Raadsvoorstel Beheer en opheffing geheimhouding

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer:

Z/21/053181/239474

Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

dinsdag 17 augustus 2021 maandag 7 september 2021 maandag 21 september 2021

Soort Voorstel: Onderwerp:

Adviesnota Opheffing van de door de raad bekrachtigde of op gelegde geheimhouding en het beheer van geheimhoudingen

Portefeuillehouder: Programma: Kernboodschap:

Burgemeester De Lange De raad heeft vijf geheimhoudingen op omdat de geheimhouding niet meer de daarmee nagestreefde belangen dient.

Bijlagen:

1.

Stukken ter inzage: Beslispunten:

Relatie met:

Pagina 1 van 5

Door de raad sinds september 2012 opgelegde of bekrachtigde geheimhouding 2. Proeve geheimhoudingsregister Drie raadsbesluiten over geheimhouding en zes geheel of gedeeltelijk geheime stukken (stukken I t/m/ IX) 1. De door de raad op 11 maart 2013 bekrachtigde geheimhouding (Samenwerkingsovereenkomst her ontwikkeling Pieter Maritzstraat en de bijlagen 1, 5d, 7, 8 en 9) op te heffen. 2. De door de raad op 7 juli 2014 opgelegde geheimhouding (nog vertrouwelijk document over de groene buffer en locatie Valkenburg) op te heffen. 3. De door de raad op 7 april 2015 bekrachtigde geheimouding (Realisatieovereenkomst Hooge Duinen B.V.) op te heffen. 4. De door de raad op 2 maart 2015 opgelegde geheimhouding (Grondruil Den Deijl – vragen, wensen en bedenkingen raadsleden) op te heffen. 5. De door de raad op 2 maart 2015 bekrachtigde geheimhouding (Grondruil Den Deijl – gedeelten raadpleegbrief met bijlagen, reactie op vragen, wensen en bedenkingen raadsleden) op te heffen. 6.

Kennis te nemen van de door burgemeester en wethouders geschetste mogelijke hoofdlijnen voor het beheer van geheimhoudingen en de proeve voor een opzet van een geheimhoudingsregister (slechts voor toekomstige geheimhoudingen; een voor raadsleden toegankelijk centraal geheimhoudingsregister dat eens per vier maanden wordt bijgewerkt en dan zoveel mogelijk actief openbaar wordt gemaakt; in besluiten tot geheimhouding een evaluatietermijn van maximaal vier jaar opnemen en geheimhoudingen hoe dan eens per vier jaar te evalueren). Agendapunt: Toezegging: wens presidium Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Z/21/053181/23974 1

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Opheffing van door de raad opgelegde of bekrachtigde geheimhouding en het beheer van geheimhoudingen Samenvatting Bij een inventarisatie is gebleken van een reeks sinds september 2012 door de raad opgelegde of bekrachtigde geheimhoudingen. Vijf daarvan zijn rijp voor opheffing. Hierna wordt bepleit dat u deze geheimhoudingen opheft. Bij de inventarisatie is gebleken dat er te weinig zicht op geheimhouding is. Overzicht ontbreekt. Daardoor is nu niet mogelijk om door het systematisch opheffen van overbodige geheimhoudingen bij te dragen aan de transparant bestuur. Wij willen schoon schip maken en schetsen een perspectief voor het beheer van geheimhoudingen met beslispunt 6 en een proeve van een geheimhoudingsregister. Beoogd effect Vrijer gebruik van informatie en een transparanter bestuur. Openbaar bestuur moet zo openbaar mogelijk zijn. Argumenten 1.1 Het aan de geheimhouding ten grondslag gelegde economisch of financieel belang van de gemeente is niet meer van toepassing Inmiddels is meer dan acht jaar verstreken. Het project is uitgevoerd.

2.1 Het aan de geheimhouding ten grondslag gelegde economisch of financieel belang van de gemeente en het belang om onevenredige bevoordeling of benadeling tegen te gaan zijn niet meer van toepassing De betreffende “Verkenning Groene Buffer en Tijdelijk Gebruik Locatie Valkenburg” van 1 juli 2014 kan van de website van het Rijksvastgoedbedrijf worden geladen. 3.1 Het aan de geheimhouding ten grondslag gelegde economisch of financieel belang van de gemeente en het belang om onevenredige bevoordeling of benadeling tegen te gaan zijn niet meer van toepassing Inmiddels is meer dan zes jaar verstreken. Het project is uitgevoerd. 4.1/5.1 Het aan de geheimhouding ten grondslag gelegde economisch of financieel belang van de gemeente en het belang om onevenredige bevoordeling of benadeling tegen te gaan zijn niet meer van toepassing Inmiddels is meer dan zes jaar verstreken. Het door de grondruil mogelijk gemaakte project van de wederpartij is uitgevoerd. 6.1 Beperking tot de toekomst is gewenst Er is geen overzicht van de geheimhoudingen die zijn opgelegd in het relevante verleden van 20 jaar, 20 jaar is de termijn voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats van stukken die niet in aanmerking komen voor vernietiging. Bij die gelegenheid wordt beoordeeld of daar de toegankelijkheid moet worden beperkt. Daarna is opgelegde geheimhouding niet meer van toepassing.

