Raadsvoorstel Rechtmatigheidsverantwoording college

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer:

Z/23/073112

Datum collegebesluit:

dinsdag 21 februari 2023

Datum commissievergadering:

dinsdag 18 april 2023

Datum raadsvergadering:

dinsdag 9 mei 2023

Soort Voorstel:

Adviesnota

Onderwerp:

Rechtmatigheidsverantwoording college

Portefeuillehouder:

Wethouder Hendrickx

Programma:

Bestuur en Middelen

Kernboodschap:

Met de notitie rechtmatigheidsverantwoording college brengt de gemeente de gevolgen van de wetswijziging versterking decentrale rekenkamers’ in beeld.

Bijlagen:

Ja Bijlage 1: Notitie Rechtmatigheidsverantwoording college

Stukken ter inzage:

Nee

Beslispunten:

1.

Kennis te nemen van de notitie rechtmatigheidsverantwoording college vanaf 2023 e.v..

2.

De verantwoordingsgrens rechtmatigheid vast te stellen op 1% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves.

3.

De rapportagegrens vast te stellen op een bedrag van €50.000 en de afwijkingen boven dit bedrag in de paragraaf bedrijfsvoering toe te lichten, inclusief de oorzaken en de te nemen beheersmaatregelen.

Relatie met:

Agendapunt: Toezegging: Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Pagina 1 van 4

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Rechtmatigheidsverantwoording college Inleiding Door een wetswijziging moet vanaf het verslagjaar 2023 het college in plaats van de accountant de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening opstellen. Tot en met verslagjaar 2022 vormt de accountant zich een oordeel over de rechtmatigheid (van de financiële beheershandelingen). Hierover brengt hij verslag (managementletter) uit, welk verslag met de jaarstukken aan de gemeenteraad wordt toegestuurd. Deze werkwijze gaat dus veranderen en wat dat precies gaat betekenen wordt in de notitie rechtmatigheidsverantwoording college uitgelegd. Beoogd effect De gemeente wil hiermee bereiken dat zij voldoet aan de wetswijziging ‘versterking decentrale rekenkamers’ waarvan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel is. De aanpak van de gemeente Wassenaar is erop gericht om de rechtmatigheidsverantwoording college volgens de minimale wettelijke variant voor de jaren 2023 en 2024 in te richten. Argumenten 1.1 De notitie verschaft helderheid over de verantwoordelijkheden over het jaar 2023. Door de wetswijziging veranderen de rollen en verantwoordelijkheden van de gemeenteraad, college en de organisatie. De gemeenteraad moet vooraf kaders stellen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Het college moet de verklaring afgeven en een toelichting geven op de afwijkingen.

De organisatie moet de ontbrekende processen beschrijven en zorgen dat de beschreven processen worden gevolgd. Daarnaast moet de organisatie interne controle maatregelen uitvoeren en een onderbouwing opstellen voor de rechtmatigheidsverantwoording. De kaderstelling door de Raad bestaat uit: het vaststellen de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens met de nadere invulling van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. 1.2 De verantwoordingsgrens van 1% sluit aan bij de toleranties die de accountant hanteert. Voor de verantwoordingsgrens wordt voorgesteld om aansluiting te zoeken bij de toleranties die de accountant hanteert in het kader van de materialiteit. Dat wil zeggen 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves. Aangezien er gesproken wordt over afwijkingen en er geen onderscheid is tussen fouten en onzekerheden is het hanteren van een percentage van 1% als verantwoordingsgrens voor de hand liggend. Door dezelfde grenzen te hanteren ontvangt de gemeenteraad een eenduidige rapportage.

Pagina 2 van 4

1.3 De rapportagegrens en nadere invulling sluit aan bij bestaande werkwijzen. Voor de hoogte van de rapportagegrens ligt het voor de hand om ook aan te sluiten bij bestaande werkwijzen. De accountant hanteert bij de controle een grens van € 50.000. Deze grens is mede gebaseerd op de financiële verordening. Hierin is onder andere geregeld dat het college de raad tussentijds informeert bij voor- en najaarsnota als zij verwachten dat de lasten of baten op programmaniveau de geautoriseerde lasten of baten met € 50.000 overschrijden. Kanttekeningen 1.1 Ondersteuning van het college moet wel geregeld worden. Er moet nog het nodige gebeuren om het college in staat te stellen de verklaring af te geven, omdat zij moet kunnen steunen op een goed functionerend systeem van rechtmatigheidsverantwoording. De organisatie treft de voorbereidingen voor de verantwoording en waar nodig wordt de hulp van de accountant ingeroepen om te zorgen dat de gemeente alle acties tijdig afrond. 1.2 De raad kan kiezen voor een andere verantwoordingsgrens. Wil de gemeenteraad verschillende normen hanteren, dan moet ze kunnen uitleggen waarom iets bezien door de bril van de rechtmatigheid wel akkoord is en door de bril van materialiteit niet. 1.3 De raad kan kiezen voor een andere rapportagegrens en werkwijzen.

Door af te wijken van bestaande grenzen en werkwijzen zal de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording college mogelijk niet binnen de bestaande formatie en budgettaire ruimte kunnen worden opgevangen. Uitvoering: Financiën In eerste instantie is de aanpak van de gemeente Wassenaar erop gericht om de rechtmatigheidsverantwoording college volgens de minimale wettelijke variant voor de jaren 2023 en 2024 in te richten. Het streven is erop gericht om de invoering binnen de bestaande formatie en budgettaire ruimte op te vangen. Op langere termijn is de verwachting dat door de hogere eisen die aan administratieve organisatie en interne beheersing worden gesteld een structurele toename van de kosten onvermijdelijk zal zijn. Uitvoering: Juridisch kader De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording college vloeit voort uit de wetswijziging ‘versterking decentrale rekenkamers’ waarvan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel is. Deze wetswijziging is op 31 mei 2022 door de Tweede Kamer aangenomen. De Eerste kamer heeft op 27 september 2022 met het voorstel ingestemd. De accountantscontrole vloeit voort uit artikel 213 van de Gemeentewet en is nader uitgewerkt in de Controleverordening van de gemeente Wassenaar. Uitvoering: Communicatie en Inwonersparticipatie Inwonerparticipatie is niet van toepassing. Pagina 3 van 4

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

drs. K.D. Handstede,

drs. L.A. de Lange,

gemeentesecretaris

burgemeester

Pagina 4 van 4