.000 bij t.b.v. de implementatie en uitvoering van de WOO (meicirculaire 2021). In de kaderbrief 2023 is ook structureel een extra budget toegekend. Dit gezamenlijk bedrag van € 162.515 (incl. indexering) wordt ingezet voor de uitbreiding van 0,78 fte schaal 11 en 1 fte schaal 10 bij de eenheid juridische ondersteuning.

.

Pagina 1 van 4

Bijlagen:

geen

Stukken ter inzage: Beslispunten: 1.

Uitbreiding van de formatie van de eenheid Juridische Ondersteuning met 0,78 fte schaal 11 en 1 fte schaal 10 met ingang van 1 januari 2023;

2.

Kennis te nemen dat de kosten van deze formatieuitbreiding, zijnde € 162.515, reeds zijn opgenomen in de begroting 2023-2026.

Relatie met:

Agendapunt: (bijv. een aangehouden stuk of een stuk wat nog moet komen of al geweest is) Toezegging: Amendement/motie: d.d. 8 november 2022 Schriftelijke vragen:

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Uitbreiding formatie eenheid juridische ondersteuning.

Inleiding In de vergadering van 8 november 2022 heeft de raad besloten dat zij goedkeuring wenst te verlenen aan de uitbreiding van formatie van de ambtelijke organisatie. Gevraagd wordt aan de raad toestemming te verlenen om reeds toegekende en in de begroting opgenomen middelen in te zetten voor een structurele uitbreiding van de eenheid juridische ondersteuning van in totaal 1,78 FTE. Doel van de uitbreiding is om beter te kunnen voldoen aan de uitvoering van wettelijke taken. Al een aantal jaar is het aantal te behandelen dossiers als gevolg van de Wet Open Overheid (voorheen Wet Openbaarheid van Bestuur) sterk toegenomen. Vaak gaat het daarbij ook om omvangrijke dossiers. De ambtelijke capaciteit binnen de huidige formatie is structureel onvoldoende om uitvoering te geven aan deze wettelijke taak. Hierdoor is in de afgelopen jaren steeds tijdelijk extra geld gevraagd ter bekostiging van externe inhuur. Afhandeling van verzoeken die zijn ingediend op basis van de Woo is immers niet vrijblijvend. Indien verzoeken niet binnen vastgestelde termijnen worden afgehandeld, kunnen door tussenkomst van de rechter Pagina 2 van 4

dwangsommen worden verbeurd. Structurele uitbreiding van het aantal fte leidt tot verhoging van afhandeling van het aantal dossiers binnen de gestelde termijnen. De Wet Open Overheid, die per mei 2022 de Wob heeft vervangen, verplicht bestuursorganen tot actieve openbaarmaking van documenten. De gemeente moet binnen een aantal jaar hiertoe zijn ingericht. Juridische Ondersteuning en de eenheid Informatie & Administratie trekken samen op om overheidsinformatie voor iedereen beter te ontsluiten. De extra juridische capaciteit zal tevens beleidsmatig hiervoor worden ingezet. Ook wordt actief ingezet op reductie van het aantal Woo- en informatieverzoeken door inzet op een prettig contact met de overheid. Transparantie in handelen en besluitvorming moet op den duur leiden tot afname van kostbare Woo- en informatieverzoeken.

Beoogd effect Uitbreiding van de formatie leidt tot structurele juridische capaciteit om Woo-dossiers binnen de wettelijke termijnen af te handelen en het voorkomen van dwangsommen. Met de wetswijziging in mei 2022 zijn de termijnen van afhandeling gehalveerd. Met een uitbreiding van capaciteit kan tevens uitvoering worden gegeven aan de implementatie van actieve openbaarmaking. Dat is één van de doelstellingen van de invoering van de Wet Open Overheid. Hiervoor zal een ICT-oplossing worden geïmplementeerd. Door uitbreiding met structurele formatie kan worden ingezet op het aantrekken van vast personeel en daarmee op borging van kennis en kwaliteit ten behoeve van Wassenaar.

Argumenten 1.1 Voldoen aan de Wet Open Overheid De Wet Open Overheid, die per mei 2022 de Wob heeft vervangen, verplicht bestuursorganen tot actieve openbaarmaking van documenten. De gemeente moet binnen een aantal jaar hiertoe zijn ingericht. Ook dient het bestuursorgaan binnen 4 weken op verzoeken in het kader van de Woo een besluit te hebben genomen. 1.2 Kostenbesparing door vermindering externe inhuur Door uitbreiding van de formatie kunnen minimaal 2 vaste medewerkers in dienst worden genomen en is de organisatie minder afhankelijk van kostbare externe inhuur. 1.3 Draagt bij aan kwaliteitsborging Door het aantrekken van vaste medewerkers kan ook worden ingezet op borging van processen, kwaliteit en behoud van kennis. 1.3 Flexibiliteit in de verdeling van juridische capaciteit Bij een fluctuatie in de omvang van WOO-dossiers kan de juridische capaciteit ook op andere dossiers worden ingezet.

Kanttekeningen Geen

Pagina 3 van 4

Vanaf 2023 is er structureel geld beschikbaar voor de taken voortvloeiend uit de Wet Open Overheid. In 2023, 2024, 2025 en 2026 is daarnaast nog incidenteel budget beschikbaar, waardoor ook bij een onverwachte toename van het aantal WOO- en informatieverzoeken extra capaciteit kan worden ingehuurd. De incidentele middelen worden daarnaast ingezet om ICT-ondersteuning te organiseren en te implementeren.

Uitvoering: Financiën Instemming met uitbreiding van het aantal fte’s leidt tot verhoging van het personeelsbudget met € 162.515. Dit is reeds begroot. Indien amendement J niet was aangenomen, was deze wijziging al doorgevoerd. Het betreft een bedrijfsvoeringskwestie hoe met de uitvoering van wetgeving (wet open overheid) wordt omgegaan.

Uitvoering: Juridisch kader Door instemming met het amendement J van 8 november 2022 heeft de raad beslist dat structurele uitbreiding in het ambtenarenapparaat via aparte concrete raadsbesluiten moeten worden goedgekeurd alvorens met de aanname van structureel personeel mag worden begonnen.

Uitvoering: Communicatie en Inwonersparticipatie nvt Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

T.N. Kramer,

drs. L.A. de Lange,

gemeentesecretaris

burgemeester

Pagina 4 van 4