Geheim te houden stukken zijn slechts te vinden in zaken die het elektronisch post- en archiefsysteem JOIN afzonderlijk zijn opgeslagen. De geheimhouding blijkt bij het openen van een zaak als is voldaan aan de opdracht om de geheimhouding op de stukken te vermelden. Het noodzakelijke speurwerk, onder andere via niet-openbare besluitenlijsten van besloten vergaderingen zou daarom veel tijd en dus extra middelen vergen.

Pagina 2 van 5

6.2 De proeve geeft een complexe realiteit op eenvoudige en eenvoudig publiceerbare wijze weer De huidige regeling in de Gemeentewet kent 17 verschillende soorten geheimhoudingen, waarbij subtiele verschillen bepalend zijn voor de bevoegdheid van de burgemeester, een commissie, het college en/of de raad om de geheimhouding op te heffen. Na een te verwachten wetswijziging die er onder andere in voorziet in het van rechtsweg geheim worden van het behandelde in een besloten vergadering komen er nog 3 soorten bij. De proeve bestaat 20 eenvoudige tabellen met 5 of 6 kolommen voor de vermelding van de datum van het ontstaan van de geheimhouding, eventueel de naam van een commissie, meestal een aanduiding van het met de geheimhouding gediende belang, een omschrijving van de besloten vergadering of de stukken, de evaluatietermijn en ten slotte één of meer bestuursorganen die de geheimhouding kunnen opheffen. 20 tabellen zijn veel, maar hoogstwaarschijnlijk in de praktijk niet precies zoveel. Dat komt omdat sommige soorten geheimhouding vaker worden opgelegd dan andere. Voor sommige soorten geheimhouding zal met een reservering kunnen worden volstaan. Na de te verwachten wetswijziging zullen andere niet verder worden gevuld. Anders dan een Excel-rekenblad kunnen de afzonderlijke tabellen eenvoudig worden verwerkt in een publicatie in het Gemeenteblad.

6.3 Toegankelijkheid/openbaarheid van het centraal geheimhoudingsregister is wezenlijk Belangrijk is dat het beheer daadwerkelijk gaat plaatsvinden. Dat moet kunnen worden gecontroleerd door de raadsleden en het publiek. Anders blijft het register een papieren tijger die de heroverwegingen van geheimhouding niet bevordert en daardoor niet bijdraagt aan transparant bestuur. 6.4 Een evaluatietermijn is beter dan een vervaltermijn De toekomst is lastig te voorspellen. Daarom is het zelfs voor een afzonderlijke geheimhouding lastig om een vervaltermijn vast te leggen. Laat staan een algemene termijn. Een evaluatietermijn leidt tot een zorgvuldiger omgang met de aan de geheimhouding ten grondslag gelegde belangen. Er kan immers voor worden gekozen om de geheimhouding nog niet op te heffen of daartoe geen voorstel te doen. Elke algemene termijn is arbitrair. Een keuze voor een evaluatie termijn van maximaal vier jaar leidt ertoe dat een geheimhouding in iedere raadsperiode wordt heroverwogen. Aan de hand van de omstandigheden van het geval, kan worden gekozen voor een kortere evaluatietermijn. 6.5 Invoering is nog niet mogelijk De uitvoering moet nog verder worden voorbereid met de griffie en de vakeenheden in de nieuwe ambtelijke organisatie.

Kanttekeningen 1.1/2.1/3.1/4.1/5.1 Bijlage 1 is geen volledig overzicht van de geheimhoudingen sinds juli 2012 die de raad zou kunnen opheffen In Ibabs is gezocht op het trefwoord “geheim”. Dat heeft er niet toe geleid dat alles is gevonden over: -

de oplegging van geheimhouding over het behandelde in besloten vergaderingen de oplegging van geheimhouding door de raad over aan hem overlegde stukken; de oplegging van geheimhouding door het college, de burgemeester of een commissie opgelegde geheimhouding van door hen aan de raad overlegde stukken of de bekrachtiging daarvan door de raad.

Notulen van besloten vergaderingen zijn niet gevonden. Van de 10 in bijlage 1 vermelde geheimhoudingen kon er één worden toegevoegd door de bekendheid van ambtenaren met het betreffende project en een andere slechts door een in een Wob-verzoek inbegrepen verzoek om opheffing van de geheimhouding en een raadsvraag. Pagina 3 van 5

1.2/3.2/5.2 Vereist is dat meer dan de helft van de raadsleden aanwezig is In artikel 25, vierde lid van de Gemeentewet is vastgelegd dat de raad alleen tot opheffing van de geheimhouding van aan hem overlegde stukken kan besluiten in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht. Inwonerparticipatie Niet van toepassing. Communicatie Betrokken partijen zijn niet gehoord. Omdat de aan de geheimhouding de grondslag liggende belangen niet worden gediend, worden zij niet geraakt door de opheffing van de geheimhouding. Bovendien zijn actieve openbaarmaking en openbaarmaking iets anders dat niet direct voortvloeit uit de opheffing van de geheimhouding. Financiën Het voorstel heeft geen financiële gevolgen. Juridisch kader HUIDIG RECHT Gemeentewet, artikel 25 De raad kan geheimhouding opleggen over het behandelde in een besloten vergadering inclusief de vergaderstukken (eerste lid). Ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan raadsleden voorleggen kan de geheimhouding worden opgelegd door de burgemeester, het college of een commissie tweede lid). Voor wat betreft aan de raad als geheel voorgelegde stukken, vervalt de verplichting tot geheimhouding als de raad deze niet in de eerstvolgende - besloten of openbare vergadering bekrachtigt (derde lid).

Opheffing van de geheimhouding is aan de raad als de stukken aan hem als geheel zijn voorgelegd en anders aan het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd (vierde lid). Gemeentewet, artikel 55 Niet alle geheimhouding raakt meteen de raad. Daarom kan het college geheimhouding opleggen over het behandelde in de besloten vergadering en over de aan het college overlegde stukken (eerste lid). De burgemeester en een commissie kunnen dat ook over de stukken die zij aan het college overleggen (tweede lid). Geheimhouding ingevolge het eerste lid kan worden opgeheven door het college (eerste lid). Zodra het college zich over het behandelde tot de raad heeft gericht, is het aan de raad om de geheimhouding op te heffen (derde lid). Opheffing van geheimhouding ingevolge het tweede lid is aan de burgemeester of de commissie die deze oplegde en bovendien aan de raad (tweede lid). Gemeentewet, artikel 86 Artikel 86 komt overeen met artikel 55 voor wat betreft een commissie achter gesloten deuren behandelt en voor wat betreft de stukken die aan haar worden overlegd door de burgemeester, het college of de voorzitter van de commissie.

Wet openbaarheid van bestuur Oplegging van geheimhouding ingevolge artikel 25, 55 of 86 van de Gemeentewet is alleen toegestaan als daarmee een belang wordt gediend dat ten grondslag ligt aan de in artikel 10 genoemde uitzonderingen op de plicht tot openbaarmaking op verzoek. Een deel van deze uitzonderingsgronden verplicht tot belangenafweging. Archiefwet Na 20 jaar worden archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking kom en ouder zijn dan 20 jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats (artikel 12). Daar zijn de archiefbescheiden Pagina 4 van 5

vrij toegankelijk afgezien van bij de overbrenging te stellen beperkingen ter bescherming van de privacy, het belang van de Staat of zijn bondgenoten en het voorkomen van onevenredig nadeel. Later kan dat slechts op grond van nog niet eerder bekende omstandigheden (artikelen 14 en 15). TOEKOMSTIG RECHT Wijziging Gemeentewet Vereenvoudiging en verduidelijking van de bepalingen over geheimhouding worden zo urgent geacht dat deze worden meegenomen in de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur. In de Memorie van Toelichting staat het streven vermeld dat de wet ruim voor de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022 in werking treedt. Vertraging is inmiddels niet uitgesloten. Het jongste parlementaire stuk is kamerstuk 35546, nr. 6 van 16 februari 2021 (Nota nav het verslag van de Vaste commissie voor Binnenlandse Zaken). Het wetsvoorstel voorziet de vervanging van de huidige bepalingen over geheimhouding door een nieuw hoofdstuk VA. Daarmee wordt het geheel overzichtelijker. Een en ander wordt bovendien wat eenvoudiger en gemoderniseerd: -

het gaat niet meer over stukken, maar over informatie; informatie wordt niet meer aan (enkele) afzonderlijke raadsleden verstrekt, maar uitsluitend aan de raad als geheel, dan is niet bekrachtiging niet meer vereist. de burgemeester krijgt uitdrukkelijk dezelfde bevoegdheden tot oplegging van geheimhouding als het college, een commissie en de raad; geheimhouding wordt niet meer opgelegd door de voorzitter van een commissie; het in een besloten vergadering behandelde, wordt van rechtswege geheim.

Eventuele nieuwe Archiefwet Er is een consultatieronde geweest met een voorontwerp over onder andere het tot tien jaar halveren van de termijn voor overbrenging van stukken/informatie naar de archiefbewaarplaats. Dat zou de uiteindelijke omvang van het geheimhoudingsregister ook ongeveer halveren. Risico’s Geen. Duurzaamheid Niet van toepassing. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

drs. H.I.P. Oppatja, gemeentesecretaris

Pagina 5 van 5

drs. L.A. de Lange, burgemeester